情報共有ツールを導入すると、日々の情報共有が円滑になり業務効率の向上に繋がるため、昨今多くの企業やチームがツールを利用した情報共有に取り組んでいます。
 
しかし、さまざまなベンダーから多数リリースされているツールのなかで、自社に合うツールを選ぶのは難しく悩む方も多いのではないでしょうか。誤ったツールを選んでしまえば、その後の運用にも大きな影響を与えかねません。
 
こうしたツールのミスマッチを防止するには、無料のトライアル期間が用意されているツールでの仮運用が大切です。
 
そこで今回は、無料トライアル期間を設けているおすすめの情報共有ツール5選と、ツールの選び方・注意点を解説します。
 
  • 多数あるツールのなかでどのツールを導入すべきか悩んでいる
  • トライアル期間を利用して十分な仮運用ができるツールが知りたい
  • 無料トライアルを利用する際の注意点が知りたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、無料トライアルを行う際の注意点を理解したうえで、自社に最適なツールの検討ができるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【2022年最新版】無料で試せる情報共有ツール5選!

ここでは、無料トライアル期間のあるおすすめの情報共有ツールを5選ご紹介します。
 
情報共有ツールの利用を考える際、気軽さを追求してはじめからチャットツールの導入にこだわる企業も多くありますが、これは一概に正しい選択だとは言えません。チャットツールでの情報共有は手軽にできる一方で、ツールの特性上やりとりした内容が流れやすくなるからです。
 
そのため、チャットツールの利用時には「やりとりの内容やファイルなどを蓄積できるツールの導入」が必要です。しかし、同時に複数の新規ツールを導入してしまえば現場は混乱を起こしやすく、コストも余計に発生します。これでは効率化ができると言えません。
 
したがって導入するツールは、チャットのように気軽にやりとりできる一方で確実に情報を蓄積できるものがおすすめです。
 
今回ご紹介する「Stock」は、直感的な操作で社内のあらゆる情報の一元管理が行える情報共有ツールです。
 
チャットツールのようにメンションを利用した情報共有ができるほか、ノートに直接内容を記載することでの情報共有も可能です。メッセージはノートにも紐づけられるので、たとえばノートに記載した議事録のやりとりをメッセージで行うといった運用も行えます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【Slack】エンジニア人気の高いチャットツール

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<Slackの特徴>

Slackはチャンネルベースのメッセージプラットフォームです。オリジナルのチャンネルを作成することで、情報共有がしやすくなるのが特徴です。

<Slackの注意点>

  • 人数が多いと情報が煩雑化する
  • チャットの参加人数が増えると情報量が増え、混乱する可能性があります。
  • チャットやメンションを見落としてしまう
  • チャンネル自体の数が増えてくると、重要なメッセージを見落しやすくなるので注意しましょう。

<Slackの料金体系>

  • フリー:0円
  • 直近10,000 件のメッセージにアクセスし、Slackを無料で利用できるプランです。
  • プロ:1ユーザーあたり850円/月(年間契約)
  • フリープランの機能に加えて、過去メッセージ履歴の活用が可能になった中小企業向けのプランです。
  • ビジネスプラス:1ユーザーあたり1,600円/月(年間契約)
  • スタンダードプランの機能に加えて、より高度なセキュリティと管理機能が利用できるプランです。

【Chatwork】国産のビジネスチャットツール

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<Chatworkの特徴>

Chatworkは国産のビジネスチャットツールです。国産ツールなので日本企業に馴染みやすく、日本語によるサポートが受けやすいのが特徴です。

<Chatworkの注意点>

  • 無料プランだと累計7個までしかチャットグループを作れない
  • 無料プランで利用できるのは7グループまでとなり、期間や人数を絞った仮運用が必要です。
  • タスクのリマインド機能がない
  • タスク管理機能はありますが、リマインド機能がないため、別途タスク管理ツールなどを利用しなくてはなりません。

