作業手順書があれば、はじめて作業を行う社員でも業務のクオリティを保てるほか、社員ごとの作業スピードがばらつく心配もありません。
 
しかし、いざ作業手順書を導入しようと考えても「効率的な作業手順書の作り方が分からず、なかなか導入に踏み込めない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、作業手順書の作り方・ポイント・運用方法を中心にご紹介します。
 
  • 担当者によって作業の品質にばらつきがあり困っている
  • 作業手順書の適切な作り方を知りたい
  • 作業手順書で作業の遅れやミスを解消したい
という方はこの記事を参考にすると、作業手順書を作成するにあたって押さえるべきポイントがわかり、手順書の継続的な運用にもつなげられます。


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作業手順書とは

ここでは、作業手順書の目的やメリット、マニュアルとの違いをご紹介します。作業手順書を適切に運用するために欠かせない知識ばかりなので、これから手順書を作成する場合には必見です。

作業手順書を作成する目的

手順書を作成する目的は大きく分けて、以下の4つになります。

(1)作業品質の均一化

作業手順書を作成する目的には、作業品質の均一化が挙げられます。
 
作業の担当は必ずしも同じ社員ではないので、手順書がない状態ではクオリティにばらつきが生じる恐れがあります。作業の品質は、サービスや製品の品質にも影響を及ぼすため、作業品質を均一化して、常に一定のクオリティにすべきなのです。
 
そこで、手順書を確認すれば担当者が変わっても作業品質を一定にできます。さらに、手順書自体が作業に対する評価基準になるという側面もあるのです。

(2)作業効率の向上

作業効率の向上も、作業手順書を作成する目的です。
 
手順書には「どのような手順で該当作業をするのか」が記載されているので、担当者は業務に必要なことを即座に取捨選択できます。そのため、最も優先すべき業務が把握できることから、作業効率が向上するのです。
 
また、担当者が未経験の業務でも、手順書があれば作業手順を口頭で指導する必要もありません。以上のように、手順書があれば、誰でも簡単に目的の作業を効率的にこなせるようになります。

(3)安全性の確保

手順書には、作業の安全性を確保する目的もあります。
 
手順書がなければ担当者が好き勝手に作業をしてしまい、作業ミスが生じるリスクが高まります。さらに、作業内容によっては人命に関わる重大事故にも発展しかねません。
 
一方、手順書があれば事故が発生するリスクの少ない作業手順を示せるので、担当者が怪我をするような事態を減らせます。

(4)ノウハウやナレッジの共有

手順書により、ノウハウやナレッジを共有する目的もあります。
 
手順書を使えば、社員個人が得たノウハウやナレッジも蓄積・共有できます。そのため、担当者が初心者である場合も教育の時間を短縮でき、作業の効率や品質を保てるのです。

作業手順書を作成するメリット

作業手順書を作成すれば、以下3つのメリットを得られます。

(1)生産性が向上する

作業手順書を作成するメリットに挙げられるのが、生産性の向上です。
 
生産性を向上させるためには、誰が作業をしても一定以上の質を担保する必要があります。そこで、手順書があれば作業品質が均一化されるので、結果的に高品質な製品・サービスが生産されるようになるのです。

(2)ミスの原因が明らかになる

手順書には、ミスの原因が明確になるメリットもあります。
 
標準化された手順書があれば、同じ流れで作業をするので、どこでミスをしたのかが一目瞭然です。また、同様の理由で「どこを改善すれば同様のミスを防げるのか」も手順書があれば簡単に分かります。

(3)作業手順の修正が容易になる

手順書を作成すると、作業手順の修正も容易です。
 
具体的には、手順書には作業の基本型が記載されています。そのため、一部の作業が変更になったり、差し替えされたりしても、基本的な流れは変わらないので、担当者はスムーズに対応できるのです。

作業手順書とマニュアルの違い

作業手順書とマニュアルの違いとは、フォーカスしている業務の規模です。
 
手順書はひとつの業務における作業手順を示した文書を指し、マニュアル内に含まれます。一方、マニュアルは業務全体のフローなどを包括的に示す役割があるのです。
 
このように、作業手順書とマニュアルには情報の粒度に違いがあり、業務では双方を組み合わせて活用します。そのため、両者を混同しないようにしましょう。
 
関連記事: 業務マニュアルの作り方とは?メリットから注意点までを解説!


