近年多くの企業がオンラインストレージを活用しています。

中小中堅企業から大企業まで企業規模によらず、オンラインストレージを利用して業務効率化を達成しています。

今回はオンラインストレージの概要やメリット・デメリットなどについて解説し、ビジネスに最適な具体的なサービスを7つ紹介していきます。

 
関連記事: 容量が足りなくなる前に絶対に知っておきたい!「ストレージ」の意味、知識まとめ


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オンラインストレージサービスとは

オンラインストレージサービスとは、インターネット上でファイルやドキュメントなどのデータを蓄積することができるサービスのことを指します。
 
サービス提供業者がクラウドに設置したストレージにログインし、ファイルを保存します。また、専用サーバーが不要のため導入コストを抑えることができます。
 
 
関連記事: 【2021年版】これを選べば間違いない!オンラインストレージおすすめ3選!


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オンラインストレージサービスとクラウドサービスの違い

オンラインストレージはサービスの提供形態によって種類が分かれますが、そのほとんどはクラウドサービスである「SaaS」に分類されます。
SaaSとは「Software as a Service」の略であり、インターネット環境を介してネット上で提供されているソフトウェアを利用できるサービスです。一般的なクラウドサービスはSaaSと呼ばれ、多くのオンラインストレージサービスがSaaSに該当します。
 
しかし、中には企業のインフラとして機能するようなサービス「IaaS」やプラットフォームとしての機能を持つ「PaaS」なども存在します。
 

オンラインストレージ=クラウドストレージ

「クラウドストレージ」という言葉もよく耳にしますが、クラウド上に用意されたストレージを指し、インターネット環境を介して提供されるサービスという点でオンラインストレージと同じ意味の言葉と捉えて良いでしょう。

 
 
関連記事: 無料で使えるオンラインファイルストレージ30選を徹底比較!


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オンラインストレージを活用するメリット・デメリット

オンラインストレージはインターネット環境さえあれば、データを保存し、一括管理することができます。それ以外にも、ストレージのID・パスワードや権限などを付与することで、他人とデータを共有し、チーム単位でダウンロードや同時編集をすることが可能です。
 
オンラインストレージは有効に活用すれば非常にメリットが多いサービスですが、デメリットも存在するため、しっかりと知識をつけた上で使用する必要があります。ここでは、オンラインストレージのメリット・デメリットを何点か挙げていきます。
 

オンラインストレージ活用のメリット

作成場所やデバイス関係なく利用できる。

オンラインストレージは物理的なストレージと違い、インターネット環境と操作する端末(パソコンやスマートデバイス)があれば作業場所を気にせず、どのような媒体であっても利用が可能な点は最大のメリットと言えます。
 

データの一元管理で従来の手間が省ける

データを一括で管理できるため、共有する際の手間を省くことができます。これまではメールやUSBなどのデバイス経由でデータ共有を行っていたところを、オンラインストレージに格納すれば、いつでも必要な情報を取り出せます。特に拠点が複数ある企業にとっては、情報共有を大幅に効率化できます。
 
また、オンラインストレージはサーバの管理や運用を行う必要が無いため、自社内の負担を軽減させられる点も大きなメリットとなります。
 

導入・運用・人件費のコスト削減

管理や運用の手間がない分、そこにかかる人件費や運用コストも削減できます。そのほか、オンラインストレージは多くのサービスが無料もしくは安価な導入が可能です。一方、サーバを用意すると数百万円レベルでコストがかかるので、低コストで導入できる点は大きなメリットと言えるでしょう。
 

オンラインストレージ活用のデメリット

カスタマイズができない

最初からシステムや機能がある程度決まっているため、自社独自のカスタマイズが難しい点が挙げられます。その分、豊富な機能を備えたサービスもあるので、導入の際は必要としている機能が搭載されているかを細かく確認してみるのが良いでしょう。
 

セキュリティ管理が必要

オンライン上でデータを保管し、複数人と情報共有が可能など、オンラインストレージサービスの特性上、情報漏えいや第三者による攻撃などのセキュリティリスクは高まります。サービスのセキュリティ機能や対策を確認し、個人情報や機密情報を含むデータはオンラインストレージでは保存しないなどのルールを策定する方が良いでしょう。
 
 
関連記事: ファイルストレージ10選!管理方法を変えて業務効率化を目指そう!


