会議や定例会で必ず作成される資料に「議事録」が挙げられます。議事録は、会議の振り返りや出席していないメンバーへの情報共有に不可欠な資料です。
そのため、「見づらい」「わかりづらい」議事録では、情報共有に時間がかかってしまい、トラブルの原因や他の業務を圧迫する原因にもなってしまいます。
また、会議中の事実確認にも使われるので、特に社外の取引先との共有には「一目でわかるような」議事録の作成が必須です。しかし、議事録をどう書けば良いのか、社内で統一されていないため、作成業務や共有が非効率と感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、議事録の目的から、作成手順、議事録作成に必須のツールもご紹介します。
- 議事録の効果的な作成方法がわからず、メンバーとの共有に時間がかかっている
- 議事録の書き方が社内で統一されておらず、人によって情報の差異が発生している
- 大量の議事録の中から必要な情報を抜き出せるような、効率的な方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、議事録に関する知見が深まり、社内で議事録に関する情報共有が効率的に行えるようになります。
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目次
議事録の目的・項目・作成手順とは
分かりやすく議事録を書くためには、議事録への正しい理解が必要です。そのため現場の担当者は、議事録の作成目的や項目、手順を網羅的に理解しておく必要があります。
以下では議事録の目的、項目、作成手順を解説します。
議事録とは？
議事録とは、打ち合わせやミーティングなど、さまざまな会議で議論した内容が記録されている文書を指します。会議内容を時系列順にメモしたものではなく、情報共有に適した形で見やすく簡潔にまとめられており、会議録とも言われます。
議事録がなければ、会議中の話題に対しての事実確認が取れず、出席したメンバー同士での認識齟齬が発生してしまいます。
議事録は、社内に共有される以外にも、理事会や株主総会などの経営に直接関わるシーンで参考にされたり、商談したクライアント先に提出したりするケースもあります。そのため、議事録をとる前にその用途も確認し、適切に記録をとる必要があります。
議事録を作成する目的
議事録の作成目的は以下の2つです。
＜会議の決定事項の共有＞
会議は、関係者全員が参加するとは限りません。責任者や主要メンバーなど、関係者の一部で開催されるケースもあります。そのため、会議の決定事項などを不参加であったメンバーに伝えるための情報共有という目的があります。
議事録が適切にとられていれば、会議に出席できなかったメンバーや関係者に対して、議事録を共有し会議内容を伝えることが可能です。
第三者も確認するため、丁寧に記載することはもちろん、見やすくする工夫も必要になります。
＜備忘録とする＞
会議で話し合っただけでは決定事項を忘れてしまったり、情報を間違えて認識してしまったりする場合があります。そのため、議事録を備忘録として活用するケースも代表的な目的として挙げられます。
議事録を残しておけば、確認漏れや勘違いを防げるうえ、共有した社内メンバーとの認識を一致させることができます。
特に、初めてのクライアントとの商談をはじめとした社外とのやりとりでは、同じ内容を直接何度も確認するわけにはいきません。打ち合わせ中の内容を議事録に残しておけば、直接の確認も必要なく、その後のスムーズなやりとりを可能にします。
議事録に含まれる項目
議事録のフォーマットは会社や部署によって異なりますが、基本的に記載されている項目は同じです。目的のひとつである情報共有が適切に達成されるよう、整理して記載する必要があります。
以下が、必ず議事録に含めるべき項目です。
- 会議名
- 開始・終了日時/開催場所
- 参加者
- 会議の目的
- 決定事項
- 補足事項
- 次回の議題
- 参考資料
注意点として、参加していた人の書き方は役職が上位の人から記入します。ここでは、原則として敬称は不要です。クライアントなど、他社の人が参加している場合は敬称が必要なので注意しましょう。
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議事録を作成する手順
ここでは、議事録を作成する手順に関して、「事前準備」「会議中」「会議終了後」の３ステップに分けて解説します。
事前準備
