社内外で発生したあらゆるファイルの管理にはクラウドストレージを利用すると、自社のPC容量やサーバーの容量を圧迫せずにファイル保管ができます。なかでも代表的なクラウドストレージのひとつにアメリカ発の「Box」が挙げられます。
 
Boxは世界的に利用されている知名度の高いツールです。一方で、自社へクラウドストレージを導入しようと考えていても、Boxは本当に自社にマッチするのか、継続的に運用できるか懸念のある担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Boxについて概要から使い方、料金など網羅的にご紹介します。
 
  • Boxの導入を検討しているが、使いこなせるか不安である
  • クラウドストレージにはさまざまなツールがあり、どれが自社にマッチしているかがわからない
  • ファイル保管はもちろん、業務効率化に役立つ機能があるツールであればなお良いと考えている
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Boxを導入すべきかどうかの判断ができ、自社の業務効率化に貢献できるような使い方もわかります。


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Boxとは?

Boxとは、アメリカのビジネス誌「Fortune」によって発表された、全米の売上高で上位500社にランクインしている企業の内、69%が使用している「オンラインストレージサービス」です。
 
また、導入企業は100,000社を突破しており、世界的にもトップレベルのシェアを誇っています。
 
Boxの主な用途として、PDFやテキストファイル、WordやExcelまであらゆるファイルやデータの保存・共有が挙げられます。


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Boxの特徴

導入社数も多く知名度も高いBoxですが、Boxには大きく分けて以下の4つの特徴があります。

セキュリティが強固

社内の重要情報や顧客情報をファイルに保存して管理することが多いため、オンラインストレージツールには高度なセキュリティが求められます。
 
Boxは、高度なセキュリティ制御や二要素認証などの世界最高峰のセキュリティを有しており、今まで一度も重大な情報漏洩を起こしたことがありません。このセキュリティの高さが、世界のトップ企業から厚い信頼を得ている大きな理由となっています。
 
一方、「東京電機大学、Boxの設定ミスで学内システム情報等が誰でも参照可能な状態に」の記事からわかるよう、設定ミスによって情報が誤って開示されてしまったという事例もあるので、初期設定に注意が必要です。

権限を細かく設定できる

世界のトップ企業から高い支持を得ているもう一つの理由は、ファイルやフォルダのアクセス権限を詳細に設定できることです。
 
ファイルやフォルダのアクセス権限をチームやユーザー単位で付与できることはもちろん、ユーザー毎に編集やリンクの取得などの細かなアクセス制限もかけられます。そして、Boxでは以下の7つの権限レベルがあり、レベルによってできることも異なります。
 
  • 共同所有者
  • 編集者
  • ビューアー/アップローダー
  • プレビューアー
  • ビューアー
  • プレビューアー
  • アップローダー
ユーザーにファイルを共有するときなど、社内外で権限を分けて設定する必要があるので、設定の手間がかかるという問題もあります。

ログ管理が可能

「ファイルに対して、誰がどんな変更を加えたのか」などの操作ログや、アクセスログが保存されます。
 
チームでの共同作業時に、誰がどこまで作業を進めたかなどの「進捗確認」をしたり、誰がどの情報にアクセスをしたのかを把握したりできるので、情報漏洩のリスクを下げられます。
 
また、Businessプラン以上の管理者の権限を持つユーザーは、アクティビティログやセキュリティログをレポートとして抽出できる機能も備わっています。

モバイルアプリとの連携

Boxでは1,000以上のモバイルアプリと連携し、アプリ上からBox内のファイルを操作できます。SalesforceやSlack、Microsoft Officeなどとも連携可能です。
 
連携方法はアプリによって設定が異なりますが、各アプリの「設定」から直感的にクリックしていくだけで連携できるものがほとんどです。
 
連携によってすでに利用しているアプリからboxへファイルを保存するなどの機能があるので、アプリ間を横断せずスムーズにファイルを保存できます。


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Boxの料金プランと特徴

ここではBoxの各プランの価格と、プランごとの違いを表にして紹介します。
 
料金プラン 料金(1ユーザー/月) 容量 特徴
個人向け Individual 無料 10GB ・単一のファイルアップロード:250MBまで
Personal Pro ¥1,200 100GB ・単一のファイルアップロード:5GBまで
法人向け Business Starter ¥550(月払い) 100GB(1ユーザーあたり) ・単一のファイルアップロード:2GBまで
・細かいアクセス制御・共有権限の設定
・SSLおよび保存データ暗号化
Business ¥1,800(月払い) 上限なし ・Starterプランの全機能
・詳細なレポート生成(ユーザー、セキュリティ)
・Active DirectoryおよびSSO(シングルサインオン)の統合
・データ損失防止(DLP)
Business Plus ¥3,000(月払い) 上限なし ・Businessプランの全機能
・高度な管理とコントロール
・ユーザーアクティビティの完全な追跡
・管理権限の委任
Enterprise ¥4,200(月払い) 上限なし ・Business Plusプランの全機能
・電子透かし
・無制限の統合(DLP、eDiscoveryを含む)
Enterprise Plus 要問い合わせ 上限なし ・Enterpriseプランの全機能
・各種API利用可能
・Boxの全応用機能が利用可能

