今や業務効率化に全く取り組んでいないという企業はなく、とくに昨今では「ツール導入によって仕事をより効率的に進めよう」と考える企業が増加傾向にあります。
しかし、ツールには数多くの種類があり強みも異なるので、「結局、どのツールを選べばビジネスで活用できるのでか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ジャンル別に仕事効率化に貢献するおすすめのツール14選、仕事の効率化をサポートしてくれるツールの選び方を中心にご紹介します。
- おすすめツールのなかから、自社に合いそうなものを検討したい
- 仕事の効率化に役立つツールの選定ポイントが知りたい
- 仕事の効率化が必要とされる背景について学び、社内浸透を図りたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、自社に導入する効率化ツールの選定ポイントがわかり、最適なツールを導入できるようになります。
目次
- 1 仕事の効率化をサポートするツール14選
- 1.1 【情報管理ツール】Stock
- 1.2 【チャットツール】Chatwork
- 1.3 【チャットツール】Slack
- 1.4 【チャットツール】Workplace from Meta
- 1.5 【Web会議ツール】Microsoft Teams
- 1.6 【Web会議ツール】Zoom
- 1.7 【タスク管理ツール】Backlog
- 1.8 【タスク管理ツール】Jooto
- 1.9 【タスク管理ツール】Trello
- 1.10 【バックオフィスツール】freee
- 1.11 【バックオフィスツール】Misoca
- 1.12 【バックオフィスツール】SmartHR
- 1.13 【名刺管理ツール】Eight
- 1.14 【社内SNSツール】Talknote
- 2 仕事の効率化ツールの選定ポイント
- 3 なぜ仕事の効率化が必要なのか
- 4 仕事の効率化をサポートするツール15選まとめ
仕事の効率化をサポートするツール14選
以下では、仕事の効率化をサポートするおすすめのツール14選をご紹介します。
仕事の効率化に貢献するツールはそれぞれ機能が異なるため、まずは自社の抱える課題を見直し、どんな機能が必要なのかを明確化する必要があります。しかし、「タスク管理だけ」「コミュニケーションだけ」などひとつの要素のみに課題を抱えているケースは稀であり、多くの場合は複数の課題を抱えています。
したがって、ツールを導入する際は、「日常業務において処理頻度が高い業務をまとめて効率化できるもの」を選ぶことをおすすめします。
たとえば、今回ご紹介するツールのひとつである情報共有ツール「Stock」は、コミュニケーション・タスク管理・ファイル共有・文書管理といった業務を、一挙に効率化できるツールです。
Stockは操作にITリテラシーが求められるツールと異なり、ツール導入の障壁である「ツールの難しさ・複雑さ」も徹底排除しているので、非IT企業であっても簡単に情報共有の効率化を促進できます。
【情報管理ツール】Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【チャットツール】Chatwork
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にできるビジネスチャットです。日本語を含む6ヶ国語に対応しており、海外の拠点のユーザーとも円滑なコミュニケーションが取れます。
また、データベース内のデータは常にバックアップされるので、管理者の操作ミスでデータを消してしまっても復元可能です。
＜Chatworkの注意点＞
- 重要な情報が流れやすい
- タスクのリマインド機能がない
チャットツールの特性上、迅速なコミュニケーションが行える一方で、重要なメッセージが流れやすくなります。
Chatwork内でタスク管理はできますが、リマインド機能がないため、タスク管理ツールを併用する必要があります。
＜Chatworkの料金体系＞
- Free：0円
- Business：600円/ユーザー/月
- Enterprise：960円/ユーザー/月
【チャットツール】Slack
＜Slackの特徴＞
Slackは、ストレスなくスムーズにコミュニケーションが取れるビジネスチャットアプリです。Slackに途中から参加しても、過去のメッセージやファイルを閲覧できるので、新しいメンバーが加わっても新たに連絡事項を送信する必要が無くなります。
また、絵文字やスタンプ機能が充実しており、相手の様子がわからないオンラインでも、円滑なコミュニケーションが取れます。
＜Slackの注意点＞
- 情報の蓄積・管理には向かない
- 整理しないと共有ミスに繋がる
チャットを利用した一時的なやりとりが得意な一方で、情報蓄積しあとから振り返る使い方には向いていません。
誤ったチャンネルへの投稿を避けるためにも、カスタマイズオプションを利用して投稿場所の整理を行う必要があります。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- Pro：850円/ユーザー/月
- Business+：1,600円/ユーザー/月
- Enterprise Grid：要問合せ
