自社でシステムを運用するとき、マニュアルがあれば操作に迷うことなく業務を進められます。また、ノウハウを蓄積して社内に共有できるので、業務の質の均一化や作業の属人化防止にもつながるのです。
しかし、「分かりやすい操作マニュアルの作り方が分からず、運用に不安がある」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、分かりやすい操作マニュアルの作り方やおすすめのテンプレートを中心に解説します。
- 操作マニュアルをつくって、作業のばらつきやミスを解消したい
- 分かりやすいマニュアルをつくるポイントを知りたい
- 操作マニュアルが継続的に運用される環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい操作マニュアルをつくれるほか、継続的に運用する方法も分かります。
目次
操作マニュアル（操作説明書）とは
操作マニュアルとは機械やシステムの操作方法を示した説明書を指します。
操作マニュアルには、機械・システムの概要や使い方、トラブルの対処法などが記載されています。マニュアルがあれば、メンバーにノウハウを共有できるので、業務の質の均一化やノウハウの属人化防止につなげられるのです。
ただし、操作マニュアルはつくって終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。操作マニュアルが読みづらければ、抵抗感からマニュアルが使われなくなってしまうので、可能な限り分かりやすく記載しましょう。
操作マニュアルとほかのマニュアルの違い
操作マニュアルとほかのマニュアルの違いを、マニュアルの種類別に紹介します。
- 操作マニュアルと業務マニュアルの違い
- 操作マニュアルと規範マニュアルの違い
操作マニュアルは機械・システムの操作に特化している一方で、業務マニュアルは作業の手順を網羅しているという違いがあります。そのため、操作マニュアルが業務マニュアルに含まれる場合もあるのです。
操作マニュアルは作業の均一化が目的ですが、規範マニュアルは経営の方向性を従業員に周知する目的があり、用途が異なります。また、規範マニュアルは操作マニュアルと比較して、抽象的な言葉で構成されている点も特徴です。
このように、「操作マニュアル」と「業務マニュアル」、「規範マニュアル」はそれぞれ異なります。そのため、マニュアルを運用するときは種類を明確にしたうえで、目的に沿ったものを作りましょう。
操作マニュアルの作り方
ここでは、操作マニュアルの作り方を解説します。操作マニュアルを継続的に運用するために、以下の5ステップを押さえましょう。
（1）対象の設定
はじめに、マニュアルの対象となる操作者を決めます。
最初に対象の操作者を設定すれば、知識量や理解度に応じて全体の構成などを決められるからです。もし対象を決めずにマニュアルをつくると、操作者にとって分かりづらいものになりかねません。
マニュアルの理解に時間がかかれば、業務の進捗にも支障が出てしまいます。そのため、事前に対象の操作者を明確にしたうえでマニュアルを作りましょう。
（2）構成の作成
操作マニュアルの対象を決めたら、全体の構成に移ります。
全体の構成を考える前に作りはじめると、抜け漏れや内容の重複が起こる原因となり非効率です。しかし、事前に構成をつくっておけば「記載すべき事項」が明確になるので、マニュアル作成に無駄な時間がかかりません。
そのため、マニュアルを作りはじめるまえに、全体の構成やレイアウトを必ず検討しましょう。
（3）説明の記述
構成を決めたら、各操作の説明を記載していきます。
説明には詳細かつ分かりやすい記載が求められます。具体的には、箇条書きや強調を使って文章にメリハリをつけましょう。
また、冗長な表現や複雑な文章があると、読みづらいマニュアルになりかねません。そのため、文章全体の流れだけでなく細かな言い回しにも注意して、分かりやすいマニュアルを作りましょう。
（4）Q＆Aの作成
目的の情報を探しやすくするために、操作マニュアルにはQ＆Aを設置しましょう。
操作手順を調べるのに時間がかかっていては本末転倒なので、必要な情報をすぐに見つけられるマニュアルが求められます。そこで、Q＆Aページをつくれば、多くの従業員にとっての疑問が一元化されるため、すぐに問題を解消できるようになるのです。
