今では当たり前ですが、企業同士のやりとりはメールを使用し、紙媒体の書類や資料はWordやExcelに転換されるなど、業務においてPCを利用するシーンが多くなりました。
 
そして近年、勤怠管理や顧客管理、ナレッジマネジメントなど、さらなる業務効率化を目的にIT化を推進する企業が増加傾向にあります。
 
実際に、業務効率化を目的としたさまざまなITツールを導入することで、生産性が向上するなどのメリットを享受できます。
 
一方で、必要書類は全て手書きで作成・管理する、というアナログな社内文化が浸透している企業や、今までの運用で不便を感じていない場合は、いきなり「IT化」と言われても、どうすればいいのかよくわからないのではないでしょうか。
 
そこで今回は、IT化に関する概要やメリット、事例やIT化の進め方について解説していきますので、
 
  • IT化することで得られるメリットを知りたい
  • IT化の進め方を詳しく知りたい
  • IT化を進めるにあたって、必要なツールなどが知りたい
という企業担当者の方は、ぜひこの記事を参考にし、IT化による業務効率化を実現していきましょう。


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IT化とは何か?

今日ではIT化の導入が企業の発展に貢献すると言っても過言ではありませんが、IT化とは具体的にどういうことなのか、何が実現できるのかを事前に把握しておく必要があります。
 
以下では、IT化の意味と実現できることについてご紹介します。

IT化の意味

ITとは Information Technology の略語で、コンピューターとネットワーク技術の総称のことです。
 
したがって、IT化は「IT技術やデジタル技術を活用することで、アナログな作業やツールをデジタルに変換して、業務効率化やコスト削減を目指すこと」を意味します。
 
つまり、IT化を推進することで、手動で行なっていた作業をツールで代替したり、サポートしたりできるので、仕事の工数を減らし、費用削減の効果が期待できます。

IT化で実現できること

IT化による「業務の自動化」と「情報のデジタル化」によって、日常の業務で実現できることが多くあります。

業務の自動化

業務の自動化によって、時間や手間のかかる業務がなくなり時間的なコスト削減に繋がります。
 
例えば「勤怠管理の機械にICカードをかざすと打刻ができ、そのデータを一括でまとめてくれる」「音声解析のツールで議事録の文字起こしが自動的にできる」などが挙げられます。

情報のデジタル化

情報のデジタル化によって、情報の蓄積や管理、活用が簡単にできるようになります。
 
「オンラインストレージを活用することで、文書の管理場所が必要なくなり、簡単に分類ができるようになる」「PCやタブレット端末から書類をいつでも確認できるようになる」などが具体例として挙げられます。


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IT化とDX化の違い

IT化と似たような言葉のひとつに「DX化」という言葉があります。
 
IT化と同じく近年注目を浴びている言葉ですが、意味や目的が異なりますのでその違いも把握しておきましょう。

DX化とは何か?

DXは Digital Transformation (デジタルトランスフォーメーション) の略語であり、直訳すると「デジタル化による(社会・ビジネスの)変革」という意味になります。
 
つまり、DX化は「IT技術やデジタル技術を活用し、今までにない価値を社会に提供すること」と言えます。
 
例えば、「利用情報からユーザーの購買行動の傾向を分析して、別の商品やサービスを提案する」や「陸路での輸送が困難である場所に、ドローンを使って物資を運ぶ」などが挙げられます。

IT化とDX化は目的が違う

IT化とDX化の最大の違いは「目的」にあります。
 
IT化の目的は「局所的な業務効率化とコスト削減」であるのに対して、DX化は「大局的なビジネスの変革」を目的にするものです。
 
それぞれ目指すものが違うので、必要な準備や情報、ツールなども違ってきます。
 
一方で、この2つは独立したものではなく、「DX化はIT化の先にあるもの」というイメージもあります。
そのため、まずは身近な業務をIT化していくことで、DX化を実現できると言えます。


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関連記事: DX化とIT化は違う?!DXの事例や進め方のポイントまで徹底解説

IT化がもたらす3つのメリット

以下ではIT化がもたらす3つのメリットについてご紹介していきますので、IT化を実現した自社はどのように業務効率化が実現できているのかをイメージしてみましょう。

生産性や利益が向上する

IT化を推進することで「生産性」と「利益」が向上します。
 
IT化が仕事のムダやムラをなくしてくれるので、時間を短縮しながら質の高い業務ができるようになります。
さらに、業務が標準化されるので人的ミスも減り、対策に使用されていたコストの削減が可能です。
 
