【徹底解説】Boxとは？便利な使い方やデメリットも紹介！

あらゆるファイル管理にクラウドストレージを使えば、PCやサーバーの容量を圧迫せずにファイル保管ができます。なかでも、代表的なクラウドストレージのひとつがアメリカ発の「Box（ボックス）」です。

 

Boxは世界的に使われている知名度の高いツールです。一方で、「Boxを自社に導入したいが、使い方が分からない」「使ったことがないので安全性に不安がある」と悩む方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、Boxの使い方や料金、評判を網羅的にご紹介します。

 

という方はこの記事を参考にすると、Boxの概要が詳しく分かり、ファイル管理の負担を解消できるようになります。

以下では、「Box」の機能や他のクラウドストレージとの違いを解説します。現時点でBoxの導入を検討している方は必見です。

 

引用：Boxの公式サイト

 

Boxとは、世界でトップレベルのシェアを誇る「クラウドストレージサービス」です。クラウドストレージとはさまざまな形式のファイルを、インターネットを介して管理できるサービスを指します。

 

そして、数あるクラウドストレージサービスのなかで、Boxの特徴は「セキュリティの高さ」です。Boxはもともとビジネス向けに開発されており、「ログ管理」や「7段階の細かい管理者権限」があるので安心してビジネス利用できます。

 

また、オプションとして「AIを使った不正アクセス検知」など様々なセキュリティ機能を追加できます。Boxはインターネットを介して情報をやり取りするクラウドストレージサービスのなかでも、安全性が高い設計なのです。

 

・Boxの公式サイトはこちら

・App Storeからダウンロードはこちら

・Google Play ストアからダウンロードはこちら

Boxの代表的な機能は以下の通りです。

 

＜機能＞	＜内容＞	＜対応プラン＞
ファイル管理	フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。	すべてのプラン
Box Drive	ブラウザを経由せずに、デスクトップから直接Boxにアクセスするためのサービスです。オフラインでもファイルを閲覧・編集できます。	すべてのプラン（無料でダウンロード可能）
Box Sign	BoxのWebアプリから、署名依頼を組み込んだファイルを任意のメンバーに送信できる機能です。外部の営業ツールなどとの連携もできます。	すべてのプラン
Box Canvas	複数人が同時にファイルを編集できる、ホワイトボード機能です。チャットや付箋紙、投票の機能を備えています。	すべてのプラン
Box Relay	「ファイルに紐づいたタスクを完了する」などのワークフローを作れる機能です。業務の全体像が分かりやすくなります。	「Business」以上

Boxの代表的な機能には、以上のようなものがあります。Boxを使えば「ファイル共有」だけでなく、ファイルに紐づいた様々な業務を効率化できるのです。

Box AIとは、2023年11月から実装された新しいBoxの機能です。「Enterprise Plus」プランに加入していれば、追加料金なしで利用できます。

 

Box AIは、Boxで管理しているファイルの要約や翻訳を即座におこないます。さらに、「概要の下書き」「議題のテンプレート」「メールによるお知らせ」など、さまざまなコンテンツのアイデアを作成するよう依頼できるのです。

 

このように、Box AIを使えば、膨大な資料の分析・資料や営業メールの作成の手間を省ける点がメリットです。

 

参考：【Box】Box AI コンテンツの価値を最大化

Boxには、大きく分けて以下4つの特徴やメリットがあります。ほかのサービスと比べて、Boxにはどのような利便性があるか知りたい方は必見です。

1つ目の特徴は、高度なセキュリティで情報漏洩を防げることです。

 

Boxでは、「電子透かし埋め込み機能」や「アクセス統計」によって、アクセスしたユーザーが何を実行したかなどの情報を追跡できます。そのため、ユーザーが無許可で再共有することを阻止することにつながるのです。

 

さらに、Boxは「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」も備えており、世界のトップ企業から厚い信頼を得ています。

2つ目の特徴は、ストレージ容量が10GBまでの無料プランが用意されていることです。

 

10GBの目安は、写真では約30,000枚です。無料プランでは、1ファイルあたり250MBのアップロード上限があるものの、ファイルの保存・管理に関する基本機能はすべて利用できます。

 

ただし、無料プランは「個人向けプラン」のため、全社導入前に小規模チームで試す使い方はできないので注意しましょう。

3つ目の特徴は、ストレージ容量が無制限の有料プランが用意されていることです。

 

Boxのビジネス向け有料プランは5種類ありますが、「Business Starter」以外が容量無制限の対象です。そのため、容量の上限に合わせてファイル数を整理する手間がかかりません。

 

ただし、最低でも1人あたり月額2,084円（月払い）のコストがかかります。したがって、すべての機能を使いこなせる部署でなければ、割高になってしまう可能性があるのです。

4つ目の特徴は、Microsoft365やSlackなどのアプリとの連携（API連携）ができることです。

 

