職場の社内データをはじめとした情報共有や管理の仕方にはさまざまな方法がありますが、今日ではクラウドで社内の情報を管理・共有できる「ノート型の情報共有ツール」を導入する企業が増加傾向にあります。
ノート型の情報共有ツールで情報を一元管理すると、素早い共有や情報の分散防止が可能です。また、チャットツールのように情報が流れずストックできるので、情報の確認や編集も簡単に行えます。
一方で、ノート型の情報共有ツールで社内の情報共有を一元化し、業務の効率化を図りたいがツールの種類が多く、自社にマッチしたツールがわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、データ共有におすすめのノート型共有ツールや、ツールの活用で得られるメリットをご紹介します。
- 社内のデータを含む情報共有・管理方法がアナログで課題を感じている
- 既に使用しているツールがあるが、より効率的なものがあれば移行を検討したい
- 各種資料をデータ化して格納しておける便利で使いやすいツールを探している
という企業担当者の方は、この記事を参考にすると、自社にマッチしたノート型の共有ツールを選定できます。
社内のデータ共有におすすめのノート共有ツール7選
以下で、社内のデータ共有に使えるクラウド型のノート共有ツール7選をご紹介します。
ノート型共有ツールを使うと、ノート（マニュアルやノウハウなどを書き留めたメモや資料）を特定のメンバーに、クラウドを通じて共有できます。また、マルチデバイス対応なものがほとんどなので、場所やデバイスを問わずアクセスできます。
一方、ITリテラシーが異なる社内にITツールをいきなり導入した結果、操作の難しさや機能の複雑さから社員のなかでツールが根付かず、利用されなくなってしまうケースもあります。そのような事態を回避し社員が継続的にツールを利用するには、「誰でもすぐに使いこなせるツール」が求められます。
そのため、シンプルな操作性と過不足のない機能で、ITに不慣れな社員でもすぐに使いこなせる「Stock」のようなノート型情報共有ツールが必要です。実際に、非IT企業を含む100,000社以上で導入され、スピーディーな情報共有で業務の効率化を実現しています。
Stockは、「ノート」を「フォルダ」で階層的に管理できるため、必要な情報にわずか数クリックでたどり着けます。また、マルチデバイス対応なので、WindowsやMac以外にもスマホやタブレットでもノートを編集・確認可能です。
【Stock】シンプルな機能で、誰でも簡単に使いこなせるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Evernote】多くの機能を使ってノートを作成可能
Evernoteはクラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートツールであり、さまざまなドキュメント管理に応用できます。
〈Evernoteの特徴〉
- 必要なすべての情報を一元管理
- webクリッパー機能
テキストだけではなく音声や画像、写真など、多岐に渡る情報を1つのノートにまとめられ必要な時にすぐに取り出せます。
Webページのテキストや画像、リンクも1クリックで保存でき、簡単に共有・管理できます。
〈Evernoteの主な機能〉
ノート機能ではテキスト、画像、音声など複数の情報を1つのノートにまとめられるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残せます。
Webクリッパー機能では、Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存できます。ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理が可能です。
〈Evernoteの注意点〉
- チーム共有は難しい場合も
- 多機能すぎる
個人向けのノートとして作られているので、社内やチーム全体へノートを共有して使うには難しく感じる可能性があります。
多くの機能が備わっており自由なノートが作れる反面、不慣れな人にはその設定や作成を複雑だと感じてしまう場合もあります。
〈Evernoteの料金体系〉
- 【FREE】 ¥0/月
- 【PERSONAL】 ¥680/月
- 【PROFESSIONAL】 ¥850/月
- 【EVERNOTE TEAM】1ユーザーあたり ¥1,100/月
FREEプランでは月25MBまでしかノートを利用できません。また、月の上限アップロードに60MBの制限があります。
【OneNote】自由なコンテンツ配置で作成できるノートツール
OnenoteはMicrosoftが提供するノートツールです。主な機能はEvernoteに類似しており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。
〈Onenoteの特徴〉
- テキストや画像を自由に配置できる
- Officeソフトの連携
自由度が高いドキュメントを作成できるので、テキストや画像をノート内に任意の位置に貼り付けられます。
Microsoft Officeが提供している製品なのでOfficeソフトと簡単に連携が可能です。
〈OneNoteの主な機能〉
- ノート
- PDFエクスポート
- Teamsとの連携
ノートにはテキストの打ち込み、手書きにも対応しています。
PDFエクスポートにも対応しており、ノートをPDFで管理する際には便利な機能になります。
TeamsでOneNoteのページをタブとして追加できるので、ノートをチームメンバーで共有しながらオンラインミーティングを行えます。
〈OneNoteの注意点〉
- 編集作業に慣れるまで時間を要する
- 動作が重くなる場合がある
