データや資料を作成する際に起こりがちな「データや情報の入力ミス」は、業務だけでなくセキュリティの観点でも大きなトラブルの原因になります。そのため、仕事の進め方を工夫しながら入力ミスをなくす対策を取る必要があるのです。
しかし、入力ミスを減らす具体的な方法がわからず、状況が改善しないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、入力ミスの防止方法や起きる原因・リスクを中心にご紹介します。
- 入力ミスが起きる原因を押さえて対策を講じたい
- 仕事における入力ミスが多く困っている
- 社内メンバーの入力ミスを防止する環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、入力ミスが生まれる背景や具体的な予防方法が分かります。
目次
入力ミスが起きる原因
ここでは、入力ミスが起きる原因を解説します。以下の原因を押さえて、自社での対策に役立てましょう。
集中力の低下
入力ミスの主な原因として、従業員の集中力低下によるヒューマンエラーがあります。
データの入力作業は手作業で行われることが多くあります。しかし、業務過多による疲労で入力に集中できなければ、タイプミスや数字の転記ミス、誤った情報の入力などが起きてしまうのです。
従業員の仕事を平等に分配しなければ、疲労は発生しやすくなります。そのため、ヒューマンエラーを減らすには適切に業務を分担し、従業員の集中力低下を予防しましょう。
作業体制の不備
入力作業における業務の進め方が不適切な状態も、ミスが起きる原因となります。
データ入力業務の作業手順が不明確では、入力担当者がミスを起こしやすくなるうえ円滑に進まなくなってしまいます。そこで、「業務フローの見直し」や「作業のマニュアル化」「チェックリストの作成」に取り組めば、無駄な作業の少ない業務手順を整えられるので、ミスの予防につながるのです。
ただし、ヒューマンエラーによるミスを完全になくすのは難しいので、入力ミスが致命的なトラブルを招く仕事においては入力後に必ず入力者のセルフチェックや第三者の確認を実施しましょう。
情報の誤認
情報の錯そうによって、入力すべき情報を誤認するケースも起こりやすいです。
情報が錯そうしやすいチームでは、以下の現象が生じています。
- 記録を残す媒体が固まっておらず、Excelや紙に情報が分散している
- ファイル管理が煩雑になっており、必要なデータへのアクセス性が低い
とくに、正しく情報が記録が蓄積されていないと参照元の内容が古く、誤ったデータが入力するリスクが高まります。そのため、昨今では「Stock」のようなITツールを活用し、情報をリアルタイムで更新・共有可能な体制を取っている企業が増えています。
入力ミスが多い人の特徴
ここでは、入力ミスが多い人の特徴を解説します。以下の原因を自身や周囲の人に照らし合わせて対策に役立てましょう。
勘違いをしている
入力ミスが多い人の特徴として、入力内容を勘違いをしていることが挙げられます。
日本語は同音異義語が多く、漢字の打ち間違えるケースがあります。また、文字入力の際に出てくる自動予測変換をよく見ずに、本来とは違う内容を記載してしまうリスクもあるのです。
したがって、入力ミスが多い場合は、入力データが文字変換により間違えていないか確認しましょう。
タイピングが苦手
入力ミスが多い人の特徴として、タイピングが苦手な点も挙げられます。
スマホの普及により、パソコンのキーボードでの文字入力の機会が減少しているので、最近ではタイピングが苦手な人もいます。そのため、タイプミスによる誤字が発生しやすいのです。
とくに、数字を入力するときにはタイプミスが発生していないか、慎重に確認しましょう。タイピングが苦手な新入社員には、タイピングの練習を業務に取り入れる方法も有効です。
焦って対応している
焦って対応している点も、入力ミスが多い人の特徴のひとつです。
入力するデータ量が多い場合、決められた時間内に終わらない不安から焦って対応し、入力ミスが発生するケースがあります。作業量が多くても、データ入力者は落ち着いて取り組み、最後には見直しを実施しましょう。
管理者側は、入力が必要なデータ量に対して「明らかに短い作業時間を設定していないか」「適切な人数を割り当てているか」に注意が必要です。入力ミスを誘発しないように、データ入力者の業務量を正しくマネジメントしましょう。
【注意】入力ミスによって発生するリスクとは
ここでは、入力ミスによって発生するリスクを解説します。入力ミスの対策を確実にしなければ、以下のリスクが発生する確率が高くなるので注意が必要です。
受発注時のトラブル
受発注時に入力ミスが生じると、重大なトラブルにつながります。
