面談記録は、評価やフィードバックの判断材料となるほか、面談する両者の意思疎通に問題がないかの確認に使われます。そのため、一目で内容を理解できるように分かりやすく・過不足なく書くことが求められます。
しかし、「面談記録の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面談記録の書き方やコツ、便利なテンプレートを中心に解説します。
- 面談記録の例文や書き方を知り、作成の参考にしたい
- 面談記録の作成に便利なフォーマットがあれば使いたい
- 面談記録の作成・管理のコツを把握したい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい面談記録の書き方だけでなく、作成後の効果的な管理方法も分かります。
目次
面接と面談の違い
「面談」と似た言葉に「面接」がありますが、両者には以下のような違いがあります。
- 面接
- 面談
「面接」は、相手の人柄や能力を見極めるのが目的であり、基本的に面接官からの質問にのみ受け答えするのが特徴です。主に学校の入試や企業の採用活動などで行われています。
「面談」は、互いに情報を共有して、相互理解を深めることを目的としています。そのため、面接とは違い、面談をする側とされる側の双方向のコミュニケーションが必要になります。
このように、面談は相手に合わせたコミュニケーションが求められるため、決まった質問しか行わない面接よりも比較的難易度が高いと言えます。
面談が必要な3つのシーンとは
面談が必要となる主なシーンには「社内の人事面談」と「社外の営業面談・採用面談」が挙げられます。両者には、以下のような違いがあります。
- 人事面談(社内)
- 営業面談(社外)
- 採用面談(社外)
人事面談は、「上司と部下」もしくは「人事担当と従業員」で行われる面談です。社員の業務状況に関する聞き取りをもとに、人事評価やフィードバックの判断材料を集めます。
営業面談は、「顧客と営業担当者」の間で行われる面談です。顧客のニーズや悩みを把握したり、コミュニケーションを通じて顧客との信頼関係を築いたりすることを目的とします。
採用面談は、「採用担当者と候補者」との間で行われる面談です。仕事内容や雇用条件について話し合い、相互理解を深めるために実施します。
以上のように、人事面談と営業面談、採用面談では、それぞれの目的や対象者が異なります。一方で、面談を通じて、お互いに相互理解を深めることを目的とする点は共通しているのです。
<例文あり>面談記録の書き方とは
ここでは、面談記録の書き方を解説します。以下を参考にすると、下記画像のような見やすい面談記録を作れるので必見です。
面談記録に書くべき6つの項目
面談記録に書くべき項目として、以下の6つが挙げられます。(※表は左右にスクロールできます。)
<項目> | <書き方> |
---|---|
1:議題 |
面談の議題やテーマ、実施する目的を記載します。 |
2:経緯 |
面談を実施するに至った経緯や、面談相手の状況などを記載します。 |
3:概要 |
面談内容の大まかな概要を記載します。また、採用面談では、面談相手を採用するか否かの結論を示しましょう。 |
4:詳細 |
面談相手の具体的な意見など、内容の詳細を記載します。 |
5:フィードバック |
面談担当者のフィードバックや意見を記載します。 |
6:今後の展望 |
面談を踏まえて、今後取るべき行動や指針を記載します。 |
上記以外にも必要な項目があれば、場面に応じて調整しましょう。また、項目が決まったら、今後も使い回しができるように「テンプレート」として保存しておくと便利です。
面談記録を書く4つのコツ
ここでは、面談記録の書き方のコツを4つご紹介します。以下の点を抑えると、分かりやすい面談記録が書けるようになります。
- フォーマットを活用する
- 情報を構造化する
- 表現をそろえる
- 簡潔にまとめる
フォーマットを活用すると、一から面談記録を作成する手間が省けます。また、レイアウトを統一できるので、作成者によって内容にばらつきが出ることもありません。
太字や字下げを使って、情報を構造化してまとめましょう。たとえば、大まかな情報を「太字」、それに関連する細かな情報を「字下げ」すると、読み手が面談の流れを把握しやすいです。
表現をそろえると、面談内容が読み手に伝わりやすくなります。したがって、面談の中で似たような発言が出てきたときは、表現を統一して記載しましょう。
要点が確実に伝わるように、面談記録は簡潔にまとめましょう。面談内容をすべて書き留めると、作成に手間がかかるうえ、欲しい情報がすぐに見つからない「ストレス」につながります。
以上のコツを踏まえて、読み手にとって分かりやすい面談記録を作成しましょう。
【Excel】面談記録シートの無料テンプレート
こちらは、面談記録をするときに、記録すべき項目を記載したフォーマットです。面談の内容に合わせて項目を変更しながら活用しましょう。
【誰でも簡単!】面談記録の作成・管理に最適なツール
以下では、面談記録の作成・管理におすすめのツールを紹介します。
