ビジネスにおける業績の中間指標であるKPIですが、達成のためには適切なKPI管理と進捗管理が求められます。各企業の業態業種によってもKPIが異なるので、チーム内で正しく認識して業務を進めなければなりません。
しかし、KPI管理を導入する意志はあるが、抽象的な概念でしか理解できず実務に落とし込めていないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPI管理の概要と手順・ポイントを中心にご紹介します。
- KPI管理の概要がわからないため、導入できず悩んでいる
- KPI管理を用いる際のポイントを抑え、適切なマネジメントを行いたい
- KPI管理を活用することで企業としての全体目標を達成したい
という方はこの記事を参考にすると、KPI管理についての理解が深まり、目標達成のための効果的なマネジメント手法もわかります。
目次
KPI管理とは
KPI管理とは、企業の最終的な目標達成のための中間目標であるKPIが、プロジェクトの進捗とともに正しく進行しているのか把握・分析する方法を指します。
KPIとは、「Key Performance Indicator」の頭文字であり、「重要業績評価指標」と訳されます。たとえば、営業であれば「今月は○○件の新規営業を行う」という形でKPIを設定します。
そして、KPI管理では各プロセスにおいて「想定通りの成果が出ているのか」「問題なくプロジェクトを進捗しているのか」を常に確認し、達成率を評価するのです。正しくKPIが管理されていれば、途中経過を常に把握できるので迅速な軌道修正が可能です。
KPI管理の手順
以下ではKPI管理の具体的な手順をご紹介します。正しい手順を把握し、企業の最終的な目標に直結するKPIを設定しましょう。
(1)KGI（重要目標達成指標）の設定
まずは、KGI（重要目標達成指標）を設定します。
KGIとは、「Key Goal Indicator」の略であり、企業の設定した最終目標を達成できたか評価する指標です。KPIが目標達成までのプロセスの指標であるのに対し、KGIは最終的な目標の指標です。
たとえば、「売上高」や「営業利益」などがKGIの具体例として挙げられます。また、KGIの達成に向けた「管理すべき数値」や「目標達成までの期限」の明確な基準を設け、成果の判断を公正に行えるようにしましょう。
(2)KGIと現状のギャップの把握
つぎに、設定したKGIと現状とのギャップを把握します。
達成したいKGIの確認を行い、KGIと現状の間の埋めるべきギャップを理解しなければ、後のKPIも正しく設定できません。そして、埋めるべきギャップが「現実的に埋められる差かどうか」を検討しましょう。
ギャップが大きく、目標達成が現実的でない場合は、再度適切なKGIを設定するべきです。達成困難な目標の設定による、社員のモチベーション低下は避けましょう。
(3)KSF（重要成功要因）の設定
KPIを設定するために、つぎはKSFを設定します。
KSFとは「Key Success Factor」の略であり、「主要成功要因」を指し、最終目標を達成するために必要となる条件の指標です。たとえば、「顧客対応」や「ブランド力」などがKSFの指標として挙げられます。
KSFを絞り込み、KGI達成のためにどのような要素が必要かを明確にすると、細かい施策レベルで合理的な判断ができるようになるのです。また、KSFは、プロジェクトの振り返りをする際に抽出できるので、KPIの達成ごとにメンバーの良かった点・悪かった点を見直すこともポイントです。
(4)KPIの設定
最後に、KGTやKSFを前提としてKPIを設定します。
KPIの設定は、具体的な数値に落とし込めているか、KSFに直結しているかという点に注意するべきです。ただし、やるべきことを明確にする目的であったとしても、KSFを満たすために「過剰にKPIを細分化した結果、タスクが増えすぎてしまう」状況は避けるべきです。
また、KPIはKSFをもとに設定しますが、チーム内で「最終目標であるKGIを達成するためのKPI」であることの共通認識を持っておきましょう。
KPI管理のポイントとは
KPI管理を導入する際には以下の3つのポイントがあります。以下のポイントが押さえられていないKPI管理をしてしまうと、チームの認識が統一されず、営業活動に支障をきたすので注意しましょう。
シンプルなKPIにする