ノートの編集や図表の作成など機能の多さから、操作を複雑に感じる場合があります。そのため、社内のITリテラシーに差があると、ITに不慣れな社員は使いこなすまでに時間がかかってしまう可能性もあります。
ノートの保存先がOneDrive（ローカル）なので、ノートの作成や共有を行う際に動作が遅くなる場合があります。
〈OneNoteの料金体系〉
Onenoteは完全無料で使えますが保存先がOnedriveとなります。そのため、Onedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を追加で払う必要があります。
【Dropbox Paper】クリエイティブなノートを作成できるノートツール
Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。
〈Dropbox Paperの特徴〉
- チェックリストやコメントなどの機能が豊富
- Dropbox内のファイルとの連携
チェックリストや、記載内容に対してコメントを付けられるなど、付加機能が豊富にあります。
Dropbox PaperにDropboxに保管されたファイルを貼り付けられます。またファイルを開く手間がかからず、1クリックで開けます。
〈Dropbox Paperの主な機能〉
ドキュメント作成では写真や動画の挿入はもちろん、チェックリストや表の作成もできるので、ToDoの管理や資料の作成も簡単に行えます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見られるため、関連したファイルとの紐付けが容易です。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- 情報の整理が難しい可能性
- 機能がアイコン表示
作成したドキュメントの表示が作成順であるので、フォルダごとに分類に手間がかかる場合もあります。
機能がアイコンで表示される仕様なため、どの機能がどのアイコンなのかを覚えるまで時間を要してしまう可能性があります。
〈Dropbox Paperの料金体系〉
- Basic：¥0/月
- Plus：¥1,500 / 月（月間契約）¥1,200 / 月（年間契約）
- Family：¥2,500 / 月（月間契約）¥2,000 / 月（年間契約）
【Scrapbox】Gyazoとの連携ができるノートツール
Scrapboxは、あらゆる情報を自動で整理できる知識共有サービスです。複数人で同じノートの共同編集をリアルタイムで行え、書いた内容はリアルタイムで保存されます。
〈Scrapboxの特徴〉
- 関連したノートをリンクさせやすい
- Gyazoとの連携ができる
内部リンクやハッシュタグの機能を使って、関連したノートを簡単にまとめられます。
ScrapboxはNotaが提供している製品なので、Gyazoと簡単に連携可能です。また、GyazoのURLを貼り付けるだけで、画像が表示されます。
〈Scrapboxの主な機能〉
ページ機能では自由に箇条書き、タイトル、タグ、コードスニペットなどを追加できるので、自由自在にメモを保存・共有可能です。また、リアルタイムでの同時編集も可能なため、協同作業をしやすいのが特徴です。
＜Scrapboxの注意点＞
- ブラウザベースのみ
- Markdown記法に対応していない
公式のMacアプリやiOSアプリはありません。そのため、スマホやタブレットでの利用は可能ですが使いにくく感じる可能性があります。
Markdown記法に対応していないので、Markdown記法に慣れている方には使いにくい場合があります。
〈Scrapboxの料金体系〉
- PERSONAL / EDUCATION：¥0/月
- BUSINESS：1ユーザーあたり ¥1,000/月
- ENTERPRISE：要問い合わせ
個人での利用や、非営利での利用の場合は、無料で利用できます。法人利用や、営利目的の場合は、BUSINESSプランまたはENTERPRISEプランの利用が必要です。
【Boostnote】プログラマー向けのノート共有ツール
Boostnoteは、開発者向けのEvernoteのような位置付けで、markdown記法への対応などが行えるプログラマー向けのノートアプリです。ダウンロードしてユーザー登録せずとも、すぐに使えるのが特徴です。
〈Boostnoteの特徴〉
- プログラマー向けのノート
- ローカル環境で動く
Markdownの対応やJavascript、HTML、CSSなどへの対応など、プログラマーを意識した機能が豊富です。
インストールの手間がありますが、ローカル環境で動せるため、ネットワークに依存せず使えます。
〈Boostnoteの主な機能〉
ノートにプレビュー機能があるので、Markdown記法で書いた内容をすぐに確認できます。また、Javascript、Python、HTML、CSSなど100以上の言語でシンタックスハイライトを付けられるため、複数のコードスニペットを同じスニペットに保存できます。
〈Boostnoteの注意点〉
- フォルダ階層をつくれない
- 多機能すぎる
- 共有が複雑
ノートのフォルダで管理する際に、階層にフォルダを作成できません。そのため、フォルダ直下にノートが乱立してしまうケースがあります。
Javascript、Python、HTML、CSSなど100以上の言語で利用できるプログラマー向けのツールなので、慣れていない人には操作が難しく使いこなせない可能性があります。
GoogleDriveと連携しないと共有ができません。使いたいPCにBackup and Syncのインストール、PC上フォルダとGoogle Driveを連携させ、Boostnoteからフォルダをさらに連携させる必要があります。
〈Boostnoteの料金体系〉
- Free：$0/月
