会議の内容を「議事録」へ適切にまとめれば、メンバーへ正確に情報共有でき、決定事項を踏まえたその後の対応漏れを防げます。
しかし「議事録の形式に個人差があり、内容が分かりにくい」「見づらい議事録を書く社員がいて困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録作成に役立つWord（ワード）・Googleドキュメントや、Excel（エクセル）のフォーマットをご紹介します。
- 社内で議事録の書き方を統一するためにフォーマットを探している
- 見やすい議事録を作成して、情報を分かりやすく残せる社内体制を整えたい
- 議事録の共有・管理の負担を解消する方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、議事録の様式を統一するフォーマットが見つかるうえ、社内へのスムーズな情報共有を実施する手段も分かります。
目次
議事録の作成が必要な理由
議事録の作成が必要な理由として、以下の3点が挙げられます。
- 不参加の社員に会議内容を正しく周知するため
- 認識の齟齬を防止するため
- 今後の進捗管理を円滑に進めるため
会議内容の連絡手段が口頭だと、情報が誤って伝わる恐れがあります。そこで、議事録で会議の決定事項を共有すれば、情報を整理して残せるので不参加の社員にも正確に共有できるのです。
会議の記録が残らなければ、チーム内で決定事項に対する認識のずれが発生します。したがって、議事録で会議の概要と要点を示し、社内の認識を統一することが重要です。
次回までのタスクや担当者を議事録上で明記することで、会議後の業務が計画的に進められます。
以上のように、会議の決定事項を全員に正しく共有し、業務をスムーズに進めるには、議事録の作成が不可欠です。
【例文あり】議事録フォーマットの基本項目
ここでは、議事録のフォーマットにおける基本項目を紹介します。以下のように、基本的な議事録の項目を社内で統一すれば、会議の決定事項や重要事項を漏れなく記載できる効果があります。
＜議事録の基本項目＞
- 会議名/開始・終了日時/開催場所
- 参加者
- 会議の目的
- 決定事項
- 補足事項
- 次回の議題
- 参考資料
議事録は、各項目を端的に記載し、読み手がひと目で理解できる状態にするのがポイントです。以下の例文のように、基本項目に基づいて見やすく議事録を作成しましょう。
22/12/17木 企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
＜概要＞
・会議名；企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
・開始・終了日時：22/12/17木 13：00～14：00
・開催場所：本社会議室A
＜参加者＞
渡辺、石原、小橋、大道
＜会議の目的＞
・現在、既存顧客からの満足度・再受注率ともに高いが、新規顧客獲得数が伸び悩んでいるために売り上げが停滞している。
・前回のブレインストーミングをもとに施策を決定し、具体的な施策に落としたい
・目標：研修終了後の匿名アンケートにて、研修を「理解できた」が8割以上、今後の施策に「積極的に協力したい」が6割以上
＜決定事項＞
1. Instagramアカウントの開設と運用
・無料で使えて、工数も小さい
・高級感のあるWebページを制作しているので、写真で視覚的に訴求するInstagramと相性が良さそう
・大道がInstagramで1,000人のフォロワーを獲得しており、知見がある
2. オンラインセミナーの開催
・定期的に実施することで、企業認知度が一気に高くなる可能性がある
・既存顧客のなかに、共催できそうな顧客が複数いる
＜補足事項＞
・スケジュールは添付のエクセルを参照
＜次回の課題＞
上記の決定事項について、チームを発足し具体的な担当者やタスクを決定する
上記の例文のように、基本項目を設けたうえで数字や箇条書きを使うと、内容が構造化されて分かりやすくなるのです。
関連記事： 議事録とは？分かりやすい書き方や目的も解説！
Word（Googleドキュメント）やExcelのフォーマット3選
ここでは、WordやGoogleドキュメント、Excelで作成された議事録のフォーマットを3つご紹介します。以下のフォーマットを活用すると、基本項目を抑えた議事録が素早く作成できます。
【Word/Googleドキュメント】ビジネス文書形式の議事録
- 表ではなくビジネス文書形式の議事録です。
- 議事の経過や結果を示す欄があるので、内容を過不足なく伝えるのに役立ちます。
【Word/Googleドキュメント】一行ずつ書き込める議事録
- 議事を一行ずつ書き込めるので、箇条書きで要点を分かりやすく示せます。
- 最初に議題を示すことで「何について話し合ったのか」という概要を一目で把握するのに役立ちます。
【Excel】縦に分割された見やすい議事録
- 項目ごとに分割されているので、記載内容をコンパクトにまとめられます。
- 「項目」「議題」「決定・検討事項」の3項目に重要情報を直感的に書き込めます。
議事録を作成する手順とは？
見やすい議事録を作るには、フォーマットを用意するだけでなく、作成時に工夫が必要です。そこで以下では、議事録の適切な作成手順を紹介します。
（1）事前準備
