働き方改革やコロナの影響により、企業規模の大小を問わず、テレワークの導入に踏み切る企業が増えてきました。
 
テレワークは基本的には自宅で勤務ができるので、通勤のストレスがありません。また、自宅から近いコワーキングスペースや支社があればそこでも仕事ができるため、場所を選ばず働くことができます。
 
しかし、流行とはいえど業界や業種、社風としてテレワークが難しくてできないという企業が多いのもまた事実です。そして、導入を検討していてもどのように推進していけば良いのかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、中小企業におけるテレワークの導入方法やメリット、課題と対処法などをご紹介しますので、
 
  • 社会の動きに合わせてテレワークを導入したいが方法がわからない
  • テレワークを導入したいが、費用対効果が高まるのか、業務効率が下がらないか不安
  • テレワークに必要な準備や前提知識を網羅したい
という方は、テレワークの理解が深まり、効果的な導入・推進のための準備ができるようになりますので、ぜひこの記事を参考にしてみてください。


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テレワークとは?

テレワークは、厚生労働省の定義によると、「Tel(離れて)」と「Work(仕事)」を組み合わせた造語であり、ICTを活用した柔軟な働き方を意味します。
 
この働き方は、時間や場所を有効的に活用することを目的としています。
そして、テレワークを働く場所で分類すると「在宅勤務」と「モバイル勤務」、「サテライトオフィス勤務」に分けられます。

在宅勤務

在宅勤務は、オフィスから離れて自宅や実家などで仕事をする働き方です。
 
毎日自宅で仕事をする働き方を導入している企業は少なく、週1〜2日程度の在宅勤務が一般的です。
 
また、部分在宅勤務という働き方を導入する企業も増えており、半日休暇や時間休暇と組み合わせることで従業員の利便性の向上ができます。

モバイル勤務

モバイル勤務は、移動中の時間やその先で仕事をする働き方です。
 
移動中の交通機関やカフェ、コワーキングスペース、ホテルなど場所を問わず働ける点が特徴です。
 
頻繁に外出する業務の場合、オフィスでの仕事がその場でできるので、移動にかかる時間や費用を削減できます。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は、本拠地のオフィスから離れたところにある部門共用のオフィスで仕事をする働き方です。営業や出張の際に利用できます。
 
例えば、普段は東京本社への出社であっても、千葉支社の方が近いので例外的に千葉支社への出社が認められる、ような働き方を指します。
 


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関連記事: 「テレワーク」と「リモートワーク」の違いとは?細かい違いがあった!

テレワーク導入の実態

ここでは、テレワークを実際に導入した企業はどれくらいなのか、テレワークを成功している企業に共通している点はどのようなものであるのかをご紹介します。

テレワーク(リモートワーク・在宅勤務)の導入率

令和元年に総務省から発表されたテレワークの導入状況として、テレワークを導入している、または具体的な導入予定があるのは約3割の企業です。
 
さらに、企業規模別のテレワーク導入状況について、2,000人以上の大企業では46.6%、一方で100人〜299人の企業では14.5%の導入となっているため、企業規模が小さくなるほどテレワークの導入数が下がることがわかります。
 
導入数は全体的に年々増加傾向にあり、新型コロナウイルスの感染拡大の影響によって、今後もさらに増加していくと予想できます。
 
テレワークの導入形態としては、モバイル勤務が約6割、在宅勤務が約5割、サテライトオフィス勤務が約2割という結果です。
 

テレワークの成功と失敗

テレワークの導入目的で最も多いのが「業務効率(生産性)の向上」です。それらの企業の約9割が効果を実感していることがわかっています。
 
そのような企業がある反面、テレワークを導入したがうまくいかず、途中でやめてしまう企業も多いです。
 
テレワークの導入に失敗している企業は、導入前の目的や方針がはっきり決まっていなかったり、ルールや社員ひとりひとりがテレワークでも働きやすいような環境の整備が整っていなかったりというケースが大半です。
 
そのため、テレワークの導入前には適切な準備とテレワークへの理解が重要と言えるでしょう。


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関連記事: テレワークで直面する課題とは?解決のためのツールをご紹介!

