会議の決定事項を全社に共有するには、議事録を作成する必要があります。また、議事録の作成はナレッジやノウハウの蓄積にも貢献するので、会議の要旨を端的に記載しあとから読み返しても理解できるようにしておくのが重要です。
 
一方で、会議の議事録を作成しても完成度に個人差が生じ、適切に会議の内容を共有できていない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、会議議事録の作成目的やコツ、フォーマット例をご紹介します。
 
  • 自社に適した議事録の書き方を知りたい
  • 会議録のフォーマットを統一したい
  • 議事録の効果的に活用して、会議の決定事項を業務に素早く反映させたい
という経営者・担当者の方はこの記事をご覧いただくと、会議議事録の様式を社内で統一する方法や作成のコツを把握できます。


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会議議事録とは

会議議事録とは、会議で議論された内容や決定事項をまとめ、他者に伝えるための報告書類のことを指します。
 
以下では、議事録と議事メモの違いや議事録の種類、作成目的についてご紹介します。議事録についての基本事項を把握し、自社の運用体制の見直しを行いましょう。

議事録と議事メモの違い

議事録は「誰が」「いつ」「何を」発言したのか包括的に記載する一方で、議事メモは会議の要旨のみに絞って作成します。
 
打ち合わせやミーティングなど社内で行われるものは、詳細な議事録が不要な場合があるので、その際は議事メモを議事録の代替とするのが有効です。一方で、取締役などフォーマルな会議の場合は、議事メモではなく詳細を記した議事録の作成が必要です。
 
このように、会議の属性によって議事録と議事メモを使い分け、適切の情報を共有するのが重要です。

議事録の種類

議事録は主に3種類あり、会議の特性に合わせて使い分ける必要があります。以下の記述を参考にしながら、自社に適した議事録を把握しましょう。

要約形式の議事録

会議の内容を整理し、要点を中心にまとめた形式の議事録です。決定事項や重要な発言が箇条書きで記載されているので、読み手が短時間で内容を理解できます。

会話形式の議事録

会議中の会話を時系列に沿って記載する形式で、結論までに至る経緯を理解しやすいです。質疑応答の多い会議には適していますが、要旨が一目でわかりづらいのが欠点です。

専門的な議事録

第三者に公開する議事録に関しては、既定の様式に沿って作成する必要があります。たとえば、取締役会議事録は取締役会における議事の経過と決議事項について、取締役の氏名や意見の概要など規定の項目を記載します。
 
また、議事録は会社が正式な意思決定をした証拠であり、株主が役員の責任を追及する資料としても活用されます。
 

【参考】会社法代101条には、「取締役会の議事録は、書面または電磁的記録をもって作成しなければならない」という規定があります。

会議議事録の作成目的

会議議事録の作成目的は大きく分けると3つになります。社内で議事録の作成目的を浸透させ、社員のモチベーションを向上させましょう。
 
  1. 会議内容の共有
    内容を議事録に残して共有すると、不参加者に会議内容を周知させられます。
  2. 決定事項の可視化
    会議によって決定した事項を明確化し、付随するタスクの進捗管理も行えます。
  3. 責任の所在を明確化
    各参加者の発言をとりまとめ、発言者やその発言内容を議事録に残すことで、責任者を明らかにします。
上記の作成目的を社員に周知させ、目的に沿った議事録の作成を推進していきましょう。
 
関連記事: 【テンプレート付き】議事録の目的や重要な3つのポイント


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見やすい議事録を作成するコツ3選

以下では、見やすい議事録を作成するコツについてご紹介します。読みやすさは議事録の活用率に直結するので、社内でノウハウを共有し、見やすいものを作成しましょう。

会議の要点を押さえる

分かりやすい議事録作成のためには、会議の要点を押さえることが必要不可欠です。
 
日々業務に追われている社員には時間がなく、一目で会議の内容を理解できるようにする必要があります。会議の要点としては、決定事項と未決事項が挙げられます。会議の結論を明確にすると同時に、次回に持ち越した事項を記載するのが重要です。
 
