「グループウェア」とインターネットで調べると、かなりの数のツールが紹介されています。さらに、それぞれが特徴のある豊富な機能を兼ね備えているので、何をポイントにしてグループウェアを選べばいいのかわからなくなることもあります。
また、グループウェアには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があり、現在はクラウド型グループウェアが主流になっていますが、クラウド型にもメリットとデメリットがあります。
デメリットを理解した上で導入すると、社内の混乱を招くことなく、業務を効率化できるでしょう。
そこで今回は「グループウェアを選ぶポイント」「おすすめのクラウド型グループウェア8選」「グループウェアのメリット・デメリット」をご紹介します。
- グループウェアを選ぶ基準を知りたい
- おすすめのグループウェアをいくつか教えてほしい
- グループウェアを使うことのメリットとデメリットを理解しておきたい
という担当者の方は、この記事を参考にして自社にマッチするグループウェアを検討してみてください。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
グループウェアを比較するときのポイント
数多くのグループウェアの中から自社に合ったツールを選定することは、初めてツールを選ぶ担当者にとっては難易度が高いでしょう。
以下では、失敗しないグループウェア選びのために、意識しておきたい3つのポイントをご紹介します。
必要な機能が揃っているか
「導入するグループウェアに必要な機能が揃っているか」は最も大切なポイントです。
当たり前のことに思えますが、実際導入してみるとイメージしていた使い勝手と違ったり、細かい設定ができなかったりといった問題が発生します。
「必要な機能が何か」を見極めるために、まずはグループウェアを導入する目的から逆算しましょう。
例えば、「チーム内のコミュニケーションを円滑にする」という目的であれば、テキストメッセージだけでなくリアクションスタンプや通話機能などを兼ね備えたグループウェアが最適です。
このように、グループウェア導入の目的から必要な機能を考えることで、抜け漏れがなくなり、グループウェアのメリットを最大限に享受できるようになります。
導入・運用コストが適切か
グループウェアを導入する際には、「コスト」を入念に検討する必要があります。
グループウェアによっては、導入コストは安価でも運用コストが高額になってしまうものもあります。そのため選定時には「少額のプランがあるか」「オプションに応じて課金などがあるのか」なども確認が必要です。
一概には言えませんが、グループウェアは機能が豊富な分、利用料金が高くなることもあるので「自社に必要な機能」を明確にしておく必要があります。
そのため、「機能に見合ったコストか」を見極めるために、無料トライアルが実施されていれば積極的に利用してみましょう。実際に使ってみることにより、運用のイメージができるのでおすすめです。
他ツールと連携できるか
どんなに優秀なグループウェアでも、業務効率化の機能全てを網羅しているわけではありません。
必要な機能が出てきたときに、他ツールと連携することで利便性がさらに向上します。
また、導入したグループウェアが既存の各種社内システムと連携できる場合、新たに一から社内教育をする必要がなくなります。
他ツールと連携ができるグループウェアを選択することで、さらに多くのメリットを享受できるようになります。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
【無料ツールも】おすすめのクラウド型グループウェア8選
以下では、無料から利用可能、かつ使いやすいツールを厳選して8つご紹介していきます。特に、中小企業の導入実績が豊富なものをまとめました。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
desknet’s NEO
desknet’s NEOは、スケジュール管理、脱エクセル、ペーパーレスなどの職場の課題を解決してくれるツールです。
＜desknet’s NEOのポイント＞
- ポータル機能
バラバラになってしまうITシステムを一箇所にまとめることで、企業情報ポータルとして活用できます。コンテンツの情報量によって、自由にレイアウトの変更ができるので、情報を見やすく管理できます。
- プロジェクト管理ができる
あらゆるプロジェクトにおいて、期限や進捗をメンバー間で共有できます。情報に一覧性があるガントチャートや、メンバーでのコミュニケーションができる機能もあります。
- クラウド版とパッケージ版
料金はクラウド版とパッケージ版があります。クラウド版であれば、1ユーザーあたり税込440円で基本プランを利用できます。
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Google Workspace
Google Workspaceは、Googleが提供している情報共有の基盤となるグループウェアです。
＜Google Workspaceのポイント＞
- 使い慣れたツール
GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど使い慣れたツールが使えます。仕事の管理にかかる時間を減らして、実際に仕事をする時間を増やすことが可能です。
- 社内ポータルページ
