業務上発生したデータやファイルなどは、重要な資料として適切に保管する必要があります。今日では企業のIT化により、インターネットを通じてファイルを管理する「オンラインストレージ」が主流となってきました。
オンラインストレージを有効活用すると大容量のファイルも格納でき、業務に必要な資料を管理できます。特に、WordやExcel、PDFを含むファイルを使用する機会が多い職場やデザインデータや動画データなどを扱う職場では重宝するツールです。
一方で、多数の社内ファイルを管理をするためにオンラインストレージの導入を検討していても、ツールごとの違いや導入後の運用の方法がわからずお困りの担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンラインストレージの概要からおすすめのツール、運用のコツまで網羅的にご紹介します。
- 社内のファイル管理が統一されておらず、それが原因で発生するトラブルをツールで解決したい
- オンラインストレージに関する知見をつけ、最適なサービス導入を検討したい
- オンラインストレージを導入しても、社員が実際に活用してくれるかが不安
という担当者の方は、この記事を参考にすることで自社に適切なツールを導入・運用し、社内の生産性向上が実現できます。
目次
- 1 オンラインストレージとは
- 2 評判が良いオンラインストレージツール10選！
- 2.1 【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
- 2.2 【firestorage】無料かつブラウザでファイル共有が可能
- 2.3 【box】大企業向けサービスも選択可能
- 2.4 【Dropbox】ファイル保管のみに特化
- 2.5 【Fileforce】社外とのやりとりにも使える
- 2.6 【Google Drive】Googleが提供するストレージサービス
- 2.7 【One Drive】Microsoftのストレージサービス
- 2.8 【iCloud Drive】Appleが提供するストレージサービス
- 2.9 【セキュアSAMBA】セキュリティに特化したストレージサービス
- 2.10 【MEGA】大容量のニュージランド発ツール
- 3 オンラインストレージを選ぶ5つのポイント
- 4 クラウド型オンラインストレージのメリット
- 5 クラウド型オンラインストレージのデメリット
- 6 オンラインストレージの運用を成功させるコツ
- 7 オンラインストレージの特徴と選び方のコツ まとめ
オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保管できるサービスを指し、別名「クラウドストレージ」や「クラウドサービス」などと呼ばれることもあります。
写真や動画のみならず、Excelなどのofficeファイルをはじめとしたあらゆるデータを保存できます。メールに比べ大容量のデータも問題なく送付できるというメリットもあり、特に法人では、ファイル共有にてオンラインストレージを利用する企業は64％にものぼるという調査結果も出ています。
従来、データの保存はUSBメモリやHDD（ハードディスク）で行っていましたが、オンラインストレージではそういった機器を持ち運ぶ必要がなく、インターネット環境さえあれば使えます。
メールアドレスなどをIDとして登録するだけで、簡単に利用開始でき、社内にも展開しやすいです。在宅勤務などが普及し、社員全員が同じオフィス内に居る頻度も減っているなかで、手軽にファイル共有ができるオンラインストレージが注目されています。
評判が良いオンラインストレージツール10選！
以下では、ユーザーからの評判が良いオンラインストレージツールを10個ご紹介します。
ツール導入が初めてという場合や、用途に応じた必要なツール選定が難しいという場合はシンプルでわかりやすいオンラインストレージツールを選定しましょう。
オンラインストレージツールは導入しただけでは意味を成さず、運用して初めて効果を発揮します。
また、オンラインストレージツールは蓄積されるデータが多いほど価値を発揮します。そのため、複雑な機能を持つツールや、サポートが英語となってしまうようなサービスではなく、「誰でもすぐに使えるサービス」の選定が必須です。
結論として、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるオンラインストレージツールは、非IT企業を含む導入実績が100,000社を超える「Stock」一択です。
