会議や定例会で必ず作成される資料として「議事録」があります。議事録は、会議を振り返ったり欠席のメンバーへ情報を共有したりするときに不可欠な資料です。
ただし、見づらい議事録の場合、振り返りに時間がかかるほか、連絡事項が正しく伝わらずトラブルのもとになってしまいます。したがって、常に多忙なビジネスの場面では「すぐに概要を把握できる議事録」が必須です。
しかし、議事録の書き方が社内で統一されていないため、どのように書けば良いのか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録の概要や分かりやすい書き方、目的を中心にご紹介します。
- 議事録を簡単に作成する方法が分からず、メンバーへの共有までに時間を要している
- 議事録の書き方が社内で統一されておらず、人によって差異が発生している
- 大量の議事録から必要な情報だけをすぐに抽出できるようにしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、議事録に関する知見が深まるほか、議事録を簡単に作成・共有する方法も分かります。
目次
議事録の目的・項目とは
議事録の作成が上手い人・早い人になるためには、議事録の目的や必要な項目を網羅的に理解しておかなければなりません。以下を参考に、議事録について理解を深めましょう。
議事録とは？
議事録とは、打ち合わせやミーティング（MTG）など、さまざまな会議で議論した内容が記録されている文書を指します。会議内容を時系列順に記録するのではなく、情報共有に適した形で簡潔にまとめられているもので会議録とも言われます。
議事録がなければ、会議の話題に対しての事実確認が取れず、出席したメンバー同士での認識齟齬が発生してしまいます。すなわち、会議で話し合った内容に対して共通認識を形成するために、議事録が必要なのです。
また、議事録の用途は社内共有にとどまりません。たとえば、理事会や株主総会などの経営に直接関わる場面で活用されたり、商談したクライアント先から提出を求められたりするケースもあります。
そのため、議事録を取る際には必ず用途を確認したうえで作成し「記載すべき情報」の抜け漏れを未然に防ぎましょう。
議事録を作成する目的
議事録を作成する目的は以下の2点です。
- 会議の決定事項を共有するため
- 備忘録として残すため
会議に関係者全員が参加できるとは限りません。責任者や主要メンバーなど、一部の関係者のみで開催されるケースもあります。そのとき、議事録は、会議における決定事項を不参加メンバーに伝える「情報共有」の役割を果たしています。
会議で話し合っただけでは決定事項を失念したり、情報を間違えて認識したりする恐れがあります。そこで、議事録を活用すると「備忘録」として作用するので、会議に関する認識の相違がなくなります。
このように、議事録は「情報共有」と「備忘録」の2つの役割を担っています。
議事録に含まれる項目
議事録のフォーマットは会社や部署によって異なりますが、基本的に項目は同じです。目的のひとつである情報共有が確実に達成されるように、整理する必要があります。
以下は、議事録に含めるべき必須項目です。
- 会議名
- 開始・終了日時/開催場所
- 参加者
- 会議の目的
- 決定事項
- 補足事項
- 次回の議題
- 参考資料
注意点として、参加者は役職が上位の方から記入しなければなりません。
また、原則として敬称は不要です。ただし、クライアントなど、社外の方が参加している場合は敬称が必要なので注意しましょう。
議事録の作成手順
ここでは、議事録を作成する手順に関して「事前準備」「会議中」「会議終了後」の３ステップに分けて解説します。
事前準備
議事録をスムーズに作成するには、事前準備が重要となります。以下が一般的な事前準備の流れです。
- 会議内容を確認する
- 構成を決める
- 記入できる部分は書く
議題を把握していなければ準備が進まないので、はじめに会議内容を確認します。その際、「5W2H」に沿って確認しましょう。
「5W2H」は「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どうする）、How Much/How Many（いくら、いくつ）」の総称であり、会議の背景や流れを把握するのに効果的です。
会議の内容を理解しておけば、会議当日は要点が掴みやすくなるので、結果として分かりやすい議事録を作成できるようになります。
次に、議題を参考に議事録の構成を決めます。新規記事の場合は、必要な項目を書き出したうえで構成を検討し、抜け漏れのない議事録をつくることが求められます。
一方、定期的な会議の場合は、既存の議事録の構成を踏襲する形で構成しましょう。議事録の構成を同一にすれば「どこに何の情報が載っているのか」が明確になるため、情報の掲載箇所の目星をつけやすくなるのです。
次に、参加者や会議日時など、すでに判明している部分を記載しましょう。
事前に判明していた項目が記載されていれば、会議中は議論を追うことに集中できます。結果として、抜け漏れのない議事録をつくれるのです。
上記のステップを踏み、分かりやすい議事録を作成できる環境を整えましょう。
会議中
会議中は常に、要点を押さえた状態で記録を残さなければなりません。以下では、会議中における議事録作成のコツを2点紹介します。
- メモを取る
- 5W2Hを意識する
会議中は、議事録を作成するためのメモを取りましょう。
