新型コロナ感染症や働き方改革を促進するために、テレワークを導入する企業が増えています。
人材確保や、様々な働き方を可能とする面で大きなメリットもありますが、その一方で導入することでの課題も多くあります。
そこで今回の記事では、テレワーク導入時の課題と解消した後のメリット、課題を解消するツールを解説させていただきます。
自社にテレワークを導入するか迷っている方は是非、判断材料として参考に見てみてください。
テレワークとは
日本テレワーク協会によると、以下のように示されています。
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
テレワークは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせてできた言葉で、自宅やカフェといった、自社オフィスから離れて働くことを意味します。
今まではオフィスに出社するのが当たり前でしたが、インターネットの発達によって時間と場所に縛られない働き方が可能となりました。
テレワーク時の課題
テレワークを導入するにあたり、どのような課題が考えられるのでしょうか？
主には、「業務に関して」、「社内ネットワークの整備」、「情報漏洩の危険性」、「テレワークの準備コスト」が考えられます。
業務に関して
＜コミュニケーションをとりにくい＞
テレワークにおいて1番の課題は、「直接コミュニケーションをとることができない」ことです。
メンバーと世間話をする、上司に確認をとる、といった顔を合わせたコミュニケーションができないため、1人で働くことに不安を覚える社員もいます。
またコミュニケーション不足により、「チームワーク力の低下」といった弊害も考えられます。
＜労働管理が難しい＞
テレワークでは、育児や介護を並行して行う社員は席を外すこともあったり、タイムカードを押せないため、上司は業務開始と終了時間といった「労働実態の把握が困難」です。
また、上司がいないがゆえに、「サボってしまう」ことも考えられます。
その反対に、プライベートとの線引きが曖昧になってしまい「長時間労働」に繋がってしまう事も考えられます。
＜生産性が下がる＞
テレワークによって生産性が下がることも考えられます。
自宅などで働くことで、「ON/OFFの切り替えが難しかったり」、「子供や騒音により邪魔されやすかったり」することもあるため、集中できる環境づくりをすることが大事になります。
＜指示・評価しにくい＞
テレワークでは、チームメンバーが対面していないため、「上司がいかに適切な指示を出せるか」が仕事の成功に繋がっています。
また、部下の働きぶりを実際に目にすることができないため、「仕事のフィードバックや評価をすることが難しくなります」。
部下も上司と対面していないために、「指示や判断を受けづらい」、「働いていることを把握」されているか、評価がきちんと行われているかと不安を覚えることがあります。
＜部門によって不満が出てくる＞
1つの企業でも、テレワークができる部門とテレワークがしにくい部門があります。
例えば、普段からオフィスワークが多い部門ではテレワークに移行しやすいですが、外勤や接客が多い部門はテレワークが難しいこともあります。
その場合、テレワークを行えない部門の社員が不満を抱く可能性があります。
社内ネットワークの整備
セキュリティを考えた上で社内ネットワークに接続する方法を整備しないといけません。
自宅のネットワーク回線や公共Wi-Fiから社内の情報にアクセスするのではなく、「安全でセキュリティがしっかりしたネットワークからアクセス」することで、社内にいないとできない業務が社外でも可能となります。
情報漏洩の危険性
テレワークをする上で、最も気をつけたいことのうちの1つが情報漏洩です。
テレワークでは持ち運びのしやすいノートパソコンやタブレット端末を使って業務を行うことが多いです。
「盗難や紛失、ウイルス感染、不正アクセス」にによって情報漏洩が起きる可能性が高まってしまうので、十分な対策を取らないといけません。
テレワークの準備コスト
テレワークを導入するためには、テレワークに対応する機器やツールが必要となり、コストがかかってしまいます。
例えば、自宅で仕事ができる環境を整えるための「通信環境整備」、テレワークをスムーズにするための勤怠管理ツールやオンライン会議ツールなどの「クラウドツール」が必要となる場合が多いです。
テレワーク時にツールを導入することで得られるメリット
テレワークの課題解決の方法として、ツールの導入が考えられます。