Googleサイトの機能を活用することで、プロジェクト毎の社内サイト等を簡単に作成できます。部署毎に編集できる範囲を設定するなどの、詳細な権限設定が可能です。
- 4つの料金形態
4つの料金形態があり、それぞれ利用できるストレージ量や管理機能、ビデオ会議への参加人数などの違いがあります。
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kintone
kintoneは、開発知識がなくても業務改善アプリを作れるプラットフォームを持つグループウェアです。
＜kintoneのポイント＞
- バラバラな情報が一つにまとまる
分散してしまう情報を一元的に管理できるようにサポートしてくれます。メールにエクセルを添付する必要がなく、Webブラウザ上で全ての仕事が完結できます。
- チーム全員が使いやすい
チーム全体の仕事を見える化できるので、ツールを活用しやすい環境を整備することができます。また、自分の使い方に合わせた形でドラッグ&ドロップができるので、簡単に作業ができるようになります。
- 「スタンダードコース」と「ライトコース」の２つの料金形態
ディスクの容量やサポートは同じですが、利用できるアプリケーションの数や外部サービスとの連携機能の有無などに違いがあります。
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J-MOTTO
J-MOTTOは、ビジネスをより合理的に、よりスマートにしてくれるグループウェアです。
＜J-MOTTOのポイント＞
- 直感的にわかる操作画面
マウスのクリック操作やタブレット端末のタッチ操作で、直感的に使うことができます。PCが苦手な人でも25の基本的なアプリケーションを使うことが可能です。
- 充実したサポート体制
フリーダイヤルのコールセンターを設置しており、管理者だけでなく利用者も問い合わせができます。また、定期的にJ-MOTTOの活用方法についてのセミナーを開催しています。
- 有償のオプション機能
業務作成アプリツールや交通費・経費計算精算の機能をカスタマイズできます。
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Microsoft 365(旧Office 365)
Microsoft 365は、Office製品やMicrosoft Teamsなどのさまざまなサービスを利用できるグループウェアです。
＜Microsoft 365のポイント＞
- インストール可能なデバイスが多い
1つのライセンスで、同時に複数台のデバイスで利用が可能です。そのため、会社のPCで作成したファイルを、外出先からタブレット端末で閲覧や編集ができるようになります。
- 安心のセキュリティ機能
2段階認証などセキュリティが強化されているので、情報漏洩の心配がなくなります。
- 選択肢の多い料金体系
大きく分けて「家庭向け」「一般法人向け」「大企業向け」「教育機関向け」の4つの料金体系があります。一般法人向けの中でも、利用可能な機能などによって4つの料金プランを選択できます。
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R-GROUP
R-GROUPは、充実した機能と使いやすさを兼ね備えたグループウェアです。
＜R-GROUPのポイント＞
- ステークホルダ機能
自分のステークホルダを一覧で確認できます。詳細画面から、スケジュール申請やメール、チャットが可能です。
- タイムカード機能
ボタンをクリックするだけで打刻ができるので、時間を手入力する必要がありません。管理者の確認時間や作業時間を大幅に削減できます。
- 完全永年無料で利用できる
利用人数などの制限もなく、全ての機能を利用できます。PC版だけでなくスマートフォン版も追加料金ゼロでの利用が可能です。
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GRIDY
GRIDYは、社内外の情報共有を活性化させて、コミュニケーションを強化するグループウェアです。
＜GRIDYのポイント＞
- 基本機能が充実
チャット機能やTodoリスト、設備予約等の23種類の基本機能が搭載されています。一般的なオフィス業務で必要な、最低限の機能が備わっています。
- 厳重なセキュリティ対策
アクセス制限機能やデータ信号の暗号化など、独自技術を活用した強固なセキュリティ環境で利用できます。また、企業内の管理者だけでなく、作成したグループごとに管理者を設けることができるなど、柔軟なアクセス権管理が可能です。
- 広告なしで完全無料
初期費用や月額費用ともに一切かからずに利用可能です。煩わしい広告もないので、業務に集中することができます。
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グループウェアでできること
グループウェアは、コミュニケーションや情報共有ができるソフトウェアを一括にまとめたツールであり、業務効率化達成のために、豊富な機能を兼ね備えています。
以下では、グループウェアでの主要な機能と２つの種類についてご紹介します。
グループウェアでの主要な機能
情報共有機能
分散されていた業務に関するあらゆる情報を、一元的に管理することができる機能です。
リアルタイムで最新の情報が共有できるので、業務の生産性を高めることができます。
＜代表的な機能＞
- 情報管理
- ファイル共有
- アドレス帳
コミュニケーション機能
