人事管理では「人材の採用・育成」や「人事評価」などさまざまな業務が発生します。そこで、テンプレートを使えば資料を作成する手間を削減して、スムーズに業務を進められるのです。
しかし、「どのようなテンプレートが自社の人事管理に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで使える人事管理のテンプレート5選を中心にご紹介します。
- Excelで人事管理するにあたり、データベースの作成が面倒で困っている
- 無料のExcelテンプレートを使って手間なく人事管理したい
- 人事に関するデータを見やすく記録できるようにしたい
という方は本記事を参考にすると、自社に最適なExcelテンプレートが分かり、人事管理を効率化できるようになります。
目次
<無料>Excelで使える人事管理のテンプレート5選
ここでは、Excelで使える人事管理のテンプレート5選をご紹介します。以下のテンプレートを使えば、担当者の負担を削減して簡単に体裁を整えられます。
従業員名簿のテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する、従業員名簿のテンプレートです。「一般的な名簿」と「顔写真入りの名簿」の2種類から選択できます。
顔写真はワンクリックで記載できるほか、表の色が自由に変えられる点も特徴です。
勤怠管理表のテンプレート
こちらは、1か月分の勤怠を集計管理するテンプレートです。定時勤務とフレックスのいずれにも対応できます。
「労働時間」「残業時間」「各種休暇」などを自動で計算します。ただし、無料で入力できる項目は10日までとなっている点に注意しましょう。
出勤表のテンプレート
こちらは、出勤表のテンプレートです。タイムカードとして勤怠情報を管理します。
カレンダー機能があり、就業時間を計算できます。また、「基本終業時間」「早出・残業時間」「早朝・深夜業務の時間」「休憩時間」などを設定可能です。
採用管理表のテンプレート
こちらは、採用管理表のテンプレートです。一次面接と最終面接に分けて採用状況を管理します。
候補者の情報に加え、面接の「日時」や「担当者」などの過去の履歴も同時に確認できます。また、通知の有無をチェックリストで記入するので、候補者への連絡が抜け漏れる事態を防げるのです。
人員管理表のテンプレート
こちらは、人員管理表のテンプレートです。部署ごとの要員を一覧で把握できるため人事異動のときに役立ちます。
各部署の必要な人員数を理由とともに記載できるほか、「新卒」「中途採用」「異動」といった社員の内訳欄があるので、部署ごとにバランスよく人員を割り振れるのです。
Excelで人事管理するメリットとは
ここでは、Excelで人事管理するメリットを3つ解説します。Excelでの人事管理を検討している企業は、メリットを把握したうえで利用の可否を判断しましょう。
(1)導入コストが低い
Excelで人事管理をするの最大のメリットは、導入コストが低い点です。
Excelはほとんどの企業で利用されているため、初期費用などの料金コストが低いです。また、操作に慣れている社員が多いので、教育にかける時間も省けます。
それゆえ、Excelを使えば必要以上の導入コストをかけずに、人事管理のデータベースを作れるのです。
(2)操作を自動化できる
次に、関数やマクロによってさまざまな操作を自動化できる点もメリットです。
Excelでは、関数を使って数値データを素早く計算したり、マクロで特定の操作を自動化したりできます。そのため、人事管理に関する人数の計算や評価項目の集計を効率よく進められるのです。
ただし、複雑な関数やマクロを埋め込むと使いこなせる社員が限られ、人事管理の作業が属人化する可能性があります。したがって、社員のITリテラシーに合わせて適度に活用しましょう。
(3)テンプレートが豊富である
Excelでは豊富なテンプレートが利用できます。
Excelは多くの人に利用されており、インターネット上ではさまざまなテンプレートが無料で公開されています。そのため、自社に合ったテンプレートを使って、すぐに運用に移せるのです。
一方で、テンプレートの項目や配置を編集すると、レイアウトが崩れる場合があるので注意が必要です。
Excelで人事管理するデメリットとは
ここでは、Excelで人事管理するデメリットを解説します。Excelを人事管理に利用するうえでは、メリットだけでなくデメリットも把握する必要があります。
(1)セキュリティのリスクが発生する
人事管理にExcelを使うと、セキュリティのリスクが発生します。
人事管理では、社員の個人情報を扱うので、情報を確実に保護しなければなりません。しかし、Excelはデータファイル形式のため、誤送信による情報漏えいを招く恐れがあるのです。
したがって、“ファイルにパスワードを設定して、閲覧・編集の権限を限定する”などの対策を自社で実施する必要があります。
(2)関係者にリアルタイムで共有できない
Excelでは、関係者にリアルタイムで共有できません。
Excelを共有するには、メールなどのツールで送付する必要があります。そのため、人事管理を部署単位で実施する場合は、共有に手間がかかり、社員の勤務状況をはじめとした情報の把握が遅れてしまいます。
したがって、人事管理に取り組むうえでは「情報をリアルタイムで共有できる仕組み」をつくることがポイントです。とくに、人事管理が円滑な企業は、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って、社内の情報共有を効率化しているのです。
(3)ファイル管理が煩雑になる
ファイル管理が煩雑になることも、Excelで人事管理をするデメリットのひとつです。
人事管理で使うExcelファイルが増えると、管理が煩雑になります。たとえば、「ファイル名_ver1」のようにバージョンごとにファイルを分けるとデータが増えていくので、最新の情報を探しづらくなるのです。
人事管理の最新資料が正しく管理されていないと、人事評価や組織編成などのときに混乱を招いてしまいます。したがって、ファイル管理が煩雑になると、必要な情報へのアクセスに手間がかかり、人事管理の業務停滞につながるので注意が必要です
【担当者必見】Excelよりも効率的に人事管理できるツール
以下では、Excelよりも効率的に人事管理できるツールをご紹介します。
人事管理では社員の個人情報を扱うので、データの安全性を確保する必要があります。しかし、Excelで人事管理をすると「セキュリティのリスクが発生する」「リアルタイムで共有できない」「ファイル管理が煩雑になる」などのデメリットがあるのです。
そこで、「セキュリティが万全な情報共有ツール」を導入して、スムーズな人事管理を実現しましょう。ただし、多機能なツールは操作が複雑なため、ITに詳しくない方には使いこなせない可能性が高いです。
したがって、自社の人事管理には、国際水準のセキュリティを備えつつ、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、あらかじめ登録したテンプレートを呼び出せるほか、ストックした人事情報をリアルタイムで共有できます。また、ノートは2階層の「フォルダ」で部署ごとに整理が可能なので、情報が混ざらずに人事管理を進められるのです。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
Excelで使える人事管理のテンプレートまとめ
これまで、Excelで使える人事管理のテンプレートを中心にご紹介しました。
人事管理にExcelテンプレートを使うと、資料を作成する手間を削減して体裁を整えられます。しかし、Excelではセキュリティリスクがあるだけでなく「リアルタイムでの共有」や「スムーズなファイル管理」も困難です。
したがって、人事管理を円滑に進めるには、情報をリアルタイムかつ安全に共有できる仕組みづくりが欠かせません。そこで、「操作が簡単でシンプルな情報共有ツール」を導入すれば、情報共有の習慣を社内に定着させて、人事情報を適切に管理・活用できます。
結論、自社で導入すべきなのは、ITに詳しくない65歳の方でも、すぐに使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」一択です。Stockであれば、テンプレートを含むあらゆる情報を「ノート」へ残しつつ、共有も瞬時にできます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、Excelでの人事管理から脱却しましょう。