会議の度に作成される議事録ですが、皆さんはどのように作成し、管理していますでしょうか。
「議事録を作成するのにツール？」と思われるかもしれませんが、ツールを使うことで作成者の手間や、共有漏れのリスクなどを大幅に減らすことが可能になります。
また、議事録だけでなく、様々なドキュメントに対応しているツールもあるため、社内のドキュメント管理を一括で行うこともできます。
そこで今回は、議事録作成にツールを使うことのメリットなどをご紹介させていただきます。
目次
議事録作成に役立つツールを使うメリット
①リアルタイムで議事録を作成できる
ツールを使えば、今までのように、「会議中にメモを取り、終了後に議事録を作成する」という方法で議事録を書く必要がありません。
会議中に議事録を作成し、リアルタイムに共有することで、確認漏れを防ぐことができたり、会議後に作成にする時間を削減することが可能になります。
②共有が簡単
ツールを使えば、クラウド上で議事録を管理することができるため、わざわざメール添付で共有をする必要がありません。
また、上述の通り、会議中に共有することが可能にもなるため、余計な手間がかかりません。
③後から振り返ることができる
クラウド上で議事録を管理しておけば、いつでも振り返って確認し直すことが可能になります。
そのため、例えば、過去の議事録を見たい場合も、メールを探し回る必要がなく、ツール上ですぐに探し出すことができます。
議事録作成でツールを使う際のポイント
①テンプレートを活用する
議事録の項目や参加者など、あらかじめ決まった形式がある場合にはテンプレートを活用することで時間削減につながります。
テンプレートを呼び出すだけで、すぐに各項目の内容を記載することができるため、効率的に議事録を作成することが可能になります。
②内容に関するやり取りをツール上でする
会議後のやり取りなど、ツール上でやり取りをすることで、議事録と一緒に管理ができるようになります。
そのため、何についての会話かを把握するのが簡単になり、議事録のアップデートなども容易になります。
③会議で決まったToDoをタスク化する
議事録とともにタスクを管理すると、会議の内容を確認しながら進めることができるため、認識の齟齬が起きづらくなります。
次の会議の際に、前回からの進捗の把握もしやすくなり、スムーズな会議の進行に役立ちます。
議事録作成に役立つツール
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ファイルストレージのような面倒さが無いため、議事録などのドキュメントを簡単に残すことができます。
また、チャットツールのように情報が流れていってしまうことがないので、共有された議事録を後から探すのに時間がかかってしまうこともありません。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
ノート形式で簡単に残すことができるため、議事録などのドキュメント作成に最適です。
２．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
■Stockの主な機能
ノート
ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
そのため、各部署やプロジェクトごとに議事録の管理をすることが可能になります。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理
ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、議事録一緒に関連するタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
議事録であれば、議事録に関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合など、有料プランで利用しても、１人あたり月額400～500円程度となっています。
＜Stock利用ユーザーの声＞
Stockを使った議事録の作成・共有を実施している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
こちらのユーザーさんは、ワードで議事録の管理をしていましたが、ファイル形式の管理は開くのがいちいち面倒なことが致命的となり、情報の確認漏れが出てしまうことに悩まれていました。
そのような中、Stockを利用して、議事録を管理するようにしたことで、今までの悩みが驚くほど解消されたということです！
まとめ
いかがでしたでしょうか。
議事録作成に役立つツールを使うことで、時間を効率的に使えるようになるため、本来の業務に集中することができるのではないでしょうか。
また、議事録作成以外でも使えるツールが多いため、例えばプロジェクトの要件や作業内容を記載したりなど、普段の業務全般で利用することができます。
是非今回ご紹介させていただいたツールをお試しいただき、効率化に役立ててみてください。