したがって、限られた資源で効率的に成果を出し、コスト削減もできるので、仕事の「生産性」と「利益」が増大していきます。

情報管理・共有の利便性が向上する

ITツールの導入によって、情報の管理や共有がとても簡単になります。
 
書類などを紙で管理している場合には、ファイリングや分類の手間があったり、必要な資料を見つけるのに苦労したりと不便に感じることが多いでしょう。
 
しかし、情報をIT化することで「いつでも、どこでも簡単に」書類を確認、管理、共有できます。データもクラウド上に保管するので場所も取りません。
 
また、今までは職場にいないと確認ができなかった情報に自宅などからアクセスできるので、テレワーク等の新しい働き方にも対応ができます。
 
もちろん、ツールごとに権限付与機能などのセキュリティ対策がされているので、万が一のときでも安心です。

DX戦略の推進に繋がる

IT化はDX化の手段ですので、IT化の実現無しにはDX化を促進できません。したがって、DX化を推進するにはまずは社内のIT化を進める必要があります。
 
IT化を進めて社内のIT環境を整えることで、業務やタスクだけでなくビジネスモデル自体もIT化する準備ができます。
 
しかし、IT化の目的が「業務効率化」「コスト削減」とあるように、必ずしも「DX戦略の推進」が目的にはなりません。
 
そのため、「なぜ社内でIT化をするのか」をはっきりとさせる必要があります。


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関連記事: DXの意味って何?!知らないと損するDXのあれこれ

IT化が遅れている業界

以下では、IT化が遅れている業界をご紹介していきます。以下の業界に属している企業は、いち早くIT化を進め、かつ効果的な運用を実現することで競合との差別化が図れます。

製造業

日本の製造業では、資本力のある一部のメーカーは積極的にIT化を推進していますが、業界全体としてみると、まだ完全にIT化が実現している状況ではありません。
 
古いシステムに業務を合わせているので、新しいシステムを導入しにくいなどの問題が起こっています。
 
また、新しいテクノロジーへの知識や技術、資金などの不安要素から積極的に検討ができないことも挙げられます。

農業

高い成長率が見込まれる業界ですが、比較的IT化が遅れているのが現状です。
 
現時点でもドローンでの農薬の散布や、認証技術を活用した栽培のサポート等の取り組みはありますが、規模が小さいのでなかなか業界全体のIT化が進んでいません。
 
また、農業が大きな産業割合を占める地域は地方であるので、ITが盛んな首都圏とは離れているというのもIT化が進んでいない要因のひとつです。

医療

医療業界では、紙文書やFAXでの情報共有が主流であり、メールなどもあまり使われていない傾向があります。
 
医療は多くの個人情報を取り扱うので、データの管理やセキュリティの問題があり、積極的な導入ができていない現状です。
 
一方で、クラウドタイプの電子カルテの普及や受付業務のオートメーション化が少しずつ広がってきています。
 
今後、高齢化による医療の需要増加と人材不足が深刻化する恐れがある医療業界では、速やかにIT化を進めていく必要があると言えます。


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関連記事: 【業界別】DXの事例12選!DXを成功させるポイントも解説!

IT化が遅れている原因とは?

もしIT化を促進してもなかなか効果が得られない場合は、自社が以下の「IT化が遅れている原因3パターン」に陥っていないかどうかを確認してみましょう。

「人材」「資金」「知識」が不足している

主に中小企業では、この3つの不足によってIT化を推進できない状況にあります。
 
IT化のためには、社内にIT人材を配置することが必要ですが、普段の業務で精一杯なくらいの慢性的な人不足であると、IT化は困難になります。
 
また、IT化にはハードウェアやソフトウェア、インターネット環境などのコストがかかります。初期費用だけでなく、運用費用もかかるので中長期的に考えなければコスト面で損失を被ってしまう可能性があります。
 
さらに、実際の現場で働く社員にITに関する知識がない場合、ITリテラシーの教育も必要ですので、そこに割けるリソースがあるかどうかも確認が必要です。

費用対効果を短期的に実感できない

IT化は長期的に見れば、事業機会の拡大やコストの削減など様々なメリットがあります。
 
しかし、IT化からすぐに効果を実感するのは難しく、短期的に「費用対効果が小さい」と判断されてしまうので、なかなかシステムやツールが導入がされないのが現状です。
 
また、以前であれば「IT化を推進する」というだけでも他社と差別化されましたが、現在ではどの企業もIT化を推進しようとするので、その効果を実感するのが困難になっているのです。

