ノウハウは一般的に、社員の一人ひとりがメモや個人で作成したファイル内で管理しているケースが多いです。一方、ノウハウを全社で統一し管理できると、社員の知識・情報が詰まったノウハウを全社に浸透させられます。
しかし、ノウハウの共有に必要な「ノウハウ共有ツール」の導入を検討していても、「どのツールが自社にマッチしているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内の知識・ノウハウ共有におすすめのツール7選や、選定ポイントをご紹介します。
- チームや部署におけるスキルの属人化が激しいので、スキルを横展開させたい
- ノウハウ共有に役立つツールが複数あるため、何を基準に選定するべきか分からない
- 個々人の持つノウハウを共有するために、簡単に使えるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチした最適なツールを選べるうえ、社内のノウハウ共有を活性化できるようになります。
目次
ノウハウ共有とは
ノウハウ共有とは、”業務に関する専門的な知識や必要な情報を共有すること”です。
たとえば、「マーケティングのテクニック」「プログラム開発の知識」「自社独自の製造技術」など多岐にわたる情報を、部署内や全社で伝えます。このように、ノウハウを共有することで、ばらつきやすい業務水準を社内で揃えられ、生産性を上げられるのです。
またノウハウが共有されていない状態のことを「属人化」といい、属人化が起こると業務の滞りや、自社の経営状態の悪化が起こりやすくなります。したがって、ベテランの知識を共有できる仕組みづくりが求められているのです。
社内のノウハウ共有を成功させる方法とは
社内のノウハウ共有を成功させるには、「ノウハウを簡単に残せる仕組み」を構築する必要があります。
ノウハウの共有が社内で定着しない最も大きな理由のひとつに、「知識・情報を手動で蓄積していること」が挙げられます。したがって、社員一人ひとりが能動的に知見を教え合うような環境とシステムを整備する必要があるのです。
そこで、全メンバーが情報を記録・閲覧できるノウハウ共有ツールが不可欠です。ノウハウ共有ツールを活用すると、情報が一か所に集約されて知識の属人化を防げます。
ただし、操作の複雑なツールを導入するとノウハウ共有が社内に浸透しづらいので、「ナレカン」のように、少ない工数で情報管理できるツールを選ぶなどの工夫が必須です。このように、ノウハウを簡単に共有できるように仕組みを整えるべきなのです。
【無料あり】おすすめのノウハウ共有ツール7選
以下では、厳選したおすすめのノウハウ共有ツール7選をご紹介します。
ノウハウ共有を実現するには、誰でも自由にノウハウを残し、蓄積されたノウハウへ簡単にアクセスできるシステムの構築が必須です。そこで、個人のノウハウを一元管理するITツールを導入して、ナレッジ管理の体制を整えるべきと言えます。
ただし、多機能なノウハウ共有ツールは操作も複雑なので、社員のITリテラシーにばらつきのある企業には不向きです。したがって、「ノウハウの共有に必要かつ過不足のない機能を備えたツール」を選びましょう。
結論、最も簡単にノウハウ共有を進めるには、機能がシンプルで、メールを使える方ならばすぐに使える「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、社内のノウハウをノート形式にまとめて、リアルタイムで共有できます。また、直感的な操作で体系的に整理できる「フォルダ」や、見たい情報へすぐにアクセスできる「検索機能」を使うと、情報が見つからないストレスが発生しません。
【ナレカン】最もシンプルなナレッジ管理ツール
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】簡単にノウハウの蓄積・共有ができるツール
目的ごとに複数のツールを導入すると、ツールの数が多いほど社員の負担となります。そのため、ノウハウ共有に加えて、「タスク管理」や「個人やグループ間のメッセージ」などの機能を備えたツールを使う選択肢もあります。
つまり、タスクの管理などもひとつのツールで済ませたい場合は、「Stock」の利用が適しています。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Qiita:Team】Markdown形式にも対応したツール
＜Qiita:Teamの特徴＞
