仕事の効率化を図るには、日常の業務で効率的にできる工程の捜索や、質とスピードを意識する工夫が必要です。そして、さまざまな工夫を凝らしているものの効率化が進まないときは、業務効率化を実現できる「アプリ」を導入することも有効です。
しかし、さまざまなベンダーからリリースされているアプリのうち、どのアプリを導入すれば良いか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の効率化をサポートするアプリ12選と、アプリで仕事の効率化を図るメリットや注意点を中心に解説します。
- 個人で行える努力はすべて行ったが業務効率が改善しない
- 仕事の効率化をサポートするおすすめのアプリが知りたい
- アプリを導入するメリット・デメリットを把握したうえで導入をしたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、アプリを導入するメリット・デメリットを把握したうえで、自社に最適なアプリを使って効率化を実現できます。
【カテゴリ別】仕事の効率化に役立つおすすめアプリ12選
以下では、仕事の効率化に役立つおすすめのアプリをカテゴリ別に12選紹介します。
タスク管理や情報共有、ファイル管理など日々の業務で効率化すべき作業は数多くあります。しかし、作業一つひとつに対して別々のアプリを使って運用するのは操作手順を覚えるのに時間がかかるうえ、情報が散在する原因となってしまうのです。
また、業界業種問わずビジネスで活用するのは「情報」であるため、情報を正しく蓄積し・共有できるツールを使うと、費用対効果高く仕事の効率化へ直結します。ただし、複雑なツールは結果的に放置されるだけなので、「使いやすいツール」を選ぶことが前提です。
結論として、情報共有の側面から効率化を実現する「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に情報蓄積・共有ができる情報共有アプリ一択です。
Stockの「ノート」に情報を残しつつ、直感的な「フォルダ」を使うと、共有したい情報の作成から管理までが効率化します。また、「ノートに紐づくタスク」でタスク管理も可能なため、情報共有を起点とした仕事の管理も完結できるのです。
【情報共有アプリ】Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【情報共有アプリ】Evernote
＜Evernoteの特徴＞
Evernoteは、大切な情報をクラウドで管理できるノート型の情報共有アプリです。クラウド上で共有しているので、どこにいても閲覧や編集ができ、テキストだけでなく、画像や音声、PDFなども保存できます。
＜Evernoteの主な機能＞
- パスワード機能
- データ共有機能
Evernoteアプリにはパスコードロックがかけられます。手書きのノートやメモ帳のように紛失した場合の情報漏洩リスクはありません。
Evernoteに保存されているメモには、それぞれに共有リンクがあります。リンクをチャットやメールで共有相手に送信するだけで、簡単に情報共有できます。
＜Evernoteの注意点＞
- 動作が遅いことがある
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
情報を自由に記載できるものの、動作が遅くストレスを感じるというユーザーの声があります。
さまざまな機能が利用できる一方で、利用者のITリテラシーが低い場合、使いこなすのは難しいです。
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：680円/月
- PROFESSIONAL：850円/月
- EVERNOTE TEAMS：1,100円/ユーザー/月
【情報共有アプリ】Pocket
＜Pocketの特徴＞
Pocketは、多くの情報を保管し「あとで読む」ことができる情報管理アプリです。記事だけでなく、ビデオやアプリからさまざまな情報を保存可能です。また、一度記事をダウンロードすればオフラインでも閲覧できます。
＜Pocketの主な機能＞
- ブラウザ拡張機能
- タグ機能
ブラウザで閲覧しているページを、ワンクリックでPocketに保存できます。
タグを作成して、保存したコンテンツの分類が簡単にできます。タグの利用によりあとから振り返るのが簡単です。
＜Pocketの注意点＞
