今では当たり前ですが、企業同士のやりとりはメールを使用し、紙媒体の書類や資料はWordやExcelに転換されるなど、業務においてPCを利用するシーンが多くなりました。
 
そして近年、勤怠管理や顧客管理など、さらなる業務効率化を目的にIT化を推進する企業が増加傾向にあります。実際に、業務効率化を目的としたITツールを導入すれば、生産性が向上するなどのメリットを獲得できます。
 
一方で、必要書類は全て手書きで作成・管理するといったアナログな社内文化が浸透している企業や、現在の運用に対して不満のない企業も一定数あります。そのため、自社のIT化による具体的な利点がわからないと感じている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、IT化に関する概要やメリット、事例やIT化の進め方について解説します。
 
  • 自社の情報管理に課題を感じているが、IT化にはどんなメリットがあるのかがイメージできない
  • 「IT化」と「DX化」の違いを理解し、自社の課題へ適切なアプローチをしたい
  • IT化の進め方を知ったうえで自社で実践し、業務効率化を実現したい
という企業担当者の方は、ぜひこの記事を参考にし、IT化による業務効率化を実現していきましょう。


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IT化とは何か?

IT化を推進する前に、IT化とは具体的にどのようなものを指すのか、何が実現できるのかを事前に把握しなければなりません。
 
以下では、IT化の意味と実現できることについてご紹介します。

IT化の意味

ITとはInformation Technologyの略語で、コンピューターとネットワーク技術の総称です。
 
したがって、IT化は「IT技術やデジタル技術の活用によりアナログな作業をデジタルに変換して、業務効率化やコスト削減を目指すこと」を意味します。
 
つまり、IT化の推進によって、手動で実施していた作業をツールで代替・自働化できるので、仕事の工数の減少や費用削減の効果が期待できます。

IT化で実現できること

IT化による「業務の自動化」と「情報のデジタル化」によって、日常の業務で実現できることが多くあります。

業務の自動化

業務の自動化によって、時間や手間のかかる業務がなくなり時間的なコスト削減に繋がります。
 
たとえば「勤怠管理の機械にICカードをかざすと打刻ができ、そのデータを一括でまとめる」「音声解析のツールで議事録の文字起こしが自動的にできる」などが挙げられます。

情報のデジタル化

情報のデジタル化によって、情報の蓄積や管理、活用がよりスムーズになります。
 
「オンラインストレージを活用によって、文書の管理場所が必要なくなり、簡単に分類ができるようになる」「PCやタブレット端末から書類をいつでも確認できるようになる」などが具体例として挙げられます。


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IT化とDX化の違い

IT化と似た言葉のひとつに「DX化」があります。
 
IT化と同じく近年注目を浴びている言葉ですが、意味や目的が異なるのでその違いも把握しておきましょう。

DX化とは

DXはDigital Transformation(デジタルトランスフォーメーション) の略語であり、直訳すると「デジタル化による(社会・ビジネスの)変革」という意味になります。
 
つまり、DX化は「IT技術やデジタル技術を活用し、今までにない価値を社会に提供すること」と言えます。
 
たとえば、「利用情報からユーザーの購買行動の傾向を分析して、別の商品やサービスを提案する」や「陸路での輸送が困難である場所に、ドローンを使って物資を運ぶ」などが挙げられます。

IT化とDX化の違い

IT化とDX化の最大の違いは「目的」です。
 
IT化の目的は「局所的な業務効率化とコスト削減」であるのに対して、DX化は「大局的なビジネスの変革」を目的にしています。
 
すなわち、DX化はIT化の先にあるものです。IT化による業務効率化の実現が、DX化を成功させる糸口となります。
 
そのため、身近な業務を順次IT化すれば、やがてDX化を実現できると言えます。
 
関連記事: DX化とIT化は違う?!DXの事例や進め方のポイントまで徹底解説


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IT化がもたらす3つのメリット

以下では、IT化によって企業が得られるメリットについてご紹介します。
 
IT化にはITツールの導入が必要となるため、推進に当たっては一定のコストがかかることは避けられません。そのため、ITツールへの投資の許可を得るには経営層にIT化のメリットを理解してもらう必要があります。
 
そこで、経営層を説得する材料となる魅力的なメリットを以下で3点紹介します。

生産性や利益が向上する

IT化の推進によって「生産性」と「利益」が向上します。
 
IT化は仕事のムダやムラの排除に役立つため、時間を短縮しながら質の高い業務ができるようになります。さらに、業務が標準化されるので人的ミスも減り、誤表記を確認するコストの削減も可能です。
 