<Chatworkの料金体系>

  • フリー:0円
  • チャットグループは7つ、5GBストレージまで利用できるプランです。
  • ビジネス:1ユーザーあたり600円/月
  • 無制限にチャットグループの作成が可能で、1ユーザーあたり10GBストレージが利用可能なプランです。
  • エンタープライズ:1ユーザーあたり960円/月
  • ビジネスプランの機能に加えて、セキュリティや管理機能が充実したプランです。

【Microsoft Teams】チームコラボレーションサービス

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<Microsoft Teamsの特徴>

Microsoft Teamsは、Microsoft社が運営する「Microsoft 365」のチームコラボレーションサービスです。チャットだけではなく、映像・音声によるWeb会議にも対応しているのが特徴です。

<Microsoft Teamsの注意点>

  • ビデオ通話の性能が高くない
  • ビデオ通話機能利用時に、タイムラグや接続の不安定さを感じるというユーザーの声があります。
  • アプリとウェブで挙動が違う
  • アプリとウェブで挙動が異なり、とくにアプリ版では動作が安定しにくいのて注意が必要です。

<Microsoft Teamsの料金体系>

  • Microsoft Teams (無料):0円
  • 最大60分のビデオ会議が可能で、1ユーザーあたり5GBの容量が利用できるプランです。
  • Microsoft Teams Essentials:1ユーザーあたり430円/月(年間契約)
  • 最大30時間のビデオ会議が可能で、1ユーザーあたり10GBの容量が利用できるプランです。
  • Microsoft 365 Business Basic:1ユーザーあたり540円/月(年間契約)
  • Teams Essentialsの機能に加えて文字起こし機能やメール機能が利用できるプランです。
  • Microsoft 365 Business Standard:1ユーザーあたり1,360円/月(年間契約)
  • Business Basicの機能に加えてデスクトップ版の Office アプリが利用できるプランです。

【LINE WORKS】ビジネス版LINE

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<LINE WORKSの特徴>

LINE WORKSはLINEのビジネス版LINEとして、チャットのほか、カレンダー機能やフォルダ管理などもできるグループウェアです。プライベート利用の多いLINEと同じ感覚利用できるのが特徴です。

<LINE WORKSの注意点>

  • アプリの動作が重い
  • アプリの動作が重いため、作業時のストレスを感じやすいです。
  • 外部ユーザーの招待が難しい
  • 社内での利用には問題ありませんが、外部ユーザーを招待した利用は難しくなります。

<LINE WORKSの料金体系>

  • フリー:0円
  • 5GBまで利用できるプランです。管理機能や連携機能には一部制限が発生します。
  • スタンダード:1ユーザーあたり450円/月
  • 1TB+1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。フリープランでの機能制限がすべて解除されます。
  • アドバンスト:1ユーザーあたり800円/月
  • 100TB+1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。スタンダードプランの機能に加えてメールやドライブ機能が利用できます。


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自社に合う情報共有ツールの選び方

以下では、自社に最適な情報共有ツールの選び方について解説します。ポイントを押さえたツールを選べば、手間なく社内浸透が行えます。

使う人のITリテラシーにマッチしているか

ツールを選ぶ際は、利用者のITリテラシーにマッチしているかどうかを確認しましょう。
 
いくらツールの機能が優れていても、実際に使う人が正しく使いこなせなくては意味がありません。そのため、機能面だけで判断するのではなく、トライアルを利用した仮運用の実行で、本当に自社に馴染むツールなのかを判断しましょう。
 
この際、可能であれば現場社員も仮運用に参加させることをおすすめします。現場サイドからの意見も踏まえた検討を行えば、より自社に合うツールが選べるようになります。

そのツールが目的に合っているか

そのツールが本当にツール導入の目的を解消するツールかどうかも重要なポイントです。「マニュアルの共有」「コミュニケーションの活性化」など、目的によって選ぶツールのタイプは異なるからです。
 
一般的に「コミュニケーションの活性化」のようなフロー情報(その場で消えていい情報)であればチャットツールを、「マニュアルの共有」のようなストック情報(保存されるべき情報)であれば情報共有ツールの導入が最適だと言われています。
 
