近年、経済産業省が推し進めるものの一つに「デジタル化」があります。2018年に発表された「DXレポート」では、DXの実現にはデジタル化の推進が不可欠だと記されていました。
 
しかし、本レポートにおいては「デジタル化」が具体的にどのような変化を指すのかについて記載されていません。そのため、デジタル化に関心はあっても、どのような取り組みを指すのかわからず結果として実行できていない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、デジタル化の概要とメリット・デメリット、業界別の事例を紹介します。
 
  • デジタル化が企業にどのような利点をもたらすのかわからない
  • デジタル化の推進に当たってはどのようなデメリットがあるのかを知りたい
  • デジタル化の事例を知り、自社での取り組みの参考にしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、デジタル化について理解が深まり、デジタル化を実現するヒントを得られます。


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デジタル化とは

デジタル化とはデジタライゼーションとも呼ばれ、デジタル技術の活用によって既存のビジネスプロセスの効率化、コストの削減を目的とする取り組みです。
 
たとえば、「FAXで送っていた請求書をメールで送信するようにした」などもデジタル化の取り組みの一つです。このように、デジタル化は非常に身近なところから実現できます。
 
デジタル化の推進によって、業務フローの効率化とコスト削減が可能となります。大手企業の中にはデジタル化実現に特化した部署を持つところもあり、デジタル化に対する関心の高まりが伺えます。

ビジネスのデジタル化とは

ビジネスのデジタル化は、デジタル技術の活用によって競争優位性を持つ新サービスやビジネスモデルを生み出すことを指します。
 
デジタル技術の活用を通して向上する能力に「データ活用力」が挙げられます。デジタル化の一環として「Stock」などの情報共有ツールを導入した場合、企業が得たデータはすべてそのツールに保存されるようになり、情報の一元管理が可能となります。
 
ほかの部署が蓄積した情報にも簡単にアクセスできるので、活用できるデータ量が大幅に増加します。すなわち、顧客ニーズといった情報において他社に対する優位性を獲得できます。その結果、他社にはない魅力を持った新たなサービスやビジネスモデルの創出が可能となります。
 
このように、ビジネスのデジタル化は、デジタル化によって企業に新たな強みが付与されることを指します。


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関連記事: 【全解説】なぜ企業のDX(デジタルトランスフォーメーション)が話題なのか?

デジタル化とDXの違い

デジタル化と関連するキーワードとしてDXが挙げられます。両者の違いを正しく認識しておくことで、社内メンバー間での認識齟齬防止にもつながります。

DXとは

DXはDigital Transformation (デジタル・トランスフォーメーション)の略語です。
 
経済産業省の定義によると、DXとは「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」とされています。
 
すなわちDXは「デジタル技術の活用によって、ビジネスモデルや人々の生活を根底から変えることを目的とする取り組み」と言えます。
 
たとえば、CDを購入して音楽を楽しむことが主流だった頃に、サブスクリプションのシステムを導入することで「収益モデル」や「音楽の楽しみ方」を変革したことがDXの事例になります。
 
つまり、DXの目的はデジタル化のような業務効率化ではなく、新しい事業価値や顧客体験を目指すものです。
 

デジタル化はDXの前段階なのか

デジタル化とDXは全く違う概念ではなく「デジタル化が進むと段階的にDXへと発展していく」という関係にあります。
 
デジタル化がDXへ発展するには、3つの段階が必要です。
 
  1. デジタイゼーション(デジタル化)
  2. デジタル技術の活用による既存のビジネスプロセスの効率化やコスト削減を目的とする取り組み
  3. デジタライゼーション
  4. 既存の価値をデジタル化しつつ、新たな価値をデジタルによって創造していく取り組み
  5. デジタルトランスフォーメーション(DX)
  6. デジタル技術の活用で、ビジネスモデルや人々の生活の変革を目的とする取り組み
すなわち、デジタル化を推し進めた先にDX実現の糸口があると言えます。


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関連記事: DXの意味って何?!知らないと損するDXのあれこれ

デジタル化が求められる理由

経済産業省を初めとした多くの行政機関がデジタル化を推進する理由・必要性として、以下の2点が挙げられます。

「2025年の崖」問題

経済産業省は2018年に発表した「DXレポート」において、2025年までに企業のデジタル化が実現しない場合、最大で年間12兆円もの損失が発生すると述べています。
 
日本には、零細企業が非常に多いという特徴があります。デジタル化の推進に当たっては一定額の投資が必要ですが、零細企業にとって大規模投資のハードルは高いのが現状です。
 
