利用しているPCやスマートフォンなどのストレージが足りなくなった際、インターネット上にデータを保存できるオンラインストレージが活用されることが増えてきています。データ容量が大きなファイルも問題なくチームメンバーで共有できるため、法人利用も進んでいます。
 
自社でもオンラインストレージの導入を考えているけれど「オンラインストレージのツールごとの違いや最適な選び方がわからない」とお困りの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで本記事ではオンラインストレージの選び方や、おすすめのツールをご紹介します。
 
  • オンラインストレージの概要を改めて知りたい
  • 容量制限のストレスなく利用できるオンラインストレージを探したい
  • 自社に最適なオンラインストレージの選び方が知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすることでチーム内でスムーズなデータ共有が行えるツールを選定できます。


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オンラインストレージの基礎知識

オンラインストレージの概要と活用されることが多い場面をご紹介します。自社で想定している使用場面が多いほど導入の効果が高まります。

オンラインストレージとは

オンラインストレージはインターネット上でデータの保管や共有などを行えるストレージのことを指し、PCやスマホ本体の容量を使用せずにデータ管理が行えるサービスです。
 
インターネットにアクセスできる環境さえあれば、時間や場所、端末に関係なく情報の閲覧・共有ができます。
 
また、似たような言葉として「クラウドストレージ」や「ストレージサービス」があります。「クラウド」はインターネット上にデータがあるサービスを指し、「ストレージ」は容量のことなので、基本的にはオンラインストレージと同じものを意味しています。

オンラインストレージの活用方法

オンラインストレージが活用されることの多い場面として代表的な4つをご紹介します。

画像や動画の保存

業務上発生する画像や動画などのデータを、ファイル形式に関わらず保存できます。
 
写真や動画は年数が経てば格納するファイルも増えるのでスマホやPCの容量を圧迫してしまい、デバイス本体の動作に影響することもあります。一方インターネット上にデータを残せるオンラインストレージならば、端末のストレージ量を考慮する必要なくデータを保管できます。
 
複数端末から同一のデータにアクセス可能なため、スマートフォンで撮影した写真も、スマホアプリから簡単にPCへ反映でき、PCで作業していたデータもスマートフォンで閲覧できます。

データのバックアップとしての利用

万が一データを消失・紛失してしまったときのために、バックアップを取っておく場所として利用できます。
 
デジタル・アナログ関係なく、データの保管にはデータ紛失のリスクがあります。たとえばデバイスの紛失や人的ミス、自然災害などが原因として考えられますが、オンラインストレージを活用すれば、複数のデータセンターに分けて情報を保管しトラブルから保護してくれます。
 
ただし、オンラインストレージに保存しているデータについても突然消失してしまうリスクはあります。したがって、サービス側でもバックアップを定期的に取得しているツールを選びましょう。

大容量ファイルの送受信

大容量のファイルも、オンラインストレージに保管しておけばスムーズに共有できます。
 
従来のメールやチャットだと、一定以上の容量を持つファイルを送信できないことがあります。また、送信できてもデバイス本体の動作が重くなり、他の作業をする際に支障が出てしまうケースもあります。
 
しかしオンラインストレージにデータを保存しておけば、保管場所のURLを共有するだけで該当ファイルを送受信でき、ファイルの容量によって使用ツールを変更する必要がなくなります。

チームメンバーとのスムーズなデータ共有

ファイルを送受信することなくチームメンバーとデータ共有が行えます。
 
従来のような個人PCのハードディスクへデータを保存する方法だと、ファイルが属人化してしまい、他メンバーへの共有にはデータを送信する手間がかかります。当然、社員個人が所持しているデータ以外は閲覧できません。
 
一方オンラインストレージでは、同じチーム内で同一のデータにアクセスできる設定が容易に行えるため、社員個人で必要なデータを探し出せます。したがって、チーム内におけるデータの共有漏れも防げます。
 
関連記事: 【徹底比較】無料で使えるオンラインファイルストレージ30選!