会議後に議事録を素早く提出するには、会議前に準備を整えておくことが重要です。
具体的には、会議名や日時、場所といった事前に決まっていることを入力しておくと、当日に慌てて形式を整える必要がありません。また、開催目的や議題を事前に理解し、会議中にメモを取るべき内容に目星をつけておきましょう。
このように、会議前に概要を把握し、議事録のフォーマットを用意しておくことで、集中して参加できるので会話内容の記録漏れを防げるのです。
（2）会議中は要点を中心にメモを取る
会議中は、発言を聞き分けて要点を中心にメモを取りましょう。
発言内容を一言一句書き残すことは難しく、細かく記録するとかえって重要な内容を聞き逃す恐れがあります。そのため、会議中は決定事項につながる要点のメモを書くように心がけましょう。
さらに、文章だけでは分かりにくい場合、記号や図を活用すれば視覚的に分かりやすく内容を示せます。
（3）メモをもとに議事録を作成
会議が終了したら、メモをもとに議事録を作成します。
とくに「情報は過不足なく残す」「端的な分かりやすい言葉で示す」「結論ファーストで書く」の3点を意識すると、会議の参加者以外も理解しやすい議事録になります。
また、議事録が完成したら、事実との齟齬がないか第三者が確認したうえで、すみやかにほかのメンバーへ共有しましょう。
見やすい議事録を作成するポイント
ここでは、見やすい議事録を作成するポイントを2点ご紹介します。以下の点を踏まえて取り組むと、チーム内へ適切に会議の情報が共有できます。
5W1Hを意識する
議事録を記載するときは、5W1Hを意識することが重要です。5W1Hとは、以下の6項目を指します。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
たとえば、会議で決定したタスクの詳細に”Who（誰が）”の要素が抜けていると、担当者が誰か分からないので、進捗の確認や意思疎通がスムーズに進まない可能性があります。
したがって、5W1Hの要素が揃っているか必ず確認し、抜け漏れのない議事録の作成を心がけましょう。
作成後は迅速に共有する
作成した議事録は、すぐにほかのメンバーへ共有しましょう。
議事録を素早く共有すると、もし情報の抜け漏れがあってもメンバーから指摘が入るので、不足している分の情報が補完できます。そのため、結果としてあとから見返しても情報が適切に書かれた見やすい議事録が作れるのです。
また、議事録の共有が遅れるほど、次の会議に向けたタスクの取りかかりも後ろ倒しになります。議事録が共有されないと、チーム内で認識が揃わないまま業務を進めることとなり、結果として重大なミスを招きかねません。
以上のことから、議事録は会議終了後すぐにメンバーへ共有する必要があり、その後の業務へスムーズにつなげなければならないのです。
【必見】議事録フォーマットのデメリットを解消するおすすめツール
以下では、議事録作成に最適なITツールをご紹介します。
WordやExcelのフォーマットは簡単に議事録を作れる一方、共有時はファイルをメール添付して送る手間が発生します。メールは送信までの工数が多く、議事録の迅速な共有が遅れるうえに、ほかのメールに埋もれると履歴を遡って探さなければなりません。
また、WordやExcelのフォーマットを利用すると、会議ごとにファイルが増えて管理の負担が重くなる点もデメリットです。そこで、メールを介さずに議事録を共有・管理可能なITツールを導入すると、ストレスなくチーム内に展開する体制が整えられます。
結論、選択すべきツールは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも議事録の作成、共有、管理が簡単な情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテンプレート機能で簡単に議事録のフォーマットを呼び出せるうえ、記載した情報はリアルタイムでメンバーに反映されます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づいており、関連情報をやりとりしても話題が錯綜しないのです。
議事録を最も簡単に作成・共有可能なツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
見やすい議事録を作れるフォーマット3選まとめ
これまで、議事録のフォーマットや作成手順などをご紹介しました。
事前に項目をフォーマット化しておけば、議事録の形式を統一できるうえに、認識齟齬や決定事項への対応漏れを防ぐことにも役立ちます。
ただし、Word・GoogleドキュメントやExcelのフォーマットで議事録を作成すると「メールで共有する手間がかかる」「増えた議事録ファイルの管理が面倒になる」点がデメリットです。そのため、議事録の作成から管理までの負担を解消するITツールを導入しましょう。
選ぶべきITツールとして、議事録の作成、共有、管理に必要な機能が過不足なく備えられた、シンプルな情報共有ツールのStockが最適です。Stockがあれば、議事録だけでなくあらゆる社内情報の蓄積・管理が簡単になります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、見やすい議事録を迅速に作成・共有しましょう。
