あらゆるファイルの管理にクラウドストレージを利用すると、PCやサーバーの容量を圧迫せずにファイル保管ができます。なかでも、代表的なクラウドストレージのひとつがアメリカ発の「Box(ボックス)」です。
 
Boxは世界的に利用されている知名度の高いツールです。一方で、「ほかのアプリと比較する前に使い方を把握しておきたい」「使ったことがないので安全性に不安がある」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Boxの特徴から便利な使い方まで網羅的にご紹介します。
 
  • 社内の情報を分散させないために一か所で管理したい
  • Boxの具体的な機能を事前に把握しておきたい
  • Boxの導入を検討しているが使いこなせるか不安だ
という方はこの記事を参考にすると、Boxを導入すべきか判断でき、自社に最適な情報管理の方法も見つかります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Boxとは?

Boxのトップページ
 
引用(以下含む):https://www.box.com/ja-jp
 
Boxとは、世界でトップレベルのシェアを誇る「オンラインストレージサービス」です。
 
オンラインストレージとはさまざまな形式のファイルを管理できるサービスであり、マニュアルの共有や議事録の保存など、ビジネスのあらゆるシーンで活用されています。
 
また、Boxは海外で開発されたサービスですが、日系企業でも広く導入されています。


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Boxの特徴・メリット

導入社数が多く知名度も高いBoxですが、大きく分けて以下3つの特徴があります。

強固なセキュリティ

社内の重要情報や顧客情報をファイルに保存して管理することが多いため、オンラインストレージツールには高度なセキュリティが求められます。
 
Boxは、高度なセキュリティ制御や二要素認証などの世界最高峰のセキュリティを有しており、これまでに重大な情報漏洩を起こしたことがありません。セキュリティの高さが、世界のトップ企業から厚い信頼を得ている大きな理由となります。
 
一方、「東京電機大学、Boxの設定ミスで学内システム情報等が誰でも参照可能な状態に」の記事から分かるように、利用者の設定ミスによって情報が誤って開示されてしまった事例もあるので注意が必要です。

10GBまで使える無料プラン

二つ目の特徴は、ストレージ容量が10GBまでの無料プランが用意されていることです。
 
10GBの目安は、写真では約3,000枚です。無料プランでは、250MB/ファイルのアップロード上限がありますが、ファイルの保存、管理に関する基本的な機能はすべて利用できます。
 
ただし、無料プランは「個人向けプラン」なのでチーム利用はできません。そのため、全社導入前に小規模チームで試す使い方はできないので注意しましょう。

無制限の有料プラン

三つ目の特徴は、ストレージ容量が無制限の有料プランが用意されていることです。
 
Boxのビジネス向け有料プランは5種類ありますが「Business Starter」以外が容量無制限の対象です。そのため、「容量の上限に合わせてファイル数を整理する」という手間がかかりません。
 
ただし、ユーザーあたり最低でも1,980円(月払い)のコストがかかります。そのため、すべての機能を使いこなせるチームでなければ割高になってしまう可能性があるのです。


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【担当者は注意】Boxのデメリット

Boxは強固なセキュリティや無制限のストレージがありますが、以下のデメリットは無視できません。本格的に導入する前に必ず確認しましょう。

ファイル管理が面倒

Boxを長期で運用し続けると、次第にフォルダの数が増えて管理が煩雑になります。
 
具体的には、Boxではあらゆるファイルを一か所で管理できますが、乱立したファイルを整理しようとして「フォルダ」を増やすと階層が深くなってしまい、最終的に必要なファイルへアクセスしづらくなるのです。
 
ファイル管理が煩雑で目的の情報へすぐにアクセスできないのは、Boxだけでなく「ファイル」を取り扱うオンラインストレージサービス全般に言えるデメリットです。

無料プランは1人しか使えない

二つ目のデメリットは、無料プランは一人でしか利用できないことです。
 
Boxには無料の「individualプラン」が用意されています。このプランでは、Boxの特徴である強固なセキュリティのもと、10GBまでのストレージ容量であればファイルの保存や共有が可能です。
 
しかし、利用人数は一人までなので、そもそもビジネス向けではありません。そのため、Boxの無料プランを導入しようと思っていた担当者の方は注意が必要です。


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Boxのデメリットを解消するおすすめのアプリ

以下では、Boxのデメリットを解消するおすすめのアプリをご紹介します。
 
Boxの「ファイルやフォルダが増えて大切な情報が見つからない」という課題は、オンラインストレージサービス最大のデメリットです。また、Boxは多機能なので、ITに詳しくない場合には使いこなせず、社内にも浸透しない可能性があります。
 
