「見える化」とは、本人の意思を問わず情報が見える状態を指し、誰が見てもわかりやすく、全員が同じ認識を持てる状態を指します。今日では、労働人口の減少により人手の確保が難しいので「見える化」により、業務効率化を図る企業が増えています。
しかし、見える化できる業務と得られる効果のイメージ像が湧いてこないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見える化によって業務効率化に成功した事例6選を中心にご紹介します。
- 作業内容やナレッジが属人化しており、必要以上の教育コストが発生している
- 情報が共有されないので、社員や顧客の情報がどこにあるのか把握できずにいる
- 見える化を実施するうえで、事例を参考に具体的な活用方法をイメージしたい
という方はこの記事を参考にすると、成功事例から「見える化」の活用方法がわかるので、自社での「見える化施策」も考案しやすくなります。
目次
見える化の必要性とは
業務プロセスを洗い出すために「見える化」が必要です。
業務プロセスを見える化すれば、人材育成における教育コスト、不要な作業にかかる時間的コスト、チーム内でのコミュニケーションコストの削減へと繋がるからです。
近年、労働人口の減少で人手の確保が難しくなりました。そのため、企業は人手不足による社員の業務負担を軽減するために、不必要な業務やコストは削減する必要があります。
もし、業務プロセスを見える化しなければ、業務プロセスの「どの箇所に問題があるか」が明確になりません。そこで、ブラックボックス化している業務は見える化し、管理できるようにしなければならないのです。
【具体的にわかる】見える化の成功事例6選
ここでは、実際に業務プロセスの見える化を行い、成功した事例を6選紹介します。
「見える化」は、業界職種問わずあらゆる分野において、業務の最適化に繋がります。そこで、以下の成功事例を参考にし、見える化したイメージを明確にしましょう。
(1)バリュークリエーション株式会社
WEBプロモーション分野において、ソリューション提案を行うデータマーケティングを行っている企業です。
バリュークリエーション株式会社では「欲しい情報がすぐに見つからない」「マニュアルの情報が古いまま」といったマニュアルの管理体制に課題がありました。加えて、マニュアルが整備されていないが故に繰り返される「教育コスト」にも不憫さを感じていました。
そこで、業務の引継ぎや新人教育で必要となるマニュアル以外にも、社内FAQ、議事録の内容もナレッジとして蓄積できるナレッジ共有ツールを導入しました。そして、蓄積した情報を振り返られる体制を整えたのです。
その結果、ツールに蓄積された情報を検索すれば自己解決できる状態をつくり「何度も同じことを説明する」といった手間が削減されました。また、蓄積した情報はほかの部署にも共有することで、部署を横断した繋がりが生まれたのです。
(2)株式会社SKYARCH
株式会社SKYARCHは、システム運用・セキュリティマネジメント事業を展開しています。
リモートワーク下において「誰が何をしているか」を把握しきれておらず、業務プロセスが不透明な分、成果重視の傾向にありました。しかし、メンバーが成果を出せなかったときに、十分なフォローができていないことに課題がありました。
そこで、時間管理ツールを導入し、業務時間を記録できる仕組みをつくりました。また、業務内容別にカテゴリーを作成し、それぞれの業務時間を細かく計測できるようにしたのです。
その結果、たとえメンバーが想定の結果が出せなかった場合でも、成果を出すまでの過程にも着目し定量的評価する体制を構築できました。さらに、今まで気が付かなかった非効率な業務が浮き彫りになり、業務全体の見直しにも繋がりました。
(3)株式会社テック長沢
株式会社テック長沢は、自動車や産業用機械の部品加工の事業を展開する企業です。
株式会社テック長沢は、M&A（企業の統合と買収）を含め事業規模の拡大に積極的に取り組んでいます。事業拡大に伴い社内のコミュニケーション量が増加したため、情報が点在化し始め、業務の流れや調整の複雑になってきた点に課題を感じていました。
そこで、ワークマネジメントツールを導入し「プロジェクト」「プロセス」「タスク」における業務の進捗状況を一元管理しました。さらに、メンバー全員が進捗状況を共有できる仕組みをつくり、コミュニケーションコストの軽減を目指したのです。
その結果、タスク漏れやメンバー同士の進捗状況の認識のずれがなくなり、スムーズにプロジェクトを進捗できるようになりました。加えて、これまで社員への情報共有にメールを使っていたことで発生していた「メールを確認する手間」の軽減にも繋がったのです。
(4)株式会社明電舎
株式会社明電舎は、部品の発注先を選び調達する事業を行っています。