Boxの拡張機能の紹介

以下では、Boxが提供している拡張機能についてご紹介します。

Box Drive

「Box Drive」は、Boxに保存されているデータを使用デバイスにミラーリングするツールです。これにより、使用デバイスのファイル操作一覧から、ファイルの変更が可能になります。また、オフライン対応もできます。
 
「Box Sync」というBox Driveと同じ機能を持ったアプリがありますが、Box Driveの方が新しく、公式ページではBox SyncからBox Driveに移行するよう推奨されています。
 
ローカル環境でのファイル編集と同じ操作感で利用できるので、Boxを起動しなくてもスムーズにファイル編集ができる点がメリットです。

Box Platform

「Box Platform」は、他企業のアプリと統合するための「ツール」と「API(アプリケーションインターフェース)」を提供しています。
 
連携をしていない場合、アプリ間でのデータ共有やBoxも合わせて利用するときは、別個でアプリにログインしなければいけません。しかし、Box Platformを利用するとBoxにログインせずに、Boxの機能を使えます。
 
ほかにもSDK(ソフトウェア開発キット)やAPIを用いて開発者が簡単に機能連携できるような仕組みを提供。また、Box Platformの「Box UI Element」を使えば、Boxで使える機能が自社のデスクトップでもアプリを使用せずに利用できるようにもなります。

Box Capture

「Box Capture」は、スマートフォンなどのデバイスで撮影した写真やビデオを、Boxに直接アップロードするアプリです。現在では、iOSのみ対応しています。
 
また、この機能を使うとドキュメントをスキャンできたり、撮影した写真や画像に対してコメントを残したりできます。
 
セキュリティに関してパスコードの設定をして閲覧者を制限できるので、社内外とのファイル共有でも安心して利用可能です。

Box Edit

「Box Edit」は、Boxに保存しているWordなどのファイルをそれぞれのアプリで開いて操作できます。
 
そして、Box内のファイルをプレビュー表示できるので、一回一回ファイルを開いて中身を確認しなくてもよくなります。これにより情報共有のスピード向上が見込めます。


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Boxの導入事例

以下ではBoxの導入事例を2つ紹介します。事例を参考に自社の導入における検討材料にしてみましょう。

株式会社資生堂

企業の課題

2015年に日本地域本社として資生堂ジャパンを設立した後、世界進出の拡大や他社との協業、セキュリティの強化、データ管理やコスト削減などが課題にありました。
 
とくに、資生堂本社と販売会社間のファイル管理に課題があり、共通の情報共有基盤を検討し、Boxを導入しました。

効果

Boxを導入してからさまざまな部署で活用されファイル管理ツールとしてだけではなく、社内外のコミュニケーションの活発化にも貢献しています。
 
また、Boxはファイルをそのままプレビュー表示したり、直接のファイル編集も可能なため、ペーパレス化や時間短縮にも繋がっています。Boxを導入してから、「情報は個人で保管するものではなく、社内で共有するもの」「情報は自ら発信するもの」といった、社員の意識変革にも大きな影響を与えました。
 

参照:資生堂:Boxの導入でワークスタイル変革とコラボレーションを加速

ポノス株式会社

企業の課題

「にゃんこ大戦争」などヒットを記録するゲームを多数リリースしているポノス株式会社は、企業の成長に伴って社内のファイル・データも増加していき、その管理に関するセキュリティの懸念が課題としてありました。そしてセキュリティが強固なBoxの導入に踏み切りました。

効果

Boxを導入してから、セキュリティに関する懸念は解消。その背景には「ファイルやデータごとに細かく権限設定ができること」「ログがすぐに取得できること」が挙げられます。そのため、万が一情報漏えいのような自体が発生しても、ログをすぐに追えることが安心感にもつながっています。
 
また、副次的効果としてプレビュー機能を使うことで、クラウドから直接データを確認・編集ができるようになり、時間短縮に繋がったというメリットもありました。
 


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Boxの使い方

ここでは、Boxを初めて利用する方々に向けて、基本的な使い方として以下の5点を写真付きでご紹介します。
 
  • 登録、ダウンロード
  • ファイルやフォルダの新規作成
  • ファイルのアップロード、ダウンロード
  • ファイルの共有
  • ゴミ箱からファイルを復元

Boxの登録とダウンロード

Boxの公式ホームページから登録を行います。
 
(1)公式ページ右上にある「サインアップ」をクリックします。
(2)プラン選択ページに遷移するので、使用するプランを選択します。(この記事では無料プランを選択しています。)
 
