仕事の効率化をサポートするツール紹介記事はたくさんありますが、「結局、どういうポイントでツールを選べば良いのか分からない」と思っている方が多いのではないでしょうか。
そこで今回は、
「仕事効率化ツールを選ぶ時のポイントって何？」
「おすすめの効率化ツールを教えてほしい！」
と考えている方に向けて、「仕事の効率化をサポートしてくれるツールの選び方」と「厳選したおすすめ効率化ツール15選」をご紹介します。
仕事を効率的にすることには、たくさんのメリットがあります。
一つでも多くのメリットを活かすために、この記事を参考にしながら要点を確認してみてください。
目次
- 1 なぜ仕事の効率化が必要なのか？
- 2 効率化ツールを選ぶときのポイント
- 3 仕事の効率化をサポートするツール15選
- 3.1 【情報管理ツール】Stock
- 3.2 【チャットツール】Chatwork
- 3.3 【チャットツール】Slack
- 3.4 【チャットツール】Workplace from Facebook
- 3.5 【Web会議ツール】Skype
- 3.6 【Web会議ツール】Microsoft Teams
- 3.7 【Web会議ツール】Zoom
- 3.8 【タスク管理ツール】Backlog
- 3.9 【タスク管理ツール】Jooto
- 3.10 【タスク管理ツール】Trello
- 3.11 【バックオフィスツール】freee
- 3.12 【バックオフィスツール】Misoca
- 3.13 【バックオフィスツール】SmartHR
- 3.14 【その他ツール】Eight
- 3.15 【その他ツール】Talknote
- 4 まとめ
なぜ仕事の効率化が必要なのか？
人手不足
労働人口の減少が進む現状では、優秀な人材の確保はとても難しい課題です。
しかし、一人当たりの生産性を上げることができれば、人手不足をカバーできる可能性があります。
また、業務効率化によって職場環境や待遇が向上することで、「従業員の満足度向上」や「企業への定着率増加」が見込めます。
仕事の効率化をすることは利益にも影響がありますが、企業の継続的な事業展開にもプラスの働きをします。
コスト削減
「仕事の効率化」と「コスト削減」は強く関係しています。
仕事の「ムリ」「ムダ」「ムラ」が無くなるので、必要以上にかかっていた時間や工程、費用を減らすことが可能です。
例えば、仕事が効率化されると作業が標準化できるので、社内教育や引き継ぎの時のコストを抑えることが可能です。
ですので、商品やサービスの品質を維持したままコスト削減ができれば、企業全体の利益を向上できます。
ワークライフバランス
仕事を効率化することで、社員のワークライフバランスに良い影響を与えます。
必要以上に仕事へかけていた時間が削減できるので、空いた時間を他の仕事に使ったり、家族との時間に当てたりすることができます。
「労働意欲の向上」や「企業への定着率」が上がることに期待ができます。
そのような理由から、仕事とプライベートを両立させるために効率化は必須です。
効率化ツールを選ぶときのポイント
効率化したい目的を達成できるか
仕事を効率化するツールは、世の中にたくさん溢れています。
「周りが使っているから」「今話題だから」という理由で選ぶのはやめましょう。
「自分の会社や業務に合うか」や「どうして仕事を効率的にしたいのか」を意識して、効率化ツールを選びましょう。
最大の目的は「効率化ツールを導入すること」ではなく、効率化ツールを使って「仕事を効率化すること」なので、ツールを選ぶ際には常に意識しましょう。
簡単に始められるか
まずは使い始めてみなければ、それが効率化をしっかりとサポートしてくれるツールなのか分かりません。
しかし、最初に「煩雑な手続き」や「システムへの理解」が必要なツールは、導入の大きなハードルになります。
お試しで簡単に始められるツールを選びましょう。
使いやすいか
最も重要なポイントが、そのツールの「使いやすさ」です。
導入したツールが使いにくいと、逆に仕事を非効率にします。
「シンプルな機能」「誰でも簡単に使える」「便利」の3つを兼ね備えたツールがおすすめです。
また、シンプルで誰でも使えるようなツールを選ぶことで、使い始めてからも問題なく利用を継続できます。
仕事の効率化をサポートするツール15選
【情報管理ツール】Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
