業務上発生したデータやファイルなどは、重要な資料として適切に保管する必要があります。今日では企業のIT化により、インターネットを通じてファイルを管理する「オンラインストレージ」が主流となってきました。
 
各社からリリースされているオンラインストレージを有効活用すると大容量のファイルも格納でき、業務に必要な資料を整理して管理ができます。特に、WordやExcel、PDFを含むファイルを扱うことが多い職場やデザインデータや動画データなどを扱う職場では重宝するツールです。
 
一方で、自社のファイルの数が多く、管理をするためにオンラインストレージの導入を検討していても、仕組みがわからず導入後の運用ができるかどうかわからない担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、オンラインストレージについて、概要からおすすめのツールまで網羅的にご紹介します。
 
  • 社内のファイル管理が統一されておらず、それが原因でトラブルが発生しているのでツールで解決したい
  • オンラインストレージに関する知見をつけ、最適なサービス導入を検討したい
  • オンラインストレージを社員が活用し業務効率化が本当に実現できるのかどうかが不安
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、オンラインストレージに関する知見をつけ、必要なツールを正しく導入・運用し、社内の生産性向上が実現できます。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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目次

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保管できるサービスを指し、別名、「クラウドストレージ」や「クラウドサービス」などと呼ばれることもあります。
 
今日では個人、法人問わずに浸透してきています。特に法人では、ある調査によるとファイル共有の手段でオンラインストレージを利用する企業は、64%にも上ることがわかっています。
 

2020年度法人向けオンラインストレージの利用実態アンケート調査結果

 
従来、データの保存はUSBメモリやハードストレージで行っていましたが、オンラインストレージでは機器を持ち運ぶ必要がなく、インターネット環境さえあれば保存や管理ができます。
 
利用開始方法もシンプルで、ほとんどのオンラインストレージは登録制をとっており、インターネット上でメールアドレスやIDなどを登録すると使えるようになります。
 
関連記事: 容量が足りなくなる前に絶対に知っておきたい!「ストレージ」の意味、知識まとめ


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オンラインストレージの利用方法

オンラインストレージはただファイルを管理しておくだけではなく、ほかにもいくつかの機能を保有しています。ここでは、オンラインストレージの主な活用方法について解説します。

写真や動画、ファイルのバックアップ

オンラインストレージは、写真や動画、ファイルなどのデータの保存場所にするのが最も代表的な利用方法として挙げられます。
 
データをオンラインストレージに保存してバックアップをとっておけば、万が一端末を紛失したり破損したりしてしまったときでもデータの復元が可能です。

ファイルの共有

オンラインストレージでは、大容量のファイルの共有もスムーズにできます。
 
たとえば、関係会社との会議資料共有であったり、社外取引先との情報交換に使えたり、さまざまな共有用途で利用可能です。
 
以前は、メールにファイルを添付し送信する手間がかかっていましたが、オンラインストレージではデータをアップロードするだけで瞬時に共有できるようになります。
 
また、フォルダやファイルごとにアクセスできる人を制限できます。そのため、万が一ダウンロードページのURLが漏れてしまってもID情報などがわからなければ、ファイルにアクセスできないので安心です。
 
ツールによってはさらに強固な法人向けプランを備えているツールもあるので、各種ツールのプランは導入前に確認しておくのがおすすめです。
 
関連記事: もう容量は気にしない!容量無制限のオンラインストレージまとめ

共同作業

オンラインストレージには、複数のデバイスから同時にアクセスでき、共同作業が可能です。この機能を活用して、チームで同じファイルを開いて同時に閲覧・編集できます。
 
また、社外の人とのファイルを通じたやりとりもオンラインストレージ上でできるので、メールやチャットを使ったファイルの受け渡しが頻繁に発生せず、工数削減に貢献します。
 
そしてタイムラグを感じることなく複数人で作業できるため、共同作業をしながらオンライン打ち合わせなども可能です。
 
関連記事: 【2021年版】これを選べば間違いない!オンラインストレージおすすめ3選!


