多くの企業で取り組まれている「業務効率化」ですが、みなさんはどのようなことを行っていますか？
「ITツールの導入」や、「不要な業務の見直し」が考えられますが、結局何をすればいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、
■業務効率化の目的とメリット
■業務効率化する方法とアイデア25個
を解説したいと思います。
この記事を読むことで、業務効率化についてマスターすることができます。
「業務効率化したいけど方法が分からない」「業務効率化のアイデアを知りたい」という方はぜひ参考にしてみてください！
目次
業務効率化について
業務効率化とは？
「業務効率化」とは、文字通り、「業務（作業やタスク）」を効率化することです。
「生産性向上」のための手段の1つで、具体的には、業務の中の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、業務を効率的に行うことを指します。
業務効率化を図ることで時間・ヒト・お金のコストを削減することができ、業務のスピードが上がり業績を向上させることが期待できます。
業務効率化の背景
業務効率化を行う背景には、「生産性向上」以外にも、日本の少子高齢化による労働力減少があります。
現在日本では、少子高齢化が急激なペースで進行しており、これからどんどん労働者不足の問題が深刻化すると考えられています。
労働者を確保するために、政府は「働き方改革」を行うなどの方法で対処していますが、既存の労働力だけでは、問題を根本的に解決することができません。
そこで、業務効率化を行い生産性を向上させることで、労働時間を増やさずとも業務を回していくことを可能とするのです。
新型コロナウイルスが猛威をふるい、テレワークが推進されていることもあり、今まで以上に業務効率化の必要性が高まっています。
どのような業務が効率化するのに向いているのか？
では、どのような業務が効率化するのに向いているのでしょうか？
企業には、経理・営業・事務の仕事など、様々な業務があると思います。
様々な業務の中でも以下のポイントが含まれている業務が効率化しやすいと言われています。
＜繰り返し行う業務＞
いわゆる、「ルーチンワーク」と呼ばれる業務です。
「日誌の提出」や、「顧客からの問い合わせ対応」のほか、「定期」とつく業務などが考えられます。
日々、繰り返される業務は、効率化することで時間短縮につなげることができます。
＜工程がシンプルで標準化しやすい業務＞
毎回同じ動作で行っている業務や、誰が行っても同じ結果を得られそうな業務は、効率化するのに向いています。
例えば、フォームへ記入する業務や、書類の提出・配布、その他、ルールが明確に決まっている業務などが考えられます。
また、標準化することで、業務の属人化を防ぐことができるというメリットもあります。
業務効率化するメリット
業務効率化をすることによって、様々なメリットを得ることができます。
ここでは、代表的な3つのメリットをご紹介したいと思います。
コストを削減して収益を増やす
業務効率化によって得ることができる最も大きなメリットの1つが、「コストを削減し、収益を拡大する」ことです。
効率化によって、社員の残業や休日出勤を減らすことができます。すると、人件費や光熱費の削減や、その他不要な経費の削減が可能になります。
業務にかかっていたコストを減らす一方で、効率的に仕事ができるようになるので、事業における収益の拡大が期待できるようになります。
社員の負担を減らす
残業や休日出勤を減らすことで、社員の負担を軽減することができます。
社員の負担を減らすと、社員の「モチベーション向上」や「満足度アップ」につなげることができ、会社に対する信頼感を高めることが可能となります。
また、業務効率化を行い、効率化によって得ることができた利益を社員に還元することで、人材の流出も防ぐことができるメリットがあります。
スピーディーな仕事が可能に
業務効率化をするためには、業務を見直して、業務プロセスの変更やITツールの導入などを行う必要があります。
効率化をすることで、以前は時間がかかっていた仕事でも、スピーディーに仕事を終えることが可能となるので、業務時間を短縮させることができます。
短縮された時間を他の業務に回すことができるようになるので、業務の生産性を高めることにつながります。
業務効率化の進め方
業務効率化をするためには、どのようなプロセスで行えばいいのでしょうか?
