日々の業務で議事録の作成は欠かせませんが、ワードを使って作成されている方が多いのではないでしょうか。
ワードで作成した場合には、作成するためにファイルを開いたり、共有するためにメール添付したりと、作成以外にも余計な時間がかかってしまい困っている方も多いと思います。
そこで今回は、議事録の作成や共有が簡単になるアプリをご紹介させていただきます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
議事録作成に時間がかかってしまう理由
①会議中のメモを見返すのが大変
会議中にメモを取り、それを参考に議事録を作成している方も多いと思います。
しかし、特に参加者が多い場合には、メモを取ること自体が大変で、それらを後から見返しても、メモの内容が何を指しているか分からなくなることもあるのではないでしょうか。
②議題が錯綜するので、まとめるのが大変
会議がアジェンダ通りに進まないことも多く、色々な議題が話されるため、それらを整理することも大変です。
錯綜した議題を議事録内ではきちんとまとめないといけないため、情報の構造化に時間が取られてしまいます。
内容の確認に時間がかかる
議事録を作成した後は、参加者の人に認識齟齬がないか確認をする必要があります。
しかし、メールで送っても確認してもらえなかったり、なかなか返事がもらえないなど、議事録作成後にも時間がかかることがあります。
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議事録作成アプリの選定基準
まず、議事録作成アプリをどのような基準で選べばいいのでしょうか。主に下記3点について確認してみましょう。
①簡単に使える
全メンバーに浸透させるには、議事録作成はもちろんのこと、後から共有したり編集したりするのも簡単である必要があります。
簡単に使えない場合、結局は元の方法（ワードでの作成など）に戻ってしまい、アプリを導入した意味がなくなってしまいます。
②どこからでもアクセスできる（スマホ対応）
例えば、クライアントとの打ち合わせ前に前回の議事録を確認するなど、社内以外でも議事録確認の機会は多いかと思います。
その際に、いちいちパソコンを開いて確認するのではなく、スマホから簡単にアクセスできることで確認の手間が解消されます。
③リアルタイムで共有可能
「会議中にメモを取り、終了後に議事録を作成」という流れでは、議事録作成に余計な時間をかけてしまうことになります。
会議中に作成し、その場で共有をしてしまうことで、出席者全員で認識合わせをすることができるだけでなく、作成にかかる時間を大幅に削減することができます。
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議事録作成アプリの機能
では、実際に議事録アプリではどのような機能を利用することができるのかを解説していきたいと思います。
議事録の作成
これまでの議事録の作成方法は、会議中にメモを取り、会議後にまとめて仕上げるのが一般的でした。
しかし、アプリを導入するとその流れは大きく変わります。
アプリを使うと、議事録完成までのフローをアプリ上で完了させられます。
会議中に簡単に議事録を作成することができ、会議が終わる頃には議事録を完成させることができるのは大きなメリットといえるでしょう。
会議中に気を張ってメモを取り続けることも、ボイスレコーダーで録音したものを後から長時間かけて文字起こしする必要もなくなるのです。
議事録の共有
多くのアプリでは、作成した議事録の共有が簡単にできる機能も備えています。
議事録を作成してすぐに、アプリを通してメンバーが閲覧できるように設定できるのです。
「作成した議事録をメールで参加者に配布する」という方式は非常に手間がかかる上に、参加者が添付されたファイルを開かず、議事録を確認しないという可能性もありました。
しかし、直感的に操作できるアプリなら添付ファイルを開く手間もなく、簡単に閲覧できるため、全員がチェックしやすくなるというメリットも発生します。
議事録作成がスマホでも簡単にできるアプリ
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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Texter
Texterは無料の文字起こしツールで音声データや画像など様々な種類のファイルがインプット可能です。
もちろん、リアルタイムでの文字起こしも可能です。
＜Texterのポイント＞
- 画像から文字起こしが可能
Texterの特徴として画像から文字起こしができる点があります。その為、参加者の発言だけでなく配布された資料も簡単に議事録に取り込むことができます。手書きの文字も問題なくテキスト化することができる為、ホワイトボードや会議のメモもそのまま文字起こしすることが可能になります。
- 無制限録音・音声認識機能搭載
この無制限録音・音声認識に対応していることにより、長時間の会議でも問題なく録音、文字起こしすることが可能です。また、保存・編集も無制限のため、テキスト化した会議の音声を保存する場所に困ることはありません。
＜Texterを使う上で気を付けておきたい点＞
- 入力途中の修正ができない
デメリットとしては、音声認識機能の入力途中で、文字の修正ができない点が挙げられます。その場で都度修正ができないので、会議終了後に修正箇所を確認する必要があります。
- 動画の音声を認識できない
例えば、YouTubeなどの動画の音声を認識させて、文字起こしをしたい時に少し動作が止まってしまう瞬間があるようです。問題なく文字起こしできるという声もあるので、今後の修正に期待しましょう。
＜Texterの料金＞
Texterには下記の2つの料金プランがあります。