シンプルさに特化して設計されているので、誰でも導入したその日からスムーズなファイル管理が実現できます。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【firestorage】無料かつブラウザでファイル共有が可能
firestorageは、無料からファイル共有を試せるオンラインストレージツールです。
＜firestorageの特徴＞
- 多様なアクセスログの管理ができる
- 保存期間を設定でき、URLで外部の方へファイル共有できる
管理者権限をもっているアカウントから、各メンバーのログインの様子やファイルをアップロードしたタイミングなどのログを追えます。より厳密な管理を行いたい場合に適しています。
アップロードの際に保存期間を設定でき、その期間内であればいつでも確認・変更できます。保存期間が過ぎれば共有されたURLは無効になります。
＜firestorageの注意点＞
- アップロードできるデータに制限がかかる場合がある
- セキュリティはオプション機能となる
無料プランの場合、共有できる１ファイルあたりの最大容量は2GBまでという制限がかかります。
業務に関係する資料を残すのに適したセキュリティ機能を搭載するには、オプションにて追加購入を行わなければならない場合があります。
＜firestorageの料金体系＞
firestorageの法人プランは、オプションやカスタマイズの数、また使用する回線の種類などにより利用料金や初期費用が変動します。下記は、公式ホームページに掲載されている料金例です。
- プラン1：月額¥98,780/初期費用¥110,000（専用回線設置、9TB）
- プラン2：年額¥999,350/初期費用¥0（共同回線使用、9TB）
- プラン3：月額¥54,780/初期費用¥55,000（共同回線、1TB）
【box】大企業向けサービスも選択可能
boxは、無制限の容量と高いセキュリティ機能を特徴としたツールです。
＜boxの特徴＞
- セキュリティが高い
- 権限を細かく設定できる
利用者のログを追跡でき、全社のファイル共有の様子を管理者が把握可能なため、情報漏洩のリスクを下げられます。
管理者はメンバーに対し「プレビューのみ」「アップロードのみ」などの権限設定ができます。権限の種類は7段階もあるため、複雑な組織体制にも適応します。
＜boxの注意点＞
- 大企業向けサービスである
- ファイルのアップロードの大きさに制限がある
権限設定機能や極めて厳格なセキュリティは、大企業には必須の機能です。しかし、中小企業には機能過多となる可能性があります。
1ファイルの容量はプランによって制限されており、たとえば月々1,800円/人のプランだと5GBまでのファイルしかアップロードできません。そのため、容量が大きなファイルが発生した場合に保存できないリスクがあります。
＜boxの料金体系＞
- Business：￥1,800/ユーザー/月（ファイルのアップロード容量上限:5GB）
- Business Plus：￥3,000/ユーザー/月（ファイルのアップロード容量上限:15GB）
- Enterprise：￥4,200/ユーザー/月（ファイルのアップロード容量上限:50GB）
- Enterprise Plus：問い合わせ（ファイルのアップロード容量上限:150GB）
【Dropbox】ファイル保管のみに特化
Dropboxは、過去にアップロードしたファイルのバックアップ機能などを有しており、ファイルの保管に特化しているツールです。
＜Dropboxの特徴＞
- アクティビティを細かく追跡できる
- 消去したファイルの復元が可能
管理者権限が豊富で、メンバーの動きを詳細まで監視できます。
誤って消去してしまったデータを元に戻せる機能があるため、安心して利用できます。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料版は2GBまでしか使えない
- ファイル形式以外のデータ管理には適していない
無料プランで保存できる容量は2GBと少なめです。
たとえばメモの情報などは一度ファイル形式に変換してからでないと保存できません。またファイルの共有には別のツールを使用する必要があるため、情報共有が煩雑化するリスクがあります。
＜Dropbox Businessの料金体系＞
- Professional：￥2,000/月（個人向け）
- Standard：￥1,250/ユーザー/月（小規模チーム向け/3ユーザー以上で契約可能）
- Advanced：￥2,000/ユーザー/月（大規模チーム向け/管理機能などの拡充有り）
【Fileforce】社外とのやりとりにも使える
Fileforceは、パートナー企業やクライアントとのファイル共有が行いやすいツールです。
＜Fileforceの特徴＞
