「操作マニュアルの作り方がわからない」
「わかりやすい操作マニュアルを作るには何を意識したらいいの?」
 
そんなお悩みはありませんか?
 
今回の記事では、そんなお悩みの解決策として「わかりやすい操作マニュアルの作り方」をご紹介します。
 
操作マニュアルの作り方からわかりやすくするポイントまでを徹底的に解説するので、より良いマニュアル作りをしたい方は是非参考にしてみてください。
 
関連記事: 【最新版】マニュアル作成ツール19選!経験やノウハウを蓄積しよう!


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操作マニュアルとは

機械やシステムの説明書

操作マニュアルとは「機械やシステムの説明書」のことを指します。
機械・システムの概要や使い方、トラブルへの対応方法などが記載されています。


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操作マニュアルの作り方

対象の設定

操作マニュアルを作る時には、「操作者は誰なのか」を想定しましょう。
想定する操作者の理解度によって、全体の構成や使用する用語などが変わってきます。
作成に取りかかる前には必ず「この操作マニュアルを使うのは誰なのか」をしっかりと考えましょう。

構成を作成

説明の記述に入る前に、全体の構成を組み立てます。
初めから説明を記述したくなってしまいますが、使用する人にとってわかりやすい構成でないと意味がありません。全体の構成を考える前に作成を始めてしまうと、思わぬ「抜け漏れ」や「重複」が出てきます。
説明を詳細に作成する前に、まずは全体を通して「どのような構成やレイアウトにしていくのか」をしっかり検討しましょう。
また、この時も「この操作マニュアルを使うのは誰なのか」を意識するようにしましょう。そうすることで、自然とわかりやすい操作マニュアルになります。

説明の記述

次に、それぞれの操作説明を書いていきます。
操作の説明をすると、どうしても長文や複雑な表現になります。
長文のテキストは読みにくいので、操作者の誤解やミスを生みます。また、分厚くなればなるほど読む意欲が下がってしまい、「そもそも作成した操作マニュアルが使われない」という事態にもなりかねません。
できる限り簡潔にするために、端的にポイントを伝える表現を目指しましょう。
段落や空白を空けて、視覚的に見やすくする工夫も有効です。

Q&Aの作成

操作説明だけではなく、「困った時」や「トラブルが起きた時」にすぐに対応を確認できるページを作成しましょう。
操作マニュアルを見るタイミングとしては「操作の流れを一から確認するとき」と「操作がわからないとき」です。特に操作方法がわからないときには操作者がすぐにページを見つけられるような工夫が必要となるため、このQ&Aの作成はとても大切なポイントです。
Q&Aが充実していると、担当者への問い合わせが減少するため他の業務への圧迫も減っていきます。
担当者と操作者のどちらにとってもメリットがある項目です。必ず追加するようにしましょう。

担当者への連絡方法

ここまで説明やQ&Aの項目を作成しましたが、それでも解決できないことや不測の事態が起こることがあります。担当者への連絡先が操作マニュアルに記載されていると、すぐにコンタクトを取ることができます。
先ほども説明しましたが、基本的にはQ&Aの項目で対処できるものは、そちらに抜け漏れなく記載しておきましょう。あくまでも担当者への連絡は補助的なものです。

 
関連記事: 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法


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わかりやすい操作マニュアルの6つのポイント

①目次から知りたいことにすぐアクセスできる

アクセス性を高めることは、操作マニュアルを始めとした全てのマニュアルで大切な要素です。操作マニュアルは「機械やシステムの説明書」なので、使用される頻度も高くなります。
目次を充実させることで、知りたいことがどこに書かれているのか一瞬でわかるようにすることができます。
この目次の充実度がマニュアルの良し悪しを大きく分けるものです。抜け漏れがないように目次を作成しましょう。

②図やイラスト、画像を使う

テキストのみの説明書は、あまり読む気にはなりません。
操作者が見ている状況・画面を操作マニュアルにも載せることで、確認する手順を1つ1つ踏んで説明することができます。
図やイラスト、画像を例に出しましたが、現在では動画など映像での説明も増えています。それぞれが作成するマニュアルの目的に合ったものを選択しましょう。

③目的別で分ける

説明の大きな分け方には「機能別」と「目的別」の2つがあります。

 

「機能別」は、機械やシステムの持つ機能によってカテゴリー分けをする方法です。例えば、「写真データについて」のような機能で分類されており、そこには写真データに関する撮影や編集、削除といった内容が含まれています。
「目的別」は、操作者の目的によってカテゴリー分けをする方法です。例えば、「写真データの削除」をしたい操作者は、「データを削除する方法」というカテゴリーを選ぶことで、目的のデータの削除方法が確認できるというものです。

 

操作マニュアルは機械やシステムの「機能」を説明するものではありますが、操作者の「目的」を意識して分類すると良い操作マニュアルになります。
操作マニュアルはアクセス性の観点からも「目的別」で作成することをおすすめします。

④操作手順と操作結果をはっきりと分ける

図やイラスト、画像を使うだけでは余計に混乱してしまう可能性があります。それは、「操作手順」と「操作結果」を切り分けていないことが原因となっている場合が多々あります。
操作手順と操作結果を続けて記述することは避け、段落を分けるか空白を入れるようにしましょう。

⑤3ステップで説明する

「操作中のみの情報」で作られている操作マニュアルは操作者の混乱を招き、さらには重大なミスに繋がります。
操作者は1つ1つ「自分の操作画面は正しいか」、「自分の操作結果は正しいか」と確認しながら説明を読んでいます。ですので、「操作前の情報」や「操作後の情報」が欠けないようにしましょう。
以上を踏まえ、下記の3ステップで説明をするように意識しましょう。

  1. 操作前
  2. 操作中
  3. 操作後

操作前の画面で「自分がこれから操作する画面が正しいか」を判断し、操作中の画面で「どこをどのように操作すれば良いか」を確認してもらい、最後に操作後の画面で「正しい操作手順を踏めたか」を確かめてもらいましょう。

⑥1つにまとめようとしない

マニュアルを無理矢理1つにまとめようとすると、どうしても厚くなってしまい目当ての情報が手に入らなかったり、そもそも読む気がなくなってしまうことがあります。そのようなことを防ぐために、カテゴリー別に分類して保管しておく方法があります。
デジタルデータでも、始めから別のデータとしてまとめておくことでアクセスもしやすくなります。

 
関連記事: 【マニュアル作成ツール7選】社内資産化して管理をしよう


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まとめ

いかがだったでしょうか?

 

操作マニュアルの作り方とわかりやすくするためのポイントを解説しました。
すべてに共通して重要なポイントは「この操作マニュアルを使うのは誰なのか」です。
このことを常に意識して操作マニュアルを作成してみてください。

 
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