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オンラインストレージのメリット

オンラインストレージの導入により得られるメリットをご紹介していきます。以下のメリットを社員間で認識できていると、導入もスムーズになります。

ファイルを一元管理できる

オンラインストレージには、どんな容量のファイルやデータも保存できます。そのため、今まで違う端末やサーバーを利用し管理していたデータを、一元管理できるようになります。
 
また、「どこにファイルを保存したか忘れてしまった」「データが見つからない」といった悩みを解決できます。また導入に当たって、管理ルールをマニュアルとして定めておくと、全社員の利用を統一できるのでさらに管理しやすくなります。

ファイルの共有・共同作業がしやすい

インターネットに接続すれば、複数人が同じデータにアクセスすることができるので、ファイルの共有が簡単になります。
 
チーム内での共有はもちろん、チーム外の人へもURLを送ることで簡単に共有できます。また、共同作業する場合も、一回一回保存する必要がなく即座に変更が反映されるため、手軽に利用可能です。

場所を問わずアクセス可能

オンラインストレージはインターネットに接続できれば、時間や場所を問わずファイルにアクセスできます。
 
そのため、USBメモリや外付けディスクを持ち運ぶ必要もなく、パソコン・スマホ・タブレット端末からアクセスでき、急な確認が必要となった際にもPCを開くことなく内容確認が可能です。
 
そのため、出先やテレワーク時においてデータが必要になったときもすぐに準備できます。

自動で同期・バックアップしてくれる

オンラインストレージには、アップロードしたデータを自動でバックアップ・同期してくれる機能があります。
 
手動でこまめにバックアップをとる必要がなくなるため、バックアップ忘れでデータが消えてしまうリスクがなくなります。また、自動的にファイルの更新や同期がされるため、常に新しいデータにアクセスができます。
 
ツールによっては、「Stock」のように、編集履歴を見たり復元したりできる機能が備わっているツールもあるので、誤って一部データの内容を編集してしまっても安心です。

低コストで導入できる

オンラインストレージは「自社サーバーを設置して管理するオンプレミス型」と比較すると、初期費用や維持費用が少なく、月額料金だけで済みます。そのため、低コストでの導入・運用が可能です。
 
利用人数や使用する容量によってひとりあたりの料金が高くなりますので、ツール選定の際はあらかじめプランごとの料金は確認しておきましょう。
 
さらに、社内リテラシーの異なる社内でもスムーズに運用ができるように、導入や操作方法がシンプルなツールを選択すると「教育コスト」も削減できます。

社内ファイル用サーバーの管理業務がいらない

オンラインストレージの管理を行うのはサービスを提供する企業(ベンダー)なので、社内サーバーを管理する必要がありません。
 
そのため、管理に必要だった時間や人件費などのコスト削減ができ、リソースを別業務へ使うことができます。
 
関連記事: ファイルストレージ10選!管理方法を変えて業務効率化を目指そう!


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オンラインストレージのデメリット

オンラインストレージにはメリットがある一方でデメリットもあります。ツール同士の比較ももちろんですが、両者を総合的に判断したうえで導入可否を決定しましょう。

情報漏洩の危険性がある

インターネット上でデータのやりとりをするので、情報漏洩のセキュリティリスクを完全になくすことはできません。
 
ただし、USBメモリやハードストレージにはまた別のセキュリティリスクがあり、どちらが優れているというものではありません。
 
被害を受けないようにするためにも、機密度の高い情報はオンラインストレージに保管せず、その一方でアクセスに必要なID・パスワードを慎重に管理するといった対策が必要です。

インターネットに接続する必要がある

オンラインストレージを利用するためには、インターネットに接続する必要があります。
 
インターネット接続がないとファイルを確認したりアップロードしたりできません。インターネットに接続できないときは、「データを端末にダウンロードしておく」といった方法を用いる必要があります。
 
なかには「Stock」のように、オフラインで編集した内容はメモとして保存され、オンラインに接続したときにノートが追加されるような機能を持つツールもあります。

障害が起きた時に直せない

運用・保守する必要がないのはメリットですが、障害が起こった際に自社では対応できません。
 
そのため、障害時に「どのようなサポートがあるのか」を事前にサービス提供企業に問い合わせておくと安心です。

自社用にカスタマイズしにくい

オンラインストレージは、サービスとして機能やシステムが決まっていることが多いです。そのため、自社のカラーを出すようなカスタマイズができません。
 
ほかにも、社内サーバーをカスタマイズしてさまざまなツールと連携できるようにするといったこともできません。一方、ツールによっては他ツールとの連携をAPIにて行えるものもあります。
 
自社で利用している複数のツールを一元管理するのであれば「連携の可否」も検討しましょう。
 
関連記事: 【最新版】迷ったらコレ!無料のオンラインストレージまとめ


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法人向けオンラインストレージの選び方

オンラインストレージには「個人向け」と「法人向け」によって、提供しているサービスが違うことがあります。また、オンラインストレージの導入・運用には費用がかかりますので、導入したツールが導入後に浸透しなかった場合、無駄なコストがかさんでしまいます。
 
