議事録とは？分かりやすい議事録の書き方とポイントをご紹介！

会議や定例会で必ず作成される議事録ですが、「議事録の書き方がそもそも分からない」「どうしても議事録が読みにくくなってしまう」とお悩みの方も多いのではないのでしょうか。

そこで今回の記事では、

■議事録の作成目的と項目

■議事録の作成手順と分かりやすくするポイント

を解説したいと思います。

議事録について、苦手意識をお持ちの方や、議事録を作成する方法を知りたいという方は、是非参考にしてみてください。

議事録について

分かりやすく議事録を書くためには、議事録について正しく理解することが大事になります。

議事録について正しく理解するために、「議事録とは何か」「議事録を作成する目的」「議事録の項目」を解説したいと思います。

議事録とは？

議事録とは、打ち合わせやミーティングなど、様々な会議で議論した内容が記録されている文書のことです。

会議内容を時系列順にメモした物ではなく、簡潔にまとめられている物を指します。

議事録は、社内に共有される以外にも、理事会や株主総会で参考にされたり、クライアント先に提出したりすることがあります。

そのため、議事録をとる際には、議事録の用途も確認しましょう。

議事録を作成する目的

＜会議の決定事項の共有＞

会議は、関係者全員が参加するとは限りません。

責任者や主要メンバーなど、関係者の一部で開催されることが多いです。

そのため、会議に出席できなかったメンバーや関係者に対して、議事録を共有することで会議内容を伝えることが可能となります。

＜備忘録とする＞

会議で話し合っただけでは、「どのようなことが決定されたか」を忘れてしまうことや、「情報を勘違いして覚えてしまう」ことがあります。

議事録を残しておくことで、確認漏れや勘違いを防ぐことが可能なため、情報の備忘録として活用することができます。

議事録に含まれる項目

議事録のフォーマットは会社や部署によって様々ですが、基本的に記載されている項目は同じです。

以下に、必ず議事録に含みたい項目を紹介します。

会議名
どのような会議が行われたか、一言で分かる会議名にしましょう。

開始・終了日時/開催場所
開始した時刻と終了した時刻、どこで会議が行われたか示しましょう。

参加者
参加していた人を役職が上位の人から記入します。ここでは、原則として敬称は必要ではありません。クライアントなど、他社の人が参加している場合は敬称が必要なので注意しましょう。

会議の目的
どのような目的で会議が開催されるのか明確にします。

決定事項
会議で議論され、決定したことを書きます。

補足事項
必要があれば記入します。

次回の議題
今回の会議で決まらなかった項目や、次回の会議で議論されるべき項目があれば記入します。

参考資料
会議で使用した資料などがあれば、添付します。

議事録を作成する手順

ここでは、議事録を作成する手順に関して、「事前準備」「会議中」「会議終了後」の３ステップに分けて解説したいと思います。

事前準備

議事録を効率よく作成するためには、事前準備が重要なポイントとなります。

以下の手順で事前準備を行ってみてください。

①会議内容を確認する

会議内容を知らなければ何も準備することができないため、まず最初に最初に会議内容を確認します。

会議内容は「5W2H」に基づいて確認すると効率がいいです。

「5W2H」とは「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どうする）、How Much/How Many（いくら、いくつ）」を指します。