中小企業庁は、2020年度から「中小企業デジタル化応援隊事業」を開始し、テレワークやキャッシュレス決済の導入支援などを行っています。政府は、零細企業を含む中小企業へのサポートの拡充により「2025年の崖」問題を克服しようとしています。
 
各企業においても、行政のサービスを適宜活用してデジタル化を積極的に推進することが求められます。

労働人口の減少

少子高齢化が進む日本においては、単純作業の自動化の早期実現が求められています。
 
たとえば、無人レジなどのデジタル技術が多くの企業に普及すれば、企業は社員や従業員を顧客のコンサルティングやデータの分析といった高度な業務に専念させられます。事務作業の負担の軽減により人が必要な業務に人手が回り、少ない人員でも事業を回せるようになります。
 
労働人口の減少が避けられない日本は、業務の自動化を通して「人手不足の解消」を早急に実現する必要があります。少ない労働人口でいかに社会を維持するかが今後の日本の課題であり、解決にはデジタル化の実現が不可欠です。


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業界別デジタル化の課題

デジタル化の取り組みは、業界ごとに大きく異なります。以下では、業界別のデジタル化の事例を紹介します。

製造業のデジタル化

製造業におけるデジタル化としては、アナログで非効率な業務をシステムやロボット、ツールで改善して生産性を向上することが挙げられます。
 
具体例としては、「属人化するスキルやノウハウをデータ化することで作業の標準化を推進する」「紙で伝達していた進捗管理をツールで電子化する」などの例が挙げられます。
 
生産性向上のほかに、作業負担の軽減や生産体制の安定、在庫管理の効率化などのメリットもあります。
 
このように、製造業はデジタル技術の活用によって、将来のさらなる成長も見込めるような長期的なメリットを獲得できます。

金融業(銀行)のデジタル化

銀行のデジタル化の事例として、外部とのネットワークから切り離されたレガシーシステム(過去の技術や仕組みを用いたシステム)の利用から、顧客のニーズに応える新しいシステムへの変更が挙げられます。
 
具体的には、スマートフォンから預金や送金などの金融サービスを受けられる「デジタルバンク」の解説によって、顧客はどこからでも銀行のサービスを利用できるようになりました。また、銀行員の窓口業務の負担は「デジタルバンク」の導入に伴い大幅に減少し、業務効率が向上しました。
 
このように、金融業はデジタル化の推進によって、顧客と企業の双方にとってより良いサービスを生み出せます。

小売業(アパレル)のデジタル化

アパレル業界はデジタル技術の導入によって販売数や在庫数の管理をデータ化し、生産性を向上させています。
 
季節ごとにどういった服がどのくらい売れるのかのデータが蓄積されるので、来年の生産数を検討する際に活用できます。生産数が適正であれば在庫の管理コストや処分コストを削減できるので、企業の財政にも良い影響をもたらします。
 
このように、小売業はデジタル化の推進によって、コストカットを実現し効率的に企業活動を進められます。
 
関連記事: 【業界別】DXの事例12選!DXを成功させるポイントも解説!


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デジタル化のメリット

以下では、デジタル化がもたらす具体的なメリットについて詳しく解説します。

生産性が向上する

デジタル化の推進によって以下の3点が改善されるのに伴い、生産性が向上します。
 
  • ルーティンワークの自動化
  • 日常業務の自動化によりほかの業務に集中できます。
  • 業務の効率化
  • AIなどのデジタル技術の利用すれば、膨大な量のデータを簡単に分析できます。
  • 社員の満足度
  • 手間のかかる業務が効率的になるので、ほかの重要なタスクに割ける時間が増えます。

手続きがスムーズになる

デジタル化の実現により、手続きがオンライン上で完結します。
例えば、従来は紙で提出していた書類をパソコンなどから提出できるようになります。これにより、書類提出のために出向いたり、郵送の手配をしたりする必要がなく、手続きが簡素化します。
 