テレワークの導入により得られる3つのメリット

テレワークの導入で得られるメリットは以下3つが挙げられます。

生産性の向上

生産性の向上は非常に大きなメリットです。
 
例えば、通勤などにかかる時間の削減やストレスの低下によって、従業員の新しい働き方が実現できます。
 
また、業務フローの見直しなども必要になるので、より効率的な業務を行うことができます。

優秀な人材の確保

子育てや地方に居住しているなどの都合で、オフィスで仕事をするのが難しい優秀な人材を確保できます。
 
プライベートな事情で仕事の選択肢がなかった人たちが、ワークライフバランスを実現できる企業に興味を持つ可能性は大きいと言えるでしょう。

費用の削減

オフィスの固定費や従業員の交通費、光熱費など、多くの費用を削減できます。
 
また、テレワークの導入によって、文書の共有が電子化されるのでペーパーレスも進み、消耗品にかかるコストも削減できます。


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関連記事: テレワークで営業は可能なのか?メリットや課題を詳しく解説

中小企業におけるテレワーク導入の7つの手順

テレワークの成功可否は、正しい順序で導入したかどうかにかかっていると言っても過言ではありません。
 
以下では、テレワークを成功させるための7ステップについて解説していきます。

目的と基本方針を決める

テレワークの導入目的で最も多いのが「業務の効率化(生産性)の向上」、「勤務者のワークライフバランスの向上」、「勤務者の移動時間の短縮・混雑の回避」の3つです。
 
他社の情報を参考にしつつ、自社の課題とテレワークのメリットを照らし合わせながら目的を設定しましょう。
 
理由もなく導入してしまうと、逆に従業員の混乱などを引き起こすデメリットにもなりかねませんので注意しましょう。

プロジェクトチームを発足する

テレワークを導入する場合、大企業でも部署全体、中小企業の場合は全社を巻き込むことが多いため、中心となって計画・実行・改善するチームが必要です。
 
人数が少ない場合の簡単なテレワークは、従業員と上司の間で合意があればすぐに始められます。
 
しかし、全社でテレワークを行う場合は個人のリテラシーの差が影響して、テレワークを導入してもうまく運用できないなどの問題が発生します。
 
社内の「テレワークへの理解」を深めるためには、プロジェクトチームが先導を切ってテレワークの導入はもちろん、教育コストまで考慮する必要があります。
 
チームの負担を軽減するためにも、Stockのような誰でも使える情報共有ツールを使うことがおすすめです。

テレワークの対象を決める

テレワークの対象となる部署や業務を選択します。
 
ポイントは、中小企業であっても「一度にテレワークを推進しない」ことです。特に社内の規模が大きいほど混乱を招いてしまいますので、影響を最小限にするためにまずは小さく試験的に進めましょう。
 
迷ったら「その業務や部署はすぐにテレワークができそうか」、「テレワークをすべきか」を基準にすると良いでしょう。

社内の現状を把握する

対象の範囲が決まったら、その現場の状況を確認しましょう。
 
「実際にテレワークを導入できそうか」、「導入した際に何が問題になりそうか」など、事細かく調査していきます。
 
特に、中小企業ではひとりの社員がさまざまな仕事を兼任する「アジャイル型」で業務をしているので、どこまでの範囲をテレワークとするかは重要な検討事項になります。

プランを作成する

テレワーク導入の計画書作成に取り掛かります。
 
導入目的、予算、効果測定方法、人事評価制度などルール整備、申請・承認方法、セキュリティなど様々な項目が必要になります。
 
ひとつひとつの項目が多くの部署に関係してくるので、横断的なプロジェクトチームの進行が大切です。

仮運用して、改善・調整する

まずは、本運用する前に仮運用を行います。
 
実際に何人かにテレワークを実施してもらい、ヒアリングやアンケートなどを使って効果を測定して改善・調整を繰り返します。

本運用する

仮運用で特に問題が見受けられなければ、全社に周知して本運用に入ります。
 
本運用に入った時にプロジェクトチームを解散するのではなく、その後のアップデートや管理のためにも継続しましょう。
 
テレワークは社内で独立した働き方ではないので、他の業務への影響も慎重に観察していく必要があります。


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関連記事: 【7つのステップですぐにできる!】テレワーク導入の手順とポイントを徹底解説!

