会議の情報を正確に共有するには、議事録に内容を整理して記載するのが重要です。決定事項を中心に会議の要点を記しておくと、不参加者は素早く内容を理解できます。
一方で、議事録の取り方が社内で統一されておらず、読み手によって認識のずれが生じてしまい、適切に情報共有ができていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、効率的な議事録の取り方や作成手順を中心にご紹介します。
- 議事録の作成時間を短縮したい
- 社内で議事録の書き方を統一したい
- 会議の決定事項を素早く共有したい
という担当者の方はこの記事を参考して、議事録の作成手順や効率的に行うノウハウについて学び、運用体制を改善しましょう。
目次
議事録の作成目的
議事録の作成目的は3つあります。会議の内容を要約するには、以下でご紹介する作成目的を正しく理解しておく必要があります。
- 決定事項とタスクの記録
議論の末に導かれた結果やタスクを可視化しておくと、適切に管理ができます。
- 正確な情報を共有
正確な情報を会議の不参加者に届けられるので、認識のずれを防げます。
- 責任の所在を明確化
発言者を明確に記録しておけば、「言った・言わない」のトラブルを防止できます。
上記の目的を把握しておくと、議論から必要な情報だけを抽出し議事録に盛り込めます。
【3ステップ】議事録の作成手順
見やすい議事録を作成するには、会議前に準備を行うのが重要です。以下でご紹介する手順に沿って作成すると、質の高い議事録を素早く仕上げられるようになります。
①事前準備
会議中に必要な内容を聞き分けるには、事前に準備しておく必要があります。
たとえば、議題を事前に把握し会議中の進行フローを予想しておけば、議事録の構成を組み立てられます。また、参加者を把握しておくと決裁権の所在が明確になり、重要な発言の聞き漏らしを減らせます。
事前準備を行い会議の属性を把握しておけば、要旨を捉えた議事録を作成できます。
②メモを取る
会議が開始したら発言を聞き分けてメモを取る必要があります。
すべての発言を記載しようとすると時間がかかり聞き漏らしにも繋がるので、発言の主旨を理解し箇条書きで記載するのが重要です。
また、指示語でのやりとりは主語・述語を明確にして書き取ります。さらに、数値は発言の根拠として大切なので、注意して聞き取る必要があります。
このように、責任の所在を明らかにするためには発言の要旨を正確に聞き取り、メモを残すのがポイントです。
③議事録の執筆
議事録の執筆は、メモをもとにして会議終了後すぐに行います。
執筆時に重要なのは、会議中に取ったメモを単に清書するのではなく、「どのようにまとめれば読みやすくなるか」を意識することです。そのため、会議の要旨が一目でわかるように5W1Hに即して結論ファーストで記載するのがコツです。
さらに、議事録は正式な文書として保管されるものなので、一度完成したら他の社員に確認してもらうのが重要です。
会議の内容を素早く共有するためには終了後すぐに作成し、メモを参照しながら決定事項を中心にまとめる必要があります。
効率的な議事録の取り方
以下では、効率的な議事録の取り方についてご紹介します。議事録の作成時間を短くすればほかの業務に集中できるので、以下の方法を試して業務効率を上げましょう。
重要な発言を聞き分ける
議事録を作成する上で大切なのは、重要な発言を聞き分けることです。ここでは、FOCEPというフレームワークを使って発言を聞き取る方法をご紹介します。
FOCEPとは以下の内容を指します。
- F（Fact：事実）
- O（Opinion：意見）
- C（Cause：原因）
- E（Evaluation：評価）
- P（Plan：計画）
会議中の発言を上記に当てはめると、発言を即座に分類できます。この中でも、FとPに分類される発言は議事録で一番重要な部分なので、聞き漏らさないようにしましょう。
フレームワークの活用によって、発言内容を分解し必要な箇所だけをピックアップできるので、短時間で読みやすい議事録が作成可能です。
フォーマットを活用
フォーマットを使えば社内で議事録の様式を統一できるので、項目の漏れを防げます。
さらに、読み手にとっても形式が統一されていると内容が理解しやすく、短時間で情報収集できます。自社で一からフォーマットを作成するのは手間がかかるので、WordやExcelのテンプレートを利用するのがおすすめです。
議事録の様式を統一すると作成者と読み手の双方にメリットがあるので、フォーマットを積極的に活用しましょう。
ツールを活用
「入力そのものを効率化したい」のであれば、音声認識ツールを使うのが効果的です。