- Standard：1ユーザーあたり $3/月
- Pro：1ユーザーあたり $8/月
【NotePM】ファイルサーバー感覚で共有できるノートツール
NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、様々なドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有サービスです。
〈NotePMの特徴〉
- 既読管理機能がある
- 安全なセキュリティ
既読管理機能が備わっているので、ノートの内容をどの社員がいつ見たのかを確認できます。そのため、社内で情報がどのように共有されているかが可視化されます。
プライバシーマークの認定や2段階認証の導入を受けています。また、Amazon Web Servicesのデータセンターを利用しており安心して利用できます。
〈NotePMの主な機能〉
ドキュメント管理機能では、ファイルはフォルダ階層で管理され、ファイルサーバーと同じ感覚で操作ができます。また、ファイル管理の他、マークダウンでの文書作成にも対応しており、ファイルの中身も全文検索が可能です。
〈NotePMの注意点〉
無料プランは、30日間の無料トライアルのみです。継続的な利用には有料プランに加入する必要があります。
機能が豊富であることからもメニューバーの項目が多く、慣れていないと使いにくく感じてしまう場合があります。
＜NotePMの料金体系＞
- プラン8：¥4,800/月
- プラン15：¥9,000/月
- プラン25：¥15,000/月
- プラン50：¥30,000/月
- プラン100：¥60,000/月
- プラン300：¥180,000/月
- プラン500：¥300,000/月
- プラン1000：¥600,000/月
ノート型共有ツールを使う3つのメリット
ノート型共有ツールを駆使し、社内で効果的なデータ・情報の運用管理ができるようになると、以下でご紹介する3つのメリットが享受できます。
情報を蓄積する場所ができる
ノート型の情報共有ツールが社内の情報を蓄積する場所となります。
社内のデータベースとして情報を蓄積する場所となるため、社内の情報を一箇所に集約でき、効率的な情報管理を実現できます。
たとえば、チャットツールを使った情報共有では、必要な情報が流れていってしまいがちですが、ノート型のツールで管理すると、情報が蓄積されるのでいつでも必要な情報にアクセスできます。
また、アクセシビリティを考慮して、検索の際にデータがすぐに発見できるようなタイトル付けのルールなどを社内で共有しておくと、管理のしやすいノートが作成できるため、業務の効率化を図れます。
画像や動画などのデータと一緒に管理できる
ノート型共有ツールを使うと、1つのページでデータをまとめて管理できるため、関連情報を一目で把握できます。
また、ひとつのノートに画像や動画などのデータもまとめられるので、情報検索における混乱を防止できます。
一方、ファイルを自由に格納できるファイルストレージの場合は、フォルダごとに管理はできるものの、画像や動画のファイルとテキストファイルは別々に管理する必要があります。管理が別であると、開いたファイルごとにツールやタブを複数横断する必要があったり、必要な画像や動画を探す手間が発生したりしてしまいます。
そのため、ノート型の共有ツールのようにさまざまな種類のデータを一元管理できるツールであれば、どこにどの情報があるのかわからない、といった状況を解消できます。
情報の整理が簡単
ノート型の共有ツールは、情報の整理を簡単に行えるのも特徴です。
ノートツールでは作成したノートをフォルダなどで分類可能なので、チャットツールでありがちな情報の分散を防止でき、情報の整理が可能です。
フォルダで階層を分けられると、作成したノートを整理できるのはもちろん、案件やプロジェクトごとにデータを仕分けできます。また、一目でわかるようなフォルダ名にしておけば共有の際に、部署やチームのメンバーで共通認識がしやすくなります。
そのため、ツールを選定する際には、「フォルダで階層をつくって情報を管理できるかどうか」も注目するポイントです。
また、「Stock」のようなノート型共有ツールでは、作成したノートをフォルダで階層的に管理可能です。作成したノートに紐づいた形でチャットも行えるので、ノートに関連したやりとりも同じノート内で簡単に管理できます。
データの管理におすすめのノート型共有ツール７選まとめ
これまで、データ管理におすすめのノート型共有ツールの紹介や、メリットについてご紹介してきました。チャットツールやファイルストレージツールにはない、ノート型共有ツールのメリットは以下になります。
- 情報を蓄積する場所ができる
- 画像や動画などのデータと一緒に管理できる
- 情報の整理が簡単
ツールの選定には、決裁権のある担当者や役職者などの一存で決定するのではなく、「実際にツールを使用する現場の社員が、すぐに利用できるツールであるかどうか」が重要です。「流行りや有名なツールである」という理由だけでツールを導入すると、運用が難しく、導入後は一部の社員しか使っていないというケースに陥る可能性もあります。
そのため、実際の社員がツールを継続して利用するには、社内のITリテラシーに差がある場合でも問題ないツールが必要です。
今回ご紹介したStockは、シンプルな操作性で直感的にノートを作成・共有でき、ITに不慣れな社員でもすぐに利用可能です。また、ノートのタイトルだけでなく内容まで一括検索できるので、必要な情報にスピーディーにたどり着けます。
利用は無料かつ登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でデータ管理のストレスを解消しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