【チャットツール】Workplace from Meta
＜Workplace from Metaの特徴＞
Workplace from Metaは、社内のコミュニケーションや共同作業を円滑にするためのチャットツールです。
自動キャプション、自動翻訳、代替テキスト機能によって誰とでもコミュニケーションが取れます。とくに海外に拠点のある企業の場合、言葉の壁を意識せずにスムーズな経営ができるでしょう。
また、会社間でも利用でき、他の会社とセキュリティが確保されたグループでコミュニケーションが取れます。
＜Workplace from Metaの注意点＞
- コミュニケーション機能が多い
- ストック情報の管理が難しい
掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多く、使い分けが難しいです。
情報をタイムラインで管理するので、ストック情報は管理が難しく、他ツールの併用が必須になります。
＜Workplace from Metaの料金体系＞
- コアプラン：1ユーザーあたり$4/月
Workplaceの標準的な機能が利用できるプランです。
【Web会議ツール】Microsoft Teams
＜Microsoft Teamsの特徴＞
Microsoft Teamsは、会議やチャット、通話、共同作業が全て1か所で行えるツールです。マルチデバイス対応しており、場所を問わず会議に参加できます。
また、会議の開催者のメールアドレスを知っている人なら誰でも招待できるので、利用者は登録の手間がありません。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 多機能すぎて使いこなせない可能性がある
- 検索精度が低い
さまざまな機能が利用できる一方で、ITリテラシーの低い社員の場合使いこなすのは難しいです。
検索精度が低く、過去にやりとりした資料や情報の振り返りには向きません。
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams：0円
- Microsoft Teams Essentials：430円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月
【Web会議ツール】Zoom
＜Zoomの特徴＞
Zoomは、あらゆるデバイスで簡単に会議を開けるWeb会議ツールです。参加者は主催者が送ってくるURLをクリックするだけで会議に参加ができるので、ユーザー登録を行う必要がありません。
また、データ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けずに大人数の会であっても安定して利用できます。
＜Zoomの注意点＞
- 無料プランは時間に制限がかかる
無料プランの場合、3人以上の会議は40分の時間制限があります。
＜Zoomの料金体系＞
- 無料（最大100人まで同時接続可能）：0円
- プロ（最大100人まで同時接続可能）：2,000円/ユーザー/月
- ビジネス（最大300人まで同時接続可能）：2,700円/ユーザー/月
- 企業（最大500人まで同時接続可能）：2,700円/ユーザー/月
【タスク管理ツール】Backlog
＜Backlogの特徴＞
Backlogは、シンプルで直感的に使えるチームのタスク管理ツールです。プロジェクト管理や課題管理、バグ管理システムなどの機能をすべて利用できます。
また、ガントチャートやマイルストーンなどの機能が備わっているので、プロジェクトの全体を俯瞰して把握可能です。
＜Backlogの注意点＞
- 非エンジニアには馴染みづらい
- 課題に紐づけられるファイルが多くない
マークダウンが採用されており、非エンジニアの場合慣れるまでに時間がかかります。
課題ひとつあたりに添付できるファイル数には制限があり、大量のファイルを紐づけは行えません。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,640円/月
- スタンダードプラン：12,980円/月
- プレミアムプラン：21,780円/月
- プラチナプラン：55,000円/月
【タスク管理ツール】Jooto
＜Jootoの特徴＞
Jootoは、あらゆるプロジェクト管理の課題を削減し、スムーズな進行を実現するタスク管理ツールです。ドラッグ&ドロップで操作が行え、誰でも直感的に利用できます。
また、ひとつのダッシュボード上で複数のプロジェクトを一括管理できるので、表示を切り替えて確認する手間が無くなります。
＜Jootoの注意点＞
- ヘルプページが不十分
- アプリとブラウザで表示が異なる
使い方のデモ動画やヘルプページはあるものの分かりにくく、社員に使い方を教えるのに手間がかかったというユーザーの声があります。
利用環境によって画面構成が異なるため、利用の際には注意が必要です。
＜Jootoの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月
【タスク管理ツール】Trello
＜Trelloの特徴＞
Trelloは、チームの生産性向上に役立つタスク管理ツールです。シンプルなデザインで、壁に付箋を貼っていくような感覚でタスク管理が行えます。
