退職や異動・担当変更などにより、これまで担当していた業務を後任者に引き継ぐ際は、引継書があると効率的に行えます。
 
しかし、引き継ぎ経験がないために引き継ぎ書の作り方がよくわからないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。実は、引継書はポイントを押さえればだれでも簡単に作成できます。
 
そこで今回の記事では、わかりやすい業務引継書をつくる手順から、メリット・重要なポイントについて解説します。
 
  • 口頭での引継から脱却したい
  • 活用される引継書の作成手順が知りたい
  • 作業品質が均等化された引き継ぎを社内で徹底させたい
と悩む方は、今回の記事を読むことで引継書についての認識を深め、業務の標準化が図れる業務引継書が作成できるようになります。


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引き継ぎを口頭ではなく引継書で行う理由とは

引き継ぎを口頭の指導のみで行う場合、情報の抜け漏れが起こりやすくなります。また、説明の途中で違う内容の説明に飛ぶなど、引き継ぐべき業務内容の手順がいったりきたりしてしまうこともあります。
 
このような状況では、後任者は前任者と同じ作業品質で業務を行えません。さらに、万が一引き継ぎ後に内容に不明点が出てきた際は、再度内容を確認する必要がでてきますが、前任者がすでに退職してしまった後であれば確認の手立てがなくなってしまいます。
 
引継書を利用して引き継ぎを行うと、引き継ぐべき業務内容やスケジュールなど、業務を行ううえで必要な情報が文書の形で見られるようになります。口頭での説明と違ってあらかじめ情報が整理された状態で記載されているため、抜け漏れがなく、内容を再度確認するのも簡単です。
 
引継書の作成は、円滑に業務をバトンタッチするためにも必要不可欠だと言えます。

引継書を作成するタイミングとは

引継書は、担当者が該当の業務から離れると分かったタイミングで作成に取り掛かりましょう。
 
引継書はあくまでも引き継ぎに利用する文書であり、引き継ぎを行う際は引継書と合わせて、引き継ぎ内容の口頭での説明も必要になります。そのため、引継書を作ればそれで引き継ぎが終わりではないのです。
 
引き継ぎは退職や異動の3日前に終わらせるのが一般的です。引き継ぎ後の3日間は実際に後任者が作業を行うため、もし不明点があればその期間で確認できるからです。
 
効果的な引継を実現するためにも、引継書は引き継ぎを行う1週間ほど前までに完成できるようにスケジューリングする必要があります。敬遠されがちな引継書ですが、日々の業務中からノウハウを蓄積していけば、内容を充実させつつ引継書作成の負担も軽減できます。
 
計画的に取り組み、質の高い引継書を目指しましょう。
 
関連記事: 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法


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引継書を作るメリット

ここでは、引継書を作成するメリットについて解説します。引継書を利用した引き継ぎでは、以下のようなメリットが受けられます。

後任者が仕事をしやすくなる

引継書を作成すると、後任者が仕事をしやすくなります。
 
後任者は必ずしもその業務に対して知識や経験があるとは限りません。何もわからない状態での業務は、日常的な業務以上にさまざまなことに注意をする必要があります。
 
「作業に不明点があればこれを見れば安心」というような引継書があれば、不明点があったらすぐ立ち返れるので、後任者はその業務に集中して取り組めるようになります。

引継後のミスが減らせる

引継書を利用すると業務のクオリティが維持できます。担当者が変わった途端に仕事の質が落ちてしまうことは、企業において避けるべき事態です。仕事の質の低下は、場合によっては生産性の低下や顧客からの信頼低下にも繋がりかねないからです。
 
引継書があると、具体的に行う業務のイメージが湧くため、後任者のミスを減らせます。その結果、引き継ぎ後も以前と同様のクオリティで作業ができます。

自分の新しい仕事に支障がでない

引継書を作るメリットは、後任者だけでなく前任者にもあります。
 
通常、引き継ぎ後はそのタスクは前任者の手を離れます。しかし、引継書を作らず引き継ぎを行えば、後任者が作業手順に迷ってしまい、異動先や転勤先に質問の連絡をしてくる事態が起こりかねません。
 
口頭での説明では業務の重要なポイントが分かりにくくなるうえ、後任者が個人的にメモをとるため、重要なポイントを聞き漏らしてしまう恐れがあります。
 
こうした事態を防ぐためにも引継書を作成し、引き継ぎ後に支障がでないよう引き継ぎを行いましょう。
 
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引継書の重要なポイント

単に引継書を作成するだけでは、上記のメリットを最大限活用できません。メリットを最大限生かすためにも、引継書を作成する際は以下のポイントに注意しましょう。

後任者が誰であっても理解できるものにする

引継書を作成する際は、誰が見てもわかるものを目指して作成しましょう。
 
作成された引継書の中には「その業務に慣れているひとには理解できるが、経験のないひとには理解ができない」ものもあります。これでは、せっかく作ったにも関わらず引継書が活用されなくなってしまいます。
 
