昨今では、業務負担を省くために「社内情報共有ツール」を使うチームが増えています。そして、無料から使えるツールであれば、コストを抑えながら運用できます。
しかし、「さまざまな無料ツールから、自社に合った情報共有ツールの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの社内情報共有ツール8選を中心に解説します。
- 情報共有ツールを導入して、業務の工数を減らしたい
- 費用対効果のある情報共有ツールを探している
- 選定ポイントをもとに自社に最適なツールを見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な社内情報共有ツールが分かり、業務を効率化できるようになります。
目次
社内情報共有ツールとは
ここでは、社内情報共有ツールのメリットや種類をご紹介します。社内情報共有ツールの効果や、自社に適したツールのタイプを知りたい方は必見です。
社内情報共有ツールのメリット
社内情報共有ツールには、主に以下3つのメリットがあります。
- コミュニケーションが円滑になる
- 業務が効率化する
- ノウハウを蓄積できる
社内情報共有ツールであれば、メッセージを送るときにBccやCcをつけたり、逐一あいさつ文を記載したりする必要はありません。そのため、メールよりも気軽にコミュニケーションができます。
多くの社内情報共有ツールには、チャット機能だけでなく、情報を残す「ノート機能」やToDoを管理する「タスク機能」も備わっています。そのため、複数のツールを使い分ける必要がなくなり、業務効率化につながるのです。
社内情報共有ツールでは、あらゆるチームやプロジェクトのデータを一か所にまとめられます。そのため、情報が属人化せず、ノウハウも蓄積しやすくなります。
このように、社内情報共有ツールを利用すれば、やりとりの工数が省けて業務をスムーズに進められるのです。
社内情報共有ツールの種類
社内情報共有ツールは、大きく以下の3種類に分かれます。
- ファイル共有タイプ
- ビジネスチャットタイプ
- 情報蓄積タイプ
主にファイル形式でやりとりをするため、一度に大量の情報共有ができます。ただし、中身を確認するには、ファイルをひとつずつ開かなければなりません。
テキストや音声、ビデオなど、円滑なコミュニケーションを促進するツールです。一方、チャット形式ゆえに、大切なメッセージが流れてしまう点がデメリットです。
文字や画像、ファイルなどあらゆる情報を残せるほか、メッセージ機能によるリアルタイムのやりとりもできます。ただし、多機能すぎるツールでは、社員が使いこなせない恐れもあるので注意です。
上記のうち、情報を効率よく残して共有したい場合は「シンプルに使える情報蓄積タイプのツール」が有効です。
社内情報共有ツールの選び方3選
以下では、自社に最適な情報共有ツールの選び方について解説します。ポイントを押さえたツールを選べば、自社に合ったツールが選べてすぐに業務へと活用できます。
（1）誰でも簡単に使いこなせるか
前提として、社内メンバーのITリテラシーに合ったツールであるか確認しましょう。
機能が優れていても、実際に使う社内メンバーに合わないとツールが形骸化し、費用対効果が悪くなります。そこで、機能面だけでなく、年齢や職務経歴に関係なくだれもが使いこなせるツールなのか、トライアルなどで実際に仮運用して判断しましょう。
現場からの意見も踏まえて選定すれば、自社に合うツールが見極められるのです。
（2）自社の導入目的に合っているか
ツールが目的を達成するサービスであるかも重要な選定ポイントです。
「ノウハウ共有」や「コミュニケーションの活性化」など、目的によって選ぶツールは異なります。一般的に「コミュニケーションの活性化」のようなフロー情報はチャットツール、「ノウハウ共有」のようなストック情報は情報共有ツールの導入が最適です。
ただし、企業においてはフロー情報とストック情報の両方を業務で取り扱う場面が多いです。そのため、チャット機能と情報管理機能の両方を兼ね備えた「ナレカン」のような情報共有ツールを活用すると、社内情報が一括管理できます。
＊フロー情報＝一時的なやりとりの情報
＊ストック情報＝保存されるべき情報
（3）無料トライアルがあるか
検討しているツールで、無料トライアルの期間があるかも重要なポイントです。
無料トライアル期間がないツールではいきなり本導入から始めることとなり、実際の業務利用で発生したデメリットが分かりにくく、ツールの操作性の確認ができません。合わないツールを選ぶと、再選定に時間的・金銭的コストが無駄にかかってしまうのです。
したがって、企業でのツール利用には、無料トライアルが用意されているサービスを使いましょう。仮運用からスモールスタートでき、自社に合ったツールかが判断できます。
無料あり！おすすめの社内情報共有ツール8選
以下では、おすすめの社内情報共有ツールを8選ご紹介します。
ビジネスにおいて社内情報の共有は、意思決定や新たな着想を得るうえで必須であり、適切な環境を整える必要があります。とりわけ、社員のノウハウや知識などを”ナレッジ”として共有できるツールを活用すれば、社内の生産性を高めることが期待できるのです。
