業務引継書があれば、退職や異動のときもスムーズに作業を引き継げます。すなわち、引継書はトラブルを防ぐために必須です。
 
しかし、「引き継ぎをしたことがなく、正しい業務引継書の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、分かりやすい業務引継書の書き方やテンプレートを中心に解説します。
 
  • 分かりやすい業務引継書を作りたいが、具体的な書き方が分からない
  • 業務引継書をスムーズに作るために、テンプレートを探している
  • いつでも振り返れる状態で業務引継書を管理したい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい業務引継書の書き方を押さえられるほか、引き継ぎにかかる負担も軽減できるようになります。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

業務引継書とは

業務引継書とは、仕事を引き継ぐときに使う、業務の内容や進捗を記載した文書です。
 
口頭での引き継ぎは、聞き漏れや言い損ねによって「言った・言わない」と揉める恐れがあります。そこで、引継書を作成して記録として残せばトラブルを防げるのです。
 
また、業務引継書があれば、前任者は一から指導したり、後任者もすべてメモしたりせずに済むので、双方の負担軽減につながります。したがって、スムーズに仕事の引き継ぎをしたい方は、業務引継書を運用しましょう。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

業務引継書に記載すべき7つの項目とは

業務引継書には、主に以下の7項目を記載します。
 
  1. 業務概要と目的
  2. 業務の概要と目的を示します。後任のメンバーが業務をイメージしやすいように、簡潔にまとめましょう。
     
  3. 業務フロー
  4. 業務の流れを載せます。このとき、各ステップにゴールを記載すると「次の作業に進むタイミング」が分かりやすくなるのでおすすめです。
     
  5. 業務スケジュール
  6. スケジュールは「年間・月間・週間」と分けて書くと分かりやすいです。なお、作業の完了が納期ギリギリにならないように、完了目安日も別途記載しましょう。
     
  7. 注意すべき点とイレギュラーへの対処法
  8. 業務の注意点とトラブルへの対処法を載せます。具体的には、過去のトラブルと対処法を事例として残し、ノウハウを蓄積しましょう。
     
  9. 関連資料の保管場所一覧
  10. 引継書には、作業で使う書類やデータの保管場所も示さなければなりません。デジタルデータであれば、保存先のフォルダ名なども残しましょう。
     
  11. 営業先など社内外関係者の連絡先
  12. 顧客の情報を確認しやすいように、担当者の連絡先をまとめておきます。
     
  13. 前任のメンバーが工夫していた点
  14. 業務のノウハウやナレッジを示します。たとえば、仕事で工夫していた点も記録しておけば、新人でもスムーズに作業を進められるようになるのです。
以上の項目を抜け漏れなく載せることで、分かりやすい業務引継書をつくれます。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

業務引継書とマニュアルの違い

業務引継書とマニュアルでは、記載する対象に違いがあります。
 
業務引継書は、引き継ぐ業務のワークフローや作業環境、未処理の項目などを詳細に記した文書です。一方、マニュアルは業務全体のプロセスや手順を伝える文書であり、引継書よりも多くの情報を網羅しています。
 
このように、業務引継書は「現任者の業務範囲のみを伝える文書」であるのに対して、マニュアルは「組織全体へ向けた文書」であると分かります。したがって、情報の伝達漏れを防ぐには、両者を併用することが重要なのです。
 
関連記事: 分かりやすい操作マニュアルの作り方!テンプレートも紹介


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

業務引継書を作成するタイミングとは

業務引継書は、引き継ぎの1週間前までにつくりましょう
 
引き継ぎは、退職や異動の数日前に終わらせるのが一般的です。そこで、事前に資料を用意しておけば、スムーズに引き継げるようになるのです。
 
しかし、担当業務と引き継ぎを並行して進めなければならないので、対応漏れが懸念されます。そのため、引継書の進捗とタスクをまとめて管理できる仕組みを整えて、やるべきことの管理を徹底しましょう。
 
関連記事: 【事例あり】分かりやすい業務マニュアルの作り方!作成のコツも紹介


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

業務引継書を作成する3つのメリット

ここでは、業務引継書をつくる3つのメリットを解説します。以下のメリットを押さえて、自社でも引継書を最大限に活用しましょう。

(1)ミスを減らせる

ひとつ目のメリットは、引き継ぎ後のミスが減らせることです。
 
業務引継書があれば、前任者が現場を離れたあとも手順を振り返れます。そのため、「分からないまま業務を進めて、ミスが起きてしまった事態」を招く心配がありません。
 
したがって、重大なミスや事故を防ぎたい方は、業務引継書を運用しましょう。

(2)教育にかかる負担を減らせる

2つ目のメリットは、教育にかかる負担を減らせることです。
 
引継書がなければ、前任者は一からすべてを指導しなければなりません。さらに、後任者もメモを取りつつ、作業の様子を目で追っていれば、内容が抜け漏れる恐れもあります。
 
しかし、業務引継書があれば、作業の全体像が分かった状態で引き継げるので、双方の負担を軽減できるのです。また、一度引継書を作成すれば使いまわせるため、社内全体の教育コストを減らせます。