- 外部共有機能が充実
- 非常に細かいログデータを取得可能
社外へのファイル共有を行った際、ファイルが開かれたタイミングで通知を受け取れます。また参照履歴も確認でき、共有漏れを防止できます。
「アクション」「ユーザー」「ファイル」「フォルダ」など、さまざまな起点からメンバーのアクティビティを追跡でき、あらゆるリスクやトラブルに対応可能です。
＜Fileforceの注意点＞
- 容量単位でのプラン設定
トライアル期間はありますが、継続的に使用していくのであれば有料プランとなります。プランは容量ごとに設定されているため、使用するデータ量によっては機能過多となる場合があります。
＜Fileforceの料金体系＞
- Entry：¥990/1ID（30GB/ユーザー）
- Unlimited-1：¥50,000/1ID（1TB）
- Unlimited-3：¥90,000/1ID（3TB）
- Unlimited-10：¥180,000/1ID（10TB）
- Unlimited-30：¥300,000/1ID（30TB）
- Enterprise：要問い合わせ（必要容量を購入可）
【Google Drive】Googleが提供するストレージサービス
Google Driveは、Google社が提供する個人向け・法人向けオンラインストレージサービスです。法人向けサービスはグループウェアである「G Suite」に含まれています。
＜Google Driveの特徴＞
- アカウントを持っていない人にもファイル共有が可能
- 利用規模に応じた料金体系
情報漏えいに注意する必要はありますが、手軽に外部へのファイル共有ができます。一方、共同編集を実施するには双方にアカウントが必要となります。
ユーザーあたりの使用容量によって過不足のないプランを選べます。
＜Google Driveの注意点＞
- 間違えて削除してしまうリスクが高い
- 保存できる1ファイルの大きさに制限がある
全ての端末で自動同期の設定をしていると、ローカル端末から削除するとGoogle Driveからも削除されてしまいます。
Googleドキュメントは50MBまで、Googleプレゼンテーションは100MBまでのアップロード制限があり、扱うファイルの大きさによっては使用に適さないケースがあります。
＜Google Driveの料金体系＞
無料版は15GBまでの容量制限がかかりますが、有料プランであれば必要に応じて自由に増やせます。ただし、Google Driveを有料版で使用するには、他のGoogleツールも含むGoogle Workplaceに申し込む必要があります。
- Business Starter：¥680/ユーザー/月（1ユーザーあたり30GB）
- Business Standard：¥1,360/ユーザー/月（1ユーザーあたり2TB）
- Business Plus：¥2,040/ユーザー/月（1ユーザーあたり5TB）
- Enterprise：問い合わせ（必要に応じて追加可能）
【One Drive】Microsoftのストレージサービス
One Driveは、Microsoft社が提供するオンラインストレージサービスです。
＜One Driveの特徴＞
- Office製品との連携ができる
- マルチデバイスに対応
Word・Excel・PowerPointなどのOffice製品と連携すれば、共同編集が可能になります。開発元が同じなため親和性も高く、他のツールでは文字化けしてしまうファイルもOneDriveなら問題なく開けます。
PCだけでなく、スマホアプリにも対応しているため、場所を問わずデータにアクセスできます。
＜One Driveの注意点＞
- 同期エラーが発生する場合がある
- Microsoft製品以外と連携しにくい
ファイル名が長すぎる場合や、ファイル名に使用できない文字が入っている場合は、同期が止まってしまうとのレビューがあります。
TeamsやOutlookなど、Microsoft製品との連携に力を入れており、他のツールとは連携しづらい特徴があります。
＜OneDriveの料金体系＞
- OneDrive for Business (Plan 1)：¥540/ユーザー/月（1ユーザーあたり1TB）
- OneDrive for Business (Plan 2)：¥1,090/ユーザー/月（容量無制限）
- Microsoft 365 Business Standard：¥1,360/ユーザー/月（1ユーザーあたり1TB、Microsoft365の他オフィスアプリケーションが利用可能）
【iCloud Drive】Appleが提供するストレージサービス