そのため、以下で法人がオンラインストレージを選ぶ際に見るべきポイントをご紹介します。以下のポイントを押さえてツール選定の失敗を防止しましょう。

データの容量

オンラインストレージに保存できるデータ容量のチェックは必須です。
 
使用していて容量が上限に達してしまうと、上位プランへの加入が必要となってしまいます。一方、容量が多いプランに加入したものの、少ししか容量を使わなければ余計な費用がかかってしまうでしょう。
 
そのため、ツールの導入前には自社で「どれくらいのデータ量をオンラインストレージで管理する必要があるのか」を試算しておくのがおすすめです。
 
保存できるデータの容量以外にも、一回でアップロード・ダウンロードできる最大容量の制限がある場合もあるので、事前に確認しましょう。

料金

「導入費用」は必要か、「月額料金」はどのくらいか、などの試算をして、継続利用できる料金か確認しましょう。
 
同じサービスでも、データの容量や利用人数で料金が変わります。また、多機能であるほど料金も高くなる傾向があるので、自社で必要な機能と予算をすり合わせて検討する必要があります。
 
将来的に使う機能があるかどうかという判断ではなく、現時点で使う予定のある機能が過不足なく備わっているツール選定が必要です。

セキュリティ対策

オンラインストレージはインターネットを使いデータの保管・管理をするサービスです。したがって、情報漏洩のリスクを念頭に置いて、強固なセキュリティが備わっているツールを選びましょう。
 
安心して利用するためにも、「データの暗号化」や「二段階認証」、「IPアドレス制限」「アクセスログの取得」などに対応しているかも確認必須です。

対応デバイスはどうか

パソコン・スマホ(iPhone・Android)・タブレット端末での操作にも対応しているかという点も重要なポイントです。
 
特に、導入予定のツールにiPhone・Androidの両者に対応しているアプリがあるかどうかを確認しましょう。アプリを使うと、ブラウザでログインする必要もなく、通知などもすぐに確認できます。

使いやすさ

実際の「操作性」や「機能」が使いやすいかも大切なポイントです。
 
社内のITリテラシーがバラバラでも直感的に使えるようなツールでなければ、運用までに時間がかかってしまいます。さらに、導入後の運用に失敗してしまうと、次のツール導入に社内全体として強烈な抵抗感が生まれてしまう危険性もあります。
 
そのため、初めてツールを扱う人にとっても複雑でない、シンプルなものを選びましょう。

機能

アクセスできるアカウントを制限する「管理者機能」や、他のツールとの「連携機能」などもあるオンラインストレージもあります。
 
ほかにも、格納したファイルがどんなファイルであるか一目で確認できる「プレビュー機能」や「誤削除防止機能」、メールを自動的にストックできる機能など、ツールによってさまざまな業務効率化に役立つ機能が備わっています。

サポート体制

オンラインストレージで問題が発生すると、提供している企業に対応してもらう必要があります。サポートに関しては、「電話・メール・お問い合わせフォーム」などで対応してもらえます。
 
また、レスポンスの早さも重要です。たとえば、オンラインストレージの中には、海外発で英語でのサポートしか対応していないものもあります。
 
そのため、海外製のツールの場合は英語で問い合わせをする必要があるなど、英語に堪能な社員がいない場合には、お問い合わせのハードルが上がってしまうでしょう。
 
操作が不安な場合には、手厚いサポートがある日本語に対応しているサービスだと安心です。
 
関連記事: 【令和最新版】最強のオンラインストレージ比較!厳選5選をご紹介


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オンラインストレージをうまく活用するための方法

以下ではオンラインストレージ導入後、効率的にファイル管理するための活用方法について、2つ解説していきます。
 
たった2つのポイントを押さえることで、ファイルの数が多く煩雑になったとしても効率的に管理できます。

フォルダ階層形式で管理をする

格納するファイルに関係するフォルダを作成し、階層形式で管理すると整理され、わかりやすく管理ができます。
 
作成されたファイルを整理せずにストレージ内へ格納してしまうと、どのファイルがどの業務に関するものなのかが分かりづらく、探すのに時間がかかってしまいます。
 
しかし、フォルダ階層形式で管理をすると、業務のテーマごとに分類ができるため、ファイルが探しやすくなるのです。

検索ですぐにアクセスできるようにする

検索機能があるツールではファイル名の検索をすると、必要なファイルへすぐにアクセスができます。
 
検索ですぐにアクセスできるようにするには、ファイル名の命名ルールをあらかじめ明確にしておきましょう。ルール化しておくと、検索してからファイルを見つけるまでの時間がより早くなります。


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おすすめのオンラインストレージツール28選

以下では、各社からリリースされているオンラインストレージツール28選についてご紹介していきます。
 
オンラインストレージツールの選定は、まずは無料で利用してみて使い勝手を試してみることがおすすめです。しかし、28選のなかから自社にマッチするツールを選ぶためにひとつひとつ探していくのは非現実的です。
 