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オンラインストレージを選ぶ際のポイント

オンラインストレージは、ツールによって料金プランの設定方法や使用できる機能数に大きく差があります。ここでは、選定の際に確認するべきポイントを5つご紹介します。

料金プラン

オンラインストレージには、無料で使えるものと料金を払って利用するものがあり、一般的には容量の大きさ、もしくは利用人数によって料金プランが用意されています。
 
データを保管しておける容量が無制限のものや、多くの機能が備わっているものは料金が高額になりやすいです。一方無料ツールだとデータの保存期間に制限があるなど、各ツールと料金プランによってさまざまな特徴があります。
 
したがって、価格の安さだけではなく、自社における導入目的に適切な機能を備えているかをしっかりと確認してプランを選びましょう。

ストレージ・アップロードの最大容量

データを保存しておける総量にあたるストレージと、アップロードできる1ファイルの大きさも注意するべきポイントです。
 
ストレージの大きさに関しては、普段使用しているハードディスクの容量や、扱うデータの大きさから必要な大きさを想定します。ただし、アップロードできるファイルの大きさに制限がある場合は、いつ業務で容量の大きなファイルを使用するかわからないため、可能な限りそのツールやプランを避けることが好ましいです。
 
また、始めから大きい容量が用意されていなくても、追加できれば問題ありません。自社のタイミングに合わせて柔軟に対応できるかが注目するべきポイントとなります。

コラボレーション機能の有無

「データを保存する」こと以外に、他のメンバーと情報を共有できる機能が備わっていると業務効率化につながるケースがあります。
 
データを保存しているところと同じ場所でメンバーとのメッセージやタスク管理が行えると、社内の情報共有にツールを分ける必要がなく、スピーディな連絡が実現します。
 
データの更新連絡も漏れることがなく、二重保存のトラブルも防止できるため、1つのデータを閲覧・編集するメンバーが多いチームほど、チーム内で情報共有を行う機能があると便利です。

利用しているデバイスに対応しているか

普段利用しているデバイスに最適化されているかも重要なポイントです。
 
たとえば普段iPadなどのタブレットを活用している場合、オンラインストレージがiPhoneでしか使用できないと、画面が小さくなり非常に不便さを感じてしまいます。
 
各ツールによって対応しているデバイスに違いがあるので、比較の際に十分確認しておく必要があります。

セキュリティの高さ

オンラインストレージはインターネット上にデータを保存する性質上、データ流出のリスクが高くなってしまうため、セキュリティが高いツールを選定する必要があります。
 
サービス側では、通信や情報の暗号化や、セキュリティ管理ツールの有無を確認しましょう。ユーザー側ではシングルサインオンによるアカウントの管理やIPアドレス設定によるアクセス制限などが実施できると良いです。
 
業務に関わるデータには個人情報や企業機密も含まれるため、できれば有料ツールを用いて高いセキュリティを確保することをおすすめします。
 
関連記事: 【業務効率化】安全で評判のファイルストレージ10選!


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容量無制限!おすすめオンラインストレージ5選

以下では、おすすめのオンラインストレージツール5選をご紹介します。
 
会社全体で使用するため、オンラインストレージはあらゆる年代・職種の社員が使用するものです。そして、オンラインストレージツールは導入しただけでは意味を成さず、運用して初めて効果を発揮します。
 
したがって、ツール活用を成功させるためにはシンプルでわかりやすいオンラインストレージツールを選定しましょう。
 
機能に過不足のない機能を持つツールだと、使用開始時のレクチャーにもコストがかからず、導入担当者の負担も削減できます。その分ツールをより効果的な活用につながるルール選定に時間を割くことで、全社の声を反映したツール運用が実現します。
 
結論として、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるオンラインストレージツールは、簡単な操作でデータを保存でき、メンバーとのメッセージやタスクの共有も一元管理できる「Stock」一択です。
 