無料プランの場合、機能面での制限や広告がついていますが、個人用であれば問題なく使える水準です。
プレミアムプランの場合、500円/月で無制限かつ、広告なしで利用することができます。
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Speechy
SpeechyはiPhone対応の音声認識アプリです。
中でもテキスト変換の機能がかなり正確だと評判です。
＜Speechyのポイント＞
- 88以上の言語収録
多くの国の言語が収録されており、海外の方との会議などにおいてもその機能性を発揮します。どの言語においても音声認識と文字起こしの正確性は高く、問題なく使用できる点は魅力的です。
- キーボードを使わずにテキスト化可能
音声認識の精度を左右するAIは最新のものを使用しており、高性能の音声認識エンジンを組み合わせているため、キーボードを使用せず簡単にテキスト化することができます。
＜Speechyを使う上で気を付けておきたい点＞
- リアルタイムでの修正が難しい
いくら音声認識の正確性が高いといえど、100％ではありません。もちろんアプリが認識ミスをした箇所はその都度修正しなければなりませんが、Speechyではその修正がリアルタイムではできません。1度全ての録音が終了した後に、確認し、誤っている点を手作業で修正していくしか方法は無いようです。
- 無料版は機能に制限付き
Speechyも無料版、有料版と2つのプランが存在しますが、無料版においては音声認識機能の時間に制限があるため、長時間の会議の議事録を取るには向いていないでしょう。
＜Speechyの料金＞
Speechyには下記の2つの料金プランがあります。
無料プランの場合、音声認識機能の時間や録音回数などに制限があります。
プロプランの場合、980円で機能無制限かつ、広告なしで利用することができます。
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Edivoice
EdivoiceはAndroid端末で利用することができる、音声認識アプリです。
音声認識機能では入力しづらい、改行や句読点などもスムーズに打つことができる「専用キーボード」がある点が特徴です。
＜Edivoiceのポイント＞
- 専用のキーボードを搭載
音声入力でしばしば問題になるのが、句読点や改行です。会議中の発言で、音声入力しやすいよう、わざわざ句読点や改行を意識した話し方はしないでしょう。しかし、Edivoiceでは入力しづらい句読点や改行などをスムーズに入力できるよう、あらかじめ「専用キーボード」を表示しておくことができます。
- テキスト化の精度が高い
Google音声入力を使用しており、音声認識が高性能なため、テキスト化の精度が高いのもポイントといえます。
＜Edivoiceを使う上で気を付けておきたい点＞
- 認識待ちのタイムラグがある
音声認識をしてから、文章化されるまでの間に少しのタイムラグがあるようです。特に長時間の会議となると、実際の話しているスピードと、文字として反映されるまでの時間に大きな差が生まれてしまいます。
- 音声認識できる範囲が限定的
アプリによっては外付けのマイクを使用することで、より広い範囲の音声を拾うことが可能になる場合もあります。しかし、Edivoiceは外付けマイクには非対応の為、元々のデバイスに搭載されているマイクが拾える範囲の音声しか認識できないようです。
＜Edivoiceの料金＞
Edivoiceは基本的に全ての機能を無料で利用することが可能です。
アプリ内課金として500円を支払うことで、広告無しのバージョンを利用することができるようになります。
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Speechnotes
Speechnotesは様々な言語に対応している音声認識アプリです。
多言語の単語を正確に聞き取れるだけでなく、コンマ・疑問符・改行などのコマンド入力も、それぞれの言語に対応しています。
＜Speechnotesのポイント＞
- すぐに修正可能
音声認識したテキストが間違っていた場合でも、その場ですぐにキーボードの手入力によって修正できるのは大変便利なポイントです。
- Bluetooth対応
Bluetoothに対応している点も、アプリの利便性を高めています。会議中にBluetoothのマイクを使用することで集音しやすくなり、広い会議室での会議にも利用できるようになります。さらに、より精度の高いテキスト化が期待できるでしょう。
＜Speechnotesを使う上で気を付けておきたい点＞
- 他のアプリ上では音声入力ができない
Speechnotesはキーボードアプリではない為、他のアプリ上で直接入力することができません。手が離せない時や、車内でメッセージを返したい時など利用には不便かもしれません。
- 何度もアプリ内で評価を求めてくる
スマホアプリではよくあることなのですが、利用中に何度もアプリの評価を要求されます。大抵の場合1度評価してしまえば、その誘導画面は出てこなくなるのですが、このアプリの場合、評価をした後も繰り返し誘導画面が表示されるようです。
＜Speechnotesの料金＞
基本的に全ての機能を無料で利用することが可能です。
アプリ内課金として500円を支払うことで、広告無しのバージョンを利用することができるようになります。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
議事録の作成が効率的にできることはもちろんのこと、共有や確認がしやすいことで日々の業務効率化に繋がります。また、いつでもどこでも閲覧できる環境にすることで、意味のある議事録にすることが可能になります。
是非、今回ご紹介させていただいたアプリをお試しいただき、社内環境の改善に繋げていただけると嬉しいです。