手続きを管理する側も、受信したデータを目的に沿って分類・管理できるので、業務が効率化します。
 
手続きにおいてデジタル化を実現すれば、手続きに関するフロー全体が効率化でき、手続きにかかる時間・手間を大幅に削減できます。

情報の管理・共有が簡単になる

紙媒体で作成されていた文書や口頭で伝えられていた内容がデジタル化され、いつでもすぐに確認できるようになります。
 
また、目的のデータは「検索機能」を使うことで簡単に発見できるので、時間をかけて探す必要がありません。
 
データ内容を変更したい時も、紙媒体であれば刷り直して再度配布する必要がありましたが、デジタル化されているのでいつでも最新の情報を共有できます。
 
デジタル化の推進により情報の一元管理やリアルタイムでの情報共有が可能となり、社内で蓄積された情報へのアクセスが簡単となります。


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関連記事: DXで注目されている中小企業はどこ?DX推進を成功させる3つのポイントも解説

デジタル化のデメリット

デジタル化には多くのメリットがある一方で、実現におけるデメリットもあるので、デジタル化推進の前に正しく把握することが重要です。
 
以下では、デジタル化のデメリットを3点紹介します。

コストがかかる

デジタル化の推進に当たってはITツールを導入する必要があるため、ツールの導入コストがかかるという問題があります。
 
導入するITツールとしては、パソコンなどのハードウェアやOfficeなどのソフトウェア、インターネットに接続するための環境などがあります。また、社内で共有サーバーなどを管理する場合には、災害等に備えた費用もかかります。
 
デジタル化には生産性向上などのメリットがあるので長期的には企業にとってプラスとなる可能性が高いものの、導入時の初期コストやレンタル・リース料などの運用コストには留意する必要があります。
 
このように、デジタル化の推進に当たっては将来の成長のために一定額の投資が必要となります。

厳重なセキュリティが必要になる

デジタル化の推進に当たっては、セキュリティ対策を充分にした上でのツールの導入が必要です。
 
セキュリティ対策を怠ると、データの改ざんや紛失、個人情報の流失などの事態を招き、顧客からの信頼を失ってしまいます。
 
「ファイルにアクセスできる社員を限定する」や「業務に関係のない書類を利用しない」などの設定やルール整備が必要です。
 
また、セキュリティ水準の高いツールを選んで導入したり、セキュリティ教育を社内で実施したりすれば、事故の発生を防いで大切な情報を守れます。

システム障害や故障が発生する

デジタル化によって多くのメリットを得られますが、逆にそのシステムが使えない事態が発生した場合は何もできなくなります。
 
たとえば「必要な時にデータを確認できない」「この作業は自動化されていたからやり方がわからない」などの問題が起こるかもしれません。
 
そのため、データのバックアップの取得や、もしもの時のためのマニュアル作成などが必要になります。


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デジタル化を進めるためにおすすめなツール

以下では、デジタル化推進に役立つおすすめのツールをご紹介します。
 
デジタル化で最初に導入するツールとしては、コロナ禍におけるテレワーク推進にも役立つ情報共有ツールが適切です。「情報」は業界業種問わず扱う要素でありながらも、コミュニケーションの円滑化などすぐに効果が現れやすく、ツール導入のハードルも比較的低いからです。
 
また、導入するツールはデジタル化の推進に当たって懸念点である「教育コストの高さ」「セキュリティの弱さ」をカバーできる必要があります。デジタル化の推進には全社の協力が必要なので、ITリテラシーがなくても簡単かつ安全に利用できなければ、ツールが浸透せず、情報漏洩のリスクも上がってしまいかねません。
 
すなわち、デジタル化に向けて最初に導入するツールは、非IT企業でも教育コスト不要の使いやすさでデジタル化をスムーズに実現する「Stock」が最適です。
 
Stockは「ノート」「メッセージ」といった情報共有に役立つ機能を過不足なく備えており、企業の情報共有をスピーディーなものへと進化させます。また、国際セキュリティ資格のISO27001(ISMS)を取得しており、世界標準レベルのセキュリティで企業の情報を外部から守ります。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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きずな綜合会計事務所
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少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

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デジタル化の概要まとめ

ここまで、デジタル化の概要やメリット・デメリット、事例を紹介しました。
 
デジタル化は行政機関が支援サービスを行うなど国を挙げて取り組んでいるものであり、企業には早急なデジタル化の推進が求められます。
 
デジタル化には、生産性の向上や事務作業の減少、情報共有がスムーズになるなど多くのメリットがあります。このメリットは一度デジタル化を実現すれば長期にわたって得られる利点のため、早くにデジタル化を実現することは企業にとっても魅力的です。
 
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