議事録を効率よく作成するためには、事前準備が重要なポイントとなります。以下の手順が一般的な事前準備の流れです。
1.会議内容を確認する
会議内容を知らなければ準備ができないため、まず最初に最初に会議内容を確認します。会議内容は「5W2H」に基づいて確認すると効率的です。
「5W2H」とは「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どうする）、How Much/How Many（いくら、いくつ）」を指します。
会議の内容を事前に調べられるところまで調べて理解しておくと、当日のスムーズな議事録作成が可能となります。
2.構成を決める
ご紹介した議事録に必要な必須項目を参考に、議事録の構成を決めましょう。
継続会議であれば、既存の議事録を引用して作成するのも問題ありません。新規の会議では会議内容を元に必要な項目を検討します。
3.記入できる部分は書く
議事録の項目が決まったら、参加者や会議日時など、記入できる部分に関してはあらかじめ記入しておきましょう。
基本的な情報など、会議前に分かっている項目を記載することで、会議中のメモに集中できるようになります。
会議中
議事録作成者は会議中の発言に関して、必要項目や要点を押さえなければなりません。以下では、会議中における議事録作成のコツをご紹介します。
＜メモをとる＞
会議中は、議事録を作成するためのメモをとります。
全ての発言をメモしていると、会議の流れについていけなくなる危険性があるため、話の要点と発言者の2点を正しくメモすることが重要です。
話者の発言内容に不明点があったり、発言者が分からなかったりする場合は、その場で確認をします。記載内容に間違いがないように、正確に会議内容を把握しましょう。
また、「ICレコーダー」やスマホの「録音機能」、議事録を簡単に作成してくれる「アプリ」などを活用するのもおすすめです。
＜5W2Hを意識する＞
メモをとる場合でも「5W2H」を応用できます。「5W2H」を意識すると、読み手も理解しやすい議事録に仕上げられます。
誤った情報や曖昧な情報を載せないためにも、事実に基づく情報のみを記入します。
会議終了後
会議終了後は、メモを元に議事録を完成させて共有します。以下の3つのステップで完成させましょう。
1.メモを元に簡潔に編集する
会議中にとったメモを元に、議事録を編集します。しかし、ただメモの内容を清書するのではなく以下のポイントを意識しましょう。
- 議事録を読む相手が理解しやすいか
- 結論（会議の決定事項など）が簡潔に書かれているか
- 読みやすい議事録となっているか
会議前に作成したフォーマットを埋めるようにして議事録を仕上げます。
2.間違いがないか確認する
議事録を作成しているうちに、メモをとっていなかった部分や曖昧な部分が発生してしまうこともあります。また、正しい文章になっているか、適切な日本語が使われており誤字脱字がないかなども確認します。
誤った情報や曖昧な部分をなくすためにも、会議に出席していた関係者に内容を確認し、間違いがないか確認しましょう。
間違った情報を記載すると訂正が必要となり、トラブルの元になることもあるため、正しい情報が記載されているかの確認は必須です。
3.議事録を共有する
議事録が完成したら、関係者に共有します。
議事録はPCで作成するのが一般的ですが、その共有方法はメールへの添付が代表的な方法として考えられます。一方で、メールへの添付の場合は、容量によって添付できないファイルがあったり、添付されたファイルをひとつずつ確認しなければならないという手間が発生してしまいます。
しかし、最近では企業のIT化が促進されてきているなか、「情報共有ツール」を用いて情報共有する企業も増加傾向にあります。
議事録の共有であっても、「Stock」のような誰でも使える情報共有ツールを使えば、手間のかかってしまう情報共有も簡単に、かつ素早く行うことができます。
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見やすい議事録を書くポイント
議事録は社内で共有する資料のひとつです。したがって、誰が見てもわかるような議事録にする必要があります。
以下では、誰でもわかりやすい議事録を書けるようになるポイントをご紹介します。
フォーマットを統一する
会議は連続して行うことが多いため、議事録のフォーマットも統一しておくと情報に統一感が出るうえ、仮に違う社員が議事録をとったとしても内容の過不足がなくなります。
