今日では「議事録作成アプリ」を用いて、作成した議事録をストックして管理する企業も増加傾向にあります。アプリを用いれば、特に指定がなければWordやデスクトップのメモをテキストデータにした後、ファイルとしてメールで送信するというプロセスを経ることなく、スムーズに共有できます。
手書きやWordなどを用いるよりも圧倒的に作成から共有までのスピード感に優れているものの、アプリの種類も多く選定に苦戦している担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録作成アプリのおすすめや選定基準を中心に解説していきます。
- 議事録作成アプリのおすすめを知りたい
- 自社の議事録の管理が煩雑なのでアプリを用いて簡単に管理したい
- IT化の促進のためにも議事録の管理というセクションからスタートしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチする議事録作成アプリがわかり、議事録にかかわるトラブルを防止できます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
議事録作成がスマホでも簡単にできるアプリ5選
以下では議事録作成が簡単にできるアプリを種類別に5つご紹介します。
ご紹介するアプリの中には、音声をテキスト化し文字起こしできるものも含まれますが、そのようなアプリを導入する際には「文字起こしの精度」に着目する必要があります。また、議事録はファイルとしてそのまま提出するわけにはいかないので、文字起こし後も必要箇所を抽出して文章化するという作業が発生します。
そのため、文字起こしが正確にできないリスクや、議事録の清書の工数を考慮すると、議事録としてテンプレートを用意しきテキスト入力で執筆する方がスピーディな場合もあるのです。
したがって、文字起こしの精度や最終的に適切に文書化に懸念があり、その後の共有までもスムーズに行う場合は、「Stock」のような情報共有ツールに直接書き込みながらそのまま共有する方法が効率的です。
Stockは「テンプレート機能」が使えるので、「ノート」に議事録の大枠をあらかじめ記載しておき、要点をまとめるだけでそのままノートに紐づけた任意のメンバーに共有できます。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Texter
Texterは無料の文字起こしツールで音声データや画像など様々な種類のファイルがインプット可能です。
＜Texterのポイント＞
- 画像から文字起こしが可能
画像から文字起こしができるので、資料も簡単に議事録に取り込めます。手書きの文字も問題なくテキスト化できる為、ホワイトボードや会議のメモもそのまま文字起こしできます。
- 無制限録音・音声認識機能搭載
この無制限録音・音声認識に対応していることにより、長時間の会議でも問題なく録音、文字起こしすることが可能です。また、保存・編集も無制限です。
＜Texterを使う上で気を付けておきたい点＞
- 入力途中の修正ができない
デメリットとしては、音声認識機能の入力途中で、文字の修正ができない点が挙げられます。その場で都度修正ができないので、会議終了後に修正箇所を確認する必要があります。
- 動画の音声を認識できない
例えば、YouTubeなどの動画の音声を認識させて、文字起こしをしたい時に少し動作が止まってしまう瞬間があるようです。問題なく文字起こしできるという声もあるので、今後の修正に期待しましょう。
＜Texterの料金＞
Texterには下記の2つの料金プランがあります。
無料プランの場合、機能面での制限や広告がついていますが、個人用であれば問題なく使える水準です。
プレミアムプランの場合、500円/月で無制限かつ、広告なしで利用することができます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
Speechy
SpeechyはiPhone対応の音声認識アプリです。
中でもテキスト変換の機能がかなり正確だと評判です。
＜Speechyのポイント＞
- 88以上の言語収録
多くの国の言語が収録されており、海外の方との会議などにおいてもその機能性を発揮します。どの言語においても音声認識と文字起こしの正確性は高く、問題なく使用できる点は魅力的です。
- キーボードを使わずにテキスト化可能
音声認識の精度を左右するAIは最新のものを使用しているため、キーボードを使用せず簡単にテキスト化できます。
＜Speechyを使う上で気を付けておきたい点＞
- リアルタイムでの修正が難しい
いくら音声認識の正確性が高いといえど、100％ではありません。もちろんアプリが認識ミスをした箇所はその都度修正しなければなりませんが、Speechyではその修正がリアルタイムではできません。1度全ての録音が終了した後に、確認し、誤っている点を手作業で修正していくしか方法は無いようです。
- 無料版は機能に制限付き
Speechyも無料版、有料版と2つのプランが存在しますが、無料版においては音声認識機能の時間に制限があるため、長時間の会議の議事録を取るには向いていないでしょう。
＜Speechyの料金＞
Speechyには下記の2つの料金プランがあります。
無料プランの場合、音声認識機能の時間や録音回数などに制限があります。
プロプランの場合、980円で機能無制限かつ、広告なしで利用することができます。
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Edivoice
EdivoiceはAndroid端末専用のアプリで、一般的な音声認識では入力しづらい、改行や句読点などもスムーズに打てる「専用キーボード」がある点が特徴です。
＜Edivoiceのポイント＞
- 専用のキーボードを搭載
音声入力では難しい句読点や改行も適切に入力されます。Edivoiceでは入力しづらい句読点や改行などをスムーズに入力できるよう、あらかじめ「専用キーボード」を表示しておくこともできます。
- テキスト化の精度が高い
Google音声入力を使用しているため、精度の高い文字起こし・議事録作成が可能です。
＜Edivoiceを使う上で気を付けておきたい点＞
- 認識待ちのタイムラグがある
音声認識をしてから、文章化されるまでの間に少しのタイムラグがあるようです。特に長時間の会議となると、実際の話しているスピードと、文字として反映されるまでの時間に大きな差が生まれてしまいます。
