現在色々な情報共有ツールをお使いかと思いますが、きちんと使いこなせていますでしょうか。
 
選定途中でツールの見極めを間違えてしまうと、その後の運用に大きな影響を与えてしまいます。
 
しかし、多くのツールは無料試用期間がなかったり、すぐに無料期間が過ぎてしまうため、きちんと試すことができないまま本利用になっていることも多いかと思います。
 
そこで今回は、無料お試しプランがある情報共有ツールの選定方法などについてご紹介させていただきます。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【2021年最新版】無料で試せる情報共有ツール5選!

今回は最初に、最新のおすすめ情報共有ツールを5つご紹介させていただきます。
 
後ほど、ツールの選び方や、注意点なども合わせてご紹介するのでそちらと合わせてご覧ください。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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Slack

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Slackはチャンネルベースのメッセージプラットフォームです。
チームのメンバーはチャンネルごとにやりとりをしながら仕事を進めていきます。

<Slackのポイント>

  1. オリジナルのチャンネル作成で情報共有がしやすくなる。
    会社全体のチャンネルの中にさらに細かくチームのチャンネルを作り、必要な情報を限定した人員に送ることができます。また、自分に関連のないチャンネルはミュートしておくこともできます。全体への共有事項から、個人宛のメンションまで、用途に応じて送り先を自在に変更することが可能です。
  2. 複数のデバイスで利用できる
    モバイルアプリ、デスクトップ版など使い分けることでPCやスマートフォン、タブレットなど端末を選ばず使用できます。外出の多い部署でも、出先からスマホ1つでいつでも情報の確認が可能です。場所を選ばずいつでも情報共有が可能なのもSlackの魅力と言えるでしょう。

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 人数が多いと情報が煩雑化する
    一方、デメリットとして、参加人数が増えると情報量が増え、混乱する可能性があります。チャットの履歴から必要な情報を探し出すのが大変になってしまうでしょう。そのため、適度にチャンネルの人数調整をする必要があります。
  2. チャットやメンションを見落としてしまう
    チャンネル自体の数が増えてくると、それに伴い未読のメッセージも増えてしまいます。結果的に重要なメッセージも見落としてしまう可能性もあるので、注意が必要です。

<Slackの料金>

Slackには下記の4つの料金プランがあります。
無料プランの場合、基本機能に加え、5GBまでのストレージが利用可能です。
スタンダードプランの場合、850円/月 で10GBまでのストレージ、さらには15名までのグループ通話が利用可能です。
プラスプランの場合、1,600円/月 でスタンダードの機能に加え、20GBまでのストレージが利用可能です。
Enterprise Gridの場合、金額については問い合わせが必要です。 1TBまでのストレージが利用可能です。
Enterprise Gridプランは、企業やチームなどで活用するためのプランになります。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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Chatwork

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Chatworkは国産のビジネスチャットツールです。
27万社以上の企業に導入され、ビジネスのさまざまな場面で発生するコミュニケーションを円滑にしやすくするための機能に特化しています。

<Chatworkのポイント>

  1. 国産なので使いやすく、サポートも手厚い
    Chatworkは日本企業が提供するサービスなので、日本の企業にとっては使いやすく、英語対応などの必要がありません。サポートも当然日本語対応になります。国内導入企業も多く、安全性も1つの魅力です。
  2. タスク管理機能がついている。
    Chatworkにはタスク管理機能がついており、その中でタスク依頼をすることも可能です。期日と担当者を指定して、タスクを依頼することができます。また、「誰が」「いつまでに」「どのような」タスクを持っているのかの管理や確認もすることができます。

<Chatworkを使う上で気を付けておきたい点>

  1. ツール利用の社内教育、ルール整備のコスト
    Chatworkに限った話ではないですが、やはりチャットツールを導入する際は、全員が慣れて使いこなせるまでにある程度時間がかかります。その為、ツールの使い方のレクチャーやある程度のルール設定を事前にしておかなければ、更なる非効率を招いてしまうでしょう。
  2. タスクのリマインド機能がない
    タスク管理や依頼できる機能があるのは非常に便利なのですが、受け取ったタスクをリマインドする機能がついていません。その為、逐一タスク一覧を確認していないと漏れてしまうリスクがあります。その意味でタスク管理ツールとしては少し不十分な点もあります。

