KPI管理は数値だけの管理ではなく、業務プロセスの経過観察が行われる大切な管理です。そのため、メンバー全員がKPIを管理すべき必要性を認識していなければなりません。
また、KPI管理に必要な項目の入力が毎回手作業だと手間がかかるので、テンプレートの活用が効果的です。しかし、KPI管理も形骸化しており、更新に工数がかかると悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPI管理の必要性やすぐに使えるおすすめのテンプレートを中心にご紹介します。
- KPI管理の体裁を統一して、簡単に共有・管理がしたい
- 数値だけを管理するのではなく、意義のあるKPI管理がしたい
- 情報を過不足なく記載できるKPIのテンプレートがほしい
という方は本記事を参考にすると、KPI管理の必要性をチーム間で浸透させられるだけでなく、過不足なく情報管理・共有ができる方法もわかります。
目次
KPI管理とは
KPIは企業戦略における「プロセス」や「戦略目標」を、KGIやKSFと呼ばれる指標と合わせて評価する指標です。KPI・KGI・KSFはそれぞれ以下の特徴があります。
- KPI（重要業績評価指数）とは
- KGIとは（重要目標達成指標）
- KSF（重要成功要因）とは
KPIは、企業戦略における目標実現までのプロセス(中間目標)を定量的に測定する指標です。KPI管理では、成果を生み出すことよりも、成果を出すまでのプロセスにフォーカスしています。
KGIは、KPIが中間目標を示すのに対し、最終目標の指数を示します。一般的には、売上高、収益性、市場シェア、顧客満足度、製品品質が挙げられます。
KSFは、競合優位性を確保しつつビジネスモデルを強化し、戦略目標を達成するのに必要な要素を示します。たとえば、優れた店舗配置、生産性の高い人員配置、効率的な在庫管理、良好な顧客サービスなどが挙げられます。
以上のようにKPI・KGI・KSFはそれぞれ異なる特徴を持つため、混同して目標設計したり、要素が抜けてしまったりすると正しく管理ができなくなるので注意しましょう。
KPI管理の必要性とは
ここでは、KPI管理の必要性について解説します。KGIの達成や正しくKSFの抽出ができているチームは、以下の必要性がメンバー間で浸透しています。
進捗状況を把握するため
KPI管理は、日々の進捗状況を把握するために必要です。
企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、イレギュラーなトラブルに対応できません。さらに、進捗状況が確認されないので、成功してもプロセスが残されておらず、次の営業活動へ良かった点・反省点を活かせなくなるのです。
しかし、KPIは、KGIから逆算されてプロセスを設計されることが前提なので、適切に管理をすると進捗状況を確認するタイミングが明確になります。また、プロセスも情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。
ビジネス環境に対応するため
KPI管理によって、ビジネス環境による変化に迅速な対応が可能になります。
経営戦略を立てたあとも、日々ビジネス環境は変化します。情勢に対応できないKPIを設定したままではKGIが未達成になるうえに、現場メンバーのモチベーション低下にも繋がってしまうので、KPIは適宜見直さなければなりません。
ただし、一度設定したKPIを安易に変更すると、現場メンバーの業務効率が悪くなり、マネジメント側の管理も工数がかかります。したがって、運用のなかで「1ヶ月に1度」など、期間を決めてKPIの見直しを検討しましょう。
生産性向上のため
KPI管理によって、社員の負担を軽減し生産性の向上を図れます。
KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。
一方、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。
無料で使える！KPIのExcelテンプレート3選
以下では、KPIのExcelテンプレートを3選ご紹介します。テンプレートを使うと「逐一かかるフォーマット作成の工数」を削減できるので便利です。
（1）WPS Officeのテンプレート
WPS OfficeのKPI管理に関する雛形です。
Mac Windowsそれぞれに対応したExcelが用意されており、シンプルなフォーマットなので誰でも利用できます。
ただし、マクロが組まれていないので、必要に応じて計算式を変更するなどして利用する必要があります。
（2）インサイドセールスのテンプレート
インサイドセールスのKPI管理に関する雛形です。
週ごとの比較と月の合計をひと目で確認できるので、どの週に大幅な変化があったのかすぐに把握できます。
ただし、月全体の数値を確認するためには、表をスライドする手間や文字が小さくなり見づらくなる可能性があります。
(3)マーキャリーのテンプレート
マーキャリーのKPI管理に関する雛形です。
ツリータイプのテンプレートのなので、複数化した戦略にも対応可能なうえ、どの戦略が効果的なのかを比較しやすいです。
ただし、テンプレートのダウンロードには無料会員登録が必要です。
【非IT企業でも簡単！】KPI管理に最適なツール
以下では、KPI管理に最適なツールを紹介します。
KPI管理にはテンプレートを使うことで、無駄な工数の削減や体裁が異なり管理が煩雑になるリスクを防げます。しかし、テンプレートを活用したとしてもExcelでの管理は避けられないので、プロジェクトの分だけ増えるファイルから、欲しい情報を取り出すのに時間がかかってしまうのです。
とくに、KPIは事業戦略にも活用できる数値であるため、情報資産として正しく管理しつつ、すぐに振り返れる管理体制にしなければなりません。そこで、Excelテンプレートで管理するのではなく「情報共有ツール」を使って管理しましょう。
ただし、視認性が悪く、操作がわかりにくいツールでは、過剰な教育コストがかかり、結局使われない恐れがあります。したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーであっても、簡単に情報管理ができる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にKPI管理のプロセスを残しつつ、欲しい情報へのアクセス性が向上します。また、ノートに紐づく「タスク」はテーマごとにタスク管理が可能になり、便利な「テンプレート」も使えるので、KPIの設計から振り返りがシンプルになります。
最も簡単に情報管理・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
KPI管理の必要性とテンプレート3選まとめ
ここでは、KPI管理の必要性と管理にテンプレート3選を紹介しました。
KPIを用いて業務進捗を管理すると、外的要因による影響や人材不足を考慮した戦略設計が可能になり、結果として生産性向上に繋げられます。また、テンプレートを活用すれば体裁を統一できるので「メンバーによって管理方法が異なることで発生する、認識の不一致」防止にも貢献するのです。
一方、KPIのように事業戦略にも活用できる数値は「情報」として確実に管理し、いつでも振り返れる状態でなければなりません。そのため、情報量に左右されずに欲しい情報を必要なときに取り出せる「情報共有ツール」を使うべきです。
ただし、多機能なツールでは、現場メンバーの確認箇所が多くなり作業工数も増加するので非効率です。そこで、誰でも簡単に扱えるほどシンプルな情報共有ツール：「Stock」を利用すると、KPIに関わる情報管理・共有もシンプルになります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、KPIの「情報」を正しく管理・共有しましょう。
