企業において、会議に欠かせないのが議事録の作成です。昨今は、日々の会議に伴い作成が必要な議事録を「ITツール」によって効率化している企業が増えています。
 
たとえば、「スマート書記」は議事録の作成から共有・活用にまで役立つツールのひとつです。しかし、なかには「スマート書記が自社の会議に適しているのか分からない」と導入に悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、スマート書記の使い方や料金、評判までを網羅的にご紹介します。
 
  • スマート書記の特徴や評判、料金を教えて欲しい
  • スマート書記が自社の議事録作成に最適のツールか判断したい
  • 議事録の作成・管理を最適化する方法を取り入れたい
という方はこの記事を参考にすると、スマート書記について詳しく分かるので、自社での具体的な活用方法がイメージできます。


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スマート書記とは

スマート書記のホーム画像
 
 
スマート書記とは、株式会社エピックベースが提供する議事録作成支援ツールです。以下では、特徴と機能を紹介します。

スマート書記とほかの議事録作成ツールの違い

スマート書記は「高精度の音声認識」と「AIアシスト」が融合した議事録サービスです。
 
スマート書記を使えば、場面ごとに、”議事録作成ツール”、”Word”、”Googleドキュメント”を使い分ける面倒がなくなります。具体的には「会議を録音する」「会議の要点をメモする」「録音内容を文字に起こす」「議事録を清書する」の工程を完結できるのです。
 
加えて、誰がどの発言をしたか可視化できる「自動話者分離機能」や、”あー、えー”などの言い淀みを削除する「フィーラー機能」のような便利機能が多く搭載されています。
 
以上のように、スマート書記は、単純に議事録を作成できるだけではないという点がほかの議事録作成ツールとは違う特徴だと言えます。
 

スマート書記の機能

スマート書記には、主に以下の機能があります。
 
<機> <機能の詳細>
録音機能
ICレコーダーのように、会議の内容を録音できます。また、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議はもちろん、同じ時間帯に複数人が別の会議を録音することも可能です。
再生機能
録音内容は「10秒戻る/進む」をコントロールできるほか、再生速度の変更も可能です。
ドキュメント・エディタ機能
会議中のメモも、エディタ上に書き込めるほか、複数人が同時に編集できるので、作成時間の省略化を実現します。
用語登録機能
社内用語や業界用語を登録すれば、文字起こしの認識率が向上します。
フィラー除去機能
発言中に言いがちな「えー」や「あー」など、不要な単語を自動で非表示にできるので、議事録を清書する工程が楽になります。
発言の話者分離機能
対面会議やWeb会議など、複数人が参加する場面でも、事前準備なく話者を判別できます。また、音声認識は、最大20名分まで可能です。
共有機能
作成した議事録データはWord形式のファイルとして出力して共有したり、直接メールで送ったりできます。また、URLの発行も可能です。
管理機能
作成した議事録は、フォルダごとにまとめて管理できます。また、さまざまなグループ単位の権限設定により、議事録の改ざんも防げます。
これらの機能によって、精度の高い議事録が作成できるのです。ただし、スマート書記は、議事録の作成に特化したツールであるため、管理・共有機能に関しては、使いづらさを感じるケースも少なくありません。
 
しかし、議事録は今後の業務に関わる重要な記録となるので、適切に管理するべきです。たとえば、あらゆる情報の管理・共有を一元化できる「ナレカン」は、シンプルな使い勝手のツールなので、スマート書記と併用してすぐに使いこなせます。

スマート書記の最新情報

スマート書記の公式サイトによると、メイン機能である「AIアシスト」の精度向上を目的したアップデート及び機能リリースが、2024年2月以降、順次リリースされます。
 
具体的には、以下の内容が挙げられます。
 
  1. 固有名詞などの用語登録機能における、登録作業の簡略化
  2. 会話中の相槌など、議事録に不要なワードの除去
  3. 精度が低い文字起こし結果を、AIが自動修正する仕組みのリリース
  4. スマート書記を使用するごとに、個社に最適化させていく学習機能の実装
以上のように「議事録の作成」に関する機能を中心としたアップデートが実施されるようです。
 


