日々の業務で議事録の作成は欠かせませんが、ワードを使って作成されている方が多いのではないでしょうか。
ワードで作成した場合には、作成するためにファイルを開いたり、共有するためにメール添付したりと、作成以外にも余計な時間がかかってしまい困っている方も多いと思います。
そこで今回は、議事録の作成や共有が簡単になるアプリをご紹介させていただきます。
目次
議事録作成に時間がかかってしまう理由
①会議中のメモを見返すのが大変
会議中にメモを取り、それを参考に議事録を作成している方も多いと思います。
しかし、特に参加者が多い場合には、メモを取ること自体が大変で、それらを後から見返しても、何のことか分からなくなることもあるのではないでしょうか。
②議題が錯綜するので、まとめるのが大変
会議がアジェンダ通りに進まないことも多く、色々な議題が話されるため、それらを整理することも大変です。
錯綜した議題を議事録内ではきちんとまとめないといけないため、情報の構造化に時間が取られてしまいます。
内容の確認に時間がかかる
議事録を作成した後は、参加者の人に認識齟齬がないか確認をする必要があります。
しかし、メールで送っても確認してもらえなかったり、なかなか返事がもらえないなど、議事録作成後にも時間がかかることがあります。
議事録作成アプリの選定基準
まず、議事録作成アプリをどのような基準で選べばいいのでしょうか。主に下記3点について確認をしていただければと思います。
①簡単に使える
全メンバーに浸透させるには、議事録作成はもちろんのこと、後から共有したり編集したりするのも簡単である必要があります。
簡単に使えない場合、結局は元の方法（ワードでの作成など）に戻ってしまい、アプリを導入した意味がなくってしまいます。
②どこからでもアクセスできる（スマホ対応）
例えば、クライアントとの打ち合わせ前に前回の議事録を確認するなど、社内以外でも議事録確認の機会は多いかと思います。
その際に、いちいちパソコンを開いて確認するのではなく、スマホから簡単にアクセスできることで確認の手間が解消されます。
③リアルタイムで共有可能
「会議中にメモを取り、終了後に議事録を作成」という流れでは、議事録作成に余計な時間をかけてしまうことになります。
会議中に作成し、その場で共有をしてしまうことで、出席者全員で認識合わせをすることができるだけでなく、作成にかかる時間を大幅に削減することができます。
議事録作成がスマホでも簡単にできるアプリ
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ファイルストレージのような面倒さが無いため、議事録などのドキュメントを簡単に残すことができます。
また、チャットツールのように情報が流れていってしまうことがないので、共有された議事録を後から探すのに時間がかかってしまうこともありません。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
ノート形式で簡単に残すことができるため、議事録などのドキュメント作成に最適です。
２．驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックができ、タスク管理も直感的で、会議中に発生したタスクを議事録と一緒に管理することが可能になります。
３．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
そのため、各部署やプロジェクトごとに議事録の管理をすることが可能になります。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理
ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、議事録一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
議事録であれば、議事録に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合など、有料プランで利用しても、１人あたり月額400～500円程度となっています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
議事録の作成が効率的にできることはもちろんのこと、共有や確認がしやすいことで日々の業務効率化に繋がります。また、いつでもどこでも閲覧できる環境にすることで、意味のある議事録にすることが可能になります。
是非、今回ご紹介させていただいたアプリをお試しいただき、社内環境の改善に繋げていただけると嬉しいです。
