営業活動において、メールは取引先との連絡に欠かせない手段です。近年ではクラウド技術が進歩し、個人や大企業までさまざまな規模のユーザーが「クラウドメールサービス」を利用するようになりました。
しかし、クラウドメールに多くの種類があり、どのサービスを導入すべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選を中心にご紹介します。
- 大量の受信メールの管理が煩雑になっている問題を解消したい
- メールをクラウドサービスで管理したいが、どれが良いか分からない
- 自社の環境に合ったクラウドメールサービスを利用したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドメールサービスが分かり、メール管理を効率化できるようになります。
目次
クラウドメールサービスとは
クラウドメールサービスとは、メールサーバーやストレージをインターネット上で提供するサービスを指します。
クラウドメールサービスの登場前は、電子メールが一般的でした。しかし、電子メールを利用するには自社でサーバーを運用する必要があり、高額な導入コストやメンテナンス作業の手間がかかっていたのです。
一方、クラウドメールはWebブラウザやアプリからクラウドサーバーにアクセスして、やりとりをします。そのため、自社にサーバーを設置する必要がありません。
このように、電子メールよりもコストがかからず、無駄な作業も省けることから、現在ではクラウドメールサービスは多くの企業で使われています。
クラウドメールサービスのメリット・デメリット
ここでは、クラウドメールサービスのメリット・デメリットをそれぞれ3つずつご紹介します。現時点でクラウドメールの導入を検討している方は必見です。
メリット
クラウドメールサービスのメリットは以下の通りです。
- インターネット環境があればすぐに使える
- 低コストで簡単に導入できる
- 大容量のメールボックスを使える
Webブラウザやアプリに対応しているため、インターネットに接続されていれば、PCやスマホなどの端末を問わずどこでも使えます。
クラウド型であれば、自社にサーバーを設置したり、端末にソフトウェアをインストールしたりする必要がありません。そのため、導入コストを抑えられます。
受信メールはベンダーが保有する大規模なサーバーに蓄積されるので、容量を気にせずメール管理ができます。
このように、クラウドメールサービスには、端末を問わずに使えたり、低コストで大量のメール管理ができたりするメリットがあります。
デメリット
クラウドメールサービスは便利な一方、以下のデメリットもあるので注意です。
- 用途によってはコストが多くかかる
- セキュリティリスクがある
- 情報が埋もれてしまう
有料サービスの場合は、チームの人数や利用する機能によって、料金が高額になるケースも多いです。
無料プランの場合、セキュリティ機能が不十分なサービスもあります。また、ログイン情報を知っていれば、外部のメンバーでもアクセスできてしまう点もリスクです。
受信トレイに大量のメールが溜まっていれば、ほかのメールに埋もれて目的の情報が見つけづらくなることもあります。
上記のうち、とくに「情報が埋もれるデメリット」は、顧客対応の遅れを招く可能性も無視できません。そこで、メール履歴を分かりやすく蓄積できる「Stock」のようなサービスを使えば、必要な顧客情報もスムーズに探し出せます。
法人向けクラウドメールサービスの選定ポイント3選
ここでは、クラウドメールサービスの選定ポイントを3つ解説します。以下のポイントを押さえなければ、上手く使いこなせない恐れもあるため注意しましょう。
(1)セキュリティが高いこと
はじめに、クラウドメールサービスの選定ポイントとして、セキュリティの高さが挙げられます。
仮に、セキュリティ機能が不十分なサービスであれば、メールに残した社外秘情報や顧客情報が流出する恐れがあります。情報漏えいが起これば企業としての信頼を損ねるうえ、損害賠償などの重大な問題に発展しかねません。
そのため、サービスを選定するときは、必ずセキュリティ対策機能を確認しましょう。とくに、「個人向け」のクラウドメールサービスは、ビジネス活動におけるセキュリティ対策が不十分なことが多いので注意が必要です。
(2)自社に適した機能があること
次に、自社に適した機能があることも重要なポイントです。
機能が乏しいクラウドメールサービスを利用すると、別のツールで補う手間がかかってしまいます。そのため、ストレスなく運用するには「独自ドメイン設定」「自動メール振り分け」などの自社で必要な機能を確認すべきです。
ただし、多機能なサービスを利用しても、ITが苦手なメンバーは使いこなせません。したがって、とくに非IT企業では「必要な機能に過不足のないサービス」を選びましょう。
(3)サポート体制が整っていること
最後に、運用のサポート体制が整っていることも確認すべきです。
クラウドメールサービスの導入後は、操作や運用の方法を相談できるサポート窓口があると、安心してクラウドメールを利用できます。そして、常に迅速なサポートを受けられれば、トラブルがあっても業務が長時間ストップしません。
したがって、「1営業日以内に問い合わせ対応がある」「電話やメールで質問できる」など、サポート体制が充実していることも必須条件にしましょう。
無料あり!法人利用におすすめのクラウドメール7選
以下では、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選をご紹介します。
法人でクラウドメールサービスを利用するには、大量のメールを一元管理できることが重要です。また、メールをやりとりする顧客情報も適切に管理しなければ、対応漏れが起きてしまいます。
したがって、法人では「メール履歴と顧客情報を一か所で管理できるサービス」が必須になるのです。ただし、多機能なサービスは操作が難しいため、”シンプルであること”もチェックしましょう。
