人事部門が担う業務は多岐にわたり、そのうちのひとつが「人材管理」です。最近では、人事部門のリソース不足に加え、リモートワークや時差出勤などで働き方が多様化により、さらに業務負担は高くなりました。
そのため、人材管理システムは業務効率化を図るには必要不可欠といえます。しかし、「どのような人材管理システムを使えばいいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、人材管理システムの選定ポイントとおすすめツール7選をご紹介します。
- 社員の情報量が多く、人材管理の負担を軽減したい
- 社員情報を素早く把握し、メンバー内で確実に共有したい
- 簡単に操作を覚えられる人材管理システム使い、業務を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、人材管理システムの選定ポイントを押さえつつ適切なツールが選べるようになるので、メンバー内で迅速な情報共有が実現します。
目次
人材管理システムとは
人材管理システムとは、組織内の人材に関する情報を管理するシステムを指します。
社員の雇用状況、スキル、評価、給与といった基本的な情報の管理はもちろん、採用プロセスや人事異動、休暇申請など人事業務に関わるあらゆる情報を管理できます。
人材管理システムの活用により、社員の情報が迅速かつ正確に把握できるので、コスト削減に繋げられるのです。
人材管理システムの種類と機能
人材管理システムは、大きく分けると以下の4種類になります。
- 勤務管理システム
- 人事評価システム
- 採用管理システム
- 労務管理システム
従業員の出退勤や残業時間、休暇の申請・承認などの勤務状況をリアルタイムで可視化し、管理するシステムのことです。タイムカードや手書きでの打刻による入力ミスを防ぎ、正しい勤務状況から給与を計算できるので、テレワーク環境にも最適です。
社員ひとりひとりの業績や能力、目標達成などを定量的に評価できる機能が搭載されたシステムです。人事評価をもとに昇給や昇進、人事配置を決定していくため、正確かつ公平な運用が求められます。
採用管理システムは、採用プロセスを一元管理するシステムのことです。採用管理システムによって、応募者情報の把握、面接スケジュール調整、採用候補者とのやりとりを効率よく実行できるため、より多くの人材に時間を割けます。
労務管理システムは、入社・退社の手続きや雇用契約・社会保険や雇用保険の資格取得書類の作成、年末調整の手続きまで管理できるシステムのことです。労務に関する専門知識が十分に備わっていなくても、システムによって複雑な業務も実行できます。
人材管理システムには以上のような種類と機能があります。それぞれの特徴を押さえてツールを選定しなければ、解決したい課題が解消できないだけでなく、かかった時間的・金銭的コストも無駄になるので注意が必要です。
人材管理システム導入で注視するべきポイントとは
ここでは、人材管理システムを導入のときのポイントを解説します。
人材管理は個人情報を扱うので操作ミスによる情報漏れが起これば、会社の信用を失います。そして、社員の情報管理が徹底できている企業は、以下の注意点を押さえられています。
正しい評価ができる
過不足ない情報管理が可能なシステムを選びましょう。
記載されている情報をもとに人事評価は行われるので、情報に誤りがあっては正しい評価はできません。仮に、営業担当が商品の売り上げや新規顧客の獲得に貢献していても、情報に誤りがあれば適切な評価を得られず、メンバーの不満にもつながってしまいます。
正しい評価がされなければ、メンバーのモチベーションは当然低下します。その結果、社内の雰囲気の悪化や人材の流出といった副次的な問題が発生するのです。
安全に情報管理できる
情報管理の安全性が高いシステム選びが大切です。
万が一、個人情報の漏洩や不正アクセスによる情報操作が起きれば、一気に会社の信用は落ちるからです。人材管理では、個人情報や給与データといった重要な情報を取り扱うので、セキュリティの高いシステムを使いましょう。
また、停電や地震といった緊急事態が起きたときを想定し、バックアップ機能があるか確認しておくことも大切です。
操作がなじみやすい
誰でも馴染める操作性のものを選びましょう。
人材管理の業務は多岐にわたるため、操作が複雑なものでは時間を取られてしまい効率が悪くなるだけでなく、慣れるまでの間にミスが起こる可能性もあります。
また、システムを早く使える人と遅い人で二極化した場合、早く使える人に業務の負担が偏りやすいので、属人化の原因になりかねません。したがって、メンバーの操作スピードや業務クオリティに差が生じないように、シンプルで簡単なシステムが重要です。
【無料あり】おすすめ人材管理システムランキングTOP7
以下では、人材管理におすすめのシステムを7選紹介します。
社員情報の中には、個人的な情報から給与に関わる情報までが含まれているので、確実に管理できなければなりません。しかし、台帳で管理したり複数のシステムで管理したりしていては、データ集約時の情報漏れや、不正アクセスが発生するリスクがあるのです。
したがって、情報を確実かつ安全に管理するためにデータは一元管理しましょう。しかし、複雑なツールではメンバー内での業務スピードに差が発生しやすく、業務負担に偏りが生じはじめるうえ、誤操作によるミスを招く可能性もあります。
そのため、シンプルな情報管理・共有ができる人材管理システムとして、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単に使える、かつ情報を一元管理できるシステム「Stock」を選びましょう。
Stockの「ノート」に一人ひとりのあらゆる情報を入力でき、直感的な「フォルダ」にまとめられるので、膨大な量の情報でも管理が簡単です。また、ノートに紐づく「タスク」を使うと、話題が錯綜せず、人材マネジメントで発生した業務も漏れなく管理可能です。
