仕事をする上で欠かせないプロジェクト管理ですが、皆さまはどのような方法で管理をされていますでしょうか。
 
様々なツールが提供しているため、既に導入をして効果を実感された方もいるかと思いますが、まだまだエクセルで管理をされている方も多いかと思います。
 
エクセルでもプロジェクト管理は可能ですが、エクセルはあくまでも表計算ソフトなので、プロジェクトを効率的に管理していくためにはプロジェクト管理ツールの導入が大切です。
 
そこで今回は、エクセルでプロジェクト管理をされている方へ向けて、エクセルで作成することのデメリットやツールで補足できるポイント、オススメの代替ツールについてご紹介させていただきます。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

エクセルを使いプロジェクトを管理をする方法

ツールのご紹介の前に、まずはエクセルではどのようにプロジェクトを管理していくことになるのか見ていきましょう。

個人でのプロジェクトを管理

エクセルを使って個人でプロジェクトを管理する際には、「タスク名」「期日」「チャックボックス」の項目を設定することになります。
 
個人のプロジェクト管理の場合、「チームでのプロジェクト管理」と比べて細かい項目が不要なため、手軽にシンプルに作成できるエクセルは利用しやすさがあります。

チームでのプロジェクトを管理

一方、チームのプロジェクトを管理するには、「誰が何を」というタスクの担当者と、個々の進捗状況を管理することが重要になります。
 
プロジェクトを効率的に進めていくうえで、タスク漏れがないように担当者を決め、プロジェクトの遅延状況を把握・対処するのは大切なことだからです。
 
そのため、エクセルでプロジェクト管理を行う場合には、後述するテンプレートを用いて「ガントチャート」などの機能を使う必要があります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

EXCEL(エクセル)を使ったタスク管理方法

チーム全体のタスク管理をするには、各タスクとそれぞれの担当者が記載された管理表をもとに、定期的な進捗チェックを行うことが必要不可欠です。
 
エクセルを使ってタスク管理を行う場合、主に、ガントチャートが使用される傾向にあります。具体的な手順を改めて見ていきましょう。

①タスクの洗い出し

必要なタスクを洗い出し、それらを分類していきます。
その上で細かいタスクに落とし込み、親タスクと子タスクの関係にします。

②期限と担当者の設定

タスク洗い出したら、それぞれのタスクの担当者と期限や工数を振り分けます。

③ガントチャートの作成

①②で作成した内容でガントチャートを作成します。
 
途中で新しいタスクが追加されたり、工数の変更などがあるため、1日に1回など定期的に更新をしていくことが必要です。
 
関連記事: プロジェクトの進捗管理ができるガントチャートツールを徹底比較!【21選】


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

エクセルでのプロジェクト管理に使えるテンプレート

エクセルでプロジェクト管理を行う際には、テンプレートを用いるのがおすすめです。
 
ここでは、ガントチャートが簡単に作れるテンプレートをいくつかご紹介します。
※テンプレートをダウンロードする際には、ご自身の責任の元ダウンロードしてください。

①簡単!Excel工程表

 
「簡単!Excel工程表」は、簡単なボタン操作で作図が出来るテンプレートです。
直感的な操作が可能なので、誰でも簡単に使用することができます。

②Red Warrior

 
「Red Warrior」は、カスタマイズ性に優れたテンプレートです。
テンプレートは全てExcelの関数を使用しているので、変更したい箇所は自分でカスタマイズすることが可能です。

③feedsoft

 
「feedsoft」は、プロジェクト管理に関するテンプレートなどを提供しているサイトです。
 
上記リンクでは、「日程管理表ガントチャート」「プロジェクトガントチャート」「進捗管理」の3つのテンプレートをダウンロードすることができます。

④Excel Pro 工程表

 
「Excel Pro 工程表」は、1ヵ月・3ヵ月・6ヵ月・12ヵ月工程表が簡単に作れる「工程表作成ソフト」です。
 
プロジェクト工程の開始・終了日を入力することによって、ガントチャートが表れます。

⑤Hotateの苦悩

 
「Hotateの苦悩」は、機能性に優れた、プロジェクト管理のテンプレートです。
プロジェクト管理手法である「WBS」ベースに作成しており、タスクとプロジェクト管理をまとめて行うことができます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