- 音声認識できる範囲が限定的
アプリによっては外付けのマイクを使用することで、より広い範囲の音声を拾うことが可能になる場合もあります。しかし、Edivoiceは外付けマイクには非対応の為、元々のデバイスに搭載されているマイクが拾える範囲の音声しか認識できないようです。
＜Edivoiceの料金＞
Edivoiceは基本的に全ての機能を無料で利用することが可能です。
アプリ内課金として500円を支払うことで、広告無しのバージョンを利用することができるようになります。
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Speechnotes
Speechnotesはさまざまな多言語の単語を正確に聞き取れる音声認識アプリです。
＜Speechnotesのポイント＞
- すぐに修正可能
音声認識したテキストが間違っていた場合でも、必要に応じて手入力で修正できます。
- Bluetooth対応
Bluetoothに対応している点も、アプリの利便性を高めています。会議中にBluetoothのマイクを使用することで集音しやすくなり、広い会議室での会議にも利用できるようになります。
＜Speechnotesを使う上で気を付けておきたい点＞
- 他のアプリ上では音声入力ができない
Speechnotesはキーボードアプリではない為、他のアプリ上で直接入力することができません。手が離せない時や、車内でメッセージを返したい時など利用には不便かもしれません。
- 何度もアプリ内で評価を求めてくる
スマホアプリではよくあることなのですが、利用中に何度もアプリの評価を要求されます。大抵の場合1度評価してしまえば、その誘導画面は出てこなくなるのですが、このアプリの場合、評価をした後も繰り返し誘導画面が表示されるようです。
＜Speechnotesの料金＞
基本的に全ての機能を無料で利用できますが、アプリ内課金として500円を支払うことで、広告無しのバージョンを利用できるようになります。
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議事録作成アプリの選定基準
以下では、議事録作成アプリの選定基準について解説していきます。
簡単に使える
全メンバーに浸透させるには、議事録作成はもちろんのこと、後から共有したり編集したりするのも簡単である必要があります。
簡単に使えない場合、結局は元の方法（ワードでの作成など）に戻ってしまい、アプリを導入した意味がなくなってしまいます。
どこからでもアクセスできる（スマホ対応）
例えば、クライアントとの打ち合わせ前に前回の議事録を確認するなど、社内以外でも議事録確認の機会は多いかと思います。
その際に、いちいちパソコンを開いて確認するのではなく、スマホから簡単にアクセスできることで確認の手間が解消されます。
リアルタイムで共有可能
「会議中にメモを取り、終了後に議事録を作成」という流れでは、議事録作成に余計な時間をかけてしまうことになります。
会議中に作成し、その場で共有をしてしまうことで、出席者全員で認識合わせをすることができるだけでなく、作成にかかる時間を大幅に削減することができます。
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議事録作成に時間がかかってしまう理由
以下では議事録作成に時間がかかってしまう理由について解説します。
会議中のメモを見返すのが面倒
会議中にメモを取り、それを参考に議事録を作成する方法がメジャーなものとして挙げられますが、メモが多いほど大変な作業となります。
そして、特に参加者が多い場合には、メモを取ること自体が大変で、それらを後から見返しても、メモの内容が何を指しているか分からなくなることもあるのではないでしょうか。
対策としてはあらかじめテンプレートを用意しておき、会議の要点となる場所のみをメモしていくという方法が挙げられます。テンプレートを用いれば必要事項の大枠がすでに記載されているので、メモをとるべき内容も限定されていきます。
錯綜する議題をまとめる必要がある
会議がアジェンダ通りに進まないことも多く色々な議題が話されるため、それらの整理も大変です。
錯綜した議題を議事録内では正しくまとめないといけないため、情報の構造化に時間が取られてしまいます。
一方、議事録は会議中の発言者の内容を全て記載する必要はなく、議題の要点を抽出しわかりやすく伝える必要があります。
内容の確認に時間がかかる
議事録を作成した後は、参加者の人に認識齟齬がないか確認をする必要があります。
しかし、日々の業務中に議事録作成を行うので、事実確認を出席全員に取ることは現実的ではありません。確認ができたとしても、返信がすぐにもらえるかどうかわからない状況下の中で、議事録作成後にも時間がかかることがあります。
したがって、確認をとる際は作成者側でも確認項目を絞っておくことで、確認される側の負担を軽減できます。
「どのツールも複雑で難しい---」
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議事録作成アプリのおすすめまとめ
ここまで、議事録作成アプリのおすすめや選定基準、時間がかかってしまう理由と対策について解説してきました。
議事録作成アプリは「テキストで入力して素早く共有できるツール」と「音声認識で文字起こしできるツール」の2つに分かれます。いずれも議事録作成のプロセスを効率化するものですが、議事録を音声のまま提出するのは稀なケースなので「テキストにする」というプロセスがどうしても発生します。
また、議事録は作成して終わりではなく、その後の共有までが重要なプロセスです。したがって、完成したテキストをファイルにしてメールで添付する、というような共有方法では効率的であるとは言えません。そのため、導入すべきツールはクラウド型で自動保存した文章をそのままメンバーに共有できるツール一択と言えます。
ご紹介したツールのStockは誰でも簡単に議事録の作成ができるうえ、添付資料がある場合もドラッグ＆ドロップで直感的に貼り付けが可能。ITツール特有の「難しさ」を排除しているので、実際に80,000社以上の企業が導入し、高い人気を誇っています。
利用は無料からでき登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で議事録の作成から管理までを効率化させましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