そのため、Boxではなく「ファイル管理する必要がなく、誰でも簡単に情報管理できるアプリ」が必要です。
 
結論、Boxのデメリットを解消する最適なアプリは、面倒なファイル管理が必要なく、非IT企業の65歳以上の社員が説明なしで使いこなせる「Stock」一択です。
 
Stockはテキストや画像を「ノート」に直接記載・添付するので、面倒なファイル管理が不要です。また、Stockはフリープランもあるので、チームで試しやすいのも特徴です。

最も簡単にチームの情報を管理できるアプリ「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。


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【基本編】Boxの便利な使い方

ここからは、Boxを初めて利用する方々に向けて、Boxの使い方を解説します。画像付きで説明するので、導入を考えている担当者の方は必見です。

(1)Boxの無料登録

Boxの公式ホームページから登録します。
 
(1)公式ページ右上にある[サインアップ]をクリックします。
 
(2)プラン選択ページに遷移するので、個人向けプランを選択して[サインアップ]をクリックします。
 
Box公式サイトのサインアップをクリックする画面
 
Boxの無料プランの登録を始める画面
 
(3)氏名とメールアドレス、パスワードを入力したら、登録作業は完了です。
 
Boxの登録で必要事項を入力する画面
 
※登録したメールのリンクを開いてサインインを完了し、以下の画面になったら利用開始できます。
 
Boxを利用開始する画面

(2)フォルダの作成

(1)下記画像は、Boxにログインしたあとのスタートページです。スタートページ右上にある[新規]をクリックし、[フォルダ]を選択します。
 
Boxで新規フォルダを作成する画面
 
(2)フォルダ名や共有相手などを入力して[作成]をクリックすると、新しいフォルダが表示されます。
 
Boxで新規フォルダ名を入力する画面
Boxで新規フォルダが作成された画面

(3)ファイルのアップロード・ダウンロード

<アップロード>

(1)ページ右上にある[新規]をクリックし、[ファイルアップロード]を選択します。
 
(2)PCのフォルダ管理画面に遷移するので、アップロードをしたいファイルを選んで[開く]を押しましょう。
 
Boxでファイルをアップする画面
 
(2)以下のように、ファイルがアップロードされていれば完了です。
 
Boxでファイルのアップが完了した画面

<ダウンロード>

(1)ダウンロードしたいファイルを右クリックして[ダウンロード]を選択します。
 
Boxでファイルをダウンロードする画面

(4)ファイルの共有

(1)下図のように、共有したいファイルにカーソルを合わせて[共有]ボタンをクリックします。
 
Boxでファイルを共有する画面
 
(2)メールで共有する場合はメールアドレスを入力し、リンクで共有をする場合はリンクをコピーして送信します。
 
共有方法を選ぶ画面

(5)ファイルの更新

ファイルの更新とは、同じ共有リンクでファイルを上書きできる機能です。そのため、ファイルの中身を更新したときにリンクを送り直す必要がありません。
 
ファイルを更新するには、更新したいファイルにカーソルを合わせて右クリックし、[新しいバージョンをアップロード]をクリックしましょう。
 
ファイルを更新する画面

(6)ファイルの復元

Boxでは、一度削除したファイルを復元できます。復元するには、ページ左側の[ごみ箱]をクリックして復元したいものを右クリックし、[復元]を選択しましょう。
 
ファイルを復元する画面


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【応用編】Boxをさらに使いこなす方法

以下では、Boxをさらに使いこなす3つの方法をご紹介します。セキュリティ性を高めたい、仕事の効率を向上させたいというチームは必見です。

(1)7種類のアクセス権限を使い分ける

ビジネス向けの有料プランを契約すると、7種類の権限を使い分けたより厳格なアクセス制限が可能になります。
 
たとえば、「取引先にファイルを共有したいが、誤編集されると困る」といった事態に有効です。ただし、権限が細かいのでファイルが増えると管理しきれなくなる可能性もあります。
 

(2)通知メールを設定する

通知メールを設定すると、ファイルを開かずリアルタイムで操作状況を把握できます。通知を設定するには、アイコンをクリックして[アカウント設定]を選択しましょう。
 
アカウント設定を開く画面
 
次の画面では[通知]を選択し、自分が受け取りたい通知にチェックを入れて保存すれば完了です。
 
通知内容を選択する画面

(3)オフラインで編集する

拡張機能である「Box Drive」を使うと、Boxに保存されているデータをオンライン・オフライン問わず編集できるようになります。
 
「Box Sync」というBox Driveと同じ機能を持ったアプリがありますが、Box Driveの方が新しく、公式ページではBox SyncからBox Driveに移行するよう推奨されています。
 