入力ミスに気づかず誤った情報で取引先とやりとりすると、業務上で大きな損害の発生につながります。たとえば、「受注商品の金額を誤り、取引先とトラブルになる」「アポイントの日程を誤って記載し、取引先担当者の時間を奪う」ことになるのです。
したがって、ビジネスでの信用を失わないためにも、受発注時の入力作業はとくに慎重に行わなければならないのです。
社内情報の漏えい
入力ミスによる社内情報の漏えいも、ビジネスにおける大きなリスクです。
機密性の高い情報が第三者に漏れると、拡散・不正利用される可能性があるので、入力ミスによる情報漏えいには注意しましょう。とくに、「データを共有する際に宛先を間違える」「他社に送るファイルを誤って記載する」ミスは発生しやすいので、十分な確認が必要です。
そのため、メールを使って情報共有をする際は、宛先や添付ファイルを送信前に見直しましょう。また、入力ミスによる誤送信を防ぐために、取引先の担当者を招待してやりとりするデータ共有が可能なツールを利用する方法も一つの手段です。
入力ミスの防止方法
ここでは、入力ミスの防止方法をご紹介します。入力ミスの発生予防に成功している企業は、以下の対策を講じているのです。
確認作業のマニュアル化
入力したデータの確認作業をマニュアル化すると、ヒューマンエラーによる入力ミスを簡単に防止できます。
マニュアルを作成する際は、ダブルチェックの方法を定めたり、確認すべき項目をまとめたチェックリストを設けたりして対応内容を明確化しましょう。マニュアルは複雑化しないように、シンプルに対応内容をまとめることが重要です。
ただし、マニュアルは手順を省略しすぎると対応の流れがかえって分かりにくくなります。したがって、作業手順は過不足なくまとめましょう。
ITツールの活用
入力ミスを効率的に防止する方法として、ITツールの活用が挙げられます。
紙やExcelの代わりにITツールにデータを入力すると、情報が素早くチームに共有されるので、メンバー間で入力ミスを発見しやすくなります。さらに、ファイルデータも併せて記録すれば、関連資料をすぐに見つけられて入力作業が効率化します。
また、OCR（文字認識機能）で書類の文字をデータ化する方法もヒューマンエラーによる誤入力を防ぐ対策のひとつです。しかし、OCRは専用のスキャナが必要で導入コストがかかるため、費用を抑えたい企業には不向きだと言えます。
入力ミスの予防に役立つITツール
以下では、入力ミスの予防に役立つITツールをご紹介します。
入力ミスを確実に防止するには、確認作業のマニュアル化が必要です。しかし、作成したマニュアルが簡単に閲覧できなければうまく参照できず、入力するデータの誤りは減らせません。そこで、ITツールに情報を集約すると、必要な情報がすぐに見つかります。
ただし、高性能なツールを導入しても、ITリテラシーの低いメンバーが使いこなせず放置してしまいます。したがって、「情報の検索性が高いシンプルな情報共有ツール」を導入して、目的のデータが探しやすい環境を整えましょう。
結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単に情報を管理できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では取引情報を残しつつ、記録はリアルタイムで反映されるので、任意のメンバーとの共有も容易です。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使うと、話題が混ざらないので複数の顧客の進捗状況を確認しても混乱しません。
社内情報を簡単に管理・共有できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
入力ミスの防止方法や原因まとめ
これまで、入力ミスの防止方法や起きる原因・リスクを中心にご紹介しました。
入力ミスの原因には、ヒューマンエラーや社内体制の不備があります。入力ミスが起きると受発注時にトラブルが起きたり、情報が漏えいしたりしてしまいます。
そこで、業務効率を維持しつつ入力ミスを減らすにはITツールを活用すべきです。ただし、多機能なツールを使いこなすには高いITリテラシーが必要なので、「情報の管理・閲覧に過不足のない機能を備えた情報共有ツール」を選定しましょう。
結論として、「ノート」「タスク」「メッセージ」の情報管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール：Stockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、入力ミスを防止しましょう。
