業務を通して発生する多くのデータを社員個人で管理してしまうと、データの紛失や流出などのトラブルが起こりやすくなります。そのため、会社としてデータ管理を行うことでリスク回避が可能なオンラインストレージの導入に注目が集まっています。
 
しかし、いざ自社にオンラインストレージを導入しようとした際に「各オンラインツールの違いや自社に最適なツールの選定方法がわからない」とお困りの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで本記事では、法人利用におすすめのオンラインストレージ3選をご紹介します。
 
  • 膨大なデータや画像など、大切な情報をもっと簡単に管理したい
  • オンラインストレージの特徴とメリットを改めて知りたい
  • 自社に最適なオンラインストレージを選定したい
という担当者の方は、この記事を参考にすることで社内のデータ共有が格段にスムーズになり、業務を効率化できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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オンラインストレージとは

オンラインストレージとは「インターネット上でデータの共有・保管などを行えるサービス」のことで、パソコンやスマホの容量を使用せずにデータ管理が行えます。
 
インターネット上にデータを保存する形式をとるものをクラウドサービスと言い、「クラウドストレージ」と呼ばれる場合もあります。
 
従来のデータ管理方法である「USBフォルダ」や「外付けカードディスク」など外部ストレージとの違いは、データを管理するための「物理的なモノ」が必要ない点です。
 
したがって、オンラインストレージではデータ紛失のリスクを削減でき、直接対面していない相手でもデータを共有できます。


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オンラインストレージの選び方

オンラインストレージには多数の種類があり、データを共有する人数や外部招待の有無、また扱うデータの大きさによって最適なツールが異なります。ここでは、オンラインストレージの選定で特に注目すべき項目を5つご紹介します。

価格

料金体系は、ユーザー数または容量の大きさによって設定されている場合が多く、月額(あるいは年額)費用となります。
 
なかには、セキュリティ機能やカスタマイズ機能をオプションで付けられるものもあるため、プランごとに使用できる機能の差異には注意が必要です。
 
ツールによっては初期費用が発生するケースや、最低利用人数・期間が設定されているものもあるので、自社の予算を考慮して選びましょう。

容量

普段使用するファイルの大きさを踏まえて、自社に必要な容量を用意できるツールかどうかを必ず確認しましょう。
 
基本プランに必要量が入っていなくても、容量を増加できるのであれば問題ありません。
 
もとから多くの容量が用意されている場合、利用料金も高価な設定となっているケースもあるため、自社に必要な大きさの容量を選択できるツールがベストです。

セキュリティ

インターネット上にデータを保存する性質上、会社内にサーバーを持っている状態に比べてばセキュリティのリスクは高くなります。そのため、高度なセキュリティ機能を備えているツール選定が必須です。
 
たとえば社外からのアクセスも多い場合、通信や情報の暗号化や、会社独自のプライベート回線からのみアクセスできるようなIPアドレスの制限などの機能は重要視されます。
 
搭載されているセキュリティ機能は各ツールによって異なり、料金も変動してくるため、自社の規模や扱うデータの内容によって最適なものを選びます。

サポート体制

クラウドサービスを選ぶ場合は社内にシステム専任者が居ないケースも多いため、継続的な利用を見据えて、可能な限りサポートが手厚いサービスを選ぶと安心です。
 
オンラインストレージには海外のベンダーが運営しているものも多くありますが、国内事業者と海外事業者ではサービスの内容や傾向はかなり異なる場合があります。ツールによっては日本語によるサポートが存在しない、もしくはサポートのために代理店を通さなければなりません。
 
FAQの充実度やサポート問い合わせのしやすさ、返信のスピードなどは、ツール選定において注目すべき点です。

スマホに対応しているか

場所を問わずに活用できるメリットを最大限活かすため、スマートフォンに最適化しているツールを選べば、オンラインストレージの活用の幅が広がります。
 
スマートフォンアプリがあれば、スマートフォン独自の操作方法に適応しており、PC版しかないツールに比べて格段に使いやすくなります。
 
電車での移動時などの時間を有効活用でき、業務効率化を図れます。


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おすすめのオンラインストレージTOP3!

