ビジネスパーソンなら、誰しも関わりを避けることの出来ない議事録。
「書いてみたはいいけれども分かりづらくて全然活用されていない」
「議事録作成をするのに時間がかかってしまって大変！」
そんなお悩みはありませんか？
そこで今回の記事では、
「そもそも議事録って何だろう？」という疑問から、
便利ツールを使った見やすい議事録作成の手順までをご紹介します！
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目次
議事録とは？
議事録と備忘録の違い
議事録とは、一般的に会議の内容を文字に書き起こしたもののことを指します。
一方で備忘録とは、万一忘れてしまった場合に備えて書き残しておくメモのことを指します。
二つの一番大きな違いは、使用の用途が個人と公のどちらであるかという点にあります。
自身が忘れてしまわない為に書き残しておく備忘録とは異なり、議事録にはその会合の内容に対して、読んだ人がわかるように作成し、回覧させる用途があります。
議事録を作成する理由
議事録を作成する理由は大きく分けて三つあります。
一つ目は、会議での発言や内容を議事録として残しておくことで、参加者は内容の再確認を、不参加者にはその内容を周知させるという役割。
二つ目は、会議によって決定した事項を明確化し、またその議決が適正な手続きを経ていることを証明する役割。
そして三つ目は、各参加者の発言をとりまとめ、発言者やその発言内容を議事録に残すことで、責任の所在を明確にするという役割です。
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議事録を作成する手順とは？
①事前準備
議事録を作成する為には、何よりもまず事前準備が大切です。
特に、会議の目的については事前にしっかりと確認する必要があります。
会議の目的を知ることで、行われる会議の内容についてある程度イメージ出来るようになるからです。
同じ議題の会議が以前にも起こっていた場合には、過去の議事録の内容や参加者に目を通しておくと、会議の中での決定権の所在がどこにあるか把握できるので、発言を聞き漏らすことがなくなります。
また、作成する議事録は会議の前に構成を決めておきましょう。
あらかじめ、会議名や日時、場所、出席者、議題などといった、事前に埋められる部分の入力を済ませたフォーマットを作成しておくと、議事録作成がスムーズに進みます。
②人の発言を聞く
会議では、議事録に残すべき重要な発言を瞬時に聞き分ける必要があります。
発言については、FOCEPというフレームワークを使って聞き取る方法があります。
FOCEPとは、
■F（Fact：事実）
■O（Opinion：意見）
■C（Cause：原因）
■E（Evaluation：評価）
■P（Plan：計画）
のことを指します。
発言をこのフレームワークに当てはめることで、相手の意見を分類することが出来ます。
この中でも、議事録を作成する上で、重要なのはFとPに分類される発言です。
議事録に使えるフレームワークには他にも、「空・雨・傘」などがあります。
議題に合わせたフレームワークを選択し、議事録の方向性を定めていきましょう。
③メモを取る
会議中は議事録を作成するためのメモを取ります。
文章として書くよりも、箇条書きにして要点のみを書くように心がけましょう。
大事なのは綺麗にメモを取ることではなく、どのトピックに対して誰が何と発言したのかを残すことです。
さらに、発言は5W1Hを意識して簡潔にメモを取ることで、より分かりやすい議事録へと近付けることが出来ます。
また、会議中において不明確な部分が出てきた場合は、会議後ではなく必ず会議内で解決するようにしましょう。
④議事録を作成する
会議が終わったらいよいよ議事録を作成します。
議事録では、結論を最初に記載するようにします。
結論を最初に記載することで、読み手がすぐに内容を理解することが出来るからです。
結論の次は、そこに至った経緯について、発言を交えて記載します。
挨拶など不要な部分は省き、長い話は要約するように心がけましょう。
場合によっては箇条書きを使うのも効果的です。
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見やすい議事録を作る為には？
ロジカルライティングを意識する
ロジカルライティングとは、論理的でわかりやすい文章のことを指します。
ロジカルライティングを意識した文章を書くことで、自分の考えを意図した通りに読み手に理解してもらい、期待した反応をもらうことが出来ます。
5W1Hに則った記載はもちろんのこと、次回の議題や使用した資料の情報など、会議に参加していない読み手にとって重要だと考えられる情報は、しっかりと記載する必要があります。
フォーマットを利用する
議事録のフォーマットが社内で定められていない場合、記録者がそれぞれ自分の使いやすいフォーマットで議事録を作成してしまう場合があります。
書式の統一されていない議事録は読みにくいうえ、場合によっては必要な項目が抜けていたりすることもあります。
定められているフォーマットがない場合は、あらかじめどの書式を使うのか決めておくのがいいでしょう。
ツールを利用する
もっと効率的に議事録を作りたい場合は、音声認識ツールを使うのが効果的です。
会議の音声を認識し、即座にテキスト化してくれるツールを利用することで、記録者が議事録を作成せずとも、リアルタイムで自動的に議事録を作ることが出来ます。
ツールによっては、音声の方向によって話者を特定し、名前をつける機能があるものや、複数言語の翻訳機能があるものもあります。
しかし、デメリットとして100パーセントの精度である、とは言いきれない点があります。
そのため、音声認識ツールを使用して議事録を作成する場合であっても、ある程度の修正や見直しが必要になります。
正確な議事録を作成するためにも、音声認識ツールを使用する場合は、ツール以外にも会議を録音できるものを用意しておき、会議のバックアップを取っておきましょう。
また、音声ツールを使った議事録の精度は、音質に著しく左右されます。
あらかじめ会議室の音声環境を整え、録音マイクの位置や向き・録音範囲にも意識することが大切です。
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議事録のフォーマット例
フォーマットの大切さについては、前項でも触れましたが、一から形式を自分で整えるが難しい、という人のために、エクセルやワードでは、あらかじめ議事録用にオンラインテンプレートが選択できるようになっています。
中にはデザインの入っているテンプレートもあるので、社外に見せる議事録にも対応出来ますね。
項目さえあらかじめ決めておけば、自分で簡単に作ることもできます。
ここでは、上記とは異なるフォーマット例をご紹介します。
■会議名/開始・終了日時/開催場所
■参加者
■会議の目的
■決定事項
■補足事項
■次回の議題
■参考資料
などの項目について箇条書きでまとめられています。
見た目もすっきりとしていて、非常に分かりやすいですね。
関連記事： 議事録アプリを使って作成や共有を効率化しよう！
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まとめ
分かりやすく、活用されやすい議事録作成のための、作成ポイントや手順について解説させていただきました。
議事録は書くことが目的ではなく、それを回覧すること、周知することが最も重要な目的です。
何度も繰り返し確認ができ、更に一目で見て情報が分かる議事録作成のために、是非ご紹介させていただいたツールや内容を、活用していただければ幸いです。