複雑なシステムやツールを使っている

ITツールやデジタル技術を導入しているものの、うまくIT化が進んでいない場合は「複雑なシステムやツール」が原因です。
 
導入したITツールの使い方が複雑で、「かえって効率が悪くなった」「ITに詳しくない人が敬遠して実際は利用されていない」という状況に陥ってしまっている企業も多いです。
 
業界の慣習や伝統、企業文化などもIT化が遅れている要因として考えられますが、実はIT化自体が要因となっている可能性もあるのです。


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IT化の進め方4ステップ

IT化の導入には順序があり、ツールを闇雲に取り入れたとしても思うような効果は得られません。
 
以下でIT化の進め方をステップごとに解説していきますので、ひとつひとつ意識しながらIT化の促進をしていきましょう。

IT化する対象を設定する

IT化をする業務や作業の対象を選択しましょう。
 
対象を絞ることが難しい場合、「IT化する優先度」「IT化する難易度」の2つを基準に選びます。
 
IT化しなくても業務効率化やコスト削減にあまり影響しないものや、IT化するのに手間や時間がかかるものは、社内のIT環境が整うまでは保留しておくべきでしょう。
 
そのため、比較的すぐにIT化すべき業務や簡単にIT化できそうな業務から洗い出すことをおすすめします。

段階的にIT化していく

ITに詳しくない人でもツールやシステムを使いこなせるようになるために、段階を踏んでIT化しましょう。
 
一度にあらゆる業務をIT化しようとすると、業務が複雑になったり、様々な問題が発生したりと非効率的です。
 
そのため、まずは社員の混乱を防ぐためにも「身近な業務」から少しずつIT化します。

周囲の理解と協力を得る

社内のIT化は、経営陣や担当者だけが推進してもあまり効果はありません。
 
実際の現場でITを活用する社員の理解と協力が必要不可欠です。
 
そのためには、ITに詳しくない人でも簡単に使えるシンプルな機能を兼ね備えたツールがおすすめです。
 
なぜなら、高機能・高性能なツールでも、実際に使う人がうまく使いこなせないと効果を実感できないからです。
 
ツールの導入するハードルを下げる意味でも、「誰でも使える」という視点でツールを選びましょう。

IT化にこだわらない

IT化することに固執してしまうと、ITツールやデジタル技術を導入することが目的になってしまいます。
 
そうなると、「業務が煩雑になり非効率になった」「高い初期費用だけがかかって効果がない」という事態になりかねません。
 
そのため、まずは「IT化する目的」を明確にしましょう。
 
目的を明確にすることで、導入計画の精度が高いものになり、課題への適切な対応ができるようになります。


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関連記事: DXで注目されている中小企業はどこ?DX推進を成功させる3つのポイントも解説

会社のIT化をサポートするおすすめのツール

IT化を促進していくためには、効率化する業務は多岐に渡っても、一度に全てをIT化していくのは社内の混乱を招きます。
 
そのため、身近な業務管理やタスク管理からツールを導入していくのが良いでしょう。
 
さらに、導入後の教育が必要なく、すぐに誰でも使えるツールがあれば導入したその日から効率化が実現できます。
 
例えば、70,000社以上の導入実績がある「Stock」という情報ストック・タスク管理ツールは、非IT企業のために設計された使いやすいツールです。
 
以下でその特徴や機能、料金を簡単にご紹介します。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。




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IT化とDX化の違いやメリット・進め方 まとめ

これまでIT化とDX化の違いやメリット、進め方、おすすめのツールについてご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
 
  • IT化の目的は局所的な業務効率化とコスト削減であり、DX化の目的は「大局的なビジネスの変革」である。
  • IT化の導入により、情報管理などの利便性が上がり、生産性や利益向上に繋がる。さらにDX化の推進にも貢献する。
  • IT化の進め方は対象設定から始まり、周囲の理解と協力を得ながらIT化していくことが重要。
  • 一気にIT化を進めるのではなく、まずは情報管理やタスク管理など、身近な部分から始めること。
IT化の第一歩として、おすすめツールのひとつに誰でも使える情報管理ツールのStockをご紹介しました。
 
利用・登録は無料からできるうえ、登録も非常に簡単ですので、自社の情報共有に課題を感じている場合には、ぜひ利用してみてIT化を実現していきましょう。
 
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