以下では、無料から使用できるおすすめのオンラインストレージを3つご紹介します。
 
オンラインストレージは、日々の業務で常に使用する利用頻度の高いツールです。あらゆる職種の方が利用するため、可能な限りシンプルで、作業が複雑にならないものが好ましいです。
 
高機能なものは導入時にもレクチャーの時間がかかり、運用中も細かいルールを通した管理が必要になります。また、保存場所を間違えるなどのトラブルが起こるリスクも増えてしまうのです。
 
結論として、業務効率化に効果的なオンラインストレージはドラッグ&ドロップで簡単にデータを保存でき、過去のデータアーカイブも可能な「Stock」一択です。
 
誤ってデータを削除してしまった場合でも1クリックで復元できる「ゴミ箱機能」など、過不足のない機能が用意されており、導入したその日からスムーズなデータの管理・共有が実現できます。

1位【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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2位【Google Drive】Google製品と容易に連携できるツール

Google Driveのトップページ

Google DriveはAndroidスマホとの相性が良く、Googleの他ツールとの連携が取りやすいサービスです。

<Google Driveの特徴>

  • 誰でもどこでもGoogleアカウント1つで利用可能
  • 同一のGoogle アカウントでログインすれば、異なるスマホやタブレット、PCからでも簡単にアクセスできます。他Googleツールとも即座に連携される点は便利です。
  • 高いセキュリティを維持できる
  • ファイルの公開設定ができ、設定変更をしない限り外部からデータを閲覧される心配はありません。端末を紛失した場合でもモバイル端末のデータ消去を行えば情報漏洩対策も可能です。
  • Googleが提供する複数の無料ツールが利用可能
  • Googleアカウントを持っていれば、Google Driveの他にもGoogleドキュメント、Googleスライドなどのサービスを利用できます。

<Google Driveの注意点>

  • データ削除設定に注意が必要
  • 同期の設定によっては、PC内のローカルフォルダからファイルを削除するとGoogle Driveからも削除されてしまう場合があります。PC内との保管データと分けて整理したい場合は設定を見直す必要があります。
  • 自動同期が不安定になることがある
  • Google Drive内ではファイルへの変更が自動保存されますが、インターネット環境に大きく左右されてしまいます。適切に保存されているかを常に確認しながら作業を行うこととなります。

<Google Driveの料金体系>

無料プランでは15GBまでの容量制限がある一方、有料プランであれば必要な分だけ自由に増やせます。有料版で使用するには、Google One、もしくは他のGoogleツールも含むGoogle Workplaceに申し込む必要があります。
 
  • Business Starter:¥680/ユーザー/月(1ユーザーあたり30GB)
  • Business Standard:¥1,360/ユーザー/月(1ユーザーあたり2TB)
  • Business Plus:¥2,040/ユーザー/月(1ユーザーあたり5TB)
  • Enterprise:問い合わせ(必要に応じて追加可能)


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3位【box】法人向けのセキュリティを搭載したツール

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boxは、高いセキュリティを有している法人向けのオンラインストレージです。

<boxの特徴>

  • 専用アプリ利用でオフライン編集も可能
  • インターネットにつながっていない環境でも、「Box Sync」という専用アプリをPCにインストールしておけば作業できます。
  • 多岐に渡る業界の事例がある
  • ユーザー数が多く、全世界のあらゆる業種の法人で利用されている事例があります。自社の課題に近い事例を参考に運用を進められます。