会議の内容を事前に調べられるところまで調べ、分からない単語をしっかり理解しておくことで、当日のスムーズな議事録作成が可能となります。

②構成を決める

上記の「1.3 議事録に含まれる項目」を参考に、議事録の構成を決めましょう。

継続会議であれば、既存の議事録を引用して作成するのも構いませんし、新規の会議では会議内容を元に必要な項目を検討します。

③記入できる部分は書く

議事録の項目が決まったら、記入できる部分に関しては記入しておきましょう。

基本的な情報など、会議前に分かっている項目を記載することで、会議中にメモをとることに集中できるようになります。

会議中

＜メモをとる＞

会議中は、議事録を作成するためのメモをとります。

全ての発言をメモしていると、会議の流れについていけなくなる危険性があるため、話の要点と発言者をしっかりメモすることが大事です。

発言内容に不明点があったり、発言者が分からなかったりする場合は、その場で確認をします。

正確にメモをすることが求められるので、ためらわずに確認しするようにしましょう。

もし確認ができそうにない場合には、会議終了後に発言者に聞くことを忘れないようにしてください。

＜5W1Hを意識する＞

メモをする際には、「5W1H」を意識してメモしましょう。

誤った情報や曖昧な情報を載せないためにも、事実に基づく情報のみを記入します。

「5W1H」を意識することで、読み手も理解しやすい議事録に仕上げることができます。

会議終了後

会議終了後は、メモを元に議事録を完成させ、共有します。

以下の3つのステップで完了させましょう。

＜①メモを元に簡潔に編集する＞

会議中にとったメモを元に、議事録を編集します。

ただ清書するのではなく、議事録を読む相手が理解しやすいようにまとめましょう。

会議前に作成した、フォーマットを埋めるようにして議事録を仕上げます。

＜②間違いがないか確認する＞

議事録を作成しているうちに、メモをとっていなかった部分や曖昧な部分が発生してしまうこともあります。

また、自分では気づかない誤字脱字があるかもしれません。

誤った情報や曖昧な部分をなくすためにも、会議に出席していた関係者に議事録を読んでもらって、間違いがないか確認しましょう。

間違えた情報を記載すると後から訂正の手続きが必要になり面倒なため、正しい情報が記載されているかしっかりチェックしましょう。

＜③議事録を共有する＞

議事録が完成したら、関係者に共有します。

社内のルールに従って、メールや情報共有ツールですぐに共有しましょう。

【会議中】分かりやすい議事録を書くポイント

メモをたくさんとる

分かりやすい議事録のためには、多くの情報をメモすることが大切です。

どの情報が重要になるかは、発言段階では分からないこともあるためです。

情報の量が豊富であればあるほど、曖昧な情報をはっきりさせることができるので、できるだけ多くの発言をメモするようにしましょう。

便利ツールを活用する

メモをとるスピードが遅くて不安がある人は、「ICレコーダー」やスマホの「録音機能」、議事録を簡単に作成してくれる「アプリ」などを活用すると良いでしょう。

これらのツールを会議中に使用したい場合は、持ち込みできるか事前に確認する必要があります。

しかし、便利ツールがあるからといって会議に集中していないと、後で編集する際に苦労することになるので、あまり頼りすぎないようにしてください。

【会議後】分かりやすい議事録を書くポイント

フォーマットを統一する

会議は連続して行うことが多いため、議事録のフォーマットも統一しておくと、情報にも統一感が出て見やすいです。

作成者によって議事録の項目がバラバラだと、内容に抜け漏れが発生してしまうことや、読む人も「読みづらい」と感じてしまうことがあります。

フォーマットを作る際は、前回の会議の議事録を引用するなどして、統一しましょう。

「だ・である調」にする

議事録では、敬体ではなく常体、いわゆる「だ・である調」で記入します。

敬語表現を使うと文章が長くなりがちなので、簡潔さが求められる議事録には向いていません。

簡潔かつ正確に書く

議事録では、後から見返しても会議内容が把握できるように、情報を簡潔にまとめる必要があります。

箇条書きなどのテクニックを使って、一文が長くなりすぎないように工夫しましょう。

また、情報に誤りがあれば、訂正が必要になり、信頼度が落ちることがあります。

曖昧な情報は記載しないで、確認の取れた情報を書くようにしましょう。

読み手が「読みやすい」と感じるように書く

読む人のことを想定しながら議事録を作成することで、分かりやすい議事録に近づけることができます。

相手が知りたいと思う情報はどのようなことなのか、読みづらい部分はないか意識しながら作成しましょう。

また「これ・それ・あれ・どれ」などが含まれた「こそあど言葉」は、会議に参加していない人は何を指すのか分からないこともあります。

そのため、第三者の目線になって議事録を作成することが大事です。

早く共有する

議事録が完成したらすぐに共有するようにします。

議事録は、会議不参加者に向けての情報共有という意味合いを持ちます。

情報共有がされていないと、売り上げに影響が出たり、業務に支障がでたりする場合があるので、スピーディーに議事録を仕上げるようにしましょう。

一般的には、会議当日、または「24時間」以内に議事録を送付することが望ましいです。

議事録のフォーマット例

議事録のフォーマット例です。

会議名/開始・終了日時/開催場所
参加者
会議の目的
決定事項
補足事項
次回の議題
参考資料

以上の項目に関して、箇条書きで分かりやすくまとめられているので、ぜひ参考にしてみてください。

関連記事： 議事録は「テンプレート」を作成して効率的に書こう！

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