成果を上げているビジネスパーソンは「仕事の振り返り」を実施して、業務の改善に取り組んでいます。
一方で、「正しい仕事の振り返り方法が分からない」「振り返った内容を業務に生かせていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事を振り返る方法やフレームワークを中心にご紹介します。
- 仕事の振り返りを習慣づけるための、フレームワークを知りたい
- 仕事の振り返りをする際の注意点を確認したい
- 仕事の振り返りに役立つツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、目標達成に近づくための仕事の振り返り方がわかり、業務改善案や課題の抽出もしやすくなります。
目次
仕事の振り返りとは？
振り返りとは過去の言動や考えを思い起こし、そこから改善点を見出すことです。
仕事の振り返りを行うと、達成したい目標に近づくための改善点がわかります。たとえば、プロジェクト完了時や自社で定めた規定のシーズンごとに、自身の目標の達成可否を振り返ると「何が成功要因で、何が改善点か」が明らかになるのです。
また、振り返りのときは、改善点だけでなく成功要因も確かめることが重要です。成功要因を継続して取り入れると、次に同じような業務やプロジェクトを進めるときに成功の再現性を高められるのです。
一方、振り返りをしなければ「同じミスを繰り返す」「非効率な運用フローが見直されない」など、改善がされないまま業務を続けることになります。したがって、仕事はやって終わりではなく、必ず振り返りまで実施しましょう。
「振り返り」と「反省」「感想」の違い
振り返りとよく似た言葉に、「反省」「感想」があります。以下のように、それぞれ微妙に意味が異なるので、混同しないようにしましょう。
- 振り返り
- 反省
- 感想
成功・失敗問わず、すでに起きた事象から今後に向けた指針を検討すること
間違いや失敗といった「ネガティブ」な過去の行動について見直すこと
「感じたこと」や「思ったこと」そのもの。次回への行動の指針は含まない
「振り返り」「反省」「感想」は、過去について検討する点では同じです。ただし、”振り返り”はポジティブ・ネガティヴな事柄のいずれにも使われるのに対し、”反省”はネガティヴな事柄のみに使われます。
また、”反省”は失敗した責任の所在を明らかする意味も含んでおり、”振り返り”よりも過去に重点をおいていると言えます。
さらに、”感想”には”振り返り”から導きだされる、「次回への行動の指針」は含みません。そのため、ビジネスでは未来に重点を置き、具体的な改善策まで考え出す「振り返り」が最重要なのです。
正しい仕事の振り返り方法3選
ここでは、正しい仕事の振り返り方法3選をご紹介します。以下の内容を取り入れると、仕事の改善につながる振り返りができるので必見です。
（1）毎日実施する
まず、仕事の振り返りは毎日実施しましょう。
週や月単位で仕事の振り返りをすると、良かった点や改善すべき点を忘れてしまいます。そのため、毎日5分でも仕事の振り返りを実施すべきなのです。
たとえば、日報をまとめるときに各作業内容を書くだけでなく、継続して取り組むべき良かった点や改善点を記載しましょう。業務の進捗と振り返りを併せて記録を残せば、記憶にも残りやすいうえ、翌日以降の意識改善にもつながります。
（2）フレームワークを使う
次に、フレームワークを使って振り返りを実施すると、仕事の改善点が明確化します。
フレームワークとは、仕事を効率的に進めるための考え方を指します。そのため、仕事の振り返りにフレームワークを取り入れると、効率よく情報を整理できるのです。
振り返りを単なる感想だけで終わらせず、具体的な改善点に落とし込むには、フレームワークの活用が効果的です。
（3）テンプレートを使う
最後に、振り返りにかかる無駄な時間をなくすには、テンプレートを利用しましょう。
仕事の振り返りを習慣化するには、振り返りが面倒だと感じない仕組みづくりが重要です。そこで、テンプレートを使うと体裁を整える時間を省けるので、短時間で振り返りを完了できます。
とくに、外出が多い業種や職種では、「ナレカン」のように「テンプレート機能」があり、スマホからでも簡単に記載できるアプリが使われています。
[テンプレート付き]振り返りに使えるフレームワーク3選
仕事の振り返りにはすでに体系化されたフレームワークを使うのが一般的ですが、テンプレートを使うと、さらに視覚的にわかりやすく振り返りができます。
