スケジュールやタスクを簡単に見える化する手段のひとつである「ホワイトボード」は多くの企業で使用されています。しかし、ホワイトボードでの管理では、時間的コストがかかるのはもちろん、正しく管理できる情報量に限りがあるのです。
そのため、「情報の見える化がうまくできずに属人化している」と悩む人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ホワイトボードで見える化するメリットとデメリットについて紹介します。
- ホワイトボードで業務の見える化をしたい
- ホワイトボードを導入するメリット・デメリットを知りたい
- 情報のブラックボックス化に悩んでいる
という方はこの記事を参考にすると、見える化にホワイトボードを使うメリットとデメリットがわかり、業務プロセスの最適化に必要な施策イメージも湧くようになります。
目次
ホワイトボードで見える化するメリットとは
ここでは、見える化にホワイドボードを使うメリットを紹介します。ホワイトボードの「文字を書き込むだけで情報を残せる」という特徴は、以下のメリットに繋がるのです。
メンバー全員が認知できる
メリットとして、メンバー全員が認知できる点が挙げられます。
ホワイトボードは、オフィスのどこに置かれていてもその存在に気付けます。加えて、白板に黒や赤、青を使って文字を記載すると視覚的に目立つので、記載された情報の認知度は高まります。
さらに、会議などでホワイトボードを使えば、複数いる社員の目線が一か所に集まるので、同じ情報を同じタイミングで共有できるのです。
コミュニケーションの活性化
また、コミュニケーションの活性化のメリットが挙げられます。
ホワイトボードに情報を記載するとき、必然的にメンバーは一か所に集まります。業務内容によっては関わる機会がほとんどないメンバーがいても、顔を合わせることによって、社内メンバーに一体感が生まれやすくなります。
また、メンバー同士のコミュニケーションが活性化すれば、現場の雰囲気は良くなり、社員のモチベーション維持といった副次的効果も見込めます。
誰でも簡単に記録できる
誰でも簡単に記録できる点も大きなメリットといえます。
ホワイトボードの使用には、専門的知識や操作方法を学ぶ必要が一切ないので、購入すれば即日使えます。使用するうえでの知識や条件といった縛りがないので、ほかの見える化する手段と比べて「自由度が高い」といえます。
そのため、好きな場所に好きな文字サイズで情報を残せるだけでなく「何となくイメージは湧いているが言語化が難しい」アイデアも「絵や図」にして伝えられるのです。
職場でホワイトボードを活用するデメリットとは
以下では、職場でホワイトボードを活用するデメリットを紹介します。ホワイトボードを使いたい企業は、以下の内容を抑えて再検討しましょう。
視認性が低い
デメリットのひとつに、視認性の低さが挙げられます。
ホワイトボードへの書き込みは自由度が高い反面、社内で記載方法が統一されていなければ、情報は乱雑になり視認性は低くなります。そのため、社員一人ひとりに記載してよい範囲の振分けや、箇条書きにするといったルールが必要になるのです。
また、ホワイトボードの置かれている位置とメンバーの位置が遠いと、ほかのメンバーと被って見づらかったり、文字が小さくて読めなかったりする事態が懸念されます。
リモートワークに不向き
ホワイトボードは、リモートワークを導入している企業には不向きといえます。
リモートで働く社員は、ホワイトボードにある内容を職場にいる社員に共有してもらう必要があります。業務の進捗状況は最後にまとめて書き込むのではなく、メンバー同士がリアルタイムで追える状態にしなければなりません。
業務時間の終了間際では、万が一、作業に遅延が発生していたときにフォローに回れないからです。そのため、こまめにホワイトボードの進捗状況を共有してもらわなければならず、ストレスを感じる原因となるのです。
情報を長期間保持できない
長期間同じ場所に情報を保持しておけないこともデメリットです。
情報は日々変化していくので、過去に記載された内容は新しい情報を追記しつつ「情報資産」として残していかなければなりません。しかし、ホワイトボードに記載された情報は、保管に不向きなので、写真で撮影し管理する必要があります。
また、ホワイトボードに残した情報は「この部分は誰が加筆したのか分からない」「加筆のしすぎで視認性が低い」という問題が発生しがちなため、情報資産としての運用は難しいと言えます。
そのため、重要な情報はホワイトボードではなく「ナレッジ化」して一つのツール上で残しておきましょう。たとえば、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを使って、誰でもわかるように情報を管理する企業も多いのです。