【チャットツール】Chatwork
https://go.chatwork.com/ja/
Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にできるビジネスチャットです。
■Chatworkの特徴
1.多言語への対応
日本語を含め6ヶ国語に対応しているので、海外の拠点のユーザーとも円滑なコミュニケーションが取れます。
2. 高水準のセキュリティ
サーバーとの情報は全て暗号化されるので、厳重なセキュリティで利用できます。
また、データベースのデータは常にバックアップされるので、管理者の操作ミスでデータを消してしまっても復元できます。
■Chatworkの主な機能
グループチャット
1対１のダイレクトメッセージ以外に、チームごとにメンバーを集めたグループチャットを作成できます。
また、招待リンクを作成することで、社外のユーザーをグループに招待することが可能です。
タスク管理
自分のタスクを設定したり、相手にタスクを依頼できます。
「タスク管理」のアイコンには、その日のタスクの数が表示されます。。
■Chatworkの費用
https://go.chatwork.com/ja/price/
Chatworkは無料で利用することもできますが、複数人でのビデオ通話ができないなどの制限があります。
【チャットツール】Slack
Slackは、ストレスなくスムーズにコミュニケーションが取れるビジネスチャットアプリです。
■Slackの特徴
1.途中参加でもデータが閲覧できる
Slackに途中から参加しても、過去のメッセージやファイルを閲覧できます。
ですので、新しいメンバーが加わっても新たに連絡事項を送信する必要が無くなります。
2.気軽にコミュニケーションが取れる
絵文字やスタンプ機能が充実しています。
相手の様子がわからないオンラインでも、円滑なコミュニケーションが取れます。
■Slackの主な機能
Slackコネクト
DMを使って、パートナーやベンダーなどの外部関係者とコミュニケーションが取れます。
画面共有
ビデオチャット中には画面共有ができるので、複雑なアイデアも簡単に伝えられます。
また、表示される共有画面には、ペンでメモを書き込めます。
■Slackの費用
https://slack.com/intl/ja-jp/pricing
Slackは無料でも使えますが、保存できるメッセージの数などに制限があります。
【チャットツール】Workplace from Facebook
https://www.facebook.com/workplace
Workplace from Facebookは、社内のコミュニケーションや共同作業を円滑にするためのチャットツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。
■Workplace from Facebookの特徴
1.自動翻訳で誰とでもコミュニケーションが取れる
自動キャプション、自動翻訳、代替テキストによって全てのメンバーが議論に参加できます。
海外に拠点のある企業であれば、言葉の壁を意識せずにスムーズな経営ができる可能性があります。
2.会社間でも繋がれる
社内で完結するチャットツールではなく、他の会社とセキュリティが確保されたグループでコミュニケーションを取ることができます。
■Workplace from Facebookの主な機能
ライブ動画配信機能
社内やチームに知らせたい情報があった時に、簡単に撮影・共有ができます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながら、メンバーとコミュニケーションが取れます。
情報ライブラリ機能
内容の変更頻度が低いデータを作成・保存・共有できます。
例えば、マニュアルや社内Wikiなどを保存しておけば、簡単に情報へアクセスできます。
■Workplace from Facebookの料金
https://www.workplace.com/pricing
無料版はありません。アドバンスプランと、エンタープライズプランがあります。
アドバンスプランではファイルの保管が1人あたり1TBまでなどの制限があります。
【Web会議ツール】Skype
Skypeは、無料で簡単に音声通話やビデオ通話ができるWeb会議ツールです。
■Skypeの特徴
1.無料で何時間でもビデオ通話ができる