(3)引き継ぎがスムーズになる

3つ目のメリットは、引き継ぎがスムーズになることです。
 
口頭で業務を引き継ぐと、後任者は分からないことがあれば都度、前任のメンバーへ質問をしなければなりません。その結果、前任者は自身が担当する新しい業務に時間を割けなくなるのです。
 
しかし、業務引継書があれば作業の不明点をすぐに解消できるので、質問されることが少なくなります。
 
ただし、WordやExcelの業務引継書は、スマホでは読みづらいため、出張や現場作業の多い社員にとって不便です。したがって、PC・スマホの双方に適しており、時間や場所を問わずに見られる「ナレカン」のようなツールを使いましょう。
 
関連記事: 【必見】活用されない社内マニュアルの管理を定着化できるツール7選!


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

4ステップ|業務引継書の書き方

ここでは、業務引継書の書き方を4ステップで解説します。以下の工程を押さえれば、抜け漏れの無い引継書をスムーズにつくれるので必見です。

ステップ1|スケジュールを作成する

はじめに、引き継ぎの流れをスケジュールに落とし込みます。
 
事前にスケジュールをつくることで、予定通りに進んでいるかを定期的に確かめられます。また、スケジュールに余裕を持たせておけば、急なトラブルがあっても対処できるのでおすすめです。
 
したがって、業務を確実に引き継ぎたい方は、事前にスケジュールを立てましょう。

ステップ2|業務の棚卸しと整理をする

次に、業務内容の棚卸しと整理をします。
 
業務の棚卸しでは、業務内容をすべて洗い出します。そのとき、箇条書きや図を使って整理すると、載せるべき内容が分かりやすくなるのでおすすめです。
 
また、このタイミングで「引き継ぐべき業務」「なくすべき業務」の整理ができれば、無駄な引継作業をせずに済みます。

ステップ3|後任者を決定する

次に、誰に引き継ぐのか後任者を決定しましょう。
 
前任者の作業をひとりのメンバーにすべて引き継いでしまうと、後任者のオーバーワークになる可能性があります。そのため、「誰に、どの業務を引き継ぐのか」を適正から判断しましょう。
 
ただし、前任者が独断で後任者を決定してしまうと、ほかの業務との兼ね合いからトラブルへと発展しかねませません。したがって、上司や周りのメンバーに相談しながら分配することが大切です。

ステップ4|業務の内容を書く

最後に、引継書の本文を書きます。
 
業務引継書の本文を書くときは、各作業の説明を漏れなく載せるのはもちろん「目的の情報をすぐに見つけられるか」を意識する必要があります。ただし、WordやExcelで事務引継書をつくると、そもそも該当のファイルを見つけること自体が面倒です。
 
そのため、検索性に優れたITツールを使って、情報に素早くアクセスできる仕組みをつくりましょう。たとえば、強力な「検索機能」の備わる「ナレカン」なら、キーワードを入力するだけで、欲しい情報がすぐに見つかります。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

業務引継書を作成するときの注意点

業務引継書を紙やWord、Excelでつくると、管理・共有に手間がかかる点に注意しなければなりません。
 
紙の業務引継書では、資料が埋もれたり、印刷のコストがかかったりするデメリットがあります。また、WordやExcelの場合はメールに添付して共有しなければならず、後任者もファイルを開かなければ内容を見られません。
 
以上のことから、業務引継書は紙やWord、Excelでの管理は不向きだと言えます。そこで、「引継書を作成・管理・共有を一元化できるツール」を活用して、引継書に関するあらゆる手間を省きましょう。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

【必見】最も簡単に業務引継書を作成・管理できるツール

以下では、業務引継書を最も簡単に作成・管理できるツールを紹介します。
 
紙の業務引継書では印刷コストがかかるうえ、共有もスムーズにできません。また、ExcelやWordでは内容を確認するたびにファイルを開かなければならず、メールやチャットで共有しても埋もれてしまいます。
 
そこで、業務引継書をITツール上で管理すれば、面倒なファイルのやりとりが不要になり、メッセージのやりとりもツール上で完結します。ただし、多機能では従業員が使いこなせないので「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
 
結論、自社で導入すべきツールは、あらゆる情報を「記事」として簡単にストックできる「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」ではファイルを用意せずともすぐに引継書をつくれるほか、自動で共有されるため手間がかかりません。また、記事は「フォルダ」で業務ごとに分けられるので、必要な書類へすぐにアクセスできるのです。

幅広い企業で役立つナレッジ管理ツール「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

https://www.narekan.info/

ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プランページ

https://www.narekan.info/pricing/

詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカンの詳細はこちら


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

分かりやすい業務引継書を作成する3つのポイント

業務引継書は作成して終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。したがって、「活用される引継書」をつくるために、以下のポイントを押さえましょう。