ローカル環境でのファイル編集と同じ操作感なので、Boxを起動しなくてもスムーズにファイル編集ができる点がメリットです。


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Boxの料金プラン表

ここからは、Boxの各プランの価格とプランごとの違いを表にして紹介します。Businessプラン、かつ年払いの場合は表示金額から5%の割引を受けられます。
 
料金プラン 料金(1ユーザー/月) 容量 特徴
個人・チーム向け
Individual
無料
10GB
・単一のファイルアップロード:250MB
・ユーザー数:1名のみ
Personal Pro
¥1,320
100GB
・単一のファイルアップロード:5GB
・ユーザー数:1名のみ
Business Starter
¥605(月払い)
100GB(1ユーザーあたり)
・単一のファイルアップロード:2GB
・ユーザー数:3名以上10名まで
・細かいアクセス制御、共有権限
・SSLおよび保存データ暗号化
Businessプラン
Business
¥1,980(月払い)
上限なし
・Starterプランの全機能
・ユーザー数:3名以上
・Active DirectoryおよびSSO(シングルサインオン)の統合
・データ損失防止(DLP)
Business Plus
¥3,300(月払い)
上限なし
・Businessプランの全機能
・ユーザー数:3名以上
・ユーザーアクティビティの追跡
・管理権限の委任
Enterprise
¥4,620(月払い)
上限なし
・Business Plusプランの全機能
・ユーザー数:3名以上
・電子透かし
・無制限の統合(DLP、eDiscoveryを含む)
Enterprise Plus
要問い合わせ
上限なし
・Enterpriseプランの全機能
・ユーザー数:要問い合わせ
・各種API利用可能
・Boxの全応用機能が利用可能
 
 
このように、Boxにはさまざまなプランが用意されているので、表を参考にどのプランが適しているか検討しましょう。


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Boxの導入事例

ここからは、Boxの導入事例を2つ紹介します。以下の事例を参考に、自社で導入すべきか検討しましょう。

株式会社資生堂

<企業の課題>

2015年に日本地域本社として資生堂ジャパンを設立した後、世界進出の拡大や他社との協業、セキュリティの強化、データ管理やコスト削減などが課題にありました。
 
とくに、資生堂本社と販売会社間のファイル管理に課題があり、共通の情報共有基盤を検討してBoxを導入しました。

<効果>

Boxを導入してからさまざまな部署で活用され、ファイル管理ツールとしてだけではなく、社内外のコミュニケーションの活発化にも貢献しています。
 
また、Boxはファイルのプレビュー表示や、直接のファイル編集も可能なため、ペーパレス化や時間短縮にもつながっています。Boxを導入してから「情報は個人で保管するものではなく、社内で共有するもの」「情報は自ら発信するもの」といった、社員の意識変革にも大きな影響を与えました。
 
参照:お客様事例|資生堂

ポノス株式会社

<企業の課題>

「にゃんこ大戦争」などヒットを記録するゲームを多数リリースしているポノス株式会社は、会社の成長に伴って増えたファイルやデータの安全な管理に課題がありました。そしてセキュリティが強固なBoxの導入したのです。

<効果>

Boxを導入してから、セキュリティに関する懸念は解消されました。その背景には「ファイルやデータごとに細かな権限設定が可能」「ログをすぐに取得できる」といったセキュリティの強固さがあります。
 
また、副次的効果として、プレビュー機能によってクラウドから直接データを確認・編集ができるようになり、時間短縮につながったメリットもありました。
 


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Boxの便利な使い方やデメリットまとめ

ここまでBoxの特徴やデメリット、使い方まで網羅的に解説しました。
 
BoxはIT企業を中心に導入されている多機能なオンラインストレージなので、ITに詳しくない場合には、社内へ浸透しにくい可能性があります。
 
また、ファイルで情報を管理すると、目的のファイルが見つからなかったり、こまめにバージョン管理をしたりと面倒です。したがって、「あらゆる情報を蓄積できるノート型のツール」を使って効率よく情報を管理しましょう。
 
結論、自社が導入すべきツールは、「ノート」に直接書き込んだ情報を、誰でもストレスなく管理できる「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で面倒なファイル管理から脱却して、効率的な情報管理をしましょう。


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関連記事: データをBoxに移行する方法とは?注意点やおすすめツールも解説
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。