しかし、自社のITリテラシーに合ったサービスを選ばなければ社員が使いこなせず、社内情報が正しく共有されなくなってしまいます。そのため、社員が直観的に使用でき、手厚いサポート体制が整っている情報共有ツールを導入しましょう。
したがって、社内情報の連携は、メールを使える方であれば誰でも簡単に使用でき、導入前後のサポートが充実している「ナレカン」一択です。
ナレカンはあらゆる情報を「記事」に蓄積でき、記事には「コメント」が紐づいているため、情報が入り乱れません。さらに、専属担当者が「ナレカンの初期セットアップ」「既存データ移行支援」を行うため、ITに不慣れでもすぐに使いこなせます。
【ナレカン】社員の知識やノウハウを蓄積できるツール
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」は、あらゆる情報を簡単にストックできるノート型の情報共有アプリです。
Stockの「ノート」には文章や表の記載はもちろん、ファイル添付にも対応しておりさまざまな情報をリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づいた「タスク」「メッセージ」を使えば、タスク管理やメンバーとのやりとりも一元化できるのです。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】円滑なコミュニケーションができるツール
＜Slackの特徴＞
- メールよりも気軽なコミュニケーションができる
- カテゴリごとにチャンネルを作れる
メールと異なりCcやBccを付けずにやりとりできるほか、メッセージにリアクションを付ければ返信の手間も省けます。
プロジェクトやチームごとにチャンネルを作れば、やりとりをしても話題が混ざりません。
＜Slackの機能・使用感＞
- チャンネルが一覧表示される
- メンバー招待がスムーズにできる
チームのチャンネルがすべて一覧表示されるほか、管理画面からチャンネルの参加・退出もできます。
招待リンクをコピーしてメールなどに送信するだけで、Slack上にメンバーを招待できます。
＜Slackの注意点＞
- フリープランでは90日以降の過去メッセージが見られない
- チャンネルが増えると管理が面倒
Slackのフリープランでは、90日以降のメッセージやファイルは閲覧できません。そのため、長期プロジェクトで活用する場合は、有料プランへの移行が必須です。
一部のユーザーからは「チャンネルが増えると見落とすケースもある」との声があり、チャンネルの数が多くなると管理に苦労する可能性があります。（参考：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
参考：Slackの料金ページ
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Chatwork】チャットとタスク管理ができるツール
＜Chatworkの特徴＞
- さまざまな形式でチャットができる
- メッセージとタスク管理が同時にできる
テキストはもちろん、音声やビデオ形式でのチャットができるため、リモートワークでも使いやすいです。
メッセージに紐づけてタスクを設定できるため、抜け漏れ防止につながります。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- タスクの一覧表示
- チャットのピン留め機能
ステータスや期限に応じてタスクが一覧表示されるので、早急に対応すべきタスクも一目で分かります。
頻繁に使用するチャットグループがあれば、ピン留めして上部に固定できます。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料プランではメッセージの閲覧に制限がある
- 使いこなすのに時間がかかる
無料プランでは「直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージ」しか閲覧できません。そのため、長期的なプロジェクトで利用する場合は、メッセージを別途残しておく必要があります。
一部のユーザーからは「初めて利用する人が使いこなせるまでに少し時間を要する」という声があります。（引用：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【Microsoft Teams】さまざまなチャット機能を備えたツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- オンライン会議に役立つ
- 無料でもさまざまなチャットができる
ビデオチャット機能では、画面共有やファイルの共同編集ができるため、オンライン会議もスムーズに進められます。
無料プランでも、テキスト・通話・ビデオすべてのチャットを利用できます。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- カレンダー
- さまざまな情報を共有できる
「カレンダー」では、具体的な日時や場所を決めたり、予定の繰り返し設定をしたりできるため、チームのスケジュール管理に役立ちます。
チャットでは、テキストに加えてファイルや画像も共有できます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 情報へのアクセス性が悪い