ユーザー同士がSkypeに登録していれば、世界中どこからでも時間制限なく会議ができます。
もちろん、ビデオ通話だけなく、音声通話も無料で利用することができます。
2.ファイルや画像を送信できる
ビデオ通話だけでなく、ファイルデータも簡単にやり取りができます。
ただし、送信できるファイルにはサイズ制限があるので注意が必要です。
■Skypeの主な機能
リアルタイム字幕
ライブキャプションと字幕を有効にすると、音声・ビデオ通話中の会話を文字に変換してくれます。
2021年3月現在では、翻訳機能は主要な11言語に対応しています。
モバイル画面共有
自分の見ている画面を共有することで、より円滑なコミュニケーションを取れます。
■Skypeの費用
https://www.skype.com/ja/international-calls/
Skypeはユーザー同士であれば無料で利用することができますが、固定電話や国際電話などにかける場合は別途通話料が発生します。
【Web会議ツール】Microsoft Teams
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/
Microsoft Teamsは、会議やチャット、通話、共同作業が全て1か所でできるツールです。
■Microsoft Teamsの特徴
1.チームのメンバーとどこからでも繋がる
あらゆるデバイスに対応しているので、どこからでも会議に参加できます。
例えば、オフィスのメンバーと出張先のメンバー、在宅勤務のメンバーがそれぞれのデバイスから、同じ会議に参加することが可能です。
2.招待が簡単にできる
自分メールアドレスを知っている人なら誰でも招待することができます。
ただし、会議に参加するためには、招待した相手がメールアドレスとWebブラウザを起動できるデバイスを持っている必要があります。
■Microsoft Teamsの主な機能
ライブキャプション
会議中の会話が字幕に変換され、画面に表示されます。
またマーカーやフォントの大きさなど、細かい書式の編集ができます。
参加者リスト作成
会議への参加者のリストのダウンロードができます。
一人一人確認していく手間が省けるので、とても効率的です。
■Microsoft Teamsの費用
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options
基本的な機能は無料で利用することができますが、会議の時間や参加人数など制限があります。
【Web会議ツール】Zoom
Zoomは、あらゆるデバイスで簡単に会議を開くことができるWeb会議ツールです。
■Zoomの特徴
1.誰でも簡単に参加できる
参加者は主催者が送ってくるURLをクリックするだけで、会議に参加ができます。
招待された会議に参加するには,Webブラウザが使えるデバイスとインターネット環境が必要になります。
2.接続が安定している
大人数で会議をしても安定しており、少ない通信量で参加できます。
通信環境の良いツールを利用することで、会議をスムーズに進行できます。
■Zoomの主な機能
背景カスタマイズ
画面上の背景を変更することでプライバシーを保護できます。
Zoomにはデフォルト画像がありますが、自分の好みの画像をアップロードすることもできます。
ブレイクアウトルーム
会議に参加しているメンバーを小部屋に招待することで、円滑なコミュニケーションが取れるようになります。
■Zoomの費用
Zoomは基本的に無料で利用できますが、一部機能に制限があります。
【タスク管理ツール】Backlog
Backlogは、シンプルで直感的に使えるチームのタスク管理ツールです。
■Backlogの特徴
1.プロジェクト管理に必要な機能が揃っている
プロジェクト管理や課題管理、バグ管理システムなどの機能がオールインワンになっています。
2.作業を見える化する
プロジェクトの全体を俯瞰できるような機能が備わっています。
例えば、ガントチャートやマイルストーンを利用するとプロジェクトの進捗が一目瞭然です。
■Backlogの主な機能
Wiki機能
個人のメモや会議の議事録などを管理できます。
また、編集履歴から「いつ」「誰が」「どのような変更をしたのか」を簡単に確認できます。
カンバンボード機能
課題カードを直感的に操作することで、課題の状態を変更できます。
現在ではフリープランを含む全てのBacklogユーザーが、カンバンボード機能を利用することが可能です。