以下で、必要な手順を4つに分けて解説したいと思います。
①効率化の準備（業務の可視化）
まず、効率化する準備のために、業務の「現状把握」を行います。
業務がどのように行われているのか分かりやすくするために、業務フローを作って可視化することがおすすめです。
業務フローを作り、業務に関して客観的に分析できる状態になったら、以下のポイントについて検討しましょう。
- 対象業務の分析（数値化してムダ・ムラを探す）
- 作業ごとにかかる時間
- 作業遂行の状況
- 問題点の洗い出し
②業務効率化の方法を選択
①で業務の可視化が終わったら、業務効率化のために、「どの問題」を「どのようなツールで」、「どのような方法で」解決するのか検討していきます。
業務の中で、どのプロセスに問題点が多いのかを探し出し、どの作業が効率化できそうか考えます。
特に、作業する人によって時間や品質にばらつきがある業務や、やり直しが多く発生する業務を効率化するといいでしょう。
次に、効率化する業務が決まったら、「どのように効率化を行うか」を考えます。
「ツールを利用する」、「業務を分割する」などの手法を検討します。
何個かアイデアを出して、最適の方法を選ぶようにしましょう。
業務効率化のアイデアは後ほど解説するので、参考にしてみてください。
③業務効率化の実施
②が決まったら、業務効率化を実施します。
事前に、目標や実施計画（期日や手法など）を決め、計画に沿った形で実行しましょう。
④検証と改善
③で業務効率化を実施したら、「業務がきちんと効率化できているのか検証する」ことと、「実施中に出てきた問題点などの改善」をします。
事前に立てた目標はどれくらい達成できているのか、業務は実際に改善されたのかをチェックしましょう。
また、チェックが終わると、次に改善すべきポイントが出てくるはずです。
新しく出てきた改善ポイントについても同様に、課題の解決を図りましょう。
関連記事： チームの生産性向上を実現できるオススメツール8選
業務効率化のアイデア17選
業務効率化には、様々な方法があります。
まず、会社で検討すべき効率化のアイデアを紹介したいと思います。
作業を自動化する
手動で行わなくてもいい作業は自動化してしまいましょう。
自動化することにより、作業時間の短縮やミスを防ぐことができます。
例えば、エクセルで集計をとっている業務などは、プログラムやマクロを組み込みことで自動化することができます。
自動化することによる計算ミスも防ぐことができるため、効果は大きいと言えます。
無駄な業務をなくす
本当に必須ではない業務は無くし、廃止することも効果的です。
普段の業務を見直すと、「実はこの作業いらないのではないか」といったことが必ずあります。
思い切って無駄な業務をなくすることで、空いた時間を他の業務に充てることができるようになります。
しかし、独断で業務をなくしてしまうと、「実は必要な業務だった」ということも発生しかねないので、チームで話し合って確認してから業務を解消するようにしましょう。
業務をまとめる
複数人で同じ作業をしていたケースや、作業が重なっているケースがあれば、1つの作業に統一することも効率化につなげることができます。
担当者が多くいると、情報共有の遅れなどで作業効率が下がってしまうことがあります。
そのため、業務をまとめることで無駄を省き、効率化が期待できます。
業務を分業化する
多すぎる作業を1人が担当している場合は、作業を分業化することで効率化することができます。
作業を分けることで、それぞれが自分の作業に集中することができ、生産性を高めることができます。
業務の担当を変える
業務の担当を変えることも1つの手です。
それぞれの社員の得意分野と苦手分野を把握し、社員の得意分野を割り振ることで業務効率化につなげることができます。
「適材適所」となるように社員を配置しましょう。
業務マニュアルを作る
業務の手順やチェックリストが記載されたマニュアルを作ることで、作業品質の均一化を図り、作業時間を短縮することができます。
基本的に業務マニュアルは、その業務の初心者が読むこととなります。
読むだけでも業務について理解できるよう、図や表などを活用し分かりやすく書くことが重要です。
テンプレートを作る
毎回同じ形式の文書などを作成している場合は、テンプレートを作り、作業時間の短縮を狙いましょう。
テンプレートを作っておくことで、1から作る手間を省き、毎回同じ項目を入力できるようになります。