シンプルな使い勝手が評価され、非IT企業を含む導入実績が100,000社を超えるツールです。そのため、導入したその日からスムーズなファイル管理が実現できます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Dropbox】高いカスタマイズ性を持つ

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Dropboxは管理者機能が充実している高機能なファイル管理ツールです。

<Dropboxの特徴>

  • カスタマイズ性が高い
  • 管理者権限で設定できる幅が広く、各ユーザーの行動を常に監視できます。また検索も各ユーザーごとにカスタマイズされるため、欲しいファイルが見つけやすいです。
  • 画像やPDFに書き込みができる
  • Dropboxでは、ファイルに直接フィードバックを書き込めます。情報が細かくなりますが、用途によっては保存した画像やPDFに注釈をつけられる機能は便利です。

<Dropboxの注意点>

  • 無料版の最大容量が少ない
  • Dropboxの無料版は容量が2GBしかありません。そのため、基本的には有料プランでの利用となります。
  • 高機能で複雑
  • 「自動アップロード」機能などは、使い方を誤ると情報漏えいにもつながりかねません。設定の方法を理解して使いこなせるITリテラシーが必要となるため、ITに不慣れな方は利用が難しい場合があります。

<Dropboxの料金体系>

Dropboxには、プライベート向けとビジネス向けの2種類のプランが用意されています。
 
【プライベート向け】
  • Plus:¥1,200/月(個人向け)
  • Family:¥2,000/月(最大6人)
【ビジネス向け】
  • Professional:¥2,000/月(個人向け)
  • Standard:¥1,250/ユーザー/月(小規模チーム向け/3ユーザー以上で契約可能)
  • Advanced:¥2,000/ユーザー/月(大規模チーム向け/管理機能などの拡充有り)


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【Google Drive】Googleアカウント1つで複数ツールが使用可能

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Google DriveはGoogleの他ツールと連携しやすく、自動同期が行えるサービスです。

<Google Driveの特徴>

  • Googleアカウントを持っていれば即利用可能
  • 複数のGoogleツールを1つのアカウントで使用できるため、Googleカレンダーなどをすでに使用している場合、新しいアカウントを作成する必要なくGoogle Driveを利用できます。
  • 基本セキュリティが高い
  • 選択するプラン次第では、同じ組織に所属しているメンバーでないとファイルのリンクを開けないなど、細かいファイルの公開設定を行えます。モバイル端末のデータ消去を行えば、端末を紛失してしまった場合でも情報漏洩対策が可能です。
  • Googleが提供する複数の無料ツールが利用可能
  • Googleアカウントを持っていれば、Google Driveの他にもGoogleドキュメント、Googleスライドなどのサービスを利用できます。

<Google Driveの注意点>

  • 自動同期の精度はインターネット環境に影響される
  • Google Drive内ではファイルへの変更が自動保存されますが、状況によってはうまく動作しないケースもあります。そのため、インターネット環境を確認し、適切に保存されているかを常に確認しながら作業を行うこととなります。
  • データ削除設定に注意が必要
  • PC内との保管データと分けて整理したい場合、設定を見直す必要があります。設定によっては、PC内のローカルフォルダからファイルを削除するとGoogle Driveからも削除されてしまう場合があります。

<Google Driveの料金体系>

無料プランでは15GBまでの容量制限がある一方、有料プランであれば必要な分だけ自由に増やせます。有料版で使用するには、Google One、もしくは他のGoogleツールも含むGoogle Workplaceに申し込む必要があります。
 
  • Business Starter:¥680/ユーザー/月(1ユーザーあたり30GB)
  • Business Standard:¥1,360/ユーザー/月(1ユーザーあたり2TB)
  • Business Plus:¥2,040/ユーザー/月(1ユーザーあたり5TB)
  • Enterprise:問い合わせ(必要に応じて追加可能)


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【firestorage】アカウント登録不要で利用可能

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firestorageは外部へのファイル共有も簡単な、無料から利用できるオンラインストレージです。