Boxと連携することによって、容量やセキュリティー面を気にすることなくファイルを共有できます。そのため、社内情報のストックをBoxで、フロー情報のやり取りを既存のチャットツールでおこなう活用方法が多くの企業で取り入れられています。

 

ただし、オフライン環境下ではアプリ、ツールとの連携はできないので注意しましょう。

Boxは強固なセキュリティや無制限のストレージがありますが、以下のデメリットは無視できません。本格的に導入する前に必ず確認しましょう。

Boxを長期で運用し続けると、次第にフォルダの数が増えて管理が面倒になります。

 

Boxではあらゆるファイルを一か所で管理できます。しかし、乱立したファイルを整理しようとして「フォルダ」を増やすと階層が深くなってしまい、最終的に必要なファイルへアクセスしづらくなるのです。

 

そのため、精度の高い検索機能が備わっているうえ、自社に合った「フォルダ」の分け方を含む”運用方法のサポート”が充実している「ナレカン」を導入し、ストレスなくファイルを管理しましょう。

2つ目のデメリットは、無料プランは一人でしか利用できないことです。

 

Boxには無料の「Individualプラン」が用意されており、強固なセキュリティのもと、10GBまでのストレージ容量であればファイルの保存や共有ができます。

 

しかし、利用人数は一人までなので、そもそもビジネス向けではありません。そのため、Boxの無料プランを検討していた担当者の方は注意が必要です。

以下では、Boxのデメリットを解消するおすすめのアプリをご紹介します。

 

Boxの「ファイルやフォルダが増えて、大切な情報が見つからない課題」は、クラウドストレージサービス最大のデメリットです。また、Boxは多機能なので、ITに不慣れな場合はメンバーが使いこなせず、社内にも浸透しません。

 

そのため、Boxの代替としては「ファイル管理する必要がなく、誰でも簡単に利用できるアプリ」を選びましょう。

 

結論、Boxのデメリットを解消するアプリは、多階層のフォルダや精度の高い検索機能が備わった、大企業でも全社員が使いこなせる「ナレカン」一択です。

最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」

https://www.narekan.info/

＜ナレカンをおすすめするポイント＞

1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
   「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
2. 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
   「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
   圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

【基本編】「Box」の使い方

使い方1｜Boxの無料登録・ログイン

使い方2｜フォルダの作成

使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード

＜アップロード＞

＜ダウンロード＞

使い方4｜ファイルの共有

使い方5｜ファイルの更新

使い方6｜ファイルの復元

【応用編】「Box」のさらに便利な使い方

使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける

使い方2｜通知メールを設定する

使い方3｜オフラインで編集する

「Box」の活用例

• 外部とのファイルやり取り
リンクを生成したり招待したりすることで、個別に権限を制限しながら、社外の人ともファイルを共有する機能があります。そのため、顧客への資料送付や外注先とのファイルのやり取りをBoxだけで済ませられます。
 
• 社内ナレッジの蓄積
Boxはファイルを長期的に管理する点がメリットなので、社内情報をファイルで作成してBoxに保管することで、ナレッジとして蓄積できます。たとえば、過去の顧客問い合わせへの対応情報を見て、顧客への対応をスムーズにおこなうのに役立つのです。

「Box」の料金プラン表

「Box」の導入事例

株式会社資生堂

ポノス株式会社

「Box」の口コミ・評判

「Box」の良い口コミ・評判

山内 一樹（投稿日：2024年02月21日）

 

クラウド保存であることからファイル保存容量を一切気にせず業務ができるのは大変ありがたい。またWebブラウザでも閲覧・利用・編集ができるため、部門メンバーで同じファイルを同タイミングで開き、MTG中にリアルタイムで編集などができるので業務が捗る。

非公開ユーザー（投稿日：2024年02月14日）

 

何より直感で利用できる点がいいですね。まだ個人だけで、利用しておりますが、グループでの利用などもできるので、使い方は広がると思います。

非公開ユーザー（投稿日：2024年01月17日）

 

外部とのやり取りでファイルを共有することが簡単にできる。最終更新者も確認でき、共有する期間も設定でき、削除する日程も設定できるため、無駄にファイルをアップロードしておく必要がなくなる。

「Box」の改善点に関する口コミ・評判

非公開ユーザー（投稿日：2024年01月29日）

 

全てのデータをBOXに保存しているため障害が発生したら解決まで待つしかなく、作業が滞る場合がある同様にデータ量なのか、ネットワークの環境か、エクスプローラー（Box Drive)チックなフォルダを開こうとする際非常に時間がかかることがある。

非公開ユーザー（投稿日：2024年01月13日）

 

微妙なニュアンスで言われたファイル内容を検索するときになるべく引っかかって欲しいが、さすがに容易ではない。あいまいでもある程度検索できるとさらに嬉しい。

非公開ユーザー（投稿日：2023年01月05日）

 

BOX内の情報が更新されたら通知されたり、誰がいつ更新したのかなどがもっと簡単に分かるとより便利かなと思った。

「Box」の使い方や料金・評判まとめ