近年、中小・中堅企業から大企業まで、従業員規模によらず多くの企業がオンラインストレージを活用しています。オンラインストレージを利用すると社内のあらゆるデータ・資料を一元管理できるので、業務効率化に貢献します。
 
この「データをオンライン上で管理する」というトレンドに対応するためツール選定を行うものの、「ツールが多すぎて、自社に合うサービスを探す方法がわからない」「まずは無料で試して、ITツールの活用に慣れるところから始めたい」という方も多いのではないでしょうか。
 
実は、オンラインストレージが無料の場合、使い方に注意しなければいけません。そこで、本記事では無料から使えるオンラインストレージのメリット・デメリット、おすすめのツール6選をご紹介します。
 
  • 社内のITリテラシーが高くなく、まずは手軽に試してみたい
  • オンラインストレージのメリット・デメリットを踏まえたうえで導入検討したい
  • オンラインストレージを選ぶコツを知り、自社に最適なツールを選定したい
という担当者の方は、この記事を参考にすることで自社に適切なオンラインストレージの選定・運用ができます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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オンラインストレージサービスとは

オンラインストレージサービスとは、インターネット上に設置されているストレージにデータを共有・保存できるサービスです。
 
インターネット上でデータを扱えるサービスは「クラウドサービス」と呼ばれ、オンラインストレージのほとんどがこちらに分類されます。ベンダーが開発・提供しているソフトウェアの利用権限(アカウント)を購入するだけで、利用開始できます。
 
ユーザーはアカウント管理のみすれば良く、大規模なサーバーの用意や独自のメンテナンスが一切必要ありません。インターネット環境があればデータにアクセスできるなど利便性も高く、個人・法人問わずオンラインストレージの利用が普及しています。
 
また類義語として挙げられる「クラウドストレージ」ですが、「クラウド」はインターネット上でソフトウェアを利用できることを指しているため、「クラウドストレージ」は「オンラインストレージ」と同じ意味を持つと捉えられます。
 
関連記事: 【2021年版】これを選べば間違いない!オンラインストレージおすすめ3選!


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オンラインストレージ活用のメリット

他人とデータを共有し、チーム単位でファイル管理ができるオンラインストレージは、さまざまなメリットを生み出します。ここでは、代表的な3つのメリットをご紹介します。

場所やデバイスの種類に問わず利用可能

オンラインストレージは物理的なストレージとは異なり、インターネット環境と操作する端末(PCやスマホ)を持っているだけで利用できます。
 
普段の業務ではデスクでPCに向かうことが難しい職種(工事現場や接客業、製造業など)や、移動が多い営業マンなどでも、自分のタイミングでデータにアクセスできます。
 
付属品が必要なく、作業場所も問わないため、職種・使用デバイスに関係なくアクセスできる点は最大のメリットと言えます。

データを一元管理でき、従来の手間が省ける

データを一括で管理できるため、チーム間でファイル共有を行う手間を省けます。
 
従来はメールやUSBなどのデバイス経由でデータ共有を行う必要がありましたが、オンラインストレージを活用すればすべてのデータの保管場所が一箇所に指定されます。
 
したがって、チームメンバーにデータを送信する必要がなくなります。特に社員の業務拠点が複数ある企業にとっては、情報共有を大幅に効率化でき、感じられるメリットも大きくなります。

導入・運用にかかるコストの削減

自社専用サーバの設置をはじめとした特別な機器は必要なく、導入後の管理や運用もベンダーに任せる形になるため、自社内におけるシステム運用の負担を軽減させられる点も大きなメリットです。
 
従来必要だったシステム管理の人件費や運用コスト(電気代等)を削減できます。初期費用が必要ない場合も多く、月額料金での利用においてもオンプレミス型(自社開発)に比べ非常に安価に利用できます。
 
また、今までシステム運用に関わっていた社員をより生産性の高い業務担当へ割り当てられます。
 
関連記事: 【徹底比較】無料で使えるオンラインファイルストレージ30選!