結論、法人利用に最適なサービスは、非IT企業の65歳の方でも、あらゆる情報を簡単に管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に転送したメールの情報は、任意のメンバーとリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」によって話題が入り乱れないので、複数のメールに関するコミュニケーションが並行しても混乱しません。
【Stock】最も簡単にメールを管理できるサービス
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【Gmail】無料で使える大容量クラウドメールサービス
Gmailの特徴
- オフラインでも使える
- 強固なセキュリティ
オフラインGmailを利用すれば、インターネットに接続されていなくてもメールの閲覧や作成ができます。
Gmailは迷惑メール、フィッシング、不正ソフトウェアの99.9%以上をブロックする強固なセキュリティソフトが備わっています。
Gmailの機能・使用感
- チャンネルの使い分けができる
- 独自ドメイン
Gmailだけでなく、ChatやMeetでのビデオ会議など、複数のチャンネルを使い分けられます。
ビジネス向けGmailはメールアドレスのドメイン(〇〇@gmail.com)を変えられるので、独自ドメインを作成できます。
Gmailの注意点
- 無料版のストレージ制限
- メールの検索機能に改善点がある
Gmailの無料プランは15GBのストレージ制限があり、法人として利用するには容量が不足する恐れがあります。
一部のユーザーからは「メールを検索するとき、日付の新しい順に表示するなどの機能が欲しい」との声もあります。(参考:ITreview)
Gmailの料金体系
GmailはGoogle Workspaceに含まれており、Google Workspaceの料金ページからプランを確認できます。
- 無料版:0円
- Business Starter:680円/ユーザー/月
- Business Standard:1,360円/ユーザー/月
- Business Plus:2,040円/ユーザー/月
【Yahoo!メール】サブメールアドレスが登録できるサービス
Yahoo!メールの特徴
- 基本無料で使える
- 充実した機能
Yahoo!メールは全機能を無料で利用できます。
メール作成やフォルダ分けはもちろん、転送や通知設定の機能も充実しています。
Yahoo!メールの機能・使用感
- Yahoo!カレンダーと紐づけられる
- 複数のアドレスを作れる
メールとYahoo!カレンダーが紐づいているため、案件の依頼メールがあったときも、漏れずにタスク設定できます。
無料でも、最大10個までのサブアドレスを作れます。
Yahoo!メールの注意点
- セキュリティ強化に追加費用がかかる
- 広告メールが多い
基本機能は無料で使えますが、セキュリティを強化するには追加の月額費用がかかります。
一日に3~4件の広告メールが届き、煩わしく感じているユーザーもいます。(参考:App Storeプレビュー)
Yahoo!メールの料金体系
- 基本機能は無料で利用できます。
【Cyber Mail Σ】ビジネスメールに特化したサービス
Cyber Mail Σの特徴
- ビジネス特化型サービス
- 充実したサポート
日本企業に特化して開発されたサービスで、ビジネスシーンで求められる機能を搭載しています。
障害時の電話サポートとWEBサポートは、24時間365日対応しているので安心です。
Cyber Mail Σの機能
- メールの監査機能
- 強固なセキュリティ
検索条件を豊富に指定できるため、該当メールやチャットデータへすぐにたどり着けます。
外部の脅威や標的型攻撃を防ぐために、メール誤送信や個人情報漏えい機能などのさまざまな対策が施されています。
Cyber Mail Σの注意点
- 50アカウントからの運用
- 初期費用がかかる
少なくとも50アカウントからの運用になるので、小規模なチームには不向きです。
ユーザーあたりの月額費用に加え、別途初期費用が必要です。
Cyber Mail Σの料金体系
- 10GBプラン:初期費用(見積もり問い合わせが必要)+250円/ユーザー/月
- 50GBプラン:初期費用(見積もり問い合わせが必要)+400円/ユーザー/月
- 100GBプラン:初期費用(見積もり問い合わせが必要)+500円/ユーザー/月
【Zoho Mail】顧客管理ができるクラウドメール
Zoho Mailの特徴
- アジャイル機能
- スピーディな顧客対応ができる
自動でメールを指定場所に振り分けるアジャイル機能を使うと、受信トレイを簡単に整理できます。
顧客データベースと連携する機能があり、見込み客を管理しつつ、スピーディな顧客対応ができます。
Zoho Mailの機能・使用感
- ユーザーを一覧表示できる
- ダッシュボード
管理者であれば、組織アカウント内のユーザーを一覧で見られます。
「ダッシュボード」では、メールの合計やストレージ容量など、アカウントのリアルタイムな状況を確認できます。
Zoho Mailの注意点
- 無料プランは最大5人まで
- 認知度が低い
6人以上で使うには、有料プランに加入する必要があります。
「日本企業での認知度が低く、取引先も知らない人が多い」との声もあります。(参考:ITreview)
Zoho Mailの料金体系
- 無料プラン:0円
- MAIL ライト(5GB):120円/ユーザー/月
- MAIL ライト(10GB):150円/ユーザー/月
- MAIL プレミアム:480円/ユーザー/月
- WorkPlace:360円~/ユーザー/月
【Exchange Online】Microsoftが提供する法人向けサービス
Exchange Onlineの特徴
- Outlookとの統合
- 年中無休のサポート
