クラウドストレージとは？おすすめのツール15選も特徴ごとに解説

社内でデータを保管する際に、クラウドストレージを使用して管理されている企業も多くなりました。身近な例ではiPhoneのクラウドストレージ「iCloud」を使用してデータ移行を行う、などがあげられます。

この「クラウドストレージ」ですが、個人向け・法人向けの両方があり、サービスを提供している企業もさまざまです。一方、社内で扱うファイルが多くなってきてどのようにファイルを管理すれば良いかわからず、現状ハードウェアにそのまま保存して管理しているという組織も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、クラウドストレージの概要からおすすめツールまでを網羅的に解説します。

社内の大量のファイルをどうすれば効率的に管理できるのか悩んでいる
クラウドストレージについて、よく理解していないので概要を知ったうえで検討したい
ひとつのファイルやデータを探すのに時間がかかるという状態が頻繁に発生しているのに悩んでいる

という担当者の方はこの記事を参考にすると、クラウドストレージの概要を理解したうえで自社のデータをひとつにまとめるための方法を実施、効率的なデータ管理が行えるようになります。

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1 クラウドストレージとは？
2 クラウドストレージを社内で使用する5つのメリット
3 クラウドストレージの導入前に知っておきたい3つの注意点
4 クラウドストレージの使用事例
5 クラウドストレージを選ぶポイント5選
6 【無料・有料】ビジネス向けクラウドストレージ15選
7 まとめ：クラウドストレージでデータ管理を効率化

クラウドストレージとは？

クラウドストレージとは、あらゆるデータをインターネット上で保管・管理できるサービスです。権限のある人であればデータへのアクセスが可能で、社内でプロジェクトなどのデータを共有する際に使用されています。

近年は在宅勤務を中心としたテレワーク制度の導入を進めている企業も多く、たとえば、自宅で業務をする際であってもクラウドストレージにアクセスすると、業務に必要な情報やデータを素早く探し出すことができます。

クラウドストレージを利用すれば、場所を問わず重要な資料を閲覧できるため、新しい働き方が浸透している現代にて需要が上昇傾向にあるサービスです。

クラウドストレージを社内で使用する5つのメリット

クラウドストレージだけに限らず、ITツールを社内に導入することに抵抗を感じる人もいます。しかし、クラウドストレージの管理は難しいものではなく、適切に活用できれば以下でご紹介する5つのメリットを得られます。

データの共有が簡単・効率的になる

クラウドストレージではオンラインでやりとりを行うので、データの共有が簡単にできます。

たとえば、紙媒体でデータを共有し、会議の度に資料を1枚ずつ印刷して配るのは非効率的です。しかし、クラウドストレージを使用すれば、インターネット上でログインしているアカウント同士で資料の共有から管理、修正が簡単に可能にできます。

また、データ容量が大きいものを保管するときでも、クラウドストレージであればデータを圧縮する必要はありません。社内サーバーでのデータ管理は保存容量が比較的少ない場合もあるため、容量を圧縮する手間がかかります。

しかし、クラウドストレージでは大量のデータを蓄積できるほどデータ保存量が大きいため、圧縮の時間を省けます。

管理業務の時間と労力を減らせる

クラウドストレージを活用すると、社内の情報を一元管理できるので管理業務の負担を軽減できます。

クラウドストレージの強みのひとつに、社内のデータをひとつの環境に集約できるという点が挙げられます。今まで各個人でデータを管理していたものをクラウド上でまとめられるため、共有までの時間とデータを探す労力を減らせます。

今までは社員によって保有するデータがバラバラであったとしても、このように一元管理し、無駄な時間を削減できればその時間を注力すべき仕事に充てられるため、仕事のパフォーマンス向上にも繋がります。

比較的低コストで導入できる

クラウドストレージは各ベンダーがサーバーを所有しているため、自社にサーバーを設置する必要がなく、月額費用の低コストで利用できます。

現在でも社内サーバーでデータを管理されている企業も少なくありません。社内サーバーはユーザー数の利用制限はありませんが、利用形態によっては容量の制限や追加費用の請求があるなど、運用コストが高くなりがちです。

対してクラウドストレージは初期費用がかからない場合が多いうえ、使用しているユーザー数に応じて費用が決まるので、サーバーを新規で設置してデータを管理するよりも比較的低コストでの導入が可能です。

どこにいてもデータにアクセスできる

ネット環境さえあれば、どこからでも保存されているデータにアクセスできます。

リモートで働いている場所や出張先からでも確認できるため、迅速にコミュニケーションがとれます。また、対応デバイスに制限がないのものがほとんどであるので、スマホ、タブレット、PC問わずにデータへアクセスできます。

データの紛失・漏えいを防げる

クラウドストレージではデータを一元管理できるので、データの紛失や漏えいを防ぐことができます。

データ管理は企業生命に関わる重要な業務であり、保管するデータに関しても確実に管理しなければなりません。逆に、クラウドストレージを利用しない場合のデータ管理は、個人の裁量に委ねられてしまうのでリスクが高いと言えます。

一方、クラウドストレージはセキュリティが強固であるうえに、アクセス制限がかけられます。さらに、自動でバックアップを取ってくれるため、万が一保存したデータの原本が紛失したとしても復元が可能です。

社内サーバーの場合は定期的なバックアップが必要なため、バックアップを行う前にデータが消失してしまうと復元はできません。バックアップの手間を省き、かつ安全性も担保されているのがクラウドストレージの特徴のひとつです。

