議事録は、会議の決定事項を共有するために素早く作成するのが重要です。文字起こし機能が付いたアプリを使用すると、議事録の作成にかかる工数を減らせ、会議終了後すぐに共有できます。
一方で、議事録を効率化するために社内でアプリの導入を検討していても、種類が多く選定に苦戦する方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文字起こしができる議事録作成アプリ3選と選定基準を中心に解説していきます。
- 議事録作成アプリのおすすめを知りたい
- 作成にかける時間を減らし、ほかの重要な業務に取り組みたい
- アプリを導入して議事録の作成から管理まで一元化したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチする議事録作成アプリがわかり、社員がスムーズに作成できるようになります。
目次
文字起こしができる議事録作成アプリ3選
発言を自動でテキスト化するアプリを用いれば、会議中に一言一句メモする手間を省け、重要な発言を確実に記録することができます。
以下では、レコーダーのように文字起こしができる議事録作成アプリ3選をご紹介します。
Texter
Texterは無料の文字起こしアプリで音声データや画像などさまざまな種類のファイルをインプット可能です。
＜Texterのポイント＞
- 画像から文字起こしが可能
- 無制限録音・音声認識機能搭載
画像から内容を判別し文字起こしができるので、資料を簡単に議事録へと取り込めます。手書きの文字も問題なくテキスト化できるため、ホワイトボードや会議のメモもそのまま文字起こし可能です。
使用時間に制限がないため、長時間の会議でも問題なく録音・文字起こしができます。また、保存・編集にも制限はありません。
＜Texterの注意点＞
- 入力途中の修正ができない
- アプリ内で共有ができない
デメリットとしては、音声認識機能の入力途中で、文字の修正ができない点が挙げられます。
文字起こしデータの共有ができないので、ほかのツールを使用しなければならず、手間や費用が掛かります。
＜Texterの料金体系＞
- Free：0円
- Premium M：1,000円/月
- Premium M+：3,000円/月
- Premium Y：6,000円/月
無料で試したいユーザー向けのプラン。リアルタイム・録音どちらの文字起こしも月1分程度利用できます。
個人向けプラン。リアルタイム・録音の文字起こしが月3時間まで利用可能です。
個人向けプラン。リアルタイム・録音の文字起こしが月10時間まで利用可能です。
ビジネス向けプラン。リアルタイム文字起こしが月10時間・録音の文字起こしが月5時間まで利用可能です。
Speechy
SpeechyはiPhone対応の音声認識アプリです。
＜Speechyのポイント＞
- 88以上の言語収録
- キーボードを使わずにテキスト化可能
多様な言語が収録されており、外国人との会議において効果を発揮します。どの言語においても音声認識と文字起こしの正確性は高く、問題なく使用できる点が魅力的です。
キーボードを使わずに簡単にテキスト化できます。AIは最新のものを使用しているため、音声認識の精度も高いです。
＜Speechyの注意点＞
- リアルタイムでの修正が難しい
- 無料版は機能に制限あり
アプリが認識ミスをした箇所は、会議終了後にまとめて修正する必要があります。
Speechyも無料版、有料版と2つのプランが存在しますが、無料版においては音声認識機能の時間に制限があるため、長時間の会議には向いていないでしょう。
＜Speechyの料金体系＞
Speechyには下記の2つの料金プランがあります。
- 無料プランの場合、音声認識機能の時間や録音回数などに制限があります。
- プロプランの場合、980円で機能無制限かつ、広告なしで利用できます。
Edivoice
EdivoiceはAndroid端末専用のアプリで、一般的な音声認識では入力しづらい、改行や句読点などもスムーズに打てる「専用キーボード」がある点が特徴です。
＜Edivoiceのポイント＞
- 専用のキーボードを搭載
- テキスト化の精度が高い
音声入力では難しい句読点や改行も適切に入力されます。また、専用キーボードもあるため、Edivoiceでは入力しづらい句読点や改行などをスムーズに入力できます。
Google音声入力を使用しているため、精度の高い文字起こしが可能です。
＜Edivoiceの注意点＞
- 認識待ちのタイムラグがある