Qiita:Teamは、日報や議事録などのドキュメント作成・共有ツールです。ChatWorkやSlackなどさまざまなツールと連携できるのが特徴です。
＜Qiita:Teamの機能・使用感＞
- 外部サービスとの連携
外部サービスとの連携により、Qiita:Team内の新しいコメントにすぐ反応できます。具体的には、「Slack」や「Chatwork」などのツールと連携可能です。
＜Qiita:Teamの注意点＞
- 無料プランがない
- 非エンジニアには馴染みづらい
無料利用は30日間のトライアルのみで、トライアル後は有償契約が前提となります。
文章の記載にMarkdown方式を採用しているため、非エンジニアが多い企業では浸透しづらいです。
＜Qiita:Teamの料金体系＞
- Personal：500円/月
- Micro：1,520円/月
- Small：4,900円/月
- Medium：7,050円/月
- Large：15,300円/月
- Extra：15,300円/月～
【iQube】グループウェアとしても使えるツール
＜iQubeの特徴＞
iQubeはノウハウ蓄積に特化したグループウェアです。10人までなら1か月間、有料プランと同じ機能を無料で使えます。
＜iQubeの機能・使用感＞
- 閲覧・編集権限の設定
フォルダごとに権限の設定が可能です。編集者の設定だけではなく、閲覧可能の設定もユーザー・グループごとにできるので、機密情報の管理にも適しています。
＜iQubeの注意点＞
- 無料プランでは一部機能に制限がある
- 連携機能が不十分
ほぼ有料プランと同様の機能が利用できますが、コンテンツ登録数や利用人数には制限があります。
利用しているユーザーからは「googleカレンダーとの連携を行った際、連携機能はあるようですが、連携されませんでした」という声もあります。（引用：ITreview）
＜iQubeの料金体系＞
- 1か月無料プラン：最長1か月間無料
- スタンダードプラン：440円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムプラン：770円/ユーザー/月（月払い）
【Confluence】エンジニア向けの社内Wiki
＜Confluenceの特徴＞
Confluenceは、JIRAなどのプロジェクト管理ツールを開発しているAtlassianが提供する、Wikiツールです。JIRAとの連携ができ、プロジェクト管理とドキュメント管理をシームレスに進められるのが特徴です。
＜Confluenceの機能・使用感＞
- テンプレート機能
あらかじめ複数のテンプレートを用意しておくことができます。テンプレートの検索機能もあるため、すぐに見つけられます。
＜Confluenceの注意点＞
- ビジュアルエディターが使いづらい
- 検索機能が不十分
- フリーズすることがある
HTMLでの記載ができず、ビジュアルエディターが使いづらいというユーザーの声があります。
利用しているユーザーからは「ドキュメントの検索性が悪い、キーワード入力でも探したいものが見当たらないケースが多い」という声もあります。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは「特定のページの特定の個所の記載を修正しようとした場合フリーズしてしまうことがある」という声もあります。（引用：ITreview）
＜Confluenceの料金体系＞
- Free：0円
- Standard：～790円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：～1,510円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【kintone】自由なカスタマイズが可能なツール
＜kintoneの特徴＞
kintoneは自社で必要な機能を自在にカスタマイズ可能な、サイボウズのクラウドサービスです。APIを使って他システムと連携をしたり、Javascriptを使った開発ができるのが特徴です。
＜kintoneの機能・使用感＞
- 豊富な機能
豊富な選択肢のなかから自社に必要な機能を選んで、設定することができます。自由にカスタマイズすることができますが、ITツールに不慣れな社員は使いづらいと感じる可能性が高いです。
＜kintoneの注意点＞
- プラグイン導入した機能は表示されない場合がある
