マニュアルが見やすければ、新人教育や業務の引継ぎの際にも確実かつ簡単に手順を伝達できます。そのため、内容の認識齟齬から作業の遅れやミスを招く心配もありません。
 
しかし、「見やすいマニュアルの作り方がわからず、社内にマニュアルを浸透させられていない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、見やすいマニュアルの作り方を中心にご紹介します。
 
  • 見やすいマニュアルの作成方法がわからず、マニュアルが社内に浸透していない
  • 見やすいマニュアルを作成するにあたり、意識すべきポイントを知りたい
  • マニュアルをより確実かつ迅速に活用させたい
という方はこの記事を参考にすると、見やすいマニュアルの作成方法がわかり、円滑なマニュアル運用を実現できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

見やすいマニュアルとは

見やすいマニュアルとは、「要点が整理されていて簡潔である」「目的の情報が瞬時に見つかる」「視覚的にイメージしやすい」の3つが実現しているものを指します。
 
詳細な説明が記載されているマニュアルであっても、要点が掴みにくく冗長な表現が多ければ、瞬時に目的の情報にたどり着けません。また、具体的な作業のイメージも掴みづらくなり、社員がマニュアルを確認する意欲を削いでしまうのです。
 
このような事態を防ぐためにも、マニュアルは常に読み手の立場に立ち、「見やすさ」「わかりやすさ」を最優先に作成する必要があるのです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【レイアウト編】見やすいマニュアルの作り方

ここでは、見やすいマニュアルを作る際のレイアウトで意識すべきポイントを解説します。マニュアルの視認性を高めるためにも、以下のポイントを押さえましょう。

適切なフォーマットを選択する

フォーマットはマニュアルを作成する目的やマニュアルの対象者によって異なるため、まずは該当マニュアルに適切なフォーマットを選択します。
 
たとえば、危険物の取り扱いに関するマニュアルを作成する場合、安全性を確保するには作業の確認リストが必要です。リストを作るのであれば、チェックボックスが作りやすいExcelでの作成が適しています。
 
一方で、新入社員を対象としたマニュアルの作成であれば、既存社員にとっては当然の情報であっても詳細に記載する必要があります。この場合は、Wordのようにテキストを中心とするツールで作成すべきです。
 
このように、作成前の段階で「目的」と「対象者」を想定しておけば、利用者に応じた適切なマニュアル作成が行えるのです。

目次を充実させる

フォーマットが確定したら、目次を充実させましょう。
 
マニュアルの目次が充実していれば、作業の全体像を一目で把握できるうえ、利用者が探したい情報へ瞬時にアクセスできます。そのため、「該当情報の記載場所を探すのに時間がかかり、作業が遅れた」となる心配もありません。
 
また、マニュアルにおいて最重要となるのは本文であり、目次は効率的に作成する必要があります。そこで、誰でも簡単にマニュアルを作成できる「Stock」を使うと、番号付きリストやリンク挿入機能によってスピーディーに見やすい目次を作成できるのです。
 
下記はStockを用いたマニュアル目次のイメージになります。

Stockのノート画面 1

上図のように、「2.訪問予定の計画」にハイパーリンク(テキストにリンク先を設置したもの)を設定すると、挿入されたハイパーリンクから該当ページへ遷移できます。
 
すると、下図のように目的の情報を瞬時に確認可能です。

Stockのノート画面 2

マニュアルの細部まで工夫する

フォーマットと目次はもちろん、マニュアル細部の工夫も見やすさを左右します。マニュアルには「テキスト中心」のものと「図や表が中心」のものがありますが、いずれの形式でも以下のポイントを押さえましょう。

関連した項目はまとめる

関連した項目はまとめて記載します。視覚的に「同じ内容の情報である」とわかれば、内容がより理解しやすくなるからです。具体的には「関連する文章と図同士は近くに配置する」「背景色を関連項目ごとに変える」などのまとめ方が有効です。

各要素ごとに余白を残す

見やすいマニュアルを作成するためには、テキストや画像の各要素に「余白を残す」点も大切です。余白には書かれている内容に視線を集中させる効果があるので、マニュアルの本旨を確実にチェックさせるためにも余白を活用しましょう。

文字列の背景色を変える

「安全に関する情報」のように必ず読んでほしいページは文字列の背景色自体を変えると、より読み手の注意を引きやすくなります。ただし、このような表現を多用し過ぎると最も重要な部分が伝わりづらくなるので、2~3色程度に留めましょう。

「Zの法則」を意識する

マニュアルの読みやすさを考慮するならば、「Zの法則」も意識すべきです。
 
人が横書きの文章を読む際、視線は左から右・上から下へと動き、下図のようなZ型の導線を描く「Zの法則」が働きます。Zの法則を用いれば「自然と見やすいマニュアル」に仕上げられるため、マニュアルを閲覧するストレスを大幅に軽減できるのです。
 

Stockのノート画面 2 Z視線

 
このように、読み手の”視線”も考慮しながら、誰でも見やすく読みやすいマニュアルを作成しましょう。
 
関連記事: わかりやすいマニュアルのデザインやレイアウトとは?作成手順も紹介!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【テキスト編】見やすいマニュアルの作り方

ここでは、見やすいマニュアルを作る際のテキストで意識すべきポイントを解説します。
 
テキストはマニュアルの内容を正しく理解させる重要な要素となるため、以下のポイントを必ず取り入れましょう。

フォントを絞る

フォントを設定する際は、読みやすいフォントにして、複数の種類を使わない点を意識すべきです。
 
テキストのフォントが統一されていなければ、読みにくさから読み手にスムーズな内容理解を促せません。そのため、「テキスト全体をゴシック体で統一する」のようなルールを設け、文字のフォントを絞りましょう。
 