また、Q＆Aが充実していれば、担当者への問い合わせ件数が減ることも期待できます。すなわち、Q＆Aは、担当者と操作者の双方がメリットを得られるポイントなのです。
（5）担当者の連絡先の記載
操作マニュアルには担当者への連絡方法も記載すべきです。
作業を進めるうえで、想定外のトラブルが生じるケースは少なくありません。そのため、担当者の連絡先を操作マニュアルに記載して、予期せぬ事態にも対応できるようにしましょう。
ただし、同じ内容の質問が繰り返され、問い合わせが頻発すると担当者の負担となります。そのため、「ナレカン」のような「質問機能」を備えたツールを導入して、既出の質問と回答をマニュアルとともに社内メンバーに共有できる環境を整えましょう。
操作マニュアルの作成に役立つテンプレート
ここでは、操作マニュアルの作成に便利なExcelやWordのテンプレートを紹介します。以下のテンプレートを活用すると、マニュアルを一から作成する手間を省けるうえ、レイアウトを統一できます。
【Excel】作業マニュアルのテンプレート
こちらは、Excelで使える作業マニュアルのテンプレートです。
表の左側に「操作手順」、右側に「作業内容」を記入するシンプルなレイアウトで、操作手順を時系列に沿って見やすく記載できます。また、「変更内容」や「改定日」の記入欄もあるので「どのマニュアルが最新のものか分からない」といった事態を防げるのです。
【Word】作業手順書のテンプレート
こちらは、Wordで使える作業手順書のテンプレートです。
操作の内容や手順だけでなく「ポイント・注意」の記入欄が設けられており、情報を詳細に記載できます。さらに、図も示せるレイアウトなので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作れるのです。
ただし、WordやExcelでマニュアルを作ると、ファイル管理が煩雑になりやすいほか、閲覧する度にファイルを開く手間がかかります。そのため、マニュアルの管理には、ノート形式のマニュアルをすぐに見つけられる「ナレカン」のようなITツールが最適です。
マニュアル作成の方法とメリット・デメリット
以下では、テンプレート・ITツールを使ってマニュアルを作成したときのそれぞれのメリット・デメリットを紹介します。
| ＜テンプレート＞ | ＜ITツール＞ | |
|---|---|---|
| メリット |
・レイアウト/デザインがすでに決まっている。
・Word・Excelを用いたものが大半であり、新たに使い方を覚える必要がない。 |
・毎回ファイルを開く必要がなく、閲覧/更新に手間がかからない。
・フォルダごとに分類できるため、管理が煩雑にならず必要なマニュアルを見つけやすい。 |
| デメリット |
・編集がリアルタイムで共有されない。
・マルチデバイスに対応しておらず、スマホでは読みづらい可能性が高い。 |
・大半のツールで費用がかかる。
・機能が多いと使いこなせない可能性がある。 |
上記のように両者にメリット・デメリットがあります。しかし、テンプレート機能を備えたシンプルなITツールであればテンプレートのメリットを活かしながら、デメリットを補うことができるのです。
【必見】操作マニュアルの作成・管理に最適なツール
ここでは、操作マニュアルの作成・管理に最適なツールをご紹介します。
操作マニュアルをWordやExcel、PowerPointで作ると、テンプレートを使って作成時間を短縮したり、レイアウトを統一したりできます。ただし、マニュアルの閲覧や更新の度にファイル一覧から探して開く必要があり、結果として運用に手間がかかるのです。
そこで、「フォルダ」や「検索機能」が充実したITツールを導入すれば、マニュアルを見やすく整理して、目的の情報にすぐにアクセスできます。ただし、操作マニュアルはあらゆる部署で必要なため、多機能なマニュアル作成ツールはITツールの操作に不慣れな社員が使いこなせず、全社での運用に行き詰まってしまうのです。
結論、自社が選ぶべきツールは、メールを使える方ならばすぐに使える程シンプルな「ナレカン」一択です。
ナレカンに自作の「テンプレート」を登録しておけば、わずかな操作で呼び出して、統一感のある見やすいマニュアルを作成できます。また、「フォルダ」による振り分けや「精度の高い検索機能」によって、自身の業務に必要なマニュアルがすぐに見つかるのです。
