KPIを設定すると、やるべきタスクや業務プロセスが明確になり、作業に取り組みやすくなります。また、設定したKPIを定期的に見直せば、進捗を正確に把握でき、目標達成に向けて着実にプロジェクトを進められるのです。
しかし、「Excelを使ってKPI管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPI管理で使えるおすすめのExcelテンプレートや管理表の作り方を中心にご紹介します。
- KPI管理表の作り方を知りたい
- Excelテンプレートを使って簡単にKPI管理したい
- KPIを正しく管理して営業活動の成果を最大化したい
という方は本記事を参考にすると、KPIを簡単に管理できる方法が分かり、事業目標達成に向けて業務をスムーズに進められるようになります。
目次
KPI管理とは
KPIは企業戦略における「プロセス」や「中間目標」目標のことで、KGIやKSFと合わせて使われる指標です。KPI・KGI・KSFはそれぞれ以下の特徴があります。
- KPI（重要業績評価指数）
- KGI（重要目標達成指標）
- KSF（重要成功要因）
KPIは、企業戦略における目標実現までのプロセス(中間目標)を定量的に測定する指標です。KPI管理では、成果を生み出すことよりも、成果を出すまでのプロセスにフォーカスしています。
KGIは、KPIが中間目標を示すのに対し、最終目標の指標を指します。一般的には、売上高、収益性、市場シェア、顧客満足度、製品品質が挙げられます。
KSFは、最終目標を達成するために必要な要素を指します。たとえば、売上高をKGIとした場合、KSFとして優れた店舗配置、生産性の高い人員配置、効率的な在庫管理、良好な顧客サービスなどが挙げられます。
以上を踏まえると、KPI、KGI、KSFの3者の関係は下記画像のように示せます。
このように、KPIはKSFをより具体的に定量化した指標で、KGIを達成するための中間目標を指します。そして、KPIを管理することで、業務の進捗を定量的に把握し、目標達成につなげられるのです。
KPI管理の必要性とは
ここでは、KPI管理の必要性について解説します。KGIの達成や正しくKSFの抽出ができている企業は、以下の必要性がメンバー間で浸透しています。
進捗を把握するため
まずは、KPI管理は、日々の進捗を把握するために必要です。
企業にとって「成果」を出すことは重要である一方、成果に至るまでの「プロセス」を軽視すると、イレギュラーなトラブルに対応できません。また、プロセスを残さなければ、良かった点や反省点を振り返られず、次の営業活動へ活かせないのです。
そこで、KPIを管理すれば、進捗を定期的に把握できるため、作業に遅れが生じた場合でもすぐに対応可能です。さらに、プロセスが情報として残るので、KSFの抽出も容易になります。
ビジネス環境に対応するため
次に、KPI管理によって、複雑化したビジネス環境に柔軟に対処できるようになります。
経営戦略を立てたあとも、日々ビジネス環境は変化します。情勢に対応できないKPIを設定したままではKGIが未達成になるうえに、現場メンバーのモチベーション低下にも繋がってしまうので、KPIは適宜見直さなければなりません。
ただし、一度設定したKPIを安易に変更すると、現場メンバーの業務効率が悪くなり、マネジメント側の管理も工数がかかります。したがって、運用のなかで「1ヶ月に1度」など、期間を決めてKPIの見直しを検討しましょう。
生産性向上のため
KPI管理によって、社員の負担を軽減し生産性の向上を図れます。
KPI管理によってプロセスを可視化できれば、業務の無駄を見つけて解消しやすくなるので、結果として負担軽減に繋がります。加えて、早期に人材配置の転換などの対処もできるようになり、生産性の向上を図れるのです。
一方、KPI管理ではメンバーの1時間あたりで出せる成果を指す「人時生産性」や、企業の資本で生み出せる成果を指す「資本生産性」など、自社の業態に合わせて指標を細かく設定することもポイントです。
KPI管理表の作り方とは
ここでは、KPI管理表の作り方を3ステップで解説します。以下を参考にすると、KPI管理表を簡単に作れるので必見です。
ステップ1｜KGI、KSFを設定する
はじめに、KGIとKSFを設定します。
KGIを設定して最終目標を決定したら、その達成要因となるKSFを洗い出しましょう。たとえば、「利益を20%増やす」をKGIとすると、KSFには「コスト削減」「売り上げの増加」「技術の向上」などが挙げられます。
また、KSFを決めるうえでは、自社の内部環境と外部環境の観点から現状を把握する「SWOT分析」を使うと効果的です。
ステップ2｜KPIを記入する
次に、KPIを設定して書き出しましょう。
KGIとKSFを設定したら、達成のために必要なプロセスであるKPIを決定します。たとえば、「コスト削減」という目標であれば「オフィスを移転する」「人件費を3%下げる」「材料費を10%下げる」などが挙げられます。