1位【Stock】非IT企業でも簡単に情報管理できるツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位【SmartHR】情報を集約・蓄積・活用できるアプリ
SmartHRの特徴
- 人事・労務管理、人材マネジメントの両側面に役立つ機能が搭載
入社手続きをはじめ、年末調整や雇用契約などのあらゆる労務手続きを管理しつつ、評価プロセスをデータで透明化できるので、納得のいく人事評価に繋がります。
SmartHRの機能・使用感
- 入社手続きのペーパーレス化
- Web給与明細
「雇用契約」「個人情報収集」などの入社とともに発生する手続きをペーパーレス化できます。入社人数の多い新卒採用の際などに、業務効率化の高い効果を見込めます。
給与・賞与明細・源泉徴収票をSmartHR上で配布できます。ペーパーレス化だけではなく、配布時のミス防止にもなります。
SmartHRの注意点
- チャットサポートの利用に制限がある
- グループ企業で利用する場合の想定が弱い
HPのチャットサポートによる使い方や機能説明は、管理者のみ使用可能なので、確認事項があった際は管理者を仲介する手間がかかります。
ユーザーの口コミでは「グループ各社の社員情報を一括で検索出来ず会社の切り替えをい行わないと閲覧出来ない」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
SmartHRの料金体系
- 0円プラン：無料（利用人数30人まで、労務管理プランと同内容）
- 労務管理プラン：要問い合わせ
- HRストラテジープラン：要問い合わせ
- 人事・労務エッセンシャルプラン：要問い合わせ
- タレントマネジメントプラン：要問い合わせ
3位【banto】面倒な進捗管理を自動化できるシステム
bantoの特徴
- チャットbotによる質問
- 報告内容は自動で集計
チャットbotによって、一人ひとり決められた時間に目標の進捗を自動質問しつつ、従業員は質問に回答するだけで報告が完了できます。
報告した営業数値やタスクの進捗状況は自動で集計されるうえ、全社で確認しながらレポートのコメント機能でメッセージを送れます。
bantoの機能・使用感
- 進捗フィード機能
- 定量目標設定
社員それぞれの進捗をSNSのような画面で共有でき、画面上にコメントを残すことができます。進捗にコメントがつくことにより、社員のモチベーションアップにつながります。
目標や達成指標の数値をグラフで可視化できるため、根拠に基づいた納得感のある評価ができます。
bantoの注意点
- 従業員課金制で、人数に縛りがある
- 他ツールとの連携が取りづらい
単価が1社員あたりの金額のため、中小企業向きの価格設定になります。ただし、契約は10人単位と縛りがあります。
ユーザーの口コミでは「Outlook、Salesforce、Teamsなどほかのコミュニケーションツールとの連携も強化されると、いろいろな使い方ができる」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
bantoの料金体系
- 300円/人/月+初期費用:19,800円
4位【あしたのクラウド】使いやすいクラウド・評価制度を実現できるツール
あしたのクラウドの特徴
- 人事評価業務を一元管理
目標設定から面談・査定・評価まで全ての流れの管理が可能です。
あしたのクラウドの機能・使用感
- AI目標添削機能
- 給与シミュレーション機能
AIの添削により、より具体的な目標が設定できます。
給与のシミュレーションが可能であり、人件費の変動が予測できます。
あしたのクラウドの注意点
- 各機能の詳細は要問い合わせ
- UIが見にくい
HP記載の情報だけでは機能性の詳細まで把握できないので、資料のダウンロードもしくは問い合わせが必要です。
ユーザーの口コミでは「勝手にスクロールされるが、スクロール位置が適正でないため見たい箇所にまた移動しないといけない」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
あしたのクラウドの料金体系
料金プランについては、問い合わせが必要です。
5位【ジンジャー人事労務】従業員のコンディションを可視化できるシステム
ジンジャー人事労務の特徴
- リアルタイムの勤怠管理システム
- ペーパーレス化
労働時間の集計・管理や有給休暇の管理までリアルタイムで管理できます。
年末調整・雇用契約などの契約をペーパーレス化し、一元管理します。
ジンジャー人事労務の機能・使用感
- ダッシュボード
- ロール管理
集約された人事情報は自動集計・グラフ化されます。社内の人員構成や人件費の比率をすぐに確認できるので、採用活動に役立てられます。
社員ごとに編集や閲覧などの権限・操作範囲を設定できるため、情報漏えいのリスクを減らせます。
ジンジャー人事労務の注意点
- 有料オプションあり
- 仕組みが難しい
月額費用＋利用する機能によっては有料オプションになるため、注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「ワークフロー、条件分岐等のしくみがやや難しい」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
ジンジャー人事労務の料金体系
- 300円/人/月
- 初期費用等、要問合せ
6位【スマカン】戦略人事に適したタレントマネジメントシステム
スマカンの特徴
- 機能のカスタマイズ
- 使いやすいインターフェース
様々な機能を自社の課題に合わせて、最適な形でカスタマイズできます。
