グループウェアを導入すると、議事録や決算書類など社内の情報を一元管理できます。また、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類がありますが、自社でサーバーを運用する必要がなく、低額で運用できるクラウド型を導入する企業が顕著に増加しています。
 
一方で、同じクラウド型でもツールによって特徴が異なり、何をポイントにして選べばよいか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめのクラウド型グループウェア7選と選定ポイント、グループウェアのメリットを中心にご紹介します。
 
  • グループウェアを選ぶ基準が知り、他ツールとまとめて比較検討したい
  • 日々の業務のなか選ぶ時間がないので、おすすめのグループウェアを早く導入したい
  • リモートワークで働く社員とも円滑に情報共有がしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするグループウェアを導入でき、情報共有の効率化に近づきます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【無料ツールあり】おすすめのクラウド型グループウェア7選

以下では、おすすめのクラウド型グループウェア7選をご紹介します。
 
グループウェアの中には無料で使えるものもありますが、利用できる機能やユーザー数に制限があったり、操作方法やトラブルに関する対応が不十分だったりするケースが多いです。したがって、導入しても社内の情報を一元化できず、使い勝手も悪いので、運用がうまくいかずに業務に支障をきたしてしまいます。
 
一方で、クラウド型のグループウェアなら利用人数に応じて料金プランを選択でき、ベンダーによるサポートも充実しているため、運用の負担が軽いです。さらに、運用を効率化するためには、「誰もが使いこなせる」ことが必須です。
 
上記の点を考慮すると、選択するべきツールは導入初日から説明不要で使いこなせるくらいシンプルで、社内の情報を一元化する「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に直感的に書き込め、関連する資料や画像を一か所に集約できます。さらに、ノート紐づくメッセージ機能で外出中であってもすぐにほかの社員と連絡が取れるうえ、タスク管理も同一ノート内で可能です。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【J-MOTTO】低コストなグループウェア

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<J-MOTTOのポイント>

  • 直感的にわかる操作画面
  • マウスのクリック操作やタブレット端末のタッチ操作で、直感的に使えます。PCが苦手な人でも25の基本的なアプリケーションを活用可能です。
  • 充実したサポート体制
  • フリーダイヤルのコールセンターを設置しており、管理者だけでなく利用者も不明点を問い合わせできます。また、定期的にJ-MOTTOの活用方法についてのセミナーを開催しています。
  • 有償のオプション機能
  • 業務作成アプリツールや交通費・経費計算精算の機能をカスタマイズできます。

<J-MOTTOの注意点>

  • 管理画面のUI(見た目)が複雑化しやすい
  • アプリが多いゆえに、トップページが複雑な構造になりやすく、どこに何が配置されているか覚えるのに時間がかかるという口コミがあります。

<J-MOTTOの料金>

  • ライトプラン:10ユーザーまで年22,000円
  • スタンダードプラン:20ユーザーまで月3,300円


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【Google Workspace】Googleが提供するアプリを使い放題

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<Google Workspaceのポイント>

  • Googleアカウントがあればツールの横断が可能
  • GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど使い慣れたツールも併用して利用できるので、タスク管理などやるべき作業内容を効率的に理解して業務に取り組めます。
  • 社内ポータルページ
  • Googleサイトの機能を活用すると、プロジェクト毎の社内サイトを簡単に作れます。部署毎に編集できる範囲を設定するなど詳細な権限設定が可能です。

<Google Workspaceの注意点>

  • ヘルプページがわかりにくいい
  • 不明点があった際にヘルプページを見ても、内容がわかりづらく、問題を解決できないというユーザーの声があります。

<Google Workspaceの料金>

4つの料金形態があり、それぞれ利用できるストレージ量や管理機能、ビデオ会議への参加人数に違いがあります。
 
  • Business Starter:1ユーザーあたり月額680円
  • Business Starter:1ユーザーあたり月額1,360円
  • Business Plus:1ユーザーあたり月額2,040円
  • Enterprise:要お問い合わせ


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【kintone】業務改善プラットフォーム

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<kintoneのポイント>

  • バラバラな情報が一つにまとまる
  • 分散してしまう情報を一元的に管理できるようにサポートしてくれます。メールにエクセルを添付する必要がなく、Webブラウザ上で全ての仕事が完結できます。
  • チームでの作業が捗る
  • 各メンバーの進捗状況が可視化されるので、適切にタスクを配分して業務を行えます。さらに、データを見ながらコミュニケーションがとれるため、認識の齟齬を防ぎながら議論を進められます。

