皆さまは普段、どのように議事録を作成されているでしょうか。
「一度も作ったことがないからわからない」
「作ったことがあるけど、あまりよくわからない」
「議事録作りは一通りできるから、もっと向上させるテクニックが知りたい」
など、様々な方がいらっしゃるかと思います。
そこで、今回の記事では、「議事録作成がはじめての方」でも「議事録はもう作り慣れている方」でも活用できる、議事録作成を向上させるテクニックをご紹介します。
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目次
議事録とは
議事録の役割
議事録が持つ役割は大きく分けると以下の三つです。
①会議での発言や内容を議事録として残しておくことで、参加者は内容の再確認を、不参加者にはその内容を周知させるという役割。
②会議によって決定した事項を明確化し、またその議決が適正な手続きを経ていることを証明する役割。
③各参加者の発言をとりまとめ、発言者やその発言内容を議事録に残すことで、責任の所在を明確にするという役割。
議事録を作成することで、正しい情報共有を行うことができるとともに、会議後に「言った」「言わない」などといったトラブルが発生するのを避けることができます。
良い議事録とは
前項で議事録の役割について触れました。それでは、良い議事録とはどのようなものを指すのでしょうか？
議事録の役割は多数ありますが、その全てに共通するものとして、「読み手が存在する」ということが言えます。
議事録が自身のための備忘録ではなく、読み手に読んでもらうための文書である以上、良い議事録かどうかは、読み手が判断するものであるということです。
つまり、「良い議事録を書きたい」と考えるのであれば、常に読み手に配慮した議事録を作成する必要があると言えます。
読み手は会議の参加者であったり、不参加者であったりするので、その両者に対して一目で内容が伝わりやすいように議事録を作成しましょう。
読み手の立場に立って考えると、最も重要なことは、その会議での決定事項だということが自ずとわかってくると思います。
「だらだらと発言を書き連ねて最終的な決定が分からない」という書き方を避け、結論から見やすく整理して記載することを心がけましょう。
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議事録作成の４つのステップ
事前準備をしよう
議事録作成には、何よりも事前準備が大切です。
特に、会議の目的については事前にしっかりと確認する必要があります。
会議の目的を知ることで、行われる会議の内容についてある程度イメージ出来るようになるからです。
また、過去の議事録の内容や参加者には必ず目を通しておきましょう。
こうすることで、会議の中での決定権の所在や、会議におけるキーパーソンが把握できるようになるので、発言の聞き漏らしが減ります。
しっかりとした事前準備は、会議に挑む心構えとしても、非常に大切なことですね。
議事録の目的レベルを設定しよう
事前準備が済んだら、その議事録が達成するべき目的レベルを設定しましょう。
例えばブレストなどの会議では、アイデアを出し合い、多くストックすることが一番重要ですから、「結論をしっかりと記載する議事録」を作成する必要はありません。
一方で、定例会や総会といった決定事項を記録として確実に残す会議の場合には、決定事項の記載や情報共有が目的なので、テンプレートを使用した質の高い議事録が必要となります。
このように、様々な役割・目的がある議事録でも、一番必要とされる目的は会議によって異なってきます。
その会議の議事録において、求められるレベルを事前に確認してから議事録作成に臨むようにしましょう
メモを取ろう
会議が始まったら、必ずメモを取ります。
特に、「誰が承認したか」「誰が決定したか」などといったメモは、責任の所在をはっきりさせる必要があるので、必ず発言者を記載するようにしましょう。
また、指示語での会話は、指示語を使わない主語・述語の形式に直します。日付や数字なども、正確な議事録を作成するためにきちんと記載しておきましょう。
発言すべてを記載すると時間がかかりますし、次の発言の聞き漏らしにも繋がるので、「発言の主旨を理解して、それを一言に置き換える」ことを意識するといいでしょう。
こうすることで、メモ自体の質がぐっと上がります。
議事録を作成しよう
メモをしっかりと取り、会議が終了したらいよいよ議事録作成です。
議事録では、まず結論から記載するようにしましょう。
前項で触れたように、議事録は自分が読むためだけのものではなく、読み手が存在する文書です。なおかつ、その読み手が必ずしも会議に参加しているとは限りません。
そのため、会議の内容が一目で見て分かるように、5W1Hに注意しながらメモをまとめるのが良いでしょう。
ここで重要なのは、会議中に取ったメモを単に清書するのではなく、「どのようにまとめれば読みやすくなるか」ということを意識することです。