もし、達成したい目的が複数あって絞り切れないという場合は、目的によって使い分けるのではなく、フロー情報とストック情報の両方が管理できるツールを選択しましょう。

無料プランで仮運用できるか

検討しているツールで、無料トライアルの期間があるかも重要なポイントです。
 
無料トライアル期間がないツールの場合、いきなり本導入から始めることとなり、ツールの操作性の確認などができません。これでは、実際の業務で利用した際のデメリットが分かりにくく、場合によってはツールの再選定を行う必要が出てきます。時間的コスト・金銭的コストの両方が発生するため、なるべく避けるべきです。
 
一方、無料トライアル期間が用意されているツールであれば、仮運用を行って実際に自社環境に馴染むかどうかの判断が行えます。さらに、仮運用からのスモールスタートを行えば、ツールの社内浸透も促進できます。
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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無料の情報共有ツールを利用する際の注意点

以下では、無料の情報共有ツールを利用する際の注意点について解説します。
 
ツールによっては、一定期間無料で利用できる無料トライアルではなく、恒久的に無料で利用できるプランがあるツールもあります。そのため、最初から無料のツールを選べばいいと考える方もいるでしょう。
 
しかし、無料の情報共有ツールにはいくつかの注意点があります。注意点を知らずに利用すれば思わぬトラブルが起こりかねません。どのような点に注意すべきなのか、ひとつずつ見ていきましょう。

利用できる機能に制限がある

無料版のツールには利用可能な機能に制限が設けられているケースが多いです。
 
代表的なものとして、「利用人数の制限」や「作成できるチャットスペースの制限」などがあります。少人数で利用する場合には問題ありませんが、企業で導入するとなると無料版では限界があるのが現状です。
 
したがって、ツールを導入する際には、必要な機能が揃っていて、なおかつ無料で試せるのかという部分にも着目してみるのがおすすめです。

セキュリティ機能に制限がある

無料版のツールでは有料版とは異なり、簡易的なセキュリティしか設けられていないケースが多いです。
 
プランによって全くセキュリティが異なるということはほぼありませんが、情報へのアクセス制限や編集権限など、セキュリティ性を高める機能が一切利用できない環境では、思わぬ情報漏洩を起こしかねません。
 
たとえ少人数で利用する場合であっても、重要な情報の取扱いが想定されるのであれば、セキュリティ面も考慮したうえでの選定が大切です。

サポートに制限がある

無料版のツールでは、有料版と比較してサポートが簡略化される傾向があります。
 
ITツールに慣れているひとであれば問題ありませんが、ITリテラシーが低いひとの場合、説明なしに使いこなすのには時間がかかってしまいます。
 
操作に関する手厚いサポートを希望するなら、有料プランへの切り替えがおすすめです。


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無料で試せるおすすめの情報共有ツールのまとめ

ここまで無料トライアル期間を設けているおすすめの情報共有ツールとその選び方・注意点を解説しました。
 
自社に最適なツール選びにはトライアルによる仮運用が重要であり、メリット・デメリットを見定める必要があります。
 
しかし、ツールによっては無料プランと有料プランで利用できる機能が異なり、トライアルの目的を達成できない場合もあります。そのため、仮運用に利用するツールは「本導入するプランでの機能がトライアル期間中で利用できるもの」でなくてはなりません。
 
ご紹介したツールのひとつであるStockでは、有料プランで利用できる機能が「期間限定」で利用できる無料トライアル期間が設けられています
 
また、プランに関わらず情報はすべて国際セキュリティ資格を取得したセキュリティ下で管理されており、情報漏洩のリスクがありません。さらに、どのプランであっても1営業日以内にはサポートからの返信があるため、万が一操作に不明点があっても安心です。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有を活性化しましょう。
 
関連記事: 情報共有の意味とは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!
 
関連記事: 【無料・有料有り】情報共有アプリ10選を目的別に紹介!