会議の音声を認識し即座にテキスト化するので、記録者が作成せずともリアルタイムで自動的に議事録を作れます。さらに、ツールによっては音声の方向によって話者を特定し発言者名をつける機能があるものや、複数言語の翻訳機能があるものもあります。
しかし、便利な反面、デメリットとして以下のようなものがあげられます。
- ツールに不具合が発生する危険性があるため、ツール以外にも録音できるものを用意してバックアップを取っておく必要がある
- 発言者や発言内容について100%の精度で記録されるとは限らないため、完成した議事録を見直し適宜修正を加える必要がある
以上のデメリットを考慮すると、音声認識ツールはあくまで聞き逃したところを確認するのにとどめ、基本的には記録者がメモを取って議事録を作成するほうが効率的です。
議事録の取り方例
以下では、株主総会議事録についてご紹介します。株主総会議事録とは、株主総会を開催した際に会社法によって作成が義務付けられているものです。さらに、会社法施行規則によって記載事項が定められています。
会社法第318条議事録株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
下記のサンプルを参考にしながら、正式な様式に則った議事録を作成しましょう。
定時株主総会
1 日時 令和○年○月○日○時○分〜○時○分
2 場所 当社会議室
3 出席者 議決権のある総株主数 ○名
この議決権の総数 ○個
出席株主数 ○名
この議決権の総数 ○個
4 出席役員 代表取締役 ○○
取締役 ○○
監査役 ○○
5 議事の結果の要領及びその結果
以上のとおり株主の出席があったので、定款の定めにより本定時総会は適法に成立したので、議長は開会する旨を宣し、議事に入った。
第1号議案： 決算報告書の承認に関する件
…
第2号議案：取締役及び監査役の任期満了に伴う改選に関する件
…
6 閉会
議長は以上をもって本日の議事が終了した旨を述べ、午前○時○分閉会した。
上記の決議を明確にするため、この議事を作り、議長及び役員がこれに記名する。
令和○年○月○日
○○株式会社 定時株主総会
代表取締役 ○○
取締役 ○○
監査役 ○○
参考：
業界・業種を問わず効率的に議事録を作成できるITツール
以下では、業界・業種を問わず手軽に議事録を作成できるITツールをご紹介します。
従来のような手書きでの議事録作成は、時間がかかり、共有する際にはコピーを取る手間がかかります。一方で、ITツールなら議事録の作成・共有・蓄積を一元化できるので、時間や場所に縛られずいつでも閲覧可能です。
さらに、選定するツールは「議事録の運用に必要な機能がコンパクトにそろっている」ものが最適です。複雑で操作が難しいツールでは、社員の抵抗感が強まりツールが浸透せず、効率的な議事録管理は実現しません。
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Stockは「ノート」にテンプレートを保存しておくと素早く呼び出せるので、フォーマットを統一して議事録を作成可能です。さらに、メッセージ機能を活用すれば、議事録に関するやりとりを簡単に行えます。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
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＜Stockの口コミ・評判＞
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 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
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効率的な議事録の取り方まとめ
これまで、効率的な議事録の取り方についてご紹介してきました。会議後に素早く議事録を完成させるには、以下の3点を意識するのが重要です。
- フレームワークなどを使いながら発言を分類し、要点を抽出する
- 社内でフォーマットを統一し、記載項目の漏れを防ぐ
- 各種ツールを活用して、議事録の作成を効率化する
しかし、音声認識ツールは精度が十分ではないので、議事録の作成から共有まで一元化できる情報共有ツールの活用が欠かせません。ご紹介したStockは、導入初日から直感的に使えるシンプルさにこだわったプロダクトで、非IT企業を中心に100,000社以上が導入し情報共有の効率化を実現しています。
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して議事録の運用にかかる負担を減らし、業務効率を改善しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
