「Dropboxを使おうか迷っているけれど、料金はどれくらいかかるのだろう?」
「Dropboxのインストールから、応用的な使い方まで知りたい」
 
このような点が気になっている方々に向けて、以下の2つをご紹介します。
 
Dropboxの特徴まとめ
Dropboxの基本な使い方から、応用的な活用術まで
 
Dropboxを使用するか迷っている人や、これから使い始める人のお役に立てれば幸いです。
 

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

https://www.stock-app.info/

Dropbox (ドロップボックス)とは?

Dropbox(ドロップボックス)とは、インターネット上でファイル管理や共有を行う、「オンラインストレージサービス」です。
 
Dropboxでは、インターネット上に全てのデータを保存するので、PCやUSBが盗難に遭ったり紛失したりしてしまってもデータを失うことはありません。
また、インターネットに接続せずとも「オフライン環境」で使用できることも、Dropboxの特徴の1つです。
 
関連記事: Slack・Dropbox・Stockの便利ツールで社内業務を完結させよう!
Stockのバナー

Dropbox(ドロップボックス)の特徴まとめ

無料でも使える

Dropboxは、ファイルや写真などのデータ容量の合計が「2GB」まで無料で保存することができます。
 
有料プランに変更することで、Dropbox(ドロップボックス)のデータ容量の上限を引き上げたり、共有権限設定などの機能を付けたりすることが可能です。
無料でもデータ容量を増やすことができますが、後ほど解説する「Dropboxの招待」などの手順が必要になります。

有料プランの料金とデータ容量

Dropboxには無料プラン以外に、「個人向けの2つの有料プラン」と、「チーム・企業向けの3つの有料プラン」があります。
比較をしやすいように、無料プランを含めたプランごとの特徴をまとめた表を下記に示しています。
 
料金プラン Basic(個人向け) Plus(個人向け) Professional(個人向け)
料金(1ユーザーあたり) 無料 ¥1,200/月 ¥2,000/月
データ容量 2GB 2TB(2,000GB) 3TB(3,000GB)
特徴 ・どのデバイスからでもアクセス可能
・ファイルの復元、バージョン管理(30日間履歴が残る)
「DropboxTransfer」で1ファイルあたり100MBまでの送信が可能
「DropboxTransfer」で1ファイルあたり2GBまでの送信が可能
・巻き戻し機能(大量の変更内容を取り消すため機能、30日間の履歴)
・遠隔削除機能
・ファイルの復元、バージョン管理(180日間履歴が残る)
・巻き戻し機能(180日間の履歴)
・閲覧者の履歴
・共有リンクの管理機能(パスワード保護・ダウンロードの許可)
料金プラン Standard(ビシネス向け) Advanced(ビジネス向け) Enterprise(ビジネス向け)
料金(1ユーザーあたり) ¥1,250/月(最小3ユーザー) ¥2,000/月(最小3ユーザー) お問い合わせ
データ容量 5TB(5,000GB) チームの必要に応じて容量を追加 チームの必要に応じて容量を追加
特徴 ・個人向けプランの機能をほとんど利用可能
・2段階認証や情報の暗号化
・Standardプランの全機能
・高度な管理機能
・管理者役割の階層化
・Advancedプランの全機能
・カスタマイズ可能
・24時間体制の電話サポート(日本語準備中)

ファイルの共有・復元が可能

ファイルの共有

Dropboxでは、「共有フォルダ」を使った双方向のデータ共有と、「共有リンク」「Dropbox Transfer」を用いた一方通行のデータ共有が可能です。詳しい共有方法は後ほどご説明します。
 
「共有フォルダ」でファイルを共有する際は、共有する側とされる側の両者が「Dropboxアカウント」を作成する必要があります。共有されたデータは編集が可能で、編集箇所は同期されます。
 
一方「共有リンク」「Dropbox Transfer」でファイルを共有する場合、共有される側はDropboxアカウントを必要としません。しかし、アカウントを持っていない場合「ファイルをダウンロード・閲覧」することはできますが、編集をしても共有した側には同期されません。

ファイルの復元

Dropboxでは、消去したデータは30日間保存されます。「Dropbox Professional」「Dropbox Business」のプランに加入している場合、データは180日間保存されます。
 
また、全データのバージョン履歴も30日間(Dropbox Professional,Dropbox Businessのプランに加入している場合、180日間)保存されます。
間違えてデータを消去してしまった場合や、データ編集で操作ミスをした場合でも復元が可能です。

使用できる端末

Dropboxはブラウザー・デスクトップ対応をしているだけでなく、iPhoneやAndroidなどで使えるモバイル版アプリも提供されています。どのデバイスからでも同じメールアドレスを使い、ログインすることが可能です。
 
