ビジネスにおいて書類作成は、社内共有や取引先とのやりとりにおいて必須の業務です。しかし、外出が多いとパソコンを開く時間が取れず、帰社後に書類を作成せざるを得なくなってしまいます。
そこで、昨今ではスマートフォンにも対応した書類作成アプリが多数リリースされています。なかには書類作成を効率化しようとアプリの導入を検討しているものの、合うサービスが分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホで使える書類作成アプリ7選を中心にご紹介します。
- 書類作成アプリを探しているが、自社に合うサービスが分からない
- 選定ポイントを踏まえて書類作成アプリを導入したい
- 社内メンバーの誰もが使いやすい書類作成アプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、書類作成アプリの選び方が分かるうえ、自社に最適なサービスが判断できます。
書類作成をアプリで行うメリット
書類作成にアプリを活用すると、業務が進めやすくなります。具体的なメリットは以下の3点です。
- スマホでも作成できる
- 見やすい書類を素早く作成する機能が備わっている
- 新規書類を作る際に過去のデータを利用できる
書類作成アプリはスマートフォンとデータの同期可能なサービスもあります。そのため、パソコンで書類を作成する際もアプリを使えば、スマートフォンからも閲覧・編集になり効率的に進められるのです。
手作業でレイアウトを整えたり校正を実施したりすると時間がかかりますが、テンプレート機能や文法チェック機能を利用すると、作業時間が短縮されます。
書類作成アプリ内にデータを保存しておけば、新しく文書を作る際も過去データを活用して素早く取り組めます。
したがって、パソコン以外でも短い時間で効率的に文書を作成するには、書類作成アプリの利用が有効だと言えます。
書類作成アプリの選び方とは？
ここでは、書類作成アプリの選び方を紹介します。以下の点を踏まえて検討すると、すぐに社内の運用に載せられるアプリが選定できます。
誰でも簡単に書類が作成・整理できる
社内メンバーの誰もが簡単に書類が作成・整理できるアプリを選ぶことは、業務効率に良い影響を及ぼします。
多機能なアプリはさまざまな用途に対応可能な一方で、覚えることも多い点がデメリットです。とくに、非IT企業が多機能な書類作成アプリを導入すると「社員への教育コストがかかる」「使いこなせない社員がアプリを放置」して業務が滞る恐れがあります。
そこで、導入段階から簡単に書類の作成や整理ができるサービスを選べば、即日利用を始められるので業務が滞りません。したがって、社内メンバーのITリテラシーが高くない企業は、誰でも簡単に利用可能なアプリを選定しましょう。
メンバーへの共有機能が備わっている
書類作成アプリは「メンバーへの共有機能」が備わっていることも重要です。
業務で作成した書類を関係者へ展開する際、共有機能が不十分だと素早く情報共有できません。仮に、共有機能がない書類作成アプリを利用すると、データをファイル化して「メール添付」「メッセージアプリで送信」の手間がかかり、業務の停滞を引き起こしてしまいます。
そのため、無駄な作業工数を削減しつつ円滑に書類を共有するには、共有機能が不可欠なのです。
【ビジネス利用可】スマホで使える書類作成アプリ7選！
以下では、スマホで使える書類作成アプリ7選をご紹介します。
書類作成アプリを選ぶ際は「誰もが使える」「共有機能がついている」2点を重視して選ぶべきです。とくに、「シンプルで過不足のない機能が備わった」アプリを選べば、不要な機能を持て余さず、利用方法も覚えやすいので運用もシンプルになります。
ただし、スマホでも書類作成を行う場合は「スマホアプリもパソコン版と変わらない利便性のアプリ」を選ぶことが重要です。サービスによってはスマホアプリで使える機能が限られていたり、操作画面がパソコン版と異なったりすることもあるので注意しましょう。
したがって、パソコン・スマホいずれの端末でも簡単に書類の作成・共有が可能な情報共有アプリの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に書いた内容はリアルタイムでメンバーに共有可能なうえ、PDF化・印刷にも対応しています。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づけられるので、書類内容に関する連絡をノートを起点として行えば情報が錯綜しません。
最も簡単に書類が作れるノート型情報共有アプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
幅広く利用されている文章作成アプリ「Microsoft Word」
Microsoft Wordの特徴
- 校正機能が充実している
- 文書の作成に役立つテンプレートが配信されている
文法や句読点、タイプミスによる綴りを自動で確認する機能が備わっています。(詳細を記載)
スケジュール管理やチラシ作成などに利用可能なテンプレートが多数Microsoftから配信されています。有料の定額制プランに加入すると、さらに高機能なテンプレートの利用が可能です。
Microsoft Wordの注意点
- リアルタイムでのメッセージのやりとりには向かない
- 定額制プランはほかのOfficeツールを含んだ料金設定になっている
Wordには文書にコメントを残す機能はありますが、リアルタイムでのメッセージのやりとりは行いにくくなっています。そのため、円滑にコミュニケーションをとるには、作成したWordファイルをメール添付したり、別途メッセージアプリを使用したりしなければなりません。
Wordだけでなく、ExcelやPowerPointなどの複数のOfficeツールが利用料金に含まれているので、Word単独での利用を検討する企業にとっては料金コストが高くなってしまいます。
Microsoft Wordの料金体系
- Microsoft Word：0円
- Microsoft 365 Apps for business：¥900/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：¥1,360円/ユーザー/月
同時編集が可能なドキュメントアプリ「Google Docs」
Google Docsの特徴
- 同時編集が可能