<Chatworkの料金>

Chatworkには下記の3つの料金プランがあります。
フリープランの場合、基本的には個人利用向けのツールとして活用可能です。グループや企業で活用するとなると機能的に少し物足りないでしょう。
スタンダードプランの場合、500円/(1ユーザー/月) で基本機能に加え、10GBまでのストレージ、広告の非表示などの追加機能が利用可能です。
エンタープライズプランの場合、800円/月 で全ての機能が利用可能です。
エンタープライズプランは、管理機能を強化したい企業のためのプランになります。
 


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Microsoft Teams

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Microsoft Teamsは、Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービスです。
チャットだけではなく、映像・音声によるWeb会議にも対応しています。

<Microsoft Teamsのポイント>

  1. Office製品との連動性
    Teamsならビジネスに欠かせないExcelやWordと言った他のOffice系のアプリケーションとの連携が可能です。連携をすることで、チーム内でOfficeファイルの共同編集が可能になるといったメリットがあります。
  2. 最大250人での同時オンラインビデオ通話が可能
    Microsoft Teamsにはビジネスチャットとしての基本的な機能が網羅されており、非常に利便性の高いツールとなっております。特にオンライン通話は最大250名の参加が可能で、規模の大きなオンライン会議を開くことも可能です。

<Microsoft Teamsを使う上で気を付けておきたい点>

  1. ビデオ通話の性能が高くない
    ビデオ通話をしている際の懸念点として、タイムラグや、通信環境によって接続が安定しないという様な事があります。Microsoft Teamsにおいても同様で、機能面やオンライン通話の使用感に関してはZoomの方が優れているなと感じます。
  2. ブレイクアウトのような機能がない
    こちらも ビデオ会議機能に関してになりますが、セミナーなどにおいて少人数のグループに分かれてディスカッションなどを行うことができません。会社としての大きな会議を開く分には問題ありません。

<Microsoft Teamsの料金>

Microsoft Teamsには下記の3つの料金プランがあります。
無料プランの場合、基本機能は利用可能ですが、管理、監査機能などは備わっておりません。
essentialsプランの場合、540円/(1ユーザー/月) で基本機能に加え、1TBまでの個人用ストレージ、管理機能が利用可能です。
premiumプランの場合、1,360円/月 で全ての機能が利用可能です。
基本的な機能に差はありませんが、有料版では管理機能など、セキュリティ面が強化されています。
 


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LINE WORKS

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LINE WORKSはLINEのビジネス版チャットツールになります。
その使いやすさから多くの業界で利用されています。

<LINE WORKSのポイント>

  1. LINEと同じ使用感で使いやすい
    法人向けのコミュニケーションツールとして、LINEと同じようなトーク機能を始め、独自の音声・ビデオ通話などが利用できます。
  2. セキュリティ・サポート体制が整っている
    LINEWORKSの通信は強力に暗号化されていて、そこに24時間365日体制のモニタリング機能もプラスされています。さらに、スマートフォンでの利用に対応した充実のセキュリティ機能が備わっているのも魅力の1つでしょう。

<Microsoft Teamsを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 重要な情報やファイルが流れやすい
    グループチャットは大人数でのやりとりが可能になり、便利な機能ですが、大切なファイルや情報が、チャットによって流れやすいというマイナスポイントが挙げられます。
  2. 新しいサービスのため情報が少ない
    まだ、サービスがローンチしてからあまり時間が経っていないので、実際に問題が起きた際に頼れる情報が少ないという点がデメリットとして挙げられます。これは実際に使用してみないと分からないことでもありますが、万が一のことを考え、注意しておくべきポイントでしょう。

