退職や部署異動、担当者の変更などに伴い、業務引継書があれば何度も前任者に確認する手間が省けるうえ、教育の手間もかかりません。そのため、前任者・後任者ともにストレスなく担当業務を引き継げるのです。
 
しかし、「引き継ぎの経験がないために業務引継書の適切な作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、わかりやすい業務引継書の作成ポイントを中心に解説します。
 
  • 引継書を作成し、口頭での業務を確認する手間を解消したい
  • 継続的に活用される引継書を作成したい
  • わかりやすい業務引継書を作成し、作業品質を確実に均等化したい
という方はこの記事を参考にすると、わかりやすい業務引継書を作成するにあたって意識すべき点がわかり、業務の均質化を実現できるようになります。


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業務引継書とは

業務引継書とは、前任者から後任者へ業務を引き継ぐ際に利用する、業務の内容や進捗を記載した文書を指します。
 
仮に、引き継ぎを口頭のみで行っていれば、情報の蓄積が困難なため抜け漏れが起こりやすくなります。また、引き継ぐ業務が前後して、スムーズに業務の全容を把握できないケースもあるのです。
 
このような口頭での引き継ぎでは、後任者はスムーズに新しい仕事ができません。さらに、業務の引き継ぎ後に分からないことが出ても、前任者に質問や確認することが難しいというデメリットもあります。
 
一方、業務引継書があれば、業務に必要な情報が詳細にいたるまで把握できるのです。そのため、前任者に逐一確認する手間も削減でき、業務を迅速かつ確実に引き継げます。

業務引継書を作成するタイミングとは

引き継ぎは退職や異動の3日前に終わらせるのが一般的です。そのため、業務引継書は引き継ぎの1週間前までに作成しましょう。
 
退職・異動から業務の引き継ぎに3日間確保しておけば、質問や確認のために時間をつくれます。また、業務引継書を引継の1週間前に完成させれば、内容の抜け漏れや重複等がないかも十分にチェックできるのです。
 
このように、効果的な引き継ぎを実現するためにも、引き継ぎの1週間前までは引継書を完成させられるようにスケジューリングしましょう。
 
関連記事: 【制作事例あり】業務マニュアルの作成手順と作成ポイントを解説!


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業務引継書を作成するメリット

ここでは、業務引継書を作成するメリットを解説します。引き継ぎ後の業務均質化を図りたい担当者の方は必見です。

後任者が仕事をしやすくなる

まずは、後任者が仕事をしやすくなるメリットがあります。
 
後任者は必ずしも引継いだ業務に対する知識や経験があるとは限りません。そのため、前任者からの指導が不十分であれば、誤った方法で作業を進めてしまう恐れもあります。
 
そこで、業務引継書があれば、作業に不明点が生じた際にも瞬時に対処法がわかります。その結果、作業全体のスピードアップも図れるので、後任者が仕事をしやすくなるのです。

引き継ぎ後のミスが減らせる

引き継ぎ後のミスが減らせるのも、業務引継書を作成するメリットです。
 
業務引継書を作成すれば、仕事の具体的なイメージを掴めるようになります。また、前任者のノウハウも蓄積されるため、作業や手順のミスを防ぎながら引き継ぎ後も業務のクオリティを維持できるのです。
 
このように、業務引継書によって作業ミスの防止と作業の均質化を図れるので、生産性が低下したり、顧客からの信頼が失墜したりする心配もありません。

新しい仕事に支障がでない

業務引継書には、前任者の新しい仕事に支障がでないメリットもあります。
 
仮に、口頭のみで業務の引き継ぎをしていれば、後任者が作業手順や内容に不明点が生じるたびに、前任者に連絡をしてくる事態になりかねません。
 
そのため、「逐一、後任者からの質問に対応するストレス」を生まないように、業務引継書は確実に作成しましょう。
 
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業務引継書の作成ポイント

業務引継書は作成だけではなく、継続的な運用も必須です。「活用される引継書」を作成するためにも、以下のポイントに注意しましょう。

後任者が誰でも理解できるようにする

引継書を作成する際は、誰が見てもわかるものを目指して作成しましょう
 
引継書が「該当業務に慣れている人にはわかるが、経験の浅い人では理解しづらい」ものであると、読みにくさから引継書が活用されなくなってしまいます。
 
後任者が誰でも理解できるようにするには、専門用語や感覚的な表現は抑え、図やグラフを活用して視覚的な理解を促す工夫が大切です。とくに、「簡単な作業だから詳細な記載は不要」という定性的な判断で記載するのは避けましょう。