後任者は前任者と同様の知識や経験を得ているとは限りません。誰でも理解できるようにするためにも、専門用語や感覚的な表現はできるだけ避け、図やグラフなどを使うなどの工夫をしましょう。
 
特に、「このくらいのことは知っているだろう」という思い込みは、わかりにくい引継書になってしまう原因なので、「後任者はその作業に対して全くの無知である」と想定して、作成しましょう。

抜け漏れがないように丁寧に作成する

引継書に記載した情報に抜け漏れがあると、後任者の大きなミスに繋がります。
 
内容の抜け漏れを防ぐためにも、業務の1日の流れを「出社」から「退社」まで詳細に洗い出す必要があります。どんなに些細なことでもいいのですべて思い返してみましょう。洗い出した流れを取捨選択し、必要なものを手順として書き起こせば、抜け漏れなく記載できます。
 
また、日常業務ではない業務に関しては、経験から想像するのではなく、過去のデータなどをしっかりと確認するのが大切です。

業務や作業の連携を明確に把握しておく

引継書を作成する際は、その業務・作業が全体の仕事の中でどういう位置付けなのか、他の業務・作業とどのような関わりがあるのかを把握する必要があります。
 
なぜなら、全ての業務・作業は「点」ではなく「線」になっているものであり、作業によっては他の作業へ影響を与えることもあるからです。
 
単に作業を行うだけでなく、その作業が他の業務にどのような影響を与えるのかが分かれば、作業のイメージがより湧きやすくなります。
 
関連記事: マニュアル作成の手順から運用までの方法を解説!便利なツール6選も紹介


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引継書の作成手順

ここでは、引継書の作成手順について解説します。作成が難しく感じる引継書ですが、4つの工程を押さえれば誰でも簡単に作成できます。

引き継ぎ完了までのスケジュールを作成する

まずは引き継ぎ完了までをスケジューリングしましょう。予期せぬトラブルへの対処などを考えても、引き継ぎ自体は最低でも業務を離れる3日前には終わらせる必要があります。したがって、引継書の完成はその1週間前に設定すると良いでしょう。
 
後任者がすでに決まっている場合であれば、実際に一緒に業務をする時間もとっておきましょう。実際の業務を前にすることで、後任者の深い理解を促すことができるほか、引継書が運用に沿ったものになっているのかを確認できます。
 
後任者が決まっていない場合は、上長に引継書の確認をしてもらい、修正を加える期間を設けましょう。

業務内容の棚卸しと整理をする

次は、業務内容の棚卸しと整理です。頭の中で、出社から退社までの1日の業務の流れを改めて洗い出しましょう。
 
まずは、雑用のような業務も含めたすべてをピックアップします。この際、メモを使って整理すると、後から記載すべき内容がわかるのでおすすめです。
 
たまにしか行わない業務は忘れてしまいがちなので、過去の記録を見るなどして抜け漏れを防ぎましょう。

引き継ぐべき業務の範囲を設定する

前任者が行ってきた全ての作業を引き継ごうとすると引き継ぎが複雑になってしまい、かえって後任者を混乱させてしまいます。また、引継書の作成時間も長くなり、他の業務を圧迫する恐れがあります。
 
そのため、引き継ぎをする業務範囲を設定し、必要なものだけを引き継ぎましょう。たとえば、ローテーションする業務など全員が知っているものは省いて構いません。
 
あくまでも前任者が伝えるべき事柄を抜け漏れなく伝えるという点を意識して作成しましょう。

引き継ぐ業務の内容を書く

業務範囲を設定したら、いよいよ引継書の作成に入ります。
 
紙媒体であればノートやファイルにまとめ、どの業務内容についてまとめたのかが一目で分かるようにします。データで作成する場合は、業務ごとにフォルダを分けるなどして、データ自体がどこにあるのかがわかるように管理します。
 
引継書は、「自分の業務にも関係ない部署のひとでもわかるようにまとめられているか」を基準とするとさらに分かりやすくなります。
 
関連記事: マニュアルの定義とは?マニュアル作成の目的とメリットもご紹介!