iCloud Driveは、Apple社が提供しているオンラインストレージサービスです。
＜iCloud Driveの特徴＞
- Apple IDがあれば簡単にアクセスできる
- Apple製品との相性がいい
Apple IDに紐付けてアカウントが作成でき、無料でも5GBの容量を使えます。容量の追加も50GBで月額130円と安価に利用できます。
Pages・Keynote・NumbersといったApple製品と相性がよく、共同制作機能を使えばどこからでも共同編集できます。
＜iCloud Driveの注意点＞
- Android端末からは利用できない
- チームで共有する機能がない
PCのWindows製品には対応していますが、スマホのAndroid端末には対応していません。
個人で利用することを想定して開発されているため、ファイルの共有や細かなアクセスの設定はできません。ビジネス利用には物足りない可能性があります。
＜iCloud Driveの料金体系＞
iCloud Driveには容量によって4つの料金プランが存在します。
- 5GB：無料
- 50GB：月額130円
- 200GB：月額400円
- 2TB：月額1,300円
【セキュアSAMBA】セキュリティに特化したストレージサービス
セキュアSAMBAは、セキュリティに関連した機能が標準搭載されている、国産オンラインストレージサービスです。
＜セキュアSAMBAの特徴＞
- 初期費用があるため、サポート体制が整っている
専任の担当者が、導入前・お申し込み・導入後の運用のサポートを実施してくれるサービスを提供しています。
＜セキュアSAMBAの注意点＞
- 最低利用期間は1年間からとなる
- 多機能ゆえに使いこなせない場合がある
1年間は契約しなければならない規約となっているため、数ヶ月間の試用が難しく、1度に支払う金額も多くなります。
「AD/LDAP」を利用してデータを同期する、マイシェア機能を利用して限定的にシェアしたファイルの閲覧・検索ができるなど、細かく設定できる機能が多いです。企業によっては、機能過多となる可能性があります。
＜セキュアSAMBAの料金体系＞
セキュアSAMBAの利用料金を知るためには問い合わせが必要です。下記、参考までにセキュアSAMBA（ライト版）の利用料金を掲載いたします。
- ライトプラン：￥15,000/月（100GB）
- ビジネスプラン：￥35,000/月（500GB）
- カスタマイズ：要問い合わせ（容量もカスタマイズ）
【MEGA】大容量のニュージランド発ツール
MEGAは、アカウントを作るだけで50GB容量のストレージを利用できます。
＜MEGAの特徴＞
- 基本設定の容量が大きめ
- ユーザーの動きを監視できる機能を搭載
無料で50GBまで使えるプランから、有料プランでは安価な順に400GB、2TBと、多くの容量を持てる点が特徴です。
管理者権限では、ユーザー解析やアクティビティの管理が可能なため、非常に厳格なファイル管理を行う必要がある場合に適しています。
＜MEGAの注意点＞
- アカウントが自動削除される場合がある
- 日本語に完全には対応していない
無料プランでは、3ヶ月間アクセスがないとアカウントが削除されてしまいます。そのため大切なファイル保管には向いておらず、こまめにログインする必要があります。
ニュージーランド生まれのサービスのため、日本語対応していないケースがあります。たとえば公式ホームページのFAQでは、タイトルは日本語ですが本文は英文のままです。手厚いサポートはあまり期待できない可能性があります。
＜MEGAの料金体系＞
- MEGAビジネス：¥1,947（15.00€）/3ユーザー/月（3TB）
- 追加ユーザー：¥649/1人
- 追加ストレージ容量：¥324/1TB
- 追加転送容量：¥324/1TB
オンラインストレージを選ぶ5つのポイント
各種オンラインストレージは、目的や想定の組織規模によって機能が大きく異なります。以下のポイントを押さえて自社に最適なツールを選定しましょう。
長期利用しやすい料金体系
「初期導入費用」の有無や「月額料金」の試算をして、継続利用できる料金かどうかを確認しましょう。
同じサービスでも、ストレージの容量や利用人数で料金が変わります。また、多機能であるほど料金も高くなる傾向があるので、自社で必要な機能と予算をすり合わせて検討する必要があります。
人数やセキュリティが「無制限」という点に惹かれ契約したとしても、結果として費用対効果が低かったというケースも多くあります。
将来的に使う機能があるかどうかという判断ではなく、現時点で使う予定のある機能が過不足なく備わっているツールを選定することがツール選びのコツです。
セキュリティの高さ
