会議は、個々の作業時間を割いて実施されるので、生産性の高い議論が求められます。そこで、事前に会議用レジュメを作成し、参加者に共有しておくと、冗長になりがちな会議を効率的に進められるようになるのです。
しかし、「効果的なレジュメの作成方法が分からない」「レジュメの書き方をあまり意識していなかった」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、レジュメの概要から書き方の流れまで詳しくご紹介します。
- レジュメの概要を知って、ほかの用語との違いを明確にしたい
- ビジネスシーンで使える会議用レジュメの書き方を教えて欲しい
- レジュメを効率的に管理・共有できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、会議に効果的なレジュメを簡単に作成できるようになり、結果として充実した会議が実施できるようになります。
目次
【詳しく解説】レジュメとは
「レジュメ」とは、文章の要約や概要を表記したものであり、ビジネスや論文など、様々なシーンで使用されます。以下では、レジュメに関する基本的な情報をご紹介するので、まだチームでうまく運用できていない場合には必見です。
Q1. レジュメの主な利用分野とは
レジュメは様々なシーンで使われています。以下では、代表的な３つの分野について解説します。
- 教育分野
- 就活分野
- ビジネス分野
大学や研究機関など教育分野におけるレジュメとは、「研究内容や論文を構成する要素ごとに見出しをつけ、簡潔に要約したもの」を指します。教育分野では、論理性や整合性を特に重視する傾向があります。
就活分野におけるレジュメは、主に「履歴書」や「職務経歴書」を指します。職歴や学歴、保有資格などの記載が求められ、企業側の採用の判断材料として活用されます。
ビジネス分野におけるレジュメは、「会議やプレゼンテーションの目的・議題・スケジュールなどを記載した資料」を指します。事前に参加者に配布することで、会議やプレゼンテーションをスムーズに進行できます。
とくに、ビジネスシーンで多く使われているレジュメは「会議用レジュメ」と言われており、円滑な会議を進行するにあたって重要な役割を担っているのです。
Q2. 会議用レジュメとは
会議用レジュメとは、会議の目的や検討事項を具体的にまとめた資料です。
会議用レジュメを用意すると、参加者が会議に関わる情報を事前に把握しておけるので、概要を踏まえて議論が進められます。したがって、会議の質を高めつつ円滑に進行するために、レジュメを作成しましょう。
Q3. 「レジュメ」と「アジェンダ」の違いとは
レジュメと似ている用語として「アジェンダ（計画）」があります。
それぞれの特徴として、アジェンダは、まだ結論が決まっておらず、複数人で協議する場面に向けて作成される書類だと言えます。一方、レジュメは、すでに議論が決まっており、一人対複数人に向けて発表をする場面で作成される書類となるのです。
つまり、アジェンダには「これから予定する会議の内容」がまとめてあるのに対して、レジュメは「これから発表する内容」をまとめたものという位置づけになります。
以上のように、アジェンダは「会議前に参加者へ情報共有する」という目的は同じであるものの、大きな違いがあるので注意しましょう。
Q4. レジュメに類似する用語とは
レジュメに類似する用語は、アジェンダ以外にもあります。たとえば、以下の３つです。
- サマリー
- アウトライン
- アブストラクト
サマリーには「要約・要旨」といった意味があり、ビジネスシーンでは「議論の内容を要約した資料」を指します。
アウトラインには「あらすじ・要点」といった意味があり、ビジネスシーンでは「会議やプロジェクトの概要を記載した資料」を指します。
アブストラクトには、サマリーと同じく「要約」の意味がありますが、主に学術論文の領域において「結論までの概要を記載した文章」を指します。
以上のように、類似している用語が多いので使い分けには注意が必要です。ただし、細かく表現を変えていくと、ほかのメンバーが混乱してしまうので、概ね意味が同じ場合には表現を統一しておくのがおすすめです。
レジュメを作成する2つのメリット
ここでは、会議用レジュメを作成するメリットをご紹介します。会議の時短・充実化に成功している企業は、以下のメリットを得ているのです。
(1)会議の質向上
レジュメを作成すると、会議の質を高められます。
レジュメなしで会議をすると、冒頭で会議の概要を一から説明する必要があります。また、参加者によっては、議題や目的に対して十分な理解をしないまま、議論が始まってしまう可能性もあるのです。
一方、会議前にレジュメを配布すれば、参加者はレジュメから事前に議題や実施目的を把握できます。そして、会議の全体像を事前に把握するようになれば、議題に関して意見を持った状態で参加できるようになり、結果的に質の高い話し合いができるのです。
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(2)会議の効率化
レジュメを作成すると、会議の無駄が省かれて効率的な進行ができます。
たとえば、事前に議題が明らかになっていれば、本質的ではない議論に脱線したときに方向修正がしやすくなります。また、各議題の時間配分をレジュメに書いておけば、参加者全員が時間内に終わらせるように議論を展開できるのです。
また、会議を最も効率よく進めるためには「資料の配布」にかかる時間をなくすべきです。事前に、レジュメを配布していても、資料を持ってくるのを忘れてしまったり、会議中に参考資料を配ったりすると進行がストップしてしまいます。
