転職や異動の際や、部下に仕事を教える際などマニュアルがあると、口頭よりも確実かつ簡単に手順の伝達が行えるようになります。
 
しかし、折角マニュアルを作ったにも関わらず、内容がわかりにくく読みにくいせいで相手に活用してもらえなかったという経験がある方も多いのではないでしょうか。マニュアルはただ作成すればいいのではなく、実際の活用を想定して作成しなくては意味がありません。
 
そこで今回の記事では、マニュアルを見やすく使いやすいものにするためのポイントをレイアウト・テキスト・画像挿入の点から解説します。
 
  • 活用されやすいマニュアルを作成するポイントが知りたい
  • マニュアル作成をどのように始め、どう定着させるべきかわからない
  • マニュアルの作成や活用に役立つツールが知りたい
という担当者の方は、今回の記事を読むことで見やすいマニュアルを構成する要素を正しく理解でき、より現場に即したマニュアル作成が行えるようになります。


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見やすいマニュアルとは?

マニュアルは社内の業務や教育機能に大きく関わるため、マニュアルを見やすく・わかりやすく作成することは、マニュアル作成者にとって一番意識すべき点です。
 
見やすいマニュアルとは、「要点が整理されていて簡潔である」「探したい情報がすぐに見つかる」「視覚的にイメージができる」の3つが実現しているものを指します。
 
いくら詳細な説明が記載されているマニュアルであっても、要点が掴みにくく長文が延々と続くようなものであれば、すぐに該当の情報にたどり着けません。
 
また、目次から内容が探せなかったり、複雑な手順が文章だけで記載されていたりするマニュアルでは「マニュアルを確認しよう」という気も起きなくなってしまいます。
 
見づらいマニュアルは利用者にとって負担でしかなく、作成者にとっては「折角作成したのに利用してもらえない」というマイナスな感情を引き起こす原因ともなります。マニュアル運用が上手く進まなかった経験は、次回のマニュアル作成に取り組むモチベーションも大きく左右するでしょう。
 
こうした事態を防ぐためにも、マニュアルは常に読み手に配慮し、読み手の立場に立って「見やすさ」や「分かりやすさ」を念頭に置いて作成する必要があります。


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見やすいマニュアルの作り方 -レイアウト編-

以下では、見やすいマニュアルを作る際のレイアウトで注意すべきポイントを解説します。レイアウトは視認性を高めるため、マニュアル作成において一番注意すべきポイントです。どのような点に気を付けるべきか見ていきましょう。

フォーマットを選択する(Word/Excel/PowerPoint)

まずは、どのフォーマットを利用してマニュアルを作成するのかを決めていきます。フォーマットはマニュアルを作成する目的やマニュアルの対象者によって利用すべきものが変わります。
 
たとえば危険物の取り扱いに関するマニュアルであれば、安全性向上のために作業の確認リストが必要になります。この場合、チェックボックスが作りやすいExcelでの作成が向いています。
 
また、新入社員を対象としたマニュアルの作成であれば、一般社員にとっては当たり前な情報であっても詳細に記載する必要があります。この場合、Wordなどのテキストを中心とするツールでの作成が向いています。
 
このように作成前の段階で「目的」と「対象者」の想定をすると、見やすいマニュアルを作るための土台作りが行いやすくなります。

目次を充実させる(その他の作成ツール)

目次は、読み手がマニュアルを開いた際に最初に目にする内容です。
 
利用者は目次を見ることで瞬時に全体の内容を把握し、探したい情報にすぐにアクセスできます。そのため目次を見やすいものにするのは、情報の把握とアクセス性の向上という点において非常に重要な要素です。
 
目次を充実化させ、より利用しやすいマニュアルにしたいと考えるのであれば、ITツールの利用もおすすめです。
 
ここでは見やすい目次づくりにおすすめのツールとして「Stock」をご紹介します。Stockはマニュアル作成だけでなく、ファイル管理などにも利用できる情報共有ツールです。
 