■Backlogの料金
https://backlog.com/ja/pricing/
無料トライアルで30日間無料で使うことができます。スタータープランではユーザー数が最大30人などの制限があります。
【タスク管理ツール】Jooto
Jootoは、あらゆるプロジェクト管理の課題をなくして、スムーズにしてくれるタスク管理ツールです。
■Jootoの特徴
1.シンプルな操作性で簡単に使える
基本操作がドラッグ&ドロップだけなので、誰でも直感的に使うことができます。
また、色分けもできるので、整理することでより簡単にタスクを把握することが可能です。
2.複数のプロジェクトを一括管理できる
1つのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理できるので確認作業の手間が無くなります。
■Jootoの主な機能
タスク管理
タスクの作成はもちろんですが、「チェックリスト」や「カテゴリー分け」、「ガントチャート」などタスク管理に必要な機能を兼ね備えています。
豊富な機能とシンプルなデザインで、チームメンバーの抱えているタスクの進捗を一目で確認できます。
データ共有
データはプロジェクトごとにファイリングされ、タスクごとに紐付けされるので簡単に共有できます。
また、タスクの更新や変更があった時には、タスク担当者と関係者に即座に通知がいくので、伝達ミスが無くなります。
■Jootoの導入費用
https://www.jooto.com/pricing/
ユーザー数4名までであれば無料で使うことができます。
ユーザー数を増やしたり、容量を増加させるには有料プランの契約が必要になります。
【タスク管理ツール】Trello
Trelloは、チームの生産性を上げてくれるタスク管理ツールです。
■Trelloの特徴
1.チームの生産性をあげる機能が豊富
業務の効率化をサポートする機能が揃っています。
例えば、リストやカード、タスク割り当てなどを使うことで、進捗状況や自分のタスクを正確に把握することができます。
2.直感的に操作ができる
シンプルなデザインになっているので、誰でも簡単に操作ができます。
壁に付箋を貼っていくような感覚で使えるので、日常使いでも使いやすいです。
■Trelloの主な機能
Butler
ルールやボタンを設定することで、Trelloのほとんどのアクションを自動化できます。
例えば、プロジェクトボード内のリストの移動等の単純作業を手動でやる必要がないので、時間短縮になります。
同期
リアルタイムで更新されるので、全ての人が同じ情報にアクセスできます。
また、あらゆるデバイスから、どこにいても最新の情報を確認できます。
■Trelloの費用
基本的には無料で使うこともできますが、ストレージやボード数などに制限があります。
【バックオフィスツール】freee
freeeは、確定申告から日々の経理まで、まとめて効率化してくれるバックオフィスツールです。
■freeeの特徴
1.書類作成が簡単にできる
テンプレートが豊富にあるので、目的の書類を作成できます。
また、質問に答えていくだけで書類が作成できたり、レシートも撮影すれば自動で文字入力してくれます。
2.電子申告で自宅から申告書を提出できる
作成した書類をいつでも家から簡単に提出ができます。
直筆で書いたり、直接提出する手間が省けるのでとても効率的です。
■freeeの主な機能
OCR機能
レシートを撮影するだけで、書いてある文字を認識して自動的に入力してくれます。
効率化をサポートすると同時に、入力ミスや支払い漏れを防ぐことが可能になります。
API連携
他のツールと連携することで、さらに利便性が増します。
■freeeの導入費用
https://www.freee.co.jp/houjin/price/
30日間は無料で試すことができます。
それ以降は、有料プランにする必要があり、請求書の作成や経費精算の機能が使えるようになります。
【バックオフィスツール】Misoca
Misocaは、簡単に見積書や納品書、請求書を作成・管理ができるバックオフィスツールです。
■Misocaの特徴
1.業務を効率化できる
請求業務を自動化して効率的にしてくれます。
例えば、準備に手間がかかる郵送がワンクリックでできます。
2.家で作業が完結できる
インターネットがあれば、いつでも、どこでも請求業務ができます。
■Misocaの主な機能
取引先登録