同じくMicrosoftが提供する「Outlook」と統合されているため、Outlookユーザーであれば使い慣れた画面で操作できます。
Exchange Onlineは24時間365日で電話による問い合わせを受け付けています。
Exchange Onlineの機能
- 優先受信トレイ
- 予定表
「優先受信トレイ」では、重要なメールから先に見られるため、スムーズな顧客対応にもつながります。
「予定表」では、各々のスケジュール管理はもちろん、メールから自動的に情報を取り出すこともできます。
Exchange Onlineの注意点
- Microsoftアプリの活用方法
- 検索機能の精度が低い
ほかのMicrosoftアプリを活用するには、Microsoft 365 Business Standardプランに加入する必要があります。
「正しいキーワードを入力しても該当の情報が出なかったり、関係のない検索結果になったりする」というユーザーもいます。(参考:ITreview)
Exchange Onlineの料金体系
- プラン1:500円/ユーザー/月
- プラン2:1,000円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard:1,560円/ユーザー/月
【Active!mail】インターフェイスが優れたサービス
Active!mailの特徴
- 端末を問わず使いやすい
- 多言語対応
ドラッグ&ドロップやダブルクリックなどを活用すると、PCはもちろんスマートフォンでも簡単に使えます。
日、英、中、韓の4か国語に言語を切り替えられるので、海外企業とのメールやりとりにも役立ちます。
Active!mailの機能
- メールのソート機能
- 迷惑メールフィルター
受信したメールは「件名」「重要度」「日時」「送信者」「サイズ」でソートできるので、目的の情報を探しやすいです。
迷惑メールのパターンを学習してデータとして蓄積できるため、わざわざ手作業で処理する必要がありません。
Active!mailの注意点
- オプション価格がかかる
- アドレス帳に登録しづらい
「添付価格画像化機能」「ファイル管理拡張機能」などに追加費用がかかります。
会社名と氏名を同時にアドレス帳へ登録できず、不便に感じているユーザーもいます。(参考:ITreview)
Active!mailの料金体系
- ベースライセンス(100ユーザー):300,000円/年
- ベースライセンス(500ユーザー):1,188,000円/年
- ベースライセンス(1,000ユーザー):1,428,000円/年
- ベースライセンス(3,000ユーザー):2,028,000円/年
<比較表>法人利用におすすめのクラウドメールサービス一覧
こちらは、おすすめの法人向けクラウドメールサービス7選の比較表です。(左右にスクロール可)
Stock【一番おすすめ】 | Gmail | Yahoo!メール | Cyber Mail Σ | Zoho Mail | Exchange Online | Active!mail | |
---|---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
誰でも簡単にメール管理できる |
無料で大容量のメールを保存できる |
複数のサブアドレスを登録できる |
充実したサポートを受けられる |
顧客対応のスピードアップを図れる |
Microsoftアプリと連携できる |
マルチデバイスで簡単に使える |
注意点 |
情報の蓄積・共有がメインのサービス |
無料版ではストレージ制限が15GBまで |
セキュリティを強化するには追加費用がかかる |
初期費用はチームごとに見積もりが必要 |
無料で使えるのは5人まで |
検索機能の精度が不十分 |
アドレス帳には会社名と氏名を同時登録できない |
料金 |
・無料プランあり
・有料プランでも500円~/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プラン:680円/ユーザー/月~ |
・無料 |
・無料プランなし
・有料プラン:初期費用+250円/ユーザー/月~ |
・無料プランあり
・有料プラン:120円/ユーザー/月~ |
・無料プランなし
・有料プラン:500円/ユーザー/月~ |
・無料プランなし
・有料プラン::300,000円/年~ |
公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Gmail」の詳細はこちら |
「Yahoo!メール」の詳細はこちら |
「Cyber Mail Σ」の詳細はこちら |
「Zoho Mail」の詳細はこちら |
「Exchange Online」の詳細はこちら |
「Active!mail」の詳細はこちら |
上記のように、クラウドメールサービスには無料で使えなかったり、料金が高額だったりするものもあります。したがって、費用を抑えたい場合は「無料プランがあるか」を軸に選定しましょう。
おすすめのクラウドメールサービス7選まとめ
これまで、法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選を中心にご紹介しました。
クラウドメールサービスを選定するときは、セキュリティ対策やサポート体制の充実度に加え、自社に適した機能を備えていることが重要です。ときに、多機能だと使いこなせない可能性が高いので「機能に過不足のないサービス」を選びましょう。
また、クラウドメールを営業活動に利用するには、顧客情報を含むメール履歴を正しく管理する必要があります。メールを見落とすと対応漏れも起こりかねないため、”情報共有ツール”を活用し、チームにメールの情報を連携すると効果的です。
結論、「ノート」「タスク」「メッセージ」の3機能に過不足がなく、シンプルな情報共有ツール「Stock」の導入が最適なのです。
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