<Kintoneの注意点>

  • ITリテラシーの低い人には操作が難しい
  • Excelのように直感的に使えず、自社に状況に合わせてカスタマイズする必要があるので、ITに不慣れな人が使いこなせるまでには時間を要します。

<Kintoneの料金>

2つの料金プランがあり、ディスクの容量やサポートは同じですが、利用できるアプリケーションの数や外部サービスとの連携機能の有無などに違いがあります。
 
  • ライトコース:1ユーザーあたり月額780円
  • スタンダードコース:1ユーザーあたり月額1,500円


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【Microsoft 365(旧Office 365)】最新版のOfficeアプリを定額利用

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<Microsoft 365のポイント>

  • インストール可能なデバイスが多い
  • 1つのライセンスで、同時に複数台のデバイスで利用が可能です。そのため、会社のPCで作成したファイルを、外出先からタブレット端末で閲覧や編集ができるようになります。
  • 安心のセキュリティ機能
  • 2段階認証などセキュリティが強化されているので、情報漏洩の心配がなくなります。

<Microsoft 365の注意点>

  • ソフトウェアのアップデートのたびにUIが変わる
  • 買い切り方と異なり、WordやExcelなどは自動的にバージョンアップされます。そのため、機能の配置が変わるなどUIが強制的に変わるため、新たに覚える必要があり面倒だという口コミがあります。

<Microsoft 365の料金>

利用可能な機能などによって4つの料金プランを選択できます。
 
  • Business Basic:1ユーザーあたり月額540円
  • Business Standard:1ユーザーあたり月額1,360円
  • Business Premium:1ユーザーあたり月額2,180円
  • Apps:1ユーザーあたり月額900円


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【サイボウズ Office】中小企業向けグループウェア

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<サイボウズOfficeのポイント>

  • 機能が豊富
  • 掲示板やメッセージ、スケジュールなど業務を行う上で欠かせない機能が網羅されています。たとえば、スケジュール機能では、全社員の予定を閲覧できるため、会議の時間調整にかかる時間を大幅に短縮可能です。

<サイボウズOfficeの注意点>

  • デザインが古い
  • デザインがほかのツールと比べて古いので、違和感を感じる方も多いようです。

<サイボウズOfficeの料金>

  • スタンダードコース:1ユーザーあたり月額500円
  • プレミアムコース:1ユーザーあたり月額800円


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【GRIDY】23機能を無料で使用可能

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<GRIDYのポイント>

  • 基本機能が充実
  • チャット機能やTodoリスト、設備予約等の23種類の基本機能が搭載されています。一般的なオフィス業務で必要な、最低限の機能が備わっています。
  • 厳重なセキュリティ対策
  • アクセス制限機能やデータ信号の暗号化など、独自技術を活用した強固なセキュリティ環境で利用可能です。また、企業内の管理者だけでなく、作成したグループごとに管理者を設けられるため、柔軟なアクセス権管理が実現できます。

GRIDYの注意点

  • サポート体制が不十分
  • フォームでしかベンダーと連絡が取れず、不明点が生じた際にすぐに対応してもらえない可能性があります。

GRIDYの料金

  • 初期費用や月額費用ともに一切かからず、完全無料で利用可能です。煩わしい広告もないので、業務に集中できます。
 
関連記事: 【2020年版】無料でも使えるおすすめグループウェア9選!フリープランを活用しよう!


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クラウド型グループウェア7選の比較表

以下は、上記でご紹介したクラウド型グループウェア7選の比較表です。(右にスクロールできます。)
 
