仕事を効率化すると、「いつも1時間かかっていた仕事が30分で終わった」「面倒に感じていたことが簡単に解決できた」など、たくさんのメリットが生まれます。
 
仕事の効率化を図るために、日常の業務で効率的にできる工程を探したり、質とスピードを意識して仕事をする工夫ができます。
しかし、仕事を効率化するために努力をするのには限界があります。
 
そういう時には「アプリ」に頼るのが一番です。
仕事を効率的にしてくれるアプリはたくさんリリースされており、優秀な機能や特徴を兼ね備えているものばかりです。
 
そこで今回は、
 
「もっと効率的に仕事をしたい」
「結局どのアプリを使ったら良いのかわからない」
 
とお悩みの方に向けて、仕事の効率化をサポートしてくれるアプリを12個に厳選してご紹介します。
「非効率なのは仕方ない」と諦めていた方は必見ですので、最後までぜひご覧ください。
 
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「仕事を効率化する」とは?

「効率」とは、「使った労力に対する、得られた成果の割合」のことです。
同じ成果であれば、かけた時間が短い方が効率的です。
つまり、「仕事を効率化する」ことは、時間などの制限の中でより大きな成果を出すことを意味します。

アプリで仕事を効率化することのメリット

仕事を効率的にするためには色々な方法が考えられますが、3つのメリットを根拠にして「アプリ」の導入をおすすめします。

簡単に導入できる

アプリをダウンロードするだけで、誰でも効率化への第一歩を踏み出せます。
面倒な書類や手続きなどは基本不要なので、すぐに始められるのがメリットです。
有料プランもありますが、個人単位であれば高額な利用料金ではないので、機能と照らし合わせて検討しましょう。

カスタマイズができる

仕事効率化をサポートしてくれるアプリは、企業や個人からたくさんリリースされています。
その中から、自分の課題や理想に合ったアプリをいくつか組み合わせることで、どんどん効率化が進みます。
さらに、アプリ同士の連携ができるものは、より利便性と生産性が増していきます。

余裕ができる

仕事が効率的になることで、その分だけ空いた時間を生み出すことができます。
切羽詰まった状態から抜け出せるので心に余裕が生まれ、ミスが減ったり、別の業務に集中することができます。
つまり、結果的にミスが減ることで対処する時間も減り、別の業務も効率的になっていくという好循環が生まれます。

効率化をサポートするアプリの分類

仕事の効率化をサポートするアプリはたくさんありますが、今回ご紹介するアプリはこの5つの分類から厳選しました。

  • 情報共有アプリ
  • ビジネスチャットアプリ
  • タスク管理アプリ
  • スケジュール管理アプリ
  • クラウドストレージアプリ

それぞれのアプリが、非効率な部分を改善する特徴や機能があります。
皆さんの仕事を効率的にしてくれるアプリですので、ぜひ参考にしてみてください。

 
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仕事を効率化するおすすめアプリ12選

【情報共有アプリ】Stock

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。


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【情報共有アプリ】Evernote

Evernoteのトップページ
https://evernote.com/intl/jp/
Evernoteは、大切な情報をクラウドで管理できるノート型の情報共有アプリです。

■Evernoteの特徴

1.どこにいても作業ができる

クラウド上で共有しているので、どこにいても閲覧や編集ができます。
例えば、職場で作成したメモやノートを、営業先や出張先でも簡単にアクセスすることが可能です。

2.あらゆる形式のデータを保存できる

テキストだけでなく、画像や音声、PDFなども保存できます。
また、テーマごとに分類して整理できるので、「必要な情報が見つからない」という事態を避けられます。

■Evernoteの主な機能

パスワード機能

Evernoteアプリにパスコードロックをかけることができます。
手書きのノートやメモ帳のような紛失した場合の情報漏洩リスクはありません。

データ共有機能

Evernoteに保存されているメモには、それぞれに共有リンクがあります。
そのリンクをチャットやメールで共有相手に送信することで、簡単に情報共有ができます。

■Evernoteの費用

Evernoteの料金プランページ
https://evernote.com/intl/jp/compare-plans
基本的には無料で利用できますが、いくつかの機能制限があります。