複数のツールを試用している間に、ツール間で格納したファイルを再度取り出して移行するという手間もかかってしまいます。また、使いやすさを確かめるために、チーム全員の協力を仰ぐのも、ツールの試用を重ねるたびに抵抗感は増してしまうでしょう。
 
結論として、ご紹介した選定ポイントを全て満たし、非IT企業であっても使えるオンラインストレージサービスは非IT企業を含む70,000社以上の導入実績があるStock一択です。
 
Stockではファイル管理のストレスを解消するため、ファイル名の検索はもちろん、正しい整理に必須なフォルダ機能も備わっています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 


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iCloud Drive

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iCloud Driveは、Apple社が提供しているオンラインストレージサービスです。
Apple社の製品ですが、iPhoneやMacパソコンはもちろん、Windowsパソコンでも利用することができます。

<iCloud Driveのポイント>

  1. Apple IDがあれば簡単にアクセスできる
    Apple IDに紐付けてアカウントが作成でき、無料でも5GBの容量を使うことができます。容量の追加も50GBから用意があり、その場合月額130円とリーズナブルです。
  2. Apple製品との相性がいい
    Pages、Keynote、NumbersといったApple製品と相性がよく、共同制作機能を使ってどこからでも共同編集することが可能です。

<iCloud Driveを使う上で気をつけたい点>

  1. Android端末からは利用できない
    Mac製品・Windowsには対応していますが、Android端末には対応していません。
  2. 個人利用が想定されている
    基本的には個人での利用が多く、ファイルの共有も細かなアクセスの設定などはできないため、ビジネス利用には物足りないです。
 


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Amazon Cloud Drive

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Amazon Cloud Driveは、Amazon社が提供するオンラインストレージサービスで、Amazonのアカウントで利用することができます。

<Amazon Cloud Driveのポイント>

  1. Amazonに登録すれば無料で5GB使える
    Amazonの会員は無料で登録することができ、会員登録すると無料で5GBの容量が使えるようになります。
  2. プライム会員であれば無制限で写真を保存できる
    Amazonのプライム会員であれば、上記の5GBの制限に関係なく、写真を無制限で保存できます。

<Amazon Cloud Driveを使う上で気をつけたい点>

  1. プライム会員の写真無制限保存には動画は含まれない
    プライム会員は写真に限って無制限に無料で保存できますが、動画は上記の5GBの制限対象です。
  2. アップロードに失敗することがある
    動画が長すぎるときや、ファイル名が長いときなど、データが正常にアップロードされない現象が発生することがあります。
 


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firestorage

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firestorageは、会員登録せずとも無料で使うことができるオンラインストレージサービスです。無料の会員登録をすれば無制限で写真の保存が可能です。

<firestorageのポイント>

  1. URLでデータの共有できる
    アップロードしたデータのURLを相手に送るだけで共有できます。大容量のファイルを送りたいときに便利です。
  2. 保存期間を設定できる
    アップロードの際に保存期間を設定でき、その期間内であればいつでも確認・変更できます。保存期間が過ぎれば共有されたURLは無効になります。

<firestorageを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランでアップロードできるデータに制限がある
    無料プランでアップロードできる1ファイルあたりの最大容量は2GiBまでと制限があります。
  2. 広告が表示される
    完全無料で利用できることから、広告が表示されます。
 


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One Drive for Business

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One Drive for Businessは、Microsoft社が提供するオンラインストレージサービスです。
Office製品との連携ができるため業務効率化が期待できます。

<One Drive for Businessのポイント>

  1. Officeとの連携ができる
    Word・Excel・PowerPointなどのOffice製品と連携すると、共同編集ができるようになります。
  2. マルチデバイスに対応
    パソコンからでも利用できますが、スマホのアプリをダウンロードすることでスマホでもデータを確認することができます。

<One Drive for Businessを使う上で気をつけたい点>

  1. 同期エラーが発生する
    ファイル名が長すぎる場合や、ファイル名に使用できない文字が入っている場合は、同期が止まってしまうとのレビューがあります。
 


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box

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boxは、法人に人気のあるオンラインストレージサービスです。
ビジネス用のプランではストレージ容量は無制限なので、大量のファイルを保存できます。

<boxのポイント>

  1. セキュリティの高さ
    利用者のログを追跡でき情報漏洩のリスクを下げられます。今までに大規模なセキュリティ事故が発生していないことからも高セキュリティなことがわかります。
  2. 細かく権限設定できる
    管理者はメンバーそれぞれに、「プレビューのみ」「アップロードのみ」などと7段階に渡って権限の設定ができます。