ただし、すべての発言をメモしていると話の流れについていけなくなってしまいます。したがって、話の要点と発言者の2点を正確にすることが重要です。
また、話の要点が掴めなかったり発言者が分からなかったりする場合は、その場で確認して疑問を解消していくことが求められます。記載内容に間違いが生じないように、注意しながら記録しましょう。
また、「ICレコーダー」やスマホの「録音機能」、議事録を簡単に作成できる「アプリ」などを活用するのもおすすめです。
メモを取るときも「5W2H」を応用しましょう。「5W2H」を明確にしながら記録することで、背景や意図が明確な情報を残せます。
このように、「メモ」と「5W2H」を意識すれば、会議の要点を理解したうえで会議に参加でき、結果として分かりやすい議事録をつくれるようになります。
会議終了後
会議終了後はメモをもとに議事録をつくり、ほかのメンバーに共有します。以下の3ステップで完成させましょう。
- メモをもとに議事録を作成する
- 間違いがないか確認する
- 議事録を共有する
会議中にとったメモをもとに議事録を作成します。
メモをすべて書き写した場合、情報量が多いので議事録が読みづらくなってしまいます。そのため、簡潔に記載することを意識して「分かりやすい議事録」を作成しましょう。
議事録を作成したら、情報に誤りがないかを確認しましょう。間違った情報を記載すると訂正が必要なほか、トラブルに発展することもあるため、正確な情報が記載されているかの確認は必須です。
また、経営会議で使う可能性もあるなど重要な書類なので、誤字脱字の有無も入念にチェックしましょう。
議事録が完成したら、関係者に共有します。
議事録はPCで作成し、メールで共有する方法が一般的です。しかし、ファイルサイズが大きいとメールに添付できないほか、議事録を確認するには一つひとつのファイルを開く手間が生じるなど、面倒が多い点に注意しなければなりません。
そこで「情報共有ツール」を活用すれば、ファイルサイズが大きくとも簡単に共有できるほか、検索機能で必要な議事録へすぐにアクセス可能なので、資料共有のストレスがなくなるのです。
とくに、情報共有に必須の機能が過不足なく搭載されたツール「Stock」であれば、使いやすいため社員が導入即日から活用でき、すぐに運用をはじめられます。
上記の手順を踏み、分かりやすい議事録を作成・共有しましょう。
見やすい議事録を書くポイント
議事録は社内で共有する資料のひとつです。したがって、誰が見てもすぐに内容を把握できるような議事録にする必要があります。
以下では、誰でも分かりやすい議事録を書くポイントをご紹介します。
ポイント1｜「だ・である調」にする
議事録では、敬体ではなく常体、いわゆる「だ・である調」で記入します。
敬語表現を使うと文章が長くなってしまうので、簡潔さが求められる議事録には向いていません。そのため、語尾を「だ・である調」にして、端的な文章を心掛けましょう。
ポイント2｜正確かつ簡潔に書く
議事録は、あとで見返したときでも会議内容が把握できるように、情報を正確かつ簡潔に書く必要があります。
情報に誤りがあると、訂正が必要になるため手間が増えてしまいます。また、利害関係者からの信用失墜にもつながりかねないので、不明確な情報は記載せず正確な情報のみを残す必要があるのです。
さらに、議事録が長文で構成されている場合、読むのに時間がかかる恐れがあります。したがって、社員が活用しやすい資料とするために、議事録には正確な情報を簡潔に記すことを心掛けましょう。
ポイント3｜読み手が「読みやすい」と感じるように書く
読み手を理解したうえで議事録を作成すると、読みやすい議事録となります。
具体的には、「読み手がどのような情報を求めているのか」「部長やメンバーといった属性はどうなっているか」を考慮したうえで検討する必要があります。読み手の視点に立てば重要な情報を漏れなく記載でき、結果として活用しやすい議事録が完成するのです。
そのほかにも「見出しを活用する」「箇条書きで構造化する」「適切に改行を入れる」などを実践することで、読みやすい資料が完成します。そのため、良い議事録をつくりたい方は、常に「読み手にとっての分かりやすさ」を重視しながら作成しましょう。
ポイント4｜迅速に共有する
議事録を「欠席者への情報共有」の用途で使う場合は、迅速な共有が求められます。
議事録の共有に時間がかかると、一部の社員が会議内容を把握できず業務に支障が出る恐れがあります。そのため、議事録は遅くとも翌営業日までに仕上げるほか、完成したらすぐに共有してスムーズな情報共有を心掛けましょう。
ポイント5｜フォーマットを統一する
議事録のフォーマットを社内で統一しておけば、どの社員が議事録を取ったとしても内容の過不足がなくなります。
議事録の作り方が属人化している場合、内容に抜け漏れが発生してしまいます。しかし、フォーマットがあれば記録すべき項目が明確になるため、誰もが重要な情報を確実に残せるようになるのです。
とくに、必要なフォーマットをすぐに呼び出せる「Stock」のような情報共有ツールを使うと、フォーマットを探す必要がなくなり議事録をつくるスピードも改善します。
素早く議事録のメモを取るコツ
会議での発言内容をすべて書き残すのは難しいため、要点を絞ってメモする必要があります。以下で紹介する「素早くメモを取る3つのコツ」を参考に、メモの取り方を改善しましょう。
（1）記号を使う
メモを取る際は、文章ではなく記号を駆使して情報を迅速に書き残すことが重要です。