 
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【情報共有アプリ】Pocket

Pocketのトップページ
https://getpocket.com/

Pocketは、たくさんの情報を保管し「あとで読む」ことができる情報管理アプリです。

■Pocket(ポケット)の特徴

1.どこからでもコンテンツを保存できる

記事だけでなく、ビデオやアプリから様々な情報を保存することができます。

2.オフラインでも閲覧できる

一度記事をダウンロードすればオフラインで閲覧できます。
忙しい時には保存だけしておいて、後からゆっくりと確認できます。

■Pocket(ポケット)の主な機能

ブラウザ拡張機能

記事を閲覧している時に、ワンクリックでPocketに保存することができます。
ほとんどの主要なブラウザに対応しています。

タグ機能

タグを作成することで、保存したコンテンツの分類が簡単にできます。
Pocketは情報を保存しておくのに便利なアプリですが、整理しないと大切な情報が埋もれてしまいます。

■Pocket(ポケット)の導入費用

Pocketの料金プランページ
https://getpocket.com/premium?ep=1

Pocketは無料で使うことができますが、プレミアム会員になると、全文検索機能やコンテンツを永久に保存できる機能などが使えます。
 
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【ビジネスチャットアプリ】Chatwork

Chatworkのトップページ
https://go.chatwork.com/ja/
Chatworkは、気軽にスムーズにコミュニケーションができるビジネスチャットです。

■Chatworkの特徴

1.絵文字などのコンテンツが豊富にある

絵文字の種類が豊富なので、より円滑なコミュニケーションが取れます。
テキストだけでは感情が伝わりにくいので、絵文字やリアクションはビジネスチャットには必須です。

2.モバイルアプリにも対応している

ブラウザだけでなく、スマホ端末にも対応しています。
職場だけではなく、出張先や自宅でも利用しやすいです。

■Chatworkの主な機能

ファイル管理

Officeファイルや画像ファイルなどをアップロードできます。
チャットにファイルをドラッグ&ドロップするだけで簡単にアップロードできます。

タスク管理

やるべきタスクを忘れてしまうことを防ぎ、メンバーの進捗状況の把握を可能にする機能です。
例えば、自分のタスクや相手から割り振られたタスクを完了すると通知が送られ、簡単に相手に伝えることができます。

■Chatworkの費用

Chatworkの料金プランページ
https://go.chatwork.com/ja/price/
Chatworkは無料での利用もできますが、広告が表示されるなどの使いにくい点も多いです。
有料版であれば、広告の非表示やユーザー管理ができるなどのメリットがあります。

 
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【ビジネスチャットアプリ】Slack

Slackのトップページ
https://slack.com/intl/ja-jp
Slackは、ファイルの共有やメッセージの送信が簡単にできるビジネスチャットです。

■Slackの特徴

1.簡単にファイルの共有ができる

目的のファイルをドラッグ&ドロップして、簡単に共有することができます。

2.プライベートチャンネルを作ることができる

プライバシーに関することなど、オープンにできない情報を共有することができます。
ただし、管理者の設定によってはプライベートチャンネルやDMのエクスポートができるので注意が必要です。

■Slackの主な機能

ポスト機能

外部のツールを使わなくても、簡単に文書の作成・編集・削除ができます。
会議の概要などを作るのに便利な機能です。

リマインダー機能

メッセージごとにリマインダーを設定できます。
リマインダー機能は日付や時間をカスタムできるだけでなく、必要に応じてメモを残すこともできます。

■Slackの費用

Slackの料金プランページ
https://slack.com/intl/ja-jp/pricing
Slackは無料でも利用できますが、一部機能に制限があります。