【一番おすすめ】Stock J-MOTTO Google Workspace kintone Microsoft 365 サイボウズ Office GRIDY
特徴
チームの情報を最も簡単に残せるツール
低コストなグループウェア
Googleが提供するアプリを使い放題
業務改善プラットフォーム
最新版のOfficeアプリを定額利用
中小企業向けグループウェア
23機能を完全無料で使える
利用料金
・無料トライアル期間で試せる
・有料プランでも月額324円〜/人
・費用対効果が高い
・ライトプラン:10ユーザーまで年額22,000円
・スタンダードプラン:20ユーザーまで月額3,300円
それぞれのプランで50MBの容量追加ごとに、月額660円
・Business Starter:1ユーザーあたり月額680円
・Business Starter:1ユーザーあたり月額1,360円
・Business Plus:1ユーザーあたり月額2,040円
・Enterprise:要問い合わせ
・ライトコース:1ユーザーあたり月額780円
・スタンダードコース:1ユーザーあたり月額1,500円
・Business Basic:1ユーザーあたり月額540円
・Business Standard:1ユーザーあたり月額1,360円
・Business Premium:1ユーザーあたり月額2,180円
・Apps:1ユーザーあたり月額900円
・スタンダードコース:1ユーザーあたり月額500円
・プレミアムコース:1ユーザーあたり月額800円
・広告なしで完全無料
セキュリティ
・国際セキュリティ資格(ISO27001)の取得
・2段階認証
・IPアドレス制限
・シングルサインオンなど
・ISO27001・ISO9001認証など多数の認証規格の取得
・AWSクラウドの採用
・厳重な警備態勢が敷かれているアメリカのデータセンターで情報を蓄積
・メールを100%暗号化
・IPアドレス制限
・【有料】接続できる端末を制限できるセキュアアクセス
・2要素認証
・日本国内のデータセンターでデータを管理
・通信や保存されるデータの暗号化
・一定回数ログインに失敗するとアカウントをロック
・データの暗号化によって第三者が閲覧するのを防ぐ
・シングルサインオンにより、複数のID/パスワードを管理する手間が省ける
・IPアドレス接続制限サービス


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グループウェアを比較するときのポイント

初めてツールを選ぶ担当者にとって、数多くのグループウェアの中から自社に合ったツールを選定するのは難易度が高いです。以下では、失敗しないグループウェア選びのために、意識しておきたい3つのポイントをご紹介します。

必要な機能が揃っているか

ツールの選定時には、自社に必要な機能が備わっているか確認するのが重要です。
 
「有名だから」「多くの企業が導入しているから」という理由で選んでしまうと、イメージしていた使い勝手と違ったり、細かい設定ができなかったりといった問題が発生し、適切に運用できません。
 
そのため、グループウェアを導入する目的を明確にし、必要な機能を明らかにするのが大切です。たとえば、「チーム内のコミュニケーションを円滑にする」という目的であれば、テキストメッセージだけでなくスタンプや通話機能を兼ね備えたものが最適です。
 
このように、導入の目的から必要な機能を考えると、運用後もイメージ通りに使え、グループウェアのメリットを存分に享受できます。

導入・運用コストが適切か

導入する際には、コストを入念に検討する必要があります。
 
グループウェアによっては、導入コストは安価でも運用コストが高額になってしまうものもあります。そのため、選定時には「少額の運用プランがあるか」「オプションに応じて課金があるのか」などの確認が重要です。
 
加えて、機能が豊富なツールほど料金が高くなる傾向にあるので、自社に必要な機能が過不足なく搭載されたツールを選び、コストの肥大化を抑えましょう。
 
また、無料トライアルがある場合には利用して使い勝手を確かめると、運用後のミスマッチを防ぎ、余計なコストをかけずに済みます。

他ツールと連携できるか

すでに導入しているほかのツールと連携できるか確かめるのも大切です。
 
導入したグループウェアが既存の各種社内システムと連携できると、担当者が一から社内教育をする必要がありません。一方で、社員側にとっても使い慣れているものと併用できれば、新しいツールに対応する負担が減り、業務の効率を落とさずに済みます。
 
また、グループウェアは多機能ゆえにさまざまな情報が錯綜してしまう恐れがあります。そのため、議事録はアクセス性に優れる既存のツールに蓄積するなど、状況に合わせてツールを使い分けるのも効果的です。
 
関連記事: 【2020年最新版】おすすめグループウェア20選|価格から機能まで徹底比較


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グループウェアの主要な機能

以下では、グループウェアの主要な機能をご紹介するので、自社に必要な機能か一つひとつ確かめましょう。

情報共有機能

分散されていた業務に関するあらゆる情報を一元的に管理できる機能です。リアルタイムで最新の情報が共有できるため、コミュニケーションを円滑に行えます。代表的な機能として、以下の3点があげられます。
 
  • ファイル共有
  • 部署や顧客ごとに情報を整理しておくと、情報へのアクセス性を保てます。
  • プロジェクト管理
  • 関係するメンバーでグループを作成し、チーム全体の進捗状況が確認できるため、効率よく仕事が行えます。
  • アドレス帳
  • 社員や顧客のアドレスを一元管理し、必要な時にいつでもアクセス可能です。引き継ぎの際に毎回連絡先をまとめておく手間が省け、「言った」「言わない」のトラブルを防ぎます。
上記の機能を活用して情報共有を円滑にすると、他部署と連携して行う仕事でもスピードを上げられます。