ここでは、テレワークの課題を解決することで得られるメリットを見ていきます。
メリットとしては、「事業継続性の確保」、「人材の確保」、「オフィス維持費や交通費の削減」、「生産性の向上」が挙げられます。
事業継続性(BCP)の確保
テレワークを導入することによって、予期せぬ自然災害や緊急事態が発生した際でも事業を継続できるように整備することができます。
万が一の際にも、事業を続けることができ、そこからの「早期復旧を目指す」ことができます。
人材の確保
テレワークを導入することにより、育児や介護で通勤が困難な人でも採用することができ、優秀な人材の確保にも繋がります。
また、テレワークを導入している企業は、「求職者にも魅力的」で、「離職防止」にも一役買います。
オフィス維持費や交通費の削減
テレワークでは、出社が不要となるため、「オフィスの賃料・光熱費や社員の交通費の削減」が可能です。
いらないコストをカットできる分、必要なところに予算を充てられるようになります。
生産性向上
テレワークの導入時に、「業務フローの確認」をすることで業務効率化を図ったり、「通勤がなくなる」ことによって、社員のプライベートの時間を増やすことができます。
また、自宅で自分が働きやすい環境を作り上げることもできるので、生産性の向上が見込めます。
関連記事： 【すぐにできる！】テレワーク導入の手順まとめ
テレワークの課題を解決するツール
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
情報共有ツール「esa」
esaは、「情報を育てる」という視点で作られた情報共有ツールです。
不完全な情報でも気軽に公開できるので、情報共有を促進させることができます。
＜esaのポイント＞
- ドキュメント管理
社内のドキュメントを一括で管理することができます。Markdown記法に対応しており、カテゴリー分けもできるので、情報を綺麗に整理することができます。
- WIP機能
WIP(Work in Progress)機能とは、ドキュメントを書き途中で公開できる機能です。不完全であると分かる状態で公開できるため、気軽に情報を共有できます。
＜esaを使う上で気をつけたい点＞
- 非エンジニアには向いていない
文書はMarkdown記法で書くことになるので、慣れていない非エンジニアは難しいと感じるかもしれません。
- 閲覧・編集設定ができない
記事やカテゴリ毎に閲覧・編集設定はできないため、所属しているメンバー全員の情報にアクセスすることができてしまいます。
コミュニケーションツール「Slack」
Slackはスマホ・パソコン・タブレットのいずれからもアクセスできるビジネスチャットツールです。無料で、個人でもチームでも使い始めることができます。
＜Slackのポイント＞
- 後から参加しても過去のチャットを見ることができる
過去に交わされたチャットを見ることができるので、後から参加してもそれまでの経緯を追うことができます。
- 豊富な連携先
GoogleカレンダーやTrello、Asanaなど、様々なツールと連携することができ、Slackに通知が来るよう設定もできるため、業務効率化が図れます。
＜Slackを使う上で気をつけたい点＞
- 無料版には制約が多い
無料版だと、音声通話は1対1のみ、ファイルストレージは5GBまで、といった制約が多いです。
- 情報が乱立する可能性も
チャンネル複数のメンバーが参加できるグループチャットを何個も作成でき、メールと違いメッセージ送信が簡単にできるため、大事な情報が見落とされる可能性もあります。
クラウド勤怠管理ツール「ジョブカン勤怠管理」
ジョブカン勤怠管理は出勤管理やシフト管理、休暇申請管理などの勤怠管理に関することをクラウド上でできるツールです。
＜ジョブカン勤怠管理のポイント＞
- 豊富な打刻方法
ICカード、LINE、ウェブ、指静脈認証などの方法によって打刻することができるので、あらゆる職場環境、働き方に対応することができます。
- 使う人を選ばない操作性
シンプルな操作性で豊富な打刻方法、外国語表示にも対応しているため、正社員からアルバイト、外国籍の方まで、使う人を選びません。
＜ジョブカン勤怠管理を使う上で気をつけたい点＞
- 月額最低利用料金は2,000円から
勤怠管理機能だけであれば、1ユーザーあたり200円で利用することができますが、月額最低利用料金は2,000円のため、注意しないといけません。
オンライン会議システム「Zoom」