 
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【タスク管理アプリ】Backlog

Backlogのトップページ
https://backlog.com/ja/

Backlogは、チームのプロジェクトを一括管理して、課題を見える化するタスク管理アプリです。

■Backlogの特徴

1.シンプルでわかりやすい

基本操作もドラッグ&ドロップなので、誰でも簡単に使えます。
また、「自分の課題」がトップページにあるので、タスクの状態をいち早く確認できます。

2.円滑なコミュニケーションが取れる

メンバー間のコミュニケーション機能やチーム間でのコラボレーション機能など、横断的な利用ができます。
さらに、絵文字が使えるので、無理に堅い会話をする必要はありません。

■Backlogの主な機能

プロジェクト管理

プロジェクトの進捗を管理することで、「進捗の把握」や「業務内容の理解」、「他部門との連携」を図ることができます。
例えば、「ガントチャート機能」や「Wiki機能」、「ファイル共有機能」がプロジェクトの円滑な進行をサポートしてくれます。

課題管理

課題を可視化できるので、課題解決がスムーズになります。
例えば、「親子課題」や「属性カスタム機能」を使うことで、課題の関係性や担当者のタスクが一目で確認できます。

■Backlogの料金

Backlogの料金プランページ
https://backlog.com/ja/pricing/

Backlogは、どのプランにも30日間のトライアル期間があります。
 
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【タスク管理アプリ】Todoist

Todoistのトップページ
https://todoist.com/ja
Todoistは、簡単な操作でタスクの登録や進捗管理ができるタスク管理アプリです。

■Todoistの特徴

1. シンプルでわかりやすい

複雑な機能がなく、タスク管理に特化した機能のみが備わっています。
また、直感的に分かるデザインなので、誰でも簡単に使えます。

2.どの端末からも同じ情報にアクセスできる

クラウド上で同期されるので、いつでも目的の情報にアクセスができます。

■Todoistの主な機能

優先度の選択

タスクに優先度をつけることで、その日に集中すべきことがわかります。
優先度の高い順に上から表示されるので見落とす心配はありません。

共有機能

タスクを他のメンバーと簡単に共有できます。
共有することで、タスクへの「コメント送信」ができるようになります。

■Todoistの費用

Todoistの料金プランページ
https://todoist.com/ja/pricing
基本的には無料で利用できますが、一部の機能に制限があります。

 
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【タスク管理アプリ】Trello

Trelloのトップページ
https://trello.com/
Trelloは、プロジェクトを視覚的に把握することをサポートしてくれるタスク管理アプリです。

■Trelloの特徴

1.進捗情報が一目瞭然になる

1つの「ボード」でプロジェクトが進行するので、別の場所を確認する手間が省けます。
パソコンであれば、さらに広い範囲を表示できるので、よりプロジェクトの全体を把握することができます。

2.他のツールとの連携が便利

チャットツールなどと連携することで、さらに利便性が増します。
また、カレンダーアプリと連携することで「タスク管理」と「スケジュール管理」が同時にできます。

■Trelloの主な機能

通知機能

アプリ内やブラウザ、メールで通知できるので、見逃す心配がありません。

ラベル機能

ラベルを使ってタスクの整理ができるので、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。

■Trelloの費用

Trelloの料金プランページ
https://trello.com/pricing
Trelloは基本的には無料で使うことができますが、一部の機能に制限があります。

 
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【スケジュール管理アプリ】Google カレンダー

Google カレンダーのイメージ
https://calendar.google.com/calendar

Google カレンダーは、Googleが提供する無料のカレンダーアプリです。

■Google カレンダーの特徴

1.全てのプラットフォームに対応している

パソコンやスマートフォン、タブレット端末まで、あらゆるプラットフォームに対応しているのでどこからでも利用できます。
外出先でスケジュールが気になった時でも、最新の情報にアクセスできます。

2.スケジュールの共有と通知が簡単

Googleカレンダーを利用しているユーザー同士であれば、簡単にスケジュールの共有ができます。
いつでも相手のスケジュールを確認できるのは便利です。

■Google カレンダーの主な機能

スケジュール

予定を1箇所で管理できるので、スケジュール管理の抜け漏れ防止に繋がります。
また、他のメンバーのスケジュールも同時に確認できるため、スケジュール調整の時間が短縮できます。

