税理士事務所を開業された方や、これから独立しようと考えている方は、業務のクラウド化は考えていらっしゃいますでしょうか。
 
開業直後はメンバーが少なく、細かい入力作業などが多く大変かもしれませんが、クラウドツールを導入することで、アナログだった業務を大幅に改善することが可能となります。
 
そこで今回は、税理士事務所を独立・開業したら導入したいツールをご紹介させていただきます。

 

導入すべきツールの種類とは?

クラウド会計ツール

まず、独立開業する際に導入するツールとなるのではないでしょうか。
クラウドの会計ツールを導入することで、大幅な業務時間の効率化を図ることができ流だけでなく、手作業での入力や確認の時間を削減することができ、ミスを減らすことにもなります。
 
また、同じクラウド会計ツールをクライアント先にも導入してもらうことで、データの連携がスムーズになり、より効率的な業務が可能となります。

情報共有ツール

情報共有は大きく分けて「情報管理」と「コミュニケーション」に分けることができますので、それぞれの機能を満たすツールを導入することで、業務の効率化を図ることができます。

①情報管理

クライアント企業、見込み客の管理など営業に関することや、議事録や作業内容など、常に見返すような情報を残しておくツールが必要となります。
 
クラウド上に保管しておくことで、いつでもどこでも情報を取り出すことができるので、必要な情報にいつでもアクセスできる状態を作り出すことができます。

②コミュニケーション

クライアントとは、メールや電話を通じたコミュニケーションがメインかもしれませんが、チャットツールのようなものを利用することで、クライアントとの情報共有がスムーズになり、密な関係性を築けるようになります。

税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選

Stock

業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
チャットツールのように情報が流れていってしまうことがなく、ファイルストレージのような面倒さが無いため、大事な情報をしっかりと残すことができます。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITリテラシーに関係なく、使いこなすことができます。

■Stockの主な機能

ノート

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ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
そのため、フォルダごとにクライアントを管理し、議事録や必要なファイルをまとめておくことが可能になります。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、画像や動画など、あらゆるファイルを一緒に添付することができます。
タスク管理

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個人的なタスク管理だけなく、チームのタスクを一覧で管理することができます。
事務所内のメンバーのタスク管理や、クライアントとのタスクの共有にも利用することが可能になります。
また、ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、議事録や面談記録と一緒にタスクを残すことができるようになります。
メッセージ

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Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してのみのやり取りをするため、余計な会話が混じることはありません。

■Stockの料金

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https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、使える機能を増やしたりと、無料プランの範囲内以上に使いたい場合も、1人あたり月額400~500円程度で利用することができます。

チャットワーク

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「チャットワーク(ChatWork)」ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネスに特化したチャットツールです。
クライアントとのやり取りで導入している税理士事務所もあり、メールや電話に比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、日々のやり取りや相談などに活用できます。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますので、クライアントの状況を密に把握することが可能になります。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないため、返信に焦ることなく、自分のタイミングでメッセージを確認できます。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
気軽にやり取りができるため、メールや電話よりも相談をしやすくなります。
タスク管理

業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選

各グループチャットごとに、タスクの管理をすることができます。
クライアントとのやり取りの中で発生したタスクをすぐに登録することで、お互いにどのようなタスクが発生しているかを確認することができます。
ファイル共有

業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選

グループチャットに送信したファイルを一覧で管理することができます。
後から、送信したファイルを確認したい時などは、すぐに確認できるのがメリットです。

■チャットワークの導入費用

業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選https://go.chatwork.com/ja/price/

グループチャット14個までは、無料で使うことができます。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プラン(400円/月〜(1人気あたり))を契約する必要があります。
クライアントとのやり取りに利用するには、ビジネスプランを契約することになるかと思います。
 
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Dropbox Business

業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選

「Dropbox Buiness」|共同作業を安全で効率的に

https://www.dropbox.com/ja/

Dropbox Businessは、ビジネスで使えるオンラインストレージサービスです。
役所に提出する書類や、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、クライアントごとにフォルダを作成し、全てのファイルを保存する場所として利用することができます。

■Dropbox Businessの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、メールに添付してファイルをやり取りするよりも、効率的な業務をすることが可能になります。

■Dropbox Businessの主な機能

ファイル管理

業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができますので、クライアントとのファイルのやり取りに使ったり、議事録を共有することも簡単になります。

■Dropbox Businessの導入費用

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https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

30日間の無料トライアルがついていますが、有料プラン(1250円/月(1人あたり)〜)の契約が必要になります。
※容量制限などがついていますが、個人向けのDropboxは無料で使うことができます。
 
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Eight

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「Eight」|名刺でつながる、ビジネスのためのSNS

https://8card.net/

Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。
最新の名刺情報が常に表示されるため、クライアントや見込み顧客の管理にも利用できます。

■Eightの特徴

1. 名刺を撮影するだけで、情報が保存される

手入力で情報が保存されるため、正確な情報を管理することができます。
 
2. 自分のプロフィールをweb上に公開できる
web上で名刺交換をしたり、会社の情報などを発信することができます。

■Eightの主な機能

名刺管理

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名刺をスマホで撮るだけで、名刺の情報をクラウドで管理することが可能になります。
登録された名刺はリスト形式で確認でき、検索することですぐに必要な相手の情報を見つけることができます。

■Eightの導入費用

基本機能は全て無料で利用することができます。
Eightプレミアム(480円/月または、4800円/年)を契約すると、名刺データをダウンロードして管理することが可能になります。
 
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freee

業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選

「freee」|無料から使えるクラウド会計ソフト

https://www.freee.co.jp/
業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選

freeeは、初めての決算書作成や確定申告も簡単に行える、無料から使えるクラウド会計ソフトです。

■freeeの特徴

1.簡単にできる決算書の作成
 毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます。
 
2.経営状況の見える化に役立つ
 自動的に作成されるレポートから、定期的に経営状況を数字やグラフで確認することが可能です。

■freeeの主な機能

請求書作成
情報を入力するだけで、すぐに請求書の作成ができます。またテンプレートのカスタマイズも可能です。
経費精算
スマホアプリを使えば、写真で撮るだけで自動で必要な情報が読み込まれます。

■freeeの導入費用

業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選
https://www.freee.co.jp/houjin/price/
業務効率で差別化!税理士事務所を独立・開業したら導入したいツール5選

30日間は無料で試すことができます。
それ以降は、2,380円/月〜で有料プランにする必要があり、請求書の作成や経費精算の機能が使えるようになります。
 
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
もし、税理士事務所を独立開業した直後で、人手が足りない場合でも、ツールを使うことで、業務効率化をすることができます。
また、コミュニケーションや情報管理をしっかりすることで、クライアントからの信頼性向上にも繋がります。
 
税理士事務所を独立開業された方、これからしようと考えている方には、是非今回ご紹介したツールを試してみていただければと思います。