コミュニケーション機能

チームでプロジェクトを進めるうえで欠かせないのが、コミュニケーションをサポートする機能です。オンライン上でも円滑なコミュニケーションが取れるような機能があり、柔軟な働き方を想定して設計されています。
 
  • チャット
  • グループを指定してメッセージが送れるので、話題が入り乱れることなく的確に意図を伝えられます。
  • 掲示板
  • 全社に共有しておきたい情報を発信する際に使える機能です。トップ画面に表示されるため、見逃す可能性が低く、確実に情報を届けられます。
  • Web会議機能
  • リモートワークの社員とも会議が行えるので、離れた場所にいる社員とも適切に情報共有ができます。
コミュニケーション機能によって、時間や場所に縛られず情報共有が行え、伝達スピードも上がります。

業務効率化機能

時間やコストなどが余計にかかっていた業務を効率化する機能を使うと、優先度の高い業務に時間を割けます。
 
  • タスク管理
  • 各社員の抱えているタスクを一覧で表示する機能です。進捗の遅れているところはフォローするなど状況を把握しておけば、適切に人材配分を行えます。
  • スケジュール管理
  • 全社員の予定がみられるので、日程調整する際にかかる時間を大幅に減らせます。
  • 経費精算
  • 申請書の提出や承認を電子化する機能で、外出先からも手続きができるので、未処理案件がたまるといった事態を避けられます。
各種手続きを電子化すると、作業の抜け漏れを防ぐと同時にワークフローが明確になるため、処理速度が速まります。
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめのグループウェアもご紹介


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クラウド型グループウェアのメリット

クラウド型グループウェアを導入するメリットについて解説していきます。オンプレミス型より優れている点として、コスト面や管理面が挙げられます。

初期コストが安価ですぐに使える

クラウド型グループウェアの初期コストは安価で、導入のハードルが低い点が特徴です。
 
サーバーの構築やソフトウェアのインストールなどの細かい初期設定を行う必要がないため、アカウントが発行されたらすぐに利用できます。加えて、月額の利用料は自社の規模に合わせてプランを選べるので、無駄なコストも発生しません。
 
ツールに使える金額が限られている中小企業は、初期費用を抑えられるクラウド型がおすすめです。

最新のバージョンを常に利用できる

クラウド型のメリットとして、常に最新バージョンを利用できる点が挙げられます。
 
ベンダーは、ユーザーの要望を聞き入れて日々プロダクトを改善しています。クラウド型なら、追加費用なしで常に最新の製品を使えます。
 
WordやExcelのような買い切り型とは異なり、クラウド型は自動でアップデートされるため、いつでも最新の状態で使用可能です。

情報共有が活性化する

クラウド型グループウェアがあれば、いつでも情報にアクセスできる環境になります。
 
そのため、外回りなどが多い営業職の社員でもオンラインであれば、社内で勤務している社員とリアルタイムで情報の共有ができます。さらに、PCだけでなくスマホやタブレットでも使用できるため、時間や場所を問わず情報へアクセス可能です。
 
チャットや掲示板機能を活用すれば、時間や場所に縛られず情報を共有できるので、コミュニケーションが活発化します。
 
関連記事: グループウェアとは?導入のメリット・デメリットから選び方、おすすめツールまでをご紹介!


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クラウド型のグループウェア徹底比較まとめ

これまでおすすめのクラウド型グループウェア7選と比較するときのポイント、クラウド型のメリットについてご紹介してきました。
 
グループウェアを比較する時は、以下の3つのポイントを意識しましょう。
 
  • 導入目的に沿った必要な機能が揃っているか
  • 自社の予算と比べて、導入・運用コストが適切か
  • すでに導入している他ツールと連携できるか
これら3点を満たすグループウェアであれば目的達成がしやすくなります。しかし、大前提として「ITに不慣れな人でも簡単に操作できる」ことが不可欠であり、多機能で複雑なツールでは、社内から抵抗感が生まれて情報共有の活性化が難しくなってしまうのです。
 
そして、今回ご紹介したツールのひとつのStockは、非IT企業の社員でも使いこなせるようにシンプルさを追求したツールであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有のストレスを解消しています。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して社内の情報を集約し、情報共有の効率化を実現しましょう。
 
関連記事: 【2021年最新版】もう迷わない!最新グループウェア比較&徹底解剖!
 
関連記事: 【グループウェア9選】社内で導入したいおすすめサービス