そこで以下では、仕事の振り返りにおすすめのフレームワークと、すぐに使えるテンプレートを併せて紹介します。
PDCA
PDCAとは「Plan（計画）・ Do（実行）・Check（評価）・Act（改善）」の頭文字を取ったフレームワークです。この4つのプロセスを順に正しく繰り返すことで、業務の改善点を見つけられます。
具体的な進め方は以下です。
- Plan：進捗が確認できる定量的な目標とその期日を設定する
- Do：目標達成に向けて行動する
- Check：目標の達成率と行動の良し悪しを評価する
- Act：「Check」の評価を踏まえた改善案を立てる
以上の流れから再び「Plan」に戻り、同じ手順を繰り返します。PDCAはもともと、品質管理のためのフレームワークでしたが、現在ではビジネス全般で幅広く使われています。
YWT
YWTとは「Y（やったこと）・W（わかったこと）・T（つぎにやること）」の頭文字をとった名前であり、順に書き出すことで仕事内容を整理できます。
仕事の振り返りとして、今までに「やったこと」を通じて「わかったこと」を記載します。そして、課題解決のために「つぎにやること」を決定し記録しましょう。
ただし、チームやプロジェクトにYWTを用いると「やったこと」の情報量が膨大になり、内容の整理が難しくなる点に注意が必要です。したがって、YWTは、チームやプロジェクト単位での振り返りよりも、個人での振り返りに適していると言えます。
KPT
KPTとは、「Keep(続けること)、Problem(課題点)、Try(試すこと)」の頭文字をとったフレームワークで、仕事の振り返りにおける、良かった点と改善点のいずれも整理できる特徴があります。
まず、Keep(続けること)、Problem(課題点)、Try(試すこと)の順に欄を作ります。そして、Keepには「今後も継続する良かったこと」を、Problemには「解決するべき問題・課題」を書き、そして、Tryで「問題の解決策や新しく実行すること」をまとめます。
チームで振り返る場合は、個人でKeepとProblemを書き出した後に、メンバー全員で共有しTryをチーム全体で考えましょう。チーム全員が問題を把握しやすくなり、全体として次にどう動くべきか明確になるのです。
仕事の結果をチームで振り返るときのたった1つのポイントとは
仕事の結果を部署やチームで振り返るときのたった1つのポイントとは、「振り返りの方法を事前に決めておくこと」です。
複数人振り返りをする場合、メンバーそれぞれが異なる方法で進めると”改善すべき点”がまとまりません。なぜなら、属人化された振り返りの手法では記載内容がそれぞれ異なり、内容をメンバー同士で比較できないのです。
たとえば、フレームワークを使ったとしても「YWT」と「KPT」では、個人向きと組織向きで違いがあるので、記載内容にも差が出ます。したがって、前もってメンバー全員の振り返り方法を決めておきましょう。
【必見】テンプレートで簡単に振り返りを作成できるツール
以下では、仕事の振り返りに最適なITツールをご紹介します。
仕事の振り返りは、以降の業務に活かすために必須です。たとえば、社内の全員が正しく振り返りをおこなうことで、業務の新しいやり方を見つけたり、不要な作業を省いたりできます。
そこで重要なのは、社員全員が同じ方法で振り返りをすることです。それぞれが別々の方法で振り返りをまとめていては、情報がまとまらず、振り返り内容を社内のナレッジとして活用できません。
そのため、自社で決めた”振り返りのテンプレート”をITツールに登録して、誰でも同じ方法で振り返りができる環境を整えましょう。結論、自社が選ぶべきなのは、わずかな操作で振り返りのテンプレートを呼び出して、簡単に記載できる「ナレカン」一択です。
ナレカンはシンプルなツールなので、メールを使える社員ならばだれでもすぐに使いこなせます。また、振り返りの結果は部署や内容ごとに「フォルダ」で分類して管理でき、精度の高い検索機能も備えているため、必要な情報だけにアクセスしやすいのです。
振り返り内容を社内のナレッジとして活かせるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った「振り返り」の作成＞
- テンプレートの登録
- 画像・ファイルの添付