Boxのホームページ
 
Boxの料金ページ
 
(3)氏名とメールアドレス、パスワードを入力したら、登録作業は終了です。
 
Boxの登録ページ
 
Box Driveやその他アプリをダウンロードする場合、下記画像のようにダウンロードしてください。
 
Boxのアプリダウンロードページ

Box内でのファイルやフォルダの新規作成

(1)下記画像は、Boxにログインした後のスタートページです。スタートページ右上にある「新規」をクリックし、ファイルかフォルダのいずれかを選択します。
 
Boxのスタートページ
 
(2)フォルダの新規作成の場合、フォルダ名や共有相手などを入力します。ファイルの場合は、自動的にファイルが開きます。
 
Boxのフォルダ新規作成

Boxへのファイルのアップロード・ダウンロード

アップロード

(1)ページ右上にある「アップロード」をクリックします。
(2)「ファイル」「フォルダ」の選択画面が表示されるので、アップロードをする方を選択します。するとPCのフォルダ管理画面に遷移するので、アップロードをしたいファイル・フォルダをクリックします。
 
ファイルのアップロード

ダウンロード

(1)ダウンロードしたいファイルを「右クリック」します。
(2)ファイルの操作画面が表示されるので、「ダウンロード」をクリックします。
 
ファイルのダウンロード

Boxのファイル共有方法

(1)下記画像のように、共有したいファイルを「右クリック」し、「共有」ボタンをクリックします。
 
ファイルの共有
 
(2)メールでファイルを共有する場合は、メールアドレスを入力。リンクで共有をする場合は、リンクをコピーし、共有相手にチャットなどでリンクを渡します。
 
ファイルの共有設定画面

ゴミ箱からファイルを復元

(1)ページ左側にある「ゴミ箱」をクリックします。
(2)ゴミ箱内にある、復元したいファイルを「右クリック」し、「復元」を押します。
 
ゴミ箱からファイルを復元


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Boxのデメリット

Boxではファイル共有の効率化やセキュリティの強固さなどのメリットがありますが、一方で以下でご紹介するデメリットもあります。

ファイルやフォルダを一個ずつ作ることが面倒

Boxでは社内外のあらゆるデータをファイルとして保存できるため、データの一元管理ができますが、作成・管理する分だけフォルダの数が増えてしまいます。
 
テキストなどはそのまま「ノート」のような形式で保存ができないため、「.txt」のようにファイル化する必要があります。そのため、社内であらかじめルール選定をしておかなければ、ファイルを探すという作業が発生してしまいます。
 
また、フォルダはひとつずつ作成しなければならないうえ、フォルダの数を増やすと階層が深くなることもあり、この階層の深さもアクセス性を阻害する原因のひとつです。

手間となる作業が多い

Boxではファイルを一つひとつ開き、ファイルの更新をする時は保存ボタンを押すなど、手間となる作業が発生します。
 
プレビュー機能はあるもの、APIの活用など高度な連携をしなければならないケースもあるので、デフォルトで選択したファイルを直接編集できるツールと比較すると、スピード感で劣るのがデメリットです。
 
そのため、データとしてのファイルはあまり多くなく、メモや議事録、マニュアルなどの「必要に応じてすぐに書き換える資料」を多く管理する場合は、別ツールとの比較検討も忘れずに行いましょう。


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Boxのデメリットを解消するツールのご紹介

以下では、上記「Boxのデメリット」を解消するツールをご紹介します。
 
デメリットである「ファイルやフォルダを扱う工数が増える」という課題はクラウドストレージに発生しがちなデメリットです。Boxであっても必要なファイルを作成・管理するまでのルールを構築しておかなければ、社内の混乱の元となってしまいます。
 
そして、Boxは多機能なツールなのでITリテラシーの高い部署やチームが自社にない場合、「クラウドストレージで社内のファイルを管理する」という管理が発生すると社内に抵抗感が生まれます。また、「海外発のツールを導入する」というだけでも浸透しにくくなってしまう可能性もあるのです。
 
そのため、Boxが本当に自社のITリテラシーにマッチしているかを考慮するのは必須です。一方、もし「非IT企業でも簡単に利用できるファイル管理ツール」を導入するならば、誰でもシンプルに利用できる国産の管理ツール:「Stock」一択です。
 
Stockはありとあらゆるファイルを「ノート」に添付するだけで管理でき、「ファイル共有ツールだと操作が面倒」というストレスを解消します。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Boxの特徴や使い方まとめ

ここまでBoxの特徴から事例、基本的な使い方やデメリットまで網羅的に解説しました。
 
Boxは全世界で100,000社以上の導入実績がありますが日本では6,000社ほどが導入、多くの大企業が導入しているツールです。そのため、ITリテラシーが比較的高めな部署やチームがいる企業や、日常的に大容量のファイルを扱うチームに最適です。
 
逆に、そこまで管理するファイルがない、もしくは更新頻度の高い資料を多く扱う場合は「ノート機能があるツール」を使うと、蓄積した情報を資産として素早く活用できるようになります。
 
ご紹介したStockは情報の蓄積から管理までを効率化できるように設計された誰でも使える情報共有ツールであり、Boxの代替ツールとして機能性は損なわず、さらにシンプルに利用できます。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のファイル管理を効率化させ、ファイル管理におけるストレスを解消しましょう。