ひとりあたりの仕事量が偏っていると、社員の業務過多に繋がります。仕事が山積みとなり残業が続けば、社員にストレスがかかることで心身の健康へ大きな影響を及ぼすリスクが高まるのです。
しかし、業務過多を防ぐ具体的な対処法が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務過多が起こる原因・リスクと解消方法を中心にご紹介します。
- 業務過多の原因を把握し、原因ごとに適切な対策を講じたい
- 早急に問題を解決し、業務過多の抱えるリスクを回避したい
- 業務過多により退職する社員を減らし、優秀な人材の流出を防ぎたい
という方は本記事を参考にすると、業務過多が起こる原因とともに解消方法も分かります。
目次
業務過多の原因とは
業務過多が起こる原因は主に3つあります。以下の原因を踏まえて、業務過多を解消する対策を実行しましょう。
人手が不足している
まずは、人手の不足が業務過多の原因です。
業務量に対して、社員の人数が不十分であれば業務過多に陥ります。とくに、業務に対して責任感が強いメンバーは業務を抱え込みやすいので、キャパオーバーを引き起こす可能性が高いのです。
そのため、業務が進められる適切な人数を定めて、人材の採用活動を実施しましょう。
業務の分配が偏っている
業務過多の原因として業務の分配の偏りも挙げられます。
管理者が業務の進捗状況を見て、社員ひとりに対して適切な仕事量を割り振らなければ業務過多に陥ります。多すぎる仕事量は社員の集中力を低下させるので、結果として業務品質を落としかねないのです。
とくに、仕事が早いメンバーはほかのメンバーから仕事を振られて業務量が増えがちなので、管理者側が心身の健康に配慮しつつ監督する必要があります。また、業務過多になりそうなメンバーをフォローし合えるように、日ごろからチーム内で声を掛け合うように社内教育をしましょう。
業務の進め方が適切ではない
業務の進め方が適切ではないと業務過多は起こります。
効率的に業務が進められていないと、作業に時間がかかるので対応できる仕事量が限られてしまいます。仕事を進めるスピードが遅い場合、作業工程に無駄が発生している可能性があるので業務フローを見直すようにしましょう。
業務フローは定期的に見直し、常に最適な方法で業務を進めることが重要です。
業務過多が抱えるリスク
ここでは、業務過多が抱える主なリスクを3つ紹介します。以下のリスクを抱える業務過多を早急に解決しましょう。
集中力が低くなる
ひとつ目は集中力の低下です。
人の集中力には限界があるため、業務過多になると、業務の質は低下します。仕事量が多く、マルチタスクになっている状態では、ひとつの作業に没頭できません。
とくに、複数の仕事を平行すると作業を次々に切り替える必要があるので「対応途中で作業を忘れる」「情報の入力・転記・送信ミスが発生する」恐れもあります。したがって、管理者層はメンバーが集中して取り組める業務量に調整しましょう。
退職者が増える
ふたつ目のリスクは退職者の増加です。
業務過多により残業・長時間労働が恒常化して、ワークライフバランスが悪くなれば、社員は退職を検討するようになります。また、退職者が出たことで在籍する社員の負担が増えれば、業務過多となる悪循環が生まれてしまいます。
そのため、社員が処理できる業務量か、管理者側が日ごろから声を掛ける必要があるのです。
業務上のトラブルが発生する
業務上のトラブルの発生も業務過多が抱えるリスクです。
仕事量が多すぎると、心身ともに疲労が溜まりミスが増えます。さらに、タスク管理も煩雑になりタスクの抜け漏れが起きやすくなるのです。
取引先とのやり取りで対応漏れが発生すれば重大なトラブルになりかねません。トラブルが発生する前に業務過多は解消しましょう。
業務過多の解消方法
ここからは、業務過多の解消方法を解説します。以下ふたつの方法を実施して、業務過多の抱えるリスクを避けましょう。
チーム内で業務量を相談する場をつくる
まずは、チーム内で業務量を相談する場を作りましょう。
部下は立場上、自ら業務過多を言い出しづらい傾向にあります。そこで、定例ミーティングや朝礼などで「業務量を相談する場」を設ければ、状況を確認しやすくなるのです。
ただし、進捗を確かめるときには叱責するような言い回しは避けて、部下が業務量を正しく申告しやすい雰囲気をつくることが重要です。
業務の進捗状況を記録・共有する
業務過多の解消のためには、進捗状況の記録・共有が欠かせません。
進捗状況を記録・共有していれば、業務の分配における問題点が明確になるので現状を改善しやすくなります。しかし、紙に書き込むアナログな方法では、チームメンバーが複数いた場合に同時に閲覧ができず、共有に時間がかかるので非効率です。
そこで、進捗を目に見える形で記録すれば、非対面でも状況を確認できます。たとえば、「Stock」のような情報共有に役立つITツールを使って、業務の進捗状況をスムーズに共有しましょう。
業務過多の解消に役立つITツール
以下では、業務過多の解消に役立つITツールを解説します。
社員数を増やしひとりあたりの業務量を分散するには、採用活動が必要なため解消までに時間がかかります。そこで、まずは進捗状況の記録・共有、タスク管理を適切に進めれば、仕事の偏りに気が付けるので業務過多の解決に近づけるのです。
業務の記録にはITツールの利用が役立ちますが、複雑な機能のツールは利用の際に高いITリテラシーが必要となるので、使いこなせない社員が出てしまいます。
したがって、「誰でも操作できる、仕事を円滑に進めるうえで必要な機能を過不足なく備えたツール」が求められるのです。結論、非IT企業の65歳以上の社員でも即日使える情報共有・管理ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を確実に蓄積できるので、業務の進捗状況の把握が簡単になり、管理がしやすくなります。また、ノートに紐付く「メッセージ」を使えば、チャットツールのように話題が錯綜することなく、進捗状況の共有や相談が可能です。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務過多の原因・リスクと解消方法まとめ
これまで、業務過多の原因・リスクと解消方法を解説しました。
業務過多は「集中力の低下・退職者の増加・業務上のトラブルの発生」などのリスクを伴います。そして、業務過多の解消のためには、業務の進捗状況の記録・共有が重要です。
円滑な進捗状況の記録・共有のための環境づくりに、ITツールは必要です。しかし、多機能なITツールを導入しても、社員によっては使いこなせず、業務の進捗状況の共有は滞ってしまいます。
したがって、Stockのようにシンプルでありながらも、情報共有、タスク管理に役立つITツールを導入するべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、業務過多の解消につなげましょう。
関連記事： 【すぐわかる】業務プロセスを最適化する方法とは？
関連記事： 【必見】若手社員を早期戦力化するポイントとは？
