会議内容の共有は、概要が記載された「議事録」が使われます。すなわち、議事録は、欠席者に会議内容を把握させる重要な役割を担っているのです。
しかし、良い議事録を作成できていないために、社員間で認識のずれが生じて困っている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、すごい議事録の取り方やコツ、フォーマット例を紹介します。
- 分かりやすい議事録を作成したい
- 議事録の書き方を社内で統一させたい
- 会議の決定事項を迅速に共有したい
という方はこの記事を参考にすると、議事録が上手い人の取り方が分かるほか、すぐに使えるテンプレートも見つかります。
目次
議事録の作成目的
議事録を作成する際には、以下で紹介する3つの目的を正しく理解する必要があります。
- 決定事項やタスクを記録するため
- 正確な情報を共有するため
- 責任の所在を明確にするため
議事録は、会議で決定した事項やタスクを可視化する役割を果たしています。
議事録を使えば、会議の欠席者に正確な情報を届けられるので、認識のずれを防げます。
それぞれの発言をしたメンバーが記録されていれば責任の所在が明確になるので「言った・言わない」のトラブルを防げます。
上記の目的を理解して、必要な情報が漏れなく記載された議事録を作成しましょう。
3ステップ｜議事録の作成手順
見やすい議事録を作成するには、3つのステップを踏む必要があります。以下を参考に、分かりやすい議事録を短時間で仕上げましょう。
（1）事前に準備する
会議中に必要な情報を聞き分けるために、事前の準備が求められます。
たとえば、議題を事前に把握しておけば、会議の流れを予測したうえで議事録の構成を決められます。また、参加者を把握しておくと決裁権の所在が明確になるので、重要な発言の聞き漏らしを減らせるのです。
このように、事前に準備して会議の属性を把握しておけば、要旨を捉えた議事録を作成できます。
（2）メモを取る
会議が開始したら発言を聞き分けてメモを取る必要があります。
すべての発言を記録すると時間がかかってしまい聞き漏らしにもつながるので、要点を抑えながら箇条書きで記載する方法がおすすめです。
また、指示語でのやりとりは主語・述語を明確にしたうえでメモする必要があります。さらに、数値は発言の根拠として大切なため、正しく記録しなければなりません。
したがって、要点を抑えながら正確にメモをして、良い議事録の作成につなげましょう。
（3）議事録を執筆する
議事録は、会議終了後すぐに執筆を開始しなければなりません。
会議内容を迅速に共有すれば、メンバーは最新の決定事項に沿って業務を進められるようになります。言い換えれば、メンバー間で認識の相違を生まないために、議事録の早急な作成が求められるのです。
また、執筆する際は、会議中のメモを清書するのではなく「どのようにまとめれば読みやすくなるか」を意識しながら執筆しましょう。会議の要旨が一目で理解できるように、5W1Hに即して結論ファーストで記載するのがポイントです。
議事録の取り方例
以下では、株主総会議事録を紹介します。株主総会議事録とは、株主総会を開催した際に会社法によって作成が義務付けられている資料です。なお、会社法施行規則によって記載事項が定められています。
会社法第318条議事録株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
下記のサンプルを参考に、正式な様式に則った議事録を作成しましょう。
定時株主総会
1. 日時 令和○年○月○日○時○分〜○時○分
2. 場所 当社会議室
3. 出席者 議決権のある総株主数 ○名
この議決権の総数 ○個
出席株主数 ○名
この議決権の総数 ○個
4. 出席役員 代表取締役 ○○
取締役 ○○
監査役 ○○
5. 議事の結果の要領及びその結果
以上の通り株主の出席があり、定款の定めにより本定時総会は適法に成立したので、議長は開会する旨を宣し、議事に入った。
第1号議案：決算報告書の承認に関する件
…
第2号議案：取締役及び監査役の任期満了に伴う改選に関する件
…
6. 閉会
議長は以上をもって本日の議事が終了した旨を述べ、○時○分閉会した。
上記の決議を明確にするため、この議事をつくり、議長及び役員がこれに記名する。
令和○年○月○日
○○株式会社 定時株主総会
代表取締役 ○○
取締役 ○○
監査役 ○○
参考：
すごい議事録の取り方・コツ
以下では、すごい議事録の取り方を紹介します。議事録の作成時間が短くなればほかの業務に集中できるので、以下の方法を試して業務効率を上げましょう。
（1）テンプレートを利用する
