社内でデータを保管する際に、クラウドストレージを使用して管理されている企業も多くなりました。身近な例ではiPhoneのクラウドストレージ「iCloud」を使用してデータ移行を行う、などがあげられます。
 
この「クラウドストレージ」ですが、個人向け・法人向けの両方があり、サービスを提供している企業もさまざまです。一方、社内で扱うファイルが多くなってきてどのようにファイルを管理すれば良いかわからず、現状ハードウェアにそのまま保存して管理しているという組織も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、クラウドストレージの概要からおすすめツールまでを網羅的に解説します。
 
  • 社内の大量のファイルをどうすれば効率的に管理できるのか悩んでいる
  • クラウドストレージについて、よく理解していないので概要を知ったうえで検討したい
  • ひとつのファイルやデータを探すのに時間がかかるという状態が頻繁に発生しているのに悩んでいる
という担当者の方はこの記事を参考にすると、クラウドストレージの概要を理解したうえで自社のデータをひとつにまとめるための方法を実施、効率的なデータ管理が行えるようになります。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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クラウドストレージとは?

クラウドストレージとは、あらゆるデータをインターネット上で保管・管理できるサービスです。権限のある人であればデータへのアクセスが可能で、社内でプロジェクトなどのデータを共有する際に使用されています。
 
近年は在宅勤務を中心としたテレワーク制度の導入を進めている企業も多く、たとえば、自宅で業務をする際であってもクラウドストレージにアクセスすると、業務に必要な情報やデータを素早く探し出すことができます。
 
クラウドストレージを利用すれば、場所を問わず重要な資料を閲覧できるため、新しい働き方が浸透している現代にて需要が上昇傾向にあるサービスです。
 
関連記事: 【2021年最新版】個人利用におすすめのクラウドストレージ5選


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クラウドストレージを社内で使用する5つのメリット

クラウドストレージだけに限らず、ITツールを社内に導入することに抵抗を感じる人もいます。しかし、クラウドストレージの管理は難しいものではなく、適切に活用できれば以下でご紹介する5つのメリットを得られます。

データの共有が簡単・効率的になる

クラウドストレージではオンラインでやりとりを行うので、データの共有が簡単にできます。
 
たとえば、紙媒体でデータを共有し、会議の度に資料を1枚ずつ印刷して配るのは非効率的です。しかし、クラウドストレージを使用すれば、インターネット上でログインしているアカウント同士で資料の共有から管理、修正が簡単に可能にできます。
 
また、データ容量が大きいものを保管するときでも、クラウドストレージであればデータを圧縮する必要はありません。社内サーバーでのデータ管理は保存容量が比較的少ない場合もあるため、容量を圧縮する手間がかかります。
 
しかし、クラウドストレージでは大量のデータを蓄積できるほどデータ保存量が大きいため、圧縮の時間を省けます。

管理業務の時間と労力を減らせる

クラウドストレージを活用すると、社内の情報を一元管理できるので管理業務の負担を軽減できます。
 
クラウドストレージの強みのひとつに、社内のデータをひとつの環境に集約できるという点が挙げられます。今まで各個人でデータを管理していたものをクラウド上でまとめられるため、共有までの時間とデータを探す労力を減らせます。
 
今までは社員によって保有するデータがバラバラであったとしても、このように一元管理し、無駄な時間を削減できればその時間を注力すべき仕事に充てられるため、仕事のパフォーマンス向上にも繋がります。

比較的低コストで導入できる

クラウドストレージは各ベンダーがサーバーを所有しているため、自社にサーバーを設置する必要がなく、月額費用の低コストで利用できます。
 
現在でも社内サーバーでデータを管理されている企業も少なくありません。社内サーバーはユーザー数の利用制限はありませんが、利用形態によっては容量の制限や追加費用の請求があるなど、運用コストが高くなりがちです。
 
対してクラウドストレージは初期費用がかからない場合が多いうえ、使用しているユーザー数に応じて費用が決まるので、サーバーを新規で設置してデータを管理するよりも比較的低コストでの導入が可能です。

どこにいてもデータにアクセスできる

ネット環境さえあれば、どこからでも保存されているデータにアクセスできます。
 
リモートで働いている場所や出張先からでも確認できるため、迅速にコミュニケーションがとれます。また、対応デバイスに制限がないのものがほとんどであるので、スマホ、タブレット、PC問わずにデータへアクセスできます。

データの紛失・漏えいを防げる

クラウドストレージではデータを一元管理できるので、データの紛失や漏えいを防ぐことができます。
 
データ管理は企業生命に関わる重要な業務であり、保管するデータに関しても確実に管理しなければなりません。逆に、クラウドストレージを利用しない場合のデータ管理は、個人の裁量に委ねられてしまうのでリスクが高いと言えます。
 