常に、読み手の立場になって考え、より良い議事録が作成できるように心がけましょう。
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より効率的に議事録を書くには
重要な発言を聞き分けよう
議事録を作成する上で大切なのは、重要な発言をきちんと聞き分けるということです。
ここでは、FOCEPというフレームワークを使って発言を聞き取る方法をご紹介します。
FOCEPとは、
■F（Fact：事実）
■O（Opinion：意見）
■C（Cause：原因）
■E（Evaluation：評価）
■P（Plan：計画）
のことを指します。
会議中の発言をこのフレームワークに当てはめることで、相手の意見を即座に分類することが出来ます。
この中でも、FとPに分類される発言は議事録で一番大事な部分なので、聞き漏らすことのないようにしましょう。
議事録作成に利用できるフレームワークは他にも多数あるので、適宜選択できるようになると、より精度が上がりますね。
ペンでメモを取らずに議事録を書こう
前項で、議事録を作成するためにはメモを取るという手順が必要だと述べましたが、
より効率的に議事録を作成するために「あえてメモを取らずにその場で会議の議事録を作成する」という方法があります。
この手法では、特に議事録メモを紙とペンで取っている場合に効率化が出来ます。
なぜなら、会議中にペンでメモを取ると、必ず後で転記作業が必要になるからです。
この時間を短縮するために、会議中に会話を聞きながら直接議事録に内容を書き込む、という方法は非常に良い解決法だと言えます。
しかしながら、会議中に直接議事録を作成するのであれば、タイピングスピードを向上させる必要があります。
タイピングに集中するあまり、会議の内容を聞き漏らしたりしてしまうと、そもそも議事録の精度が下がります。タイピングが苦手で、入力には時間がかかるという場合は、やはりペンでメモを取る方がよいでしょう。
ツールを使ってみよう
「そもそも入力そのものを効率化したい」というのであれば、音声認識ツールを使うのも効果的です。
会議の音声を認識し、即座にテキスト化してくれるツールを利用することで、記録者が議事録を作成せずとも、リアルタイムで自動的に議事録を作ることが出来ます。
ツールによっては、音声の方向によって話者を特定し、名前をつける機能があるものや、複数言語の翻訳機能があるものもあります。
しかし、便利な反面、デメリットとして以下のようなものがあげられます。
①ツールに不具合が発生する危険性があるため、ツール以外にも会議を録音できるものを用意してバックアップを取っておく必要がある
②発言者や発言内容について、100%の精度で記録されるとは限らないため、完成した議事録を見直し、適宜修正を加える必要がある
後から会議の内容を思い出しながら、修正を加えるのはなかなか難しいですよね。そのため、議事録作成に慣れるまでは、ツールに頼りすぎないほうがいいでしょう。
フォーマットを使ってみよう
会社に規定のフォーマットがある場合は、そのフォーマットを利用して議事録を作成しますが、もし特定のフォーマットが存在しない場合は、自身で作成するか、無料で利用できるテンプレートを利用しましょう。
例えば、エクセルやワードでは、あらかじめ議事録用にオンラインテンプレートが選択できるようになっています。
自身でフォーマットを作成するのであれば、情報共有ツールの中にテンプレートとして保存しておくことをおすすめします。
情報共有ツール内に保存することで、フォーマット自体の保存・共有が簡単に出来るので、仮に記録者が変わったとしても、議事録の形式が変わらないからです。
記録者ごとに形式の違う議事録は読みにくさを感じてしまうので、それを回避するためにも重要だと言えます。
また、フォーマットを情報共有ツール内に保存するメリットとして、議事録自体をツール内で共有することが出来るという点があります。
共有ツールで議事録を作成・共有することは、回覧の速度を速めことが出来るだけではなく、仮に何か間違い等があった場合でも即座に修正することも出来るので非常に効率がいいと言えます。
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また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
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関連記事： 議事録アプリを使って作成や共有を効率化しよう！
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
ここで紹介した効率的な議事録作成方法や作成のポイントは、本日からでも使えるものばかりとなっております。
是非、みなさまの議事録作成へと役立てていただけますと幸いです。