業務のフローチャートを作る
業務のフローチャートを作っておくことで、「全体の流れを把握できる」といったメリットがあります。
全体の流れを把握することは、自分の作業がどの位置にあるのか分かるため、流れを意識しながら作業できるようになります。
フローチャートを見直す
作成したフローチャートを見直すことで、「無駄な作業はないか」日々確認できるようになります。
もし、気づいた点があれば、先輩や上司に報告し、改善を行っていくようにしましょう。
ナレッジを共有する
会社や部署で蓄積されたナレッジを共有できる体制にすることで、それぞれの社員がナレッジにアクセスでき、業務効率化が期待できます。
ナレッジとは「業務に役立つ様々な知識」を指し、ナレッジを共有することで、業務の属人化を防ぎ、スキルを標準化することができます。
今までナレッジを蓄積していなかった場合には、ナレッジを文書として残すようにし、情報共有を図りましょう。
業務の優先順位を決める
それぞれの業務の優先順位を明確化することで、優先順位の高い作業に対して多くのリソースを当てることができるようになります。
また、優先順位が明確になったことで、無くしてもいい作業を見つけることが可能となります。
アウトソーシングする
アウトソーシングとは、業務に必要な人やサービスを契約によって、外部から調達することを指します。
アウトソーシングすることで、人件費を削減することや、専門スキルを持った有能な人材に業務を任せることが可能となるので、業務効率化が期待できます。
会議の時間を短くする
会議に時間は可能な限り短くしましょう。
「会議の前に資料の読み込みをする」、「参加人数を少なくする」といったことで時間を短縮することができます。
時間を短縮することで、残業の減少により人件費も削減することができるので、一石二鳥で業務効率化ができます。
ペーパーレス化を進める
文書を電子化し、ペーパーレス化することで、印刷の手間やコストを削減することができます。
ペーパーレス化することで、資料の紛失といった問題もなくすことができるため、効率化以外にも様々なメリットがあります。
テレワークを推進する
テレワークとは、会社（オフィス）以外の場所で仕事をする勤務形態のことです。
テレワークを推進することで、通勤時間やオフィスコストの削減、人材の有効活用ができます。
オフィス外で仕事をすることで、社員も、自分が働きやすいように細かい調整ができるため、人気の働き方です。
データベースを活用する
企業には顧客情報など様々なデータが集まってきます。
全社で一貫してデータベースを作り、管理・活用することで、「データを探す手間が省ける」、「顧客の満足度向上」といった業務効率化が期待できます。
ITツールを導入する
最近は、様々なITツールが登場しています。
効率化させたい業務にあったツールを導入することで、問題点を解決できるようになるため、業務効率化を図ることができます。
ITツールに関しては後ほど、「業務効率化に使えるツール」で紹介したいと思います。
自分でできる業務効率化の7つのアイデア
次に、自分でできる業務効率化の方法を紹介したいと思います。
すぐに使える小さいポイントなので、ぜひ活用してみてください。
時間を決めて業務を行う
何か業務を行う際には、目標時間を決めて行うようにしましょう。
「タイマー」を使いながら業務を行うことがおすすめです。
タイマーを使うことで、作業時間の配分を考えながら仕事ができるようになり、時間を意識しながら仕事ができるようになるため、生産性を高めることができます。
休憩を取る
効率よく業務を行うためには、休憩することも忘れてはいけません。
集中力を維持しながら業務を行うためにも、休憩の間は脳を休め、リフレッシュさせましょう。
適宜に休憩をとることで、高いパフォーマンスを維持することが可能になります。
作業しやすいスペースを作る
作業しやすいように、デスク周りや、デスクトップ、メールなどの整理整頓をしましょう。
身の回りが散らかっていると、必要な物や情報を探すのに時間がかかってしまい、業務に影響が出てしまいます。
整理整頓を心がけることで、スムーズに業務ができるようになり、効率がよくなります。
苦手な業務から行う
苦手な業務があるとダラダラと仕事をしてしまい、効率が悪いです。
なるべく早く苦手な業務を片付けることで、すっきりした状態で残りの業務に取り組むことができるようになります。