そこで、あらゆる情報をストックできる「Stock」を使って、必要となる資料をあらかじめ全て共有しておけば、会議の進行が止まる心配がありません。
【4ステップ】会議用レジュメの書き方の流れ
ここでは、会議用レジュメの作成フローを解説します。以下のポイントを押さえると、会議のスムーズな進行に効果的なレジュメを簡単に作れます。
ステップ1. 議題を明確化する
議題を明確化しなければ、会議が停滞する恐れがあります。
列挙した議題の内容が重複していたり、関連性の低い議題が詰め込まれたりすると、論点が逸れやすくなります。そのため、会議を円滑に進めるには話し合うべきことを明確にして、会議の方針を定める必要があるのです。
また、決議すべき議題を検討中として保留にしてしまうと、以降の業務や会議に支障をきたす可能性があります。したがって、議題を設定する際は、話し合いの着地点も意識しましょう。
ステップ2. レジュメ骨子を作る
レジュメに必要な見出しを含めた骨子の作成も重要です。レジュメに盛り込むべき項目は以下の通りです。
- （1）タイトル（議題）
- （2）発表者名
- （3）開催日時
- （4）開催場所
- （5）出席者名
- （6）報告事項（検討テーマ）
- （7）事案
- （8）参考資料
- （9）次回までの検討事項
- （10）次回開催日時・場所
骨子を作成しなければ、必要な情報が抜け落ちてしまう可能性があります。ただし、情報を詰め込みすぎると読み手に内容が伝わらなくなってしまうので、全体の構成はシンプルに書くことが重要です。
ステップ3. 資料の量を調節する
レジュメ骨子を作成したら、レジュメの量を調節しましょう。
会議直前に膨大な量のレジュメが用意されると、参加者が内容の把握に手間取り、かえって会議が時間通りに進まなくなってしまいます。そのため、レジュメを一読しただけで流れがわかるように「簡潔にまとめる」ことが必要です。
仮に、資料の量が少なく内容に具体性がないと、参加者が理解できないまま会議へ参加する恐れもあるので、情報に過不足がないように準備しましょう。
ステップ4. 体裁を整える（見本あり）
最後には、体裁を整えてレジュメを見やすく仕上げます。
一段落に文章を詰め込みすぎたり、数値を並列しすぎたりすると読みづらいです。そこで、箇条書きや表で情報を整理したり、インデントを調整したりすると、レジュメの体裁が整えられます。
下図は、ステップ1～4を踏んで作成した場合のイメージ画像になります。
i以上のように、レジュメが見やすくなれば、その分会議の全体像もイメージしやすくなるのです。とくに、顧客を交えた会議を実施する際は、社内メンバーとは前提知識が異なるため、誰が見ても分かりやすいレジュメになるように意識しましょう。
会議用レジュメの内容やテンプレート
とはいえ、発表者は会議に向けてのプレゼン資料を作成しなければならないため「一からレジュメを作成すると間に合わない」と悩む方も少なくありません。その場合には、テンプレートを活用し、時間の短縮を図りましょう。
こちらのテンプレートは、会議用レジュメに必要な項目がすべて記載されているため、会議の情報を過不足なく入力することができます。
【必見】会議用レジュメの作成・共有に役立つITツール
以下では、会議用レジュメの作成・共有に役立つITツールをご紹介します。
質の高い会議を実施するには、参加者が会議に関わる情報を事前に把握できる環境づくりが必要です。そこで、レジュメの事前共有が有効ですが、紙のレジュメは人数分印刷しなければならないうえに、紛失のリスクも高くなります。
一方、ITツールを使えば、レジュメの作成はもちろん、参加メンバーが多くてもまとめて共有できるので、紛失のリスクも抑えられます。ただし、多機能なITツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、放置してしまうので意味がありません。
したがって、自社が導入すべきなのは、レジュメの作成・共有に必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳以上の方でもすぐに操作できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は画像やファイル添付にも対応しているため、直接会議用レジュメを作成するのに最適なうえ、任意のメンバーに一瞬で共有できます。さらに、ノートごとに「メッセージ」「タスク」が紐づいているので、会議後の対応もスムーズになります。
レジュメを簡単に管理・共有できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
会議用レジュメの書き方やテンプレートまとめ
これまで、会議用レジュメのメリットや作り方を中心にご紹介しました。
会議を効率的に進めるには、会議用レジュメで「何を話し合うのか」を事前に周知して、無駄な時間を省くことが不可欠です。また、これから会議用レジュメを運用する場合には、前提として「参加メンバーが簡単に会議資料を確認できる仕組み」が必要です。
そこで、ITツールを活用すれば、レジュメをはじめとした社内情報の共有が円滑になります。しかし、多機能なITツールを使いこなすには知識と経験が求められるので、「誰でも使いこなせるシンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。
結論として、自社が導入すべきなのは、「ノート」「タスク」「メッセージ」の必要な機能に過不足がない情報共有ツール『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、生産性の高い会議を実現しましょう。