Zoomとは、無料でも利用することができるビジネスに最適化されたオンライン会議ツールです。
＜Zoomのポイント＞
- 招待された側は登録不要
会議の主催者は会員登録しないといけませんが、招待された側は会議のURLにアクセスするだけで、会員登録せずとも会議に参加できます。
- どのデバイスでも安定した通話が可能
Windows /Macパソコン、AndroidやiPhone、タブレット端末のいずれからでもオンライン会議への参加ができ、通信料が少ないため、安定した通話ができます
＜Zoomを使う上で気をつけたい点＞
- 事前メッセージができない
会議中のチャットは可能ですが、事前にチャットすることはできないため、相談が必要な場合はメールやチャットツールでやりとりをする必要があります。
- 無料版だと40分までの時間制限がある
無料版では、最大参加者100人まで、3人以上のミーティングの場合は40分までの時間制限があるため、ビジネスでの利用は有料プランにする必要がありそうです。
オンライン商談システム「Bellface」
ベルフェイスは、オンラインで相手先との商談を可能にするツールです。オンライン会議ツールとは違って商談に特化しているため、名刺情報表示やトークスクリプト表示などの機能があります。
＜ベルフェイスのポイント＞
- セールスログを取ることができる
商談の一部始終を自動で残してくれる機能があるため、レコーディング機能と合わせて、新人教育やノウハウ構築に役立てることができます。
- ビューティーモード機能
オンラインで顔が暗くなってしまう、といったことに対し、明るさ調整などをすることができるため、見た目の印象をよくすることができます。
＜ベルフェイスを使う上で気をつけたい点＞
- 電話を利用するため、操作が面倒
音声は電話を利用するため、ヘッドセットがあれば大丈夫ですが、携帯電話片手にパソコンを操作するとミスの発生も考えられます。
プロジェクト管理ツール「Asana」
Asanaは、タスク管理のレイアウトを選ぶことができ、シンプルな作りが特徴で操作性の高いプロジェクト管理ツールです。
＜Asanaのポイント＞
- 選べるタスク管理方式
タスクをチェックリストのように表示する「リスト方式」とタスクの進捗順に横で管理していく「かんばん方式」の2つからタスク管理のレイアウトを選ぶことができます。
- マルチデバイスに対応
パソコンからでも利用できますし、AndroidやiPhone用のアプリもあるので、デバイスを選ばずに利用することができます。スマホからタスク管理ができるので便利です。
＜Asanaを使う上で気をつけたい点＞
- 無料版では15人までしか利用できない
無料版では15人までしか利用できず、機能に関しても制限があるので、大人数のチームで利用するには有料プランの方がいいかもしれません。
- ホーム画面が操作しにくいとの声もある
ボードやチャート画面は見やすいが、ホーム画面からの操作が難しいというレビューもあります。
グループウェア「サイボウズoffice」
サイボウズofficeは、国内シェアno.1のグループウェアで、自社に必要な機能を組み合わせて利用することができます。
＜サイボウズofficeのポイント＞
- 使いやすい操作性
グループウェアは多機能なため、操作が複雑になってしまうことがありますが、サイボウズofficeはシンプルで分かりやすい画面設計のため、簡単に使いこなすことができます。
- 様々なシステムを1つに統合
スケジュール管理やファイル管理、メッセージ機能といった、様々な機能を1つのシステムに統合しているため、情報共有が簡単になり業務効率を上げることができます。
＜サイボウズofficeを使う上で気をつけたい点＞
- 導入が難しいことも
グループウェアは様々な機能を備えているため、導入時に混乱が生じる場合もあるので、慎重に導入しなければ失敗する場合もあります。
- 多機能であるため、必要かどうかの見極めが必要
情報共有を促進したいのであればグループウェアでなくてもチャットツールや文書作成ツールで代用できる場合もあるため、本当に必要な機能であるか、見極める必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
テレワーク導入時の様々な課題がありますが、ツールを有効活用することによって課題を解消することができます。
テレワーク導入を迷っている方は是非この記事を参考に、ツールの導入まで検討していただけたら幸いです。
関連記事： テレワークとは？テレワークについて詳細解説！
