会議の決定事項を全社に共有するには、議事録を作成する必要があります。また、議事録の作成はナレッジやノウハウの蓄積にも貢献するため、会議の要旨を端的に記載しあとから読み返しても理解できるようにしておくのが重要です。
 
一方で、会議議事録を作成しても完成度に個人差が生じており、適切に会議の内容を共有できていないことで悩む方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、会議議事録の書き方のポイントやサンプルを中心にご紹介します。
 
  • 自社に適した議事録の書き方を知って、議事録作成を効率化させたい
  • 社内の誰もが質の高い議事録を作成できる環境を構築したい
  • 議事録の効果的に活用して、会議の決定事項を業務に素早く反映させたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、会議議事録の様式を社内で統一する方法や書き方のポイントが分かり、議事録を通した情報共有を効率化させる方法もわかります。


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会議議事録とは

会議議事録とは、会議で議論された内容や決定事項をまとめ、他者に伝えるための報告書類のことを指します。また、会議議事録は目的を明らかにしたうえで、議事メモとの違いも把握しておく必要があります。

会議議事録の作成目的

以下では、会議議事録の作成目的を3点ご紹介します。社内で議事録の作成目的を浸透させて、分かりやすい議事録の作成に役立てましょう。
 
  1. 会議内容の共有
    内容を議事録に残して共有すると、不参加者に会議内容を周知できます。また、会議の備忘録としての役割も持ち合わせているため、会議に参加していた従業員の理解不足も防げます。
  2.  
  3. 決定事項の可視化
    会議によって決定した事項を明確化し、付随するタスクの進捗管理が行えます。会議議事録を作成しておけば、決定事項の担当者や期限も容易に把握できるため、認識の相違が生じなくなるのです。
  4.  
  5. 責任の所在を明確化
    各参加者の発言をとりまとめて発言者や発言内容を議事録に残し、責任者を明らかにします。責任者が明確になっていないと、責任の押し付け合いや業務の進捗が滞る可能性があるため「いつまでに・誰が・何を」するべきか正確に共有します。
このように、会議議事録は重要な役割を持っています。作成目的を社員に周知させ、目的に沿った議事録の作成を推進していきましょう。

議事録と議事メモの違い

議事録は「誰が」「いつ」「何を」発言したのか包括的に記載する一方で、議事メモは会議の要旨のみに絞って作成します。
 
社内での打ち合わせやミーティングなど詳細な議事録が不要な場合、議事メモを議事録の代替として作成するのも有効です。一方で、総会など取締役が参加するフォーマルな会議の場合は、議事メモではなく議事録の作成が必要になります。
 
このように、会議の属性によって議事録と議事メモを使い分けて、適切な方法で情報を共有しましょう。
 
関連記事: 【テンプレート付き】議事録の目的や重要な3つのポイント


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見やすい議事録を書くポイント4選

以下では、見やすい議事録を書くポイントについてご紹介します。見やすさは議事録の活用率に直結するので、個人差が出ないように社内でノウハウを共有しましょう。

情報を整理する

見やすい議事録を作成するためには、情報を整理することが必要不可欠です。
 
日々業務に追われている社員には時間がなく、一目で会議の内容を理解できるようにする必要があります。会議中に取ったメモをそのまま記載していくのではなく、主語や目的語を補ったり、時系列順に整理したりしてから作成しましょう。
 
とくに、決定事項や未決事項といった会議の要点を過不足なく記載すると、会議の結論が明確になり、次回に持ち越した事項も分かりやすくなります。そのため、議事録を作成する際には、会議内容の整理をしたうえで要点を端的に記載しましょう。

5W1Hを意識

議事録の作成時には5W1Hを意識し、必要事項を漏れなく記載することが重要です。
 
  • When(いつ)=日時
  • Where(どこで)=場所
  • Who(誰が)=参加者
  • What(何を)=議題
  • Why(なぜ)=目的
  • How(どのように)=内容
このように、5W1Hに即して記載すると議事録に必要な項目を盛り込めるので、会議内容を適切に共有できるのです。さらに、会議で決定した内容が明確化するため、認識の相違や責任の所在が曖昧になることもありません。