<firestorageの特徴>

  • 情報共有にQRコードを利用可能
  • QRコードを用いて簡単に共有できるため、ファイルを共有したい相手がfirestorageのアカウントを持っていなくても利用できます。手軽にファイル共有を行える点が1番の特徴です。
  • 機能拡張アプリが豊富
  • たとえば写真だけまとめて管理しておきたいといった場合はphotostorageというアプリを用いて整理できます。用途に合わせた拡張ができるよう、さまざまな付帯アプリが容易されています。

<firestorageの注意点>

  • 共有できるデータの大きさに制限がかかるプランがある
  • たとえば無料プランだとアップロードできるデータの大きさが2GBまでという制限がかかってしまうため、使用を想定しているファイルの大きさを確認しておくことをおすすめします。
  • 法人利用にはセキュリティ機能のオプション購入が必要となる場合もある
  • 法人利用の場合は、顧客データや社外秘の情報を保存・共有するケースもあり、セキュリティを強化するためのオプション機能が必要となる可能性が高いです。

<firestorageの料金体系>

firestorageの法人プランは使用する回線の種類やオプションの数、などにより利用料金や初期費用が変動します。下記は、公式ホームページに掲載されている料金例です。
 
  • プラン1:月額¥98,780/初期費用¥110,000(専用回線設置、9TB)
  • プラン2:年額¥999,350/初期費用¥0(共同回線使用、9TB)
  • プラン3:月額¥54,780/初期費用¥55,000(共同回線、1TB)


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【iCloud】個人利用では高いシェア率を誇る

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iPhone・iPadなどのApple製品に始めから用意されているオンラインストレージで、個人利用が想定されているツールです。

<iCloudの特徴>

  • Apple製品ユーザーはあらゆる情報を保存しておける
  • 写真・ファイルだけでなく、メモも保存しておけます。Pages・Keynote・NumbersといったApple製品とも相性がよく、共同編集機能を活用することも可能です。
  • Apple IDがあれば簡単にアクセスでき、容量選択の自由度も高い
  • 無料でも5GBの容量を使え、Apple IDに紐付けてアカウントが管理ができます。そのため容量の追加も行いやすく、50GBで月額130円と比較的安価に利用できます。

<iCloudの注意点>

  • データ保証がなく、別の場所でバックアップの取得が必要
  • iCloudのシステム上の故障が発生した場合でもデータの破損や消失の補償はありません。したがって、iCloudだけでデータを管理することはリスクが大きいです。
  • Androidのスマートフォン端末からは利用できない
  • Android端末からは利用できないため、現在のデバイス環境や機種変更などのタイミングには注意が必要です。
  • チームで共有する機能がない
  • 個人利用が想定されており、ファイルの共有やアクセス制限はできません。したがって、チーム内共有に使用するのは難しいです。

<iCloudの料金体系>

iCloudには使用可能容量によって4つの料金プランが存在します。
 
  • 5GB:無料
  • 50GB:月額130円
  • 200GB:月額400円
  • 2TB:月額1,300円


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オンラインストレージの選び方やおすすめまとめ

ここまでおすすめのオンラインストレージ5つと選定方法などをご紹介してきました。
 
オンラインストレージは導入しただけでは意味を成さず、従業員が使いこなせるツールを選定することが重要です。機能が多いツールは使用方法の習得や運用方法の選定に時間がかかり、複雑で人的ミスのリスクも増えてしまうのです。
 
したがって、運用をスムーズに進めるためにはあらゆる職種・年代の方が使いこなせるツールが好ましいです。また、データを保護するセキュリティ機能の搭載の有無も重要なポイントです。
 
今回ご紹介したStockは、シンプルな機能ですぐに定着し、自動保存やバックアップの取得により情報を保護できるツールです。
 
無料登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」で高いセキュリティを保ちながらチームでデータの共有を行いましょう。
 
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