したがって、限られた資源で効率的に成果を出し、コスト削減もできるので、仕事の「生産性」と「利益」が増大していきます。

情報管理・共有の利便性が向上する

ITツールの導入によって、情報の管理や共有がとても簡単になります。
 
書類などを紙で管理している場合には、ファイリングや分類の手間があったり、必要な資料を見つけるのに苦労したりと不便に感じる場面が多いでしょう。
 
しかし、情報をIT化すれば場所や時間に縛られることなく書類を確認・管理・共有できます。データもクラウド上に保管するので保管場所を用意する必要もありません。
 
また、今までは職場にいないと確認ができなかった情報に自宅などからアクセスできるので、テレワーク等の新しい働き方にも対応ができます。
 
もちろん、ツールごとに権限付与機能などのセキュリティ対策がされているので、万が一のときでも安心です。

DX戦略の推進に繋がる

IT化はDX化の手段ですので、IT化の実現無しにはDX化を促進できません。したがって、DX化の推進前に、まずは社内のIT化を進める必要があります。
 
IT化を進めて社内のIT環境を整えれば、業務やタスクに加えてビジネスモデル自体を変化させる機会を獲得でき、DX化のきっかけとなります。
 
しかし、IT化の目的が「業務効率化」「コスト削減」とあるように、必ずしも「DX戦略の推進」が目的にはなりません。
 
そのため「なぜ社内でIT化をするのか」を明確にする必要があります。
 
関連記事: DXの意味って何?!知らないと損するDXのあれこれ


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IT化が遅れている業界

以下では、IT化が遅れている業界をご紹介します。以下の業界に属している企業はいち早くIT化を推進、かつ効果的な運用を実現すれば競合との差別化も可能です。

製造業

日本の製造業では、資本力のある一部のメーカーは積極的にIT化を推進していますが、業界全体としてみるとまだ完全にIT化が実現している状況ではありません。
 
古いシステムに業務を合わせているので、新しいシステムを導入しにくいといった問題が起こっています。
 
また、新しいテクノロジーへの知識や技術、資金などの不安要素から積極的に検討ができない点も挙げられます。

農業

高い成長率が見込まれる業界ですが、比較的IT化が遅れているのが現状です。
 
現時点でもドローンでの農薬散布や、認証技術を活用した栽培のサポートなどの取り組みはありますが、規模が小さいため業界全体のIT化があまり進んでいません。
 
また、農業が大きな産業割合を占める地域は地方のため、ITが盛んな首都圏とは離れているのもIT化が進んでいない要因のひとつです。

医療

医療業界では、紙文書やFAXでの情報共有が主流であり、メールさえもあまり使われていない傾向があります。
 
医療は多くの個人情報を取り扱うので、データの管理やセキュリティの問題があり、積極的な導入ができていない現状です。
 
一方で、クラウドタイプの電子カルテの普及や受付業務のオートメーション化(自動化)が少しずつ広がってきています。
 
今後、高齢化による医療の需要増加と人材不足が深刻化する恐れがある医療業界では、速やかにIT化を進めていく必要があると言えます。
 
関連記事: 【業界別】DXの事例12選!DXを成功させるポイントも解説!


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IT化が遅れている原因とは

もしIT化を促進してもなかなか効果が得られない場合は、自社が以下の「IT化が遅れている原因」に陥っていないかどうかを確認してみましょう。

「人材」「資金」「知識」が不足している

主に中小企業では「人材」「資金」「知識」の不足によってIT化を推進できない状況にあります。
 
IT化のためには社内へのIT人材の配置が必要となるため、普段の業務でも遅れが発生するほどの慢性的な人手不足の場合、IT化は困難です。
 
また、IT化にはハードウェアやソフトウェア、インターネット環境などのコストがかかります。また、運用にもコストがかかるので、中長期的に考えなければコスト面で損失を被ってしまう可能性があります。
 
さらに、実際の現場で働く社員にITに関する知識がない場合、ITリテラシーの教育も必要となるため、そこに割けるリソースがあるかどうかも確認が必要です。

費用対効果を短期的に実感できない

IT化はITツールの活用によって成果が出るため、ITツールが社内に浸透するまでには時間がかかります。
 
IT化は、長期的に見れば事業機会の拡大やコスト削減などのメリットがあります。しかし、IT化からすぐに効果を実感するのは難しく、短期的に「費用対効果が小さい」と判断されてしまうので、なかなかシステムやツールが導入がされないのが現状です。
 
また、以前であれば「IT化を推進する」というだけでも他社と差別化されましたが、現在ではどの企業もIT化を推進しようとするので、その効果を実感するのが困難になっているのです。

複雑なシステムやツールを使っている

ITツールやデジタル技術を導入しているものの、うまくIT化が進んでいない場合は複雑なシステムやツールが原因です。
 
また、導入したITツールの使い方が複雑で「かえって効率が悪くなった」「ITに詳しくない人が敬遠して実際は利用されていない」という状況に陥っている企業も多くあります。
 