タイミングが限定的
書き込めるタイミングが限定的な点も、デメリットです。
ホワイトボードは現場にあるので、書き込める時間や場所が限られています。そのため、出先やテレワーク中の進捗情報は、ノートなどにメモしておかなければ、ホワイトボードに情報を書き写す前に忘れてしまいます。
さらに、ホワイトボードでは、ボードに収まる範囲内でしか情報を残せないので、残せる情報量も限定的です。
【必見】ホワイトボードよりも進捗管理の見える化に適したツール
以下では、ホワイトボードよりも進捗管理の見える化に適したツールを紹介します。
ホワイトボードの活用は、業務プロセスの見える化に貢献するものの、社内の限られた場所でしか活用できないため、デメリットの方が大きいです。とくに大企業では、大人数で情報を共有するため、より大規模での情報共有に適したITツールの導入が必須です。
ただし、これまで社内の情報共有がホワイトボードなどのアナログの手段だった企業がツールをスムーズに活用するには「ツールが誰でも簡単に使えるほどの操作性」であることが重要です。操作が難しいツールでは現場に馴染まず、結局は誰にも使われなくなるからです。
したがって、進捗状況の見える化には、スケジュールやタスクなどあらゆる情報を集約できる最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須なのです。
ナレカンの「記事」にスケジュールや案件情報を残し、「フォルダ」に分ければ、ホワイトボードよりも便利に情報管理ができます。また、記事に紐付いた「コメント」機能で、確認事項やタスクに関するやりとりもできるので業務がスムーズに進みます。
最も簡単に進捗状況をナレッジ化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
進捗管理の見える化を成功させるコツ
以下では、進捗管理の見える化を成功させるコツについて解説します。業務のブラックボックス化に悩んでいる担当者の方は必見です。
（1）機能に過不足のないツールを使う
まず、機能に過不足のないツールを使うことです。
たとえば、「既読機能」があれば、更新した情報を誰が見たのか分かり、周知できているか確認しやすくなります。他にも、キーワードを入力するだけで欲しい情報がすぐに見つかる「検索機能」や社員同士でやりとりができる「コメント機能」があると便利です。
ただし、営業成績を自動で計算する機能やタイムカード機能などは、企業によっては使われないことがあります。多機能すぎると、使わない機能に無駄な費用を支払うことになるため、「自社に必要な機能が過不足なく揃っているか」を検討しましょう。
（2）定期的にミーティングをする
次に、定期的にミーティングをすることです。
ツールを導入して進捗を把握するだけでは、必要最低限の情報共有はできても社内のコミュニケーションが十分とは言えません。そこで、定期的にミーティングを設置し、トラブルの有無や業務負荷がかかりすぎている人がいないかを確認しましょう。
また、全体ミーティングだけでなく社員一人ひとりとの1on1ミーティングを実施すると、上司は部下の業務の進捗状況が分かるだけでなく、上下のコミュニケーションも活発化します。
（3）組織の心理的安全性を高める
最後に、組織の心理的安全性を高めることです。
心理的安全性とは発言に対して否定される心配がなく、安心して発言できる状態を指し、生産性が高い組織を示す指標として注目されています。たとえば、心理的安全性の高い組織では、部下は仕事に問題が生じる前の適切な段階でアラートを発信できるのです。
したがって、社員の進捗を適切に把握するために、組織の心理的安全性を高めることが重要です。
ホワイトボードで見える化するメリットとデメリット
ここまで、ホワイトボードで見える化するメリットとデメリットについて紹介しました。
ホワイトボードを使って見える化すると、誰でも簡単に使えるほか、全員が同じ情報を見ながらやりとりできます。しかし、「書き込める情報量に限りがあるため視認性が低い」「長期間情報を残せない」というデメリットは無視できません。
そのため、「あらゆる情報をナレッジ化して情報資産として運用できるツール」を導入しましょう。また、既読機能やコメント機能の備わったツールであれば、情報の周知にも役立つうえに、組織内でのコミュニケーションの活性化も期待できます。
ただし、多機能なツールは使われない機能があるだけでなく、操作が複雑で浸透しないリスクがあるので避けましょう。したがって、自社が導入すべきなのは、メールを使える方ならば誰でも使えるほどシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ホワイトボードよりも簡単に進捗状況を見える化できる体制を整えましょう。