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オンラインストレージ活用のデメリット

オンラインストレージは有効に活用すればメリットが多いサービスですが、デメリットも存在します。導入までに確認し、対策を取っておくことが運用を成功させる秘訣です。

カスタマイズができない

オンラインストレージは、ベンダー(サービス提供業者)が開発しているソフトウェアを利用するため、自社独自のカスタマイズが難しいです。
 
もちろんオプション選択やプランによってカスタマイズ性を出せる場合もありますが、あくまでもベンダーが用意しているものから選択する形となります。
 
そのため、導入の際は必要としている機能が搭載されているかの確認が非常に重要です。

セキュリティの管理が必要

インターネット上でデータを保管し、複数人と情報共有が可能な特性上、オンプレミス型と比べると情報漏えいなどのセキュリティリスクは高まります。
 
とくに無料で使用できるツールはセキュリティリスクが高いものもあり、外部共有の方法などは適切に確認しておくことが重要です。一方有料プランが用意されているツールになると、最低限のセキュリティ保護機能が付いているものが多く安心です。
 
ただし個人情報や機密情報を含むデータを保存する場合は、より確実に情報漏えいを防げる「IPアドレス制限」や「シングルサインオン」などの機能を持つツールを選定します。
 
関連記事: 【業務効率化】安全で評判のファイルストレージ10選!


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オンラインストレージを選ぶ際のポイント

サービスによって機能や特徴が異なります。自社の目的に沿うツールを選定するために、下記の点を確認することをおすすめします。

使用可能な容量

オンラインストレージでは、各ツールごとに利用可能な容量設定が異なります。プランによって容量が定められていることが多いため、自社に必要なデータ容量を想定しておくとスムーズです。
 
無料プランやトライアル期間にもある程度の容量を使用できるものだと、ツールを十分に試して導入を決めることができます。
 
容量が大きくなれば利用料金も高価になる傾向があるため、容量が多ければ良いというものではありません。不必要となった資料を処理することも重要なので、適切な容量を選ぶことが大切です。

有料版の有無

多くの無料版オンラインストレージは、より多くの容量や機能を持つ有料版へそのまま移行できます。
 
しかし、なかには有料版のサービスを提供していないものも存在しています。その場合、現状の機能に物足りなくなると、それまでに蓄積したデータごと他ツールに移行せざるを得なくなります。
 
非常に手間がかかり無駄な作業となるので、必要に応じてアップグレードが可能、かつデータも引き継がれるツールを選びましょう。

保存期間制限の有無

資料やデータを保存できる期間に制限があるものも存在するため、使用用途に合わせて確認した方が良いです。
 
特に無料ツールに多く、たとえば3ヶ月アカウントにログインがなければデータが消去されるケースなどがあります。そのため、容量に到達しているわけではないのに、保存していたファイルが消えてしまったというトラブルを招きかねません。
 
一度削除されてしまったファイルを戻すことはほぼ不可能なので、使用開始前に保存期間制限の有無を調べておくと安心です。

マルチデバイス・マルチプラットフォーム対応

PCとスマホの併用にも対応できるよう、複数のデバイスに問題なくアクセスできる環境は必須です。
 
また社内には、PCはmac・Windows、スマホはiPhone・Androidユーザーと異なる端末・プラットフォームを利用する社員が混在している場合が多いです。そのため、対応OSも確認しておく必要があります。
 
たとえば自社内では全員がWindowsだとしても、取引先は異なる可能性もあります。したがって、PCやスマホ、タブレットに関わらずあらゆるデバイスに対応しているツールを選ぶことをおすすめします。
 
関連記事: もう容量は気にしない!容量無制限のオンラインストレージまとめ


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おすすめのオンラインストレージツール6つ

以下では、無料から使用できるおすすめのオンラインストレージをご紹介します。
 
オンラインストレージは導入しただけでは意味を成さず、運用して初めて効果を発揮します。また社内全体で使用していくため、あらゆる職種の方が同じものを使用します。そのため、誰でも使えるほどシンプルでわかりやすいツール選びが好ましいです。
 
シンプルなツールは導入時の教育コストも抑えられ、すぐに運用を開始できます。オンラインストレージは蓄積されるデータが多いほど価値を発揮しますが、複雑な機能を持つツールだと浸透に時間がかかり、結局データが属人化してしまうというケースも少なくありません。
 