インターネット上にデータを保存しているため、情報漏洩のリスクを考えたうえで、強固なセキュリティが備わっているツールを選びましょう。
たとえば「通信・保存されているデータの暗号化」や「二段階認証」、特定のネットワークからでしかアクセスできない「IPアドレス制限」などに対応していれば、十分高いセキュリティを有しています。
また、自社内でトラブルが発生した際にベンダーが適切に対応してくれるかも重要なポイントです。「アクセスログの取得」などの依頼に答えてくれる会社だと安心です。
ファイルの共有・共同作業のしやすさ
オンラインストレージツールはファイルを一元管理できることがメリットなので、ファイルの共有・共同作業のしやすさが業務効率化に直結します。
多機能でルールが複雑になってしまうツールだと、運用開始までに時間がかかり、浸透もしづらいです。1度ツールの運用に失敗してしまうと、次のツール導入に対して社内に強烈な抵抗感が生まれてしまう危険性もあります。
そのため、あらゆるITリテラシーの方でも使える、シンプルなツールが好ましいです。また、PCだけでなくスマホにも対応していると、どんな職種のメンバーでも使い勝手良く利用できます。
データの保管に特化した機能があるか
誤作業などにより保存したファイルが失われないよう、データを保護できる機能の有無も非常に重要です。
誤って削除してしまったファイルを復元できる「誤削除防止機能」やファイルの「バージョン管理」ができる機能など、企業としてデータの管理に対する説明責任を果たせる取り組みができる機能は必須です。
その他、一度にアップロード・ダウンロードできるファイルの容量制限があるとファイルの共有が滞ってしまう可能性があるため、事前に確認しましょう。
丁寧なサポートデスクの用意があるか
オンラインストレージは提供しているベンダーがシステムを管理しているため、なにか問題が生じた場合はベンダーに解決を依頼することになります。したがって、丁寧でスピーディなサポート体制の有無を確認しておきましょう。
なかには海外で開発されたサービスで、英語でのサポートのみ対応しているものもあります。その場合、社内からの問い合わせはすべて導入担当者が対応することとなり、非常に手間がかかります。
オンラインストレージツールの導入が初めてで、システムを専門としたメンバーも居ない場合、運用の成功のためにはサポートデスクの質も重要なポイントです。
クラウド型オンラインストレージのメリット
オンラインストレージの導入により得られるメリットをご紹介していきます。以下のメリットを社員間で認識できていると、導入もスムーズになります。
社内の情報を一元化し、属人化を解消する
オンラインストレージを利用すれば、さまざまな拡張子や容量の大きさを持つファイルを全て一箇所にまとめられます。そのため、今まで社員個人のPCに格納されていた情報や、異なる端末やサーバーを利用し管理していたデータの一元管理が可能です。
情報の属人化や散乱を解消することで、「どこにファイルを保存したか忘れてしまった」「データが見つからず、結局担当者に直接問い合わせてしまう」といったトラブルを解決でき、業務効率化に繋がります。
また、導入時に文書管理マニュアルを作成しておけば、データの格納方法やカテゴリー分けが全社員で統一され、さらに管理しやすくなります。
自社にサーバーを用意する必要がなく、コストを削減できる
クラウド型であるオンラインストレージは、従来のオンプレミス型（自社のサーバーを保有し、サーバーの運用・保守まで自社内で行う方法）と比較すると、初期費用や月額の運用費用も安価なので、低コストでの導入・運用が可能です。
システムを運用するために稼働していた人件コストも一切かからなくなり、社員は生産性の高い業務に取り組めます。ただし、利用人数や使用する容量によって月額料金が変動するため、過不足のないプラン選びが重要です。
また、導入や操作方法がシンプルなツールを選択すれば、新規ツール導入時の「教育コスト」も削減できるので、非常におすすめです。
場所を問わずデータにアクセスできる
インターネットに接続できれば、時間や場所を問わずファイルにアクセスできます。なかには「Stock」のようにインターネット環境がなくてもデータを参照できるツールも存在します。
したがって、USBメモリや外付けディスクを持ち運ぶ必要はありません。PCやスマホ、タブレット端末などの手軽な端末からアクセスでき、外出時や緊急時などのあらゆるシーンに対応できます。
同じツール内で社内への指示・共有も行えれば、複数のツールを行き来する必要もなく、スピーディに業務が進みます。
クラウド型オンラインストレージのデメリット