(1)図やグラフを活用する

ひとつ目に、引継書をつくるときは図やグラフを活用しましょう。
 
文字ばかりの引継書は読みづらいので、飛ばし飛ばしで読まれてしまうケースも少なくありません。また、業務によっては文章では説明しづらい部分もあるため、書いたとしても相手に理解されない恐れがあります。
 
そこで、図やグラフがあれば、メリハリをもって読み進められるだけでなく、作業の流れを視覚的にイメージできるのです。

(2)情報を過不足なく書く

2つ目に、情報を過不足なく書くことも重要なポイントです。
 
万が一、業務引継書に抜け漏れがあると、大きなミスにつながりかねません。そのため、項目の過不足がないかを時系列で確認して、抜け漏れを防ぎましょう。
 
また、新入社員に引き継ぐ場合は、まだ専門的な知識がないので「専門用語に注釈を入れる」などの工夫をすると分かりやすい手順書がつくれます。

(3)ほかの業務とのつながりを明確にする

3つ目に、ほかの業務とのつながりを明確にしておくことが大切です。
 
ほかの業務との関連性が可視化されていなければ、ひとつの作業に無駄な時間がかかる恐れがあります。「Aの仕事が終わらないと、Bの仕事に取りかかれない」という状況では、プロジェクトの進捗も遅れてしまうのです。
 
したがって、作業の全体像を把握してスムーズに完了させるためにも、ほかの業務とのつながりを明確にしましょう。
 
関連記事: 上手な人はやっている!業務マニュアルを作成するコツを解説!


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

【無料】簡単に業務引継書を作成できるテンプレート4選

ここでは、簡単に業務引継書を作成できる無料テンプレートを4つご紹介します。いずれのテンプレートも、レイアウトやデザインを自由に変更できるので便利です。

(1)Excelで使える業務引継書のテンプレート

Excelで使える業務引継書のテンプレートのダウンロードページ画像
 
こちらは、経費削減実行委員会が提供する、Excelの業務引継書テンプレートです。
 
フォーマットが洗練されているので、短時間で引継書をつくれます。ただし、利用するには会員登録が必要な点に注意しましょう。
 

(2)業務引継書に関する補足資料のテンプレート

業務引継書に関する補足資料のテンプレートのダウンロードページ画像
 
こちらは、経費削減実行委員会が提供する、業務引継書に関する補足資料のテンプレートです。
 
引き継ぎが不十分だと、後任者が円滑に業務を進められず、全体業務が停滞したり、顧客や取引先からの信頼を失ったりする恐れがあります。そのため、補足資料などを活用して、情報の抜け漏れなく引き継ぎましょう。
 

(3)Wordで使える業務引継書のテンプレート

Wordで使える業務引継書のテンプレート画像
 
こちらは、Microsoftが提供する、Wordで使える業務引継書のテンプレートです。
 
画像を入れて、視覚的に分かりやすく業務引継書を作成できます。また、会員登録が不要なので、すぐに使いはじめられる点もメリットです。
 

(4)業務の引き継ぎマニュアルとして使えるテンプレート

業務の引き継ぎマニュアルとして使えるテンプレート画像
 
こちらは、Microsoftが提供する、業務の引き継ぎマニュアルとして使えるテンプレートです。
 
引き継ぎマニュアルを作成して、具体的な作業手順を記載すれば、後任者も同じ品質で業務を進められます。
 


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

分かりやすい業務引継書の書き方やテンプレートまとめ

これまで、分かりやすい業務引継書の書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。
 
業務引継書には、スムーズに作業を引き継げるメリットがあります。ただし、引継書はつくって終わりではなく、活用されてはじめて効果を発揮するため、運用しやすい仕組みを整えなければなりません。
 
そこで、紙やWord、Excelから脱却して「業務引継書を作成・管理・共有できるツール」を使うべきです。しかし、そもそも引継書の書き方やテンプレートが共有されていなければ、作成の度に調べる手間がかかるので、社内のノウハウとしてまとめましょう。
 
結論、自社に最適なツールは、業務引継書に関するあらゆる情報をまとめられる「ナレカン」一択です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、業務引継書の作成から管理がスムーズにできる仕組みを整えましょう。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/
 
関連記事: 【簡単解説】マニュアルの意味とは?デメリットと作成方法も紹介
 
関連記事: 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール8選!選び方も解説
 
関連記事: 【例文あり】引継ぎメールの書き方とは?ポイントも紹介!
 
関連記事: 後任が引継書を読まない原因とは?解決策を紹介!
 
関連記事: 引き継ぎあるある3選!仕事のストレスをなくすコツも解説
 
関連記事: 【必見】属人化は悪くない?メリットと解消法を解説!
 
関連記事: 【テンプレート6選】引継ぎ書に記載すべき項目と3つの作成ポイント
 
関連記事: 【事例あり】属人化によるリスクとは?解消によるメリットも解説!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。