Stockのバナー

Dropbox(ドロップボックス)の基本的な使い方

ここでは、Dropbox(ドロップボックス)を初めて導入する方に向けて、基本的な使い方である以下の3点を写真付きでご紹介します。
 
・登録、ダウンロード方法
・ファイルのアップロード、復元
・ファイルの共有、共有停止
 
※デスクトップアプリでの解説になります。

登録・ダウンロード方法

(1)まず初めにDropboxの公式ページから、Dropbox(ドロップボックス)のダウンロードを行います。
 
写真
 
(2)「Dropboxをダウンロード」をクリックし、Dropboxのアイコンをダブルクリック。
 
写真
 
写真
 
(3)ダウンロードした「Dropbox」を起動し、氏名・メールアドレス・パスワードを登録したら、全ての工程は終了です。なお、Googleアカウントを使用して、登録することも可能です。
 
写真

ファイルのアップロード・復元

ファイルのアップロード

Dropboxを起動したページが下記になります。このページでは「フォルダやファイルの作成・アップロード」や「基本設定」などが可能です。
 
写真
 
(1)Dropboxにファイルやフォルダをアップロードするために、下記写真のようにPC内のフォルダやファイルをドラッグ&ドロップします。
 
写真
 
写真
 
(2)指定したファイルがDropbox内に移動されていたら、ファイルアップロードは終了です。
 
アプリ版ではドラッグ&ドロップすることなく、Dropbox内からアップロードファイル・フォルダを選択することができます。

消去したファイルを復元

Dropbox上で消去したファイルやフォルダの復元方法は2つあります。
 
1つはPC上のゴミ箱からDropboxへ復元する方法です。
 
ゴミ箱内に移動されているファイルに対して、「Dropboxへ、ドラッグ&ドロップ」「消去したファイルを右クリックし、戻るボタンを押す」のいずれかを行うことで、復元ができます。
 
写真
 
もう1つはDropboxをブラウザー上で起動して、復元する方法です。
 
下記の写真のように、ブラウザー上でDropboxを起動している場合「消去したファイル」という項目があります。その中から復元したいファイルを選択し、復元ボタンをクリックすることで、元あった場所に戻すことが可能です。
 
写真

バージョン管理での復元

バージョン管理とは、間違えてデータを消去してしまった時などに、編集前のデータに復元するための「データ編集ごとにバージョンを保存・管理」をすることです。
 
方法としては、(1)バージョン管理したいファイルを右クリックし、「バージョン管理」を押します。
(2)バージョン管理ボタンを押すと、下記写真のようにページが遷移します。復元したいバージョンをクリックすることで、元のバージョンに復元することができます。
 
写真

ファイルの共有・共有停止

ファイルの共有

Dropboxでは、3つの方法(①メールでの共有/②リンクでの共有/③Dropbox Transfer)でファイルを共有することが可能です。
 
ファイルの共有方法ですが、共有したいファイルを右クリックし、「共有」ボタンをクリックした後、下記画像のように3つの選択肢から共有手段を選択します。
 
写真
 
①「メールでの共有」②「リンクを使って共有」をする場合、下記画像のような画面が表示されます。
①では共有者のメールアドレスを入力してメールを送信します。②ではリンクをコピーし、チャットなどで共有者にリンクを送信します。
このページで、共有者への閲覧・編集権限も設定可能です。
 
写真
 
③の「Dropbox Transfer」を使って共有をする場合、下記画像が表示されます。「転送を作成」ボタンをクリックし、リンクを共有者に送信することで、共有が可能です。
 
写真

共有停止

共有の停止方法は「①フォルダ共有を解除」「②リンクを削除」の2つがあります。
 
「①フォルダ共有を解除」をする場合、ファイルの共有方法と同じく「共有したいフォルダ・ファイルを右クリック→共有ボタンをクリック」します。その後、「⚙」ボタンをクリックすることで下記画像のように画面が表示され、「フォルダ共有を解除」を選択することで共有が停止されます。
 
写真
 
「②リンクを削除」の場合、「①フォルダ共有を解除」と手順はほとんど同じです。上記の画像まで手順を進め、下記画像のように「閲覧用リンク」を選択し、「リンクを削除」をクリックすることで共有が停止します。
 
写真
Stockのバナー

Dropbox(ドロップボックス)の応用的な使い方

ここでは、Dropboxの「基本的な使い方」から一歩踏み込んだ、「応用的な使い方」を解説します。

端末上に同期するファイル・フォルダを決める

Dropbox(ドロップボックス)をダウンロードして使用していると、Web上と使用端末の双方にファイルが保管されます。しかし、端末上のデータ容量を減らしたい場合、Web上のみにファイル保存を限定し、端末での同期を解除しながらファイル管理を行うことができます。
 
同期解除の方法は下記画像のように、「①自分のアカウント→基本設定」をクリックし、「②同期→フォルダを選択」をクリックします。
 
写真
 
その後下記画像のように、同期を解除したいフォルダの「チェックボックス」を外し、「更新」ボタンをクリックすることで同期解除が完了します。
 
写真

ファイルリクエスト機能

Dropboxの「ファイルリクエスト」とは、自身の指定したフォルダに、「ファイルをリクエストして収集」することです。リクエストを送る相手は、Dropboxアカウントを所有していなくても可能です。
 