ミスを減らし作業のスピードアップを目指す
ミスをしてしまうと、ミスのリカバリーに時間がかかってしまい、業務に当てる時間が少なくなってしまいます。
ミスをしないように二重でチェックをしたり、上司に確認してもらったりして、ミスを減らす努力をし、作業のスピードアップを図りましょう。
メールの確認は最小限に
メールやチャットを頻繁に確認していると集中力が途切れ、生産性が悪くなってしまいます。
集中力が必要とされる業務は、メールやチャットの確認は最小限にして、業務を優先することで、質の高いアウトプットを得ることができます。
ショートカット機能を活用する
「ショートカットキー」とは、パソコンの操作をキーボードで行うことができる機能のことです。
ショートカットキーを覚えるだけで、パソコン作業をスピードアップさせることができ、業務効率化に活用することができます。
複数の業務効率化のアイデアを組み合わせる
上記の業務効率化のアイデアを単体で導入することも有効ですが、何個かを組み合わせて導入すると、より大きい効果を得ることができます。
組み合わせることで、相乗効果も期待できます。
業務効率化の際には、1つだけを実践するのではなく、複数のアイデアを組み合わせて取り入れるようにしましょう。
業務効率化に使えるツール
情報共有ツール
「情報共有ツール」とは、社内のナレッジやノウハウなどを蓄積・共有できるサービスです。
社員のスムーズな情報のやり取りが可能になり、情報にすぐにアクセスできるようになるため、業務についての知識を深めることができます。
情報共有ツールを導入することで、スムーズな情報共有を可能にし業務効率化をサポートします。
ビジネスチャット
「ビジネスチャット」とは、ビジネス用のチャットツールのことを指します。
言い換えると、ビジネス用のLINEとも言えます。
ビジネスチャットには、メールでは必要なルールや煩わしさがありません。
気軽にメッセージを送ることができ、社内コミュニケーションのスピードを高めることができます。
グループウェア
「グループウェア」とは、インターネットを利用し、情報共有や作業効率を向上させることを目的として作られたツールのことを指します。
スケジュール管理やメール機能、ファイル共有機能など、複数の機能を1つのシステムの中で使うことができます。
グループウェアを導入することによって、社内の様々な業務を効率化させることが可能です。
営業支援ツール（SFA・CRM・MA）
「営業支援ツール」とは、営業活動に関する情報の管理や分析を目的として開発されたツールのことを指します。
営業支援ツールを導入することで、様々なデータの管理やデータを分析してレポートとして見ることが可能になるので、営業担当社員の負担を大きく減らすことができます。
オンラインストレージ
「オンラインストレージ」とは、インターネット上にデータを保存できるサービスのことを指します。
インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでもデータにアクセスすることができるため、テレワークやペーパーレス化に活用することができます。
また、サーバー管理の必要がなくなるため、コスト削減も期待できます。
メモツール
「メモツール」とは、その言葉の通り、メモをとることができるサービスのことです。
メモツールを共有することで、素早く情報共有ができたり、ノウハウを伝達できるなど、様々なメリットがあります。
見えるところにやるべきことを表示させたりと、ミスを防ぐ効果があります。
マニュアル作成ツール
「マニュアル作成ツール」とは、必要事項を記入するだけで分かりやすいマニュアルを作成し、編集、閲覧ができるサービスです。
マニュアルを1から作るには、手間と時間がかかりますが、マニュアル作成ツールを導入することでマニュアル作成者の負担を軽減させることができます。
また、マニュアル作成に特化しているため、分かりやすいマニュアルを作ることができ、マニュアルの読み手も満足度が高いです。
プロジェクト・タスク管理ツール
「プロジェクト・タスク管理ツール」とは、プロジェクトやタスクのスケジュールや工数を管理するためのサービスで、効率的にプロジェクト・タスク管理ができるようになります。
手動では手間がかかる、「作業の可視化」、「進捗状況の管理」などが可能になるため、プロジェクトを成功に近づけてくれます。
