近年、経済産業省が推進する施策のひとつが「デジタル化」です。デジタル化によって、業務を円滑に進められたりコストを削減できたりするメリットが得られます。
しかし、「デジタル化に興味はあるが、どのように取り組めばよいか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、デジタル化のメリットとデメリット、業界別の事例をご紹介します。
- デジタル化によって業務にどのような影響があるか知りたい
- デジタル化のデメリットを把握し、事前に対策を講じたい
- デジタル化の事例を知り自社導入のきっかけにしたい
という方はこの記事を参考にすると、デジタル化について理解を深めながら、デジタル化を実現させる具体的な方法が分かります。
目次
デジタル化とは
デジタル化（デジタイゼーション）とは「FAXで送っていた請求書をメールで送るようにする」など、デジタル技術を活用して業務を部分的に効率化することです。
とくに、昨今ではデジタル化の推進に特化した部署を設けるケースもあり、企業のデジタル化に対する関心が高まっていると言えます。
ビジネスのデジタル化とは
ビジネスのデジタル化（デジタライゼーション）は、特定の業務プロセスをデジタル化することです。
デジタイゼーションとの違いは、デジタル化する範囲にあります。デジタイゼーションは業務の一部をデジタル化するものですが、デジタライゼーションは業務プロセス全体を対象とした取り組みです。
たとえば、「Stock」のようなツールを使って社内情報を蓄積し、ナレッジとして活用するのがデジタライゼーションの取り組みと言えます。
デジタル化とDXの違い
DX（デジタル・トランスフォーメーション）とは、デジタル技術の活用によってビジネスモデルを変革し、新たな事業価値や顧客体験を生み出すことを指します。
デジタル化とDXは異なる概念ですが、DXを実現するには以下のようにデジタル化を進める必要があります。
- デジタイゼーション（デジタル化）
- デジタライゼーション
- デジタルトランスフォーメーション（DX）
アナログの状態からデジタルへ移行して業務プロセスの一部を効率化する
デジタイゼーションを進めて特定の業務プロセス全体をデジタル化する
既存のビジネスモデルを変革し、付加価値の高いサービスを生み出す
このように、デジタル化はDX実現の糸口となるため、推進が求められているのです。
デジタル化が求められる理由
ここからは、デジタル化が求められる理由を解説します。以下を周知しておけば、よりスムーズにデジタル化を推進できます。
「2025年の崖」問題
デジタル化が求められる理由のひとつが「2025年の崖」問題です。
2025年の崖とは、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」に記された言葉です。DXレポートでは、2025年までに企業のデジタル化が実現しない場合、最大で年間12兆円もの損失が生じるとされています。
以上のように、「2025年の崖」問題を解消しなければならないため、デジタル化が求められているのです。
労働人口の減少
労働人口の減少が問題になっていることも、デジタル化が求められる理由です。
少子高齢化が進む日本では、今後労働人口が減少すると予想されています。そのため、デジタル技術によって単純作業を自動化し、少ない人数でも業務を回せるようにする必要があるのです。
このように、デジタル化を進めれば今後の人手不足問題を解決できるので、多くの企業でデジタル化が求められています。
デジタル化による3つのメリット
ここからは、デジタル化がもたらす具体的なメリットを解説します。具体的なイメージを持ってデジタル化を推進できるので必見です。
（1）生産性が向上する
1つ目のメリットは、生産性が向上することです。
デジタル化を進めれば、以下の3点が改善されるので、生産性を向上できます。
- ルーティンワークの自動化
- 業務の効率化
- 社員の業務負担軽減
日常業務の自動化によりほかの業務に集中できます。
AIなどのデジタル技術を活用すれば、膨大な量のデータを簡単に分析できます。
手間のかかる業務を効率化でき、ほかの重要なタスクに割ける時間が増えます。
このように、デジタル化は業務における3M（ムリ、ムダ、ムラ）をなくせます。そのため、業務が改善されて生産性の向上につながるのです。
（2）手続きがスムーズになる
デジタル化の実現により、手続きがスムーズになることもメリットです。
たとえば、従来は紙で提出していた書類をツールで提出できるようにすれば、書類提出のために出社したり、郵送の手配をしたりする必要がなくなります。また、手続きを管理する側も、受信したデータを簡単に分類・管理できるのです。
このように、デジタル化を実現すればフロー全体が効率化し、手続きにかかる時間・手間を大幅に減らせます。
（3）情報の管理・共有が簡単になる
情報の管理・共有が簡単になることも、メリットと言えます。
これまで口頭や紙文書で共有していたことでも、ツールを活用してデジタル化すれば簡単に共有や管理ができるようになります。
また、目的のデータは「検索機能」ですぐに探し出せるので、紙のように目視で探す手間もありません。さらに、デジタル化されていれば時間や場所を選ばず、パソコンやスマホで確認できるようになるメリットもあるのです。
このように、デジタル化の推進によって情報の一元管理やリアルタイムでの共有が可能となり、社内で蓄積された情報をより実用的に運用できるのです。
【要注意】デジタル化による3つのデメリット
デジタル化の実現にはデメリットも存在するため、取り組む前に正しく把握する必要があります。以下では、デジタル化のデメリットを3点紹介します。
（1）コストがかかる
