会議の決定事項を社内で共有するために作成するのが「議事録」です。会議録を作成・共有すれば、「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、情報伝達を確実に行えます。
そのため、作成者によって議事録の質が異ならないように、社内で議事録の作成様式を統一する必要があります。一方で、議事録の作成業務が属人化して記載する項目が統一されず、適切に会議内容を共有できていない方やチームも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録作成に役立つWord（ワード）やExcel（エクセル）のフォーマットをご紹介します。
- 議事録の必要性が社内に浸透しておらず作業化している
- 議事録に記載する項目が作成者によって異なり、重要情報の抜け漏れが発生している
- 社内で議事録の書き方を統一するためにフォーマットを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、自社に適した議事録のフォーマットを見つけられ、全社で会議内容を適切に共有できるようになります。
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目次
議事録を作成する理由
貴重な時間を割いて行う会議や打ち合わせの効果を最大限にするには、議事録の作成が欠かせません。以下では、主な議事録を作成する理由を3つご紹介します。
- 不参加者に会議内容を周知させるため
口頭での連絡は情報を正確に伝えらえれない可能性があるので、議事録を作成し会議の決定事項を確実に共有する必要があります。
- 責任の所在を可視化するため
会議で新たに発生したタスクの担当者を明確に記載しておくと、周囲が進捗状況を把握しながら期日までに捌けます。
- 業務の優先順位を可視化するため
業務の優先順位を明確にしておくと社内全体で進捗管理ができるので、スムーズに業務を行えます。
会議の決定事項を素早く業務に反映させるためには、議事録の作成・共有が不可欠です。
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議事録の項目例
以下では、議事録の項目例についてご紹介します。議事録に記載する内容は社内で統一し、会議の決定事項や重要事項を漏れなく記載するのが大切です。
- 会議名/開始・終了日時/開催場所
- 参加者
- 会議の目的
- 決定事項
- 補足事項
- 次回の議題
- 参考資料
各項目について端的に記載し、読み手が一目で理解できるようにするのがポイントです。さらに、議事録の項目をフォーマット化すれば議事録を一から作成する手間が省け、納期を早められます。以下では、実際に項目一覧をフォーマット化した例をご紹介します。
今回フォーマット作成に使用した「Stock」は、「ノート」にフォーマットを作成し保存しておけば、ワンクリックでいつでも呼び出せるので、議事録作成を簡単にできます。
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WordやExcelのフォーマットをご紹介
無料で使えるWordやExcelのフォーマットを活用すると、テンプレートを作成する手間をかけずに社内で議事録の様式を統一できます。また、TeamsやZoomでのミーティング時に雛形を活用すれば、社外にいるリモートワークの社員でも規定通りに作成可能です。
さらに、Googleドキュメント・スプレッドシートでもフォーマットは使えるのでおすすめです。以下では、業種に合わせてアレンジが可能な議事録のフォーマットを3つご紹介します。
【Word】議題ごとに細かく記載できる議事録
- 議題ごとに内容を整理できるので、決定事項と議論内容を理解しやすいです。
- 「実施項目」「担当者」「期限」の項目で適切にタスク管理を行えます。
【Word】シンプルに記載できる自由度の高い議事録
- PTAや自治町内会での会議フローに即した議事録サンプルです。
- デザインが簡素なので、会議の属性に合わせて様式をアレンジ可能です。
【Excel】縦に分割された見やすい議事録
- 項目ごとに分割されているので、記載内容をコンパクトにまとめられます。
- 「項目」「議題」「決定・検討事項」の3項目に重要情報を直感的に書き込めます。
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議事録を作成する手順とは？
議事録を作成する手順は、「事前準備」「会議中にメモを取る」「メモをもとに執筆」の3段階に分かれます。議事録が完成するまでの工程を把握し、先手を打って対策を講じる必要があります。
①事前準備
会議後に議事録を素早く提出するためには、会議前に準備しておくのが重要です。
会議名や日時、場所などといった事前に埋められる箇所はフォーマットに入力しておくのがポイントです。また、開催目的や議題を事前に理解しておくと議論される内容を予測できるので、会議中にメモを取るべき内容に目星をつけられます。
このように、会議前に準備を行って概要を把握し、会議中に必要な情報を書き残せるようにしておく必要があります。
②会議中にメモを取る
議事録を素早く作成するには、会議中に議論の要点をメモしておくのが大切です。
メモを取る際は、重要な発言を聞き分けて要点のみを書き残す必要があります。さらに、文章で書くのではなく、記号や図を活用しながら迅速にメモするのがポイントです。
また、決定事項とそこまでに至る経緯を可視化するために、発言者と発言内容をリンクさせて書き残しましょう。そのほかの注意点として、会議中に不明点が生じた際は会議後に持ち越さず会議中に聞くのが重要です。
記号や図を駆使してメモを取り、議事録の作成に必要な情報を漏れなく確保しましょう。
③メモをもとに執筆
会議が終了したら、メモをもとに素早く議事録を執筆します。
5W1Hを意識しながら、要点を端的に箇条書きで記載するのが重要です。結論ファーストで書くと、読み手が素早く内容を理解できます。
また、一度議事録が完成したら事実誤認がないか第三者にチェックしてもらう必要があります。なぜなら、議事録は正式な社内テキストであり、多くの社員が閲覧して内容を業務に反映させるからです。
会議中のメモを参考にしながら要旨を端的にまとめ、読み手が一目で内容を把握できるようにしておく必要があります。
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議事録作成に最適なITツール
以下では、議事録作成に最適なITツールをご紹介します。
上記で紹介したWordやExcelのフォーマットを活用すれば簡単に議事録が作成できる反面、共有する際にはメールに添付して送信する手間がかかります。メールでの連絡は送信までにかかる工数が多く、宛先漏れや誤送信など確実な情報共有が難しいです。
一方で、ITツールを活用すれば、議事録のフォーマット作成・管理・呼び出しが一元化でき、完成した議事録を社内全体に素早く共有可能です。
さらに、選択すべきツールは「ITリテラシーの低い社員でも簡単に操作できるもの」が望ましいです。多機能で複雑なツールでは社内に浸透せず、議事録の作成業務がITリテラシーの高い一部の社員に偏ってしまう可能性が大きいです。
そのため、選択すべきツールは導入初日から誰でも使いこなせ、議事録の作成から共有までに必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に議事録を作成すると自動的に保存され、メッセージ機能で共有も簡単にできます。さらに、過去にWordやExcelで作成した議事録は、インポート機能を活用して取り込めるので情報の更新が容易になります。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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社内で議事録作成の方法を統一するフォーマットまとめ
これまで、議事録のフォーマットや作成手順などについてご紹介してきました。
議事録にあらかじめ書くべき項目をフォーマット化したり、インターネット上で展開されているWord、Excelのフォーマットを活用したりすれば、より時間短縮に繋がります。
また、議事録を素早く作成するには会議の前に事前準備を行い、会議中に重要な発言を聞き逃さずにメモするのが重要です。さらに、メモを参照しながら結論を端的に記載するのがポイントです。
一方、事前準備から議事録の執筆までをスムーズに行うにはアナログの管理では難しいので、ITツールの活用が必須です。ご紹介したStockは、ITに不慣れな社員でも簡単に使いこなせるシンプルなプロダクトであり、フォーマット作成から議事録の共有までを一元化できます。
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して議事録の作成を効率化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