- フォルダやカテゴリでの分類は行えない
- 一部ページは日本語対応していない
情報の分類に利用できるのはタグだけなので、保存ページが増えると管理が難しくなります。
FAQなどの一部ページは日本語に対応しておらず、利用する際には注意する必要があります。
＜Pocketの料金体系＞
- 無料アカウント：$0
- PREMIUM年会員：$44.99/ユーザー/年
- PREMIUM月会員：$4.99/ユーザー/月
【ビジネスチャットアプリ】Chatwork
＜Chatworkの特徴＞
Chatworkは、気軽にスムーズなコミュニケーションができるビジネスチャットです。絵文字の種類が豊富なので、より円滑なコミュニケーションが取れます。テキストだけでは伝わりにくい感情も、絵文字やリアクションを利用して簡単に伝えられます。
＜Chatworkの主な機能＞
- ファイル管理
- タスク管理
チャットにファイルをドラッグ&ドロップするだけで、ファイルを簡単にアップロードできます。
タスク漏れを防ぎ、メンバーの進捗状況の把握が可能です。完了すると依頼者に通知を出す機能もあります。
＜Chatworkの注意点＞
- 重要な情報が流れる
- 無料プランには制限がある
迅速なコミュニケーションが得意な一方で、チャットの特性上重要なメッセージが流れやすいです。
無料プランの場合は40日以前のメッセージが5,000件までしか見られなくなります。したがって、ビジネス利用するには有料プランへの加入が必要です。
＜Chatworkの料金体系＞
- Free：0円
- Business：600円/ユーザー/月
- Enterprise：960円/ユーザー/月
【ビジネスチャットアプリ】Slack
＜Slackの2022年9月1日の発表＞
Slackから「2022年9月1日から一部の料金と仕様を変更する」との発表がありました。このアップデートに伴い「メッセージが過去90日分しか閲覧できなくなる」というフリープランに制限がかかります。
すなわち、1〜2年単位のプロジェクト進行中に、無料プランのままでは90日後にノウハウやナレッジが失われるので、Slackでの運用ができない事態に陥ってしまうのです。
そのため、Slack特有の「情報が流れる」問題を解消しながら「大切なノウハウ・ナレッジを守る」には、代わりに「Stock」のような”誰でも簡単に情報を残しつつ情報共有も効率化できるツール”を使って、プロジェクトを進めましょう。
＜Slackの特徴＞
Slackは、ファイルの共有やメッセージの送信が簡単にできるビジネスチャットです。プライベートチャンネルが利用でき、プライバシーに関することなど、オープンにできない情報の共有に役立ちます。ただし、管理者の設定によってはプライベートチャンネルやDMのエクスポートができるので注意しましょう。
＜Slackの主な機能＞
- ポスト機能
- リマインダー機能
外部のツールを使わなくても、簡単に文書の作成・編集・削除ができます。会議の概要などを作るのに役立ちます。
メッセージごとにリマインダーを設定できます。リマインダーには必要に応じてメモも残せます。
＜Slackの注意点＞
- ストック情報の管理には向かない
- 検索精度が高くない
一時的なやりとりであるフロー情報を行うには便利ですが、蓄積しあとから振り返るべきストック情報の管理には向きません。
検索精度が高くないので、蓄積したはずの情報が振り返れない恐れがあります。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- Pro：925円/ユーザー/月
- Business+：1,600円/ユーザー/月
- Enterprise Grid：要問合せ
【タスク管理アプリ】Backlog
＜Backlogの特徴＞
Backlogは、チームのプロジェクトを一括管理して、課題を見える化するタスク管理アプリです。基本操作はドラッグ＆ドロップなので、誰でも簡単に使えます。また、メンバー間のコミュニケーション機能やチーム間でのコラボレーション機能などを活用した、横断的な利用が行えます。
＜Backlogの主な機能＞
- プロジェクト管理
- 課題管理
「ガントチャート機能」や「Wiki機能」「ファイル共有機能」などの機能が利用できます。プロジェクト管理機能の利用によって、プロジェクト進捗の把握や業務内容の理解・他部門との連携が可能です。