まずは、シンプルなKPIにすることが挙げられます。
KPIはシンプルにして、誰もが簡単に理解できなければなりません。KPIが複雑では、社員自身のとるべきアクションが不明瞭になり、行動に迷いが生まれるので、時間を無駄に浪費してしまうのです。
また、KPIが複雑になると、マネジメント側でKPIが達成できたか分かりづらくなり、社員の評価基準も曖昧になるため、不必要な業務負荷がかかります。したがって、KPIはシンプルでなければ、途中経過の評価・検証に時間がかかり非効率であるといえます。
運用に合わせて臨機応変に変更する
KPI管理を用いる際は、運用に合わせて臨機応変に変更するべきです。
ビジネスの状況は日々変化するため、臨機応変に対応しなければなりません。市場のニーズの変化によって、既に設定していたKPIが新たな市場の傾向に合わなくなる可能性もあります。
状況の変化により、当初設定したKPIが達成不可能となる場合もあるので、柔軟にKPIは変更するべきです。最初に設定したKPIにこだわるのではなく、改善を繰り返し、状況の変化に即したKPTを設定しましょう。
KPIの共有・管理を正しく行う
KPIの共有・管理を正しく行うこともKPI管理のポイントのひとつです。
KPIをチーム全体で共有すれば、各メンバーの役割や業務が明確になるので、二重対応を防ぎつつ社員同士がフォローし合える体制が構築できます。また、チームでひとつの目標を達成しなければならない意識が強まることで、モチベーションも向上します。
さらに、KPIが正しく管理できていれば、進捗状況なども誰もが把握でき、情報の属人化も防げるのです。
ただし、KPIの達成に向けた進捗を、アナログな手法で管理していては抜け漏れはもちろん、メンバー間での認識齟齬につながってしまいます。そこで今日では、「Stock」のような誰でも使える情報共有ツールを用いて、KPIの管理・共有を効率化している企業が多いこともトレンドです。
【非IT企業でも簡単】KPI管理に役立つITツール
以下では、非IT企業でも簡単に使える、KPI管理に役立つITツールをご紹介します。
KPI管理を適切に行うためには、KPIを含めた「業務情報」を正しく共有・管理する必要があります。そして、正しく情報共有・管理が行われる環境を構築するには、情報共有ツールの導入が必須です。
しかし、導入したツールが複雑な場合、ITリテラシーによっては使いこなせない社員も出てきます。情報共有・管理を円滑にするために導入したツールのはずが、かえって社員の情報共有・管理を阻害するので、KPI管理だけでなく通常業務の遂行にも悪影響をきたしてしまうのです。
したがって、ITリテラシーの有無に関わらず、誰もが使いこなせる情報共有ツールでなければなりません。結論、非IT企業における65歳以上の社員でも即日で使いこなせる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、日々のKPIの達成率や進捗状況を簡単に残せます。また、ノートに紐づく「タスク」を使えばメンバー自身はもちろん、マネジメント側も抱えているタスクの見える化ができるので、業務の抜け漏れも防止できます。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
KPI管理の概要とポイントまとめ
これまで、KPI管理の概要とポイントを中心に解説しました。
KPI管理は、最終目標を達成するための中間目標となる指標を設定し、プロジェクトの進行とともに設定した指標の評価・検証を行う管理方法でした。そして、KPI管理の導入の際は、正しいプロセスで設計しつつ運用に合わせて柔軟に変更することが求められます。
一方、KPIを設計しただけでは浸透しないので、適切に「共有」および「管理」をしなければなりません。そこで、情報共有・管理体制の構築を「ITツール」を用いる必要があるのです。
ただし、担当者や経営陣の独断で導入を判断した複雑なツールでは、現場で使いこなせず業務効率も悪くなります。したがって、Stockのような、情報共有・管理に必要な機能が過不足なく備わっており、誰もがストレスなく使える情報共有ツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でKPI管理を効率化し、企業の最終目標を達成できる環境を構築しましょう。