<boxを使う上で気をつけたい点>

  1. 大企業向けサービスである
    権限設定機能や極めて厳格なセキュリティは、大企業には必須の機能ですが、中小企業には機能過多と感じる可能性があります。
  2. 法人利用の場合は有料プランのみ
    法人利用は最低3名からの有料プランしかないため、導入前のお試しができません。
 


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Fleekdrive

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Fleekdriveは、法人向けのオンラインストレージサービスです。
データの保存以外にも機能が充実しており、セキュリティも強固なため安心して利用できます。

<Fleekdriveのポイント>

  1. チャットでコミュニケーションができる
    チャット機能があるため、保管されたファイルに関するやりとりができます。
  2. 他サービスと連携できる
    Salesforceと連携し、アップロードされたファイルの管理がまとめてできます。

<Fleekdriveを使う上で気をつけたい点>

  1. 初期ストレージは100GBと少ない
    初期ストレージ100GBで、他ツールと比べて少ないと言えます。追加でストレージを購入できますが、どれくらの容量が必要か導入前に計算する必要があります。
  2. 小規模チームには導入しにくい
    3つあるプランはどちらも最低利用人数が10人であるため、小規模の人数には導入しにくいです。
 


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KDDI ファイルストレージ

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KDDI ファイルストレージは、KDDIが提供するオンラインストレージサービスで、大容量のストレージを低価格で利用できます。

<KDDI ファイルストレージのポイント>

  1. 大容量なのに低価格で利用できる
    1人あたり、10GBの容量を月額300円で利用できます。初期費用は無料で、容量の追加も簡単にできるので、利用容量に合わせた形で使えます。
  2. 充実したセキュリティ対策
    ウイルスチェック機能や、IPアドレス制限、操作ログの取得など充実したセキュリティ機能があるため、安心して使うことができます。

<KDDI ファイルストレージを使う上で気をつけたい点>

  1. 端末の種類によっては使えない
    端末の種類によっては使えない機能もあるので、利用の際には注意が必要です。
 


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Fileforce

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Fileforceは、あらゆるデバイスで企業が求めている高セキュアなストレージサービスにアクセスができるツールです。

<Fileforceのポイント>

  1. フォルダをすっきりと整理できる
    ファイルをドラッグ&ドロップで整理できます。また、モバイル機能を活用してどこからでもファイルの共有が可能となっています。
  2. 充実した管理者機能
    ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、データにアクセスできるのはアカウント名とそのパスワードを知っている人しかできません。

<Fileforceを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料で使えるプランがない
    30日間無料で使うことはできますが、その後は有料プランとなります。Basicプラン、Advancedプランどちらであっても導入の際には、お問い合わせをして料金を確認しておきましょう。
 


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Bizストレージ ファイルシェア

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Bizストレージ ファイルシェアは、NTTコミュニケーションズが提供する、オンラインファイル転送・ストレージサービスです。メールでは送れない大容量のファイルの共有ができます。

<Bizストレージ ファイルシェアのポイント>

  1. ファイルの送受信・共有ができる
    Webブラウザ上で、2GBまでのファイルを10個まで同時に、ドラッグ&ドロップの操作で簡単に送ることができます。
  2. 安心のセキュリティ
    ウイルスチェックやデータの暗号化、不正アクセスの検知などといったセキュリティ対策でデータを守っています。機密情報のやりとりも安心して行えます。

<Bizストレージ ファイルシェアを使う上で気をつけたい点>

  1. スマホ用アプリはない
    Webブラウザーへのアクセスでしかサービスを使うことができず、スマホアプリからデータの確認はできません。
  2. 無料プランはない
    2週間無料でお試しができますが、完全無料のプランはありません。月額料金16,500円〜であり、データ容量とユーザー数で料金が変わるのでお問い合わせをして確認しましょう。
 


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PrimeDrive

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PrimeDriveは、ソフトバンク社が法人向けに特化して提供しているオンラインストレージサービスです。
クラウド上での大容量ファイルの共有を高セキュリティで行うことができます。

<PrimeDriveのポイント>

  1. 管理者機能が充実
    アクセスできるデバイスや機能を細かく制限できるほか、ユーザーの操作ログのデータは5年間保管されます。
  2. 外部とのファイル共有も簡単
    受取キー、送付キーを発行することで、安心した環境で外部とのファイル共有ができます。

<PrimeDriveを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    初期費用30,000円に月額12,000円(1GB〜)、69,800円(10GB〜)、180,000円(100GB〜)となるので、導入の際には慎重に検討する必要があります。
 