一部のユーザーからは「古いスレッドは埋もれて行ってしまうため、複数のスレッドを立ち上げている場合は、以前のやりとりを検索するのに苦労することがある」という声もあります。（引用：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams （無料）：0円
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月
【LINE WORKS】LINEと同じ使い勝手の情報共有ツール
＜LINE WORKSの特徴＞
- 円滑なコミュニケーションができる
- チャット以外の機能も豊富
テキストだけでなく、スタンプやリアクション機能も使えるため、メールよりもスムーズなコミュニケーションができます。
チャットだけでなく、お知らせを掲載できる「掲示板」や、チームの予定が分かる「カレンダー」なども備わっています。
＜LINE WORKSの機能・使用感＞
- ビジネス版LINE
- タスク管理もできる
LINEと同様の画面でチャットやスタンプを送信できるため、使いはじめるハードルは低いと言えます。
LINE WORKSではタスクの期限や担当者を決められる一方、具体的な時間は設定できません。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 無関係の通知も来てしまう
- 通信速度が遅い
- フリープランで機能変更が実施される
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
- 無料でも豊富な機能を使える
- 強固なセキュリティ
- スケジュール
- タイムカード
- 無料ではサポートを受けられない
- スマホではファイルを開けない
- すべての機能を無料で利用できます。
- ノウハウを蓄積しやすい
- マルチデバイス対応
- 社内Wiki
- メンバー
- 無料プランの利用が最大1か月間
- 他ツールと連携できない場合もある
- 1か月無料プラン：0円
- スタンダードプラン：440円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムプラン：770円/ユーザー/月（月払い）
同じトークルーム内であれば、特定のユーザーだけ通知オフにすることはできません。そのため、必要以上に通知が来てしまい、煩わしさを感じるユーザーもいます。（参考：ITreview）
通信環境にもよりますが、アップロードやダウンロードに時間がかることがあり、煩わしさを感じるユーザーもいます。（参考：ITreview）
公式サイトによると、2024年5月下旬以降、フリープランでの「カレンダー機能」は終了になります。そのため、無料でカレンダー機能の利用を検討しているユーザーは、注意しましょう。
＜LINE WORKSの料金体系＞
【GRIDYグループウェア】完全無料で使える情報共有ツール
＜GRIDYグループウェアの特徴＞
「タイムカード」「メッセージ」「スケジュール」などをはじめ、完全無料のまま23の機能を利用できます。
アクセス権限やデータの暗号化機能など、強固なセキュリティを備えています。
＜GRIDYグループウェアの機能＞
「スケジュール」では、個人やメンバーの予定を日・週・月で一覧表示できます。
「タイムカード」では、出勤・退社をクリックするだけで打刻ができるほか、月ごとに一覧で確かめられます。
＜GRIDYグループウェアの注意点＞
無料版ではお問い合わせ対応のサポートが受けられないため、操作ガイドを参照するしかありません。
「携帯電話でもGRIDYでデータをダウンロードできるようになってほしい」というユーザーもいます。（引用：ITトレンド）
＜GRIDYグループウェアの料金体系＞
【iQube】ノウハウの蓄積に特化した情報共有ツール
＜iQubeの特徴＞
iQubeではメンバーのレポートやスケジュール、ToDoを一か所で管理できます。そのため、情報が分散せず、ノウハウを蓄積しやすくなるのです。
PCだけでなくモバイル端末にも対応しており、外回りの多い営業部でも重宝します。
＜iQubeの機能＞
「社内Wiki」では、蓄積したノウハウや記事をフォルダ単位で管理したり、リスト形式で一覧表示したりできます。
「メンバー」では、ユーザーの電話番号やメールアドレスなどの個人情報を管理できます。また、グループから検索をかけることも可能です。
＜iQubeの注意点＞
年間契約・月間契約ともに、無料プランは最大1か月までしか利用できません。
一部のユーザーからは「Googleカレンダーと上手く連携できなかった」との声もあります。（参考：ITreview）
＜iQubeの料金体系＞
参考：iQubeの料金ページ
＜比較表＞おすすめの社内情報共有ツール一覧
こちらは、おすすめの社内情報共有ツール8選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Slack | Chatwork | Microsoft Teams | LINE WORKS | GRIDYグループウェア | iQube | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内のナレッジ管理を最適化できる |