KPIは数量的な指標なので、KGIやKSFよりも詳細に示すことが必要です。
ステップ3｜タスクを洗い出す
最後に、KPI達成のために必要なタスクを洗い出します。
設定したKPIを達成するため、具体的にやるべきことを確認しましょう。たとえば、「オフィスを移転する」というKPIの達成には「現在のオフィス費用の把握」「移転先の決定」「移転費用の計算」などが挙げられます。
タスクを洗いだしたら担当者を割り振り、業務に関わるメンバー間の定期的な進捗共有が必須です。
無料で使える！KPIのExcelテンプレート2選
以下では、KPIのExcelテンプレート2選を紹介します。テンプレートを使うと一から表を作成する手間が無くなるうえ、フォーマットを社内で統一できます。
（1）KPIツリーのフォーマット
こちらは、KPIツリーのフォーマットです。
KGI、KSF、KPIの関係が階層的に示されており、常に全体像を把握しながらタスクに取り組めます。ただし、やるべきことを細かく設定したい場合は不向きです。
（2）インサイドセールスのテンプレート
こちらは、インサイドセールスのKPI管理に使えるテンプレートです。
週ごとの比較と月の合計をひと目で確認できるので、どの週に大幅な変化があったのかすぐに把握できます。ただし、月全体の数値を確認するためには、表をスライドする手間や文字が小さくなり見づらくなる可能性があります。
【必見】誰でも簡単にKPI管理できるツール
以下では、誰でも簡単にKPI管理できるツールを紹介します。
チームの統括リーダーがKPI管理を最適化するには「業務に関わるメンバー間の積極的な進捗共有を促すこと」「コミュニケーションを活性化させること」が求められます。
とくに、KPIは今後の成果に影響するため、業務進捗を報告する日報などは「ナレッジ」として管理し、すぐに確認できる体制にしなければなりません。そこで、逐一ファイルを開く手間のかかるExcelではなく「ナレッジ管理ツール」を使ってKPIを管理しましょう。
ただし、多機能で操作がわかりにくいツールは、過剰な教育コストがかかり、結局使われない恐れがあります。したがって、メールを使える方ならばすぐに使える程シンプルなツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にKPIを書き込みつつ、書式を「テンプレート」として登録すれば、KPIの設計から振り返りまでシンプルになります。また、記事ごとに紐づく「コメント」によって、テーマが混ざることなく、メンバー間のコミュニケーションが活性化します。
最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【そのまま使える】KPI管理テンプレート
以下では、「ナレカン」でそのまま使える、KPI管理テンプレートをご紹介します。このテンプレートを用いると、KPIを策定するにあたって行われる経営会議の議事録が作成可能です。
企業認知拡大プロジェクト 経営会議
日時：2024年3月1日（金） 16時30分から17時30分
場所：会議室A
参加者：営業企画部 大道課長、田中係長、長谷川 / 広報部 高橋、山田
KPI設定：年間新規顧客100件獲得
KSF設定
（1）Facebookアカウントの開設と投稿
・無料で実施できる
・利用者の年齢層が他のSNSよりも高く、既存顧客と属性が似ている
（2）オンラインセミナーの開催
・定期的に開催することで、企業認知度の高まりが期待できる
・過去の実施時のナレッジがある
次回の議題：上記で決定したKSFである（1）（2）についてチームを組み、担当者やタスクを決定する
このように、KPIを設定した後にはKSFを箇条書きで設定しましょう。また、ナレカンに、KPI管理に必要な「議事録」や「日報」専用のテンプレートを登録すれば「社内のあらゆる情報をそのままナレッジ化できる」のが大きな特徴です。
KPI管理の必要性とテンプレート2選まとめ
これまで、KPI管理の必要性とテンプレート2選を中心にご紹介しました。
KPI管理をすると、進捗を定期的に把握でき、着実に目標を達成できます。また、テンプレートを活用すればフォーマットを統一できるので「メンバーによって管理方法が異なり、認識にばらつきが生じる」事態を防げるのです。
一方、KPIのように事業戦略にも活用できる情報は「ナレッジ」として確実に管理し、いつでも振り返れる状態でなければなりません。そのため、情報量に左右されずに欲しい情報を必要なときに取り出せる「ナレッジ管理ツール」を使うべきです。
ただし、多機能なツールでは、現場メンバーの確認箇所が多くなり作業工数も増加します。したがって、自社のKPI管理には、誰でも簡単に扱えるほどシンプルな「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、適切にKPI管理しましょう。
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