- Androidでしか使えない
音声認識から文章化されるまでにタイムラグがあるという口コミがあります。会議時間が長ければ、文字として反映されるまでの時間に大きな差が生まれてしまいます。
ほかのデバイスに対応していないので、社内全体で導入するのは難しいです。
＜Edivoiceの料金＞
- Edivoiceは基本的に全ての機能を無料で利用できます。
- アプリ内課金として500円を支払えば、広告無しのバージョンを使えます。
文字起こしアプリをうまく使いこなすコツ
アプリを有効活用するには、文字起こしの精度を上げることが必須です。正確に音声がテキスト化されたら、修正する手間を減らせ、迅速に共有できます。
以下では、文字起こしアプリをうまく使いこなすコツを3つご紹介します。
雑音を入れないように環境を整える
文字起こしアプリを使用する際には、雑音を入れないように環境を整えるのが重要です。
たとえば、リモート会議では発言者以外がミュートにするなど、雑音を排除する取り組みが必要です。また、対面での会議の場合は、大きな声で発言したり、ドアを閉め周囲の部屋からの音声を遮断したりすることなども有効です。
このように、アプリの精度を上げるには雑音を極力排除するのが重要なので、録音前に環境を整える必要があります。
マイクのタイプを使い分ける
音声を録音する際は、対面とリモート会議でマイクを使い分けるのが大切です。
対面会議の場合は、テーブルの中央に集音マイクを設置し、各発言者の声を拾えるようにするのがポイントです。一方でリモート会議の場合はヘッドセットマイクを取り付け、周囲の雑音が入らないようにする必要があります。
会議の形式によってマイクの使い分けを行うと、より文字起こしの精度が上がってスピーディーに議事録を作れます。
使用する頻度の高い語句を登録する
会議で使用する頻度の高い語句を事前に登録しておくと、音声認識の精度が上がります。
文字起こしアプリの中には、社内用語などを登録するできるものがあります。こうした機能を活用するとAIが学習し、発言を正確にテキスト化するようになるのです。
語句の登録をして自社に合わせたカスタマイズすることで、文字起こしの精度が上がり、修正の手間を減らせます。
議事録作成アプリの選定基準
議事録作成アプリには多様な種類があり、自社に適したものを選ぶには明確な基準が必要になります。気になるアプリを一つひとつ試すのは社員の負担が大きく、非効率的です。
そのため、自社の課題を明らかにし、解決できる機能を搭載したアプリを選ぶのが重要です。以下では、議事録作成アプリの選定基準について解説します。
簡単に使える
全メンバーに浸透させるには、議事録作成はもちろんのこと、後から共有したり編集したりするのも簡単である必要があります。
簡単に使えないと社内からの抵抗感が生まれ、旧来の方法に固執する社員が増加してアプリを導入した意味がなくなってしまいます。そのため、ITに不慣れな社員でも簡単に使いこなせるアプリを導入するのがポイントです。
アプリを導入する際には、自社の社員がストレスなく使えるか検討する必要があります。
さまざまなデバイスに対応している
アプリを導入する際には、多くのデバイスに対応していることが重要です。
たとえば、クライアントとの打ち合わせ前に前回の議事録を確認するなど、社内以外でもアプリの活用機会は多いです。その際に、スマホから簡単にアクセスできると、手間がかからず便利です。
また、「Android」でしか使えないなど、デバイスに制限があると社員全員が使用できず、適切に情報を議事録を共有するのが難しいです。
議事録は社員全員が閲覧するものなので、多くのデバイスに対応しているアプリを選ぶ必要があります。
作成後すぐに共有可能
議事録を作成した後にすぐ共有できるアプリが望ましいです。
従来のようなWordで作成する方法では、メールに添付して共有しなければならず、あて先設定など余計な工数がかかってしまいます。
しかし、「Stock」のような情報共有アプリなら、作成後に素早く関係者へ共有することができ、メッセージ機能で細かいやりとりも可能です。
議事録業務全体を効率化するためには、作成と共有をシームレスに行えるアプリを選ぶのがポイントです。
議事録作成に時間がかかってしまう理由
議事録の作成を円滑化するためには、まずどの作業にどれだけの時間がかかっているか把握するのが重要です。たとえば、会議前の準備に時間がかかっているなら、その理由を突き止めて解決策を導く必要があります。