<LINE WORKSの料金>

Microsoft Teamsには下記の4つの料金プランがあります。
無料プランの場合、基本機能が利用可能で、最大100人までが利用可能です。
ライトプランの場合、300円/(1ユーザー/月) でユーザー制限が解除され、ほぼ全ての機能の利用が可能になります。
ベーシックプランの場合、500円/月 でライト機能に加えて、より大容量のストレージが利用可能です。
プレミアムプランの場合、1,000円/月 で全ての機能に加え、セキュリティ面の機能が向上します。
 


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自社に合う情報共有ツールの選び方

それでは、実際にどのような視点で自社に適したツールを選んでいけば良いのでしょうか。
以下でポイントを解説させていただきます。
 

①使う人のITリテラシーにマッチしているか

いくらツールの機能が優れていても、実際に使う人が快適に操作できずに、使いこなすことができずに終わることはよくあることです。
そのため、機能面だけで判断することなく、実際にお試しで運用して、使った人の感想を聞くことで、自分たちに合うツールを選ぶことができます。

②そのツールが目的に合っているか

ツールを導入するからには、目的を明確にする必要があります。
例えば「コミュニケーションの活性化」「マニュアルの共有」など、目的によって選ぶツールのタイプは異なります。
「コミュニケーションの活性化」であればチャットツール、「マニュアルの共有」であれば社内Wikiツールと、目的が明確になれば、情報共有ツールのジャンルを絞り込むことが可能です。

③無料プランで試しに運用できるか

上述の通り、実際に業務で運用してみることで、色々とメリットやデメリットが浮き彫りになってきます。
そのため、試しに運用することなく導入を決めてしまうことは失敗の原因となりやすく、「無料プランがあること」「無料で利用できる期間に制限がないこと」は重要なポイントとなります。
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!


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無料お試しプランがあることのメリット

続いて、無料のお試しプランが存在することのメリットについて解説していきたいと思います。
 

①気軽にお試しができる

無料お試しプランがあることで、利用料金のことを考える必要がないため、気軽にお試しすることができます。
 
ただし、気軽に試せることでかえって本利用の検討が遅れてしまったり、各機能を広く浅く試すことになってしまうと本末転倒なので、その点は注意が必要です。

②本利用を想定した運用期間を設けることができる

無料期間は本利用を想定した運用期間となります。あまりに試用期間が短いと、本利用の際に想定していたものと違っていたり、うまく社内運用ができなくなる可能性があります。
 
そのため、無料お試しプランのあるツールで、試用期間を十分に確保した上で、様々な運用方法を検討することが大事になります。

③社内手続きが不要

無料お試しプランであれば、社内の稟議などを通す必要がなくなり、すぐに試すことができるようになります。
 
また、無料お試しプラン利用中の運用実績を示すことで、本利用の導入もスムーズになります。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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無料の情報共有ツールを利用する際の注意点

最後に、無料で情報共有ツールを利用する際に注意しなければならないポイントについて解説してします。
 

①利用できる機能に制限がある

無料のツールには利用可能な機能に制限が設けられているケースが多いです。
 
代表的なものとして、「利用人数の制限」や「作成できるチャットスペースの制限」などがあります。
個人で利用する場合には問題ありませんが、企業で導入するとなると無料版では限界があります。
 
ツールを導入する際には、必要な機能が揃っていて、尚且つ無料で試すことができるかという部分にも着目してみると良いでしょう。

②セキュリティ機能

無料版のツールでは、有料版とは異なり、簡易的なセキュリティ機能しか設けられていないケースが多いです。
 
たとえ個人で利用する場合にも重要な情報を扱う際などは、セキュリティの面もしっかりと考慮した上で選定した方が良いでしょう。
 

③サポートが利用できるか

無料版のツールでは、有料版と比較してしっかりとしたサポートを受けることができない場合があります。
 
特にIT関連にあまり強くない方が利用する際には、なかなか自力で使いこなすのは困難でしょう。
 
そういった際に手厚くサポートを受けたい場合は最初から有料版を利用することをおすすめします。
 


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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
まずは様々なツールを無料で試してみて、使用感を確認してから、じっくり選定をすることをおすすめします。
 
是非、今回ご紹介させていただいた内容を元に、社内の情報共有ツールの選定に役立てていただければ嬉しいです。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!