- 欲しいシステムを構築するには時間がかかる
- 検索機能が使いづらいと感じる可能性がある
プラグイン（拡張機能）を導入した機能は、スマホで表示されない場合があるので注意が必要です。
自由に設計できる一方で、要望を盛り込んでいくと構築に時間がかかりすぎる恐れがあります。
利用しているユーザーからは「検索機能に対する制限があり、ちょっと使いにくいところがあります」という声もあります。（引用：ITreview）
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：780円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月（月払い）
【Vertica】大量データ利用に最適なノウハウ蓄積ツール
＜Verticaの特徴＞
Verticaは次世代型データベースと呼ばれ、蓄積された大量のデータから必要な情報を抽出して分析できるのが特徴です。
＜Verticaの機能・使用感＞
- データ圧縮
最大90%のデータ圧縮によって、同じコストで10~30倍の量のデータを保存できるのです。
＜Verticaの注意点＞
- 日本での導入事例が少ない
導入事例の多くが海外のため、事例を参考にした導入が難しいです。
＜Verticaの料金体系＞
- 詳細な料金については問い合わせが必要です。
ノウハウ共有ツールの比較表
以下はご紹介した7つの「ノウハウ共有ツール」の比較表です。（右にスクロールできます）
| 【1番おすすめ】ナレカン | Stock | Qiita:Team | iQube | Confluence | kintone | Vertica | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最もシンプルなナレッジ管理ツール |
簡単にノウハウの蓄積・共有ができるツール |
Markdown形式にも対応したツール |
グループウェアとしても使えるツール |
エンジニア向けの社内Wiki |
自由なカスタマイズが可能なツール |
大量データ利用に最適なノウハウ蓄積ツール |
| フォルダ機能 |
○ |
○ |
○ |
○ |
○ |
○ |
○ |
| 検索機能 |
○ |
○ |
○ |
○ |
○ |
○ |
○ |
| 注意点 |
データの圧縮機能はない |
マークダウン方式は採用していない |
非エンジニアには馴染みづらい |
無料プランでは一部機能に制限がある |
オンプレミスとクラウドで提供機能が違う |
欲しいシステムを構築するには時間がかかる |
日本での導入事例が少ない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは月額500円/ユーザー/～ |
・無料プランなし
・有料プランは500円/月（1名のみ）〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1ユーザーあたり440円/月（月払い）〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1ユーザーあたり790円/月（月払い）〜 |
・無料プランなし
・有料プランは1ユーザーあたり780円/月（月払い）〜 |
詳細な料金は要問合せ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Qiita:Team」の詳細はこちら |
「iQube」の詳細はこちら |
「Confluence」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
「Vertica」の詳細はこちら |
ノウハウ共有ツールを導入する3つのメリット
以下では、ノウハウ共有ツールを導入する3つのメリットを解説します。
ツールを導入するメリットをあらかじめ社内で浸透させておくと、導入後もスムーズに定着できるため、以下の内容を確認しておきましょう。
（1）ノウハウの検索ができる
ノウハウ共有ツールを利用すると、検索によって目的のノウハウへ素早くアクセスできます。
ノウハウを共有しても、必要なときに該当の情報をすぐに使えなければ、正しく共有できているとは言えません。そこで、キーワードやタグを検索するだけで該当のノウハウを確認できるツールを使うと、ノウハウを効率的に活用可能になります。