作成者は読み手意識を持ち、会議の要点を端的に記載する必要があります。

5W1Hを意識

議事録の作成時には5W1Hを意識し、必要事項を漏れなく記載するのがポイントです。
 
  • When(いつ)=日付
  • Where(どこで)=場所
  • Who(誰が)=参加者
  • What(何を)=議題
  • Why(なぜ)=目的
  • How(どのように)=内容
上記のように5W1Hに即して記載すると議事録に必要な項目を盛り込めるので、会議内容を適切に共有できます。

スピード重視

議事録はスピードを重視し、できるだけ早く作成するのが重要です。
 
一般的には会議の当日中には配信・周知するのが望ましいとされています。なぜなら、会議の記憶が鮮明なうちに作成する方が議事録の正確さが高まるからです。
 
一方で、スピードと同時に正確性も重要なので、共有前にはほかの参加者にチェックしてもらい、事実誤認や誤字脱字がないかチェックしてもらいましょう。
 
議事録を素早く作成するとすぐに会議の内容を業務に反映できます。そのため、スピードを意識することが重要です。
 
関連記事: 人に伝わる議事録の取り方とは?今日から使える簡単テクニックをご紹介!


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会議議事録のフォーマット例

以下では、会議議事録のフォーマット例をご紹介します。議事録作成の効率化や記入漏れを防ぐ役割も果たすので、積極的に活用しましょう。
 
自社に議事録のフォーマットがない場合は、以下のサンプルを参考にしながら社内で様式を統一しましょう。
 
企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
 
日時:2021年12月7日(火) 13時30分から14時30分
場所:本社会議室B
参加者:営業企画部 山中課長、田中係長、柴田 広報部 山田、西野
 
議題:新規顧客獲得の施策について
 
決定事項
 ①Facebookアカウントの開設と投稿
  ・無料で実施でき、工数も小さい
  ・利用者層の年齢層が他のSNSよりも高く、既存顧客と属性が似ている
 ②オンラインセミナーの開催
  ・定期的に実施することで、企業認知度の高まりが期待できる
  ・過去の開催事例があり、ノウハウがある。
 
次回の議題:上記で決定した①②についてチームを組み、担当者やタスクを決定する
 
関連記事: もう議事録作成に戸惑わない!フォーマット利用で議事録を制す!


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会議議事録の作成・運用を効率化するITツール

以下では、会議議事録の作成・運用を効率化するITツールをご紹介します。
 
従来のような紙媒体での議事録作成では、共有する際にコピーする手間や収納スペースを作成するコストがかかり、非効率的です。しかし、ITツールを活用すれば、議事録の作成から共有までを一元化できるので、時間や場所を問わず情報共有が可能です。
 
さらに、導入する際には「ITツールを使用したことのない人でも簡単に使いこなせるもの」が最適です。多機能で複雑なツールでは議事録の作成にかかる工数が多く、素早く会議の不参加者に共有するのが困難です。
 
そのため、選択すべきツールはWordやExcelよりも操作が簡単で、議事録の作成・運用をスムーズに行える「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に議事録を作成するだけで必要なメンバーに自動的に共有でき、会議で発生したタスクも同時に管理できます。さらに、ノートのタイトルやタグに絞って検索可能なので、過去の議事録へも素早くたどり着けます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
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有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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会議議事録の作成目的やコツまとめ

これまで、会議議事録の作成目的やコツ、フォーマットについてご紹介してきました。議事録を作成するコツは以下の3点があげられます。
 
  • 一目で内容がわかるように、会議の要点を押さえる
  • 5W1Hを意識し、漏れのない議事録作成を行う
  • 当日中に提出ができるよう、スピード重視で作成する
議事録を素早く作成・共有するには、一連の作業を集約できるITツールの活用が必須です。ご紹介したStockは、会議議事録の作成に必要な機能が過不足なくそろっているツールで、業界・業種を問わず100,000社以上が導入し情報共有の効率化を実現しています。
 
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