一方、クラウドストレージはセキュリティが強固であるうえに、アクセス制限がかけられます。さらに、自動でバックアップを取ってくれるため、万が一保存したデータの原本が紛失したとしても復元が可能です。
 
社内サーバーの場合は定期的なバックアップが必要なため、バックアップを行う前にデータが消失してしまうと復元はできません。バックアップの手間を省き、かつ安全性も担保されているのがクラウドストレージの特徴のひとつです。
 
関連記事: クラウドストレージ10選!ファイル管理をクラウドに移行してみよう!


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クラウドストレージの導入前に知っておきたい3つの注意点

以下では、クラウドストレージの導入前に確認しておくべき3つの注意点をご紹介します。注意点も押さえておくと、ミスのないツール選びに繋がります。

カスタマイズ性に欠ける

クラウドストレージは機能やデザインがあらかじめ決まっているものが多いです。導入した後に独自でカスタマイズするのは困難なので、ツールの見た目や使用感など、利用する社員が使いやすいものかをよく吟味して選択しましょう。
 
多くのツールには期間限定でのトライアル利用ができるものがほとんどですので、検討しているツールについてはトライアルで利用してみるのがおすすめです。

使用人数が多い場合、導入コストが高くなることもある

使用人数に応じて料金プランが設定されているサービスがほとんどなので、使用する社員の数が多ければ導入コストも高くなります。
 
クラウドストレージを導入する際には、機能面はもちろん費用面についてもよく検討してから選定するのが重要です。しかし、金額の安さだけでツールを選んでしまうと機能不足と感じたり、自社のデータ管理に関する課題が解決できなかったりします。
 
そのため、機能や価格、使いやすさなどを総合的に判断して費用対効果を最大化できるようなツールを選びましょう。

セキュリティ対策の確認が必要

インターネットで情報を管理する以上、セキュリティのリスクは無視できない問題です。クラッキング(ハッキング)による情報漏えいの懸念もあるので、セキュリティが強固であるかどうかの確認は必須です。
 
仮にセキュリティ対策がされていないツールを選びトラブルが発生した場合、社内に蓄積されたデータが流出するだけでなく、会社の信頼性にも影響が及びます。
 
サポート体制が充実していることを示す指標のひとつに「ISMSの国際セキュリティ規格」があるので、この観点から導入を検討すると、セキュリティの安全性が保証されたクラウドストレージを選択できます。


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クラウドストレージの使用事例

社内でのクラウドストレージの活用シーンは以下が挙げられます。
 
  • 機密性の高い資料を、クラッキング(ハッキング)のリスクがあるメールではなく、クラウド上で安全に共有
  • 冊子で管理していたカタログを電子カタログに変更⇨ペーパーレス化を実現
  • リアルタイムで状況が変動するサービス業の現場に導入⇨迅速な連絡と対応が可能に
  • 在宅で勤務している社員を含め、全社でツールを導入⇨離れた場所にいても互いに情報を共有できる環境を低コストで実現
上記は実際に業務改善できた事例であり、ここからクラウドストレージは業界・業種問わず効果を発揮することがわかります。


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クラウドストレージを選ぶポイント5選

数多くあるクラウドストレージの中から社内で使用するものを選ぶ際に、以下の5つのポイントを意識して選定しましょう。

機能性

各ツールによって機能は異なるため、社内でどんな機能が必要なのかをあらかじめ整理してからクラウドストレージを比較検討しましょう。
 
社内で事前に整理しておくと、ツールの選定ミスや費用対効果の悪いツールの導入を防げます。

操作性

クラウドストレージの選定の際に、「大手企業が利用している人気のツール」や「多機能で便利なツール」を選びがちですが、このようなツールが自社で利用するのに最適とは限りません。
 
とくに、非IT企業であれば社内のITリテラシーが異なりますので、ITツールの使用に慣れている社員もいれば、全く触れたことのない社員もいます。
 
そのため、導入実績や評判の参考にするのはもちろんですが、自社で実際にトライアルで利用した後の現場の声を優先して、選定を行いましょう。

料金プラン

クラウドストレージは利用人数に応じて費用が変わりますので、料金プランもチェックしましょう。
 
機能性と操作性も大切ですが、かけられる費用と利用人数も加味して総合的に判断しましょう。導入後またすぐに切り替えると時間も費用も余計にかかってしまうので、検討は慎重に行うべきです。