非エンジニアの社員でも簡単に評価シート・人材データベースの作成が可能です。
スマカンの機能・使用感
- ダッシュボード機能
- データ分析・タレント分析
登録したデータや数値はグラフとして表示できます。データのダインロードもできるため、資料作成等にも役立てられます。
人材情報を多様な方法で分析できるため、人材の個性が明白になります。
スマカンの注意点
- 別途コミュニケーションツールが必要
- 操作性が悪い
システム上にコミュニケーションツールがないので、別のツールが必要になります。
ユーザーの口コミでは「人数規模が小さい場合は問題ないが、人数規模が大きい際の操作性が少し悪い」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
スマカンの料金体系
- ベーシックプラン:50,000円/月～
- オプション料金等、要問い合わせ
7位【ヒトマワリ】従業員情報を一元管理できるツール
ヒトマワリの特徴
- 採用管理機能の搭載
- グラフを用いた可視化
流入経路ごとの応募数や入社までの選考状況を一目で把握できます。
有給取得率や昇格率、残業時間、男女ごとの離職率などをグラフで可視化でき、組織の横断的な分析も可能です。
ヒトマワリの機能・使用感
- 組織シミュレーション機能
- BI機能
社員の顔写真・基本情報付きの組織図を作成します。これにより、人事異動の計画を立てやすくなります。
人材構成分析や給与分析など社内の様々な項目での分析ができます。この機能により、昇給や採用活動の検討を効率化できます。
ヒトマワリの注意点
- 導入後のセットアップに時間がかかる可能性あり
- 外部サービスとの連携が不十分
専属のカスタマーサクセスマネージャーによるフォローアップのため、セッティングまで1週間~1ヶ月かかり、運用に時間がかかる場合があります。
ユーザーの口コミでは「可視化したグラフを外部サービスと連携してシームレスに利用できる仕組みがあるといい」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
ヒトマワリの料金体系
- スタンダードプラン：60,000円（税抜き）/月～
- スタートプラン：10,000円（税抜き）/月～
【比較表】おすすめの人材管理システム7選
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | SmartHR | banto | あしたのクラウド | ジンジャー人事労務 | スマカン | ヒトマワリ | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業でも簡単に情報管理できるツール |
情報を集約・蓄積・活用できるアプリ |
面倒な進捗管理を自動化できるシステム |
使いやすい評価制度を実現できるツール |
従業員のコンディションを可視化できるシステム |
戦略人事に適したタレントマネジメントシステム |
従業員情報を一元管理できるツール |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、給与の自動計算機能はない |
チャットサポートに制限がある |
契約が10人単位となっている |
各機能の詳細を把握するには、資料のダウンロードもしくは問い合わせが必要になる |
利用する機能によっては、月額費用と別で費用がかかる |
システム上にコミュニケーションツールがない |
導入後のセットアップに時間がかかる可能性がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランの料金は要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは300円/人/月～+初期費用:19,800円 |
・無料プランなし
・有料プランの料金は要問い合わせ |
・無料プランなし
・300円/人/月
・初期費用等は要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは50,000円/月～
・オプション料金は要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは60,000円(税抜き)/月～ |
| 公式サイト |
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「ヒトマワリ」の詳細はこちら |
人材管理システム導入のポイントとおすすめツール7選まとめ
ここまで、人材管理システムの種類・選定ポイントとおすすめ7選を紹介しました。
人材管理システムは機能ごとに種類をわけると「勤務管理システム」「人事評価システム」「採用管理システム」「労務管理システム」の4つあります。自社の課題にあった種類を選びつつ、操作性や安全性、情報を漏れなく管理できるシステムを選びましょう。
ただし、機能が多い情報ツールは便利な反面、操作が複雑になりがちです。複雑でうまく使いこなせなければ、誤操作によるミスが起こりやすく、システムを使う人によって、業務のスピードやクオリティに差が生じるリスクがあります。
そのため、ITリテラシーの有無に関わらず、誰でも簡単に操作できる情報管理ツールを使うべきなのです。結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日で人材マネジメントができる情報管理ツールのStock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、人材情報の管理を確実かつシンプルに行いましょう。
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