ワークフローシステム
「ワークフローシステム」とは、申請や承認手続きをシステム上でできるようにするサービスです。
手間のかかる、経費生産や稟議書の申請などの社内手続きを電子化することで、申請書の記入時間短縮・承認の進捗確認がしやすくなる等のメリットがあります。
RPA
「RPA」とは、”Robotic Process Automation”の略で、パソコンなどで行われる作業を自動化できるソフトウェアロボットのことを指します。
一部業務をロボットに代行させることで、判断を伴わない簡単な作業であれば、人間に比べて正確に作業ができ、圧倒的なスピードで業務を終わらせることができます。
中には、パソコンにインストールして使えるRPAもあるので想像より簡単に、導入することができます。
リマインダー機能
「リマインダー機能」とは、ある予定に対し設定した日時に通知をしてくれる機能です。
メモ機能やスケジュール機能、プロジェクト・タスク管理ツールにはリマインダー機能が備わっていることが多いです。
忘れてはいけない作業や、期日が近い作業に対してリマインダーをセットすることで抜け漏れを防ぐことができます。
スクリーンショット機能
「スクリーンショット機能」とは、パソコンやスマホの画面を画像化してくれる機能です。
いちいちメモをとっていては時間がかかってしまうので、スクリーンショット機能を活用して情報をわかりやすく伝えるようにしましょう。
業務効率化する際の注意点
業務効率化が全て正しいのかと言われれば、時には策を誤ってしまうこともあります。
そこで、以下では業務効率化の際に注意したいポイントを解説したいと思います。
以下のポイントに気をつけて業務効率化に取り組んでみてください。
必要な業務を削っていないか
一見必要なさそうに見える業務でも、分野によって実は必要な業務であったということも少なくありません。
業務フローを作り、要らない業務だろうだと判断しても、実際の作業レベルで考えて「本当に不必要なのか」を考える必要があります。
必要かどうか分からないという場合には現場の社員の声を参考にすることで判断することができます。
逆にコストや手間が増えていないか
業務効率化を実施したために、「逆にコストが増えてしまった」「作業の手間が増えてしまった」と言うこともあります。
かえってコスト・手間が増えてしまっては業務効率化の意味がありません。
この場合には、「以前の方法に戻す」ことや、「新しい業務効率化の方法を検討する」など、改善を図る必要があります。
顧客満足度が低下していないか
紹介した業務効率化のアイデアとして、アウトソーシングやITツールの導入など、今までは自社で行っていたものを他人が行う方法がありました。
他の人・モノの手を借りて業務を行うことは便利ですが、そのプロセスでミスなどが発生し、顧客からのクレームが発生する可能性もあります。
ミスやクレームは顧客満足度を低下させる原因の1つとなり、対応に時間がかかるため、業務効率化の意味がなくなってしまいます。
業務効率化を優先したために、顧客のことを蔑ろにすることにならないようにしましょう。
検証が行われていない
せっかく業務効率化をしても、その後の検証が行われていないと意味がありません。
業務効率化をしただけだと、効率化の中で良かった点や、改善ポイントに気づくことができません。
次の業務効率化に生かすためにも、必ず検証を行い、振り返るようにしましょう。
ミスはきちんと報告する
仕事をする上で、ミスは必ず起きてしまうものです。
ミスが発生した際に、迷惑をかけたくない・恥ずかしいという思いから上司に報告するのを躊躇ってしまう気持ちも分かります。
しかし、ミスを報告しないとかえって大きい損害が出てしまうこともあります。
そのため、ミスが発生した際は、正直に上司に報告しましょう。
ミスを共有することで、同じミスを防ぎ、次のフィードバックに生かすことができます。
業務効率化するのにおすすめのツール
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
業務効率化のためのアイデアと、使えるツールについて解説させていただきました。
様々なアイデアとツールを紹介させていただいたので、是非この記事を参考に業務効率化を図ってみてください！
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