業界の慣習や伝統、企業文化などもIT化が遅れている要因として考えられますが、実はIT化自体が要因となっている可能性もあるのです。


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IT化の進め方4ステップ

IT化の導入には順序があり、ツールを闇雲に取り入れたとしても想定した効果は得られません。
 
以下ではIT化の進め方をステップごとに解説しますので、一つひとつ意識しながらIT化の促進をしていきましょう。

IT化する対象を設定する

IT化をする業務や作業の対象を選択しましょう。
 
対象を絞ることが難しい場合、「IT化する優先度」「IT化する難易度」の2つを基準に選びます。
 
IT化しなくても業務効率化やコスト削減にあまり影響しないものや、IT化するのに手間や時間がかかるものは、社内のIT環境が整うまでは保留しておくべきです。
 
したがって、比較的すぐにIT化すべきコミュニケーションに関わる業務や、「メモやノートの電子化」など簡単にIT化できそうな業務の洗い出しをおすすめします。

段階的にIT化していく

ITに詳しくない人でもツールやシステムを使いこなせるようになるために、段階を踏んでIT化しましょう。
 
一度にあらゆる業務をIT化しようとすると、業務が複雑になったり、さまざまな問題が発生したりと非効率です。
 
そのため、まずは社員の混乱を防ぐためにも社員教育はもちろん、全社でIT化に取り組む姿勢が必要です。徐々にIT化を推し進めれば、社内の抵抗感も生まれにくく、効率化の実現もしやすくなります。

周囲の理解と協力を得る

社内のIT化は、経営陣や担当者だけが推進してもあまり効果はなく、実際の現場でITを活用する社員の理解と協力が必要不可欠です。
 
そのためには、なぜ今までの業務フローから慣れないITツールを用いるのかの「目的」を正しく説明し、浸透させる必要があります。
 
また、高機能・高性能なツールでも、実際に使う社員がうまく使いこなせないと効果を実感できません。ITツールの導入ハードルを下げるには、ITに詳しくない人でも簡単に使えるシンプルな機能を兼ね備えた「Stock」のようなツールがおすすめです。

現場からのフィードバックを得ながらIT化を進める

ツールを利用するのは現場の社員になるので、定期的に導入したツールに関するフィードバックをヒアリングしましょう。
 
IT化は全社で利用できてはじめて達成するので、「ツールが使いこなせない社員」がいた場合、業務効率化の実現が遠ざかってしまいます。目的は「ツールの導入」ではないので、適切にツールが使われているかどうかは確実にチェックしましょう。
 
担当者や決裁権のあるメンバーだけではなく、ほかの社員の抵抗感を生み出さないためにもツールに対するモチベーションを落とさないことが大切です。
 
関連記事: DXで注目されている中小企業はどこ?DX推進を成功させる3つのポイントも解説


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会社のIT化をサポートするおすすめのツール

以下では、非IT企業のIT化に役立つおすすめのツールを紹介します。
 
IT化で効率化できる業務は多岐に渡りますが、一度にすべてをIT化しようと社内の混乱を招きかねません。そのため、身近な情報管理やタスク管理の分野に対して「ITツール」でアプローチする必要があります。
 
また、ツールの選定に関して日々の業務もあるなか、「リテラシーを考慮した使い勝手の確認」を一つひとつのツールで行うのは非現実的です。したがって、ITツールに対して社内のリテラシーを引き上げるのではなく、社内のリテラシーにツールを合わせる必要があるのです。
 
とくに、非IT企業ほど「ツールの利用難易度」は注視しなければなりません。すなわち、非IT企業におけるIT化で最初に導入するツールは社員のITリテラシーを問わず誰でも使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
 
「ノート」機能を使えば、今までは紙で伝達していた情報を一元管理できます。また、ノートは任意の社員にリアルタイムに共有可能なほか、検索機能もあるので欲しい情報をいつでも簡単に見つけられます。

【Stock】IT化をスムーズに実現する情報共有ツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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IT化とDX化の違いやメリット・進め方 まとめ

これまでIT化とDX化の違いやメリット、進め方、おすすめのツールについてご紹介してきました。
 
IT化を推進すれば、情報管理などの利便性が上がり、生産性や利益向上に繋がります。また、企業の競争優位性を確立させるDX化の推進にも貢献します。
 
IT化はまず対象設定から始め、周囲の理解と協力を得ながら進める必要があります。そのうえで、情報管理やタスク管理といった身近な部分からIT化を開始すれば、社員のITツールに対する関心が高まりIT化の一層の推進にもつながるのです。
 
そして、情報管理やタスク管理、コミュニケーションの活性化など特定の分野の効率化を目的としたツールは数多くあります。しかし、なかには複雑なツールもあるので、小さな分野からIT化の第一歩を推し進めるには、教育コスト不要の使いやすさで情報共有の効率化をスムーズに実現するStockのようなツールが求められています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でIT化を実現させ、業務効率化・DX化に繋げていきましょう。
 
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