チームでプロジェクトを進める上で欠かせないのが、コミュニケーションをサポートしてくれる機能です。
オンライン上でも円滑なコミュニケーションが取れるような機能があり、柔軟な働き方を想定して設計されています。
＜代表的な機能＞
- メッセージ
- 社内SNS
- 掲示板
業務効率化機能
今まで、時間やコストなどが余計にかかっていた業務を効率化する機能も豊富にあります。また、業務を効率化し、別の集中すべき業務に取り組むことができるようになります。
＜代表的な機能＞
- タスク管理
- スケジュール管理
- 経費精算
オンプレミス型とクラウド型の2種類がある
グループウェアには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類が存在します。
- 「オンプレミス型」
- 「クラウド型」
自社で用意したサーバーにソフトウェアをダウンロードして利用する形態のこと。
インターネット上のサーバーを利用して、ソフトウェアを利用する形態のこと。
どちらにもメリットとデメリットがありますが、今回は「クラウド型グループウェア」をピックアップして、その特徴などをご紹介していきます。
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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
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クラウド型グループウェアのメリット
まずはクラウド型グループウェアのメリットについて解説していきます。
主にコスト面や管理面で、オンプレミス型より優れています。
初期コストが安価ですぐに使える
オンプレミス型グループウェアと比較して、クラウド型グループウェアの初期コストは安価なので、導入のハードルが低いことが特徴です。
初期コストが高いことは、日本でIT化が進まない要因の一つと言われているので、社内のIT化を推進するのであれば初期コストは大きなポイントになります。
また、サーバーの構築やソフトウェアのインストール等の細かい初期設定を行う必要がないので、アカウントが発行されたらすぐに利用できるのも大きなメリットです。
最新のバージョンを常に利用できる
クラウド型グループウェアであれば、定期的に不具合の改善や機能追加が行われます。
アップデートされる機能はユーザーからのフィードバックを元に決定されているため、積極的に意見を送ってみましょう。
また、最新の機能を利用する場合、基本的には追加料金がかからないため安心して使えます。
情報共有が活性化する
クラウド型グループウェアがあれば、いつでも情報にアクセスできる環境になります。
そのため、外回りなどが多い営業職の社員でも、社内で勤務している社員とリアルタイムで情報の共有ができます。
モバイル専用の画面で操作できるので、PCがなくても簡単にアクセス、情報の確認ができます。
また、情報管理が一元的にできるので、情報の分散を防ぎながら、整理や分類が可能です。
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クラウド型グループウェアのデメリット
メリットがある一方、デメリットもありますので、両者を総合的に判断してグループウェアを選定することが重要です。
カスタマイズや独自の設定が難しい
クラウド型グループウェアは、自社のニーズに合わせた細かい設定などのカスタマイズができません。
そのため、「こういう機能を追加したい」などの需要が社内であれば、他ツールを連携させる必要があります。
セキュリティ面で懸念がある
外部のサーバーとインターネットを通して接続をするので、使い方によっては社内のサーバーで運営をするオンプレミス型グループウェアよりもセキュリティリスクが大きくなるケースもあります。
しかし、最近では2段階認証や情報の暗号化技術によって、高いセキュリティ基準を満たすグループウェアが増えてきています。
そのため、自社のセキュリティ対策と照らし合わせながら慎重に検討する必要があります。
ユーザー数に応じてコストがかかる
クラウド型グループウェアの利用料金は、利用するユーザー数や利用期間、利用可能な機能によって決まります。
特に「ユーザー数」には注意が必要です。
大企業などの従業員数が多い企業では、トータルの費用がオンプレミス型グループウェアよりも高額になる可能性があります。
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クラウド型のグループウェア徹底比較まとめ
グループウェアを比較する時は、以下の3つのポイントを意識しましょう。
- 必要な機能が揃っているか
- 導入・運用コストが適切か
- 他ツールと連携できるか
自社に最適なグループウェアを採用するためには、グループウェア導入のメリットとデメリットを明確に理解しておくことが重要です。
クラウド型のグループウェアのデメリットには「カスタマイズや独自の設定が難しい」「セキュリティ面で懸念がある」「ユーザー数に応じてコストがかかる」が挙げられます。
これらのデメリットをカバーしながら、自社の課題を解決するグループウェアを検討することが必要になります。
今回ご紹介した「Stock」は、他ツールとのカスタマイズや安心のセキュリティ対策、無料から利用可能などデメリットをカバーするツールです。
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