「デジタル化」というワードをよく耳にしますが、その定義や目的について知っている人は少ないかもしれません。
 
また、デジタル化と同じような意味で使われる「DX」というワードも最近話題です。
デジタル化とDXは混同して使われますが、実はそれぞれ異なる意味を持つ概念です。
 
今回は、「デジタル化とDXの違い」「デジタル化のメリット・デメリット」を中心に解説していきます。
 
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デジタル化とは?

デジタル化とは、「デジタル技術を活用することで、既存のビジネスプロセスを効率化し、コストを削減することを目的とする取り組み」です。
例えば、「FAXで送っていた請求書をメールで送信するようにした」ということもデジタル化の取り組みの一つです。
 
また、デジタル化は「デジタイゼーション」とも呼ばれます。
 
デジタル化の目的にもあるように、デジタル化を推進することで業務フローの効率化とコスト削減が可能になるので、多くの企業はデジタル化を推進しようと取り組んでいます。
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デジタル化とDXの違い

DXとは?

DXはDigital Transformation (デジタルトランスフォーメーション)の略語です。
経済産業省の定義によると、DXとは「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」とされています。
 
これを簡単にまとめると、「デジタル技術を活用することで、ビジネスモデルや人々の生活を根底から変えることを目的とする取り組み」と言えます。
 
例えば、CDを購入したりレンタルすることで音楽を楽しむことが主流だった頃に、サブスクリプションのシステムを導入することで「収益モデル」や「音楽の楽しみ方」を変革したことがDXの事例になります。
 
つまり、DXの目的はデジタル化のような業務効率化ではなく、新しい事業価値や顧客体験を目指すものです。

デジタル化はDXの前段階?

デジタル化とDXは全く違う概念ではなく、「デジタル化が進むと段階的にDXへと発展していく」という関係にあります。
 
デジタル化がDXへ発展するには、3つの段階が必要です。
 
①デジタイゼーション(デジタル化)
デジタル技術を活用することで、既存のビジネスプロセスを効率化し、コストを削減することを目的する取り組み
②デジタライゼーション
既存の価値をデジタル化しながらも、新たな価値をデジタルによって創造していく取り組み
③デジタルトランスフォーメーション(DX)
デジタル技術を活用することで、ビジネスモデルや人々の生活を根底から変えることを目的とする取り組み
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各業界のデジタル化の現状

製造業のデジタル化

製造業におけるデジタル化は、アナログで非効率な業務をシステムやロボット、ツールで改善して、生産性を向上することを目的としています。
例えば、属人化するスキルやノウハウをデータ化することで作業の標準化を図ったり、紙で伝達していた進捗管理をツールで電子化するといった例が挙げられます。
 
生産性の向上の他に、作業負担の軽減や生産体制の安定、在庫管理の効率化などのメリットがあります。
特に作業負担が軽減されることで、社員の安全や健康を守ることに繋がるので満足度や定着率も高くなります。

金融業(銀行)のデジタル化

お金と情報を取り扱う銀行は、外部とのネットワークから切り離されたレガシーシステムを利用するのが普通でした。
しかし現在では、デジタル化を求める顧客のニーズに合わせて新しいシステムへの対応が求められています。
 
また、AIを導入することで業務の自動化を推進し、社員の働き方や生産性の向上を目指す取り組みも見られます。
さらに、「デジタルバンク」も盛んになっており、スマートフォンから預金や送金などの金融サービスを受けることができます。

小売業(アパレル)のデジタル化

百貨店などの店頭販売が大きな収益源となるアパレル業界にとって、新型コロナウイルスの感染拡大による外出自粛は大きな影響を与えるものです。
 
検品データの連携や進捗管理をデータ化することで、生産性を向上させている企業もあります。
また、デジタル技術を利用したオンライン展示会やECサイトでの販売を強化するといった企業があり、これまでには無かったデジタル化も見られます。
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デジタル化のメリット

生産性が向上する

デジタル化が進むことで「ルーティンワークの自動化」「業務の効率化」「社員の満足度」が改善され、結果的に生産性が向上していきます。
 
■ルーティンワークの自動化
作業のやるべきことや手順が決まっていれば、自動化することで他の業務に集中することができます。
■業務の効率化
人の手でデータを分析するには限界があります。しかしAIなどのデジタル技術を利用することで、膨大な量のデータを簡単に分析できるので業務が効率化します。
■社員の満足度
煩雑で手間のかかっていた業務が効率的になるので、他の重要なタスクに割ける時間が増え、より良い成果を出すことが可能になります。

手続きがスムーズになる

直筆で書く必要があった書類は、パソコン等から作成ができるようになります。
また、手続き書類の提出のために出向いたり、郵送の手配をする必要がなく、メールなどで簡単に送信ができます。
 
手続きを管理する側も、受信したデータは目的に沿って分類や管理ができるので、業務を効率化することができます。
手続きに関するフロー全体の効率化が可能なので、費用対効果が大きいと言えます。

情報の管理・共有が簡単になる

紙媒体で作成されていた文書や口頭で伝えられていた内容がデジタル化されることで、いつでも直ぐに確認ができるようになります。
 
また、目的のデータは「検索機能」を使うことで簡単に発見できるので、わざわざ時間をかけて探す必要が無くなります。
データ内容を変更したい時も、紙媒体であれば刷り直す等して再度配布する必要がありましたが、デジタル化されているのでいつでも最新の情報を共有することが可能です。
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デジタル化のデメリット

コストがかかる

デジタル化にはパソコンなどのハードウェアやOfficeなどのソフトウェア、インターネットに接続するための環境などを整える必要があります。
また、社内で共有サーバーなどを管理する場合には、災害等に備えた費用もかかります。
 
デジタル化による業務効率化や生産性向上のメリットがあるので、長期的に見れば企業にとってプラスかもしれませんが、導入時の初期コストやレンタル・リース料などの運用コストがかかることは考慮しましょう。

厳重なセキュリティが必要になる

セキュリティ対策を怠ると、データの改ざんや紛失、個人情報の流失などの事態を招き、顧客からの信頼を失ってしまいます。
「ファイルにアクセスできる社員を限定すること」や「業務に関係のない書類を利用しない」などの設定やルール整備が必要です。
 
また、費用はかかりますがウイルス対策ソフトやファイアウォールの導入、セキュリティ教育をすることで、さらに大切な情報を守ることに繋がります。

システム障害や故障が発生する

デジタル化することで多くのメリットを得ることができますが、逆にそのシステムが使えない事態が発生した際には何もできなくなります。
例えば、「必要な時にデータを確認できない」「この作業は自動化されていたからやり方がわからない」などの問題が起こるかもしれません。
 
ですので、「データなどはバックアップをとっておくこと」や「もしもの時のためにマニュアルを作成しておくこと」などが必要になります。
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デジタル化を進めるためにおすすめなツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。


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まとめ

いかがだったでしょうか。
 
デジタル化とDXは、それぞれ意味は異なりますが、全く関係のないものではなく段階的に発展していく関係であることが分かりました。
また、今回はデジタル化の3つのメリットとデメリットをご紹介しました。
 
◎メリット
生産性が向上する
手続きがスムーズになる
情報の管理・共有が簡単になる
 
◎デメリット
コストがかかる
厳重なセキュリティが必要になる
システム障害や故障が発生する
 
デジタル化にはデメリット以上のメリットがあるので、デメリットに対応しながらデジタル化をサポートしてくれるツールを導入しましょう。
ぜひこの記事を参考にして、会社やチームのデジタル化を進めてみてください。