株式会社明電舎では、以下の2つの課題が同時に発生していました。ひとつめは、紙媒体に郵送費用・購入費用がかかること、ふたつめは、連絡業務が属人化し、情報を社内で共有できていない仕組みです。
そこで、業務プロセスを見える化できるツールを導入しました。ツールの導入によって「電子化するためのクラウド対応」「コミュニケーション基盤構築」、将来的には「分析基盤として活用」ができる体制を整えたのです。
その結果、見積依頼から、サプライヤ選定、納品までの業務プロセスが一元化できるようになりました。さらに、一元化によって、属人的な業務の統一化や外部とやりとりするスピードや精度が向上したのです。
(5)株式会社ニューズベース
株式会社ニューズベースは、企業主催のイベント企画を支援する事業を行っています。
株式会社ニューズベースでは、これまで「チャットツール」を使っていましたが、大量の情報が次から次へと流れてしまい、使い続けることに限界を感じていました。
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入し、複数のテーマが同時並列で進行したり、席を離れたりした場合でも「情報が流動」「話題の錯そう」しない仕組みにしたのです。
その結果、複数のテーマを担当しても情報が錯そうすることなく、メンバー同士でのやり取りが可能になりました。また、チーム内の情報をそれぞれのテーマ毎に分けて整理できるようになりました。
(6)株式会社アットティー
株式会社アットティーは、有料老人ホーム・訪問介護・訪問看護・居宅介護支援といった医療福祉施設を運営する企業です。
株式会社アットティーでは、介護福祉業界の日報や報告書を紙媒体で共有する体制は時代にそぐわないため、情報をクラウド管理する必要を感じていました。さらに、情報にリアルタイム性がないので、最新情報を知らないまま現場対応してしまう課題も発生していたのです。
そこで、リアルタイムで情報を共有できるツールを導入したのです。また、社内には60代のスタッフもいたため、誰でも簡単に情報共有ができる仕組みを目指しました。
その結果、リアルタイムでの情報共有が可能になり、情報共有にかかる無駄な時間や、電話のやり取りを軽減でき、重要な業務に集中できるようになったのです。また、シンプルな操作性のため紙ベースからツールへの移行もスムーズに行えました。
【非IT企業必見】情報の見える化が簡単にできるツール
以下では、情報の見える化が簡単にできるツールを紹介します。
業務プロセスの見える化による成功事例の共通点として、いずれの事例でも「ITツールの活用」が挙げられます。そのため、見える化にはITツールの活用が必要不可欠なのです。
ただし、単にITツールを導入するのではなく、導入後の運用まで考慮しなければなりません。したがって、複雑なツールでは現場に馴染まず、結局は使われなくなるリスクが高いので、現場のITリテラシーに合わせてシンプルに運用できるツールを選定しましょう。
結論、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に情報の見える化ができる情報管理ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に見える化したあらゆる「情報」を残しつつ、直感的な「フォルダ」でテーマごとの情報管理も簡単ですり。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば、同時に複数の話題がでてきても、テーマ別にタスク管理や意見交換ができるのです。
情報管理・共有を最も簡単に実現できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
見える化に成功した事例6選まとめ
ここまで、見える化に成功した事例を6選紹介しました。
業務プロセスの見える化は、業界職種問わず求められます。業務の最適化を図ったり不要なコストを削減したりするためにも、定期的に業務フローや各メンバーのタスク情報は共有しなければなりません。
また、今回紹介した6つの成功事例の共通点は、見える化に「ITツール」を活用していることでした。そのため、非IT企業であったとしても、紙やExcelなどでの見える化には限界があり、運用として機能しないと言えます。
ただし、導入すべきITツールは担当者のみの独断ではなく、メンバー全員が使える操作性のツールが必須です。したがって、ITリテラシーの有無にかかわらず、誰でも簡単に情報を「見える化」して管理できる情報共有ツール：Stock最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って業務プロセスの見える化を行い、業務の効率化を図りましょう。