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スマート書記の基本的な使い方

以下では、スマート書記の「ドキュメントの作成」「会議音声の録音」方法を解説します。自社での導入後、スムーズに使いこなせるように、あらかじめ使い方を把握しておきましょう。

ドキュメントの作成

  1. 画面右上の「新規ドキュメント作成」をクリックして、新しいドキュメントを作成します。
  2.  
    スマート書記ドキュメント1
     
  3. アジェンダや会議の情報を入力します。
  4.  
    スマート書記ドキュメント2

会議音声の録音

  1. 画面左下の「録音を開始」をクリックします。
  2.  
    スマート書記会議音声の録音1
     
  3. 「録音開始ガイド」でいずれかを選択します。録音が開始されます。
  4.  
    スマート書記会議音声の録音2
     
  5. 会議が終了したら、「終了」をクリックして録音を停止します。
  6.  
    スマート書記会議音声の録音3
     
  7. 画面右上のメニューをクリックすると文字起こし画面が表示されます。「実行」をクリックして文字起こしを行います。
  8.  
    スマート書記会議音声の録音4
     


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スマート書記のよくある質問

以下では、スマート書記に関して、よくある質問とその回答をまとめています。料金や機能の精度などを押さえているので、担当者の方は必見です。

Q1. 料金・初期費用は?

スマート書記の基本料金は月額10,000円~となっています。ただし、文字起こし機能を利用する場合は、別途「AIパック(月額15,000円~)」の購入が必須です。(参考: スマート書記の料金

Q2. 文字起こしの精度は?

公式サイトによると、文字起こしの精度は90%以上と明言されています。また、今後「AIアシスト」の改善が予定されているため、さらなる精度向上が期待できます。

Q3. 対応する言語は?

日本語のほか、英語にも対応しています。


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スマート書記の評判

ここでは、ユーザーの声の一部を紹介します。以下のような口コミが散見されます。
 
 
上記は一部のユーザーの声ですが、料金が高すぎるとの声が上がっています。スマート書記には14日間の無償トライアル期間があるので、実際に使った後、自社に導入するか否か判断するのもひとつの手段です。


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スマート書記で作成した議事録の管理・共有に役立つITツール

以下では、スマート書記で作成した議事録の管理・共有に役立つツールを紹介します。
 
スマート書記は、議事録作成に特化したツールであることから、管理・共有機能に懸念が残ります。とくに、会議の議事録には、今後のプロジェクトに活用すべき情報が含まれているため「ナレッジ」として、簡単に振り返られる状態で保管しなければなりません。
 
したがって、スマート書記を使うのであれば「いつでも簡単に議事録を振り返られるツール」との併用が不可欠なのです。ただし、操作が複雑なツールでは、社員が上手く使いこなせない恐れがあるので、誰でも簡単に使いこなせるものを選びましょう。
 
結論、議事録をはじめとした情報の管理には、メールを使える方ならば、簡単に使いこなせる程シンプルなツール「ナレカン」一択です。
 
スマート書記で文字起こしした内容を、ナレカンの「記事」に貼り付ければ、任意のメンバーにすぐに共有可能なうえ、会議の日付ごとに「フォルダ」を整理できます。また、精度の高い「検索機能」が備わっているので、欲しい情報にすぐにたどり着けるのです。

作成した議事録をナレッジとして管理できる「ナレカン」

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「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プランページ

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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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スマート書記の使い方やよくある質問まとめ

ここまで、スマート書記の使い方やよくある質問などを中心に紹介しました。
 
スマート書記は、議事録の作成に役立つ多機能なツールです。一方で、議事録の作成管理に特化しているため、議事録をはじめとした、情報の管理・共有には別のツールを使うのがおすすめです。
 
そこで、情報の共有・管理に役立つITツールを導入すれば、あらゆる社内情報を一元管理できるので、複数のツールを併用せずに済みます。しかし、複雑なITツールを導入しても、ITリテラシーの低い社員にとっては使いづらく、社内に浸透しません。
 
したがって、「記事」「フォルダ」のシンプルな機能性で、誰でも簡単に使いこなせる『ナレカン』を選択するべきです。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、ひとつのツールで議事録を含めたあらゆる社内情報の共有・管理しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。