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オンラインストレージサービスを選ぶ際のポイント

ここからは無料オンラインストレージサービスを選ぶ際に押さえておきたいポイントを紹介していきます。
サービスによって機能や特徴が異なるものがほとんどなので、ここで紹介するポイントを踏まえて自分にあったものを選んでみてはいかがでしょうか。
 

無料で使用可能な容量

無料版オンラインストレージのなかには、ある程度の容量までは無料で使えて、さらに保存できる容量を増やしたい場合は料金が発生するものが存在します。そのため、あらかじめ各オンラインストレージサービスが無料で提供している保存可能容量を把握し、「データ保存容量を使い切ってしまった」といったことが起こらないようにしておきましょう。
 

有料版の有無

多くの無料版オンラインストレージサービスは、必要であればそのまま有料版へ移行することができます。しかし、中には有料版のサービスを提供していないものも存在します。最初は「無料版で十分」と思っていても、もしかしたら容量の追加や機能の追加をしたくなることがあるかもしれません。その場合に備えて、機能や容量を追加することができる余地が残されているのかどうかはあらかじめ把握しておきましょう。
 

保存期間

数あるオンラインストレージサービスの中には、ファイルを保存することができる期間に制限があるものが存在します。
大切なファイルが知らない間に消えてしまっていたということが起こらないように、前もってファイルを保存できる期間を確認しておくべきでしょう。
 

マルチデバイス・マルチプラットフォーム対応

個人でも、PCはWindows、スマートフォンはiPhoneなど、異なるOSの端末を持っていることは珍しくありません。OSや端末が制限されないサービスを選びましょう。自分のみならず家族や友人とデータをやり取りする時にも便利です。
 
 
関連記事: もう容量は気にしない!容量無制限のオンラインストレージまとめ


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おすすめの無料オンラインストレージまとめ

以上の点を踏まえて無料で使用できるオンラインストレージサービスをご紹介していきます。
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

MEGA

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MEGAは日本ではあまり認知度が高くないサービスですが、世界的に見ると非常にユーザー数の多いサービスとなっています。
 

<MEGAのポイント>

  1. 大容量が確保されている
    機能面も充実しており、無料版でも最大50GBの大容量が確保されている点はおすすめできるポイントでしょう。
  2. 業務効率の向上が可能
    必要に応じてブラウザの拡張機能をインストールできるため、使い方次第では業務効率の向上が可能になります。

<MEGAを使う上で気を付けておきたい点>

    1. 自動でデータが消去されてしまう可能性も
      一方、デメリットとして、3ヶ月間利用しないとアカウントが消され、自動的にデータも消去されるという点があり、注意が必要です。

<MEGAの料金>

MEGAには下記の5つの料金プランがあります。
無料プランの場合、15GBまで利用できます。
プロ・ライトの場合、4.99ユーロ/月 (605円)。400GBまで利用可能。
プロ1の場合、9.99ユーロ/月 (1,211円)で2TBまで利用可能。
プロ2の場合、19.99ユーロ/月 (2,424円)で8TBまで利用可能。
プロ3の場合、29.99ユーロ/月 (3,637円)で16TBまで利用可能。
(1ユーロ121.3円で換算)
 


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Google Drive

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Google DriveはGoogleアカウント1つで誰でも利用できる利便性の高いサービスです。
GmailやGoogleドキュメントなど、Googleのサービスと連携しており、AndroidスマートフォンやChromeブラウザと相性がいいこともポイントです。
もちろん、iOSからも使えます。Androidスマートフォンのユーザーなら、無意識に使っているのではないでしょうか。
また、マルチプラットフォーム、マルチデバイス対応で、専用アプリもあるのでスムーズに使えます。