また、重要箇所を強調する際に用いる色も、項目ごとにばらつきが出ないようにするべきです。したがって、「強調色は赤に限定する」など、効果的なテキストの装飾が求められます。

見出しを設定する

マニュアルは「大見出し>中見出し>小見出し>内容」の順番で階層化して作成します。
 
各階層の見出しは、大きさを変えたり字下げをしたりすれば文章を明瞭に区別できます。また、見出しは「どのような作業を行うのか」が一目でわかるようにするため、情報を詰め込むのではなく簡潔な表現を使いましょう。
 
さらに、内容説明も長文を続けるのではなく、端的なフレーズを用いながら具体的に記載すべきです。たとえば、「1つの文あたり1つの動作」になるように意識したり、箇条書きを活用したりすると、作業の詳細や注意点がより伝わりやすくなります。

使用する表現や専門用語に注意する

作成したマニュアルは「誰が読むのか」が重要なため、使用する表現や専門用語にはとくに注意すべきです。
 
たとえば、新入社員に向けのマニュアルに専門用語が多用されていれば知識の定着に多くの時間がかかります。一方で、ベテラン社員向けのマニュアルに解説不要な用語説明が多く記載されていては、目的の情報へ瞬時にアクセスできません。
 
また、曖昧な表現や冗長な表現も内容の認識齟齬を生む原因となるうえ、高頻度でマニュアルの修正を行う事態となってしまいます。このような手間やトラブルを避けるためにも、マニュアルは読み手に合わせた過不足のない情報提供が必須となるのです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【応用編】さらに見やすいマニュアルを作成するには

ここでは、さらに見やすいマニュアルを作るうえで押さえるべきポイントを解説します。マニュアルの視認性を最大限に高めるためにも、以下の点を把握しましょう。

図・表・写真を使う

マニュアルの視認性をさらに高めるのに有効なのが、図・表・写真の使用です。
 
テキストだけで構成されたマニュアルであれば、作業の内容を具体的にイメージしづらい場合もあります。しかし、図や表、写真を活用すれば作業の内容を視覚的に把握できるので、より確実に内容理解を促せるのです。
 
ただし、図や表、写真をやみくもに配置してしまうとかえって作業の本旨がわかりづらくなりかねないため、文章との適切なレイアウトを把握しておくべきです。人は左から右に文章を読むので、図や写真を左に、文章を右に配置するのがおすすめです。

テキストを図式化する

流れを表現したり、因果関係を説明したりするものは、テキストのみで表現するのではなく図式化しましょう。
 
たとえば、「Aという業務にはBとCの作業があり、Bの作業の情報をCの作業で使用する」という説明があったとします。この内容はテキストのみでも説明できますが、下図のように図式化すれば瞬時にA、B、Cの関係が可視化されるのです。
 

図式化 ベン図

このように、テキストを図式化すれば作業の全体像が掴めるため、「次に行うべき作業は何か」の判断も迅速化させられます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

最も簡単に見やすいマニュアルを作成できるツール

ここでは、最も簡単に見やすいマニュアルを作成できるツールをご紹介します。
 
マニュアルには目的や対象によってフォーマットが異なるうえ、継続的に運用されるためにはスピーディーかつ見やすいマニュアルを作成しなくてはなりません。また、作成だけでなくその後の「共有」もスムーズに行える必要があります。
 
しかし、紙のマニュアルでは作成に時間がかかり、WordやExcelではマニュアルごとにフォーマットを変える手間が生じてチームへの共有も瞬時にできません。そこで、マニュアルの一元管理と円滑な共有を両立する「ITツール」が求められるのです。
 
ただし、ツールの操作が複雑だとマニュアルの取り扱いに不備が生じ、かえってマニュアルが浸透しなくなる恐れもあります。結論、マニュアルの継続運用には「Stock」のように、非IT企業の社員でも即日でマニュアルを作成・共有できるツールが必須です。
 
Stockの「ノート」にテキストを直接入力するだけで、誰でも見やすいマニュアルを作成できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で瞬時に共有可能なほか、マニュアルを作業ごとに振り分けられる「フォルダ」によって情報アクセスの手間もかかりません。

マニュアルの作成・管理を最も効率化できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

見やすいマニュアルの作り方まとめ

ここまで、見やすいマニュアルの作り方を中心に解説してきました。
 
見やすいマニュアルを作るには、現場の利用者を想定してレイアウトや内容を構成し、細部にまで工夫を凝らす点が重要です。また、マニュアルを継続的に活用させるには、紙やWord・Excelといった非効率な作成・共有方法から早急に脱却すべきなのです。
 
そこで、「ITツール」を活用すればマニュアルを一元管理しながらチームへの共有も瞬時に行えるため、マニュアルの継続運用を実現できます。また、”見やすいマニュアル”に必要なレイアウトや構成を作成する時間も大幅に短縮可能です。
 
ただし、操作が複雑なツールだとマニュアル管理が不十分となりかねないので、必ず「ITリテラシーを問わず使えるツール」を選びましょう。つまり、今回ご紹介したStockのような、誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成・共有できるツールを使うべきです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で見やすいマニュアルを効率的に作成し、共有・管理の煩雑さも解消しましょう。
 
関連記事: 【徹底解説】マニュアルとは?メリット・作成方法からポイントまで紹介
 
関連記事: わかりやすいマニュアルには構成が重要!作り方もご紹介
 
関連記事: 業務マニュアルを簡単に作成!無料で使えるテンプレートサイト9選!