「膨大なデータや画像など、大切な情報をもっと簡単に管理したい!」
 
そんなお悩みを多くの方々が抱えているのではないでしょうか?
今回はそんなお悩みを解決するための手段として「オンラインストレージ」をご紹介させていただきます。
 
 
関連記事: 容量が足りなくなる前に絶対に知っておきたい!「ストレージ」の意味、知識まとめ


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オンラインストレージの基礎知識

オンラインストレージとは

そもそも「オンラインストレージ」と言われても、カタカナばかり並んでいて何のことか分からないという方も多いと思います。
 
オンラインストレージを簡単に説明すると、「インターネット上でデータの保管や共有などを行えるストレージ」のことです。
言い換えれば、インターネット上でデータの容量を確保することで、パソコンやスマホの容量を圧迫せずにデータ管理が行えるサービスのことを指します。
 
つまり、データをインターネット上で管理することにより、共有したい情報を、いつでも、どこでも、どの端末からでも、共有することができるようになるのです。
 
また、似たような言葉として「クラウドストレージ」や「ストレージサービス」などをよく見かけることがありますが、基本的には同じサービスを指しているので、大きな意味の違いはありません。
 

オンラインストレージと外部ストレージの違い

オンラインストレージサービスと、USBフォルダや外付けHDDなどの外部ストレージとの大きな違いは、データを管理するための「モノ」が必要ないことです。
 
外部ストレージの場合は、USBや外付けのHDDなどをパソコンに取り付けて、データを直接移行させます。
一方、オンラインストレージの場合は、クラウド上にデータを保存して管理するので、いちいちデータ記憶装置を取り外しする必要がなくなります。
 
これにより持ち物が減りますし、「いざというときに、データの入ったストレージを忘れてしまう」「失くしてしまう」というリスクがなくなります。
 
また、先ほども紹介したように、データ共有をしたい相手と実際に対面しなくても、オンライン上でデータのやりとりをすることが可能になります。
以上の点が、オンライン(クラウド)ストレージと、外部ストレージとの大きな違いになります。
 
 
関連記事: 無料で使えるオンラインファイルストレージ30選を徹底比較!


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オンラインストレージの必要性

オンラインストレージで業務効率化を図ろう

先ほどからもご紹介している通り、オンラインストレージサービスを活用する最大のメリットは、「いつでも、どこでも、誰とでも、様々な端末から情報共有、データ管理ができること」です。
 
具体的な仕事の現場での活用事例を以下にご紹介します。
 
ある企業では、従来は「自分の使うファイルは、自分のパソコンのハードディスクに入れておく」というのが一般的でした。
自分のパソコンからデータを持ち出すときは、USBメモリーなどを使って持ち運んだり、ノートパソコンにコピーしたりといった作業をいちいち行わなくてはならず面倒でした。
 
また「営業先で急にオフィスのパソコン内の資料が必要になった」といった場合にも対応できません。
 
しかし、オンラインストレージを活用できれば、インターネット上にデータを保管しておけるので、オフィスで使っていたのと同じファイルに出先からでもアクセスすることが可能になります。
 
ノートパソコンやスマートフォン、タブレットといった複数の端末からでも、いちいちコピーせずともアクセスすることが可能になります。
サーバー上にあるデータなので、インターネットを使って簡単に他のユーザーと共有もできます。
 
また、編集の面でも便利です。
従来のように各端末にファイルを入れておいて編集を行う場合、「ノートパソコンでExcelファイルを編集したのに、うっかりオフィスのデスクトップパソコン内の古いデータで上書きしてしまった」などといったトラブルも頻繁に起きていました。
 
しかし、オンラインストレージならば、複数の異なる端末からでも同じデータにアクセスして編集が行えるので、簡単にデータの整合性を保つことができます。
 
 
関連記事: ファイルストレージ10選!管理方法を変えて業務効率化を目指そう!


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オンラインストレージの機能一覧

ここではオンラインストレージを導入した際に活用することができる、具体的な機能をいくつか紹介していきます。
サービスによって、多少差異はありますが、基本的にはどのサービスでも利用できるオーソドックスな機能を紹介します。
 

①:ファイル共有機能

①−1:webインターフェースでの利用

アプリケーションなどをインストールすることなく、Webブラウザを用いてドキュメントのアップロード/ダウンロードができる機能です。

①−2:多様なファイル形式への対応

オフィスドキュメントや画像、動画など、様々なファイル形式をサポートし、主要なファイル形式はブラウザ上でのプレビューや直接編集にも対応しています。

①−3:ファイルの検索・分類

キーワードもしくは詳細条件を指定して、必要なファイルを容易に検索できる機能です。

①−4:バージョン管理

ファイルが更新された際に、古いファイルを削除せずに保持し、履歴を管理する機能です。
これにより、もし何らかの不具合が生じた際には、古いバージョンのファイルをダウンロード、あるいは最新バージョンへと変更することが可能になります。