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Smooth File

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Smooth Fileは法人向けのオンラインストレージサービスで、ユーザー数無制限の形態を取っているため、人数が多くても料金が複雑になることなく導入できます。

<Smooth Fileのポイント>

  1. 多言語に対応
    日本語、英語、中国語、韓国語に対応しているため、多国籍の社員がいても利用しやすいです。
  2. ファイル転送ができる
    大容量のファイルや、ユーザー間のファイル転送もでき、閲覧の設定もできるため、社外とのデータの送受信も可能です。

<Smooth Fileを使う上で気をつけたい点>

  1. お試し・無料プランがない
    利用する場合はまずはまず問い合わせが必要になります。無料でお試しできる期間や無料プランがないため、導入する際にはよく検討する必要があります。
 


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GigaCC

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GigaCCは、企業のファイル転送・共有ができるオンラインストレージサービスです。企業に特化しているため、セキュリティも高いです。

<GigaCCのポイント>

  1. 純国産サービス
  2. 充実した管理者機能
    ログ管理やファイルへのアクセス制限などを細かく設定できます。

<GigaCCを使う上で気をつけたい点>

  1. 初期費用がかかる
    どのプランでも初期費用として50,000円以上、月額費用が12,000円以上かかるため、大企業での導入がメインとなります。
 


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Google Drive

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Google Driveは、Google社が提供する個人向け・法人向けオンラインストレージサービスです。法人向けサービスはグループウェアである「G Suite」に含まれています。

<Google Driveのポイント>

  1. ビジネスプランのG Suiteがお得
    G Suiteでは1人あたり680円で30GBのデータ容量と、Googleドキュメントやスプレッドシート、メール機能を使うことができます。
  2. 利用規模に応じた料金体系
    個人での利用が15GBまで無料のプランや、法人向けも30GBまで利用できるプラン、データ容量が無制限と、様々な利用体系に合わせた料金形態となっています。

<Google Driveを使う上で気をつけたい点>

  1. 間違えて削除してしまう可能性も
    全ての端末で自動同期の設定をしていると、ローカル端末から削除するとGoogle Driveからも削除されてしまうので慎重に消す必要があります。
 


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Dropbox

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Dropboxは、世界的なシェアを誇るオンラインストレージサービスです。
ITに慣れていない人でも使えるようなシンプルで分かりやすいデザインとなっています。

<Dropboxのポイント>

  1. マルチデバイスに対応
    Windows・Macパソコン、iPhoneやAndroid向けのアプリも提供されているので、インターネットに接続できればどのデバイスからでも利用できます。
  2. 間違えて消去して復元可能
    間違えて消去してしまったデータをいつでも元に戻せるため、安心して使うことができます。

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料版は2GBまでしか使えない
    無料プランで保存できる容量は2GBと少なめです。
  2. ファイル以外の保管が不便
    ファイル形式での保存に適しているので、たとえばメモの情報などは一度ファイル形式にしないといけません。
 


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SugarSync

SugarSyncのトップページ

SugarSync

<SugarSyncのポイント>

  1. マルチデバイスに対応している
    Windows、Mac、iPhone、Androidと、さまざまなデバイスに対応しているので、出先などでも簡単にファイルにアクセスできます。
  2. 細かい権限設定が可能
    ファイルを参照できる人、編集できる人、制限なし、などファイルごとに細かいアクセスの権限設定ができます。

<SugarSyncを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランはない
    全てのプランで30日間無料でお試しできますが、その後は有料プランに契約する必要があります。例として、3人チームであれば$55から利用できます。
 


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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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Box over VPN

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Box over VPNは、オンラインストレージサービスのboxをNTTコミュニケーションズ社のVPN経由で利用できるサービスです。接続がVPNになることでより安心して使えます。

<Box over VPNのポイント>

  1. さらに高いセキュリティ
    高セキュリティの特徴があるboxをVPN接続で利用できるので、情報漏洩などのセキュリティリスクをさらに低減させることができます。
  2. 安心のサポート
    万が一トラブルが発生してもNTTコミュニケーションズが24時間365日の一元保守を行ってくれるので、トラブル時に備えることができます。

<Box over VPNを使う上で気をつけたい点>

  1. 5ID以上でないと利用できない
    最低利用ID数は5ID(500名以下の企業)、(501名以上の企業は)20IDであるため、5名以下の小規模のチームには向いていません。
 


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セキュアSAMBA

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セキュアSAMBAは、セキュリティに関する機能が標準搭載されている、国産オンラインストレージサービスです。