また、業務の効率化をサポートする機能も搭載されており、リストやカード・タスク割り当てなどを使えば、進捗状況や自分のタスクを正確に把握できます。
＜Trelloの注意点＞
- スマホアプリの利便性が低い
- バックアップ機能はない
スマホアプリがありますが利便性が低く、PC版との同期ミスが発生したというユーザーの声があります。
バックアップ機能がないため、誤操作が起こった場合の復元が難しく、利用の際は注意が必要です。
＜Trelloの料金体系＞
- フリープラン：$0
- スタンダードプラン：$6/ユーザー/月
- プレミアムプラン：$12.50/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：要問合せ
【バックオフィスツール】freee
＜freeeの特徴＞
freeeは、確定申告から日々の経理まで、まとめて効率化してくれるバックオフィスツールです。豊富なテンプレートを利用して、目的の書類が作成できます。
作成した書類はそのままツール上で提出が行え、手間を省いた運用が可能です。
＜freeeの注意点＞
- 作成したデータは管理者しか消せない
- オペレーションが他の会計ソフトと異なる
作成したデータは管理者以外からは消せないので、作成の際には注意が必要です。
freee独自の操作方法や決まりがあり、使いこなすまでには時間がかかります。
＜freeeの料金体系＞
- ミニマム：2,618円/月（税込）
- ベーシック：5,258円/月（税込）
従業員が21名以上の場合は、問い合わせが必要です。
【バックオフィスツール】Misoca
＜Misocaの特徴＞
Misocaは、簡単に見積書や納品書、請求書を作成・管理ができるバックオフィスツールです。請求業務を自動化し、郵送もワンクリックで行えます。
また、インターネットさえあれば、場所や時間を問わず請求業務が進められるので、オフィスに戻って作業をする手間が減らせます。
＜Misocaの注意点＞
- 無料プランで作成できるのは月5通まで
- メールの受信文言の変更はできない
無料プランでは月5通までしか作成が行えず、請求書の作成数が多い場合は有料プランに加入しなくてはなりません。
書類の受信メールに記載される文言はあらかじめ決定されており、個別のカスタマイズはできません。
＜Misocaの料金体系＞
- 無料プラン(5通まで)：0円
- プラン15(15通まで)：8,800円/年（税込）
- プラン100(100通まで)：33,000円/年（税込）
- プラン1000(1,000通まで)：110,000円/年（税込）
料金に関してはキャンペーンを開催していることもあります。
【バックオフィスツール】SmartHR
＜SmartHRの特徴＞
SmartHRは、人事・労務の業務効率化をサポートしてくれるバックオフィスツールです。入社手続きなどがペーパーレスにでき、業務効率と経費削減が実現します。
必要項目が分かりやすいので従業員自身で処理が行え、バックオフィス担当者の負担軽減にも繋がります。
＜SmartHRの注意点＞
- 社内のITリテラシーに左右される
- 無料プランではサポートを受けられない
労務担当者だけでなく従業員全員が利用する必要があるため、ITリテラシーの低い社員が多い企業では活用が難しいです。
無料プランの場合カスタマーサポートが受けられず、不明点があった際はマニュアルを読んで解決しなくてはなりません。
＜SmartHRの料金体系＞
- ¥0プラン：0円
- スモールプラン：要問合せ
- スタンダードプラン：要問合せ
- 人材マネジメントプラン：要問合せ
- プロフェッショナルプラン：要問合せ
【名刺管理ツール】Eight
＜Eightの特徴＞
Eightは、無料で名刺管理ができるアプリです。名刺を撮影するだけで簡単にデータとして取り込め、URLやQRを相手に送るだけで簡単に名刺交換ができます。
登録された名刺はリスト形式で確認できるうえ、検索すれば情報の振り返りも可能で、名刺を有効活用できます。
＜Eightの注意点＞
- 名刺が大量にある場合、登録に時間がかかる
- 個人情報の管理に注意が必要
名刺を撮影してEight内に登録するため、名刺が大量にある場合は登録に時間がかかる恐れがあります。
実際に会ったことがないひととでも名刺交換が行えるので、利用する際には個人情報の管理に注意が必要です。
＜Eightの料金体系＞
基本的には無料で利用できます。名刺データのダウンロードなどのオプション機能を利用するには、Eightプレミアム（480円/月）への加入が必要です。
【社内SNSツール】Talknote
＜Talknoteの特徴＞
Talknoteは、共通の価値を浸透させるために、社内のコミュニケーションを円滑にする社内SNSです。社内のコミュニケーションを集約し、日々の業務報告や売り上げの報告などを、テーマごとに分類してやり取りができます。
また、コミュニケーション分析機能を利用すれば、Talknote内でのコミュニケーションを分析して、組織の問題を把握できます。
＜Talknoteの注意点＞
- 既読通知がプレッシャーになりやすい
- 検索精度が十分でない
相手が読んだかどうかの確認に便利な既読機能ですが、読み手にとっては返信を急かされるプレッシャーになりやすいです。
