取引先企業や行政機関とのコミュニケーションに用いられるメールには、顧客情報や個人情報が多く含まれています。しかし、メールを誤送信して社外秘の情報が第三者に漏えいすると悪用・拡散される恐れがあるので、厳重な管理が求められます。
しかし、誤送信が実際に起きた場合、どのように対応すべきかわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、メールを誤送信した時の正しい対応や原因、予防法を中心にご紹介します。
- メールを誤送信した際に素早く対応できるようにしたい
- メールの誤送信が起きるリスクを抑えたい
- メールの管理に役立つITツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、メールの誤送信が起きた場合の対応や予防方法がわかります。
目次
メールを誤送信した時の正しい対応
ここでは、メールを誤送信した場合の正しい対応方法を解説します。以下のポイントを押さえなければ、顧客からの信用を失う可能性もあるので確実に実践しましょう。
お詫びメールをすぐに送る
メールを誤送信したことに気づいた際は、誤送信先と送るはずだった相手に速やかにお詫びのメールを送りましょう。
まずは、誤送信先にお詫びの連絡を入れます。メールに社外秘の情報が含まれていた場合、すぐに対処しなければ意図せずに拡散される恐れがあるためです。メールの例文は以下の通りです。
△△株式会社
△△様
いつもお世話になっております。ビッグロード株式会社の大道です。
大変申し訳ございません。先ほどお送りしました下記のメールでございますが、誤って△△様宛に送信しておりました。
送信日時：2023年2月3日 10:12 送信元：大道 件名：＿＿＿
つきましては、お忙しいところ恐縮ではございますが、当該メールを開封せずに破棄いただけますでしょうか。
今後は、送信前に宛先および内容を厳重に確認し、再発防止に努めてまいります。
大変恐れ入りますが、何卒ご容赦いただけますと幸いです。
改めまして、この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
同様に、メールを送るはずだった相手にも連絡を入れます。顧客情報が悪用された際に責任が重くなりかねないので、相手に誤送信の事実を隠してはなりません。
また、メール送付前に直接電話をかけて、迅速に第一報の連絡を入れる方法もあります。状況に応じて使い分けましょう。
誤送信の原因を調査・報告する
連絡を入れ、誤送信したメールが破棄された後は、誤送信の原因を調査し、責任者に報告します。
メールの誤送信が起こる原因の究明がされなければ、同じミスが何度も繰り返されてしまいます。したがって、偶然発生した失敗と考えず誤送信が発生した経緯を詳細に確認する必要があるのです。
ただし、原因を調査する時は早々に結論を出すのではなく、周りの従業員とも相談しながらメールを送信する際の癖や慣例などを振り返るのが重要です。周りを巻き込むことで、誤送信の原因をチーム内に共有できる効果も期待できます。
再発防止策を作成・周知する
メールの誤送信が起きる原因が明確化された後は、再発防止策を作成・周知します。
対策として「送信ルールの設定」や「システム導入」などが挙げられますが、いずれにしても継続的に実行できる方法でなければ誤送信の問題は解決しません。たとえば、作業工数が多すぎるとメールを送信する度にストレスが生まれて、最終的に形骸化してしまいます。
また、再発防止策を作成するだけでなくチーム全体への周知を徹底しなければ、社内メンバーに認識されずミスを予防できないので注意しましょう。具体的には、メール送信時のマニュアルを従業員全員が容易に閲覧できる場所に公開するのも有効な手段です。
メールの誤送信が起きる原因
ここでは、メールの誤送信が起きる3つの原因をご紹介します。メール送信前に以下の項目でミスがないか注視すると、誤送信が起きづらくなります。
宛先・CC・Bccのミス
メールの誤送信の原因として多いのが、宛先・CC・Bccのミスです。
宛先のミスが起きる典型例は「入力したアドレスをスペルミスした」「自動補完機能で別人が選択された」ケースです。また、CC・Bccのミスは「本来はBccに入れるはずが誤ってCcに入れてしまい、アドレスを公開して送った」事例が多く見られます。
宛先・CC・Bccのミスは初歩的な入力ミスであることが多いので、正しく入力されているか送信前に見直すだけで防止できます。しかし、対策が容易な分確認作業を怠りやすくなりがちなので、確認を厳しくルール化するのが効果的です。
添付ファイルのミス
ファイルをメールに添付する際にもミスが起きやすいです。
誤ったファイルを添付したり、ファイルの暗号化処理を忘れたりすると情報漏えいのリスクが生まれます。しかし、添付したファイルの確認作業は宛先の確認よりも手間がかかるので、確認を省かれやすいのです。
そこで、ファイルをZIP暗号化して送信し、パスワードを後送する「PPAP」という手法を用いると添付ファイルのミスを予防できます。しかし、近年ではサイバー攻撃やマルウェアの高度化によって、誤送信時の安全性が担保されなくなりました。