<セキュアSAMBAのポイント>

  1. 優れた操作性
    Windowsエクスプローラーを操作しているような感覚で使え、ドラッグ&ドロップでファイルを扱えるため、初めての方でも迷わずに利用できます。
  2. 安心のサポート体制
    専任の担当者が、導入前・お申し込み・導入後の運用のサポートをしてくれるので、分からないことがあってもすぐに聞くことができます。

<セキュアSAMBAを使う上で気をつけたい点>

  1. 最低利用期間は1年から
    最低利用期間は1年からとなるので、最初は無料プランを使いながら検討する必要があります。
 


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DirectCloud-BOX

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DirectCloud-BOXは、オンラインファイル送受信・共有・ストレージができる法人向けサービスです。強固なセキュリティがどのプランでも保証されています。

<DirectCloud-BOXのポイント>

  1. 利用人数の制限がない
    どのプランでもユーザー数は無制限で、ユーザー数の増加にも対応できます。
  2. 安心のセキュリティ
    ファイルの暗号化やIPアドレス制限、アクセス権限の設定やログの監視といったセキュリティに関する機能が充実しています。

<DirectCloud-BOXを使う上で気をつけたい点>

  1. ウェブとアプリで見え方と使える機能が違う
    ウェブで利用する場合とアプリを使って利用する場合で、画面の見え方や機能が少し違うので利用の際には注意が必要です。
  2. 最低契約期間は1年から
    最低契約期間は1年で90,000円〜のプランとなっており、無料プランもないので導入の際には、他ツールと比較検討する必要があります。
 


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NextCloud

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NextCloudは、自社専用のサーバーで使うことができるオープンソースのパッケージソフトウェアのオンラインストレージサービスです。

<NextCloudのポイント>

  1. ownCloudへの機能追加
    現在はサービス終了しているownCloudと比較すると、さまざまな機能が追加されています。
  2. 自由度が高い設計
    自社独自のセキュリティ要件で構築できたり、外部からでも社内ファイルサーバーを閲覧したりできます。

<NextCloudを使う上で気をつけたい点>

  1. 導入には専門的な知識が必要
    導入する際には、サーバーへインストールする必要があり、自社で管理やサーバ環境構築をしないといけないため、専門的な知識が必要です。また、導入には資料請求やお問い合わせが必要です。
 


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MEGA

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MEGAは、アカウントを作るだけで50GB容量のストレージを利用できます。

<MEGAのポイント>

  1. 大容量プランが多い
    無料で50GBまで使えるプランから、有料プランの一番安いプランで400GB、次に安いプランでは2TBのストレージと大容量プランなのが特徴です。
  2. マルチデバイスに対応
    Windows・Mac・Linuxに対応したデスクトップアプリから、iPhone・Android用のアプリもあるので、デバイスを選ばず利用できます。

<MEGAを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランは3ヶ月アクセスしないとアカウントが削除
    無料プランでは、3ヶ月間アクセスがないとアカウントが削除されてしまうので、大切なファイル保管には向いていないうえ、こまめにログインする必要があります。
  2. 完全に日本語には対応していない
    ニュージーランド生まれのサービスのため、所々日本語の表現が分かりにくい部分があります。
 


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TeraCLOUD

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TeraCLOUDは、1年使うごとに100GBの容量が増えていくオンラインストレージサービスです。無料でも10GB使うことができます。

<TeraCLOUDのポイント>

  1. 長く使えば使うほどお得
    有料プランに契約すると、継続利用期間が1年を過ぎると1年ごとに無料で100GBずつ容量がプレゼントされるので、データが多くなっても対応できます。
  2. 国内のデータセンターを使用
    選定基準をクリアした国内のデータセンターを使用しているため、物理的なセキュリティの高さを表しています。

<TeraCLOUDを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランでは100GBの容量のプレゼントはされない
    無料プランを1年使っていても100GBの容量の追加はされないので注意が必要です。
 


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4Sync

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4Syncは、海外生まれのサービスですが日本語化されており、セキュリティが優先されたオンラインストレージサービスです。

<4Syncのポイント>

  1. 無料でも20GBまで使える
    メールアドレスの登録をすると、5GB追加されるため無料で合計20GBまで使えます。
  2. セキュリティが重視されている
    暗号化サービスでデータのセキュリティが最優先されています。

<4Syncを使う上で気をつけたい点>

  1. データが180日間後に削除される
    セキュリティに配慮されているせいか、保存したデータは180日間後に削除されるため、データの保管庫として使うには向いていません
  2. 有料プランは1TBから
    有料プランは1TBとなるので小容量の利用には向いていません。
 
関連記事: 無料で使えるオンラインファイルストレージ30選を徹底比較!
 


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NotePM

オンラインストレージとは?意味やおすすめツールを簡単かつ徹底解説!