結論として、非IT企業でもストレスなく使えるオンラインストレージは、ファイル共有の面倒を解消しながら迅速な情報共有を実現する「Stock」一択です。
 
ドラッグ&ドロップで簡単にデータを保存でき、かつ簡易的な連絡機能も内包しています。導入したその日からスムーズなデータの管理・共有が実現できます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【MEGA】大容量が確保されているツール

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MEGAはファイルの転送機能やダウンロードリンクの発行機能などを用いて、データの共有ができるツールです。

<MEGAの特徴>

  • 大容量が確保されている
  • 無料版でも最大50GBの大容量が確保されています。大量のデータを一度に扱う場合、容量の心配は必要ありません。
  • 機能拡張も可能
  • アップロード速度の上昇やセキュリティなど、必要に応じてブラウザの拡張機能をインストールできます。

<MEGAの注意点>

  • 保存期間の制限がかかる場合がある
  • プランによっては、3ヶ月間サービスを利用しないとアカウントが削除され、自動的にデータも消去されます。重要なデータを保存したい場合は注意が必要です。
  • データの保管以外も高機能
  • ビデオ会議機能なども付いていますが、用途として必要ない場合は、機能が複雑になってしまう可能性があります。

<MEGAの料金体系>

  • 無料プラン:0ユーロ/月(15GB)
  • プロ ライト:4.99ユーロ(約645円)/月(400GB)
  • プロ 1:9.99ユーロ(約1,291円)/月(2TB)
  • プロ 2:19.99ユーロ(約2,584円)/月(8TB)
  • プロ 3:29.99ユーロ(約3,877円)/月(16TB)
  • ※為替レートにより日本円は変動します。


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【Google Drive】Googleツールとの連携が強い

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Google DriveはGoogleの他ツールとの連携が取りやすく、Androidスマホとの相性が良いサービスです。

<Google Driveの特徴>

  • Googleアカウントに無料登録すればすぐに利用可能
  • Google Driveは、Google アカウントに紐づけされます。したがって、同じGoogleアカウントで接続すれば、異なるパソコンやスマホ、タブレットからでもすぐにアクセスできます。
  • 閲覧設定が細かく分けられる
  • 保存したデータの公開範囲を詳細に設定できます。たとえば社内全員や特定のチーム・個人のみ、またはリンクを知っている人なら全員が閲覧できる設定など、用途に合わせて使い分けが可能です。

<Google Driveの注意点>

  • 自動同期が不安定になることがある
  • Google Driveは自動同期されますが、不安定になりうまく動作しないケースがあります。後から確認した際に保存できていなかったというトラブルを避けるため、ネットワーク環境なども含め同期が反映されているかよく確認しましょう。
  • 削除設定に注意が必要
  • ローカルとクラウドを自動同期している場合、ローカルからファイルを削除するとGoogle Driveからも削除されてしまいます。ローカルからのみ削除したい場合は、設定の変更や別途バックアップの取得が必要となります。

<Google Driveの料金体系>

無料プランでは15GBまでの容量制限がかかりますが、有料プランであれば必要に応じて自由に増やせます。ただし、Google Driveを有料版で使用するには、Google One、もしくは他のGoogleツールも含むGoogle Workplaceに申し込む必要があります。
 
  • Business Starter:¥680/ユーザー/月(1ユーザーあたり30GB)
  • Business Standard:¥1,360/ユーザー/月(1ユーザーあたり2TB)
  • Business Plus:¥2,040/ユーザー/月(1ユーザーあたり5TB)
  • Enterprise:問い合わせ(必要に応じて追加可能)


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【box】高いセキュリティを持つ

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boxは、法人向けのオンラインストレージとして高いセキュリティを有しています。

<boxの特徴>

  • 世界中の企業から支持されている
  • ユーザー数がおおく、多岐にわたる業界の事例が豊富です。自社の課題に似た事例を見つけられれば参考にできます。
  • オフライン編集も可能
  • 「Box Sync」という専用アプリをPCにインストールすれば、インターネットにつながっていない環境でも作業可能となります。

<boxの注意点>

  • アップロードできるファイルの大きさに制限がある
  • プランによっては最大5GBのファイルまでしか保存できないため、注意が必要です。
  • サポート対応は英語のみ
  • ベンダーから購入すると、英語でのサポートのみとなります。日本語でのサポートを希望する場合は、代理店から購入する手間が必要となり、カスタマーサポートへ届けた意見も反映されづらい可能性があります。