データ容量

クラウドストレージは大量のデータの保存が可能ですが、データ容量もクラウドストレージによって大きく異なるため比較が必要です。
 
各社の公式サイトの料金プランページには金額ごとの最大ストレージ容量が記載されています。また、現在のデータ使用容量も選定の材料になるので、自社でどれくらいのストレージを利用するか考慮して選びましょう。

対応デバイス

PC以外に、スマートフォンやタブレットから利用できるツールもあります。「自社に戻らなければ情報のアクセス・確認ができない」という状況を避けるためにも、対応デバイスを確認しておきましょう。
 
対応デバイスに制限がなければPCが使えない環境でも、外出先でスマホから手軽に情報の確認や共有、資料の修正ができます。確認の遅れを防ぐメリットもあるので、社内メンバーが1箇所に集まって業務をすることが少ない企業の場合は、より一層クラウドストレージが必要になるでしょう。


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【無料・有料】ビジネス向けクラウドストレージ15選

以下では、多くの企業でも利用しているクラウドストレージのおすすめ15選をご紹介していきます。
 
非IT企業かつITツールを導入するのが初めての企業の場合は、さらに導入に慎重になる必要があります。もし選定を失敗し浸透しなかった場合は、導入し直す際にITツールに対して強烈な抵抗感が社内で発生してしまうからです。
 
そして「導入後に社員全員がストレスなく使えるか」は非IT企業の場合は最も重要です。一方、ITツールは業務効率化のために搭載された便利な機能が多く備わっているツールもあります。しかし、非IT企業の場合は達成したい目的に対して「過不足のない」ツールが一番です。
 
そのため、非IT企業での導入実績が80,000社を超えるITツールのStockを利用してデータ管理する必要があります。
 
Stockは「ITに詳しくない人でも即日で業務効率化が実現できる」ほどシンプルに設計された、機能に過不足のないツールです。「ノート機能」で簡単に社内のデータを保管し、「ファイル機能」で情報の所在をわかりやすく管理できます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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OneDrive

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OneDriveは、写真や動画などのファイルをまとめて保存できるクラウドストレージです。

<OneDriveの特徴>

  1. マルチデバイスに対応
    パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなどにも対応しているため、気軽に文章や写真データを保存できます。
  2. 信頼性の高いブランド
    Microsoftの最先端の設備で安全にデータを管理。プライバシーを確実に保護します。

<OneDriveの注意点>

  1. データの編集権限の管理を慎重に
    編集してほしくないデータの編集権限が許可されていると、間違ってデータを書き換えられてしまう可能性があるので、権限は確実に設定しておきましょう。

<OneDriveの料金>

OneDrive単体の値段は以下の2パターンです。
  • OneDrive for Business (Plan 1)¥540 ユーザー/月相当
  • OneDrive for Business (Plan 2)¥1,090 ユーザー/月相当
 


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MEGA

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MEGAは、Mega Limitedが開発した安全性の高いクラウドストレージです。

<MEGAの特徴>

  • 50GBまで無料で利用可能
    50GBまでなら無料で利用でき、他のサービスに比べて無料で使える容量が大きいです。
  • 自動バックアップ機能
    保存した写真データなどのバックアップを自動で取ってくれます。

<MEGAの注意点>

  • 速度面で懸念あり
    セキュリティは担保されていますが、アップロードの速度がやや遅いことが懸念点です。

<MEGAの料金>

月額料金は653円/1ユーザー(最小3人から)ですが、利用人数に応じてシミュレーターで料金の算出ができます。
 


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box

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boxは、有料の法人向けサービスが主軸のファイル共有ストレージサービスです。
個人向けのプランがありますが、法人向けプランでの利用がメインになります。

<boxの特徴>

  • 大企業が求める細かいセキュリティレベルを実現
    今までに大規模なセキュリティ事故を起こしていないため、大企業でも安心して導入できます。
  • 企業が求める管理システムが豊富
    企業で利用することに特化しているため、必要とされる権限機能などの管理システムが揃っています。

<boxの注意点>

  • 大企業向けサービス
    管理機能の充実さなど、大企業に必要な機能が多いため、中小企業にとっては機能過多に感じる可能性があります。
  • 法人利用の場合、無料プランがない
    最低3名からの有料プランしかないため、本格導入するには有料プランの契約が必要になります。

<boxの料金>

  • Starter:1ユーザーあたり:550円/月
  • Business:1ユーザーあたり:1,800円/月
  • Business Plus:1ユーザーあたり:3,200円/月
  • Enterprise:1ユーザーあたり:4,000円/月
 