課題を可視化し、課題解決がスムーズに行えるようにサポートします。
「親子課題」や「属性カスタム機能」を使えば、課題同士の関係性や担当者のタスクが一目で確認できます。
＜Backlogの注意点＞
- 非エンジニアには馴染みづらい
- 課題に紐づけられるファイルには制限がある
エンジニア向けに開発されたツールなので、非エンジニアの方には馴染みづらい傾向があります。
一つの課題に添付できるファイル数には制限があり、大量のファイルを紐づけたいという場合には向きません。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,640円/月
- スタンダードプラン：12,980円/月
- プレミアムプラン：21,780円/月
- プラチナプラン：55,000円/月
【タスク管理アプリ】Todoist
＜Todoistの特徴＞
Todoistは、簡単な操作でタスクの登録や進捗管理ができるタスク管理アプリです。複雑な機能がなく、タスク管理に特化した機能のみが備わっています。また、直感的に分かるデザインなので、誰でも簡単に使えます。
＜Todoistの主な機能＞
- 優先度の選択
- 共有機能
タスクに優先度がつけられ、その日に集中すべきことがわかります。優先度の高い順に上から表示されるため、見落とす恐れもありません。
タスクを他のメンバーと簡単に共有できます。共有されたタスクには「コメント送信」が行えます。
＜Todoistの注意点＞
- リマインダー機能は有料プランのみ
- 情報管理には向かない
タスクの抜け漏れ防止に役立つリマインダー機能は、無料プランでは利用できません。
タスクの詳細情報をほとんど記載できないので、別途情報管理向けのツールを組み合わせる必要があります。
＜Todoistの料金体系＞
- 無料：0円
- プロ：588円/月
- ビジネス：888円/ユーザー/月
【タスク管理アプリ】Trello
＜Trelloの特徴＞
Trelloは、プロジェクトを可視化をサポートするプロジェクト管理アプリです。ひとつのボード上でプロジェクトが進行するので、別の場所を確認する手間が省けます。他ツールとの連携が豊富で、チャットツールやカレンダーと組み合わせることでさらに便利に利用できます。
＜Trelloの主な機能＞
- 通知機能
- ラベル機能
アプリ内やブラウザ、メールでの通知が発生し、見逃す心配がありません。
ラベルを使ってタスクの整理ができ、タスクの抜け漏れが防げます。
＜Trelloの注意点＞
- スマホアプリの利便性が低い
- バックアップ機能はない
スマホアプリが提供されていますが、PC版との同期ミスなどの不具合が発生したというユーザーの声があります。
バックアップ機能がないため、誤操作が起こった場合の復元が難しいです。
＜Trelloの料金体系＞
- フリープラン：$0
- スタンダードプラン：$6/ユーザー/月
- プレミアムプラン：$12.50/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：要問合せ
【スケジュール管理アプリ】Google カレンダー
＜Google カレンダーの特徴＞
Google カレンダーは、Googleが提供する無料のカレンダーアプリです。パソコンやスマートフォン、タブレット端末まで、あらゆるプラットフォームに対応しており、場所や時間を問わず利用できます。また、Googleカレンダーを利用しているユーザー同士であれば、簡単にスケジュールの共有ができます。
＜Google カレンダーの主な機能＞
- スケジュール機能
予定を1箇所で管理できるので、スケジュール管理の抜け漏れ防止に繋がります。また、他のメンバーのスケジュールも同時に確認できるため、スケジュール調整の時間が短縮できます。
＜Googleカレンダーの注意点＞
- デザインは変更できない
カレンダーの色や背景の設定などのカスタマイズ機能はありません。
＜Googleカレンダーの料金体系＞
すべての機能を完全無料で利用可能です。
【スケジュール管理アプリ】Timetree
＜Timetreeの特徴＞
Timetreeは予定共有が簡単に行えるスケジュール管理アプリです。チャット機能が付属しており、カレンダーの共有だけでなく、予定ごとのコミュニケーションが取れます。
＜Timetreeの主な機能＞
- カレンダー共有