面談記録には、従業員と対面で話したことを管理して、それを評価やフィードバックにも活用することがあります。ただし、WordやExcelで面談記録を作成しても、結局どこに保存したのか分からなくなるデメリットがあるのです。
そのため、「目的の情報をすぐに見つけられる情報管理ツール」が必要だと言えます。ただし、面談記録はどの部署でも必要になりますが、ITスキルにばらつきのある大企業では、多機能で操作が複雑なツールは社員が使いこなせずに放置されてしまうのです。
したがって、”100名以上の大企業”の面談記録の作成・管理には、誰でも簡単に使える情報管理ツールの「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に面談記録を直接書き込んで、”部署”や”社員”ごとの「フォルダ」に分ければすぐに振り返りができます。また、「テンプレート」機能を使えば、自作のフォーマットで見やすい面談記録を簡単に作れるのです。
大企業で面談記録を最も簡単に蓄積できるツール「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Stockを使った面談記録の事例とは
以下では、情報管理ツールの「Stock」を使った面談記録の事例をご紹介します。Stockは中小企業でも使える情報共有ツールで、ナレカンと同様に「誰でも使いこなせる操作性」が特徴です。
<採用面談>Stockで面談記録を運用する方法
Stockでは、上記のようにシンプルに採用面談の記録を管理できます。
Stockでは、2階層のフォルダを活用して、人事などの「部署」や面談記録などの「業務」ごとに情報を管理できます。また、「ノート」に作成した面談記録に「タスク」「メッセージ」を紐付けられるのがStockの大きな特徴です。
<営業面談>メディカルローグ株式会社の事例
以下は、クライアントとの営業面談でStockを活用した事例を紹介します。
メディカルローグ株式会社は、医療関連のサービス提供を展開する企業です。同社が、「Stock」を導入したきっかけは、チャットツールでの情報共有に限界を感じていたことがきっかけでした。
そこで、Stockの基本機能である「ノート」「フォルダ」「タスク」によって、クライアントとの営業面談の効率化を目指したのです。
たとえば、面談記録ではクライアントとの打ち合わせ内容をノートに記載し「資料送付」「提案書作成」等のタスクを紐づけることで、手軽なタスク管理が実現しました。また、「フォルダ」を使った階層管理で、欲しい情報がすぐに見つかるようになったのです。
このように、シンプルかつ必要十分な機能を備えたStockにより、面談記録を効果的に運用する企業が増えています。
面談を適切に進めるコツとは
ここでは、面談を適切に進めるコツを紹介します。面談を業務に最大限に生かせている企業は、以下のコツを実践できていると言えます。
(1)スケジュール管理を正しく行う
まずは、面談実施のスケジュール管理を正しく行いましょう。
面談は実施期間が決められており、期間内に対象者全員の面談を行う必要があります。そのため、面談担当者は面談の実施が決まったらすぐに内容を共有し、参加予定者が余裕をもってスケジュールを調整できるようにしましょう。
また、実施期間が短い場合、聞き手となる担当者の負担となるうえに、面談時間が十分に確保できないので参加者の抱える悩みを見逃す可能性があります。したがって、面談スケジュールは余裕をもって正しく管理する必要があるのです。
(2)質問の軸を明確にする
次に、質問の軸を明確にしておくことが重要です。
もし、質問の軸が明確になっていなければ、ひとつの話題に時間をかけすぎたり、業務内容と関係のない方向に話題が逸れたりする恐れがあります。
その場の流れに任せて質問をしていくと、ヒアリングするべき内容を聞きそびれるといった事態を招きかねないので、質問の軸は事前に明確にしましょう。
(3)話しやすい雰囲気をつくる
最後に、相手が話しやすくなる雰囲気づくりもポイントのひとつです。
面談では、目上の人が聞き手に回ることがほとんどなので、話し手が萎縮しないような雰囲気づくりが重要です。たとえば、相づちを徹底すれば、話し手が「自分の話に熱心に耳を傾けてくれている」と認識でき、リラックスしやすくなります。
このように、雰囲気づくりを意識すれば、話し手からより多くの情報をを聞き出すことができ、話し手と聞き手の両者にとって有意義な時間になります。
面談記録の書き方やコツまとめ
ここまで、面談におけるコツや記録を書くコツについて紹介しました。
面談は、知りたいことを明確にし、話しやすい環境を整えることでスムーズに進められます。また、面談記録を作成すれば、面談に参加していないメンバーでもすぐに内容を把握できるのです。
そこで、テンプレートを活用すると効率よく面談記録を作成できます。ただし、テンプレートを活用しても紙やWordでの管理では、どこに保存したのか分からなくなり、欲しい情報へすぐにたどり着けません。
結論、面談記録の作成・管理には、作成した面談記録を”フォルダ”で見やすく管理できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、面談記録を効果的に運用しましょう。