EXCEL(エクセル)でプロジェクト管理をするデメリット

上記でExcelを使ってプロジェクト管理簡単に行うための「テンプレート」をご紹介しました。しかし、Excelでのプロジェクト管理は簡単な操作性に反して、いくつかのデメリットがあります。
 
どのようなデメリットがあるのか、1つずつ見ていきましょう。

変更や編集に対応し難い

エクセルでプロジェクト管理をする場合、複数人のメンバーがデータに書き込みを行う可能性があります。
 
その際にバージョン管理を正確にしていないと、どのファイルが最新版なのかが分からなくなってしまいます。
 
また、きちんとした変更や編集のルールを決めないと、誰がどの部分を編集したのかという点や、各メンバーの現在の状況が分かりづらくなり、プロジェクトの円滑な進行を妨げてしまいます。

ガントチャートの精度が低い

ガントチャートはプロジェクト管理を行ううえで、なくてはならないツールです。
 
縦軸にプロジェクトにおけるタスクや課題を、横軸に時間と予定・実績を記録していくことで、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくさせる機能があります。
 
前項でも述べたように、エクセルでもテンプレートを用いてガントチャートを使うことは可能です。
 
しかし、エクセルはあくまでも表計算ソフトです。そのため、作成できるガントチャートの質も、一定の水準に止まってしまいます。
 
ガントチャートの作成に特化したツールとは違うため、エクセルで作られたガントチャートを「お絵かきレベル」と評する専門家もいます。
 
最適なガントチャートが作成できるツールを使うことで、プロジェクト管理はより容易になります。
 
そのため、プロジェクト管理をメインで行う場合、エクセルを使用するのはおすすめしません。

タスク間の関係性や作業順序の設定が出来ない

 
1つのプロジェクトにはタスクが無数に存在します。
 
そして、それらのタスクは独立しているわけでなく、場合によっては他のタスクと結びついていることもあります。
 
プロジェクト管理では、予定と実績の管理だけではなく、タスク同士の結びつきを見極め、作業する順序を設定することも必要です。
 
しかし、エクセルでプロジェクト管理を行う場合、ほとんどの場合作業順序を優先立てて設定できないでしょう。
 
作業順序を設定できず、バラバラな順番でそれぞれがタスクを処理した場合、プロジェクト進行の妨げになりかねません。

共有し難い

エクセルを共有する際には、メールやチャットツールで共有したり、ファイルストレージサービスを利用することになるでしょう。
 
しかし、別ツールを使う分手間がかかったり、上述のように、どのファイルが最新版かを把握するのが難しくなり、混乱を招く恐れがあります。
 
また、チームメンバーごとの負荷状況を管理しづらいという点もあります。
 
例えば誰かのタスクが遅延していたとして、共有し難い状況でプロジェクト管理を行われていたら、遅延に気付かず、再度別のタスクが振られてしまうという事態もあり得ます。
 
こうした状況が続くと、チーム内の環境が悪くなるどころか、プロジェクトマネージャーに対してのフラストレーションを生むことに繋がりかねません。

プロジェクトを横断した管理が出来ない

メンバーによっては、1つのプロジェクトだけではなく、複数プロジェクトに平行して参加していることもあるでしょう。
 
また、経営層やマネジメント層であれば、部門や会社のプロジェクトを横断して確認したいということもありえます。
 
こうした場合のためにも、複数のプロジェクトを一画面で管理できるシステムを導入しておくことは、プロジェクト管理において大事なことです。
 
エクセルでプロジェクト管理を行う場合、ほとんどはプロジェクトごとに複数のエクセルを使用したりするため、プロジェクトを横断して管理することができません。
 
また、場合によってはデータの保存場所がわからなくなってしまうなどの事態も起こりかねません。
 
こうした状況では、プロジェクト管理が面倒になっていくばかりではなく、業務でストレスが溜まってしまい、正しい管理もできなくなってしまいます。

実績の記録や収集が難しい

計画変更に弱いエクセルでは、実績の記録や収集を正しく行っていくのが難しいです。
 
その結果、計画との差異分析を行うことができないため、プロジェクトで得たノウハウや失敗からの教訓を次に活かしていけなくなってしまいます。
 
また、エクセルはバージョンが更新されることがあるため、「古いエクセルで組んでいたマクロが、最新版のエクセルでは動かなくなってしまった。」という事態も起こりやすいです。
 
