情報共有や管理の仕方には様々な方法がありますが、社内ではどのような方法を取っていますでしょうか。
チャットツールやファイルストレージを使った方法などが多いかもしれませんが、例えばチャットツールの場合は「情報が流れてしまう」、ファイルストレージの場合は「いちいち開くのが面倒」と言ったように、困っている方も多いのではないでしょうか。
しかし、ノート型の情報共有ツールを使うことで、チャットツールやファイルストレージの問題点を解消し、スムーズな情報共有としっかりとした情報管理に繋がるのではないかと思います。
そこで今回は、オススメのノート型の情報共有ツールをご紹介させていただきます。
ノート型の共有ツールを使うメリット
①情報を蓄積する場所ができる
チャットツールを使っていると流れていってしまう情報は、ノート型のツールで管理することで、いつでも必要な情報にたどり着くことができます。
また、情報を蓄積する場所を作ることで、社内の情報を一箇所に集約することができ、効率的な情報管理をすることが可能になります。
②テキスト情報だけでなく、画像や動画などのファイルと一緒に管理できる
ファイルストレージを使っていると、フォルダごとに管理はできるものの、画像や動画のファイルとテキストファイルは別々に管理する必要があります。
しかし、ノート型のツールを使うことで、1つのページでまとめて管理ができるため、関連情報を一目で把握することが可能になります。
③情報の整理が簡単
ノート型の共有ツールを使うことで、情報を蓄積する場所が出来るため、分散していた情報を一箇所に集めることができます。
そうすることで、「何かあったらそこを見ればいい」という状態になり、必要な情報をあちこち探し回る必要が無くなります。
社内の情報共有が変わるノート共有ツール7選
シンプルな機能で、誰でも簡単に使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チャットツールのように情報が流れることなく、ファイルストレージのような面倒さが無いため、ドキュメントを簡単に残すことができます。
ノート形式で管理をすることができるので、作成や閲覧が簡単なだけでなく、ノウハウを業務内容と一緒に管理することができ、Stock内で全ての文書を管理することが可能となります。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
ノート形式で簡単に残すことができるため、議事録などのドキュメント作成に最適です。
２．驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックができ、タスク管理も直感的で、会議中に発生したタスクを議事録と一緒に管理することが可能になります。
３．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、エクセルやワードのOfficeファイル、画像や、動画など、あらゆるファイルと一緒に残しておくことができます。
タスク管理
ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、ノートの内容に関連するタスクの設定をすることができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
特定のテーマに関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
多くの機能を使ってノートを作りたいなら「Evernote」
「Evernote」｜すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。
Evernoteは、クラウドにメモとして保存し、情報を収集、蓄積するノートアプリです。
ノート形式のツールなので、議事録作成ツールとしても利用することができます。
■Evernoteの特徴
1.必要なすべての情報を一ヶ所に集めて、必要な時にすぐに取り出せる
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。
2.webクリッパー機能
Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。
■Evernoteの主な機能
ノート
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができるため、議事録に音声データやホワイトボードの画像を添付して残すことができます。
Webクリッパー
Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。
ドキュメントの参考情報として、議事録と共に一緒に管理をすることが可能です。
■Evernoteの料金
https://evernote.com/intl/jp/get-started
Evernoteは無料でも利用することができます。
容量を増加したり、同期できる端末を無制限（無料プランでは同期端末が2台まで）にするには、有料プラン（3100円/年〜（1人あたり））を契約する必要があります。
自由なコンテンツ配置でノートを作りたいなら「Onenote」
「Microsoft OneNote」 | デバイスに対応したデジタルノート作成アプリ
OnenoteはMicrosoftが提供するノートアプリです。
主な機能はEvernoteに似ており、完全無料で端末制限なく使えるのが特徴です。
■Onenote特徴
1. テキストや画像を自由に配置できる
ワードとは異なり、テキストや画像をノート内に自由に配置することが可能なため、自由度が高いドキュメント作成が可能になります。
2. Officeソフトの連携
例えば、ノートにエクセルを貼り付けた場合には、1クリックでエクセルが立ち上がるため、わざわざダウンロードする必要がありません。
■Onenoteの主な機能
ノート
手書きやリストなど様々な記入方法に対応していますので、議事録作成中のメモとしても利用することができます。