テンプレートを使えば社内で議事録の様式を統一できるので、項目の漏れを防げます。
フォーマットには「何の情報を記録すべきか」が分かりやすくまとめられているため、運用することで重要な情報が確実に残される環境を整えられるのです。
また、形式が統一されていれば「欲しい情報がどこに載っているか」が分かるので、すぐに目的の箇所を見つけられます。ただし、自社で一からフォーマットをつくるのは手間がかかるため、WordやExcelのテンプレートを使うのがおすすめです。
このように、議事録の様式を統一すると作り手と読み手の双方にメリットがあるので、テンプレートは積極的に活用しましょう。
（2）FOCEPを使いこなす
議事録を作成する際に大切なのは、FOCEPを使って重要な発言を聞き分けることです。FOCEPは、以下の5単語の頭文字を取ったものであり、発言を分析する際の切り口として活用できます。
- Fact：事実
- Opinion：意見
- Cause：原因
- Evaluation：評価
- Plan：計画
会議中の発言を上記に当てはめれば、すぐに分類できます。注意点として、Fact（事実）とPlan（計画）に分類されたものは会議のなかでもとくに重要な発言なので、聞き漏らし/書き漏らしが起こらないようにしましょう。
（3）ツールを活用する
議事録をつくる時間を大幅に短縮したい場合は、情報共有ツールを活用しましょう。
情報共有ツールを導入すれば、手書きではなくキーボードで情報を残せるので「メモが間に合わず発言を聞き逃した」というミスが起こりません。また、議事録の共有はツール内で完結するため、メールを使う必要がなく負担が減るのです。
会議では、音声を自動でテキスト化する「音声認識ツール」が使われがちですが、100%の精度ではないので誤った情報が含まれてしまう点に注意しなければなりません。その結果、間違ったことが記載されていないかをチェックする手間が必要になるのです。
そのため、議事録の作成業務を早急に改善したい方は、情報共有ツールを導入して、重要な情報を漏れなくメモできる環境を整えましょう。
【必見】非IT企業の65歳でもすぐに使えるツール
以下では、非IT企業の65歳でもすぐに使えるツールを紹介します。
手書きで議事録を作成すると時間がかかるほか、共有する際にはコピーを取る手間がかかります。一方、「情報共有ツール」であれば、キーボードで打ち込めるため作成時間を減らせたり、自動で共有できたりするので負担の解消につながるのです。
注意点として、情報共有ツールは「必要な機能に過不足がないシンプルなもの」を選びましょう。複雑で操作が難しいツールの場合、社員が使いこなせず社内に浸透しないため、結果としてツール導入が失敗となりかねないのです。
結論、議事録の作成・共有業務を簡単にするのは、非IT企業の65歳でも導入即日から活用できるほど使いやすい情報共有ツール「Stock」一択です。直感的に操作できるので、使い方で迷うことがありません。
Stockの「ノート」に議事録を記載すれば、自動で共有されるため資料共有に手間がかかりません。また、テンプレート機能を使えば「議事録」や「日報」など、さまざまなフォーマットを瞬時に呼び出せるので、資料を短時間で作成できるようになるのです。
必要な機能に過不足がないシンプルな「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
すごい議事録の取り方・コツ・フォーマットまとめ
これまで、すごい議事録の取り方やコツ、フォーマット例を紹介しました。分かりやすい議事録を完成させるには、以下の3点に取り組む必要があります。
- 議事録の様式を統一して項目の漏れを防ぐために、テンプレートを活用する
- 論点と重要事項を正確に理解するためにFOCEP（分類のフレームワーク）を用いる
- 議事録の作成時間を短縮するために、情報共有ツールを活用する
とくに、3点目の「情報共有ツールを活用する」は重要です。手書きで議事録を書いたりメールにファイルを添付して共有したりする手間を解消するためには、議事録を簡単に共有できるツールの導入が求められるのです。
たとえば、今回ご紹介したStockは、導入初日から活用できるほど使いやすい情報共有ツールであり、非IT企業を中心に120,000社以上が導入して資料共有の負担解消につなげています。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を活用して議事録の運用にかかる負担を減らし、業務効率を改善しましょう。
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