<boxの注意点>

  • アップロードできるファイルの大きさに制限がある
  • boxはストレージ全体の容量は無制限ですが最大5GBのファイルまでしかアップロードできないプランもあるため、選定の際は注意が必要です。
  • サポート対応は英語のみ
  • 代理店から購入すれば日本語でのサポートが受けられますが、開発元からのサポートは英語のみです。日本人に特化したツールではないため、使いにくさを感じる場合もあります。

<boxの料金体系>

  • Business:¥1,800/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:5GB)
  • Business Plus:¥3,000/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:15GB)
  • Enterprise:¥4,200/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:50GB)
  • Enterprise Plus:問い合わせ(ファイルのアップロード容量上限:150GB)


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オンラインストレージのメリット

オンラインストレージを導入すれば、コスト面や業務の面でさまざまなメリットがあります。ここでは、代表的な3つのメリットをご紹介します。

コストが削減できる

オンラインストレージの導入時には自社でサーバーや情報機器を用意する必要がありません。したがって、初期費用がかからない、もしくは安価に抑えられます。
 
運用管理や保守もベンダーが行うため、システムの管理に人員やコストを割く必要もなく、従来のようにPC内のローカルフォルダに保存して管理するよりも格段にコストを削減できます。
 
今までシステム管理の役割を持っていたメンバーをより生産的な業務に携わらせられ、限られたリソースを有効活用できます。

外出先でも使用可能

オンラインストレージを活用することで、社外からでもオフィス内で使用しているファイルと全く同じ状態のデータにアクセスできます。
 
場所を問わず利用できるため、在宅勤務のような働き方にも対応でき、端末ごとに保存されているデータ状態が異なるトラブルも回避できます。
 
インターネットを通して他のユーザーと同期されるため、チームメンバーとの共有もリアルタイムに行えます。

ファイルの自動バックアップ

オンラインストレージには、ファイルを自動でバックアップしてくれる機能が搭載されています。
 
ハードウェアの故障やパソコン・USBの紛失などが起こると、デスクトップやローカルフォルダに保存していたデータを失ってしまうリスクがありますが、オンラインストレージではその心配はありません。
 
データを誤って削除してしまうなどの人的ミスが起きてもカバーができるため、運用を効果的に進めるにあたって非常に有用です。


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オンラインストレージのデメリット

チーム内でデータを共有するにあたり便利な面が多いオンラインストレージですが、やりたいことやデータを保管する目的によってはデメリットを感じる場合もあります。導入時やツール選定時には、下記の点に留意しましょう。

カスタマイズができない

オンラインストレージを導入するには、基本的にはベンダーが提供するサービスを利用する事が前提となります。
 
したがって、自社に合わせたカスタマイズはできないサービスが多く、対応できる場合でも多額の追加費用が必要となります。
 
そのため、無料トライアルなどを活用し、導入前に自社が行いたいことができるのかを必ず確認しておきましょう。

アップロード容量や保存期間に制限が設けられている場合がある

ツールによって、1度にアップロードできるデータの大きさに制限がある、または保存期間が定められている場合があります。
 
特に無料のツールだと、保存期間が過ぎればデータが自動的に削除されてしまうものもあるため、注意が必要です。
 
ツール比較をするなかで、扱えるデータの大きさや期間は確かめておくと安心です。


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おすすめのオンラインストレージ まとめ

ここまで、おすすめのオンラインストレージ3選や選定方法、メリットなどを網羅的にご紹介してきました。
 
オンラインストレージは日常業務で常に使用するツールなので、人的ミスを減らし、業務効率化を目指すためには「可能な限り機能が少なく、シンプルなものが好ましい」です。
 
高機能なツールだと導入時に時間がかかり、運用の管理も煩雑になります。運用を成功させるうえでは、誰でも使えるほどわかりやすいことが重要です。
 
今回ご紹介したStockは、簡単な手順でデータを保存できる手軽さを持ち、情報の更新をリアルタイムにチームメンバーへ共有できるツールです。
 
無料登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」でデータの保存・管理を行い業務効率化を目指しましょう。