PDFエクスポート
ノートを簡単にPDF形式で出力できるため、議事録をメールに添付しなければならない場合や、印刷したりする際には便利な機能になります。
■Onenoteの料金
Onenoteは完全無料で使えますが、保存先がOnedriveとなるため、Onedriveの容量を越えた場合には、Onedriveの費用を払う必要があります。
クリエイティブなノートを作りたいなら「Dropbox Paper」
「Dropbox Paper」｜クリエイティブな作業に特化した新しいタイプのドキュメント
https://www.dropbox.com/ja/paper
Dropbox Paperは、チームや組織などのメンバー同士でドキュメントが作成できるツールです。
Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されているので、関連した内容の紐付けが簡単になっています。
■Dropbox Paperの特徴
1. チェックリストやコメントなどの機能が豊富
チェックリストを付けたり、記載内容に対してコメントを付けれるなど、付加機能が豊富にあります。
2. Dropbox内のファイルとの連携
Dropbox Paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けることができるだけでなく、1クリックで開くことができます。
■Dropbox Paperの主な機能
ドキュメント作成
写真や動画の挿入はもちろんのこと、チェックリストを作成したり、表の作成もできますので、ToDoの管理や簡単な資料を作ることもできます。
Dropbox Paperの中でDropboxのフォルダへリンクをし、ファイルの中身を見ることができるので、関連したファイルとの紐付けが容易です。
■Dropbox Paperの料金
Dropbox Paperは、無料で利用することができます。
Gyazoとの連携ができる「Scrapbox」
「Scrapbox」｜チームのための新しい共有ノート
Scrapboxは、あらゆる情報を自動で整理することができる知識共有サービスです。
同一ページで、複数名がリアルタイムで編集をすることが可能で、書いた内容はリアルタイムで保存されるのが特徴です。
■Scrapboxの特徴
1. 関連したノートをリンクさせやすい
内部リンクやハッシュタグの機能を使って、関連したノートを簡単にまとめることができます。
2. Gyazoとの連携ができる
ScrapboxとGyazoは同じ会社が作っているため、GyazoのURLを貼り付けるだけで、画像が表示されます。
■Scrapboxの主な機能
ページ
自由にタグ、コードスニペット、箇条書き、タイトルなどを追加することができますので、自由自在にメモを保存・共有することが可能です。
また、リアルタイムでの同時編集も可能なため、協同作業をしやすいのが特徴になります。
■Scrapboxの導入費用
個人での利用や、非営利での利用の場合は、無料で利用することができます。
法人利用や、営利目的の場合は、有料プラン（1000円/月（1ユーザーあたり））にするにする必要があります。
（有料プランは、30日間の無料期間があります。）
プログラマー向けのノート共有なら「Boostnote」
Productivity – 「Boostnote」 | Boost Happiness, Productivity, and Creativity.
Boostnoteは、開発者向けのEvernoteのような位置付けで、マークダウンへの対応など、プログラマー向けのノートアプリで、ダウンロードしてユーザー登録などもせず、すぐに使えるのが特徴です。
■Boostnoteの特徴
1. プログラマー向けのノート
Markdownの対応やJavascript、HTML、CSS等への対応など、プログラマーを意識した機能が豊富です。
2. ローカル環境で動く
インストールの手間がありますが、ローカル環境で動かすことができるため、ネットワークに依存せず使うことができます。
■Boostnoteの主な機能
ノート
プレビュー機能があるので、Markdownで書いた内容をすぐに確認することができます。また、Javascript、Python、HTML、CSS等100以上の言語でシンタックスハイライトを付けることが出来、複数のコードスニペットを同じスニペットに保存することができます。
■Boostnoteの導入費用
Boostnoteは、オープンソースプロジェクトのため無償利用することができます。
ファイルサーバー感覚で共有するなら「NotePM」
「NotePM」｜ドキュメント情報共有サービス
NotePMは、議事録やマニュアル、ノウハウなどの、様々なドキュメントを効率的に管理できる、ドキュメント専用の情報共有サービスです。
■NotePMの特徴
1.安心のセキュリティ
2段階認証の導入や、プライバシーマークの認定を受けています。
2.既読管理や見た時間がわかる
見た・見てないという問題が解消されます。
■NotePMの主な機能
ドキュメント管理
ファイルはフォルダ階層で管理され、ファイルサーバーと同じ感覚で操作をすることができます。
ファイル管理の他、マークダウンでの文書作成にも対応しており、ファイルの中身も全文検索が可能です。
■NotePMの導入費用
NotePMは、30日間の無料トライアルがついています。
その後は有料プランを契約する必要があり、月額1000円/3人〜となっています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
各ツールとも特徴がありますので、自社の業務やITリテラシーなどを考慮して選定をするのがいいのではないのでしょうか。
どのツールを選んだとしても、必要な情報を一箇所にまとめることができるのに変わりはありませんので、是非今回ご紹介させていただいたツールを使い、情報集約を進めていただけると嬉しいです。