ファイルリクエストの手順としては、(1)下記画像のように右上の「・・・」ボタンを押し、「ファイルをリクエスト」をクリックします。
 
写真
 
(2)下記画像のようにページが遷移するので、「新しいリクエスト」→「タイトル・ファイルを集めるフォルダを指定」します。
(3)その後、ファイルをリクエストする相手のメールアドレスを入力し、メールを送信することでファイルリクエストは完了です。
 
写真
 
写真

オンライン上でOfficeを編集できる

webブラウザーを使ったDropboxの起動に限られますが、「Basicプラン、Plusプラン」の方は「Microsoftアカウント」や「Officeライセンス」を所有していなくても、オンライン上でOfficeを編集できます。
 
方法としては下記画像のように、(1)「追加」を押し、使用するofficeツールを選択するとファイルが作成されます。
 
写真
 
(2)作成したファイルを右クリックし、「Dropbox.comで表示」を押すと、オンライン上でofficeを使用することが可能です。
 
写真

Gmailと連携して簡単にファイルを添付できる

Dropbox上のファイルを、Gmailを使用して簡単に送信する方法です。
 
(1)Gmailを使って送信したいファイルをクリックし、下記画像のように「送信方法 Gmail」を押します。
(2)Gmailにページが遷移するので、ファイルを送信したい相手のメールアドレス等を入力し、メールを送信することで完了です。
 
写真

画像の自動保存

Dropboxでは、スクリーンショットをした画像や写真フォルダにある画像を、自動でDropbox内にアップロードすることができます。
 
「端末上に同期するファイル・フォルダを決める」の手順と同じように、(1)自分のアカウントをクリックし、「基本設定」を押します。
(2)下記画像のように表示されるので、「バックアップ」を押し、「写真」「スクリーンショット」のチェックボックスにチェックを入れることで完了です。
 
写真

Dropbox Paperを使う

Dropboxにある機能の1つに、「Dropbox Paper」という「議事録」や「資料作成」を行えるドキュメント編集機能があります。
複数人でのドキュメント編集・共有が可能で、パワーポイントより使いやすいことが特徴です。
 
手順としては、(1)下記画像のように「追加」を押し、「Dropbox Paper」をクリックします。
 
写真
 
(2)クリックした後、下記画像のようにドキュメント編集画面が表示されたら、「Dropbox Paper」を使用できます。
 
写真
Stockのバナー

Dropboxの容量の増やし方

Dropboxの無料プランでは、アップロード容量が2GBまでしかありません。
しかし、次の2つの方法を行うことで、最大で16GB近く増やすことが可能です。

Dropboxの説明を受けて容量を増やす

Dropboxの使い方に関する説明を受けることで、「250MB」の容量を増やすことができます。
 
方法としては、(1)表示画面の右上にある「・・・」をクリックし、「Dropbox.comで表示」を押します。
 
写真
 
(2)ページが遷移した後、下記画像のように「プラン」を選択し、「チェックリスト」をクリックします。
 
写真
 
(3)下記画像のように、指定された選択肢の中から「5つ項目をクリア」することで、容量を250MB増やすことができます。
 
写真

友達に招待する

友達を招待することで、最大で16GB(1人招待するごとに500MB)の容量を増やすことが可能です。
 
方法としては、上記と同じやり方で「お友達を招待する」をクリックし、招待メールを送信します。そして、招待された相手がDropboxに会員登録をすることで、1人につき500MBの容量を増やすことができます。
 
写真
Stockのバナー

Dropboxの課題

Dropboxに限らず、一般的なオンラインストレージツールでは以下の課題が挙げられます。
 
・いちいちファイルを作成する必要があり、面倒
・閲覧する側も、わざわざファイルを開き、更新する場合には保存ボタンを押した上で再度アップロードする必要がある
・上記の理由から、アクセス性が悪く、結局情報が更新されない
・そもそも、「Excel」や「PowerPoint」といったファイルはスマホで使うことを想定しておらず、スマホで情報共有することが難しい
 
Stockのバナー

ファイル管理を簡単にするツールのご紹介

今回ご紹介するツール「Stock」は、上記の課題である「アクセス性」に優れており、スマホでの情報共有も可能です。
 
現在「Stock」は、60,000社への導入実績があるだけでなく(2021年1月末現在)、導入先の学習塾様では「ITに詳しくない60代」の方が何の説明なしで使いこなせるほどシンプルなツールとなっています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 


Stockのバナー

まとめ

今回の記事では、Dropboxの特徴から基本的・応用的な使い方までご紹介しました。
 
■まとめ
・Dropboxはオンラインストレージサービスであり、無料プランが存在する
・オンラインストレージツールは、アクセス性などに課題がある
・ITに慣れていない方でもファイル管理を簡単にできるのは「Stock」
 
ぜひ「Stock」を使ってみてください!