抜け漏れがないか確認する

抜け漏れがないかの確認も、業務引継書の重要な作成ポイントです。
 
業務引継書の情報に抜け漏れがあると、後任者の認識齟齬を生んで大きなミスつながりかねません。そこで、情報の抜け漏れを防ぐには業務の1日の流れを「出社」から「退社」まで詳細に洗い出すことが大切です。
 
ただし、業務の流れをすべて引継書に詰め込むと、かえって重要箇所が分かりづらくなります。そのため、優先度の高い事項のみを簡潔に記載しましょう。

業務の連携を明確に把握する

業務引継書の作成時には、業務の連携を明確に把握する点も欠かせません。
 
「各作業が全体の中でどのような位置付けなのか」「ほかの業務・作業とどのような関わりがあるのか」が明確であれば、業務の全体像が可視化されます。その結果、後任者が「該当作業を効率よく終えるには何をすべきか」も判断しやすくなるのです。
 
このように、後任者に業務全体の流れをイメージさせるためにも、作業単体だけでなくほかの業務との関わりも記載しておきましょう。
 
関連記事: マニュアル作成の手順から運用までを解説!ツール・代行サービスも紹介


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【4ステップ】業務引継書の書き方

ここでは、業務引継書の書き方を4ステップで解説します。以下の工程を押さえれば、誰でも簡単かつ効率よく引継書を作成できます。

(1)引き継ぎ完了までのスケジュールを作成する

はじめに、引き継ぎ完了までをスケジューリングします。
 
業務の引き継ぎは最低でも、仕事を離れる3日前に完了するのがベストです。また、引継書は引き継ぎの1週間前には完成させる必要があるので、余裕を持ってスケジュールを組まなければなりません。
 
加えて、スケジュールの作成時は「引継書の内容を後任者が正しく理解できているか」を確かめるために、後任者と一緒に業務を進めるための時間も確保すべきです。後任者が決まっていない場合は、上長に引継書の確認をしてもらい、修正を加える期間を設けましょう。

(2)業務内容の棚卸しと整理をする

引き継ぎ完了までをスケジューリングしたら、業務内容の棚卸しと整理をします。
 
業務の棚卸しを行う際は、一度すべての業務をピックアップします。さらに、箇条書きや図を用いて整理すると、記載すべき内容が分かりやすくなるのでおすすめです。
 
また、頻度の低い業務は詳細箇所の抜け漏れを防ぐためにも、必ず過去の記録を確認しながら記載しましょう。

(3)引き継ぐべき業務の範囲を設定する

次に、引き継ぐべき業務の範囲を設定します。
 
前任者の作業をすべて引継書に記載すると情報過多となり、後任者の混乱を招きかねません。また、引継書の作成時間も多くかかるので、ほかの業務を圧迫する恐れもあります。
 
そのため、「社員全員が知っている業務の説明は省く」など記載する情報を適切に取捨選択して、引き継ぎ業務の範囲を決めましょう。

(4)引き継ぐ業務の内容を書く

業務範囲を設定したら、引継書の本文を作成します。
 
業務引継書の本文では、各作業の説明が過不足なく記載されているのはもちろん「目的の情報を瞬時に探し出せるか」を意識する必要があります。対処法が即座に分かれば、不明点があっても逐一確認する手間が省けるからです。
 
また、引継書に「詳しくは〇〇ページ参照」と注釈を付けると、さらに情報が探しやすくなります。このように、誰でも対処法が一目で分かる工夫をすれば、引継書の継続的な運用につなげられるのです。
 
関連記事: マニュアルの定義とは?マニュアル作成の目的とメリットもご紹介!