検索機能の精度が低く、過去にやりとりした内容が探しづらいというユーザーの声があります。
＜Talknoteの料金体系＞
- 初期費用＋基本プラン料金＋オプション料金
詳細な料金には問い合わせが必要です。
仕事の効率化ツールの選定ポイント
以下では、仕事を効率化するツールを導入する際の3つの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえた選定を行い、自社での業務効率化を実現させましょう。
使いやすいか
最も重要なポイントが、そのツールの使いやすさです。
いくら課題解決に役立ち導入が簡単に行えるツールであっても、そのツールが使いにくければ、かえって仕事が非効率になりかねません。したがって、導入するツールは「社内で一番ITツールが苦手な人でも活用できる使いやすさ」のものを選択しましょう。
利用にストレスのないツールを選んでおけば、導入後にツールの利用が滞ることなく継続できます。
効率化したい目的を達成できるか
まずは効率化したい目的を明確にし、そのツールで課題が解決できるか見極めましょう。
仕事の効率化をサポートするツールは数多く溢れていますが、それらを「大手ベンダーが出しているから」「人気のツールだから」という理由で選んでは効果を発揮できません。
なぜなら最大の目的は「効率化ツールの導入」にあるのではなく、効率化ツールを使って仕事を効率化することにあるからです。
したがって、ツールを選ぶ際には「自分の会社や業務に合うか」「何に課題を抱えているのか」を意識する必要があります。
簡単に始められるか
検討しているツールの導入が簡単に行えるかどうかも重要なポイントです。
効率化ツールは実際に業務に取り入れ使いはじめてみなければ、その効果を把握できません。その一方で、導入するのに複雑な手続きやシステムへの理解が必要になるようなツールでは、なかなか導入に踏み切れません。
したがって手間なく導入が進められ、仮運用が行えるようなツールを選択し、導入担当者の負担もあらかじめ軽減しておきましょう。
なぜ仕事の効率化が必要なのか
以下では、なぜ仕事の効率化がこれほどまでに多くの企業で重要視されているのか、その理由について解説します。
人手不足による業務負担の増加
業務効率化の実現が必要なひとつめの理由は、人手不足による業務負担の増加を避けるためです。
少子化に伴い労働人口の減少が進んでいる昨今では、優秀な人材の確保は難しい傾向にあります。そのため、企業は現在の人材を最大限活用して業務に取り組まなくてはなりません。ひとりあたりの生産性を高められれば、人手不足を現在の人員によってカバーできる可能性があるからです。
しかし、ひとりあたりに増やせる業務量には限りがあり、無理な負担をかければ逆に人材の流出に繋がりかねません。
したがって、仕事をできるだけ効率化して社員ひとりあたりのリソースを増やし、生産性を高める必要があるのです。
コスト削減
仕事の効率化は、自社のコスト削減に強く関係しています。なぜなら業務効率化によって仕事のムリ・ムダ・ムラが無くなれば、これまで必要以上にかかっていた時間や工程・費用が削減できるからです。
たとえば、仕事を効率化するとその作業の標準化が起こるため、社内教育や引き継ぎ時のコストを従来よりも抑えられるようになります。その結果、常に生産性が一定に保たれ、企業の生産力向上に直結します。
コストが削減される一方で、企業の生産力は高まっていくので、自社の利益拡大に大きく影響します。
ワークライフバランスの実現
業務効率化は社員のワークライフバランスの実現にも大きく影響します。ワークライフバランスとは、仕事と生活の調和を意味し、社員ひとりひとりが多様な生き方を選択・実現できることを言います。
仕事を効率化すると、これまで必要以上に仕事へかけていた時間が削減できるので、空いた時間をほかの仕事に使ったり、プライベートとの時間に当てたりできるようになります。
その結果、仕事とプライベートが両立可能になり、モチベーションの向上はもちろん離職率低下にも貢献します。
仕事の効率化をサポートするツール15選まとめ
ここまで仕事の効率化に役立つツール15選と、ツールの選定ポイントを解説しました。
ツール選定時は、「効率化したい目的を達成できるか」「簡単に始められるか」「使いやすいか」の3点を意識した検討が重要です。
とくに、「使いやすいかどうか」は、選定者目線ではなく利用者目線に立つ必要があります。なぜなら、社内にはさまざまなITリテラシーを持った社員がおり、使いこなせるレベルが一定ではないからです。
仕事の効率化は全社で取り組むべきものであり、ツールはすべての社員が活用できなくてはなりません。したがって、実際に利用する現場レベルを想定した検討を行いましょう。
今回ご紹介したツールのひとつであるStockは、ITに不慣れなユーザーでも直感的な操作で利用できる情報共有ツールです。
現在約100,000社以上の非IT企業に導入されているStockであれば「社員のITリテラシーが低いせいでツールが活用できない」という事態も起こりません。
無料登録は1分で完了するので、是非「Stock」を導入して、自社の業務効率化を実現しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