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DirectCloud-Box

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DirectCloud-Boxは、セキュリティと利便性を兼ね備えたクラウドストレージです。

<DirectCloud-Boxの特徴>

  1. 堅牢なデータ管理
    日本国内のデータセンターを利用し、24時間365日の監視体制を維持しています。
  2. 業務の負荷を軽減する
    性能の高い管理機能によって運用をサポートしてくれます。

<DirectCloud-Boxの注意点>

  1. ブラウザとアプリでできることが違う
    ブラウザとアプリで機能が若干異なるので、切り替えながら使う必要があります。

<DirectCloud-Boxの料金>

  • スタンダード:30,000円/月
  • アドバンスド:1ユーザーあたり:50,000円/月
  • ビジネス:1ユーザーあたり:90,000円/月
  • プレミアム:1ユーザーあたり:180,000円/月
  • エンタープライズ:1ユーザーあたり:300,000円/月
 


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Dropbox

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Dropboxは、指定したファイルの中でデータや資料を共有できるクラウドストレージです。

<Dropboxの特徴>

  • ファイルやデータ共有が簡単に行える
    ファイルやデータにリンクが割り振られるので、リンクをチャットなどで共有相手に送るだけで共有が可能です。
  • モバイル対応
    PCだけでなくスマートフォンでも使用が可能です。出張時や外出先で簡単に確認、情報の共有ができます。

<Dropboxの注意点>

  • デフォルトの設定を必ず確認
    正しく設定しておかないと、1人のユーザーがファイルを削除または移動すると共有しているユーザーがファイルを閲覧できなくなってしまいます。

<Dropboxの料金>

  • Professional(個人向け):2,000円/月
  • Standard(小規模チーム向け、1ユーザーあたり):1,250円
  • Advanced(大規模チーム向け、1ユーザーあたり):2,000円
 


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Fleekdrive

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Fleekdriveは、データの管理や共有を行えるだけでなく、従業員同士が離れた環境にいても共同で作業ができるクラウドストレージです。

<Fleekdriveの特徴>

  • 編集機能
    Word、Excel、PowerPointをインストールしていないパソコンでも編集が可能です。
  • ツリービュー機能
    フォルダーの階層が一目で分かるので、開きたいフォルダへすぐに辿り着きます。

<Fleekdriveの注意点>

  • プランによってサービス・容量が大きく異なる
    選択したプランによっては、他社ツールよりも割高に感じる可能性があるので、総合的に検討する必要があります。

<Fleekdriveの料金>

  • Teams(1ユーザーあたり):500円/月
  • Business(1ユーザーあたり):1,500円/月
  • Enterprise(1ユーザーあたり):4,000円/月
 


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SpiderOak

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SpiderOakは、アメリカで開発された、プライバシー保護を重視したクラウドストレージサービスです。

<SpiderOakの特徴>

  • プライバシーの保護を重視
    元NSA職員のスノーデン氏によって、Dropboxと比べても、政府による監視に対する保護に優れていると評価されています。
  • 高度なセキュリティ
    ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、アカウントとパスワードが合致していなければデータにアクセスできません。

<SpiderOakの注意点>

  • 日本語化されていない
    日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります。

<SpiderOakの料金>

  • 150GB PLAN:$6/月
  • 400GB PLAN:$11/月
  • 2TB PLAN:$14/月
  • 5TB PLAN:$29/月


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4Sync

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4Syncは、セキュリティが優先されたクラウドストレージサービスです。海外で開発されていますが、日本語に対応しています。

<4Syncの特徴>

  • セキュリティを最優先
    暗号化サービスにより、データのセキュリティを最優先にされています。
  • 無料でも20GBまで使える
    メールアドレスの確認をすれば5GB追加されるため、無料で20GBまで使えます。

<4Syncの注意点>

  • データが180日間後に削除される
    セキュリティに配慮されているため、保存したデータは180日間後に自動的に削除されてしまいます

<4Syncの料金>

$16.99/月または$203.88/年となります。
 


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Nextcloud

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Nextcloudは、セキュアにファイル共有するためのオープンソースのパッケージソフトウェアです。

<Nextcloudの注意点>

  • オープンソースのソフトウェア
    Linux系OSがあれば、あらゆるサーバーで利用できます。
  • 自由度が高い設計
    自社独自のセキュリティ要件で構築でき、外部からでも社内ファイルサーバーを閲覧することもできます。

<Nextcloudの注意点>

  • 導入には専門的な知識が必要
    サーバーへインストールする形となるため、導入には専門的な知識が必要になります。

<Nextcloudの料金>

具体的な料金内容はお問い合わせが必要です。
 


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Mozy

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Mozyは、エンタープライズ向けのクラウドバックアップサービスです。