グループごとにスケジュールを作成し、共有できます。また、カレンダーは予定ごとに共有ができるので、自分に関係のある予定がすぐにわかります。
＜Timetreeの注意点＞
- 入力内容が反映されないことがある
- カレンダー画面の見方や使い方に慣れが必要
入力した予定がほかのメンバーに反映されない場合があるというユーザーの声があります。
同日に設定した予定が複数あると見づらくなるうえ、予定の確認画面には広告が表示され誤ってタップする可能性が高いなど、使いこなすには慣れが必要です。
＜Timetreeの料金体系＞
すべての機能を完全無料で利用できます。
【クラウドストレージアプリ】Google Drive
＜Google Driveの特徴＞
Google Driveは、さまざまなファイルを管理に役立つクラウドストレージアプリです。Googleアカウントをもっていれば誰でも利用でき、Google Drive上で作成したいファイルの種類を選択するだけで、ファイルの作成も行えます。
＜Google Driveの主な機能＞
- コメント機能
- 検索機能
作成した文書にコメントがつけられます。コメントを送信すると、ファイルを共有している人に通知が送られるため、見逃す心配がありません。
目的のデータをすぐに発見できます。「ファイル名」での検索だけでなく、「ファイル形式」や「作成日」「含まれている語句」などでフィルターをかけられます。
＜Google Driveの注意点＞
- 情報漏えいに注意
- 情報を探しにくい
URLさえあれば誰でもアクセスできてしまうので、別途アクセス権限を設けるなどの対応をしなくてはなりません。
フォルダを自由に作成して情報を分類できる一方で、管理方法が統一されていないと目的の情報が探しにくいケースがあります。
＜Google Driveの料金体系＞
Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できます。
15GB以上利用したい場合は、Google WorkspaceやGoogle Oneの契約が必要です。
【クラウドストレージアプリ】Dropbox
＜Dropboxの特徴＞
Dropboxは、ファイル整理に特化したクラウドストレージアプリです。あらゆる情報が一括で保存できるので、情報の分散を防ぎアクセス性を向上させます。また、アプリ上では各ユーザー向けにカスタマイズされたおすすめのファイルが表示されるため、検索にかける時間を削減できます。
＜Dropboxの主な機能＞
- 共有リンクの制限機能
- データ復元機能
閲覧を許可するメンバーにのみ、ファイルへのアクセスを許可できます。共有リンクにはパスワードや有効期限の設定も可能です。
最長30日間データの復元ができるので安心して業務ができます。
＜Dropboxの注意点＞
- 単独利用はできない
- 同期漏れが起こるケースがある
コミュニケーション機能やタスク管理機能は付属しておらず、他ツールとの併用が必須になります。
同期漏れが発生し、ファイル共有ができないケースが存在するというユーザーの声があります。
＜Dropboxの料金体系＞
- Basicプラン：0円
- Professionalプラン（個人向け）：2,400円/月
- Standardプラン：1,800円/ユーザー/月
- Advancedプラン：2,880円/ユーザー/月
アプリを使って仕事を効率化させるメリット
ここでは、アプリを導入して仕事を効率的するメリットについて解説します。アプリを有効活用している企業やチームは、以下のメリットを得ながら仕事の効率化を実現しているのです。
すぐに業務改善へ取り組める
業務効率化の手段としてアプリを取り入れるメリットに、導入が簡単ですぐに業務改善へ取り組める点が挙げられます。
システムを刷新するケースとは異なり、アプリによる業務効率化は、アプリをダウンロードするだけで導入が完了します。書類の記載や面倒な入力の手間がなく業務改善に取り組めるので、ハードルが低いと言えます。
しかし、アプリによって料金や利用できる機能にはそれぞれ差があるため、「便利そうだから」「人気なアプリだから」という理由だけでなく、自社の予算や抱えている課題に適したアプリかどうかの確認が大切です。
カスタマイズや連携が可能
仕事の効率化をサポートするアプリは、アプリ内でカスタマイズできるものもあれば、外部アプリと連携して相乗効果を生み出せるものもあります。