そのため、近年ファイル共有は「クラウドストレージ」や「Webダウンロード方式」が一般的になりつつあります。
文面のミス
文面を誤った状態で送信してしまうミスも頻発しやすいです。
書きかけの文を送信したり相手の社名・個人名の誤字に気づかず送信したりすると、相手の心象を悪くしてしまいます。また、社外秘の情報を誤って文面に併記して送信すると、情報漏えいにもつながるのです。
名前の誤字や情報の誤りなどの対応の粗雑さが相手に伝われば、信頼関係が失われ、結果としてその後のやりとりに影響が及びかねません。したがって、文面に誤字・脱字や載せるべきではない情報がないか、送付前に隅々まで確認することは不可欠です。
メール誤送信の予防法
ここでは、メール誤送信の予防方法をご紹介します。メールの誤送信を効率的に防止できている企業は、以下の方法を活用しているのです。
メール送信のルールを作る
チームでメール送信のルールを設定すると、簡単に誤送信を予防できます。ルールを作成する際は、以下の2つを盛り込む必要があります。
- チェックリスト
- チェックフロー
「宛先・CC・Bcc」や「添付ファイル」「文面の内容」などの送信前に確認すべき項目をリスト化しましょう。
仕事に慣れている社員はチェックリストでのセルフチェックだけでも効果がありますが、新人社員はミスに気が付かない恐れがあります。そこで、新人向けにほかのメンバーによる二重チェックのフローを設けると、送信ミスが防ぎやすくなります。
メール送信時のルール策定は、工数や複雑さを考慮して柔軟に設定できるので、自社の環境に合わせて効率的に誤送信を予防できるメリットがあります。ただし、あくまで目視によるチェックなので、完全に予防するのは難しい方法です。
誤送信対策のシステムの導入
誤送信対策の機能が備わったメールセキュリティシステムを導入する方法もあります。
セキュリティシステムに搭載されている、送信前確認機能や上長承認機能などを活用するとミスを自動でチェックするので、手作業による確認作業が不要になり、人的ミスを排除できます。
ただし、システムを運用するにはユーザー数に応じた月額費用がかかります。全社で導入すると運用コストが大きくなるので、メールを日常的に使う部署に限定して導入するなどの工夫をしましょう。
【必見】メールの誤送信防止に役立つITツール
以下では、メールの誤送信防止に役立つITツールをご紹介します。
セキュリティシステムの運用にはコストがかかるので全社での運用は困難ですが、送信時のルールを設定・実践はすぐに取り組めるうえ、誤送信予防に効果的です。ただし、チームでルールの共有を徹底しなければ、確認作業が形骸化して効果が薄くなってしまいます。
そこで、ITツールを活用してルールの共有やメールチェックを行うと、確認作業が効率化されます。とはいえ、多機能なツールを導入してもITリテラシーの高くない従業員が使いこなせないので、メールの誤送信対策にはなりません。
したがって「メールをはじめとした情報をチームで一元管理できるツール」を選定しましょう。結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単にメールチェックやルールを確認できるシンプルな情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したメールやルールは、任意のメンバーへ容易に共有可能です。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を活用すると話題が混ざらないので、複数の顧客とのメールについてチームで連携を取っても混乱しません。
あらゆる情報を簡単に管理できる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
メールを誤送信した時の対処法まとめ
これまで、メールを誤送信した場合の対応や原因、予防方法を中心にご紹介しました。
メールの誤送信が起きた場合は、すぐにお詫びのメールを送り、原因から再発防止策を作成・周知することが重要です。メールの誤送信を予防するには、宛先や添付ファイルの確認をルール化すべきですが、チームでの共有が不十分だと形骸化してしまいます。
そこで、ルールやメール履歴を一元管理できるITツールを活用すると、メールの確認を効率化できます。しかし、高性能なツールを導入しても相応のITリテラシーがなければ使いこなせないので、とくに非IT企業は「シンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。
したがって、「ノート」「タスク」「メッセージ」のメールをはじめとした情報管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール：Stockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、メールの一元管理によって誤送信を防止しましょう。