<Mozyの特徴>

  • 拡張性が高い
    自動クラウドバックアップとリカバリで、あらゆる規模の組織のデスクトップ、ラップトップ、サーバーを保護します。
  • 高度なセキュリティ
    最も厳格なセキュリティポリシー、エンタープライズレベルの暗号化、世界最高クラスのデータセンターで運用されています。

<Mozyの注意点>

  • 費用が高額
    エンタープライズ向けのため、都度問い合わせをして見積もりをしてもらう必要があります。
  • 日本語化されていない
    日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります。

<Mozyの料金>

具体的な金額算出には問い合わせが必要です。


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PrimeDrive

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PrimeDriveは、クラウド上で大容量ファイル共有ができる法人向けに特化したオンラインストレージサービスです。

<PrimeDriveの特徴>

  • 管理者機能が充実
    アクセスできるデバイスや機能を細かく制限することができます。
  • 外部とのファイル共有も簡単
    受取キーを発行することで、外部とのファイル共有もセキュアな環境でできます。

<PrimeDriveの注意点>

  • 費用が高額
    一番安いプランでも、月額12,000円〜のため、気軽に導入するのは難しいです。

<PrimeDriveの料金>

  • 1GB:12,000円/月
  • 10GB:69,800円/月
  • 100GB:180,000円/月
  • 200GB以上:個別見積り

PrimeDriveの詳細はこちら


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Fileforce

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Fileforceは、あらゆるデバイスから、企業におけるファイル管理などができる高セキュアな法人向けクラウドストレージサービスです。

<Fileforceの特徴>

  • 高セキュア
    管理者がファイルを一元管理でき、外部への持ち出しなどを監視できます。
  • 充実した管理者機能
    ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、アカウント名とそのパスワードを知らなければログインできません。

<Fileforceを使う上で気をつけたい点>

  • 無料プランがない
    30日間の無料トライアルのみで、実運用する際の費用は問い合わせが必要になります。

<Fileforceの料金>

具体的な料金は問い合わせが必要です。
 


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GigaCC

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GigaCCは、企業間のセキュアなファイル共有サービスです。

<GigaCCの特徴>

  • 6年連続実績No.1
    企業間のファイル転送・共有サービスで実績No.1です。
  • 充実した管理者機能
    ログ管理や利用制限などを細かく設定できます。

<GigaCCの注意点>

  • 初期費用がかかる
    どのようなプランでも初期費用が5万円以上かかるため、大企業での導入がメインとなります。

<GigaCCの料金>

初期費用50,000円プラス以下の金額がかかります。
  • Standard:12,000円〜/月
  • Advanced:12,000円〜/月+オプション25,000円分
  • Premium:12,000円〜/月+オプション42,000円分


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Googleドライブ

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Googleドライブは、Googleが提供するクラウドストレージサービスです

<Googleドライブの特徴>

  • 無料で15GBの容量を使える
    他のサービスでは多くの場合、無料で2〜5GBまでしか使えないのに対し、Googleドライブではその3倍以上の容量を無料で使えます。
  • 強固なセキュリティ
    信頼と実績のあるセキュリティ環境でデータを守ります。

<Googleドライブの注意点>

  • 自動保存が出来ているか確認が必要
    自動保存機能が1つの特徴ですが、できないときもあるので注意が必要です。

<Googleドライブの料金>

Googleドライブ自体の利用料金は無料ですが、15GB以上の容量を使う場合は「Google One」とサービス名称が変わり、月額料金が発生します。
 
 


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まとめ:クラウドストレージでデータ管理を効率化

ここまで、クラウドストレージの概要からおすすめのクラウドストレージ15選まで網羅的にご紹介しました。
 
業務上発生したファイルの共有・管理をクラウドストレージで行うと、時間を削減できるだけでなく、仕事のパフォーマンスの向上にも繋がります。ツールの操作性や機能性だけでなく、自社に適したツールかどうかも考慮しましょう。
 
また、実際の運用の前には「データの種類ごとに管理方法を決めておく」のようにルール化しておくと、さらに効率的に情報にアクセスできます。ルールが設定されていなければファイルやフォルダが乱立し、必要なときに必要な情報が見つからないというストレスの原因にもなってしまいます。
 
ご紹介したクラウドストレージのStockであれば、ノート機能を用いてあらゆるファイルを格納でき、フォルダが2階層、かつ検索機能も充実しているので必要な情報へ素早くアクセスできます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のデータを適切に管理し、情報がすぐに見つからないというストレスを解消しましょう。