NotePMは、ドキュメント専用の情報共有サービスです。
会議の議事録や、マニュアルなどのドキュメントをオンラインストレージに保存できます。

<NotePMのポイント>

  1. フォルダで階層化し、情報を整理
    フォルダでの階層構造化や、キーワードを入力してファイルの中身を全文検索することができるので、欲しい情報をすぐに得られます。
  2. 柔軟なアクセス権限設定
    ファイルへの権限は、閲覧・編集というように柔軟に設定することができます。

<NotePMを使う上で気をつけておきたい点>

  1. インポート機能はない
    インポート機能がないため、バックアップをする際は少し不便と感じることがあります。
  2. フリープランがない
    30日間無料でトライアルでの利用ができますが、そのあとは最も安くて3ユーザーで1,000円/月のプランへの契約が必要です。
 

Evernote

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Evernoteは、クラウドメモとして使われているツールです。
ノート単位で情報を残し、メモ以外にも写真や音声などのデータも保存しておくことができます。

<Evernoteのポイント>

  1. さまざまな種類のデータを保存できる
    ノート内にテキストだけではなく、写真や音声、様々な形のファイルをまとめて保存可能です。
  2. 多機能
    ノートを残すのみだけではなく、パスワード保護・名刺のスキャン・タスク管理など、様々な機能が搭載されています。

<Evernoteを使う上で気をつけたい点>

  1. オンラインストレージ機能だけではない
    多機能なため、オンラインストレージ機能をシンプルに使いたい人には向いていません。
  2. 無料プランでは2台までしか同期できない
    無料プランでは、同時に同期できる端末が2台までなので、様々なデバイスからアクセスするには不便です。
 


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JECTOR

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JECTORは、クリエイターのために開発されたオンラインストレージサービスです。
容量の大きい動画などをスムーズに保存しておくことができます。

<JECTORのポイント>

  1. どんなファイルでも保存できる
    写真・動画だけでなくVRなどの様々なファイルを保存できます。また、1ファイルあたりのアップロード容量制限がないのでどんなファイルでも保存可能です。
  2. クリエイターに嬉しい機能
    ファイルをダウンロードしなくてもプレビューで確認でき、コメントやマーカーで意見交換ができます。

<JECTORを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高い
    1人あたり、かつ20GBの料金は月額3,400円〜となるので、他のオンラインストレージサービスに比べて費用が高いです。
 


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COREDRIVE

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COREDRIVEは、ログインするとファイルがプレビューされた状態で確認することができるオンラインストレージサービスです。

<COREDRIVEのポイント>

  1. ファイルの内容を手間なく確認できる
    WordやExcelだけでなく、Photoshopなどのファイルも一覧でプレビューすることができます。
  2. ファイルに関するやりとりができる
    ファイルが共有された時に、確認した旨をスタンプで伝えたり、コメント機能を使ってコミュニケーションしたりできます。

<COREDRIVEを使う上で気をつけたい点>

  1. クリエイター以外の方にとっては機能過多
    「ログインするとファイルがプレビューされた状態で確認できる機能」は、クリエイターの方には便利な機能ですが、それ以外の職種の方には通常のプレビュー機能で十分です。
 


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IMAGE WORKS

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IMAGE WORKSは、ファイルの検索・管理に特徴を持つオンラインストレージサービスであり、AIを使った機能が特徴です。

<IMAGE WORKSのポイント>

  1. AIソリューション
    AIを使って類似画像を探したり、AIが自動でタグ付けを行ったりして、素早い検索が可能となっています。
  2. 大容量ファイルでもスムーズに共有できる
    大容量のデータファイルでも、高速で送受信・共有する機能が備わっています。

<IMAGE WORKSを使う上で気をつけたい点>

  1. 料金を問い合わせる必要がある
    無料プランはなく、料金は初期費用15,000円、月額15,000円からとされています。詳しくは問い合わせが必要です。
 


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オンラインストレージのまとめ

ここまでオンラインストレージについて網羅的に解説してきました。
 
業務上発生したデータやファイルは、整理して格納し、必要なときに場所や時間を問わずにアクセスできると社員の生産性向上に貢献します。そのためにはオンラインストレージの活用が必須です。
 
さまざまなオンラインストレージがあるなか、多機能なものや海外製のものは「非IT企業」にとっては、扱いづらいうえ社内で浸透しにくく、その後の運用にて費用対効果の向上は見込めません。
 
そのため、ご紹介したオンラインストレージのStockのような「導入したその日から誰でも簡単に効率的なファイル管理ができる」ツールの導入をしましょう。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」で社内のファイル管理を効率化し、ファイル共有のストレスを解消しましょう。