ビジネスパーソンとして働くうえで、作成する機会の議事録。
「よくわからないけど、会議の流れを書く文章のことでしょう？」
なんて思っている方も多いのではないでしょうか。
今回は、誰にでも分かりやすい議事録を作成するために重要な、４つのポイントを中心に紹介していきます。
しっかりとポイントを押さえることで、議事録作成のスキルを向上させていきましょう。
目次
議事録とは？
議事録・会議録とは？
議事録・会議録とは会議で議論された内容や決定事項をまとめ、周囲に伝えるための文書のことを指します。
自身が忘れてしまわないために書き残しておく備忘録とは異なり、議事録にはその会合の内容について、読んだ人が分かるように作成し、回覧させる用途があります。
会社によっては、単なる報告書ではなく、クライアントへの納品物という扱いをする場合もあるので、作成する際には分かりやすさや正確さを意識する必要がありますね。
議事録と議事メモは何が違う？
議事録は「誰が」「何を」「いつ」発言したのか、という点に基づいて作成します。
一方、議事メモは会議の要点のみに絞って作成します。
慣れてきたら、会議中に話を聞きながらその場で議事録を完成させることもできるようになりますが、慣れるまでは、議事録メモを作っておき、それを議事録として清書する方がいいでしょう。
また、議事録メモを取る際は、「発言の趣旨を理解し、一言で置き換える」という点を心がければ、その後の議事録作成がより簡単になります。
議事録・会議録を取る目的とは？
議事録・会議録を取る目的は大きく分けると三つです。
一つ目は、会議での発言や内容を議事録として残しておくことで、参加者は内容の再確認を、不参加者にはその内容を周知させるという役割。
二つ目は、会議によって決定した事項を明確化し、またその議決が適正な手続きを経ていることを証明する役割。
そして三つ目は、各参加者の発言をとりまとめ、発言者やその発言内容を議事録に残すことで、責任の所在を明確にするという役割です。
議事録は、必ずしも、この３つの目的すべてを満たさなければならないわけではないので、会議によってどの部分に一番のウェイトを置くのかを考えて作成していきます。
分かりやすい議事録とは？
会議の要点を押さえよう！
分かりやすい議事録作成のためには、会議の要点を押さえることが必要不可欠です。
なぜなら、議事録の中で重要なのは「決定事項」と「対応事項」の二つだからです。
そのためにも、会議の全体の流れではなく、要点をきっちりと押さえるようにしましょう。
また、事前に会議の目的について理解しておくのはもちろんのこと、参加者や過去の議事録にも目を通しておきましょう。
そうすることで、会議の決定権の所在やキーパーソンが誰なのかを理解出来るので、重要な発言を聞き漏らすことがなくなります。
5W1Hを意識しよう！
前項で、議事録は会議に参加した人以外に、会議に参加できなかった人にも周知する目的があるとお伝えしました。
つまり、議事録は現在の従業員や取引先のみならず、将来の従業員や取引先にも読まれる可能性がある文章だと言えます。
そのため、記載内容について漏れがなく、重複することもなく、正確に書かれることが重要です。
記載内容に対して、5W1Hを意識して議事録を作成することで、少なくとも記載すべき内容の漏れが生じることはなくなりますから、常に心掛けるようにしましょう。
決定事項を元に簡潔にまとめよう！
良い議事録と悪い議事録の最も大きな違いは、「会議に参加しなかった人でも理解できるか」という点にあります。
会議に参加できなかった人とは、必ずしも会議への参加権を持たない人だけではなく、例えば忙しくて参加できなかった役職者であったり、クライアントであったりします。
そうした方から見ても、一目で分かりやすい議事録を作ることが重要です。
そのためにも、決定事項に関しては決まった内容、正しい数字や日程を記載する必要があります。
曖昧な表記を避け、明確に記載することで、議事録の分かりやすさが向上します。
スピードを意識しよう！
議事録・会議録は出来るだけ早く作成するよう心がけましょう。
一般的には会議の当日中には配信・周知するのが望ましいとされています。
なぜなら、会議の記憶が鮮明なうちに作成する方が議事録の正確さが高まるからです。
さらに、早く配信・周知する事により、仮に議事録の内容に何か問題があった場合でも、参加者からの指摘を受けやすくなります。
見やすさやデザインを意識しすぎるあまりに作成に時間をかけすぎてしまうことがないようにしましょう。
もっと効率的に議事録を作るには？
ツールを利用しよう！
「メモを取るのが難しい」
「議事録・会議録を作成するのに時間がかかってしまう」
というお悩みをお持ちの方には、音声認識ツールの使用が解決策になる場合もあります。
音声環境、録音マイクの範囲や精度などについて事前に調整する必要がありますが、一度設定さえしてしまえば、あとは音声をツールが認識し、テキスト化するので、記録者が議事録を作成する必要がありません。
しかし、音声認識ツールを使って議事録を作成する場合には、下記のようなデメリットもあります。
①ツールの不具合が発生する危険性があり、ツール以外にも会議を録音できるものを用意してバックアップを取る必要がある
②発言者や発言内容が100%の精度で記録されるとは限らないため、完成した議事録を見直し、適宜修正を加える必要がある
そのため、音声認識ツールを導入しても議事録作成が効率化されない場合は、以下でご紹介するような「情報共有ツール」を使って、議事録の作成・共有を効率化するのがおすすめです。
フォーマットを利用しよう！
会社に規定のフォーマットがある場合は、そのフォーマットを利用して議事録を作成しますが、もし特定のフォーマットが存在しない場合は、自身で作成するか、無料で利用できるテンプレートを利用しましょう。
フォーマットの利用は議事録作成を効率化させるだけなく、記入漏れを防ぐ役割も果たします。
ここでは、自身で作成する際の簡単なフォーマット例をご紹介します。
■会議名/開始・終了日時/開催場所
■参加者
■会議の目的
■決定事項
■補足事項
■次回の議題
■参考資料
などの項目について箇条書きでまとめられています。
見た目もすっきりとしていて、非常に分かりやすいですね。
議事録を残すなら
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「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
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「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
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40ノートまでは無料で利用することができます。
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有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
一見難しく見える議事録作成ですが、ポイントさえ押さえれば誰でも簡単に80点以上のものが作れるようになります。
ぜひ、今回ご紹介した方法を、議事録作成に役立てていただければ幸いです。