テレワーク導入の課題

テレワークは業務効率化や生産性の向上を実現しますが、導入や安定運用には以下4つの課題があります。

導入・運用費用の課題

テレワークによってさまざまな費用が削減できますが、導入時には多くの初期費用がかかります。
 
例えば、パソコンやタブレットなどのハードウェアやWeb会議ツールなどのソフトフェア、Wi-Fiなどの通信環境が代表的なものとして挙げられます。
 
これらが整っていない場合、初期費用として多額のコストがかかります。また、最初だけでなく、メンテナンスやツールの使用料などの運用費もかかるので注意しましょう。
 
特にツールに関して、自社サーバーに必要なソフトをインストールして使う「オンプレミス」型はカスタマイズ性に富んでいるものの、費用が高額です。
 
一方、今日では自社サーバーにインストールする必要がなく、常に最新の状態で安価で利用できる、クラウド型のツールが中小企業の間でも主流となっています。
 
そのため、コスト面での懸念がある場合は、最初はクラウド型でテレワークの推進をおすすめします。

セキュリティやシステムの課題

従業員がオフィス以外で仕事をすると、情報漏洩のリスクが高くなります。
 
「資料へのアクセスを制限する」や「インターネットへの接続は会社支給のものに限定する」などの徹底したルール整備が必要です。
 
また、文書などが電子化された場合は、共有のためにクラウドストレージツールを使います。
 
パソコンの容量を使わないうえ、共有が簡単なのでとても便利ですが、システム障害などが起きた時には保存されている資料が閲覧できない場合があります。

マネジメントの課題

テレワークでは、従業員が「いつ、どれだけ仕事をしているか」の把握が難しいです。
 
そのため、テレワークでの勤怠管理が行なえるツールの導入も視野に入れなければいけません。
 
社員が少ない中小企業の場合は、勤怠管理がなくても信用ベースで業務を行う必要があるため、社内で勤怠管理ツールの導入可否は協議する必要があります。

業務上の課題

最適なITツールが採用されないと、テレワークが原因で逆に生産性が下がってしまう事態になります。
 
特にオンラインでの情報共有がうまくされない場合、ITに詳しい人とそうでない人との差が大きくなってしまい、業務に影響を与えてしまいます。
 
仮に有名なツールを導入したとしても、機能が多すぎて使いこなせず、入力項目や管理工数も増えてしまい結局使わなくなってしまう可能性もあります。
 
そのため、テレワークで使用するツールはStockのような、説明書が要らないくらい簡単に使えるツールを導入すべきです。


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関連記事: 【課題と解決策は3つだけ】テレワーク時のコミュニケーション問題

中小企業におけるテレワーク導入のポイント

中小企業ではツールに関する稟議を提出してからツール導入まで、大企業と比較すると早い傾向にあります。そのため、スピード感を持った導入が可能です。
 
一方、以下でご紹介する「導入前に気をつけるポイント3点」を把握しておく必要があります。

運用ルールや環境づくりを徹底する

従業員の混乱を防ぐために運用ルールは徹底して作成し、周知しましょう。
 
運用ルールが浸透していないと、テレワークを導入する意味が無くなってしまうほか、メリットも享受できなくなるでしょう。
 
また、テレワークなどの新しい働き方をするには、周囲の理解が大切です。その調整をすることで、社員ひとりひとりが働きやすい環境で仕事ができるようになります。

助成金を申請する

働き方改革推進支援補助金(テレワークコース)やテレワーク定着促進助成金、IT導入助成金など国や各都道府県が中小企業のテレワーク導入をサポートしてくれる仕組みがあります。
 
活用することで、テレワーク導入の課題である初期費用や、その後の継続的な運用にかかるコストなどをカバーできます。

目的にあったツールを選択する

テレワークには必ずITツールが必要になりますので、テレワーク導入の目的をサポートするITツールを選びましょう。
 
例えば、テレワーク導入の課題である「情報共有」を解決するツールには、情報が分散せずにストックできるものがおすすめです。
 
また、情報の格差を防ぐために、ITツールに詳しくない人でも理解できるツールだと、導入後の継続的な運用に貢献します。


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関連記事: テレワークで適切にマネジメントするためには?課題とポイントを解説!

中小企業のテレワーク導入におすすめなツール

中小企業のテレワーク導入における課題はさまざまですが、一番はコミュニケーションの課題が挙げられるのではないでしょうか。
 
テレワークでの情報共有の際は、基本的にはテキストでのやりとりになるため、一般的なチャットツールでやりとりをしていると、情報が流れていってしまいます。
 
情報が流れてしまうことにより、そのときに扱うトピックを複数回検索しなければなりません。
 
しかし、非IT企業でも簡単に利用できる「Stock」であれば「情報ストック機能」「タスク管理機能」「メッセージ機能」といった機能を用いて、情報が流れず必要な情報へ必要なときにアクセスできます。
 
以下で、さらにStockについて詳しくご紹介します。

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Stockのトップページ
 
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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
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また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

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関連記事: テレワークにデメリットはある?解消するツールをご紹介!

中小企業でもテレワークの導入はできる

これまで、テレワークの概要から実際に中小企業がテレワークを導入する際の、導入方法や課題、運用のポイントなどをご紹介してきました。
 
中小企業でもITツールの活用によりテレワークの導入は可能です。しかし、有名なツールを何も考えずに導入するのではなく、さまざまなツールを比較検討する必要があります。
 
さまざまなリテラシーの社員がいる中小企業では、導入や運用のストレスを軽減させるためにも、説明がいらないくらい簡単に使える「Stock」のようなITツールの活用一択です。
 
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