<Google Driveのポイント>

  1. Googleアカウント1つで誰でもどこでも利用できる
    Google Driveは、Google アカウントに紐づけされているので、同じGoogle アカウントで接続すれば、異なるスマホやタブレット、パソコンなどからすぐにアクセスできます。
  2. セキュリティが高い
    ファイルは共有しない限り非公開の設定なので、他の人に見られる恐れはありません。もしPC・スマホ・タブレットを紛失、破損した場合、ログインCookieリセット、または、モバイル端末のデータ消去などを使うことで情報漏洩対策になります。

<Google Driveを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 自動同期が不安定になることがある
    Google Driveの自動同期は便利ですが、不安定になってうまく動作していないことがあります。
    保存したつもりで保存できていなかったという事態になりかねないため、定期的にチェックしてください。また、同期の設定に専用ソフトが必要なのも不便な点の1つです。
  2. 削除設定に注意が必要
    ローカルとクラウドを自動同期している場合、ローカルからファイルを削除するとGoogle Driveからも削除されます。ローカルからのみ削除したい場合や、Google Driveからのみ削除したい場合には注意が必要です。削除関連の設定を変更するか、別途バックアップを取るかして対策しましょう。

<Google Driveの料金>

Google Drive基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で使用できるサービスです。
無料の Google ドライブを利用する場合、保存容量に15GBの制限があります。それ以上の容量を利用したい場合は有償版のGoogle One、もしくは Google Workspace を選択することができます。
ただ、 Google Workspaceはビジネス向けのグループウェアのため、単純に Google ドライブが利用したいだけであれば、機能としては過剰かもしれません。その場合は、Google Oneの機能で十分だと考えられます。
 


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box

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boxは、もとは法人向けのクラウドストレージサービスなので、セキュリティの高さには定評があります。
国内でも大手企業が導入しており、外部サービスとも多数連携し、さまざまなファイル形式に対応しています。
操作も簡単で、個人でも使いやすいことがメリットとして挙げられます。

<boxのポイント>

  1. 世界中の企業から支持されるサービス
    初めて使う方でも特別なトレーニング無しですぐに、いつでもどこでもファイルの共有や編集が容易なユーザビリティが支持されています。また、セキュリティ面、コラボレーションが便利な点でも、多くの企業から信頼を得ています。
  2. Box Driveで楽々操作、Box Syncでオフライン編集も可能
    Boxは、クラウドストレージなので基本はオンラインで利用するものですが、インターネットにつながっていないオフラインでも「Box Sync」という専用のツールを使うことにより作業が可能になります。Box SyncはBoxの専用アプリケーションで、パソコン本体のドライブにアプリをインストールすることで利用が可能となります。

<boxを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 法人利用は5ライセンスから
    つまり、金額に直すと、月々9,000円かかる計算になります。継続的にかかる費用になるため、注意が必要です。
  2. 英語サポートのみの対応
    代理店を介さずに導入すると、残念ながら英語サポートのみとなります。英語が苦手な方は、代理店から購入する必要があります。

<boxの料金>

boxは大きく分けて3つのプランが存在します。
最もスタンダードなBusinessプランは月額1,800円〜
社外ユーザーも含めて、基本機能が利用可能になるBusinessPlusプランは月額3,000円〜
セキュリティ管理のカスタマイズ・システム連携を行いたい場合や、動画ストリーミングを活用したい場合に役立つEnterpriseプランは月額4,200円〜となっています。
 


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OneDrive

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Windows 10やMicrosoft Office 365のユーザーなら、Microsoftアカウントですぐに利用することが可能です。
無料プランでは5GBまでですが、Microsoft Office 365ユーザーなら最大1TBまで利用可能です。
マイクロソフトが提供しているサービスなのでWindows 10やMicrosoft Officeとの連携が便利です。もちろん、iPhoneやAndroidからも利用可能です。