- オフラインでの利用にも対応している
複数のメンバーでひとつの書類を同時編集できます。
インターネットがつながっていない環境での利用にも対応しています。
Google Docsの注意点
- 無料利用では容量上限が1ユーザーあたり15GBまでになっている
- フォント数が少ない
無料のGoogleアカウントでは容量上限が15GBになっています。Google Docs以外にもGoogleドライブやGmailでも同じ容量を使用するため、将来的にデータ容量が不足する恐れがある点に注意しましょう。
初期設定で選べるフォントの数が少なく、一般的な書体のみが備わっています。デザイン性の高い書体で文字を入力するには、Google Fontsを追加するといった対応が別途必要です。
Google Docsの料金体系
- パーソナル：0円
- Business Standard：¥1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：¥2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：詳細は問い合わせが必要です。
手書きにも対応しているメモアプリ「Evernote」
Evernoteの特徴
- 手書きに対応している
- 外部ツールとの連携が可能
文字や図表だけでなく、手書きでも情報を残せます。
GmailやSlack、Microsoft Teamsなどの外部ツールと連携できます。
Evernoteの注意点
- 多機能で使いこなせない恐れがある
- 無料利用の場合、同期できる端末数に制限がある
Evernoteは書類を作成するノート機能のほかにも多くの機能が備わっており、ITに不慣れだと使いこなせない可能性があります。
無料版ではデータの同期が可能な端末は2台までとなっています。
Evernoteの料金体系
- FREE：0円/ユーザー/月
- PERSONAL：900円/ユーザー/月
- PROFESSIONAL：1,100円/ユーザー/月
iPhoneでレイアウトを整えた文章が作成可能なアプリ「Pages」
Pagesの特徴
- デザイン性の高い書類が作りやすい
- Apple製品との互換性に優れている
デザイン性の高いテンプレートが備わっており、チラシ作成などの視覚的な書類の作成に適しています。
iPhoneやMacは画面の大きさが異なりますが、利用端末に合わせて作成画面が自動で最適化される点がメリットです。
Pagesの注意点
- 使いこなすまでに時間がかかる
- ヘルプページのマニュアルが一部英語
各機能を利用するには複雑な操作を伴うため、使いこなせるようになるまでに時間を要する恐れがあります。したがって、すぐに社内で運用を始めたい企業は注意が必要です。
ヘルプページに掲載されているマニュアルは一部英語となっており、読みにくい可能性があります。
Pagesの料金体系
- 無料で利用可能です。ただし、一部の機能を利用時に追加料金と利用条件が適用されることがあります。
Word連携にも対応しているワードプロセッサーアプリ「Zoho Writer」
Zoho Writerの特徴
- AIによる文書作成を補助する機能が備わっている
- 共同編集の切り替えが可能
文章の読みやすさや文法チェックをAIで自動的に行う機能「Zia」が備わっています。
書類の共同編集に対応しているうえ、完成したら最終版としてメンバーが編集ができないように設定可能です。
Zoho Writerの注意点
- 英語での利用が前提
Zoho Writerは英語版での利用が前提になるため、利用しづらい可能性があります。
Zoho Writerの料金体系
無料版は個人用が前提になります。組織向けのバージョンを利用するには、WorkDrive、Zoho Workplace、Zoho Oneのいずれかの契約が必要です。
＜WorkDrive＞
- STARTER：360円/ユーザー/月
- TEAM：720円/ユーザー/月
- BUSINESS：1,320円/ユーザー/月
＜Zoho Workplace＞
- STARTER：480円/ユーザー/月
- PROFESSIONAL：840円/ユーザー/月
＜Zoho One＞
- ALL EMPLOYEE PRICING：5,400円/ユーザー/月（全従業員分のアカウント購入が前提）
- FLEXIBLE USER PRICING：12,600円/ユーザー/月（アカウント数が自由に選べるプラン）
企画書やプレゼンテーションに使える資料作成アプリ「Canva」
Canvaの特徴
- 用途に合わせて書類を作成可能
- デザインにこだわった書類を作る機能が充実している
Canvaでは「マーケティング」「ビジネス」「印刷」などの利用用途に合わせて書類を作成できます。
「写真を自由に加工」「テキストを変形する」といった、デザインにこだわった書類を作る機能が充実しています。
Canvaの注意点
- 無料利用は5GBまで
- チーム向けの有料プランは1つのみ
無料で利用する場合、Canvaの容量は5GBまでとなっています。
複数名で利用可能な有料プランは「Canva for Teams」のひとつのみとなります。また、5名からの利用が前提になるため注意が必要です。
Canvaの料金体系
- Canva Free：0円
- Canva Pro（1名のみ利用）：12,000円/ユーザー/年
- Canva for Teams：18,000円/最初の5名の合計/年
スマホで使える書類作成アプリ7選まとめ
これまで、スマホで使える書類作成アプリ7選を中心にご紹介しました。
書類作成をアプリで行うと「スマホでも作成可」「短い時間で見やすく書類を作れる」「過去のデータを利用しやすい」メリットがあります。また、書類作成アプリは、簡単に書類が作成・整理でき、共有機能が備わったサービスを選びましょう。
加えて、スマホでも利用可能な書類作成アプリを検討する際は、パソコン版と変わらない使いやすさか確かめることが重要です。パソコン版と画面表示が大きく異なるアプリを導入すると、利用する社内メンバーの混乱を招いてしまいます。
したがって、書類作成アプリは非IT企業の65歳以上のメンバーでも直感的に操作可能で、スマホでも使いやすい情報共有ツールのStock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、書類の作成・管理を円滑化しましょう。
