企業において、会議に欠かせないのが議事録の作成です。昨今は、日々の会議に伴い作成が必要な議事録を「ITツール」によって効率化している企業が増えています。
たとえば、「スマート書記」は議事録の作成から共有・活用にまで役立つツールのひとつです。しかし、なかには「スマート書記が自社の会議に適しているのか分からない」と導入に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマート書記の使い方や料金、評判までを網羅的にご紹介します。
- スマート書記の機能を把握し、自社の会議に導入するべきか判断したい
- 議事録の作成だけでなく、共有・管理にも役立つツールを探している
- 現状の社内システムでは機能が不足していると感じる
という方はこの記事を参考にすると、スマート書記について詳しく分かるので、自社での具体的な活用方法がイメージできます。
目次
スマート書記とは
引用： スマート書記のトップ画像
スマート書記とは、株式会社エピックベースが提供する議事録作成支援ツールです。以下では、特徴と機能を紹介します。
スマート書記の特徴
スマート書記の特徴として、議事録の作成から共有・管理まで幅広く活用できる点が挙げられます。
スマート書記では「会議の録音機能」や「音声の文字起こし機能」が利用可能です。さらに、議事録の作成に特化したエディタ（編集機能）も利用できます。
また、議事録の共有・管理に役立つ「フォルダ管理・権限設定」機能なども備えているので、作成後の振り返りにも活かせます。このように、スマート書記は議事録の作成から活用までを完結できるツールだと言えるのです。
スマート書記の機能
スマート書記には主に以下の機能があります。
- 自動話者分離
- 用語登録
- フィラー除去
- 同時編集
- 日英対応
事前準備なしで話者を分離して認識します。
専門用語などを登録しておくことで認識率が向上します。
｢えー｣｢あの｣などの不要な単語を自動で非表示にします。
同時に複数人でのドキュメントの入力ができます。
日本語だけでなく、英語の文字起こしも可能です。
上記のように、スマート書記には、議事録作成の負担を軽減する機能が備わっています。
スマート書記の使い方
以下では、スマート書記の「ドキュメントの作成」「会議音声の録音」方法を解説します。自社での導入後、スムーズに使いこなせるように、あらかじめ使い方を把握しておきましょう。
ドキュメントの作成
- 画面右上の「新規ドキュメント作成」をクリックして、新しいドキュメントを作成します。
- アジェンダや会議の情報を入力します。
会議音声の録音
- 画面左下の「録音を開始」をクリックします。
- 「録音開始ガイド」でいずれかを選択します。録音が開始されます。
- 会議が終了したら、「終了」をクリックして録音を停止します。
- 画面右上のメニューをクリックすると文字起こし画面が表示されます。「実行」をクリックして文字起こしを行います。
参考及び画像の引用： 【ユーザー向け】スマート書記の使い方
スマート書記の基本料金
スマート書記の基本料金は月額30,000円からとなっています。
また、文字起こしは有料オプションとなっています。一か月の利用予定に合わせてオプションの追加が可能ですが、詳しい料金を確かめるには問い合わせが必要です。
参考： スマート書記の料金
スマート書記の評判
ここでは、ユーザーの声の一部を紹介します。以下のような口コミが散見されます。
最近のsaas便利なんだけどやたら高いのつらい。スマート書記も便利だけど料金高すぎて人間が議事録書いた方が安い。
— ふじさわくん (@nippori_kun) October 21, 2021
上記は一部のユーザーの声ですが、料金が高すぎるとの声が上がっています。スマート書記には14日間の無償トライアル期間があるので、実際に使った後、自社に導入するか否か判断するのもひとつの手段です。
スマート書記で作成した議事録の共有・管理に役立つITツール
以下では、スマート書記で作成した議事録の共有・管理に役立つITツールを紹介します。
スマート書記には、議事録の作成から共有・管理までの機能が幅広く備わっています。一方で、議事録に特化したツールであるため、議事録以外の社内情報を管理するには別のツールを併用しなければなりません。
しかし、社内の情報管理に複数のツールを用いると管理が煩雑になりやすく、ツールを使い分けてやりとりすることになるため無駄な確認工数が増えます。そこで、情報共有・管理に役立つITツールを導入し、議事録を含めたすべての社内情報を一元管理すれば、ひとつのツール上で社内情報のやりとりが完結します。
結論、情報の共有・管理に必要な機能を過不足なく備えたシンプルなツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、議事録を含めた社内のあらゆる情報を残せるだけでなく、リアルタイムで任意のメンバーへ共有可能です。また、ノートに紐付く「メッセージ」を使えば、チャットツールのように話題が錯綜しないので、必要な情報が見つからないストレスがなくなります。
社内情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
スマート書記の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、スマート書記の使い方や口コミ・評判などを紹介しました。
スマート書記は、議事録の作成から共有・管理まで役立つ多機能なツールです。一方で、議事録の作成管理に特化しているため、議事録以外の社内情報を残すには別のツールを使う必要があります。
そこで、情報の共有・管理に役立つITツールを導入すれば、あらゆる社内情報を一元管理できるので、複数のツールを併用せずに済みます。しかし、複雑なITツールを導入しても、ITリテラシーの低い社員にとっては使いづらく、社内に浸透しません。
したがって、非IT企業における65歳以上の社員でもストレスなく使いこなせる情報共有・管理ツール：「Stock」を選択するべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ひとつのツールで議事録を含めたあらゆる社内情報の共有・管理しましょう。
