業務をより効率的に進めるには、自社の現状を正確に把握する必要があります。そこで、業務の棚卸しに取り組むと、業務状況を把握して、社内のリソース(資源)を活用したり属人化を防止したりできるのです。
しかし、業務を棚卸しする具体的な進め方がわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務を棚卸しするメリット・手順をご紹介します。
- 業務を棚卸しするメリットを理解し、実施目的を明確にしたい
- 具体的な手順を把握して自社の取り組みをスムーズに進めたい
- 業務の棚卸しを効率的に進められるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務の棚卸しを円滑に実施して、自社の現状把握に取り組めます。
目次
業務の棚卸しとは
業務の棚卸しとは、自社の業務を洗い出して整理する取り組みを指します。業務の棚卸しを実施して現状を可視化すると、業務におけるムダを把握して業務改善を円滑に進められるのです。
また、業務の棚卸しを効率的に進めるには、フレームワークの活用が有効です。たとえば、業務の棚卸しに使われるフレームワークとして、以下の3つの内容が挙げられます。
- 〈ECRS(イクルス)〉
ECRS(イクルス)とは、以下の言葉の頭文字を取ってつくられた業務改善のフレームワークです。
・Eliminate(排除):無駄な作業・業務の排除
・Combine(結合):類似した業務の結合
・Rearrange(入替え):業務の手順・場所・担当者の入替え
・Simplify(簡素化):作業の簡素化
この手順に従って取り組むと、業務の棚卸しを円滑に進められます。
- 〈バリューチェーン分析〉
バリューチェーンとは、ビジネスのプロセスを「価値の連鎖」として捉える考え方を指します。バリューチェーン分析を通して業務工程を可視化すれば、自社の強みを把握したうえで事業戦略が立てられます。
- 〈BPMN(ビジネスプロセスモデリング)〉
BPMN(ビジネスプロセスモデリング)とは、「Business Process Modeling Notation(ビジネスプロセス・モデルと表記法)」の略称であり、フローチャートを使って業務フローを可視化する国際標準の手法です。社内で使用するフローチャートを統一することで、業務の流れが簡単に作成できるので、メンバー間で共通認識を持ちやすくなります。
このように、業務の棚卸しを通して日々の業務を可視化することで、自社の現状を的確に把握できるのです。
業務を棚卸しする3つのメリットとは
ここでは、業務を棚卸しする3つのメリットについて解説します。以下のメリットを把握し、具体的な効果をイメージしたうえで取り組みを実施しましょう。
(1)業務状況を把握できる
業務を棚卸しすると、社内メンバーが業務状況を把握できます。
現状の業務を見直して個々の業務量や業務品質を把握すれば、業務におけるムリ・ムダ・ムラを発見できます。たとえば、棚卸しを実行すれば、社員の負担が大きい業務や、重複した業務が明らかになるのです。
このように、業務状況を把握して効率化につながる問題点を明確にすることで、業務改善に向けた取り組みを強化できます。
(2)社内のリソース(資源)を活用できる
社内のリソース(資源)を活用できる観点でも、業務の棚卸しは重要です。
棚卸しを行って業務を効率化すると、業務に必要な社員数に過不足がなくなります。そのため、新たな社員の採用・教育コスト削減につながるうえ、適切な人数で業務を円滑に対応できるのです。
また、業務状況を可視化することで、社員個々の特性を把握可能になります。したがって、業務の棚卸しは社内のリソース(資源)を活用し、適材適所の人材配置に効果的です。
(3)属人化を防止できる
業務の棚卸しを実施すると、属人化を防止できます。
属人化が起こっていると、担当者が不在の際に業務が滞るうえ、ナレッジが蓄積されません。そこで、業務の棚卸しを行うと、業務状況が可視化されるので属人化を発見でき、対策をとれるのです。
また、棚卸しによって業務情報を共有したりマニュアルを作成したりすれば、属人化を防止して、担当者が不在の際もほかのメンバーが業務を進められます。とくに、業務情報の共有が浸透している企業は「Stock」のような情報共有ツールを使って、社内の情報共有を効率化していることがポイントです。
業務を棚卸しする手順とは
ここでは、業務を棚卸しする手順について解説します。取り組みをスムーズに進めたい企業は、以下の手順で実施しましょう。
実施範囲を決定する
まず、業務の棚卸しを行う実施範囲を決定します。実施範囲を決定する際に検討する基準としては、以下の内容が挙げられます。
- 業務内容・部門
- 作業の種類
- 日次・週次・月次などの期間
このように、棚卸しをする業務を絞り込むことで、取り組みの目的を明確化できます。また、一度に全ての業務を棚卸しせず段階的に進めていくことで、着実に取り組みを進められるのです。
フォーマットを作成する
次に、業務を洗い出し、業務棚卸表のフォーマットを作成します。具体的には、フォーマットに入力すべき項目として、以下の内容が挙げられます。
- 業務分類(大項目)
- 業務名(中項目)
- 業務内容(小項目)
- 業務の発生頻度
- 業務工数
また、フォーマットや記入ルールは社内で共有しておくと、形式が統一されてどの部門でも棚卸しに取り組みやすくなります。
担当者へのヒアリングを行い記録する
フォーマットの作成を通して疑問点や記入漏れが発生した場合は、担当者へのヒアリングを行い記録します。
担当者へのヒアリングを実施すれば、業務状況の正確な把握につながるのです。ヒアリングは一度だけでなく複数回実施することで、抜け漏れなく情報を共有し、効果的に業務改善を進められます。
ヒアリングを通して業務の課題を明確化したら、改善策を立てて業務棚卸表を更新し、最終版を作成しましょう。以上の手順で、業務の棚卸しは完了します。
業務の棚卸しを効率的に進められるツール
以下では、業務の棚卸しを効率的に進められるツールをご紹介します。
業務の棚卸しは、定期的に行う必要があります。メンバーの増減や組織変更により部署の統合が起きれば、従来の方法で業務が進められなくなるので、業務の見直しが発生するのです。
そのため、棚卸しした業務は記録に残し、いつでも振り返り可能な状況にすることが重要です。そこで、ITツールを導入して情報共有の仕組みをつくれば、個々の業務状況を把握し、定期的な業務の棚卸しを円滑に実施できます。
ただし、操作方法が複雑なツールを導入すると、操作に手間がかかって浸透しないので、迷うことなく使えるシンプルなツールを選ばなければなりません。したがって、業務の棚卸しを効率的に進めるには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には棚卸しした業務の情報をストックして共有しつつ、「フォルダ」で部署ごとに整理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと、メンバーへ棚卸しした業務に関する連絡をしても情報が錯綜しません。
情報共有を効率化するツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
業務を棚卸しするメリット・手順まとめ
これまで、業務を棚卸しするメリット・手順を中心にご紹介しました。
業務を棚卸しすると、自社の業務状況を把握できるので「社内リソースの活用」や「属人化の防止」が可能になります。棚卸しを行う際は、実施範囲を決定してフォーマットを作成し、担当者へのヒアリングを行い記録を残しましょう。
一方で、業務の棚卸しは定期的に行わなければならないので、棚卸しした業務の記録を見返せる情報共有の仕組みが欠かせません。そこで、「全社員が使いやすい情報共有ツール」を導入すれば、棚卸しした業務の情報を簡単に共有しながら、誰でもスムーズに取り組みを実施できます。
結論として、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、情報共有の仕組みをつくって業務の棚卸しを進めましょう。