ただし、ノウハウを明確なルールに則って格納しなければ、データを検索してもヒットしません。したがって、「タイトルの付け方」や「どの階層で管理するか」など、あらかじめルールを明確化しておくこともポイントです。
（2）ノウハウの更新が簡単
ノウハウ共有ツールを利用すると、ノウハウを簡単に更新できます。
紙の管理では修正を重ねるたびに視認性が低下するほか、メモやエクセルを使ったノウハウ共有であっても、更新したら都度共有しなおす必要があり効率的ではありません。さらに、どのデータが最新のノウハウなのか分からなくなってしまう可能性もあるのです。
一方で、ノウハウ共有ツールでは投稿されたノウハウに追記したり、タグをつけたりすることで情報を簡単に更新できます。つまり、最新状態のノウハウが常にツール内に蓄積されるので、自由に活用可能なのです。
（3）ノウハウを社内のナレッジとして残せる
ノウハウ共有ツールを活用すると、ノウハウを社内のナレッジとして保管できます。
ノウハウが属人化すると特定社員にしかできない業務が増え、異動や退職時に引継ぎの手間がかかります。また、特定の社員が欠勤したときに業務が停滞する恐れもあるのです。
そこで、ノウハウ共有ツールに個人のノウハウを登録しておくと、必要に応じて任意のメンバーへ共有できます。このように、属人的なノウハウを社内のナレッジとして定着させることで、業務を円滑に進められるようになるのです。
ノウハウ共有ツールの3の選定ポイント
ノウハウ共有ツールの導入・運用には教育コストや利用料金など、さまざまなコストがかかります。そのため、ツールの導入前には以下の3つの選定ポイントを事前に把握しておき、ミスマッチのないツールを選ぶ必要があります。
（1）ノウハウの共有・蓄積が簡単か
とくに、非IT企業や社員のITリテラシーにばらつきのある大企業の場合、誰でも簡単にノウハウの共有・蓄積ができるかは一層注視すべきポイントとなります。
導入したツールの操作が複雑ではメンバーが面倒だと感じ、結果として中長期的にノウハウの蓄積・共有がされなくなってしまいます。また、「便利そう」という定性的な理由で多機能なツールを選定すると、全ての機能を使いこなせず、無駄な運用コストがかかります。
したがって、社内のITリテラシーが異なる場合でも、誰でも簡単にノウハウ共有・蓄積できるツールの選定が大切です。
（2）サポートが手厚いか
サポートの手厚さも、ノウハウ共有ツールの選定ポイントのひとつです。
ナレッジ管理ツールは全社で使うものですが、最初は限られた部署から試用を始めて、徐々に利用人数を増やしていく必要があります。また、ツールを導入するための社内稟議や、”異なる形式で書き溜めているノウハウを新しいツールに移行する”ことにも手間がかかります。
そのため、試用計画の立案や、稟議・データ移行のサポートが手厚い「ナレカン」のようなツールが適しているのです。
（3）必要な機能が備わっているか
自社に導入するツールが、ノウハウ共有に必要かつ過不足ない機能を備えているかを確認しましょう。
ノウハウ共有のほかにも多数の機能を備えたグループウェアもありますが、多機能で操作が複雑なツールの導入は控えるべきです。なぜなら、機能が多すぎて社員が使いこなせないツールを導入しても、次第に使われなくなるからです。
そのため、ツールを選ぶときは、自社のノウハウ共有における一番の課題を特定しましょう。過不足のない機能を持ったツールの導入が重要となります。
関連記事： ノウハウとは何か？正しい意味を簡単に解説！
おすすめのノウハウ共有ツールのまとめ
ここまで、ノウハウ共有に役立つおすすめツールと、選定ポイント・メリットについて解説しました。
ノウハウを蓄積・共有すると、企業の規模を問わず業務効率化を実現でき、コスト削減にも繋がります。また、業務に関する知識のデータベースを作るためにも、ITツールを活用して”必要なときに必要なノウハウへアクセスできる環境”を作る必要があるのです。
そして、ツールの選定ポイントで一番大切なのは、サポート体制はもちろん、「誰でも簡単にノウハウの共有・蓄積ができるか」です。また、”コメント機能”で共有したノウハウに対するやりとりができるツールを使うと、より効率的に業務を進められます。
結論、自社のノウハウ共有には、ITツールに不慣れな社員でも簡単に操作できるツール『ナレカン』が最適です。
ナレカンにはコメント機能も備えたツールなので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的にノウハウ蓄積・共有をしましょう。