チームの情報を最も簡単に残せる |
円滑なコミュニケーションができる |
チャットとタスク管理ができる |
さまざまなチャット機能を備えている |
LINEと同じ使い勝手 |
完全無料で使える |
ノウハウの蓄積に特化 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※Slackk上で”チャネル”と呼ばれるもの |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
50名以上での利用を想定しているため、少人数での利用には不向きの可能がある |
シンプルな機能性のため、多機能なツールを利用したい方には不向き |
フリープランで見られるメッセージは過去90日分 |
グループのカテゴリ分けができない |
検索機能が使いづらい |
通知が煩わしく感じる恐れもある |
スマホでは添付データを開けない |
無料で利用できるのは1か月まで |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円～/ユーザー月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは840円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは599円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは540円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料 |
・無料プランあり
・有料プランは440円～/ユーザー/月（月払い） |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「GRIDYグループウェア」の詳細はこちら |
「iQube」の詳細はこちら |
上記のように、無料の社内情報共有ツールには、利用できる機能が制限されているケースもあります。そのため、自社に必要な機能が備わっているのかを見極めてツールを選ぶようにしましょう。
無料の社内情報共有ツールにおける3つの注意点
ここでは、無料の社内情報共有ツールにおける注意点を3つご紹介します。ツール選びで失敗しないように、以下の内容を押さえましょう。
（1）機能に制限がある
無料版のツールには、機能に制限が設けられているケースが多いです。
たとえば、「利用人数」や「作成できるチャットスペース数」などの制限が代表的な例です。2～3名であれば利用に問題がない場合もある一方、ユーザー数が多い企業で無料ツールを導入すると、メンバーを管理しきれなくなってしまうのです。
また、無料の場合、残せる情報量が少ない傾向があるので、早い段階で有料化を検討しなければなりません。したがって、「無料で使えないから」という理由でツールを足切りするのではなく、十分に機能を使用できるか見定めましょう。
（2）サポートに制限がある
無料版のツールでは、有料版と比較してサポートも制限される傾向があります。
サポート体制が整っていればツールの利用方法がすぐに分かるほか、自社で不明点を解決するために試行錯誤する工数も減らせます。とくに、ITが苦手な社員はツールに慣れるまでに時間がかかるので、迅速なサポートは必須です。
したがって、不明点をいつでも解消できるように「無料でも充実したサポートを受けられるツール」を選びましょう。とくに、「ナレカン」のような初期の導入支援までサポートしてくれるツールであれば、担当者の手間を最大限省けるため導入しやすいです。
（3）セキュリティが劣る可能性がある
無料版のツールでは、有料版と比べてセキュリティ対策が低い可能性があります。
情報共有ツールには社内の機密事項が集約するため、情報漏えいを防ぐためにもセキュリティの高いツールを選ぶ必要があります。しかし、無料のツールではセキュリティ対策に力を入れていない場合もあるのです。
そのため、情報共有ツールを選定するときには「ISO27001」といった国際セキュリティ資格を取得しているツールにしましょう。また、アクセス制限をかけられるツールであれば、社員が誤って操作したり、社外に情報が漏れたりするリスクを軽減できます。
無料から使えるおすすめの社内情報共有ツールのまとめ
ここまで、おすすめの情報共有ツールの選び方や注意点を中心に解説しました。
情報共有ツールを活用すると社員間で密に連絡がとれて円滑に業務が進められます。ツールを選ぶときには、自社の運用に合ったツールか確認が求められるうえ、無料ツールは業務利用にリスクがある点に注意が必要です。
情報共有ツールは機能が優れていても、利用の難易度が高いツールではルール設計も複雑化し、現場社員もうまく使えません。そこで、機能が直感的に使えるITツールであれば運用もシンプルとなり利用のハードルが下がるため、社員が積極的に情報共有を行えます。
たとえば、今回ご紹介したナレカンのように、マニュアルなしでも情報を残せるほど簡単な情報共有ツールを利用すると、紙のノート感覚で使えるので操作方法を覚えるストレスがありません。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報共有を活性化しましょう。