作成者によって議事録の項目がバラバラだと、内容に抜け漏れが発生してしまうことや、読む人も「読みづらい」と感じてしまいます。
議事録作成に必要な項目はもちろん、すぐにテンプレートを呼び出せる「Stock」のようなツールを使うと、テンプレートを設定しておけば必要な情報をすぐに呼び出せます。議事録だけでなくマニュアルや日報など、さまざまな資料のテンプレートがあると、生産性を上げられます。
「だ・である調」にする
議事録では、敬体ではなく常体、いわゆる「だ・である調」で記入します。
敬語表現を使うと文章が長くなりがちなので、簡潔さが求められる議事録には向いていません。しかし、箇条書きだけではわかりづらい議事録となってしまいますので、議事録全体のバランスを見て調節が必要です。
簡潔かつ正確に書く
議事録では、後から見返しても会議内容が把握できるように、情報を簡潔にまとめて正確に書く必要があります。そのため、一文が長くなりすぎないように工夫しましょう。
ほかにも、結論ベースで記載すると、要点が素早くわかります。
また、情報に誤りがあれば、訂正が必要になり信頼度が落ちることがあります。曖昧な情報は記載せず、確実な情報を書くようにしましょう。
読み手が「読みやすい」と感じるように書く
読み手を考慮した議事録の作成をすると、さらに分かりやすい議事録に近づけられます。
上長やメンバーなどの属性を考慮し、議事録の共有相手が知りたいと思う情報はどんなことなのか、読みづらい部分はないか意識しながら作成しましょう。
たとえば、「見出しを使う」「箇条書きで構造化する」「適切に改行を入れる」などが挙げられます。
また「これ・それ・あれ・どれ」などが含まれた「こそあど言葉」は、会議に参加していない人は何を指すのか分からない場合もあります。したがって、第三者の目線に立った議事録の作成が大切です。
素早く共有する
議事録は、会議不参加者に向けての情報共有が目的ですので、議事録が完成したらすぐに共有するようにします。
情報共有がされていないと業務に支障が出る可能性があるので、スピーディーに議事録を仕上げるようにしましょう。一般的には「会議当日」または「24時間」以内に議事録を送ることが望ましいです。
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素早く議事録のメモを取るコツ
以下では、素早く議事録のメモを取るコツについてご紹介します。会議中の発言内容をすべて書き残すのは難しいので、要点を絞ってメモする必要があります。
記号を使う
メモを取る際は、文章ではなく記号を駆使して情報を素早く書き残すことが重要です。
因果関係は「→」、不明点は「？」、決定事項は「☆」などルールを策定し、メモを取るスピードを速めるのがポイントです。特に重要な発言は情報量が多いので、記号を用いながらもれなくメモする必要があります。
記号を駆使してメモのスピードを上げ、重要情報の書き漏れを防ぎましょう。
発言者や重要な単語をメモする
誰がどのような発言をしたのかや重要な単語・数字を確実に記録するのが重要です。
予算や人数などの数字や発言の核となる内容を聞き逃さずメモする必要があります。また、発言内容だけでなく発言者名もメモし、責任の所在を明らかにしておくべきです。
発言者や重要な単語をメモし、議事録に要点を記載できるようにしましょう。
ツールを活用
ICレコーダーや文字起こしツールを活用すると、メモを取る負担を軽減できます。
しかし、これらのツールはあくまで聞き逃した部分について確認したい場合に利用をとどめるべきです。会議中に全くメモを取らないと会議内容が頭に入ってこず、かえって議事録作成に時間がかかってしまいます。
一方で、「Stock」のような情報共有ツールを活用すれば、メモを取って議事録を作成し社内に共有するまでの流れを一元化できるので、議事録作成にかかるトータルの時間を短くできます。
ツールを導入する際は議事録作成のフローを明確にし、自社に適したツールを選択する必要があります。
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議事録のフォーマット例
以下では、すぐに使える議事録のフォーマット例をご紹介します。
- ＜会議名/開始・終了日時/開催場所＞
20〇〇年〇月〇日
16時〜17時
〇〇株式会社第3会議室 - ＜参加者＞
〇〇株式会社：〜部長、〜課長、〜係長、〜様
自社：△△、□□ - ＜会議の目的＞
製品〇〇に関する原材料の高騰における価格調整及び決定 - ＜決定事項＞
