近年、働き方改革により多くの企業が業務効率化に向けた課題解決に取り組んでいます。とくに、バックオフィスは人員不足に陥りやすいうえ、社員の負担が拡大しやすいことから業務効率化を図る必要があります。
しかし、バックオフィスの業務は専門知識が必要な場合が多く、気軽に他部署から人員を割り当てられません。そのため、業務を効率化させるには具体的にどうすればよいか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、バックオフィス業務を効率化させる方法を中心にご紹介します。
- バックオフィスが抱える課題を把握して自社に相当する項目があるか確認したい
- バックオフィス業務を効率化させる方法を知り、実践の有無を検討したい
- バックオフィスの業務内容を全社で簡単に共有・管理できる方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社が抱えるバックオフィスの課題を把握できるうえ、業務効率化させる方法が知れます。
目次
バックオフィスとは
バックオフィスとは、直接的に顧客と関わるフロントオフィスとは反対に、間接的に顧客と関わる業務を担当する部門です。
具体的に、経理・人事・総務などに相当し、企業活動での土台となる重要な役割を担っています。そして、社員が円滑に業務を遂行できる環境を整え、事務手続きや顧客向けの資料作成を行うなど、社内全体のサポートもしています。
バックオフィスは直接的な顧客との関わりがないものの、企業の業績向上や継続的な企業運営を行うには欠かせない業務なのです。
バックオフィスが抱える3つの課題
ここでは、バックオフィスが抱える3つの課題を解説します。自社の業務改善に役立てるためにも、当てはまる課題があれば早急に対策が必要です。
業務量が多い
バックオフィスは業務量が多く、社員の負担が拡大しやすいです。
請求書や契約書など、社内外での書類をすべて正確に処理しなくてはならないうえ、社内の環境整備や他部署からのトラブル対応による問い合わせにも応じなくてはなりません。また、業務内容が広範囲であるため、ひとつの業務に専念するのが難しいのです。
バックオフィスの業務の多さは社員へ過度な負担が生じるため、改善策を検討する必要があります。
人員不足
バックオフィスの業務は専門知識が必要な業務が多く、簡単に他部署から人材を割り当てるのが困難であるため、人員不足に陥りやすいです。
また、一般的に営業職などの売り上げに直結する部署に予算が高く割り当てられたり、人材確保が優先されたりする傾向があるからです。さらに、普段は人員数に問題がなくても、年末調整の時期などの繁忙期には、より人手が足りなくなってしまうのです。
人員不足の問題はすぐには解消できないため、現状の人員でも業務が進められるように、効率化が必須で求められます。
業務の属人化
バックオフィスの業務は専門的な知識が必要なため、業務の属人化が起こりやすいです。
業務が属人化すると担当社員が不在の場合、業務対応が行えず業務が進められない問題が生じます。また、仮にほかの担当者が業務を代行しても、知識不足ではミスや不正が発生しやすくなってしまうのです。
バックオフィスの業務が属人化すると、業務効率が悪くなり、場合によってはフロントオフィスの業務にも悪影響がでるので、早急に改善する必要があります。
バックオフィスを効率化させる方法
ここでは、バックオフィスを効率化させる代表的な手法を解説します。
バックオフィスの業務が効率化すると、ヒューマンエラーの防止や業務の生産性が向上するため、以下の手法でいずれがマッチしているのかを検討したうえで実践しましょう。
アウトソーシングの活用
社員の業務負担を軽減させるために、一部の業務を自社以外の企業に委託する(アウトソーシング)方法があります。
たとえば、自社の利益創出と直接関わりのない総務や法務は、各専門知識を持つ企業に委託すると、社員はほかの業務に専念できます。また、人員不足が軽減するため、専門知識を持つ社員を増やす必要もなくなるのです。
バックオフィスの業務量を減らすためにも、自社で行う必要のない業務があれば、専門性の高い人材を扱う「アウトソーシング」に委託するのもひとつの選択肢です。
デジタル化を促進させる
紙媒体で管理していた情報をデジタル化して、紙のコストや書類作成時間を減らしましょう。
また、全社でバックオフィスの業務を共有・管理する場合、紙媒体を使用すると「回覧板」のような形式になってしまい非効率です。そのため、情報共有をスピーディ、かつ簡単にするためにもデジタル化させるすべきなのです。
デジタル化を促進させ、紙の保管に必要なスペースや「出社しなければ内容が確認できない」時間的コストを削減する企業も多いこともトレンドです。
業務マニュアルを作成する
業務の属人化を防止するために業務マニュアルを作成しましょう。
業務マニュアルを全社で共有すれば、業務担当者が不在でも業務が遂行できます。また、他部署からのトラブル対応に、事前に起こりやすい問題の解決策を掲示しておけば自己解決できるケースが増えるので、問い合わせ件数の減少に繫がるのです。
業務マニュアルの共有によって、業務フローの見直しを容易にさせつつ属人化を回避しましょう。一方、マニュアルをすぐに振り返れる環境を構築するために、「Stock」のようなツールを使うと、マニュアルの作成・更新・管理が簡単になります。
【非IT企業向け】バックオフィスの情報共有・管理を効率化できるツール
以下では、バックオフィスの情報共有・管理を効率化させるツールをご紹介します。
バックオフィスの業務を属人化させないためにも、業務マニュアルを作成する必要があります。しかし、業務マニュアルが紙やファイルでは、作成に時間がかかるほか、振り返りができません。
そのため、業務マニュアルをデジタル化させて、全社で効率的に共有できる環境が必須です。そこで、バックオフィスの業務内容を簡単に共有・管理できる「情報共有ツール」を活用しましょう。
一方、全社でデジタル化を推進し業務マニュアルを共有・管理するには、操作性の良いツールでなければ使われなくなってしまいます。結論、業務マニュアルの作成から管理までを一元化でき、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日で使いこなせるほど操作が簡単な情報共有ツール:「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にバックオフィスに関わるあらゆる業務情報を残せるうえ、業務内容ごとにシンプルな「フォルダ」で管理できます。また、強力な検索機能が使えるので、ほかの業務情報やマニュアルが混ざらず簡単に見返せます。
最もシンプルに情報共有・管理ができる「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
バックオフィスの課題や効率化の方法まとめ
これまで、バックオフィスが抱える課題やバックオフィス業務を効率化させる方法を中心にご紹介しました。
バックオフィスの業務は専門知識が必要であり、属人化しやすいため、アウトソーシングやデジタル化、業務マニュアル作成の対策が挙げられます。そして、業務マニュアルを作成・共有・更新をより簡単にするには、バックオフィスのデジタル化をすべきなのです。
また、複数人で業務マニュアルを共有・管理するには、簡単に操作できるツールを活用して業務を効率化させましょう。シンプルに情報管理をするだけでも、バックオフィス業務に使う「情報の検索に時間がかかるストレス」が発生しません。
そこで、業務マニュアルをはじめとしたあらゆる社内情報を正しく蓄積でき、簡単に共有・管理できるツールの「Stock」が必須です。実際に、非IT企業における200,000社以上が、シンプルな情報管理を実現しています。
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