■Google カレンダーの導入費用

Google カレンダーは無料で使うことができます。
有料プランもないため、全ての機能を完全無料で利用できます。
 
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【スケジュール管理アプリ】Timetree

Timetreeのトップページ
https://timetreeapp.com/?locale=ja

■Timetreeの特徴

1.チャット機能がある
Timetreeでは、カレンダーを共有するだけでなく、予定ごとにコミュニケーションが取れます。
スケジュール決定後に発生するやり取りをTimetreeで完結できます。

■Timetreeの主な機能

カレンダー共有
グループごとにスケジュールを作成し、共有できます。
また、カレンダーを全て共有するのではなく、予定ごとに共有ができるので、自分に関係のある予定がすぐにわかります。

■Timetreeの費用

無料で使うことができます。
有料プランもないため、全ての機能を完全無料で利用できます。
 

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【クラウドストレージアプリ】Google ドライブ

Google ドライブのトップページ
https://www.google.co.jp/drive/apps.html
Googleドライブは、様々なファイルを保存できるクラウドストレージアプリです。

■Google ドライブの特徴

1.簡単にファイルを作成できる

Google ドライブ上で作成したいファイルの種類を選択するだけで、Google ドキュメントなどを簡単に作成ができます。

2.セキュリティ性が高い

共有の操作をしなければ、ファイルは非公開の状態なので他のメンバーに見られる心配はありません。
また、2段階認証を設定すると、第三者が勝手にアクセスできないので、さらにセキュリティを厳重にできます。

■Google ドライブの主な機能

コメント機能

作成した文書にコメントを残すことができます。
コメントを送信すると、ファイルを共有している人に通知が送られるので、見逃す心配はありません。

検索機能

目的のデータをすぐに発見することができます。
「ファイル名」での検索だけでなく、「ファイル形式」や「作成日」、「含まれている語句」などでフィルターをかけることが可能です。

■Google ドライブの費用

Google Oneの料金プラン

Google Oneの料金プランページ
https://one.google.com/plans

Google Workspaceの料金プラン

Google Workspaceの料金プランページ
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/pricing.html

 

基本的に無料で使うことができますが、ストレージが15GBまでなどの制限があります。
有料版の「Google One」や「Google Workspace」ではストレージの量が多くなったり、セキュリティの管理機能などが付いてきます。

 
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【クラウドストレージアプリ】Dropbox

Dropboxのトップページ
https://www.dropbox.com/ja/
Dropboxは、ファイルをスッキリ整理してくれるクラウドストレージアプリです。

■Dropboxの特徴

1.情報の整理整頓ができる

あらゆる情報を一括で保存することで、「情報が分散してしまうこと」と「目的の情報が見つからないこと」を防ぎます。

2.作業の効率化をサポートしてくれる

各ユーザーにカスタマイズされた「おすすめ」のファイルを表示してくれるので、検索にかける時間を削減できます。

■Dropboxの主な機能

共有リンクの制限機能

閲覧を許可するメンバーにのみ、ファイルへのアクセスを許可できます。
共有リンクにパスワードをつけたり、共有リンクに有効期限を設定することも可能です。

データ復元機能

最長30日間データの復元ができるので安心して業務ができます。

■Dropboxの費用

Dropboxの料金プランページ
https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison
無料でも使えますが、ストレージなどに制限があります。

 
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まとめ

いかがだったでしょうか?
 
今回の記事では、仕事の効率化をテーマにして、効率化をサポートしてくれる「情報共有アプリ」「ビジネスチャットアプリ」「タスク管理アプリ」「スケジュール管理アプリ」「クラウドストレージアプリ」から厳選した12選をご紹介しました。
 
皆様が抱えている悩みを解決できるアプリは見つかりましたでしょうか。
 
仕事の効率化をアプリですることは 1.簡単に導入できて2.自分好みにカスタマイズができて3.時間にも心にも余裕ができる というメリットがあります。
 
ぜひ、この記事を参考にして自分に合ったアプリを探してみてください。