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6ステップ|作業手順書の作り方

ここでは、作業手順書の作り方を6ステップでご紹介します。以下のステップを踏み、手順書の作成時間を短縮しましょう。

(1)手順書作成の目的を明確にする

まずは、手順書作成の目的を明確にします。
 
「どの業務についての手順書なのか」が明確でなければ、手順書の内容に不備が生じる恐れがあります。また、のちに修正を加える時間もかかるので共有が滞り、手順書が活用されなくなってしまうのです。
 
したがって、手順書を確実にチーム全体で運用させるためにも、作業手順書の作成目的は必ず明確にしましょう。

(2) 5W1Hを明確にする

目的の設定を行ったら、手順書における「5W1H」を明確にします。手順書の5W1Hは以下の通りです。
 
  • Who・・・・誰が作業をするか
  • Where・・・どの工程の作業か
  • When・・・いつ作業をするか
  • What・・・・何が作業に必要が
  • Why・・・・なぜその手順が必要なのか
  • How・・・・どのような手順で作業をするか
以上の内容が具体的であれば、初めて作業する社員でもイメージが明確になるので、実際の作業がしやすくなります。ひとつでも欠けると読みにくい手順書になってしまうので、5W1Hは漏れなく取り入れましょう。

(3) 構成案を作成する

方針が明確になったら、手順書の構成案を作成します。
 
構成案は手順書における目次となります。したがって、構成案があれば記載すべき内容も可視化されることから、「どの部分から手をつければ良いか分からない」という状態に陥る心配がありません。
 
また、目次となる構成案は「一目見ただけで作業手順の全容がわかる」ようにすべきです。そのため、曖昧な表現や長文を用いるのではなく、簡潔に記載しましょう。

(4)実際の作業フローを書き出していく

構成が決まったら、実際の作業フローを書き出します。
 
作業フローを書き出せば、作業手順の全体像を把握できます。そのため、読み手が「次にすべき作業が分からない」となる事態を防げるのです。
 
したがって、作業の抜け漏れを防ぐためにも、作業全体の流れを的確に書き出しましょう。また、作業フローの視認性を高めるにあたってフローチャート(業務の流れ図)として図式化するのもおすすめです。

(5) 仮運用する

手順書を作成したら、本格的に運用する前に仮運用をします。
 
作成時点では完璧だと判断しても、実際に運用すると手順書の使い勝手が良くない可能性があるからです。そのため、該当作業の経験者・未経験者を問わずあらゆる視点からのフィードバックをもらい、手順書の機能性を確かめましょう
 
また、仮運用をすれば改善点も早急に発見できます。改善点があれば再度仮運用をして、十分な品質を確保してから手順書を本格的に導入しましょう。

(6)改善と更新をする

手順書の改善と更新も重要なプロセスです。
 
手順書は作成・配布だけでなく、作業手順の変更や改善点があれば都度修正・更新していく必要があります。情報更新されないまま手順書を扱っていれば担当者間で認識齟齬が発生し、作業が適切に行われなくなる恐れがあるからです。
 
このような状況を放置すれば、手順書自体の信憑性も薄れてしまいます。そのため、現場への聞き取り等を行い、手順書には常に最新の情報を記載しましょう。
 
関連記事: 【制作事例あり】業務マニュアルの作成手順と作成ポイントを解説!


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作業手順書の作成ポイント

ここでは、作業手順書の作成ポイントを解説します。継続的に活用される手順書を作成するためにも、以下のポイントを押さえましょう。

表や写真を使う

作業手順書の作成ポイントにまず挙げられるのが、表や写真の使用です。
 
文字のみで構成された手順書であれば、具体的な作業のイメージが難しい場合もあります。しかし、表や写真を使えば視覚的な認知が可能になるため、内容をスムーズに理解させられるのです。
 
しかし、表や写真を多用し過ぎるとかえって分かりづらくなるので、あくまでも視認性を高める手段として適度に使いましょう。

最初からすべてを網羅しようとしない

手順書作成では、最初からすべての業務を網羅しようとしない点も重要です。
 
社員のキャパシティには個人差があります。そのため、一度にすべての業務手順を記載しようとすると、細部の記載が雑になったり内容漏れを起こしたりしかねません。
 
こうした事態を防ぐためにも、各業務手順を的確に記載する点を意識して、読み手が混乱しない手順書を作成しましょう。

読み手を考慮する

手順書は、常に読み手を考慮した作成も欠かせません。
 
たとえば、新入社員向けの手順書を作成する場合、専門用語や略称を多用すると手順の把握に時間がかかってしまいます。一方で、読み手がベテラン社員の場合は、不要な説明が多いと目的の情報を瞬時に探せません。
 