自社の振り返りに適したテンプレートを登録して、わずかな操作で呼び出せます。振り返りをするたびに、テンプレートをダウンロードする手間はかかりません。
複雑な記法を使わずに、とにかくシンプルに記載できます。画像やファイルの添付も可能です。
業務を振り返る際の注意点
ここでは、仕事を振り返る上での注意点をご紹介します。以下の3つの点に注意することで、ネクストアクションにつながる振り返りを実践できます。
客観的な事象に注目する
業務を振り返る際の1つ目の注意点として、「客観的な事象に注目すること」を大切にしましょう。
とくに、「自身の所感と事実を切り分けて振り返る」点がポイントです。主観が多く入ってしまうと、自分のミスを過剰にネガティヴに捉えてしまい、客観性のある正確な振り返りができません。
また、振り返りをするときには、複数人でフィードバックし合う方法もおすすめです。具体的には、KSF（重要成功要因）を見つけ出すために、該当の業務における「良かった点・改善点」を複数人で抽出し合う方法を取りましょう。
メンバーのミスを責めない
業務を振り返る際の2つ目の注意点は、「メンバーのミスを責めないこと」です。
前提として、振り返りは業務改善につなげるための取り組みです。ミスを責めるだけでは次の行動につながらないので、問題の原因や改善点を整理するために、建設的な話し合いを心がけましょう。
また、ミスを責めていては非難されたメンバーのモチベーションも低下してしまいます。そのため、振り返りではメンバーを非難するのではなく、相手の意見を聞いて尊重する姿勢が重要です。
ネクストアクションに繋げる
最後に、振り返りを実施するときには、ネクストアクションに繋げなければ意味がありません。
失敗の原因を洗い出し、成功の要因を考察しただけでは、次につながる行動が決まらず業務改善は実現しません。現状よりもスムーズに仕事を進めたり質を高めたりするには、必ずToDo（やるべきこと）を明確にして社内で共有しましょう。
そこで、記載した振り返り内容がリアルタイムで任意のメンバーに共有される「ナレカン」のようなツールを使うと、振り返り内容の共有からToDoの実施までがスムーズに進みます。
仕事を振り返る2つのメリット
最後に、仕事を振り返る2つのメリットを確認します。適切に振り返りをおこなうと、業務の効率化や改善だけでなく、以下のような効果も見込めるのです。
（1）モチベーションが上がる
まず、適切な振り返りは、社員のモチベーション向上につながります。
仕事の振り返りでは、良かった点に加えて「次回に向けた課題点」を抽出します。その後の振り返りで「課題点」をクリアできていれば、チームや個人の成長を実感でき、社員のモチベーションがあがるのです。
このように、定期的な振り返りは「目標の達成を繰り返すプロセス」でもあるため、社員のやる気を高められます。
（2）ノウハウを蓄積できる
次に、振り返りを通じて、社内にノウハウを蓄積できる点も大きなメリットです。
振り返りの記録を適切に残せば、「課題解決の方法」や「成功の要因」を社内のノウハウとして蓄積できます。たとえば、プロジェクトが終わるごとに振り返りをまとめておけば、次回以降のプロジェクト開始前に確認して、ノウハウを引き継げるのです。
このような、振り返りで得たノウハウを会社のナレッジとして活用するためには、適切な方法で記録を残すことが重要です。
そこで、社内の情報をうまく活用できている企業は、簡単なテキスト入力で誰でも見やすく振り返りをまとめられて、業務やプロジェクトごとにフォルダで分類して整理できる「ナレカン」のようなツールを使っています。
仕事の振り返りのやり方やフレームワークまとめ
これまで、仕事を振り返る際の注意点やメリット、振り返りに使えるフレームワークを中心にご紹介しました。
仕事の振り返りをおこなうと、業務やプロジェクトの「課題解決の方法」や「成功要因」を抽出できます。さらに、それらを適切に記録に残すことで、振り返りの内容を「社内のナレッジ」として活用できるのです。
そこで、振り返りの内容を紙やExcelで残そうとすると、紛失したり、どこに保存したのか分からなくなったりして活用されません。そのため、必要な振り返りの記録をすぐに探し出せるITツールが必要です。
結論、社員の多い企業でも、”フォルダ”と”精度の高い検索機能”で過去の振り返りを簡単に探し出せる「ナレカン」を使って、活用されやすい振り返りを残すべきです。
ぜひ「Stock」を導入して、業務効率化に繋がる振り返りをしましょう。