①−5:同期ツール

専用のアプリケーションなどをインストールすることによって、PCやモバイルデバイス内のフォルダをオンラインストレージと同期して、ファイルの変更を自動的に反映させる機能です。
 

②:コラボレーション機能

②−1:ファイル更新通知機能

ファイルの更新や追加、削除、移動など編集が行われた際に、フォルダあるいはファイルを共有しているメンバーへ通知届く機能です。

②−2:コメント機能

ファイルに関するコメントを書き込むことで、ファイル共有の付随的なコミュニケーションツールとして活用することができます。

②−3:ゲスト招待機能

組織外のユーザーを招待して、ファイルやフォルダを共有することができる機能です。

②−4:モバイルアプリ対応

モバイルデバイス(スマートフォン)用のアプリを提供し、どんなデバイスからでもスムーズに利用することができます。
 

③:管理、セキュリティ機能

③−1:ユーザー管理機能

オンラインストレージを利用するユーザーの追加、削除、変更を行う機能です。
Excelファイルなどを用いた一括追加や一括編集などにも対応するものも存在します。

③−2:アクセス制御

登録されたデバイス以外のアクセス制御や、グループやアカウントごとにユーザーの追加やアクセスレベルの変更などを行える機能です。

③−3:モバイルデバイス制限

モバイルデバイスからアクセスする場合、ファイルのダウンロードや記載内容のコピーといった機能の一部に制限をかけることができる機能です。

③−4:二段階認証機能

IDとパスワードの組み合わせに加え、登録された電話番号へ確認コードを送り、そのコード入力による二段階の認証を設けることでなりすましの登録を防ぎます。

③−5:デバイスデータの遠隔削除

デバイスの紛失や盗難被害に遭った際、管理ツールから該当デバイス上のオンラインストレージのデータを遠隔削除できます。

③−6:ログ管理機能

誰が、いつ、どのファイルに、どんな操作を行ったかというログ(足跡)を出力することで、監査証跡に役立てることができます。
 
 
関連記事: 【最新版】迷ったらコレ!無料のオンラインストレージまとめ


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【厳選】おすすめオンラインストレージサービス3選‼︎

ここでは、最も使いやすく、機能が備わっていると感じるサービスを3つ紹介していきます。
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 

Google Drive

Google Driveのトップページ

Google Driveは、Googleアカウント1つで多様なサービスを、誰でも利用できる使いやすいサービスです。
GmailやGoogleドキュメントなど、Googleのサービスと連携しており、Androidスマートフォンや、Chromeブラウザと非常に相性が良いです。
 
もちろん、iOSからも利用可能です。Androidスマートフォンのユーザーなら、無意識に使っているのではないでしょうか。
また、マルチプラットフォーム、マルチデバイス対応で、専用アプリもあるのでスムーズに使うことができます。

<Google Driveのポイント>

  1. Googleアカウント1つで誰でもどこでも利用できる
    Google Driveは、Google アカウントに紐づけされているので、同じGoogle アカウントで接続すれば、異なるスマホやタブレット、パソコンなど、他の端末から簡単にアクセスできます。
  2. セキュリティが高い
    ファイルは、共有設定をしない限り非公開なので、他の人に見られる恐れはありません。もしPC・スマホ・タブレットを紛失、破損した場合、ログインCookieリセット、または、モバイル端末のデータ消去などを使うことで情報漏洩対策になります。
  3. ドキュメント、スライドなどが無料で利用できる。
    Googleアカウントを持っていれば、ドライブの他にも様々なサービスを利用できます。普段エクセルや、パワーポイントなどを利用している場合でも、Google内の別のサービスでまるまる代替することが可能です。

<Google Driveを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 自動同期が不安定になることがある
    Google Driveの自動同期は便利ですが、安定して接続できない場合があります。
    保存が正確にできていなかったという事態になりかねないため、定期的に確認してください。また、同期の設定に専用ソフトが必要なのも不便な点の1つです。
  2. 削除設定に注意が必要
    ローカルとクラウドを自動同期している場合、ローカルからファイルを削除するとGoogle Driveからも削除されてしまいます。ローカルからのみ削除したい場合や、Google Driveからのみ削除したい場合には、事前に確認するようにしてください。削除関連の設定を変更するか、別途バックアップを取るかして対策をとりましょう。