したがって、誰もがストレスなく手順書の内容を理解するためにも、常に読み手の立場に立った作成が重要なのです。

作業の全体像が分かるフローを作る

手順書に作業の全体像をフローチャートとして記載するのも有効です。
 
作業のフローチャートを作成すれば、作業手順の全体像を可視化できます。そのため、「次にすべき作業が分からない」となる心配がなくなり、作業全体のスピードアップにつなげられるのです。
 
ただし、フローチャートと実際の手順に相違があると、読み手が本来とは異なる作業を進めかねません。そのため、フローチャートに記載した作業手順は目次と合致しているか必ず確認しましょう。

一文を長くし過ぎない

手順書の説明は簡潔にし、一文を長くし過ぎずに記載すべきです。
 
一文が長すぎると、作業手順が分かりづらくなるうえに、無意識に文章の一部を読み飛ばしてしまう恐れもあります。しかし、文が簡潔に記載されていれば、読んだ順番に従いながらスムーズに手順を進められるようになるのです。
 
また、分かりやすい文章を作成するにあたっては「一文がひとつの動作に対応しているか」を意識したり、箇条書きを活用したりしましょう。
 
関連記事: 【オンライン利用可】マニュアル作成と管理に役立つおすすめツール4選


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【担当者は必見】作業手順書の運用方法3選

ここでは、手順書の運用方法を3つご紹介します。下記のポイントを意識すれば、より効果的に手順書を活用できます。

(1)管理者を設定する

手順書は作成して終わりではなく、常に情報をアップデートし続けなければなりません。そのためには、決まったタイミングで情報更新をする管理者が必要です。
 
各作業責任者に管理を一任するのも一つの方法ですが、体系的に管理した方がそれぞれの作業で得たエッセンスを活かすことができます。そのためにも、明確な管理者を設けるか、常に共有できる仕組みを作るのがおすすめです。
 
また、管理者が明確であれば手順書の不明点や改善要望もしやすくなるので、手順書の継続運用にもつながります。このような体制を整えるためにも、手順書を作成したら必ず管理者を設定して、管理の属人化を防ぎましょう。

(2)現場からのフィードバックを受け取れるようにする

手順書に関する現場からのフィードバックは常に受け取れる状態にすべきです。
 
現場からのフィードバックがなければ、手順書に不備があった際の確認・修正が瞬時にできません。現場の作業は常に進行しているため、できる限り早い対応をすることはそのまま生産性の向上につながります。
 
したがって、手順書の不備による社員の混乱を起こさないためにも、現場とのコミュニケーションを徹底してフィードバックを常に受け取れる仕組みを構築しましょう。

(3)時間・場所を問わずアクセスできるようにする

時間・場所を問わずアクセスできるようにするのも、手順書の重要な運用方法です。
 
たとえば、移動中や在宅勤務中といったタイミングのように、オフィス外で手順書が必要となるケースもあります。そこで、時間・場所を問わず手順書にアクセスできれば、内容を確認するのに連絡を取ったり出勤したりする手間を省けるのです。
 
このような環境を用意するには、PCやスマホ、タブレットのようなマルチデバイスから手順書にアクセスできる「Stock」のような「ITツール」を使いましょう。
 
関連記事: 【即解決】社内情報の資産化ができるマニュアル管理ツール6選!


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作業手順書の作成・管理を最も簡単にできるツール

ここからは、作業手順書の作成・管理を最も簡単にできるツールをご紹介します。
 
手順書を紙で作成・管理していれば、印刷・配布に多くの時間がかかるうえ、管理体制も属人化しやすい大きなデメリットがあります。また、WordやExcelといった手法では手順書を確認するのに逐一ファイルを開かなければならず、共有の面で非効率です。
 
したがって、手順書を瞬時に作成してチームに共有するには、手順書の一元管理と円滑な情報共有を実現する「ITツール」が欠かせません。ITツールを活用すれば、紙やWord・Excelでの手順書作成・管理におけるあらゆる煩雑さを解消できます。
 
ただし、操作が複雑なツールでは自社のITリテラシーが及ばず、ツールが運用されなくなる恐れもあるので注意しましょう。結論、選定するツールは非IT企業の社員でも即日で手順書を作成・管理できる「Stock」一択となります。
 
Stockの「ノート」にテキストを直接書き込むだけで手順書を作成可能なうえ、ノートに紐づく「メッセージ」で情報共有も瞬時に行えます。また、「フォルダ」で業務ごとに手順書を直感的に振り分けられるので、目的の手順書へのアクセスに時間がかかりません。

非IT企業の65歳でも使いこなせるツール「Stock」

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
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作業手順書の作り方・ポイント・運用方法まとめ

ここまで、作業手順書の作り方・ポイント・運用方法を中心にご紹介してきました。
 
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