番号付きリストを利用すれば、誰でも簡単に見やすい目次作成が可能です。また、リンクの挿入機能も備わっているので、それぞれの目次に記された内容のノートにワンクリックでアクセスできます。
 
下記はStockを用いたマニュアル目次のイメージになります。

Stockのノート画面 1

「2.訪問予定の計画」にハイパーリンク(テキストにリンク先を設置したもの)を設定すると、目次のテキストに挿入されたハイパーリンクから、該当のページへとジャンプできます。
 
このように、ITツールでは詳しく知りたいページへ別途飛ぶこともできるのです。

Stockのノート画面 2

レイアウトを検討する

フォーマットができたら、次はマニュアルの目的を基準にレイアウトを決めていきましょう。
 
詳細な説明が必要な場合はテキストを中心にするレイアウトにします。一方、手順の流れの理解が目的であれば、フローチャートを使ったレイアウトがおすすめです。しかし、どのレイアウトを利用して作成する場合でも、下記のポイントは必ず押さえておきましょう。

関連した項目はまとめる

関連した項目はまとめて記載しましょう。視覚的に「同じ内容の情報である」とわかることで、内容がより理解しやすくなります。まとめかたとしては「関連する文章と図同士は近くに配置する」「背景色を関連項目ごとに変える」などの方法があります。

各要素ごとに余白を残す

見やすいマニュアルを作成するため、テキストや画像の各要素に「余白を残しておく」ことも大切です。余白には書かれている内容に視線を集中させる効果があります。そのため、説明や内容の区切りなどを意識して余白を十分に活用しましょう。

文字列の背景色を変える

安全に関する情報などといった必ず読んでほしいページは文字列の背景色自体を変えると、より注意を引くことができます。ただし、こうした表現は乱用してしまうと本当に読んでほしい部分が伝わらないので、適度に使うようにしましょう。

「Z」を意識する

人間が横書きの文章を読むとき、視線は左から右・上から下へと動き、Z型の導線を描きます。これをZの法則と言い、さまざまなレイアウトにこのZの法則が活用されています。
 
ホームページやチラシなどにもこの法則が利用されていますが、マニュアルもこの視線の動きを意識して作成すると、自然と見やすいマニュアルに近づいていきます。
 
自由に記載するのではなく、視線の動きを意識して重要な情報を記載していきましょう。
 

Stockのノート画面 2 Z視線

 
関連記事: 分かりやすいマニュアルが簡単に作れる!デザインから作成のコツまでを一挙ご紹介!


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見やすいマニュアルの作り方 -テキスト編-

以下では見やすいマニュアルを作る際のテキストで注意すべきポイントを解説します。テキストはマニュアルの内容を理解するために重要な要素です。どのような点に気を付けるべきか見ていきましょう。

テキストを装飾する

フォントを設定する際は、読みやすいフォントにして、複数の種類を使わないことを意識しましょう。
 
色も適度に使用すれば非常に有効ですが、あらゆる情報に色をつけて表現しすぎると、逆に分かりにくくなります。最大でも2~3色に留めておくのがおすすめです。
 
強調したい情報を適切に取捨選択し、計画的かつ効果的にテキストを装飾しましょう。

見出しを設定する

マニュアルは「大見出し>中見出し>小見出し>内容」の順番で階層化して作成します。
 
見出しの大きさによって字下げを行えば文章の区切りが明瞭化します。また、見出しの冒頭に①、②のような数字を付ければ知りたい情報をすぐに探せるようになります。
 
大見出しや中見出しは、できるだけワンフレーズで設定しましょう。長い見出しでは「この段落で伝えたいこと」が何なのか分からなくなるからです。
 
さらに、内容も長文ではなく、端的なフレーズで具体的に伝えるように工夫しましょう。理想は「1つの文あたり1つの動作」の構成であり、句点などを続けて冗長に書くと、分かりづらさに繋がってしまうので気を付けましょう。