テンプレートで操作マニュアルを作成できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
分かりやすい操作マニュアルの6つのコツ
ここでは、操作マニュアルを分かりやすくする6つのポイントを解説します。マニュアルの運用が停滞することを防ぐためにも、確実に把握しましょう。
（1）知りたい操作がすぐに見つかるように目次をつくる
分かりやすい操作マニュアルをつくるには、目次から知りたい操作へすぐアクセスできる必要があります。
操作が分からなくなったとき、マニュアルの該当箇所をすぐに見つけられなければ読み手のストレスとなります。そこで、目次をつくれば、どこに何が載っているのかを一目で理解できるようになるのです。
また、マニュアルを更新するときは必ず目次も追加・修正することをルール化して、常に使いやすくしましょう。
（2）図やイラストを使って視覚的に分かりやすくする
操作マニュアルには図やイラスト・画像を使って、視覚的に分かりやすくしましょう。
テキストのみで構成されていると、具体的な作業の流れをイメージできない可能性があります。そこで、図や画像、動画、フローチャートを使えば、作業の流れが一目で分かるようになるのです。
ただし、紙のマニュアルの場合、画像を貼るには印刷する手間がかかるなど工数が多い点に注意が必要です。そのため、シンプルな操作性・機能を備えた「ナレカン」のようなITツールでマニュアルを運用して、作成・管理のストレスをなくしましょう。
（3）操作ごとにマニュアルを分ける
マニュアルは操作ごとに分けて管理しましょう。
操作ごとに分けなければ、マニュアルが長くなってしまい必要な情報を見つけるのに時間がかかります。そのため、マニュアルは読みやすい長さで分割し、フォルダで分類して管理しましょう。
たとえば、スマートフォンから写真データを削除したいときは「写真アプリ」のフォルダから必要なマニュアルを見つけ出し、必要な操作手順を確認できるようになるのです。
（4）操作手順と操作結果を明確に分ける
操作の手順と結果は明確に分けましょう。
手順と結果が分けられていなければ、「操作の効果」が分かりづらくなります。また、操作マニュアルにおいて重要な「視認性」も低下してしまうのです。
したがって、従業員の混乱を防ぐためにも、段落を分けるといったデザインの工夫をして、手順と結果が明確に分かるように記載しましょう。
（5）3ステップで説明する
操作マニュアルでは3ステップの説明を意識しましょう。
操作の説明は、「操作前・操作中・操作後」の3ステップで構成立てして、簡潔で見やすいマニュアルにしましょう。また、操作説明の構成が3ステップで統一されていれば、従業員が読むべき個所を把握しやすくなります。
このように、実際にマニュアルが使用される場面を想定したうえで、分かりやすい構成にする必要があるのです。
（6）情報を詰め込みすぎない
操作マニュアルは、情報を詰め込みすぎない構成にすべきです。
関連性が低い情報までマニュアルに載せると、肝心の操作手順がひと目で見つけづらくなってしまいます。したがって、操作マニュアルに載せる内容は取捨選択して選ばなければなりません。
また、マニュアルは箇条書きを使ったりカテゴリで分けたりといった、見やすくする工夫が必要です。
操作マニュアルの作り方まとめ
ここまで、分かりやすい操作マニュアルの作り方や作成ポイントを中心に解説しました。
分かりやすい操作マニュアルをつくるには、読み手を考慮するのはもちろん、実際の活用シーンを想定して構成やデザインに工夫する必要があります。そこで、テンプレートを使えば、見やすいマニュアルのレイアウトを統一できるのです。
ただし、ExcelやWordで作成すると、閲覧や更新に手間がかかり、結果として使われなくなってしまいます。そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成・共有・管理できるツール」を使って、マニュアルを効果的に運用しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、操作マニュアルの作成・管理に最適なツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、分かりやすいマニュアルを運用しましょう。