<Google Driveの料金>

Google Drive基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で使用できるサービスです。
 
無料の Google ドライブを利用する場合、保存容量に15GBの制限があります。それ以上の容量を利用したい場合は有償版のGoogle One、もしくは Google Workspaceを選択する必要があります。
 
ただ、 Google Workspaceはビジネス向けのグループウェアのため、ただ単にGoogle Driveを利用したいだけであれば、機能としては過剰かもしれません。その場合は、Google Oneの機能で十分だと考えられます。
 


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OneDrive

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Windows 10やMicrosoft Office 365のユーザーなら、Microsoftアカウントですぐに利用することができます。
 
無料プランでは5GBまでですが、Microsoft Office 365ユーザーなら最大1TBまで利用可能です。
マイクロソフトが提供しているサービスなのでWindows 10やMicrosoft Officeとの連携は便利ですが、一応AndroidやiOSからも利用可能です。
 

<OneDriveのポイント>

  1. シンプルでわかりやすい操作画面
    操作画面はシンプルで、Microsoftアカウントでログインすれば、エクスプローラーにある「OneDrive」のフォルダが利用できます。ファイル保存は、「OneDrive」のフォルダにファイルをドロップするだけといたってシンプル。新たな操作を加えることなく、他のフォルダへの操作と同じように利用できるところは、非常に使いやすいと評判です。
  2. 様々なMicrosoftアプリケーションが利用可能
    「OneDrive」の大きな特徴は、Officeアプリと統合されていることです。先程のGoogle Driveと同じく、Word、Excelをはじめ、PowerPointなどのOfficeアプリで作成した文書は、保存時に「OneDrive」のフォルダを指定するだけで、直接保存することができます。特に、Windows10をあらかじめ利用していたOfficeアプリユーザーにとっては非常に嬉しいサービスです。

<OneDriveを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 同期エラーが起こる
    容量が大きいデータを扱う際などに頻繁に同期エラーが起きてしまう現象があるようです。

<OneDriveの料金>

OneDriveには使用可能データ容量によって3つの料金プランが存在します。
 
5GBまで使えるプランは無料、50GBまで使用可能なプランが月額249円。さらに1TBまで使える大容量プラン「Office 365 solo」は月額1,274円もしくは、年額12,744円で利用が可能です。
 


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オンラインストレージを選ぶ際のポイント

オンラインストレージの選び方

最後に、実際にオンラインストレージを選ぶ際に見るべきポイントを整理したいと思います。
 

ツールごとの違い

オンラインストレージの最も基本的な機能は、クラウドへのファイル保管です。
 
しかし、導入する企業や組織によって「グループでの共同作業に活用したい」「メール添付の代替手段にしたい」「クライアントPCのバックアップを行いたい」「大容量ファイルを扱いたい」など、用途は様々だと思います。
 
各々の用途に合わせて、機能面から選ぶと良いでしょう。
 

価格

料金体系については、ユーザー数や容量などによって、月額(あるいは年額)費用となっているものがほとんどです。
しかし、法人向けオンラインストレージの場合は初期費用が発生するケースも存在します。
 
また、最低利用人数や最低利用期間などが設定されている場合もあるので、予算面も考慮して選ぶ必要があるでしょう。
 

サポート体制

国内事業者と海外事業者ではサービスの内容や傾向はかなり異なる場合があります。
 
とはいえ、それぞれ「安心して使える」「先進的な機能をいち早く利用できる」といったイメージを持たれる方もいますが、そうともいえないケースもあります。
 
特に確認しておきたい点としては、サポート体制についてです。
日本語による手厚いサポートを求める場合や、多言語での対応が必要な企業もあるでしょう。
 
自社にあったサポート体制が整っているサービスを選ぶと、後々の使い方に困らないでしょう。
 

安全性の高さ

ファイルのウイルスチェックなどは、法人向けオンラインストレージでは、大部分のサービスが備えています。
しかし、より高度なセキュリティ機能については、対応状況が各サービスによって異なります。
 
企業の重要な情報、業務に不可欠なデータなども預けることになるので、安全面の機能が、自社の環境やポリシーに見合っているかという観点も大切にしましょう。
 
 
関連記事: もう容量は気にしない!容量無制限のオンラインストレージまとめ


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まとめ

オンラインストレージサービスの基礎知識から、活用事例まで解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。
 
オンラインストレージサービスは個人での利用と、組織単位での利用で大きく用途や、使い方が変わってくると思います。
ご自身にあったサービスを是非、検討してみてはいかがでしょうか。
 
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