自社の課題解決に必要な機能をアップグレードさせたり、すでに利用しているアプリの欠点を補うアプリと連携したりすると、業務効率化が促進しやすくなります。
たとえば、コミュニケーションはSlackで行う一方で、流れてしまう情報は「Stock」と連携させて適切に情報蓄積していく、などが挙げられます。このように、自社の運用に合わせてカスタマイズできるアプリがおすすめです。
リソースを増やせる
アプリを利用し仕事が効率的になると業務時間が圧縮され、リソースを増やせます。
効率的に作業を行える環境では常に心に余裕をもって業務に取り組めるので、ミスが減らしながら業務ひとつあたりにかけられる時間が増えます。また、空いた時間をほかの業務へと充てられるのもポイントです。
結果として、ミスに対処する時間が減りほかの業務も効率的に進められるという好循環が生まれます。
外出先でも仕事ができる
仕事の効率化にアプリを導入すると、オフィス以外の場所からもスマホを利用して仕事を進められるようになります。
書類の確認や業務連絡など、細かなタスクが溜まっていくと、処理に想定よりも時間がかかってしまう場合があります。アプリを使うと移動時や空き時間なども利用できるので、より業務をスピーディに進められるようになるのです。
したがって、導入を検討しているツールに「モバイル端末に対応したアプリがあるか」は確認しておきましょう。
アプリを導入する際の注意点
。以下では、アプリを導入する際の注意点について解説します。注意点を意識せずにアプリを選定すると、導入後にトラブルの原因となる可能性もあるので必ず確認しておきましょう。
使い分けに迷う場合がある
ひとつめの注意点は使い分けが難しくなる可能性がある点です。
とくに、複数のアプリを用いて仕事の効率化を図る場合、アプリをインストールしたものの類似機能の使い分けに迷ってしまい、アプリの取り扱いそのものに手間がかかるケースがあります。また、複数のアプリを併用しているので、情報も散在しがちです。
こうした事態を防ぐためにも、使い分け方法や利用目的を明確化して、導入時に社員に周知しておきましょう。
サービスが停止する可能性がある
仕事をアプリで効率化しても、アプリによってはサービスが停止し利用できなくなるケースもあります。
とくに、メモアプリや情報共有アプリ・クラウドストレージといったストック情報の管理を行うアプリの場合、保存されていた情報を別のアプリに移行しなくてはなりません。
サービスの停止をあらかじめ予測することはできないものの、万が一サービス停止が起こる可能性を想定した利用が必要です。たとえば、記載している情報を出力して保管できるアプリや利用者数が多いアプリを選ぶと、リスクを最小限に減らせます。
サービス内容が変更する恐れがある
ビジネスアプリでは、パッケージ販売されているソフトウェアとは異なり、定期的なアップデートが行われます。
つまり、アプリのアップデート内容によっては利便性が損なわれる恐れがあるのです。また、アップデート内容は機能や操作性だけに留まらず、料金プランにおいても変更が起こる可能性があります。
したがって、アプリを選ぶ際は導入時にかかる料金だけを見るのではなく、料金が上がったとしても継続利用できるツールを選定しましょう。
仕事の効率化に貢献するアプリ12選まとめ
ここまで、仕事の効率化に貢献するアプリ12選と、アプリを導入するメリットや注意点を解説しました。
仕事の効率化をアプリで行うと、時間をかけずに業務効率化が実現できるメリットがあります。一方、効率化したい作業に合わせて複数のアプリを導入してしまうと、類似機能の使い分けが難しくなるうえに情報が散在する事態に陥ります。そのため、アプリでは「情報の管理」を起点に効率化が実現できなければなりません。
しかし、操作が複雑なアプリでは使いこなすまでに時間がかかるので、時間をかけずに業務の効率化を実現することも難しくなるのです。したがって、必要な機能を過不足なく備えた、直感的に操作可能なアプリを選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、情報共有の側面から簡単に業務効率化を実現する情報共有アプリです。現在非IT企業を中心に120,000社以上に導入され、業界業種問わずに情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、是非「Stock」を導入し、仕事における業務効率を向上させましょう。