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業務引継書に記載すべき7つの項目とは

ここでは、業務引継書に記載すべき7つの項目をご紹介します。多くの場合、業務引継書には以下の項目が必須となるので注意しましょう。
 
  • (1)業務概要と目的
  • 業務の概要と業務を行う目的を記載します。後任者が業務の立ち位置や内容がイメージしやすくするためにも、シンプルかつ正しく伝わるように記載しましょう。
     
  • (2)業務フロー
  • 業務の流れを記載します。それぞれのステップにゴールを記載すると「どのタイミングで次の作業に進むべきか」がわかりやすくなります。
     
  • (3)業務スケジュール
  • 業務スケジュールは「年間・月間・週間」と分類するとわかりやすくなります。加えて、「いつまでに完了すべきか」など、具体的な目安も記しましょう。
     
  • (4)注意すべき点とイレギュラーへの対処法
  • 業務の注意点とトラブルへの対処法を記載します。過去のトラブル時に前任者がどのように対応したのかを記載し、イレギュラー対応のノウハウを蓄積しましょう。
     
  • (5)関連資料の保管場所一覧
  • 引継書では、利用する書類やデータ、ツールなどの保管場所も詳細に記載します。デジタルデータであれば保存先のフォルダ名や保存名のルールも記載しましょう。
     
  • (6)営業先など社内外関係者の連絡先
  • 瞬時に連絡先や顧客の詳細情報が確認できるように記載します。
     
  • (7)前任者が工夫していた点
  • 業務に関するノウハウやナレッジを詳細に記載します。前任者の工夫が記載されていれば、業務の均質化も図れます。
以上の項目を抜け漏れなく記載することが、わかりやすい引継書を作成する第一歩です。
 
関連記事: 【誰でも作れる】わかりやすい操作マニュアルの作り方を徹底解説!


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簡単に業務引継書を作成できる無料テンプレート2選

ここでは、引継書作成に利用できる無料のテンプレートサイトをご紹介します。いずれのテンプレートサイトもレイアウトやデザインを自由に変更できる利便性があります。

エクセルのサンプルが充実している「経費削減実行委員会」

経費削減実行委員会のトップページ

経費削減実行委員会は、コスト削減と業務効率化をサポートしてくれるサイトです。テンプレートも豊富かつ洗練されており、誰でも簡単にダウンロードできます。

<経費削減実行委員会の特徴>

  • 引継書のエクセルテンプレートが充実している
    ダウンロードして入力するだけで誰でも簡単にエクセル上で作成できます。


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作成ポイントも把握できる「bizroute(ビズルート)」

bizrouteのトップページ

ビズルートは、多種類のテンプレートを無料ダウンロードできるサイトです。業務引継書をはじめとしたあらゆる書類テンプレートを利用可能です。

<ビズルートの特徴>

  • 書類の作成ポイントも把握できる
    各書類に作成ポイントが掲載されており、初心者でも分かりやすく作成できます。


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【担当者は必見】業務引継書の作成・管理を最も簡単にできるツール

ここからは、業務引継書の作成・管理を最も簡単にできるツールをご紹介します。
 
業務引継書を紙で扱っていれば、印刷コストがかかるうえ、共有もスムーズにできません。また、ExcelやWordでは内容を確認する度にファイルを開かなければならず、メール・チャットで共有されてもほかの情報に埋もれてしまいます。
 
そこで、業務引継書を一元管理できるITツールを活用すれば、作成・共有の手間も大幅に削減可能です。ただし、共有した引継書が別の情報に埋もれて流れてしまうツールでは意味がないので、「情報が確実に蓄積されるツール」を使いましょう。
 
結論、選定すべきツールは、65歳以上の社員でも即日で操作でき、業務引継書も流れずに共有可能な「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に直接テキストを書き込みながら引継書が作成できるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」で共有すれば情報が埋もれません。また、直感的な「フォルダ」で引継書を業務ごとに振り分けられるので、必要な書類へも瞬時にアクセス可能です。

非IT企業の社員でも即日で使いこなせるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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業務引継書のメリットや作成ポイントまとめ

これまで、業務引継書のメリットや作成ポイントを中心にご紹介してきました。
 
業務引継書があれば、前任者・後任者ともにストレスなく業務ができるメリットがあります。また、「活用される業務引継書」を作成するには、”誰が見ても理解でき、抜け漏れもないか”を必ず意識しましょう。
 
さらに、業務引継書は作成だけでなくその後の「管理」も効率的でなければなりません。そのためには、引継書を一元管理しながら作成・共有も迅速に行える「ITツール」が必須になるのです。
 
ただし、共有した引継書がほかの情報に埋もれて流れてしまうツールでは、後任者が瞬時に目的の情報を探せません。このような事態を防ぐ方法は、業務引継書をはじめとしたあらゆる書類を確実に蓄積できるStock一択です。
 
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