<OneDriveのポイント>

  1. シンプルで使いやすい操作画面
    操作画面はシンプルで、Microsoftアカウントでログインすれば、エクスプローラーにある「OneDrive」のフォルダにアクセスできます。ファイル保存は、「OneDrive」のフォルダにファイルをドロップするだけといたってシンプル。新たに操作を覚えることなく、他のフォルダへの操作と変わりなく利用できるところは非常に使いやすいと評判です。
  2. たくさんのMicrosoftアプリケーションが利用可能
    「OneDrive」の大きな特徴は、Officeアプリと統合されていることです。Word、ExcelをはじめPowerPointなどのOfficeアプリで作成した文書は、保存時に「OneDrive」のフォルダを指定するだけで直接保存することができます。特に、Windows10にはあらかじめ「OneDrive」がインストールされているので、設定するだけでデータを簡単にアップロードできます。Officeアプリユーザーにとっては非常に嬉しいサービスです。

<OneDriveを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 同期エラーが頻繁に起こる
    容量が大きいデータを扱う際に頻繁に同期エラーが起きてしまう現象があるようです。

<OneDriveの料金>

OneDriveには使用可能容量によって3つの料金プランが存在します。
5GBまで使えるプランは無料、50GBまで使用可能なプランが月額249円。さらに1TBまで使える大容量プラン「Office 365 solo」は月額1,274円もしくは、年額12,744円で利用が可能です。
 


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firestorage

 
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アカウント登録なしでファイル共有サービスとして、また、アカウントを無料登録することで2GBのクラウドストレージとして利用できます。
ファイルグループやメールグループなどファイルの共有に便利な機能や、firetoolsやphotostorageなどの細かな機能拡張アプリも利用できる点は大きなメリットでしょう。

<firestorageのポイント>

  1. 無料で容量無制限のストレージが利用可能
    1ファイルあたりの制限はありますが、未登録・無料会員でも総量は無制限なので気にすることなく使えます。firestorageは未登録でも利用可能ですが、無料会員登録すると1か月間ファイルの保存ができるうえに、その1か月もログインさえすればファイルが消えることがないのでおすすめです。また、ストレージ保存したファイルの送信・共有もURLを発行してくれるので簡単に行うことができます。設定を変更することで公開停止することもできるので安心して利用可能です。
  2. QRコードで簡単にファイルを共有できる
    外部の人とデータを共有する際、URLなどをメールやメッセージなどで送るか、同じブラウザ内でドライブを共有する方法などが主流です。しかし、この従来のやり方では相手のメールアドレスを事前に知っておく必要があるなど、不便な点がありました。firestorageではファイルの共有方法の一つとして、データのアップロード完了後にQRコードを発行し、画像として保存することができます。連絡先を知らなくても、対面でQRコードを読み取ることで、簡単にファイルを共有できます。

<firestorageの料金>

プランには大きく分けて、会員プランと法人プランの2つがあります。今回は個人利用向けの会員プランを説明していきます。
非会員、無料会員であれば、料金は無料で1ファイルあたりの容量の大きさは2GiBまでとなります。
またライト会員は月額1,037円で1ファイルあたり5GiBまで、正会員となると月額2,085円で1ファイルあたり10GiBまで利用可能となります。
 


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関連記事: 【令和最新版】最強のオンラインストレージ比較!厳選5選をご紹介
 

まとめ

これまで、個人のクラウドストレージ利用はスマートフォンのバックアップなど、プライベートな利用が主な用途となっていましたが、PCのバックアップやファイル共有など、他の用途も増えてきています。
それぞれ、無料で使用できる容量も異なりますので、作業用、共有用などシーン別に使いわけると、より便利に使いこなすことができると思います。
どのサービスも難しい操作などなく、簡単かつ無料で使用してみることができるので、使いやすいサービスがどれなのかを選定してみてはいかがでしょうか。
 
また、さらに保存容量を増やしたい、保存期間を長くしたいといった場合は有料版のオンラインストレージに移行してみるのも良いかもしれません。
しかし自分の職場に最適なサービスを選ばず、活用されずに終わってしまっては本末転倒です。
 
「Stock」は非IT向けの方にも使えるように設計された情報共有ツールです。興味のある方はぜひ一度導入を検討してみてください。
 
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