<boxの料金体系>

  • Business:¥1,800/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:5GB)
  • Business Plus:¥3,000/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:15GB)
  • Enterprise:¥4,200/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:50GB)
  • Enterprise Plus:問い合わせ(ファイルのアップロード容量上限:150GB)


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【OneDrive】Microsoft製品との連携が可能

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OneDriveは、Microsoftアカウントを持っていればすぐに利用でき、さまざまなツールと連携できます。

<OneDriveの特徴>

  • エクスプローラーと同じ使用感で利用可能
  • エクスプローラーにOneDriveのフォルダが作成され、Microsoftアカウントにログインすることでアクセス可能となります。ファイル保存は、OneDriveのフォルダにドロップすれば完了です。
  • Microsoft製品との連携が豊富
  • OneDriveの大きな特徴は、Officeアプリと統合されていることです。Word、Excelなどの文書は、保存時にOneDriveのフォルダを指定できます。

<OneDriveの注意点>

  • 同期エラーが頻繁に起こる可能性がある
  • 容量が大きいデータを扱う際、頻繁に同期エラーが起きてしまう現象があるようです。まずは無料版でトライアルを実施すると良いでしょう。

<OneDriveの利用料金>

  • OneDrive for Business (Plan 1):¥540/ユーザー/月(1ユーザーあたり1TB)
  • OneDrive for Business (Plan 2):¥1,090/ユーザー/月(容量無制限)
  • Microsoft 365 Business Standard:¥1,360/ユーザー/月(1ユーザーあたり1TB、Microsoft365の他オフィスアプリケーションが利用可能)


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【firestorage】アカウント不要でファイル共有可能

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firestorageはアカウント登録なしでファイルを共有でき、登録すれば2GBのクラウドストレージとして利用できます。

<firestorageの特徴>

  • プランによって共有できるデータの大きさに制限がある
  • データ共有用のQRコードを発行し、画像として保存できます。そのため、連絡先を知らなくても対面でQRコードを読み取れば、簡単にファイルを共有できます。
  • 機能拡張アプリが豊富
  • firetoolsやphotostorageなどの細かな機能拡張アプリも利用できます。たとえば写真だけ整理してまとめておきたいといった場合など、利用目的に合えば活用の幅が広がります。

<firestorageの注意点>

  • プランによって共有できるデータの大きさに制限がある
  • 無料プランだと2GBまでのアップロード制限がかかるため、使用を想定しているファイルの大きさの確認が必要です。
  • 業務に関係あるデータを扱うにはセキュリティが不安
  • 機密情報を含むデータを保存・共有したい場合は、オプションで追加購入できるセキュリティの整備が必須です。

<firestorageの料金体系>

firestorageの法人プランは、オプションやカスタマイズの数、また使用する回線の種類などにより利用料金や初期費用が変動します。下記は、公式ホームページに掲載されている料金例です。
 
  • プラン1:月額¥98,780/初期費用¥110,000(専用回線設置、9TB)
  • プラン2:年額¥999,350/初期費用¥0(共同回線使用、9TB)
  • プラン3:月額¥54,780/初期費用¥55,000(共同回線、1TB)
 
関連記事: 【令和最新版】最強のオンラインストレージ比較!厳選5選をご紹介


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無料オンラインストレージのメリット・デメリット まとめ

ここまで無料のオンラインストレージにおけるメリット・デメリットからおすすめのツールまで幅広くご紹介しました。
 
メリットはさまざまな情報を場所や時間を問わずに一元管理できる点が大きく、デメリットは無料の場合、セキュリティに懸念があるのでビジネス利用において慎重になる必要がある点です。
 
また、ツールは全社員が利用するため、あらゆる職種の社員でも利用できるツールでないと膨大な教育コストがかかり、運用が円滑に進みません。したがって、オンラインストレージには過不足のないシンプルな機能で誰でも利用できる簡単さを持つツールの選定が好ましいです。
 
今回ご紹介したStockは、データをわかりやすくテーマ分けし、ドラッグ&ドロップの簡単さであらゆるデータを手軽に保存・共有できるツールです。
 
また、無料登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」で社内のデータ・資料管理を行い業務効率化を目指しましょう。
 
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