当日中に完了させることを重視する

当日中に完成させ、共有できる状態にすることもポイントのひとつです。
 
会議の記憶が鮮明なうちに作成すると議事録の正確さが高まるため、会議があった当日中には共有できるように作成しましょう。また、議事録を素早く作成すると会議の内容をすぐに業務へ反映できるため、スピードを意識しながら作業することが重要です。
 
しかし、スピードを意識するあまり誤った内容を記載してしまうことのないように、共有前には他の参加者に事実誤認や誤字脱字がないかチェックしてもらうのもおすすめです。

テンプレートを使う

見やすい議事録を作成するために、テンプレートを使うことも有効です。
 
テンプレートを使うと、必要な情報の入力のみで議事録が完成するため、作成業務を効率化できます。また、テンプレート化することで記入内容の抜け漏れがなくなり、情報を過不足なく記入できるメリットもあるのです。
 
さらに、自社で決まったテンプレートを用意すれば書き方を統一でき、議事録の完成度に個人差が出ることもなくなります。このように、質の高い議事録の作成をスピーディに行うためには、テンプレートの使用が不可欠なのです。
 
関連記事: 効率的な議事録の取り方とは?作成手順や具体例もご紹介!


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会議議事録のサンプル例

以下では、「必要項目がすべて記載された」会議議事録のサンプル例をご紹介します。議事録作成の効率化や記入漏れを防ぐ役割も果たすので、自社に議事録のフォーマットがない場合は、以下のサンプルを参考にしながら社内で様式を統一しましょう。
 
企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
 
日時:2022年9月8日(木) 13時30分から14時30分
場所:本社会議室B
参加者:営業企画部 大道課長、田中係長、柴田 広報部 山田、西野
 
議題:新規顧客獲得の施策について
 
決定事項
 ①Facebookアカウントの開設と投稿
  ・無料で実施でき、工数も小さい
  ・利用者層の年齢層が他のSNSよりも高く、既存顧客と属性が似ている
 ②オンラインセミナーの開催
  ・定期的に実施することで、企業認知度の高まりが期待できる
  ・過去の開催事例があり、ノウハウがある。
 
次回の議題:上記で決定した①②についてチームを組み、担当者やタスクを決定する
 
このように、議事録には、日時・場所・参加者といった会議の基本情報から、議題・決定事項・未決事項といった要点部分まで漏れなく簡潔に記載する必要があります。とくに、決定事項は箇条書きを用いて、一目で内容が把握できるようにしましょう。
 
関連記事: 【Word・Excel】見やすい議事録を作れるフォーマット3選


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会議議事録の作成・運用を効率化するツール

以下では、会議議事録の作成・運用を効率化するツールをご紹介します。
 
従来のような紙媒体での議事録作成では、共有する際にコピーする手間や収納スペースを準備するコストがかかり非効率的です。しかし、ITツールを活用すれば、議事録の作成から共有までをツール内に一元化できるので、時間や場所を問わず情報共有が可能です。
 
ただし、ITリテラシーのない社員でも簡単に使いこなせるツールでなければなりません。多機能で複雑なツールはITリテラシーの低い社員では操作が難しく、議事録を素早く作成し共有することができず、放置されてしまうのです。
 
したがって、「Stock」のように、即日から使いこなせるほどシンプルな操作性で、議事録の作成から管理までを最も簡単に効率化させるツールの利用が必須です。
 
Stockの直感的に操作可能な「ノート」や「フォルダ」は、議事録の作成から管理までを簡単に一元化できます。また、「ノート」には議事録作成に不可欠なテンプレート機能も付いているため、誰でも体裁の整った議事録を効率よく作成できます。

会議議事録の作成に役立つツール「Stock」

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
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有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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会議議事録の作成目的や押さえるべきポイントまとめ

これまで、会議議事録の作成目的や押さえるべきポイントについてご紹介しました。
 
見やすい議事録を作成するためには、5W1Hを意識しながらスピード重視で作成する、テンプレートを使用するなどのポイントを押さえながら作業することが重要です。しかし、議事録の作成や共有をそれぞれ別のツールで行っていては、共有するまでに手数がかかり非効率的となってしまいます。
 
したがって、議事録を素早く作成・共有するには、一連の作業を集約できるITツールの活用が必須なのです。たとえば、今回ご紹介したStockは、会議議事録の作成に必要な機能を過不足なく備えた非IT企業向けの情報管理ツールであり、業界・業種を問わず100,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
 
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