オンラインストレージを使用するうえで注意するべきポイントを解説しています。事前準備である程度解決できますので、導入前に確認しておくことをおすすめします。
オンプレミス型に比べセキュリティのリスクが生じる
インターネット上でデータの共有を行うため、情報漏洩のセキュリティリスクは注意するべきポイントです。
ただし、USBメモリやハードディスクを用いたデータの保存においても、また別のセキュリティリスクがあります。どちらが優れているというものではなく、使用するツールに対して適切な対策を取ることが重要です。
リスクを最小限に抑えるために、IDやパスワードの流出に備えた「2段階認証機能」や、会社独自のネットワークからでないとアクセスができない「IPアドレス制限機能」の利用を検討しましょう。
自社向けのカスタマイズは基本的に難しい
ベンダーが提供するサービスをパッケージで利用するため、オプション契約を交わさない限り自社専用の機能開発は難しいです。しかし、オンラインストレージツールは常にベンダーが改善を行っていきます。
したがって、サービスを通して提供しようとしている価値が自社の目的に沿っているツールを選べば、契約時よりも便利な機能が実装される可能性があります。そのため、ツール選定の際はサービスだけでなく提供会社にも注目してみると、より自社に最適なツールを選べます。
また、システムの運用・保守のコストがかからない代わりに、障害が起こった場合はベンダーの改善を待つ必要があります。そのため、障害の対応体制・ユーザーへのサポート内容を事前にサービス提供企業に問い合わせておくと安心です。
オンラインストレージの運用を成功させるコツ
以下ではオンラインストレージ導入後、効率的にファイル管理するためのコツを2つ解説します。扱う情報量に関わらず、シンプルなオペレーションにすることが重要です。
データを階層化し、見やすく整理する
格納するファイルはテーマごとにフォルダ分けを行い、さらに階層形式に整理すれば、非常にわかりやすく管理ができます。
作成されたファイルを整理することなくストレージ内へ格納してしまうと、ファイルへのアクセス性が悪くなり、使われないファイルの処理漏れによって容量を圧迫してしまう原因にもなります。
しかし、フォルダ階層形式で管理をすれば関係のある業務のファイルを一覧で確認でき、かつファイルの格納場所も明確になるため、ファイルの保存期間に沿った適切な管理を行えます。
欲しい情報がすぐに見つかる環境を整える
オンラインストレージは「欲しい情報をすぐに利用できる」環境をつくることが重要です。そのため「検索機能」の性能が良く、わかりやすいツールがおすすめです。
ツールによっては「ファイル名」で検索を行えるため、「ファイル名」の作成ルールもあらかじめ策定しておきます。検索してからファイルを見つけるまでの時間がより短縮され、効果的に活用できるようになります。
「タグ」などを利用すればより幅広く情報を分類でき、たとえば「新人」向けのタグを作成することで、新人教育の促進を図る取り組みなども進められます。
ルールを複雑にしない
業務を進めるなかで、データや資料は常に使用します。そのため、ファイルを保存するまでの工数が多いと使われなくなってしまう可能性があります。
オンラインストレージは全社員が使用するため、あらゆる職種・ITリテラシーの社員でも対応できるものでなければ効果が半減してしまいます。可能な限り簡単でシンプルなルールを策定することで、一気に活用が広がるスピードが加速します。
また、マニュアルやルールを策定する際には、現場の社員も策定メンバーに入れておきましょう。そうすれば現場の意見も吸い上げやすく、後で社内から批判やクレームを受ける確率も減ります。
オンラインストレージの特徴と選び方のコツ まとめ
本記事ではオンラインストレージの特徴や自社に合うツールの選び方、運用のコツについて網羅的に解説しました。
オンラインストレージを利用すれば、社内データやファイルが必要なときに場所や時間を問わずにアクセスでき、社員の生産性向上に貢献します。また社内の資料を一元管理できることで、共有漏れなどによるトラブルも防止できます。
しかし、オンラインストレージのなかでも多機能なものや海外製でサポートが期待できないツールは、運用ルールが複雑になり社内浸透が進まないケースが多いです。
そのため、ご紹介したStockのような、シンプルな機能で簡単にファイル共有ができるツールの導入が好ましいです。
利用は無料からでき登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」で社内のファイル管理を効率化し、ファイル共有のストレスを解消しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
