業務を通して個人が得たナレッジは、社内に共有することで貴重な「情報資産」となります。また、ナレッジが社内に浸透すれば業務の効率化につながり、社員一人ひとりの”業務パフォーマンス”や”組織全体の生産性の向上”が期待できるのです。
しかし、「ナレッジを効果的に共有する方法が分からない」「すでに取り組んでいるが効果がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジの共有がうまくいかない原因から効果的な共有方法、メリットを中心にご紹介します。
- 社内のナレッジを蓄積したいが、場所がなくて困っている
- Excelよりも簡単な方法で、ナレッジを共有して業務を効率化したい
- 社内のナレッジを共有するのに、最適なツールを教えて欲しい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な共有方法が分かり、業務スキルの底上げに役立てられます。
目次
ナレッジの共有とは
ナレッジの共有とは、ビジネスで必要な知識・経験から得た情報を社内で共有することです。
業務を通して得た知識をチーム間で共有すれば、効率的に個々人の能力向上につながるため、企業にとって共有は欠かせません。
また、ベテランが持つナレッジは、今後何度も活用される「ストック情報」になるので、共有だけではなくその後の管理も適切に行われる必要があります。
ナレッジ共有が注目される背景
ナレッジの共有が注目される背景には、働き方の変化があります。
近年の雇用情勢の変化によって、豊富な知識や経験を持つ社員の流動性が高まったため、彼らが持つ知識を社内に蓄積し情報資産として保管する必要性がでてきたのです。
また、コロナ禍をきっかけにテレワークが推奨されたことで、社員同士による情報共有の場が減少したことも、ナレッジ共有の仕組みを整えなければならない要因であると言えます。
ナレッジ共有が難しいと言われる3つの原因
以下では、ナレッジ共有が難しいと言われている3つの原因について解説します。失敗には複数のパターンがあるので、自社の失敗原因はどこにあるか把握することが重要です。
（1）情報が分散している
1つ目の原因は、情報が分散していることです。
共有した知識の格納場所が分散していると「どこに共有すれば良いか分からない」「どこを参照すればよいか分からない」という状態が起こりやすくなるのです。
とくに、知識やスキルをチャットツール、掲示板、ドキュメントファイルなど複数の場所で管理していると失敗しやすくなります。場所の混乱によって知識が共有・活用されない事態を防ぐために、情報を格納する場所は1か所に絞りましょう。
（2）情報が更新されない
2つ目の原因は、情報が更新されないことです。
知識を共有するプロセスまでは上手くいっても、古くなった情報が更新されず誰にも使われなくなっている状況は避けましょう。とくに、情報の修正・補足に手間がかかる紙やExcelでの管理において起こりやすい代表的な失敗です。
情報を気軽に更新でき、かつ変更箇所が自動で保存されるツールを利用すればストレスがないので、積極的に情報更新する習慣が身に付きます。
（3）モチベーションの維持が難しい
3つ目の原因は、モチベーションの維持が困難なことです。
ナレッジ共有のためのツールや制度を導入しても、社員が自発的に情報を蓄積しなければ意味がありません。そこで、気軽にナレッジを書き込める仕組みを整えたり、情報を提供した社員を適切に評価をしたりし、社員のモチベーションを維持する必要があります。
以上のように、社員の心理的ストレスをなくし、ナレッジを共有しやすい環境をつくりましょう。
（4）Excelで管理している
4つ目の原因は、Excelで管理・蓄積していることです。
Excelは、計算向けのソフトなので、文章の多いナレッジの管理には不向きかつスマホでは確認しづらいです。また、メールやチャットで共有しなければならなかったり、権限を細かく設定できないので大人数で使用すると混乱してしまいます。
そこで、昨今では、ナレッジ管理にはExcelではなく「ナレカン」のような、誰でも簡単に使用できるシンプルなナレッジ管理ツールを利用する企業が増えているのです。
社内でナレッジ共有を効果的に行う方法
ここからは、社内でナレッジを共有する方法について解説します。以下の2ステップを実践すれば効果的にナレッジの共有ができるため、確実に把握しておきましょう。
（1）暗黙知を形式知に変換する
まずは、暗黙知を形式知に変換する必要があります。
個人の知識やノウハウである「暗黙知」は言語化されていないので、共有が難しく「形式知」という文章化・図式化された要素に変換する必要があります。
たとえば、紙やExcelに暗黙知を書き出したり、メモに残したりする方法があります。ただし、形式知への変換を個人に任せてしまうと、スキル共有のサイクルが滞る可能性があるので「誰が、どれほどの頻度で実施するのか」についてルールを定めましょう。
（2）形式知を共有する
次に、文章化・図式化された形式知を社内で共有します。
