仕事で書類の提出期限を間違えたりメールの件名を書き忘れたりなど、気をつけているはずがうっかりミスをしてしまうケースが後を絶ちません。しかし、うっかりミスは、上司や同僚・顧客などからの信頼喪失にも繫がります。
また、「忘れていた」では済まないような大きなトラブルの原因にもなりかねません。そのため、日々の仕事のなかでうっかりミスをなくすには何をすべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事でのうっかりミスを防止する4つの対策を中心にご紹介します。
- 仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴を知り、前もって対策したい
- うっかりミスを防止する防止策を知り、仕事のミスをなくしたい
- 社内ミスを削減できるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、仕事のうっかりミスを防止できるうえ、全社でのミスも削減できるヒントが得られます。
目次
仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴とは
多くの場合、仕事でうっかりミスをしてしまう人には共通点があります。以下の特徴を押さえて、チームメンバーに当てはまる項目がないか確認しましょう。
メモをとらない
些細な情報でもメモをとらない人は、うっかりミスが多い傾向にあります。
聞いた情報を頭のなかで完璧に覚えるのは困難です。しかし、「この程度であれば覚えられる」のように過信してメモをとらない、あるいはミスを軽視して記録しなければ、減らせるミスも増えてしまうのです。
メモをとらない人は伝達事項を忘れやすく、情報の振り返りもできないため、うっかりミスが発生しやすいのです。
確認を怠る
書類提出の前や曖昧な情報がある場合に、確認を怠る人はうっかりミスをしやすいです。
何かを送信する前や業務終了前の確認を疎かにすると、ミスがあっても気づけません。また、曖昧な情報をそのままに放置することや、思い込みによって自己解決をするのはミスの原因になります。
したがって、認識のすり合わせや確認をしない人は、防止できるミスも発見できずに業務を進めてしまうのです。大きなトラブルへとつながりかねないので、管理者は「認識のすり合わせがスピーディにできるような環境か」を見直さなければなりません。
うっかりミスを防止する4つの対策
ここでは、うっかりミスを防止する4つの対策をご紹介します。業務を効率的に進められている企業やチームは、以下の対策が個人レベルでも浸透しているのです。
確実にメモをとる
伝達事項や期日、上司から受けたアドバイスは直後にメモをとり可視化させましょう。
メモに情報を残しておけば、仮に忘れてしまっても見返せます。また、業務中ミスをした箇所を詳細に書くことで、次回以降に同じ業務へ取り組むときに、同じミスを繰り返しにくくなります。
ただし、単にメモをとるのではなく見返すためにメモを作成するので、時間や場所を問わず振り返りができるように、わかりやすくまとめておくことが必要です。
チェックリストを作る
ミスの防止策として、確認用のチェックリストを作成しましょう。
業務ごとにチェックリストを作成すれば「ある業務をすることをうっかり忘れていた」場合でも事前に気づけます。また、ミスの多い箇所を把握してリスト化し、業務中に確認すれば、同じミスが起こりません。
しかし、チェックリストは形骸化しやすいので、適宜アップデートしなければ「完了していない業務にチェックを入れる」事態にも繋がってしまいます。そのため、「Stock」のようなツールを使っ、確認用のチェックリストをシンプルに作成し、定期的に更新をしてミスを防止しましょう。
テンプレートを作成する
メールの挨拶文やよく使う文章・住所はあらかじめテンプレート化すれば、ミスが減ります。
社員の名前とアドレスのテンプレートを作成したり、社内文書で用いる挨拶文のテンプレートを使ってクリックひとつで入力できるようにしたりする対策が挙げられます。また、ミスを防げるだけでなく作業スピードも早くなるので、効率化できた分の時間をほかの業務へ割けるようになります。
以上のように、テンプレートを作成すると入力工数が減り、入力によるうっかりミスが減らせるのでおすすめです。
最終確認をする
ミス防止のために、個人での最終確認を怠らないのはもちろん、確認事項の重要度に応じては第三者の確認も入れるようにしましょう。
ダブルチェックをすれば、社員ひとりでは気づけなかったミスを他者が発見できる場合もあるため、重要度の高い業務は確認を徹底しましょう。一方、重要度が高くなくても、最終確認として、メモの振り返りやチェックリストのやり忘れがないかをチェックすることは重要です。
したがって、ミスがないか最終確認を行い、重要度に応じてダブルチェックを行えばミスが防止できます。
【非IT企業向け】社内のミスを削減できるおすすめのツール
以下では、社内のミスを削減できるツールをご紹介します。
仕事のうっかりミスをなくすためには、ただ単にメモをとるだけでは不十分であり、メモを見返して以前ミスした項目を意識する必要があります。そこで、個人の心がけはもちろん「簡単にメモがとれて時間や場所を問わずに見返せる仕組み」が必要です。
そこで、うっかりミスを減らすために、全メンバーが情報やタスクを正しく管理できる「情報共有ツール」を活用すべきです。一方、テンプレートやチェックリストを作成する場合、操作性の良いツールでなければ、情報を更新する度に手間がかかり非効率です。
結論、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、即日で情報を正しく蓄積・管理できるほど簡単な情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはメモとして確認すべき情報を簡単に残せるうえ、直感的な「フォルダ」でメモのありかがわからなくなるストレスが発生しません。また、「タスク」で業務期日も管理可能なので、テーマごとにうっかりミスを防止できる点も大きな特徴です。
最もシンプルに情報共有・管理ができる「Stock 」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
うっかりミスをしてしまう人の特徴と対策まとめ
これまで、仕事でうっかりミスをする人の特徴や防止策、社内のミスを削減できるツールを中心にご紹介しました。
仕事のうっかりミスは、日常的にメモに残して確認すれば防げる場合が多いです。しかし、メモを取らない、メモを取ったとしても見返すのに手間がかかれば、確認が面倒になり誰も振り返りません。
そこで、情報共有ツールを活用してメモの作成から管理までを一元化させ、メモを取りやすい環境を構築しつつミスを防止しましょう。一方、全社でミスを防止するには、全メンバーがストレスなく情報共有ができる簡単なツールを使う必要があります。
結論、社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理し、うっかりミスを防止する情報共有ツールの「Stock」の利用一択です。テンプレートやチェックリストも簡単に作れるので、非IT企業であっても抵抗感なく導入・運用できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、仕事のうっかりミスを削減しましょう。