協力会社T社との意思決定も反映させたうえで詳細レンジを確定させる - ＜補足事項＞
T社の資材調達責任者が出張により〇月〇日まで不在 - ＜次回の議題＞
最終的な価格調整にあたっての懸念点解消 - ＜参考資料＞
価格高騰の推移レポートと価格レンジの傾向
上記はあくまで例ですが、コピー＆ペーストですぐに利用できるようになっています。
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議事録のサンプル3選
フォーマットの活用も議事録の作成がしやすくなりますが、すでに公開されているサンプルを使うのも面倒な手間を避け、効率的な議事録作成に貢献します。そのため、以下では議事録作成にそのまま使えるサンプルをご紹介します。
打合せ議事録
- Excel・Wordの両者に対応しており、打ち合わせで使えるシンプルな議事録です。
- 打合せ内容に関して自由に書ける仕様になっているので、適宜図や画像を挿入することも可能です。
面談議事録
- 社内面談の記録を残せる議事録になっています。
- 「現在の状況」「本人の意見」など面談の流れに沿って議事録を記載できるので、直感的に活用できます。
プログラム開発議事録
- 細かく項目が分かれており、タスク管理に特化した横長の議事録です。
- 「要望」「処置内容」「担当者」「完了日」とPDCAサイクルを明確に回せるような作りになっています。
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新入社員でも簡単に使える議事録作成に役立つツール
以下では、新入社員でも簡単に使える議事録作成に役立つツールをご紹介します。
議事録の目的のひとつに「情報共有」がありましたが、社内外問わずメールで議事録のやりとりをしている場合は、一日に複数回の会議があった際に共有メンバーも変えて設定しなければいけません。
議事録のほかにも添付資料がある場合は、メールも複数回に分けなければ送信できないこともあります。また、多くの議事録から担当者ごとに必要な情報にアクセスするのは、情報が整理されていなければ時間がかかってしまいます。そのため、効率的な情報共有や共有された情報へ素早くアクセスするには、情報共有ツールの利用が必須です。
しかし、議事録からIT化を促進するにもシンプルなツールでなければ、導入しても社内で浸透せず、想定していた効果を得られません。そのため、複雑で多機能なツール、無料ではあるものの機能不足なツールのように「過不足のあるツール」では導入・運用に失敗してしまうでしょう。
結論、議事録を素早く適切に管理するのであれば、新入社員でもその日から使えるツールである「Stock」一択です。議事録管理に必要な過不足のない機能が備わっており、シンプルさにこだわった設計となっています。
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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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議事録の書き方やポイントまとめ
ここまで、議事録の概要やわかりやすい議事録にするための書き方やポイント、おすすめツールまで網羅的にご紹介してきました。
議事録はビジネスシーンにおいて社内外問わずに情報共有ができる重要な資料です。そのため、会議のメモというだけではなく、コミュニケーションツールとしての重要な位置付けにもなっています。
しかし、議事録に関するスムーズな情報共有が実現できず「ファイル共有だと面倒」と感じながらも、非効率な情報共有が現場で行われているのであれば、まずは議事録という小さいセクションから情報共有のストレスを解消すべきです。
今回ご紹介した、Stockはその情報共有におけるシンプルさから、議事録をとるシーンでも使用可能。かつテンプレートも保存できるので、会議の種類に合わせたテンプレートをあらかじめ作成しておくこともできます。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で議事録の情報共有を効率化し、社内外ともにコミュニケーションを活性化させましょう。
関連記事： 議事録の必要性とは？作成する7つの目的をご紹介
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