これでは、効率的にプロジェクト管理が行われているとは言えませんね。
 
収集が行われない以上、いつまで経っても同じような失敗が繰り返され、プロジェクトの管理体制の改善には結びつかないでしょう。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

プロジェクト管理ツールがEXCEL(エクセル)よりも優れている理由

エクセルでプロジェクト管理をすることによるデメリットについてお伝えしました。
 
次に、プロジェクト管理ツールがエクセルよりも優れている点についてご紹介します。

変更や修正の対応がしやすい

初期の計画をするだけであれば、エクセルで管理しても問題ありませんが、プロジェクトには変更がつきものです。
 
プロジェクト管理ツールを使うことで、例えばスケジュールの変更などがあった場合でも、システム上で更新することで、プロジェクトメンバーに最新の情報が供給できるようになります。

精度の高いガントチャートが使える

表計算ソフトであるエクセルとは異なり、プロジェクト管理ツールにはガントチャートを作成する専用の機能があります。
 
そのため、より高度で複雑なガントチャートを作成することが可能です。
 
管理ツールを利用したガントチャートではタスクごとにマイルストーンを設定したり、特定のプロジェクトにおいてどのような業務を実施したかを登録したりすることができます。

メンバーごとの作業状況が見えやすい

プロジェクトを進める上で、各メンバーの作業進捗や負荷を把握することは欠かせません。
 
プロジェクト管理ツールを使えば、タスクの進捗をリアルタイムで管理したり、各メンバーの負荷を把握できるようになります。
 
また、ツール上でチームのタスクが表示されることで、各個人が、自分がすべきタスクや、その遅延による影響がどこにかかるのかを把握できるようになるため、プロジェクトの進行をさらに促進することができます。

共有がしやすい

他の手段で共有をしなければならないエクセルとは違い、プロジェクト管理ツールは、ツールに情報を入れた瞬間共有されるため、リアルタイムでの共有が可能になります。
 
これにより、計画の細かな調整ができるようになるため、無理のなくプロジェクトを進行できるようになるでしょう。

複数プロジェクトを管理できる

これまで複数のエクセルで1つ1つのプロジェクトを管理していたチームも、プロジェクト管理ツールを導入することで、複数のプロジェクトのタスクを1つの画面内に表示させることができるようになります。
 
また、保管場所がツールに一元化されることで、データの保管場所を忘れてしまった、などの状況を防ぐことができます。
 
これにより、業務効率を向上させることが可能です。

実績の記録・収集が可能

プロジェクト管理ツールを導入することで、そのプロジェクトの実績を記録・収集が行えるようになります。
 
収集された情報は、ツール上に一元管理されるため、次回のプロジェクトの際の参考となるでしょう。
 
失敗した点や、得たノウハウなどについても記載しておけば、次回のプロジェクト管理の際の改善点となります。
 
改善点を挙げ、1つずつ攻略していくことで、プロジェクトの管理体制が改善されていくでしょう。
 
関連記事: 【無料・有料】おすすめのチケット管理ツール15選!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

プロジェクト管理で使いたいツール

「エクセルからプロジェクト管理ツールに移行したいけど、操作が難しくないか心配。」
とお考えなら、このようなツールはいかがでしょうか?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

まとめ

エクセルでプロジェクト管理をしている方は多いかと思いますが、ツールに変更をするだけで管理コストを大幅に下げることができるのではないかと思います。
 
余計な理由でプロジェクトの進行を妨げない為にも、是非今回ご紹介させていただいたツールを試してみていただければ幸いです。

 

 
関連記事: 【2021年版】プロジェクト管理について網羅!流れやポイントも徹底解説!