共有の方法として、チャットツールにメッセージとして送信したり、ファイル管理ツールに保存したりすることが挙げられます。しかし、いずれも「情報が流れる」「過去の情報を探すときに時間がかかる」などの問題点があるため注意が必要です。
したがって、ストレスなく知識の共有をするためには、「ナレカン」のように情報を簡単に蓄積し、必要なときに情報へ素早くアクセスできる情報共有ツールの導入が最適です。
ナレッジを共有するメリットとは
以下では、ナレッジを共有するメリットをご紹介します。ナレッジの共有が上手くいっていない場合は、以下のメリットを社員が正しく理解できているか確認しましょう。
（1）成功事例が蓄積できる
1つ目のメリットは、成功事例が蓄積できることです。
ナレッジの共有を行えば、社内のさまざまなプロジェクトでの経験を事例として蓄積できます。また、ナレッジを共有すると経験豊富な社員やスキルの高い社員の暗黙知となっていた「勝ちパターン」に近い状況を、全員が再現できるようになります。
このように、業務に関する知識を正しく蓄積し共有することで、プロジェクトにおける失敗を減らせたり、業務スピードを向上させられたりする効果があります。
（2）教育コストを削減できる
2つ目のメリットは、教育コストを削減できることです。
ナレッジ共有のシステムを確立させておくと、業務を進めるうえでのコツや効率化の方法などがマニュアルとして一か所に集まるため、ベテラン社員が不在でも業務が滞る心配がありません。結果的に、教育にかかる負担や時間を削減できるのです。
また、部下が上司に質問する頻度も減り、上司が自身の業務に時間を割けるようになるメリットもあります。
（3）知識・ノウハウの属人化を防ぐ
3つ目のメリットは、知識の属人化を防げることです。
たとえば、ベテランの社員にしか分からない知識が共有されなければ、業務負荷・クオリティが均一になりません。また、高いスキルを持つ社員の退職は、人材だけでなく情報資産である知識やスキルも失ってしまうことを意味するのです。
そこで、ITツールを用いて「暗黙知を形式知へ変換してスムーズに共有する仕組み」を構築しておけば、業務負担の偏りを防止しながらスムーズに業務を行えるのです。
（4）業務スキルを底上げできる
4つ目のメリットは、業務スキルを底上げできることです。
知識を適切に共有することで能力の高い社員の取り組み方を再現できるため、社内の業務スキルの平均値が高まります。ただし、社会情勢の変化などで「勝ちパターン」は変化していくため、必要に応じて更新していかなければなりません。
たとえば、「記事」に書き込んだ内容を下書き保存しつつ、手動で公開するタイミングをコントロールできる「ナレカン」であれば、スムーズに情報を更新していけます。
【必見】最も簡単にナレッジの共有・蓄積ができるツール
以下では、簡単にナレッジの共有・蓄積ができるツールをご紹介します。
社内でナレッジ共有を成功させるには「情報が分散している」「情報が更新されない」問題を解消する必要があります。そこで、ITツールを導入すれば、利用する従業員数や、管理する情報量が多くても、Excelよりも簡単にナレッジを蓄積できます。
ただし、100人規模の大企業では、人によってアクセスして良い情報が異なるため「情報管理のしやすさ」を考慮すべきです。たとえば、「フォルダ単位でメンバーの閲覧/編集権限を設定できるツール」であれば大企業でも安心して導入できます。
結論、知識・スキル共有における問題を解決するには、あらゆる情報をシンプルに残すことができ、管理者が権限をコントロールできる「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に個人の持つ知識やスキルに関する情報を記入すると、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、多階層な「フォルダ」で適切に分類しつつ、高度な「検索機能」で情報を絞り込めるので、目当てのナレッジが見つからない心配もありません。
メールを使える方であればすぐに使いこなせるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレッジ共有の方法まとめ
ここまで、ナレッジ共有の方法やメリットを中心にご紹介しました。
個人が持つナレッジを適切に共有すると、過去の情報を参照するだけで業務を効率よく進められるようになります。結果として、教育コストが削減されたり、業務負担の偏りを解決したりするなど、効果を得られるのです。
しかし、情報が分散している場合には、どこに情報が保存されているか分からず、情報を有効活用できません。したがって、ナレッジ共有による効果を最大限に発揮するためには「情報を適切に分類して管理できるツール」が求められるのです。
結論、「ナレカン」のように誰でも簡単に知識を共有でき、情報資産として蓄積可能なツールが求められるのです。
ぜひ「ナレカン」でナレッジ共有を効率的に行い、業務スキルの向上に役立てましょう。