クラウドストレージの導入前に知っておきたい3つの注意点

以下では、クラウドストレージの導入前に確認しておくべき3つの注意点をご紹介します。注意点も押さえておくと、ミスのないツール選びに繋がります。

カスタマイズ性に欠ける

クラウドストレージは機能やデザインがあらかじめ決まっているものが多いです。導入した後に独自でカスタマイズするのは困難なので、ツールの見た目や使用感など、利用する社員が使いやすいものかをよく吟味して選択しましょう。

多くのツールには期間限定でのトライアル利用ができるものがほとんどですので、検討しているツールについてはトライアルで利用してみるのがおすすめです。

使用人数が多い場合、導入コストが高くなることもある

使用人数に応じて料金プランが設定されているサービスがほとんどなので、使用する社員の数が多ければ導入コストも高くなります。

クラウドストレージを導入する際には、機能面はもちろん費用面についてもよく検討してから選定するのが重要です。しかし、金額の安さだけでツールを選んでしまうと機能不足と感じたり、自社のデータ管理に関する課題が解決できなかったりします。

そのため、機能や価格、使いやすさなどを総合的に判断して費用対効果を最大化できるようなツールを選びましょう。

セキュリティ対策の確認が必要

インターネットで情報を管理する以上、セキュリティのリスクは無視できない問題です。クラッキング（ハッキング）による情報漏えいの懸念もあるので、セキュリティが強固であるかどうかの確認は必須です。

仮にセキュリティ対策がされていないツールを選びトラブルが発生した場合、社内に蓄積されたデータが流出するだけでなく、会社の信頼性にも影響が及びます。

サポート体制が充実していることを示す指標のひとつに「ISMSの国際セキュリティ規格」があるので、この観点から導入を検討すると、セキュリティの安全性が保証されたクラウドストレージを選択できます。

クラウドストレージの使用事例

社内でのクラウドストレージの活用シーンは以下が挙げられます。

機密性の高い資料を、クラッキング（ハッキング）のリスクがあるメールではなく、クラウド上で安全に共有
冊子で管理していたカタログを電子カタログに変更⇨ペーパーレス化を実現
リアルタイムで状況が変動するサービス業の現場に導入⇨迅速な連絡と対応が可能に
在宅で勤務している社員を含め、全社でツールを導入⇨離れた場所にいても互いに情報を共有できる環境を低コストで実現

上記は実際に業務改善できた事例であり、ここからクラウドストレージは業界・業種問わず効果を発揮することがわかります。

クラウドストレージを選ぶポイント5選

数多くあるクラウドストレージの中から社内で使用するものを選ぶ際に、以下の5つのポイントを意識して選定しましょう。

機能性

各ツールによって機能は異なるため、社内でどんな機能が必要なのかをあらかじめ整理してからクラウドストレージを比較検討しましょう。

社内で事前に整理しておくと、ツールの選定ミスや費用対効果の悪いツールの導入を防げます。

操作性

クラウドストレージの選定の際に、「大手企業が利用している人気のツール」や「多機能で便利なツール」を選びがちですが、このようなツールが自社で利用するのに最適とは限りません。

とくに、非IT企業であれば社内のITリテラシーが異なりますので、ITツールの使用に慣れている社員もいれば、全く触れたことのない社員もいます。

そのため、導入実績や評判の参考にするのはもちろんですが、自社で実際にトライアルで利用した後の現場の声を優先して、選定を行いましょう。

料金プラン

クラウドストレージは利用人数に応じて費用が変わりますので、料金プランもチェックしましょう。

機能性と操作性も大切ですが、かけられる費用と利用人数も加味して総合的に判断しましょう。導入後またすぐに切り替えると時間も費用も余計にかかってしまうので、検討は慎重に行うべきです。

データ容量

クラウドストレージは大量のデータの保存が可能ですが、データ容量もクラウドストレージによって大きく異なるため比較が必要です。

各社の公式サイトの料金プランページには金額ごとの最大ストレージ容量が記載されています。また、現在のデータ使用容量も選定の材料になるので、自社でどれくらいのストレージを利用するか考慮して選びましょう。

対応デバイス

PC以外に、スマートフォンやタブレットから利用できるツールもあります。「自社に戻らなければ情報のアクセス・確認ができない」という状況を避けるためにも、対応デバイスを確認しておきましょう。

対応デバイスに制限がなければPCが使えない環境でも、外出先でスマホから手軽に情報の確認や共有、資料の修正ができます。確認の遅れを防ぐメリットもあるので、社内メンバーが1箇所に集まって業務をすることが少ない企業の場合は、より一層クラウドストレージが必要になるでしょう。

【無料・有料】ビジネス向けクラウドストレージ15選

以下では、多くの企業でも利用しているクラウドストレージのおすすめ15選をご紹介していきます。

非IT企業かつITツールを導入するのが初めての企業の場合は、さらに導入に慎重になる必要があります。もし選定を失敗し浸透しなかった場合は、導入し直す際にITツールに対して強烈な抵抗感が社内で発生してしまうからです。

そして「導入後に社員全員がストレスなく使えるか」は非IT企業の場合は最も重要です。一方、ITツールは業務効率化のために搭載された便利な機能が多く備わっているツールもあります。しかし、非IT企業の場合は達成したい目的に対して「過不足のない」ツールが一番です。

そのため、非IT企業での導入実績が80,000社を超えるITツールのStockを利用してデータ管理する必要があります。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。