一度入力した取引先の情報は、二回目以降はリストから選択するだけで入力ができます。
同じ情報を何度も入力する業務を効率化できます。
請求書の自動作成と自動送信
指定した日付になったら、自動的に請求書の作成と送信をしてくれます。
作成漏れや請求漏れを防ぎます。
■Misocaの料金
https://www.misoca.jp/plan.html
月間請求書作成数が5通までであれば、無料で利用することができます。
5通を超える場合には、有料プランの契約が必要です。
【バックオフィスツール】SmartHR
SmartHRは、人事・労務の業務効率化をサポートしてくれるバックオフィスツールです。
■SmartHRの特徴
1.はんこや紙が不要になる
入社手続きなどをペーパーレスにすることができ、業務効率も上がります。
また、紙資料の削減や提出のため出社する必要が無くなるので、経費削減にも繋がります
2.最新の社員情報を管理できる
常に最新の社員情報が一元的に管理することができます。
■SmartHRの主な機能
組織図の作成
従業員情報の一部と部門情報から組織図を作成できます。
組織図は採用や部署移動などの際の、組織構造の理解や検討に貢献します。
ラクラク分析レポート
人事データの分析や統計データを作成できます。
複雑な設定なしに、様々なチャートで表示される分析を確認できます。
■SmartHRの料金
15日間の無料トライアル期間があります。
利用人数30人までという制限がありますが、人事労務手続きに必要な機能だけを揃えた￥0プランもあります。
【その他ツール】Eight
Eightは、たまたま出会った仕事での縁をビジネスに繋げるための名刺管理ツールです。
■Eightの特徴
1. 紙の名刺を簡単にデータ化できる
名刺を撮影するだけで簡単に、デートとして取り込めます。
特殊な形の名刺や名刺ホルダーに入れた状態でも撮影できます。
2. オンラインで名刺交換ができる
URLやQRを相手に送るだけで簡単に名刺交換ができます。
また、Web会議の背景画像にQRコードを埋め込むことで、オンラインでも簡単に名刺交換ができます。
■Eightの主な機能
メッセージ機能
名刺交換した相手とメッセージのやり取りができます。
また、他のメンバーに招待された時に限り、グループ機能を使って複数人でメッセージのやり取りができます。
クイックスキャン
一度に複数枚の名刺を撮影することができます。
一枚一枚撮影する手間が省けるので、とても効率的です。
■Eightの導入費用
基本機能は全て無料で利用することができます。
Eightプレミアムを契約すると、名刺データをダウンロードして管理することが可能になります。
【その他ツール】Talknote
Talknoteは、共通の価値を浸透させるために、社内のコミュニケーションを円滑にする社内SNSです。
■Talknoteの特徴
1.社内のコミュニケーションを集約している
日々の業務報告や売り上げの報告などを、テーマごとに分類してやり取りができます。
ですので、他のコミュニケーションツールを使う必要はありません。
2.コミュニケーションを分析できる
Talknote内のコミュニケーションを分析して、組織の問題を把握することができます。
例えば、社員のコンディションの変化を分析し、メンタルヘルスの不調などを早期に発見できます。
■Talknoteの主な機能
タスク管理
「担当者」「期日」「やるべきこと」を設定して、タスクの管理と依頼ができます。
また、タスクが完了していないメンバーには、自動的に通知がいきます。
投稿テンプレート
入力事項のミスなどを防ぐためのフォーマットを登録することができます。
■Talknoteの料金
https://talknote.com/price/index.php
無料トライアル期間が14日間あります。
有料プランは、初期費用や月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため問い合わせをする必要があります。
まとめ
いかがだったでしょうか？
仕事を効率化してくれるツールの選ぶポイントや厳選したおすすめツールをご紹介しました。
ツールを選ぶ時のポイントをまとめます。
- 効率化したい目的を達成できるか
- 簡単に始められるか
- 使いやすいか
上記の3点を意識して選ぶと、良いツールに巡り会えるはずです。
ぜひこの記事を参考にして最適な仕事効率化ツールを見つけてみてください。