テキストの文章で注意することとは

作成したマニュアルは誰が読むのかが重要なので、「表現の仕方」と「専門用語の使用頻度」は注意すべきです。
 
読み手に合わせてこのふたつの要素を考慮しなければマニュアルが浸透しない、もしくはマニュアルに高頻度で修正が入る事態となります。
 
たとえば、新入社員に向けのマニュアルに専門用語が多用されていれば知識の定着に時間がかかり、ベテランが管理すべき機械の操作マニュアルに解説不要な用語説明が必要以上に多く記載されていては情報へのアクセス性が悪くなってしまいます。
 
このように、マニュアルでは読み手に合わせて「過不足のない情報提供」を行う必要があるのです。


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見やすいマニュアルの作り方 -図・表・写真編-

以下では見やすいマニュアルを作る際の図・表・写真を挿入する際に注意すべきポイントを解説します。図・表・写真は作業のイメージ構築に役立つ表現方法です。どのような点に気を付けるべきか見ていきましょう。

図・表・写真を使う

テキストだけで構成されたマニュアルは読みづらく、読み手の理解を十分に促せません。
わかりやすく読みやすいマニュアルとするためにも、図や表、写真などを使い、読み手が視覚的に内容をイメージできるようにしましょう。
 
ただし、図や表、写真は使いすぎてしまうとかえって分かりにくくなる恐れもあります。視覚効果の有効活用を意識するのであれば、必要最低限の頻度での使用に留めておくのがおすすめです。

テキストを図式化する

流れを表現したり、因果関係を説明したりするものは、テキストで表現するのではなく図式化しましょう。
 
たとえば、「Aという業務にはBとCの作業があり、Bの作業の情報をCの作業で使用する」という説明があったとします。
 

図式化 ベン図

この内容はテキストでも理解はできますが、図式化することで瞬時にA、B、Cの関係が見えるようになります。図を確認したうえで内容を読んでいけば、読み手は状況をイメージしやすくなります。


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マニュアル作成に役立つおすすめのITツール

ここではマニュアル作成に役立つおすすめのITツールをご紹介します。
 
マニュアルには目的や対象によって最適なフォーマットがあるため、適したフォーマットを選ぶのはマニュアル作成において重要なポイントだとお伝えしました。
 
しかし、作成するマニュアルごとにフォーマットが著しく異なるのはマニュアルの用途として最適であっても、統一感のないマニュアルが社内に存在する原因ともなってしまいます。そのため、フォーマットの種類を問わず「誰でも簡単に統一感のあるマニュアルが作成できるITツール」の導入がおすすめです。
 
そして、ITツールの簡単さは「見やすいマニュアル」ができるかどうかを左右しますので、今回ご紹介する「Stock」のような、ワードやエクセルよりも見やすいマニュアルが作れるツールが必須です。
 
チェックボックス機能や番号リストを利用すれば、確認リストが必要なマニュアルから作業手順マニュアルまで幅広く作成できます。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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見やすいマニュアルの作り方まとめ

ここまでマニュアルを見やすくするための作り方・注意すべきポイントを中心に解説してきました。見やすいマニュアルを作るには、現場の利用者を想定してデザインや内容を構成することが大切です。
 
そのためにも、マニュアルは作成して終わりではなく、現場からは定期的なフィードバックを受け、常に最適な状態のマニュアルとして共有する必要があります。
 
今回ご紹介したStockを利用すればリアルタイムで内容の修正や追加ができます。とくに、細かなフィードバックを現場から「メッセージ」で受け取れるので、日々内容を更新する必要があるマニュアルの管理が効率的に行えます。
 
さらに、テンプレート機能を用いてマニュアルのフォーマットを登録しておけば、作成者が変わった場合も同一クオリティのマニュアル作成・管理が可能です。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、マニュアルの作成から管理までを一元化しましょう。
 
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