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引継書に記載すべき7つの項目とは

固定のフォーマットがないために、構成の自由度が高い引継書ですが、必ず記載しなくてはならない項目もあります。以下の7つの項目を意識して作成に取り掛かりましょう。
 
業務概要と目的
ここでは、業務の概要とその業務を行う目的について記載します。後任者はこの項目の確認によって、業務の立ち位置や内容がイメージできる重要な要素です。シンプルかつ正しく伝わる文章を書きましょう。
 
業務フロー
ここでは業務の流れを記載します。それぞれのステップにゴールを記載しておくと、「どこまで進んだら次に進んでいいのか」がわかります。
 
業務スケジュール
業務スケジュールは、年間・月間・週間と分類するとわかりやすくなります。「いつまでに完了すべきか」「納期はいつか」なども詳細に記しましょう。また、業務の作業時間の目安などがあれば追加しておきましょう。
 
注意すべき点とイレギュラーへの対処法
ここでは業務に関する注意点と発生した問題への対処を記載します。過去に自分が経験した問題と、当時どう対応したのかを詳細に書くことでイレギュラー対応のノウハウが共有できます。
 
関連資料の保管場所一覧
引継書では、利用する書類やデータ、ツールなどの保管場所も詳細に記載します。デジタルデータであれば、保存先のフォルダ名や保存名のルールなども伝えましょう。
 
営業先などの社内外関係者の連絡先
すぐに連絡先が確認できるように記載します。営業先であれば、企業や担当者の詳細な情報も載せましょう。
 
工夫していたこと
業務に関するノウハウやナレッジを詳細に記載します。自分が見つけた業務効率をあげる方法を引き継ぐことが、後任者の生産性を上げることに繋がります。「過去に失敗したこと」や「その時にどう対処したのか」のエピソードも残しておくことが大切です。
 
関連記事: わかりやすいマニュアルを誰でも作れる!操作マニュアルの作り方を徹底解説!


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簡単に引継書ができる無料テンプレート

ここでは、引継書書作成に利用できる無料テンプレートサイトをご紹介します。
作成できる引継書には違いがありますので、自社に合ったデザインのものを選択しましょう。

エクセルのサンプルが充実している「経費削減実行委員会」

経費削減実行委員会のトップページ

経費削減実行委員会は、コスト削減と業務効率化をサポートしてくれるサイトです。
コスト削減と業務効率化に特化しているので、テンプレートも洗練されています。

<経費削減実行委員会の特徴>

  • 引継書のエクセルテンプレートが充実している
    ダウンロードして入力するだけで誰でも簡単に作成することができます。


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フォーマットの選択肢が豊富にある「ひな型の知りたい!」

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ひな型の知りたい!は、全国のひな型登録者が作ったひな形を使うことができるサイトです。
ひな型に特化しているサイトなので、種類が豊富で自分が探しているものを見つけられます。

<ひな型の知りたい!の特徴>

  • 種類が豊富で用途に合ったものが見つかる
    チェックリストや色分けされているものなど、ラインナップが多様です。


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引継書の管理が簡単にできるツール

ここでは、引継書の管理が簡単にできるおすすめのツールをご紹介します。
 
引継書をデジタル化すると、見やすくなるうえに内容を検索できるため大変便利です。
 
しかし、エクセルやワードなどのソフトで作成してしまうと、データの保管場所を整備する手間が発生するうえ、引継書のデータを後任者にメールやチャットで送信する必要もでてきてしまいます。これではデジタル化による効果を最大限に生かせません。
 
こうした手間を省き、デジタル化による恩恵を受けるためにも、デジタル化した引継書はITツールで管理しましょう。
 
今回ご紹介する「Stock」は、引継書の作成から管理までを一元化できる情報共有ツールです。
 
直接ノートに書き込むことで引継書が作成できるうえ、ファイルの添付も可能なので、業務に関連するファイルも引継書に紐づけて管理できます。Stockを開けばすぐに該当の引継書にアクセスでき、より効率的に業務が行えます。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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業務引継書の作成手順やメリットのまとめ

ここまで引継書の作成手順やメリットについてご紹介してきました。引継書作成は手間がかかる作業と思われがちですが、準備を正しく行い、計画立てて進めていけば難しくありません。
 
しかし、作成にばかり目を向けすぎていて、読み手が活用しづらい状態になってしまえば元も子もありません。読み手が活用しやすい引継書にするためにも、引継書は作成だけでなく管理の面にも注意する必要があります。
 
ご紹介したStockは、ITに不慣れなユーザーでも説明なしに使い始められるほど簡単な情報共有ツールです。直感的に操作できる点が評価を受け、現在80,000社以上の企業に導入されている情報共有ツールです。
 
また、Stock内に引継書を蓄積しておけば、引継書自体を業務に関するマニュアルとしても利用できるため、社内のあらゆる業務の属人化解消にも役立ちます。
 
利用・登録は無料からできるので、ぜひ「Stock」を利用して引継書の作成・管理を効率化しましょう。
 
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