以下では、議事録作成に時間がかかってしまう理由について解説するので、自社の状況と照らし合わせて課題を明確に把握しましょう。
会議中のメモを見返すのが面倒
長時間の会議だとメモの量が多くなり、後から見返すのが面倒です。
発言を一言一句書き残そうとすると、重要な発言を聞き逃すリスクがあると同時に、後から読み返しても要点がわかりづらいです。
上記の対策としては、あらかじめテンプレートを用意しておき、会議の要点となる箇所のみをメモしていくのがポイントです。項目が事前にわかっていると、メモするべき箇所も明確になるので、要点を確実に書き残せます。
このように、会議中のメモは最小限にし、あとから読み返した際に要点が理解できるようにしておく必要があります。
錯綜する議題をまとめる必要がある
会議がアジェンダ通りに進まないことも多く色々な議題が話されるため、議事録にまとめるのに時間がかかります。
会議の不参加者でも内容を素早く理解できるよう簡潔に記載するのが重要です。そのため、議題が多いと情報の構造化に時間を要してしまいます。
対策としては、各議題の決定事項をはじめに記載し、必要に応じて議論の内容を記載するのがおすすめです。決定事項が明確だと、読み手が会議の内容を理解し業務に反映させやすいです。
このように、議事録は会議中の発言者の内容を全て記載する必要はなく、議題の要点を抽出しわかりやすく伝える必要があります。
内容の確認に時間がかかる
議事録を作成した後は、参加者の人に認識齟齬がないか確認をする必要があり、時間がかかります。
内容に誤りがないか確かめるためには、ほかの参加者に確認してもらうのが重要です。しかし、口頭で確認を行うと参加者を探して時間をとってもらう手間がかかり、非効率的です。そのため、アプリ上でやりとりを行うと時間や場所を問わずに確認でき、スピーディーに行えます。
また、すべてを見てもらうのではなく、作成者側で確認してもらう点を絞り、相手の負担を減らすのも重要です。
アプリを活用して議事録の内容をチェックしてもらうと、相手はすばやく確認できるので、議事録の納期を早められます。
議事録を素早く共有できるアプリ
以下では、議事録を素早く共有できるアプリをご紹介します。
上記でご紹介した文字起こしアプリは、議事録の作成にかかる手間を減らすには有効です。しかし、精度に課題があり、人力で編集しなければなりません。さらに、議事録は作成がゴールではなく活用が重要なので、運用全体を効率化するアプリが望ましいです。
そして、議事録業務を標準化するためには、「ITリテラシーの低い社員でも使いこなせるアプリ」が不可欠です。多機能で複雑なアプリでは、議事録の運用が属人化してしまい、適切に情報共有が行えません。
そのため、選ぶべきアプリはシンプルなデザインで操作性に優れ、議事録の作成・共有を一元化する「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にメモや資料を一括でまとめられるので、会議終了後に素早く議事録を作成・共有できます。さらに、議事録のチェック依頼はノートに付随したメッセージ機能で簡単に行えるので、情報共有の速度を上げられます。
チームの情報を最も簡単に残せるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
議事録作成アプリのおすすめまとめ
これまで、文字起こしアプリのおすすめや選定基準、時間がかかってしまう理由と対策について解説してきました。
議事録作成アプリは「テキストで入力して素早く共有できるツール」と「音声認識で文字起こしできるツール」の2つに分かれます。いずれも議事録作成のプロセスを効率化するものですが、議事録を音声のまま提出するのは稀なケースなので「テキストにする」というプロセスがどうしても発生します。
また、議事録は作成して終わりではなく、その後の共有までが重要なプロセスです。そのため、導入すべきツールはクラウド型で自動保存した文章をそのままメンバーに共有できるアプリ一択と言えます。
ご紹介したStockは誰でも簡単に議事録の作成ができるうえ、添付資料がある場合もドラッグ＆ドロップで直感的に貼り付けが可能。アプリ特有の「難しさ」を排除しているので、実際に100,000社以上の企業が導入し、情報共有の効率化を実現しています。
利用は無料からでき登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で議事録の運用を円滑化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
