社内周知とは、業務に必要な情報を社内の関係者に伝えることを指します。社内周知が不徹底だと、情報の共有漏れが発生し、業務を円滑に進められません。
しかし、社内周知を徹底する具体的な方法がわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内周知を徹底する重要性・ポイントをご紹介します。
- 社内周知を徹底して意思決定に役立てたい
- 今すぐ使える例文を活用して、スムーズに社内周知を行いたい
- 社内周知の徹底を実現できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、社内周知のポイントを把握しつつ、業務の円滑化を図れます。
目次
社内周知を徹底する重要性とは
以下では、社内周知を徹底する重要性について解説します。社内周知を徹底すると、「業務を円滑化」や「適切な意思決定」が可能です。
業務を円滑に行うため
社内周知を徹底すれば、業務を円滑に行えるようになります。
なぜなら、業務情報を適切に周知すると、「業務の重複」や「作業漏れ」を防止できるからです。たとえば、以下の内容について業務フローが変化した際は、社内周知を行い混乱を防ぎましょう。
- 個々の業務内容・タスク
- 業務プロセス・社内規定の変更
- 過去に作成した資料
- 社外からの連絡
また、ノウハウをマニュアル化して周知すれば、経験の浅い社員でもすぐに業務に取り組めます。そのため、引き継ぎや社内教育のコストを削減して、業務をスムーズに進められるのです。
適切な意思決定を行うため
適切な意思決定においても、社内周知の徹底は不可欠です。
社内情報が不明瞭だったり古かったりすると、状況を正確に把握できず、仕事に関する判断を誤る恐れがあります。したがって、適切な意思決定を行うには、正しい情報をリアルタイムで得る必要があるのです。
そこで、社内周知を徹底すれば、正確な情報を収集して意思決定に役立てられます。ただし、都度「ミーティングの実施」や「資料の作成」を行っていると手間がかかるので、個々が情報を共有できる仕組みをつくることがポイントです。
【テンプレートあり】すぐに使える社内周知の例文
ここでは、社内周知の文書やメールに使える例文をご紹介します。
社内周知を行う際は、以下の項目を記載する点が重要です。
- 発信の日時
- 受信者
- 発信者
- 件名
- 内容
このように、受信者や発信者を記載して、「いつ、誰が、誰に対して」周知した内容なのかを明確に示します。
社内周知の文書を作成する際は、テンプレートを使えば作業の時間を短縮可能なうえ、記載すべき情報の漏れが解消できるのです。たとえば、以下のような例文テンプレートが役立ちます。
令和5年3月15日
社員各位
社内研修会のお知らせ
下記の通り、本年度の社内研修会を実施いたします。各自予定を調整してご参加ください。
記
日時: 2023年4月20日(木) 16:00~17:30 (予定)
場所: 第1会議室
研修内容: ロジカルシンキングについて
対象者: 全社員
備考: 本研修会に関するお問い合わせは下記までお願いいたします。
人事部 担当:山田太郎(内線:1234)
以上
社内周知を行う際は、日時や場所を必ず正確に記載しなければなりません。また、箇条書きなどを活用して、内容を簡潔に示しましょう。
社内周知を徹底するポイントとは
ここでは、社内周知を徹底するポイントについて解説します。効果的な社内周知を実現したい企業は、以下のポイントを把握して周知の仕組みを整えましょう。
社内情報を整理する
社内周知を徹底するには、周知する社内情報を整理する必要があります。
周知のときに情報が整理されていないと、社員が誤って内容を理解してしまい、結果として周知内容が社内に浸透しません。そのため、適切に社内周知を行うには、情報を整理し過不足なく伝えることが不可欠なのです。
そこで、日ごろから社内情報を整理し管理する点が重要です。ただし、紙やホワイトボードに記録した情報だと共有漏れが発生する恐れがあるので、「Stock」のように「フォルダで分類しながらリアルタイムで共有できる」ツールを利用すれば、社内情報を確実に管理できます。
社内周知に関するルールを決める
社内周知に関するルールの決定も、周知を徹底するポイントのひとつです。
ルールが曖昧だと、社員が周知を躊躇したり共有漏れが発生したりして、重大なトラブルにつながる恐れがあります。そのため、社内周知を行う「タイミング」「相手」「内容」などを明確化しなければなりません。
また、周知する内容をテンプレート化しておくと、文書を作成する手間を削減しつつ、過不足なく情報を伝達できます。このように、ルールやテンプレートを整備して、誰でも迷うことなく社内周知を行える環境をつくりましょう。
社内周知に利用する手段を選ぶ
社内周知を徹底するには、周知に利用する手段を決めておく必要があります。
社内周知の手段が統一されていないと、周知に手間がかかったり、情報が散在して社員の確認漏れが発生したりしてしまいます。そのため、社内周知の目的に合わせて、適切な手段を選択しましょう。
たとえば、「スケジュール」「進捗報告」「緊急連絡」などの情報は、リアルタイムでのスピーディーな周知が求められます。そのため、周知が簡単かつ社員が情報へ迅速にアクセスできる方法を定めておくことがポイントです。
社内周知の徹底を実現できるツール
以下では、社内周知の徹底を実現できるツールをご紹介します。
社内周知を徹底するには、周知の手段を選定して統一する必要があります。また、社内周知に利用する手段を決定する際は、迅速に連携するために「リアルタイムで共有できる」「情報に簡単にアクセスできる」手法を選択する点が重要です。
そこで「情報共有ツール」を導入すると、情報を周知する手間を削減しつつ、社内情報を一元管理して必要な情報をすぐに見つけられるようになります。ただし、操作方法が複雑で難しいとツールの利用が社内に浸透しないので「使いやすくシンプルなツール」を導入しましょう。
結論として、社内周知を徹底するには非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では社内情報やマニュアルをストックして周知しつつ、2階層の「フォルダ」で部署ごとに整理しながら一元管理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと情報が錯綜しないので、意思疎通をとりやすいのです。
社内情報の周知を効率化するツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
社内周知を徹底する重要性・ポイントまとめ
これまで、社内周知を徹底する重要性・ポイントを中心にご紹介しました。
社内周知を徹底すると、「業務の円滑化」や「適切な意思決定」に役立てられます。また、社内周知を行う際は、周知の受信者・発信者を記載しつつ、読みやすい文書を作成しなければなりません。
一方で、社内周知を徹底するには、社内情報を整理して、周知の手段を選定する必要があります。そこで、「誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール」を導入すれば、社内周知の作業を削減しながら、全社員が周知を行える仕組みづくりが可能です。
したがって、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内周知を徹底して業務を円滑に行いましょう。