コストがかかることが、デジタル化のデメリットのひとつです。
デジタル化の推進にあたっては、パソコンなどのハードウェアやアプリなどのソフトウェア、インターネットに接続する環境を用意する必要があります。そのため、導入時の初期コストやレンタル・リース料などの運用コストに注意しなければなりません。
このように、デジタル化の推進には一定額の投資が必要となります。そのため、今日では「Stock」のように、必要な機能に過不足がないので低コストで使い続けられるツールを導入する企業が増えているのです。
（2）厳重なセキュリティが必要になる
厳重なセキュリティが必要になることも、デジタル化のデメリットだと言えます。
データの改ざんや紛失、流失などのリスクを減らすためには、セキュリティ対策を十分に講じる必要があるのです。たとえば、「ファイルにアクセスできる社員を限定する」や「業務に関係のない書類を利用しない」などの設定やルールが必要です。
また、セキュリティ水準の高いツールの導入はもちろん、セキュリティ教育の実施など、情報改ざんや情報漏洩の事故を未然に防げるような対策も有効です。
（3）システム障害や故障が発生する
デジタル化のために導入したシステムが、障害や故障によって一時的に使えなくなる可能性もあります。
システムが停止すると「必要なときにデータを確認できない」「この作業は自動化されていたからやり方が分からない」など、営業活動を円滑に進められなくなってしまいます。
そのため、データのバックアップやマニュアル作成などが必要です。また、ツールが難しくて使えない問題も無視できないので、社員が混乱しないように必ず「全社で使えるシンプルなツール」を使いましょう。
非IT企業でも簡単にデジタル化を実現できるおすすめのツール
以下では、簡単にデジタル化を実現できるおすすめのツールをご紹介します。
デジタル化が進まない原因のひとつに「セキュリティに不安がある」ということが挙げられます。そのため、国際セキュリティ資格を満たしていたり、アクセス制限を設定したりできるツールを選びましょう。
また、多機能なツールはITに詳しくないメンバーが使いこなせず、結局誰も使わなくなります。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
すなわち、デジタル化に必要な情報共有ツールは、大手企業でも安心できる高度なセキュリティがあり、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択だと言えます。
Stockは、情報を残せる「ノート」に「メッセージ」や「タスク」が紐づいており、話題が入り乱れることがありません。また、フォルダごとにアクセス制限を設けたり、2段階認証で不正利用を防げたりするので不安も解消されます。
情報共有の側面からデジタル化に貢献するツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
業界別｜デジタル化の事例
デジタル化の取り組みは、業界ごとに大きく異なります。以下では、業界別のデジタル化の事例を紹介します。
製造業のデジタル化
製造業のデジタル化では、従来のムダが多い作業をシステムやロボット、ツールで改善して生産性を向上することが挙げられます。
具体例としては「属人化するスキルやノウハウをデータ化することで、作業のムラを均一化する」「紙で伝達していた進捗管理を、ツールで電子化してムダをなくす」などがあります。
生産性向上のほかにも、作業負担の軽減（ムリの解消）や生産体制の安定、在庫管理の効率化などのメリットも得られるのです。
このように、製造業はデジタル技術の活用によって、ムリ・ムダ・ムラを排除して業務効率を改善できます。
金融業(銀行)のデジタル化
銀行のデジタル化の事例として、外部とのネットワークから切り離されたレガシーシステム（過去の技術や仕組みを使ったシステム）の利用から、顧客のニーズに応える新しいシステムへの変更が挙げられます。
具体的には、スマートフォンから預金や送金などの金融サービスを受けられる「デジタルバンク」の開設によって、顧客は場所を選ばず銀行サービスを利用できるようになりました。また、窓口業務の負担は「デジタルバンク」によって大幅に減ったのです。
このように、金融業はデジタル化の推進により、顧客と企業の双方にとってより良いサービスを生み出せます。
小売業(アパレル)のデジタル化
アパレル業界はデジタル技術の導入によって販売数や在庫数の管理をデータ化し、生産性を向上させています。
季節ごとに服の売上データが蓄積されるので、次年度の生産数を検討するときに活用できます。また、生産数が適正であれば在庫の管理コストや処分コストを減らせるメリットがあります。
このように、小売業はデジタル化の推進によってコスト削減が実現でき、効率的に営業活動を進められるのです。
デジタル化のメリットとデメリットまとめ
ここまで、デジタル化の概要やメリット・デメリットに加え事例を紹介しました。
デジタル化は、企業が抱える課題を解決するために必要な取り組みであり、早急に取り組まなくてはなりません。そして、デジタル化には生産性の向上や事務作業の減少、情報共有がスムーズになるなど多くのメリットがあります。
しかし、これまでデジタル化をしていなかった企業が、多機能なITツールを使いこなすのは困難です。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。現在、120,000社を超える企業がStockを導入し、情報共有のデジタル化に成功しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有をデジタル化し、業務改善を達成しましょう。