例として、因果関係には「→」、不明点には「？」、決定事項には「☆」という記号を付ける、という方法が挙げられます。
このように、記号を駆使してメモのスピードを上げて書き漏れを防ぎましょう。
（2）発言者や重要な単語をメモする
発言者や重要な単語・数字は確実に記録しなければなりません。
発言内容は記録していても発言者が不明確な場合、責任の所在が分からず混乱を招く恐れがあります。また、商品名といった「単語」や予算をはじめとする「数字」は業務を進めていくうえで重要になるので、必ず正確に記録しなければなりません。
そのため、メモを取る際には発言者と単語・数字も必ず記録し、分かりやすい議事録を作成できる環境を整えましょう。
（3）ツールを活用する
情報共有ツールを活用すると、迅速にメモを取れるようになります。
情報共有ツールの場合、手書きではなくPCでのメモとなるため、蓄積できる情報量が多くなります。また、議事録の作成はメモを適宜コピー＆ペーストしながら進められるので、作成時間を短縮できる点もメリットです。
会議でICレコーダーや文字起こしツールを活用する企業もありますが、会議中に全くメモを取らない場合、会議の要点を理解できず議事録作成に時間がかかってしまいます。
そのため、PCに加えてスマホでもメモできる「Stock」などの情報共有ツールを導入して、議事録をスムーズにつくれる環境を整えましょう。
【必見】議事録を作成・共有する手間を解消できるツール
以下では、議事録を作成・共有する手間を解消できるツールを紹介します。
議事録をWordなどで管理している場合、毎回メールに添付する手間がかかり不便です。オンラインストレージを使う方法もありますが、議事録の内容を確認するには一つひとつのファイルを開かなければならず面倒な点に注意しなければなりません。
そのため、メールで共有する手間がなくなる「情報共有ツール」が最適です。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しいので、ITに詳しい人材が少ない企業では「必須の機能が過不足なく搭載されたツール」が求められます。
結論、議事録の作成・共有の手間を解消するのは、65歳の方でもすぐに使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。議事録の作成・共有に必須の機能が備わっており、直感的に操作できるのですぐに運用を始められます。
Stockの「ノート」に残した議事録は自動で共有されるため、共有の手間がなくなります。また、「テンプレート機能」を使えばフォーマットを瞬時に呼び出せるので、議事録の構成に悩む必要がなくなり、資料作成業務を一気に効率化できるのです。
非IT企業の65歳でもすぐに使えるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
議事録のフォーマット例
以下では、すぐに使える議事録のフォーマット例をご紹介します。
- ＜会議名/開始・終了日時/開催場所＞
- ＜参加者＞
- ＜会議の目的＞
- ＜決定事項＞
- ＜補足事項＞
- ＜次回の議題＞
- ＜参考資料＞
20〇〇年〇月〇日16時〜17時〇〇株式会社第3会議室
〇〇株式会社：〜部長、〜課長、〜係長、〜様/自社：△△、□□
製品〇〇に関する原材料の高騰における価格調整及び決定
協力会社T社との意思決定も反映させたうえで詳細レンジを確定させる
T社の資材調達責任者が出張により〇月〇日まで不在
最終的な価格調整にあたっての懸念点解消
価格高騰の推移レポートと価格レンジの傾向
上記の例は、コピー＆ペーストですぐに利用できるようになっています。以上を参考に、短時間で議事録を作成しましょう。
議事録のサンプル3選
そのため、以下では議事録作成にそのまま使えるサンプルをご紹介します。サンプルを用いて短時間で議事録を完成させましょう。
打ち合わせ議事録
- Excel・Wordに対応しており、打ち合わせで使えるシンプルな議事録です。
- 打ち合わせ内容を自由に記述できる仕様になっており、図や画像の挿入にも対応しています。
面談議事録
- 社内面談の記録を残せるExcelの議事録です。
- 「現在の状況」「本人の意見」など、必要な項目が網羅されているので、抜け漏れなく情報を記載できます。
プログラム開発議事録
- タスク管理に特化した横長の議事録です。
- 「要望」「処置内容」「担当者」「完了日」などの項目があり、重要な情報を確実に残せます。
議事録の書き方や目的まとめ
ここまで、議事録の概要や書き方、目的やおすすめツールを網羅的にご紹介しました。
議事録はビジネスのあらゆる場面で活用する重要な資料です。しかし、議事録をファイル管理している場合、共有のためにメールを作成したり各ファイルを開いて内容を確認したりする手間が発生し、結果として社員の負担が増えてしまっているのです。
そこで「情報共有ツール」を導入すれば、議事録は自動で共有されるほか、検索機能で必要な記録へすぐにアクセスできるので手間もかかりません。
結論、議事録の管理に導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、任意のメンバーに瞬時に共有される「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入して、議事録を作成・共有する手間を解消しましょう。
関連記事： 議事録の必要性とは？作成する7つの目的をご紹介
